Copyright A&D future. La filosofia di MODELPROD per la Sanità tende alla rivalutazione della

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1 Commento Dia 1 La versione per le Aziende Sanitarie di MODELPROD consente di vedere l Ospedale come processo produttivo e si propone come strumento per estendere ad esso i criteri di gestione e controllo propri delle aziende industriali, al fine di un miglioramento dell efficienza del servizio offerto, della sua qualità e del contenimento dei costi di gestione. MODELPROD è utile a quanti, operando nel settore sanitario, hanno necessità di poter disporre di nuovi schemi di gestione e controllo delle attività e di comprendere ed approfondire i principi sulle quali si basano le moderne tecnologie in materia. Il sistema azienda è visto in modo matematico al fine di condurre l utente a vedere l attività sanitaria come attività produttiva, a percepire e studiare gli elementi di base del processo produttivo sanitario, ad acquisire le metodologie proprie del controllo di processo, intese come estensione di quelle applicate ai processi industriali. Commento Dia 2 MODELPROD è un prodotto che nasce dalla collaborazione fra due leader, il Gruppo Studio Base, azienda operante da un ventennio nella consulenza in direzione aziendale e Franco Angeli, noto Editore specializzato in testi agili di noti studiosi utili a chi occupa o desidera occupare posizioni di responsabilità e desidera conoscere nuovi stili e tecniche direzionali. Commento Dia 3 La filosofia di MODELPROD per la Sanità tende alla rivalutazione della centralità strutturale del paziente e non della malattia. MODELPROD consente di definire le caratteristiche strutturali e funzionali del processo, applicare metodiche di gestione e controllo complesse, utilizzare metodi di sintesi specifici ed adatti alla medicina, quali le tecnologie decisionali multicriterio e la simulazione del processo. Commento Dia 4 Utilizzare un modello di processo produttivo sanitario, significa: individuare le strutture organizzative ottimali allo svolgimento delle funzioni di riferimento nella realtà sanitaria: prevenzione, diagnosi, terapia, trattamento postterapico, riabilitazione, home-care; definire le variabili di controllo; fissare i valori obiettivo delle variabili d uscita; progettare ed affinare il sistema di controllo.

2 La definizione di un processo sanitario può farsi per confronto con le definizioni adoperate nel settore industriale. MODELPROD vede l intera azienda sanitaria come processo produttivo e ciò, in linea con le nuove tecniche di gestione e controllo aziendali. La schematizzazione in modello matematico del processo produttivo sanitario, così come per il settore industriale, consente l applicazione della teoria dei sistemi e dei metodi approssimati di calcolo numerico automatico mediante analoga schematizzazione matriciale in elementi d entrata, elementi di trasferimento, elementi d uscita. Commento alla Dia 5 Gli elementi strutturali che caratterizzano, pertanto, il processo sanitario sono: Elementi di entrata: fornitori di materiale sanitario ed attrezzature; fornitori di servizi sanitari esterni. Elementi di trasferimento: unità operative funzionali; cellule operative; tecnostrutture; ambienti. Elementi di uscita: servizi di assistenza al paziente. La cellula operativa funzionale costituisce l elemento strutturale elementare del ciclo produttivo sanitario, dove l elemento umano - medico, paramedico, tecnico e strutturale è affidato alle unità operative funzionali, che utilizzano tutte o in parte gli strumenti ed attrezzature di competenza. Aree operative omogenee d intervento diagnostico-terapeutico e di ricerca costituiscono le tecnostrutture, a loro volta inserite in organizzazioni territoriali più estese, definiti ambienti. Il prodotto/servizio da fornire è caratterizzato dalla distinta di materiale sanitario e farmaci da utilizzare e dagli atti medico-chirurgici da svolgere. Tutta la struttura è, comunque concepita in un ottica di integrazione ed interdipendenza funzionale. Commento alla Dia 6 La necessità di integrazione dei processi sanitari, molto diversi fra loro, ma consequenziali, impone una particolare attenzione a tutti i problemi di gestione che possano generare dei colli di bottiglia. I parametri su cui si può agire per ridurre tali circostanze, che danneggiano notevolmente i processi, sono, come nel settore industriale, i tempi di attrezzaggio - preparazione

3 intervento medico - del processo ed i tempi di attraversamento di ogni singola fase - atto medico elementare -. Il controllo di gestione proposto parte dall applicazione dei metodi generali quali il cost accounting ed il responsibility reporting, i quali forniscono basi uniformi di valutazione dei fatti economici il primo, e delega delle responsabilità il secondo, consentendo di: controllare le prestazioni, tramite un analisi delle variazioni rispetto agli obiettivi di costo; calcolare il costo unitario dei prodotti per supportare le scelte commerciali; calcolare il costo orario delle aree, per supportare le scelte produttive; eseguire il monitoraggio delle risposte; eseguire una simulazione del processo attraverso la sua schematizzazione in modello matematico. L insieme alla base del controllo è quello degli stadi elementari dei cicli di lavoro - atti medici elementari -. Commento alla Dia 7 Controllo del processo significa, allora, efficienza del processo e quindi qualità dell intervento! Ottenibile mediante l uso di MODELPROD! Commento Dia n 8 Attenzione ai costi significa rendere evidenti e tenere sotto controllo i costi che sono normalmente indicati con il termine di costi sommersi, e determinati prevalentemente dalle infrastrutture aziendali; in altre parole si vuol porre maggiore attenzione a tutti i parametri di costo che nascono ed influenzano il processo produttivo; essi sono: i costi della tecnologia il cui controllo è legato al layout delle sedi produttive, tempi di processo, cadenza delle linee, superfici utilizzate; i costi della complessità del processo che sono determinati dall'incidenza delle attività indirette e gli investimenti che sono necessari all' azienda per stare al passo con il mercato; i costi delle attività aziendali, definiti dalla catena del valore, indicativa del legame esistente fra il costo del prodotto e le varie attività aziendali. Commento Dia n 9

