LINEE GUIDA PER L UTILIZZO DEL SITAR RS - SISTEMA INFORMATIVO TELEMATICO DEGLI APPALTI REGIONALI. della Regione Siciliana -

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1 Assessorato Regionale delle Infrastrutture e della Mobilità OSSERVATORIO REGIONALE DEI CONTRATTI PUBBLICI DI LAVORI, SERVIZI E FORNITURE Via Camillo Camilliani, PALERMO LINEE GUIDA PER L UTILIZZO DEL SITAR RS - SISTEMA INFORMATIVO TELEMATICO DEGLI APPALTI REGIONALI della Regione Siciliana - PER LA GESTIONE E IL MONITORAGGIO DEI CONTRATTI PUBBLICI DI LAVORI, SERVIZI E FORNITURE 1

2 Indice 1.1 FUNZIONALITA PUBBLICHE REGISTRAZIONE SUL PORTALE INTERNET DELLA REGIONE SICILIANA (PIR) ACCESSO ALL AREA RISERVATA RICHIESTA DI ADESIONE AL PROTOCOLLO DI LEGALITA ACCREDITAMENTO AL SITAR RS Registrazione AAMM ed SA Processo di accreditamento RSA GESTIONE GARE, BANDI E RESPONSABILI RPSA PROGRAMMAZIONI LAVORI RUP GESTIONE LOTTI, ESITI E FASI AUTORITA (organi di controllo istituzionali) MONITORAGGIO GARE D APPALTO

3 1. AREA PUBBLICA DEL SISTEMA L area pubblica del SITAR RS offre servizi di consultazione e informazione sugli appalti pubblici a tutti gli utenti internet (cittadini, imprese, professionisti, etc.) senza che sia richiesta l autenticazione all area riservata. Inoltre, dalla homepage pubblica è possibile accedere alla registrazione sul Portale Internet della Regione Siciliana (centro unico di accesso a tutti i servizi informatici della Regione Siciliana) oppure, per gli utenti già registrati sul PIR, all area privata del sistema per la fruizione di funzionalità avanzate. 1.1 FUNZIONALITA PUBBLICHE Le funzionalità disponibili sull area pubblica del SITAR RS sono accessibili attraverso la selezione dei collegamenti presenti nella spalla sinistra della homepage, come mostrato nella figura seguente: Figura 1 Homepage pubblica 3

4 In dettaglio, di seguito viene fornita una breve descrizione dei servizi offerti. Cosa è: visualizza una pagina contenente una breve descrizione dell iniziativa SITAR- RS. Contatti: visualizza una pagina contenente i contatti utili per gli utenti del sistema, da utilizzare per un supporto di natura tecnica (problemi con la navigazione delle pagine web) o di natura amministrativa (chiarimenti sulle procedure operative implementate dal sistema). Appalti di Lavori, Servizi e Forniture: visualizza la pagina per la ricerca e la consultazione di bandi, avvisi di project financing (indicati in seguito come avvisi di PF ) ed esiti di gara, relativi a contratti di lavori, servizi e forniture, nei settori ordinari, speciali ed esclusi. NOTA: Per effettuare il download degli allegati ai bandi, avvisi di PF ed esiti (ovvero per il download del testo integrale) occorre avere preventivamente effettuato l accesso a sistema. Programmazioni: visualizza a la pagina per la ricerca e la consultazione delle programmazioni triennali e annuali di lavori. Avvisi e Download: visualizza la pagina contenente gli avvisi e i notiziari pubblicati dall Osservatorio LL.PP. Osservatorio LL.PP.: : visualizza l homepage del sito dell Osservatorio Regionale LL.PP. Regione Siciliana: : visualizza l homepage del Portale Internet della Regione Siciliana (PIR). A.V.C.P.: visualizza za l homepage del sito dell Autorità di Vigilanza dei Contratti Pubblici (A.V.C.P.). G.U.R.S.: visualizza a l homepage del sito della Gazzetta Ufficiale della Regione Siciliana (G.U.R.S.). Nella sezione PER TUTTI GLI UTENTI (al centro della pagina) sono presenti dei collegamenti sempre abilitati descritti di seguito: Guida Rapida SITAR: consente di scaricare un file pdf contenente le linee guida per accedere ai servizi offerti dal SITAR RS, per effettuare la registrazione sul PIR e richiedere l accreditamento sul SITAR RS. 4

