Impegno di integrità morale

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1 Impegno di integrità morale Ottobre 2000 Per oltre un secolo, la GE si è fatta apprezzare in tutto il mondo per la sua integrità e per i rigorosi principi osservati nella conduzione degli affari: un risultato di valore veramente inestimabile. Tale reputazione, costruita pazientemente negli anni da parte di molti, accompagna ogni singola operazione in cui siamo impegnati. Oggi la GE è diventata ancora più dinamica, più globale e più attenta alle esigenze dei suoi clienti rispetto al passato. E tuttavia, nonostante la nostra crescita, l integrità morale costituisce la base del successo della nostra società e si esprime in prodotti e servizi di qualità, nella limpidezza dei rapporti con clienti e fornitori e dei rapporti interpersonali che alla fine si traducono in una competitività vincente. La nostra costante ricerca di superiorità sulla concorrenza procede di pari passo con il nostro impegno di mantenere una condotta eticamente irreprensibile e formalmente corretta. Invito ciascuno di voi ad assumere come impegno personale il rispetto del nostro codice di condotta. Una serie di norme interne GE su questioni chiave in materia di integrità, costituisce la nostra guida nello sforzo di sostenere il nostro impegno di carattere etico. Tutti gli impiegati GE devono rispettare non solo la lettera, ma anche lo spirito di tali norme interne. Qualora foste in dubbio su quale sia la condotta che voi o chiunque altro siete tenuti ad adottare, non esitate a discuterne con il vostro superiore, con l ombudsperson GE o a richiedere una consulenza attraverso uno dei canali che la Società mette a vostra disposizione. Nulla, nemmeno la necessità di «fare i numeri», la concorrenza o gli ordini diretti di un superiore, è più importante dell integrità. Oltre a questo, i leaders GE sono tenuti a diffondere una cultura secondo la quale la conformità alle norme interne GE e alle leggi vigenti costituisce il fondamento della nostra attività. Qualsiasi dubbio riguardante la giusta condotta da seguire deve quindi essere affrontato tempestivamente, con serietà e attenzione. Abbiamo il privilegio di lavorare per una delle migliori aziende del mondo e, per il bene «di coloro» che verranno dopo di noi, abbiamo il dovere di conservare e rafforzare, giorno dopo giorno, ciò che per più di un secolo ha costituito il segreto del successo della GE: l impegno per una integrità assoluta, senza compromessi. John F. Welch, Jr. Presidente del Consiglio d Amministrazione & Chief Executive Officer

2 Indice Indice Come usare questa guida Codice di condotta GE Introduzione Destinatari delle norme interne GE Legislazione applicabile Obblighi per tutti i dipendenti Responsabilità dei leaders Sanzioni previste in caso di violazioni Il vostro impegno personale Norme e procedure inerenti un particolare Business Se avete dubbi su una questione di integrità Come sollevare dubbi su una questione di integrità Cosa accade quando si solleva una questione Norme interne della società Rapporti con Clienti e Fornitori Pagamenti illeciti (norma 20.4) Controlli sul commercio internazionale (norma 20.9) Prevenzione del riciclaggio di denaro sporco Privacy Rapporti con i fornitori (norma 30.13) Rapporti con la pubblica amministrazione Rapporti con la pubblica amministrazione (norma 20.10) Concorrenza a livello mondiale Osservanza della legislazione sulla concorrenza (norma 20.5) Nell ambito del gruppo GE Igiene, sicurezza e tutela dell ambiente (norma 20.3) Imparzialità nel trattamento dei dipendenti (norma 20.2) Tutela del patrimonio della GE Conflitti di interesse (norma 30.5) Funzioni di controllo (norma interna 30.7) Insider trading e altri illeciti in Borsa (norma 20.13) Proprietà intellettuale Indice analitico per argomenti Collegamento a Internet Ultima di copertina Integrità morale: lo spirito e la lettera del nostro impegno 1

