Buone Prassi Farnesina che innova

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Gildo Bono
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1 Buone Prassi Farnesina che innova Titolo progetto: Video Tutorial sulle prassi Anno di riferimento: 2016 Responsabile del Progetto: Alessandro De Masi, Segreteria Generale. Referenti per successivi contatti con l Amministrazione: Alessandro De Masi, Segreteria Generale.

2 Descrizione sintetica del progetto Il progetto di video tutorial sull organizzazione di grandi eventi alla Farnesina scaturisce dalla constatazione dell assenza di uno strumento che consenta alle Direzioni Generali di impostare sin da subito in maniera ottimale gli aspetti organizzativi connessi ad un evento di cui sono capofila. Sono infatti molteplici gli aspetti di cui occorre tener conto, sotto il profilo sia formale, sia logistico-operativo. Il video-tutorial è caratterizzato da un percorso all interno della Farnesina e delle sue principali sale, unitamente ad una serie di interviste a colleghi che si occupano dei diversi aspetti dell organizzazione (sicurezza, Cerimoniale, interpretariato, aspetti tecnici e tecnologici, logistica, costi, stampa).

3 Settori interessati Il progetto mira ad ottimizzare i tempi, talvolta molto ridotti, di impostazione logistico-operativa in vista dello svolgimento di un evento. Il progetto è a beneficio della struttura interna, per i colleghi a cui viene affidata l organizzazione di eventi e che non sempre hanno maturato l esperienza necessaria. La visione del tutorial consente infatti in meno di 30 minuti di acquisire un utile spettro di informazioni, capaci di traghettare l evento verso i risultati auspicati. Liberando tempo, gli uffici possono dedicare energie alla predisposizione contenutistica relativa all obiettivo politico che si prefigge l evento.

4 Situazione antecedente alla realizzazione del progetto Le Direzioni Generali e gli uffici si affidavano esclusivamente ad intese bilaterali con le strutture preposte alla gestione dei diversi aspetti dell organizzazione degli eventi. Il punto finale, come tuttora avviene, è affidato alle consuete riunioni di coordinamento convocate dalla Segreteria Generale.

5 Principali iniziative in cui si è concretizzato il progetto 1) Elaborazione della sceneggiatura del docufilm, evidenziando gli aspetti più importanti e/o non necessariamente noti dell organizzazione di eventi; 2) Individuazione dei colleghi a cui chiedere la partecipazione; 3) Programma delle riprese; 4) Montaggio; 5) Promozione del docufilm; 6) Pubblicazione sulla intranet.

6 Miglioramenti apportati dal progetto al servizio Il progetto ha determinato numerosi vantaggi: ha ulteriormente rafforzato le modalità di lavoro congiunto da parte delle Direzioni Generali e Servizi che hanno una competenza diretta sull organizzazione di eventi alla Farnesina; ha generato entusiasmo tra i colleghi coinvolti; ha permesso di individuare uno strumento diretto ed efficace come il tutorial per la diffusione tra gli uffici del Ministero di informazioni utili; il progetto può costituire un importante esempio per altri settori che potrebbero essere descritti in maniera semplice, intuitiva ed efficace a beneficio di tutto il personale della Farnesina (a Roma e all estero). Tale possibilità è a costo zero per l amministrazione, che dispone delle risorse umane e tecniche per produrre video-tutorial.

7 Ostacoli più significativi riscontrati nell attuazione del progetto Non si sono riscontrati ostacoli significativi. Sono risultati fondamentali per il successo dell iniziativa: la disponibilità di tutti i colleghi interpellati, che hanno sposato con entusiasmo l iniziativa; Il coinvolgimento dell Unità Multimediale del Servizio Stampa per le riprese;

8 Modalità di coinvolgimento del personale Il progetto è stato reso possibile dall entusiastico coinvolgimento dei colleghi, che non hanno esitato a farsi riprendere. Alcuni di questi hanno accettato di diventare attori di sé stessi nella parte inziale e finale del progetto, che rappresenta una scena di finzione.

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