5 Modulo Registrazione AAMM ed SA: consente di scaricare un file excel da compilare con i dati di una nuova Amministrazione e/o di una nuova Stazione Appaltante; tale file, una volta compilato, va inviato all Osservatorio (secondo i tradizionali canali: posta, fax, ) per richiedere la registrazione della nuova entità nella banca dati del SITAR RS. HiProg3: consente di scaricare l applicativo da installare sul proprio pc per la compilazione del programma triennale e dell elenco annuale in modalità off-line, cioè sul proprio pc, senza l ausilio della connessione internet. Per accedere alle ulteriori funzionalità messe a disposizione dal SITAR RS occorre accedere all area privata tramite le funzionalità presenti nella spalla destra della homepage (sezione SERVIZI ) e descritte nei successivi paragrafi. 5

6 1.2 REGISTRAZIONE SUL PORTALE INTERNET DELLA REGIONE SICILIANA (PIR) Per accedere alle ulteriori funzionalità messe a disposizione dal SITAR RS occorre accedere all area riservata tramite le funzionalità presenti nella spalla destra della homepage (sezione SERVIZI ) e descritte nei successivi paragrafi. L accesso all area riservata del sistema è consentito esclusivamente agli utenti che risultano registrati sul PIR (Portale Internet della Regione). L utente (NON dipendente regionale) che intende effettuare la registrazione sul PIR ha due possibilità: 1. Premere il tasto Autoregistrazione Nuovo Utente, presente nella spalla destra della homepage (nella sezione SERVIZI ) e, dopo aver letto attentamente il messaggio informativo visualizzato, premere il tasto Procedi per accedere all area riservata del PIR e seguire le istruzioni per effettuare l auto-registrazione sul portale. 2. Riportare il seguente indirizzo nella riga di comando del browser: https://secure.regione.sicilia.it/portalutil/registration.do?redirecturl=ahr0cdovl2fnzxz vbgf6aw9uaw1wcmvzzs5yzwdpb25llnnpy2lsaweuaxqvc2lnzmlxzwjqdwjsawm= ATTENZIONE: qualora l utente che intende effettuare l accesso all area riservata del SITAR RS sia un DIPENDENTE REGIONALE, occorre seguire le seguenti indicazioni: Se il dipendente non è in possesso di una casella di posta regionale questi deve effettuare la registrazione di cui ai passi 1 e 2 in qualità di CITTADINO. Se il dipendente è in possesso di una casella di posta regionale attiva nel ma non è ancora registrato sul PIR, questi deve inviare dalla propria una comunicazione al CSU (Centro Servizi per il Supporto all Utenza: richiedendo la registrazione sul PIR e specificando Nome, Cognome e Codice fiscale. 6

7 1.3 ACCESSO ALL AREA RISERVATA Una volta effettuata l autoregistrazione sul PIR, l utente può accedere all area riservata del SITAR RS. In particolare, l utente preme il tasto Accesso, presente nella sezione SERVIZI della spalla destra della homepage, e il sistema visualizza la pagina del PIR per effettuare l accesso all area riservata del sistema, come illustrato nelle figure seguenti. Figura 2 Accesso Area Riservata (1/2) 7

8 Figura 3 Accesso Area Riservata (2/2) L utente inserisce le proprie credenziali negli appositi campi ((Username e Password) e preme il tasto Accedi ; possono verificarsi i seguenti casi. a. Al primo accesso al sistema (e in generale finché l utente non risulta accreditato sul SITAR RS),, viene visualizzata una homepage che presenta le stesse funzionalità disponibili nell area pubblica e, in aggiunta, le seguenti funzionalità: 8