3 Come usare questa guida Da numerosi anni la GE ha potenziato il proprio impegno per l integrità morale attraverso una serie di norme interne scritte che riguardano i problemi fondamentali che possono insorgere nelle principali aree di rischio. La presente pubblicazione costituisce un introduzione a queste norme interne. È uno strumento essenziale per individuare le aree di rischio che potreste incontrare nell esercizio delle vostre mansioni, e per sapere cosa dovete fare quando avete una domanda o quando sorge un dubbio in merito a una norma interna. Organizzazione del testo 1. Leggere la lettera del Presidente chiamata «Impegno di integrità morale» ed il Codice di Condotta GE, al fine di capire l importanza dell impegno di GE in tema di integrità ed i fondamentali principi etici che sono alla base delle nostre norme interne. 2. Leggere 1 Introduzione che tratta delle responsabilità di tutti i dipendenti inerenti le norme interne della società e le questioni che si pongono nell eventualità di violazione della legge o di inadempienza ad una norma interna. 3. Leggere i riassunti delle norme interne relative all integrità morale della GE. Per ciascuna norma troverete una sezione «Campo di applicazione della norma», «Prescrizioni essenziali» e «Fate attenzione ai seguenti segnali» corredata da esempi. 4. Per tutte le norme interne attinenti alla vostra attività, considerate con attenzione l ultima versione completa e aggiornata del testo che troverete nel sito Web dedicato all integrità morale della GE (integrity.ge.com). Parlate col vostro responsabile per capire come tali norme interne incidono sul vostro lavoro. Se non potete collegarvi con il sito Web, potete rivolgervi al vostro superiore per ottenere uno stampato della norma che vi interessa o, se preferite, a un legale della società, al manager delle risorse umane, a un «ombudsman» o a un altro organo competente della GE. Le novità Una nuova presentazione Si tratta della prima revisione della guida alle norme interne della GE «Integrità morale: lo spirito e la lettera del nostro impegno» successivamente alla sua pubblicazione nel Essa risponde al suggerimento, espresso da dipendenti di tutto il mondo, di fornire un riepilogo breve e facile da usare delle nostre norme interne. Si rivolge anche a quei dipendenti che, collegandosi in Internet, desiderino essere al corrente in ogni momento delle norme interne vigenti e dei loro aggiornamenti derivanti da mutamenti del mercato, delle aree di rischio e della legislazione. Dunque, questa guida presenta un introduzione alle responsabilità di tutti i dipendenti unitamente a una visione d insieme di ciascuna norma interna. Il sito Web integrità GE contiene il testo completo delle norme interne della società, tradotte in varie lingue. Il sito Web è collegato ad altre informazioni attinenti ed ha un motore di ricerca che vi aiuterà a reperire con rapidità e precisione le spiegazioni che desiderate. Nuovi contenuti Nuove norme interne coprono aree di crescente interesse come la prevenzione del riciclaggio di denaro sporco, la riservatezza e la proprietà intellettuale. La revisione delle norme interne pone maggiormente l accento sulle leggi di tutti i paesi con i quali noi operiamo nonché sui cambiamenti inerenti le leggi e le aree di rischio. Sono state modificate le denominazioni delle norme interne quando necessario per renderle coerenti con la terminologia più diffusa su scala mondiale. A proposito dei numeri Rispetto all edizione precedente, in questo aggiornamento de «Lo spirito e la lettera» attribuiamo minore importanza ai numeri che contraddistinguono le varie norme interne. Per venire incontro ai nostri dipendenti che collegano i numeri alle rispettive norme, questi compaiono tuttora, tra parentesi, dopo il titolo. Nota importante Questa guida e le norme interne in essa descritte non possono interpretarsi come un contratto di lavoro. Nell emanare questa guida o le norme interne, la GE non crea alcun rapporto contrattuale. 2 Integrità morale: lo spirito e la lettera del nostro impegno

4 Codice di condotta GE Osservate le leggi e i regolamenti che disciplinano la conduzione dei nostri affari nei vari paesi. Siate onesti, corretti e affidabili in tutte le attività che svolgete nel vostro lavoro e nei rapporti professionali che instaurate. Evitate qualsiasi conflitto di interesse tra attività professionale e vita privata. Incoraggiate un atmosfera in cui ogni membro dell eterogenea comunità GE tragga vantaggio dall imparzialità nel trattamento dei dipendenti. Adoperatevi per la sicurezza dei luoghi di lavoro e per salvaguardare l ambiente. A tutti i livelli gerarchici, promuovete una cultura in cui tutti i dipendenti siano in grado di riconoscere, apprezzare e mantenere una condotta eticamente corretta. Integrità morale: lo spirito e la lettera del nostro impegno 3

5 Introduzione La GE ha emanato un insieme di norme interne di attuazione del codice di condotta societario e per aiutare il personale GE in tutto il mondo ad affrontare coerentemente le questioni fondamentali d integrità morale. La presente introduzione ha lo scopo di fornire le informazioni base su ciascuna delle nostre norme interne. Le responsabilità di tutti i dipendenti e dei leaders, le sanzioni previste in caso di violazione e le modalità per affrontare i dubbi sono descritte in questa introduzione. I destinatari delle norme GE Personale GE Le norme GE si applicano a tutto il personale della società in tutto il mondo. Società controllate Le società controllate sono tenute ad adottare e a rispettare norme interne corrispondenti. Controllata è una consociata o altra entità le cui azioni con diritto di voto sono direttamente o indirettamente detenute per più del 50% dalla GE o il cui potere di controllo è esercitato direttamente o indirettamente dalla GE. Consociate non controllate I dipendenti che esplicano funzioni di amministratori (o funzioni equivalenti) nelle consociate non controllate sono tenuti, per quanto possibile, a promuovere l adozione e il rispetto di norme interne corrispondenti. Applicabilità a terzi Tutte le aziende GE sono tenute ad esigere il rispetto delle norme societarie vigenti anche da parte di coloro che rappresentano la GE senza vincoli di dipendenza, come consulenti, agenti, propagandisti, distributori e altri collaboratori autonomi. È fatto obbligo ai responsabili e ai dipendenti di: Individuare le aziende e i soggetti esterni alla GE le cui attività per conto di GE possano toccare questioni disciplinate dalle norme interne GE Esigere da tali aziende e soggetti il rispetto delle norme interne GE per quanto concerne diretta mente la loro attività Istruirli in maniera adeguata per quanto concerne il rispetto degli obblighi imposti dalle norme interne GE Adottare gli opportuni provvedimenti, ivi compresa la risoluzione del contratto, con chi abbia rappresentato la GE nel caso di inadempimento dell obbligo di conformarsi alle norme interne GE. 4 Integrità morale: lo spirito e la lettera del nostro impegno

6 Introduzione Legislazione applicabile La GE opera in più di 100 paesi nel mondo con dipendenti di varie nazionalità. Di conseguenza, le nostre attività sono soggette alle leggi di numerosi paesi, province, stati, comuni e organizzazioni come l Unione europea. Capire come queste leggi possono applicarsi alle nostre attività rappresenta per noi un notevole impegno. La GE, in quanto capogruppo, è una società legalmente costituita negli Stati Uniti. Le leggi degli Stati Uniti si applicano frequentemente anche alle attività della GE e delle sue consociate nel resto del mondo nonché alle attività del personale della GE ovunque essi vivano e lavorino. Altri paesi possono altresì dichiarare applicabili le loro leggi fuori dei loro confini ai propri cittadini e alle società costituite nel proprio paese, quali sono certe consociate GE o società da essa controllate. Nelle norme interne descritte di seguito, i riferimenti alle leggi degli Stati Uniti e degli altri paesi dove noi siamo presenti con le nostre attività rispecchiano una realtà secondo la quale una società a diffusione mondiale è regolamentata allo stesso tempo da legislazioni diverse. In taluni casi, vi può essere un contrasto tra le leggi applicabili di due o più paesi. Qualora vi trovaste a confrontarvi con un tale contrasto, non esitate a rivolgervi a un legale della società per trovare una soluzione adeguata. Obblighi per tutti i dipendenti Ad ogni singola norma corrispondono responsabilità specifiche. Tuttavia, vi sono obblighi fondamentali comuni a tutte le norme: Leggete con particolare attenzione quelle norme che disciplinano l attività da voi svolta. Nessuno si aspetta da voi che conosciate parola per parola tutte le norme interne. Vi si richiederà una comprensione di base delle questioni regolate da ognuna di esse e un approfondimento di quelle che riguardano da vicino il vostro lavoro. Consultate il sito Web Integrità GE integrity.ge.com per una visione completa e per l aggiornamento dei testi di ciascuna norma GE inerente il vostro lavoro. Se necessitate di chiarimenti sui criteri di applicazione di tali norme, rivolgetevi al vostro superiore, a un legale della società o ad altre risorse della GE. Siate tempestivi nel riferire qualsiasi vostro sospetto o qualsiasi sospetto che altri possano avere in merito a possibili violazioni di una norma societaria, o in merito a eventuali richieste che secondo voi possono violare una norma societaria. Apprezzate la varietà di strumenti di cui disponete per sollevare questioni di integrità. Potete rivolgervi a un dirigente GE o, se preferite, a un legale, a un auditor GE, a un «ombudsperson» o altro organo competente della GE. Riferite i vostri dubbi tramite comunicazione scritta od orale, anche anonima. Se la questione sull integrità morale da voi sollevata non dovesse essere risolta, rivolgetevi a uno degli altri soggetti precedentemente indicati. Collaborate alle indagini condotte dalla GE su questioni disciplinate da una norma interna. Nessun dipendente GE, a qualsiasi livello, è autorizzato a prendere provvedimenti contro chiunque abbia riferito o collaborato alla soluzione di questioni inerenti l integrità morale. Integrità morale: lo spirito e la lettera del nostro impegno 5

7 Introduzione Responsabilità dei leaders Le responsabilità dei leaders della GE sono più estese di quelle relative ai dipendenti. In particolare, nella nostra società i leaders sono tenuti a: Promuovere e mantenere una cultura aziendale basata sul rispetto delle norme interne: Promuovendo personalmente attività mirate al rispetto delle norme interne attraverso frequenti incontri con i collaboratori diretti ed un monitoraggio costante dei programmi e di quanto concerne tale rispetto Dando il buon esempio con il loro comportamento, che deve costituire un modello da imitare da parte di tutti i dipendenti Facendo in modo che tutti i dipendenti abbiano chiaro il concetto che il rendimento sul lavoro non è mai più importante del rispetto delle norme interne Incoraggiando i dipendenti a sollevare problemi e questioni in merito all integrità morale Includendo nelle proprie considerazioni quanto fatto e detto dai dipendenti per promuovere e osservare le norme interne GE nella valutazione dei medesimi, anche ai fini retributivi. Prevenire problemi relativi al rispetto delle norme interne: Assicurandosi che rischi connessi alle attività sotto la loro responsabilità siano sistematicamente identificati Garantendo la tempestiva pubblicazione e diffusione delle norme interne e delle procedure appositamente predisposte per una particolare area di rischio di un Business Individuando nell ambito di ciascuna norma interna GE i dipendenti, le società controllate ed i terzi che rappresentano la GE, le cui attività possono sollevare questioni di applicabilità di tale norma Istruendo e fornendo una consulenza legale ai dipendenti, società controllate ed eventualmente ai terzi, per metterli in grado di comprendere i requisiti delle norme interne GE e della legislazione vigente. Evidenziando problemi connessi al rispetto delle norme interne: Adottando adeguate misure di controllo a livello di Business, istituendo ad esempio «pannelli di controllo» e «cartoncini segnapunti» intesi a verificare l aumento dei rischi e/o delle violazioni delle norme societarie Istituendo un efficace struttura di difesa per consentire ai dipendenti di sollevare dubbi senza timori di ritorsione Assicurandosi che ci siano forme di controllo periodico del rispetto delle norme interne, con l ausilio del Corporate Audit Staff, per valutare l efficacia dei provvedimenti adottati dal Business e individuare i possibili miglioramenti. Affrontare problemi inerenti il rispetto delle norme: Adottando tempestive misure per porre rimedio a qualunque punto debole che possa risultare nelle soluzioni di miglioramento di cui sopra Adottando adeguate misure disciplinari Rivolgendosi ad un legale della GE e informando, per quanto di loro competenza, gli organi preposti alla regolamentazione e all applicazione delle leggi. Tutti i funzionari e i dirigenti che dipendono dal responsabile di un Business (Chief Executive Officer) dovranno, a scadenze regolari, verificare il rispetto delle norme interne con i propri collaboratori e comunicarne i risultati al responsabile del loro Business, il quale, periodicamente, riferirà a sua volta di tali risultati in occasione delle riunioni indette dal Corporate Policy Compliance Review Board. 6 Integrità morale: lo spirito e la lettera del nostro impegno