9 Richiesta di Adesione: consente di visualizzare la pagina per compilare e inviare all Osservatorio la richiesta di adesione, dell Amministrazione di interesse, al Protocollo di Legalità. Accreditamento Area Privata: consente di visualizzare la pagina per compilare e inviare la richiesta di accreditamento all area privata del SITAR RS con un determinato profilo applicativo (cfr. paragrafo successivo) ed, eventualmente, di monitorare le richieste di accreditamento inviate precedentemente. Di seguito viene mostrata una rappresentazione della homepage visualizzata agli utenti registrati sul PIR ma non ancora accreditati sul SITAR RS. NOTA: : in alto a sinistra viene visualizzato il messaggio di benvenuto in cui NON è presente alcun profilo associato all utente in sessione, così che l utente possa averne immediatamente contezza. Figura 4 Homepage riservata Utenti registrati sul PIR 9

10 b. Se l utente che effettua l accesso al sistema risulta già accreditato a sistema,, con uno o più dei profili previsti, viene visualizzata l homepage privata del SITAR RS contenente, oltre alle funzionalità disponibili nell area pubblica (consultazione programmazioni, bandi, avvisi di PF, esiti, notiziari dell Osservatorio e navigazione nei siti web di interesse), anche le funzionalità dedicate ai profili associati all utente che accede a sistema. Di seguito viene mostrata una rappresentazione della homepage privata visualizzata nel caso (esemplificativo) in cui l utente che effettua l accesso risulti accreditato sul SITAR RS con profilo RSA (Referente Stazione Appaltante). 10

11 NOTA: : in alto a sinistra viene visualizzato il messaggio di benvenuto in cui, accanto al nome dell utente in sessione, sono riportati i profili (uno o più) associati a tale utente. Inoltre, nella spalla sinistra sono presenti i menu e le relative funzionalità dedicate ai profili associati all utente. Figura 5 Homepage riservata Utenti accreditati sul SITAR RS Nella sezione centrale della paginaa è presente un icona PDF con, accanto, il collegamento LINEE GUIDA PER LA GESTIONE DEI DATI MIGRATI (RSA E RUP) ; il RSA e il RUP possono selezionare tale collegamento e scaricare un file PDF contenente le linee guida per prendere in carico i NUMERI GARA e/o i CIG ottenuti tramite SIMOG ma non aggiudicati su tale sistema. 11

12 1.4 RICHIESTA DI ADESIONE AL PROTOCOLLO DI LEGALITA L utente che ha effettuato l accesso all area riservata (come utente registrato sul PIR ma non accreditato, oppure come utente accreditato in qualità di RSA ) ha a disposizione la funzionalità Richiesta di Adesione (accessibile tramite selezione dell apposito link, presente nella spalla sinistra) che consente di compilare e inviare la richiesta di adesione, dell Amministrazione di interesse, al Protocollo di Legalità. Figura 6 Form per la richiesta di adesione al Protocollo di Legalità 12

13 Condizione necessaria per poter inviare la richiesta di adesione al Protocollo di Legalità è che il Codice Fiscale dell Amministrazione di interesse, riportato nell apposito campo, sia già presente nella banca dati del SITAR RS. Se, alla pressione del tasto Verifica AAMM, l AAMM indicata non risulta registrata sul SITAR RS, l utente deve procedere alla richiesta (extra-sistema) di registrazione della medesima all Osservatorio Regionale dei Contratti Pubblici. In particolare, l utente dovrà compilare l apposito modulo (scaricabile dalla homepage, tramite selezione del link Modulo Registrazione AAMM ed SA) e inviarlo via fax o via posta ordinaria all Osservatorio (si veda la sezione Contatti per i relativi recapiti). ATTENZIONE: : Una volta inviata la richiesta di adesione, l utente deve procedere all invio extra sistema (via fax o via posta ordinaria) della documentazione di riferimento all Osservatorio, affinché tale richiesta risulti definitivamente convalidata. 1.5 ACCREDITAMENTO AL SITAR RS Accreditarsi sul SITAR RS significa richiedere l accesso all area riservata del SITAR con uno o più dei profili previsti sul SITAR (per le funzionalità dedicate a ciascun profilo si rimanda ai paragrafi successivi), ovvero: RSA: : Responsabile Stazione Appaltante RPSA: : Responsabile Programmazione Stazione Appaltante RUP: : Responsabile Unico del Procedimento Autorità: organi di controllo istituzionali, quali Prefetture, etc. Per ciascun accreditamento occorre compilare e inviare una richiesta di accreditamento distinta. Ad esempio, se l utente intende accreditarsi in qualità di RSA per due Stazioni Appaltanti, questi dovrà inviare una richiesta di accreditamento per la prima Stazione Appaltante e una per la seconda. 13