8 Introduzione Sanzioni previste in caso di violazione Qualunque dipendente violi lo spirito o la lettera delle norme GE è soggetto a provvedimenti disciplinari che possono arrivare al licenziamento. Ad esempio, i seguenti comportamenti sono passibili di misure disciplinari: Azioni che violano le norme interne GE Chiedere ad altri di violare una norma interna GE Non denunciare tempestivamente effettive o sospette violazioni di una norma interna GE Non collaborare alle indagini condotte dalla GE su possibili casi di violazione di norme interne Ritorsione contro un dipendente che abbia sollevato dubbi circa questioni relative all integrità morale Insufficiente attenzione dei leaders nell assicurare il rispetto da parte dei propri collaboratori delle norme interne GE e delle leggi vigenti. Violare una norma interna significa anche violare la legge ed incorrere in sanzioni penali (multe o pene detentive) o civili (risarcimento danni o pene pecuniarie) che possono colpire il dipendente e la società stessa. Il vostro impegno personale Periodicamente, GE chiede ai dipendenti di dichiarare il loro impegno allo spirito e la lettera delle norme interne GE secondo la formula sotto riportata. I nuovi dipendenti sono tenuti a firmare la dichiarazione «Il vostro impegno personale di integrità». Ogni società ha predisposto una procedura ad hoc per distribuire e raccogliere tali dichiarazioni. Il vostro impegno personale Do atto di avere ricevuto la guida alle norme interne GE «Integrità: lo spirito e la lettera del nostro impegno». Riconosco che ogni dipendente è tenuto a rispettare le norme contenute in questa guida. Quando avrò dubbi circa una eventuale violazione di una norma interna GE, mi rivolgerò a un dirigente, a un legale, a un auditor, a un ombudsman della società o ad altra persona competente in materia. Firma Data Norme e procedure inerenti un particolare Business Il vostro Business potrebbe emettere proprie norme interne e relative procedure. In tal caso voi sareste tenuti a seguire tali norme e procedure, oltre a quelle contenute in questa guida. PER PRENDERE VISIONE DEL TESTO COMPLETO DELLE NORME INTERNE, CONSULTATE IL SITO WEB GE DEDICATO ALLE QUESTIONI DI INTEGRITÀ: integrity.ge.com Integrità morale: lo spirito e la lettera del nostro impegno 7

9 Se avete dubbi su una questione di integrità Come dipendenti della GE, tutti noi siamo tenuti a sollevare dubbi circa l eventuale violazione di una norma interna GE o della legge. Talvolta può sembrare difficile sollevare questioni di questo genere e, addirittura, taluni possono considerarle una violazione dell etica personale. Se siete combattuti da questi dubbi, dovete tenere presente quali gravi danni possono derivare dal fatto di non avere agito. Ad esempio: Gravi danni alla salute, alla sicurezza e al benessere di voi stessi, dei vostri colleghi e della società nel suo insieme, dei nostri clienti e delle comunità nelle quali svolgiamo la nostra attività La perdita di fiducia nella GE da parte dei clienti, degli azionisti, della Pubblica Amministrazione e di chi ci circonda Notevoli pene pecuniarie, risarcimenti danni ed altre sanzioni pecuniarie nei confronti della Società; pene pecuniarie e/o detentive per i singoli dipendenti. Ecco perché la società esige che i propri dipendenti non stiano in silenzio, qualora sorgesse un dubbio sul rispetto delle norme interne. Sollevare dubbi non ha il fine di mettere a disagio un amico bensì di salvaguardare un collega o un vicino da un eventuale danno. COME SOLLEVARE DUBBI SU QUESTIONI DI INTEGRITÀ La società vi offre numerose possibilità per trovare una risposta ai vostri interrogativi sulle questioni di integrità e per porre in evidenza eventuali violazioni delle norme societarie. A livello locale presso la la vostra azienda: vostro diretto superiore o vostro dirigente responsabile dirigenti a livello più alto rispetto al vostro superiore (solo U.S.A.) persona(e) preposta(e) alla verifica di conformità numero di assistenza nelle questioni di integrità l elenco di tali numeri suddivisi per business, paese e lingua è reperibile sul sito web integrity.ge.com A livello GE Corporate all ombudsperson 8* (01) legale della società P.O. Box 911, Fairfield, CT 06430, U.S.A. In linea di massima il vostro diretto superiore o il vostro dirigente responsabile sono le persone più indicate per risolvere rapidamente un problema. Se dopo avere sollevato una questione di integrità il problema non è risolto, rivolgetevi ad un altra delle persone sopra menzionate. Avete la possibilità di sollevare una questione verbalmente o per iscritto e, se desiderate, potete mantenere l anonimato. L importante è parlare. Formulate delle domande. Otterrete risposte. Sollevate una questione apertamente per consentire una rapida soluzione dei problemi ed evitare un ulteriore aggravamento della situazione. COSA ACCADE QUANDO SI SOLLEVA UNA QUESTIONE Si incarica un gruppo di esame Si effettua un indagine Si stabiliscono i provvedimenti da adottare Si migliorano le procedure Una pronta individuazione e una rapida soluzione sono fondamentali! Si danno le risposte 8 Integrità morale: lo spirito e la lettera del nostro impegno

10 Rapporti con clienti e fornitori A prescindere dalla posta in gioco o dallo sforzo richiesto per raggiungere gli obiettivi prefissati, la GE opera nell assoluto rispetto delle leggi e dell etica professionale. Nel nostro rapporto con i clienti e i fornitori, e comunque in qualsiasi aspetto della nostra attività, non dobbiamo mai scendere a compromessi con il nostro impegno per l integrità morale. Questa sezione presenta un riepilogo di cinque norme interne GE relative alle varie modalità con le quali la nostra società interagisce con i propri clienti e fornitori. Pagamenti illeciti Controlli sul commercio internazionale Prevenzione del riciclaggio del denaro sporco Privacy Rapporti con i fornitori Integrità morale: lo spirito e la lettera del nostro impegno 9

11 Pagamenti illeciti (Norma 20.4) CAMPO DI APPLICAZIONE DELLA NORMA Il personale della GE deve astenersi dall effettuare corresponsioni di qualsiasi entità per ottenere benefici illeciti nella commercializzazione di beni e servizi, nelle operazioni finanziarie o nel rappresentare gli interessi della società di fronte alla pubblica amministrazione. La presente norma interna stabilisce i principi etici di comportamento da seguire in relazione a certi tipi di pagamento, spese di rappresentanza e finanziamenti politici. La GE non deve autorizzare, attuare o tollerare nessun comportamento che non rispetti la presente norma interna. La violazione di questa norma interna può portare all applicazione di sanzioni civili e penali. In tutti i paesi è vietata la corruzione dei funzionari della pubblica amministrazione e in molti può essere vietata anche la corruzione di funzionari della pubblica amministrazione di altri paesi. Le norme interne della GE vanno oltre queste legislazioni e proibiscono i pagamenti illeciti in ogni campo delle nostre attività, sia nei rapporti con le pubbliche amministrazioni sia nel settore privato. PRESCRIZIONI ESSENZIALI Non effettuate mai direttamente o indirettamente, non offrite né autorizzate la corresponsione di nessun bene di valore (come denaro, beni o servizi) a un cliente o a un funzionario della pubblica amministrazione per ottenere qualsiasi tipo di benefici illeciti. Atti di cortesia commerciale come omaggi, contribuzioni o spese di rappresentanza non devono mai avvenire in circostanze tali da dare adito a sospetti di illiceità. Questa norma non vieta il rimborso di spese ragionevoli effettuate in buona fede, ad esempio spese di viaggio e soggiorno sostenute dai clienti direttamente connesse alla promozione di prodotti o servizi o all esecuzione di un contratto. Evitate di offrire regali od altro che possa costituire una forma di pagamento a funzionari o dipendenti della pubblica amministrazione per accelerare una pratica amministrativa senza aver consultato previamente il dirigente nazionale della GE o il legale della vostra azienda. Se ricorrete a questo tipo di «agevolazione» fate in modo che ciò risulti in maniera chiara e precisa nelle scritture contabili. Non date denaro proveniente dai fondi della società né beni della società a fini politici negli Stati Uniti senza il previo consenso del Vice President for Government Relations della GE. Non date denaro proveniente dai fondi della società né beni della società a fini politici al di fuori degli Stati Uniti senza il previo consenso del Vice President for Government Relations della GE e del Vice President for International Law and Policy della GE, o di chi ne faccia le funzioni. Esigete che qualsiasi soggetto o ditta che rappresenti la GE (come consulenti, agenti, distributori o collaboratori esterni) ottemperi a queste norme e alle leggi connesse. Prestate la massima attenzione nel selezionare persone o ditte che rappresentino GE. Consultate le procedure di applicazione della presente norma, reperibili sul sito web GE (integrity.ge.com) che descrivono in dettaglio i provvedimenti da adottare per il rispetto della stessa. 10 Integrità morale: lo spirito e la lettera del nostro impegno

12 Pagamenti illeciti (Norma 20.4) FATE ATTENZIONE AI SEGUENTI SEGNALI Persone o ditte che rappresentano o potrebbero essere nominate rappresentanti di GE che: siano state accusate di condotta illecita negli affari abbiano influenza sulle decisioni di acquisto e abbiano fama di corruttori abbiano rapporti familiari o di altro genere tali da potere influenzare illecitamente le decisioni del cliente o di un funzionario della pubblica amministrazione vi abbiano avvicinato prima della decisione di aggiudicazione per informarvi di «speciali accordi» con un funzionario della pubblica amministrazione o con il cliente insistano per ricevere il pagamento di una commissione prima dell annuncio ufficiale dell aggiudicazione Qualsiasi persona che abbia suggerito alla GE di presentare l offerta tramite un certo rappresentante o impresa associata. Qualsiasi richiesta di commissione o altro pagamento in un paese terzo o a un nominativo diverso da quello della persona richiedente. La commissione sembra eccessivamente alta rispetto ai servizi prestati. Integrità morale: lo spirito e la lettera del nostro impegno 11

13 Controlli sul commercio internazionale (Norma 20.9) CAMPO DI APPLICAZIONE DELLA NORMA Numerosi paesi disciplinano le operazioni commerciali internazionali, come le importazioni, le esportazioni e le operazioni finanziarie, per una pluralità di motivi, tra cui la tutela della sicurezza nazionale e la politica estera. Inoltre, gli Stati Uniti proibiscono di cooperare al boicottaggio nei confronti dei paesi amici degli Stati Uniti, nei confronti di aziende che figurino sulla cosiddetta «lista nera» di taluni gruppi o paesi. PRESCRIZIONI ESSENZIALI Osservate i regolamenti vigenti di tutti i paesi con i quali intrattenete rapporti di affari o nei quali ha sede la vostra azienda in materia di controlli sul commercio internazionale, e in particolare quelli che disciplinano il rilascio delle licenze, i documenti di trasporto, i documenti di importazione, gli obblighi di informazione e di conservazione dei documenti. In taluni casi queste restrizioni saranno applicabili al commercio internazionale di merci, tecnologia, software e servizi, nonché alle operazioni finanziarie. Studiate ed osservate le procedure elaborate dalla vostra azienda in materia di operazioni commerciali internazionali. Informatevi e accertatevi in quale misura i controlli commerciali esercitati dagli Stati Uniti sono applicabili alle operazioni effettuate dal vostro Business anche al di fuori degli Stati Uniti. Accertatevi che tutte le operazioni effettuate siano vagliate a fronte delle leggi e dei regolamenti vigenti che limitano le operazioni con taluni paesi o soggetti. I principali regolamenti e l elenco dei soggetti sottoposti a condizioni restrittive sono reperibili sul sito web relativo alle «Leggi e norme internazionali» (International Law & Policy). Non lasciatevi coinvolgere in pratiche commerciali discriminatorie né in azioni di boicottaggio vietate o sanzionate dalle leggi statunitensi o dalle leggi locali vigenti. Portate a conoscenza del vostro direttore qualsiasi richiesta relativa ad azioni di boicottaggio, incluse le richieste di informazioni. Rivolgetevi al legale della società o al vostro dirigente responsabile per tutte quelle operazioni che implicano un conflitto tra le leggi degli Stati Uniti e quelle di un altro paese o regione, come le leggi adottate dal Canada, dal Messico e dai paesi dell Unione Europea per bloccare alcune restrizioni emanate dagli Stati Uniti. Considerate, nell ambito dell operazione, su quale parte incombe la responsabilità per la correttezza dei documenti di importazione. Qualora tale responsabilità incombesse sulla GE, definite idonee procedure allo scopo di verificare la correttezza e completezza dei dati inoltrati alle autorità amministrative dalla GE o dai suoi agenti. Qualora l obbligo incombesse su un agente o su un cliente, assicuratevi che la GE fornisca all altra parte informazioni corrette ed esaustive per l espletamento delle operazioni di importazione. 12 Integrità morale: lo spirito e la lettera del nostro impegno