14 1.5.1 Registrazione AAMM ed SA Per richiedere l accreditamento sul SITAR RS in qualità di RSA, RPSA o RUP occorre specificare nella richiesta, oltre al profilo di interesse, anche l Amministrazione e la Stazione Appaltante di riferimento. Per tale motivo, è necessario che l Amministrazione e la Stazione Appaltante di interesse siano state preventivamente registrate sulla banca dati del SITAR RS. Se, in fase di accreditamento, il sistema comunica che l AAMM o la SA indicate dall utente non risultano presenti, occorre richiedere all Osservatorio la registrazione delle medesime extra sistema (è, infatti, l Osservatorio che gestisce le anagrafiche di AAMM ed SA sul SITAR RS). In particolare, l utente dovrà compilare l apposito modulo (scaricabile dalla homepage, tramite selezione del link Modulo Registrazione AAMM ed SA) e inviarlo via fax o via posta ordinaria all Osservatorio (si veda la sezione Contatti per i relativi recapiti). Infine, per richiedere l accreditamento in qualità di RUP o di RPSA, è necessario che il RSA relativo alla SA selezionata sia stato preventivamente accreditato presso tale SA. 14

15 1.5.2 Processo di accreditamento L utente, una volta effettuato to l accesso a sistema in qualità di utente registrato sul PIR, può monitorare gli accreditamenti richiesti attraverso la selezione del link Accreditamento Area Privata, presente nella spalla sinistra in corrispondenza della sezione Accreditamento. Come si può osservare dalla figura seguente, il sistema visualizza una tabella in cui sono riportate le eventuali richieste di accreditamento inviate con indicazione dell AAMM e della SA di riferimento, del profilo, dello stato dell accreditamento e della data di tale stato. Figura 7 Monitoraggio accreditamenti L utente che intende richiedere un nuovo accreditamento preme il tasto Richiedi Accreditamento : il sistema visualizza l apposito form web, mostrato nella figura seguente: 15

16 Figura 8 Richiesta e processo di accreditamento Il form per la richiesta di accreditamento presenta alcuni campi pre pre-compilati compilati con i relativi valori inseriti dall utente in fase di registrazione sul PIR; i campi della sezione Dati di accreditamento devono, invece in essere compilati dall utente. accreditamento: Di seguito alcune indicazioni utili in fase di accreditamento L utente può selezionare uno dei profili previsti sul SITAR RS:: RSA, RPSA, RUP o Autorità; soltanto nel caso di Autorità non si deve specificare AAMM ed SA di riferimento. riferimento Se l AAMM o la SA di interesse non risulta registrata sul SITAR RS,, l utente deve procedere alla richiesta (extra-sistema) sistema) di registrazione della medesima all Osservatorio Regionale dei Contratti Pubblici. Il sistema SITAR RS implementa nta un sistema di accreditamento a cascata che garantisce la responsabilità di ciascun soggetto coinvolto nel processo di gestione dei contratti pubblici; tale meccanismo prevede che: OSSERVATORIO REGIONALE convalida l accreditamento dei profili Autorità Autor ed RSA e verifica il profilo RUP (la la convalida definitiva del RUP è in carico al RSA di competenza). competenza RSA convalida l accreditamento dei profili RPSA e RUP. NOTA: il RSA assume il ruolo di referente unico per i responsabili accreditati presso le proprie Stazioni Appaltanti.. Il ruolo di referente riguarda la creazione delle gare e dei relativi lotti, la pubblicazione dei bandi e la gestione dei responsabili (in in termini di variazione e di 16

17 abilitazione/disabilitazione) ). Inoltre, la figura di RSA rappresenta un punto di riferimento per chiarimenti di natura amministrativa e operativa da parte dei RPSA e RUP di propria pertinenza. Per quanto detto sopra, alla pressione del tasto Invia il sistema invia la richiesta di accreditamento ai RSA di competenza della SA selezionata, qualora il profilo specificato sia RPSA, ai RSA e all Osservatorio, qualora il profilo richiesto sia RUP, e soltanto all Osservatorio se il profilo selezionato è RSA o Autorità. La richiesta inviata sarà visibile nella sezione Monitoraggio Accreditamenti e il valore in corrispondenza di Stato sarà Da accreditare. Il sistema non consente l invio della richiesta di accreditamento se, ad esempio, l utente richiede l accreditamento indicando una SA presso la quale risulta accreditato con il medesimo profilo o in altri casi simili, che sono sempre evidenziati dal sistema mediante la visualizzazione di opportuni messaggi di errore. L utente che richiede l accreditamento al SITAR RS, oltre ad inviare tramite sistema la richiesta, è tenuto ad inviare e al soggetto preposto alla convalida del profilo richiesto la documentazione richiesta,, in formato cartaceo e secondo i tradizionali canali extra-sistema. L accreditamento di un utente risulta effettivo dopo che il soggetto preposto alla convalida del profilo richiesto (secondo quanto descritto in precedenza) ha provveduto a convalidarlo tramite le funzionalità messe a disposizione dal SITAR RS. Una volta convalidato un accreditamento, il sistema genera e invia automaticamente una e- mail di notifica all utente accreditato per comunicare l avvenuto accreditamento. 17

18 2. PROFILI DEL SISTEMA E FUNZIONALITA 2.1 RSA GESTIONE GARE, BANDI E RESPONSABILI L utente con profilo RSA (Responsabile Stazione Appaltante) ha a disposizione le funzionalità per la gestione delle gare d appalto, dei bandi e dei responsabili (RPSA e RUP) afferenti alle Stazioni Appaltanti presso cui risulta associato. In dettaglio, nell area privata del RSA, in corrispondenza della sezione Gestione Gare, Bandi e Responsabili, sono presenti le seguenti funzionalità: Anagrafica SA: : consente di ricercare e visualizzare le Stazioni Appaltanti presso cui l utente in sessione risulta abilitato in qualità di RSA. Gestione Gare: : consente di creare una nuova gara (con i relativi lotti) o di ricercare quelle già create e procedere alla modifica, eliminazione, visualizzazione del dettaglio, annullamento dei lotti o assegnazione dei lotti ad un nuovo RUP. Gestione Bandi: consente di creare il bando o l avviso di PF per una gara precedentemente creata oppure di ricercare e visualizzare i bandi o gli avvisi di PF già pubblicati e procedere, eventualmente, alla loro variazione. Gestione Responsabili: consente nte di ricercare, visualizzare e abilitare/disabilitare i responsabili (con profilo RPSA o RUP ) afferenti alle SA di propria competenza. La figura seguente mostra l homepage privata del profilo RSA in cui sono mostrate le funzionalità a disposizione. 18