14 Controlli sul commercio internazionale (Norma 20.9) FATE ATTENZIONE AI SEGUENTI SEGNALI Per quanto concerne tutte le operazioni: Cliente ignoto privo di referenze convincenti Richiesta di operazione commerciale inconsueta per il tipo di destinatario, cliente, utilizzo finale o ubicazione Risposte evasive, riluttanti o comunque insoddisfacenti da parte del cliente alle domande relative all utilizzo, all utilizzatore finale, alle date o al luogo di consegna Condizioni di pagamento insolitamente favorevoli Disinteresse per il normale servizio di garanzia e di formazione Lo spedizioniere che figura come il destinatario finale Imballaggio, marcature o percorso delle merci fuori del normale Insolite misure per 1 incolumità e la sicurezza Legami con organizzazioni militari non giustificati dalle attività o dalle operazioni dichiarate Coinvolgimento di soggetti che intrattengono rapporti con paesi implicati nella proliferazione delle armi biologiche, chimiche o nucleari o di missili balistici. Operazioni con paesi colpiti da embargo, con cittadini o rappresentanti di paesi colpiti da embargo o con un soggetto od organizzazione colpiti da sanzioni governative. Per quanto concerne le importazioni: Prezzo di fatturazione che non rispecchi il valore complessivo delle merci importate Qualsiasi pagamento all esportatore o a favore dell esportatore che non sia incluso nel prezzo di fatturazione o dichiarato alle autorità doganali Prezzi di trasferimento tra le parti collegate che non garantiscano la copertura di tutti i costi e gli utili Descrizione incompleta o inesatta delle merci importate in sede di fatturazione Indicazione inesatta del paese di origine delle merci importate Uso di un tariffario di importazione che non rispecchi l esatta descrizione delle merci importate Ogni qualvolta la GE figuri come importatore in un paese per il quale non si sia stabilita una procedura di importazione GE Importazione di merci soggette a tariffe doganali preferenziali (GSP, NAFTA, Convenzione di Lomé, ASEAN FTA, importazioni temporanee, ecc.) in assenza di procedure atte ad assicurare il rispetto delle condizioni richieste per l applicabilità delle stesse. Integrità morale: lo spirito e la lettera del nostro impegno 13

15 Prevenzione del riciclaggio di denaro sporco CAMPO DI APPLICAZIONE DELLA NORMA Coloro che sono coinvolti in attività di stampo criminale (ad esempio narcotraffico, concussione, frode) potrebbero cercare di «riciclare» i proventi delle loro azioni illecite per nasconderle o per far sembrare leciti tali proventi. Attualmente più di cento paesi si sono dotati di leggi contro il riciclaggio di denaro sporco, vietando l accettazione o la messa in circolazione del denaro proveniente da attività illecite. La GE si è impegnata a rispettare pienamente tutte le leggi vigenti in materia di prevenzione del riciclaggio di denaro sporco. Pertanto la GE collaborerà solamente con clienti di buona reputazione che esplicano attività commerciali lecite e i cui fondi hanno un origine lecita. Si richiede ad ogni azienda della GE di attuare la procedura denominata «Conoscete il vostro cliente» e di adottare misure ragionevoli affinché la società non accetti forme di pagamento equiparabili al riciclaggio di denaro sporco. L integrità morale e la reputazione della GE possono essere gravemente compromesse dalla mancata individuazione delle relazioni commerciali con clienti e delle operazioni che presentano rischi per la società. PRESCRIZIONI ESSENZIALI Osservate tutte le leggi vigenti che vietano il riciclaggio di denaro sporco e che impongono la denuncia del denaro o di altre operazioni sospette. Cercate di capire in quale misura entrambi i tipi di legge sono applicabili alla vostra attività. Rispettate la procedure della vostra azienda denominata «Conoscete il vostro cliente». Ogni azienda GE ha instaurato un procedura di «due diligence», pensata espressamente per quel determinato ambiente di lavoro, per ottenere documentazione ed informazioni sufficienti su eventuali nuovi clienti, soci e società collegate al fine di verificare la liceità delle loro attività commerciali e della provenienza dei loro fondi. Rispettate i regolamenti della vostra azienda relativi a forme accettabili di pagamento. Imparate ad individuare quei tipi di pagamento che vengono associati alle attività di riciclaggio del denaro (ad esempio vaglia e traveller cheques sotto nomi diversi, ingenti somme di denaro liquido o assegni per conto di un cliente emessi da parte di un terzo ignoto) e rispettate i regolamenti che limitano o vietano l accettazione degli stessi. Imparate a riconoscere e ad osservare attentamente segnali di pericolo atti ad individuare il riciclaggio del denaro o altre attività illecite o violazioni delle norme interne GE. Se vi accorgete di uno di questi segnali, sollevate il dubbio rivolgendovi al legale della società e assicuratevi di risolvere tempestivamente il problema prima di compiere la relativa operazione. La soluzione del dubbio deve comportare anche l esame da parte del superiore e deve essere opportunamente documentata. 14 Integrità morale: lo spirito e la lettera del nostro impegno

16 Prevenzione del riciclaggio di denaro sporco FATE ATTENZIONE AI SEGUENTI SEGNALI Cliente, agente o aspirante socio in una joint-venture, che dimostri perplessità a fornire informazioni complete, fornisca informazioni incomplete, false o sospette, o che cerchi di sottrarsi agli obblighi di informazione e di documentazione. Pagamenti effettuati con strumenti monetari che non siano propri delle attività commerciali del cliente, che siano apparentemente non riferibili al cliente o riconducibili a riciclaggio del denaro. Richiesta di pagamento in contanti da parte di un cliente, agente o aspirante socio a una compartecipazione. Rimborso anticipato di un prestito in contanti o simili. Ordini o acquisti inusuali rispetto alle attività commerciali del cliente. Operazioni dalla struttura complessa e forme di pagamento che non siano giustificati da reali finalità commerciali. Trasferimenti inusitati di fondi provenienti da paesi estranei alla transazione, o ad essi destinati. Operazioni da effettuarsi in località note come paradisi fiscali o per attività di riciclaggio del denaro. Operazioni strutturate in maniera tale da evadere obblighi di conservazione di documentazione ed obblighi di informazione (ad esempio transazioni multiple ciascuna di importo inferiore al limite che fa scattare gli obblighi di cui sopra). Bonifici bancari non giustificati dalle attività commerciali del cliente, o che abbiano origine o destinazione estranea alle parti contraenti. Richieste di effettuare pagamenti, o restituire depositi, a terzi, su conti ignoti o non identificabili. Integrità morale: lo spirito e la lettera del nostro impegno 15

17 Privacy CAMPO DI APPLICAZIONE DELLA NORMA Nella nostra società che si fonda sempre più sulla circolazione delle informazioni, le informazioni sul singolo consumatore, di carattere medico e finanziario e altre informazioni personali riservate devono essere opportunamente tutelate. La GE si impegna a tutelare le informazioni personali relative ad ogni consumatore. Ciascun dipendente deve farsi carico di proteggere le informazioni dei singoli consumatori di cui venisse a conoscenza e altre informazioni personali riservate dall impropria utilizzazione o divulgazione; inoltre ogni Business della GE deve mettere in atto adeguate procedure di tutela della privacy e delle informazioni e adottare provvedimenti ragionevoli atti a garantire il rispetto di tali procedure. PRESCRIZIONI ESSENZIALI Osservare l insieme delle leggi, dei regolamenti e dei trattati vigenti in materia di tutela della privacy e dell informazione. Fornire ai singoli consumatori, come richiesto dalla legge o dalle norme interne sulla privacy del vostro Business: comunicazione delle procedure che li riguardano in materia di privacy descrizione dei tipi di informazione raccolti e del relativo uso scelte inerenti un determinato uso delle informazioni da parte del vostro Business accessibilità delle informazioni a scopo di verifica e di modifica sicurezza delle informazioni. Imparate ed applicate le procedure di attuazione del vostro Business per quanto concerne la tutela della privacy e dei dati. Fate particolare attenzione alla tutela delle informazioni del singolo consumatore, ai dati di carattere medico e finanziario e ad altre informazioni personali sensibili, come le informazioni ricevute da o riguardanti bambini. Non acquisire, usare o divulgare informazioni dei singoli consumatori con modalità incompatibili con le norme sulla privacy del vostro Business o con le leggi e i regolamenti applicabili. Se entrate in possesso di informazioni sui singoli consumatori, usatele solo per i fini autorizzati dalla vostra attività. Tenete sotto controllo la documentazione inerente le informazioni sui singoli consumatori, ivi compresi i dati informatizzati. Rivolgetevi al responsabile legale prima di creare o aggiornare un qualsiasi sistema o procedimento destinati a raccogliere, usare, divulgare o trasmettere informazioni sui singoli consumatori, nonché informazioni di carattere medico o finanziario o altre informazioni riservate. FATE ATTENZIONE AI SEGUENTI SEGNALI Piani gestionali e programmi di marketing che implichino la raccolta, l uso, la divulgazione o la trasmissione in maniera impropria o non autorizzata di informazioni sul singolo consumatore. Norme o comunicazioni in materia di privacy inesatte o non aggiornate. Rivelazione (o richiesta di rivelazione) di informazioni sui singoli consumatori, in particolare informazioni sensibili, a terzi appartenenti a società non consociate che non siano debitamente autorizzati a ricevere tali informazioni. Trasferimento a terzi, come venditori o fornitori, di informazioni sui singoli consumatori; in particolare informazioni riservate, in assenza di adeguate misure di sicurezza o di opportune restrizioni per quanto concerne l uso di tali informazioni. Trasferimento di informazioni inerenti i singoli consumatori da un paese all altro. Controlli inadeguati sulla sicurezza delle informazioni, in particolare, controlli che permettano un accesso non autorizzato alle informazioni sui singoli consumatori. 16 Integrità morale: lo spirito e la lettera del nostro impegno