19 Figura 9 Area Privata - RSA 19

20 2.2 RPSA PROGRAMMAZIONI LAVORI L utente con profilo RPSA (Responsabile Programmazione Stazione Appaltante) ha a disposizione le funzionalità per la gestione delle programmazioni afferenti all Amministrazione presso cui risulta associato. In dettaglio, nell area privata del RPSA, in corrispondenza della sezione Programmazione Lavori sono presenti le seguenti funzionalità: Gestione Programmazione: consente di creare e gestire una nuova programmazione rammazione di lavori per il triennio di interesse o di caricare una programmazione precedentemente creata off-line tramite l applicativo HiProg3, e di procedere alla sua pubblicazione sull area pubblica del SITAR RS. Ricerca Programmazioni: consente di ricercare e visualizzare le programmazioni pubblicate per l Amministrazione di competenza ed eventualmente di richiedere all Osservatorio l aggiornamento per una di queste. La figura seguente mostra l homepage privata del profilo RPSA in cui sono mostrate le funzionalità a disposizione. Figura 10 Area Privata - RPSA 20

21 2.3 RUP GESTIONE LOTTI, ESITI E FASI L utente con profilo RUP (Responsabile Unico del Procedimento) ha a disposizione le funzionalità per la gestione dei lotti, degli esiti di gara e delle schede-fasi afferenti alle Stazioni Appaltanti presso cui risulta associato. In dettaglio, nell area privata del RUP, in corrispondenza della sezione Gestione Lotti, Esiti e Fasi, sono presenti le seguenti funzionalità: Gestione Lotti di Gara: consente di ricercare, in modalità rapida o avanzata, e di gestire (visualizzazione dettaglio, richiesta Numero Gara, richiesta CIG, perfezionamento, creazione fase di gara) i lotti di gara di propria competenza. Gestione Esiti di Gara: consente di creare e pubblicare l esito di aggiudicazione o di annullamento per un lotto di cui è stato precedentemente pubblicato il bando. Gestione Fasi di Gara: consente di ricercare, in modalità rapida o avanzata, e di gestire le fasi di gara per i lotti di gara di propria competenza. Gestione Persone Fisiche: : consente di ricercare e gestire le persone fisiche presenti nella propria rubrica anagrafica o di inserire una nuova persona fisica in anagrafica. Gestione Soggetti Giuridici: consente di ricercare e gestire i soggetti giuridici (imprese e professionisti) presenti nella propria rubrica anagrafica o di inserire un nuovo soggetto giuridico in anagrafica. La figura seguente e mostra l homepage privata del profilo RUP in cui sono mostrate le funzionalità a disposizione. 21

22 Figura 11 Area Privata - RUP 22

23 2.4 AUTORITA (organi di controllo istituzionali) MONITORAGGIO GARE D APPALTO L utente con profilo Autorità (organi di controllo istituzionali, come le Prefetture) ha a disposizione le funzionalità per il monitoraggio dei contratti pubblici su tutto il territorio siciliano (relativamente a tutte le Amministrazioni e a tutte le Stazioni Appaltanti). In dettaglio, nell area privata dell utente Autorità, in corrispondenza della sezione Monitoraggio gare d Appalto, è presente la seguente funzionalità: Monitoraggio: consente di ricercare e visualizzare tutte le entità gestite a sistema (programmazioni, gare, bandi, avvisi di PF, fasi di gara, etc.) relative a tutte le Amministrazioni e Stazioni Appaltanti. La figura seguente mostra l homepage privata del profilo Autorità in cui sono mostrate le funzionalità a disposizione. Figura 12 Area Privata - Autorità 23

24 3. REQUISITI PER L UTILIZZO DEL SITAR RS Disponibilità connessione internet. Risoluzione consigliata: : 1280 x 720 pixel o superiore. Browser: Microsoft Internet Explorer 8 o superiore, Mozilla Firefox. Strumenti applicativi richiesti: Adobe Acrobat Reader (qualsiasi versione). Microsoft Excel 2003 o superiore o, in alternativa, OpenOffice o superiore. Disponibilità scanner per caricamento scansioni (es. anticipazione della documentazione di riferimento per l adesione al protocollo di legalità, testo integrale del bando o dell avviso di PF, verbale di aggiudicazione da allegare all esito di gara, etc.). *** FINE DEL DOCUMENTO *** 24

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