18 Rapporti con i fornitori (Norma 30.13) CAMPO DI APPLICAZIONE DELLA NORMA La GE si ispira a principi di legalità, lealtà ed efficacia nei propri rapporti con i fornitori. Chiediamo ai nostri fornitori di osservare le norme di legge applicabili nei loro rapporti commerciali, anche nei confronti dei dipendenti, delle istituzioni locali e della GE. La qualità dei nostri rapporti con i fornitori esercita spesso un influenza diretta sulla qualità dei rapporti con i nostri clienti. Analogamente, la qualità dei prodotti e dei servizi dei nostri fornitori determina la qualità dei prodotti e dei servizi da noi offerti. PRESCRIZIONI ESSENZIALI Osservare i regolamenti amministrativi che disciplinano gli acquisti di materiali e servizi impiegati nell esecuzione di appalti pubblici. Non precludere a nessuna azienda fornitrice, e in particolare ad aziende di piccole dimensioni, appartenenti a soggetti disabili, o di sesso femminile, o a minoranze la possibilità di competere per aggiudicarsi una parte delle forniture alla GE. Ottenere la collaborazione dei fornitori nell assicurare costantemente il soddisfacimento delle esigenze dei clienti GE in termini di qualità, di costi e di tempi di consegna, anche in misura superiore alle loro aspettative. Intrattenere rapporti commerciali solamente con quei fornitori che rispettino le leggi locali e le altre normative vigenti, ivi comprese le norme interne GE in materia di lavoro, ambiente, igiene e sicurezza, proprietà intellettuale e pagamenti illeciti. FATE ATTENZIONE AI SEGUENTI SEGNALI Selezione dei fornitori su basi diverse da quelle di un offerta trasparente e concorrenziale. Eventuali conflitti di interesse nella scelta dei fornitori, ivi compresa l accettazione di omaggi o altri doni di valore che non siano strettamente conformi ai criteri commerciali. Scelta di una ditta fornitrice appartenente o affidata in gestione a parenti o amici. Carenze in materia di sicurezza negli stabilimenti dei fornitori, o manodopera al di sotto dell età legale o soggetta a condizioni di sfruttamento. Palese inosservanza delle norme ambientali negli stabilimenti dei fornitori. Integrità morale: lo spirito e la lettera del nostro impegno 17

19 Rapporti con la pubblica amministrazione Attualmente la maggior parte delle aziende GE annovera tra i propri clienti almeno un ente pubblico a livello di amministrazione municipale, territoriale, provinciale, nazionale, organizzazione internazionale o azienda parastatale. Tutte le aziende GE trattano di fatto con funzionari della pubblica amministrazione. Abbiamo bisogno di capire e di osser vare le numerose normative speciali destinate alle società che operano con gli enti pubblici o che comunque trattano con loro. La norma interna riassunta nelle presente sezione illustra questi regolamenti: Rapporti con la pubblica amministrazione 18 Integrità morale: lo spirito e la lettera del nostro impegno

20 Rapporti con la pubblica amministrazione (Norma 20.10) CAMPO DI APPLICAZIONE DELLA NORMA La GE intrattiene rapporti commerciali con l amministrazione dello stato e le aziende parastatali di numerosi paesi, così come con enti territoriali, regionali, provinciali e comunali. GE intrattiene anche rapporti con enti governativi, ministeri, funzionari della pubblica amministrazione e organismi internazionali. Nell intrattenere rapporti commerciali con tali e tanti rappresentanti della pubblica amministrazione, la GE si è impegnata a seguire una rigorosa etica di comportamento e a rispettare le leggi e i regolamenti vigenti, compresi quegli obblighi peculiari propri del rapporto con tali enti. PRESCRIZIONI ESSENZIALI Attenetevi alle leggi e ai regolamenti vigenti, con particolare riferimento agli obblighi specifici delle operazioni con gli enti pubblici. Esigete che coloro che forniscono merci e servizi per conto della GE a fronte di progetti o contratti con enti pubblici, come consulenti, rappresentanti, agenti di vendita, distributori, imprenditori autonomi e manodopera dei subfornitori, si impegnino a rispettare la norma interna GE che disciplina i rapporti con la pubblica amministrazione. Siate sempre sinceri e precisi nei vostri rapporti con i funzionari e con gli enti pubblici. Adottate provvedimenti efficaci per garantire: 1) la tempestività, la precisione e la completezza di relazioni, certificazioni, dichiarazioni e proposte; 2) l opportuna individuazione e comunicazione degli obblighi contrattuali al personale responsabile dell esecuzione dei contratti. Evitate le sostituzioni non autorizzate di beni e servizi previsti dal contratto o evitate di discostarvi dalle specifiche contrattuali senza il consenso scritto del funzionario competente della pubblica amministrazione. FATE ATTENZIONE AI SEGUENTI SEGNALI Obblighi specifici delle operazioni con gli enti pubblici, comprese quelle operazioni di carattere «commerciale» finanziate da enti pubblici come la EX-IM Bank, e, a livello statunitense, la «Agency for International Development», la «Defense Security Cooperation Agency», l Unione europea o la Banca europea per la ricostruzione e lo sviluppo. Addebiti impropri o non autorizzati nei contratti con la pubblica amministrazione. Scostamento dalle specifiche contrattuali o sostituzioni delle stesse non autorizzate, compresa la mancata esecuzione delle prove e dei collaudi richiesti. Fornitura di dati relativi a costi o prezzi richiesti dalla pubblica amministrazione che si rivelino inesatti o incompleti. Violazione dei regolamenti della pubblica amministrazione a livello nazionale, regionale o locale in materia di restrizioni negli omaggi e nelle spese di rappresentanza, divieti di assunzioni, specifiche contrattuali e procedure di certificazione non compatibili con le consuetudini commerciali. Accettazione di informazioni inerenti la selezione su base concorrenziale dei fornitori effettuata dagli enti pubblici, o relative ad offerte o proposte della concorrenza, senza che la rivelazione ne sia stata previamente autorizzata dal Direttore Generale o dal funzionario responsabile dell ente pubblico. Integrità morale: lo spirito e la lettera del nostro impegno 19

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