4 Attenzione alla pianificazione significa assumere informazioni circa le potenzialità dei fornitori dall' ufficio acquisti (provveditorato), le esigenze del mercato dall' ufficio commerciale (o relazioni con l utenza), la potenzialità produttiva interna direttamente dalle sedi produttive e determinare come risultato gli opportuni sincronismi degli ordini a fornitori e le relative quantità. Significa, inoltre, calcolare gli investimenti da prevedere in acquisti ed in processo, per informare gli uffici amministrativo e finanziario; determinare la destinazione del materiale ed ingombro, per l ottimizzazione della logistica di magazzino. Commento Dia n 10 Attenzione al magazzino significa determinare il giusto equilibrio fra le problematiche pratiche connesse alla produzione e l ottica finanziaria. MODELPROD consente ciò determinando l insieme ottimale dei valori delle variabili, identificative di scorte strategiche: l'investimento in attività di processo per la trasformazione dell'insieme dei componenti in servizi/prodotti finiti; l'investimento per l'acquisto di componenti necessari a bilanciare il magazzino; il valore della riduzione di giacenza; il monte ore necessario alla trasformazione; il valore commerciale dell'insieme dei prodotti realizzati. Commento Dia n 11 Attenzione alla fabbrica (insieme delle attività mediche dirette) significa eseguire un monitoraggio delle risposte produttive, attraverso le funzioni Efficienza e Carico, oltre che dotarsi di un approccio operativo di supporto alle decisione necessarie al controllo di tipo metodologico e quantitativo. L efficienza, esprime con un unico valore il complesso legame che esiste nel prodotto tra le influenze di natura commerciale, produttive e di costo. Il carico, invece, è tipicamente espressione della capacità di produrre da parte di una determinata area clinica d azienda. Tutto ciò è possibile con MODELPROD! Commento Dia n 12 Allora perché utilizzare i metodi gestionali di riferimento di MODELPROD? Per chi MODELPROD costituisce utile strumento? Come MODELPROD applica tali metodi di notevole complessità e tecnologicamente avanzati?

5 Commento Dia n 13 Perché. Per rendere evidenti e tenere sotto infrastrutture aziendali: controllo i costi sommersi determinati dalle - costi della tecnologia; - costi della complessità del processo; - costi delle attività aziendali. Per avere il controllo degli approvvigionamenti durante tutto il processo. Per determinare le scorte strategiche, dettate dal giusto equilibrio fra una sana gestione finanziaria degli acquisti ed una serena conduzione organizzativa aziendale. Per un corretto controllo di tutte le variabili che caratterizzano il sistema produttivo: quelle dipendenti dalle decisioni (gestione); quelle dipendenti dalle prestazioni (efficienza, carico): quelle dipendenti dalla configurazione (monitoraggio richieste di servizi e costi prodotti). Commento Dia n 14 Per chi. Per il MANAGER e la sua equipe di controllo, a cui consente di interpretare in maniera corretta i dati produttivi, economici e gestionali della propria azienda, prelevandoli direttamente da un sistema centrale, se esistente, o inserendoli dalla tastiera del proprio PC, gestendoli con operazioni guidate, che non richiedono particolare conoscenza di metodologie informatiche, né molto tempo. L eventuale presenza in azienda di un sistema gestionale consente di utilizzare al meglio ed in maniera immediata la potenzialità di MODELPROD: esso è infatti interfacciabile a qualunque sistema centrale da cui può leggere i dati automaticamente. MODELPROD in questo caso può funzionare da terminale intelligente del sistema centrale, aggiungendo la versatilità e velocità di calcolo di un PC alla potenzialità di gestione delle informazioni di un sistema centralizzato. Commento Dia n 15 Come. MODELPROD, è un software di pianificazione e gestione della produzione che utilizza la potenzialità offerta dai database relazionali. Si fonda su un modello matriciale di calcolo. E dotato di modulo di simulazione del processo

6 produttivo, del tipo non a termine, che consente di determinare la relazione analitica fra i parametri d influenza e la risposta del sistema ovvero, ciò che normalmente viene detta superficie di risposta del sistema. Commento Dia n 16 Tutto cio è possibile mediante MODELPROD! Commento alla Dia 17 Anche la versione di MODELPROD per la sanità è corredata di volume teorico nel quale e ben descritta la teoria di supporto. Nel volume, oltre alle caratteristiche strutturali e funzionali del processo e le metodiche di gestione e controllo, sono esposti in maniera semplice e concisa i principi fondamentali su cui si basa gran parte della tecnologia applicata alla sanità, quali traduzione dei segnali fisiologici, il funzionamento e l applicazione dei microprocessori, la gestione informatica di dati alfanumerici mediante l uso di modelli e data base relazionali. Ciò viene fatto per consentire una migliore comprensione ed una specifica applicazione delle tecniche generali di controllo automatico ai processi produttivi sanitari. Commento alla Dia 18 Ecco i punti di forza di tale versione di MODELPROD! Commento alla Dia 19 Filosofia: - eccellenza aziendale e centralità del paziente - Lo sviluppo di nuove tecnologie ha mutato radicalmente in questi ultimi anni la struttura di un ospedale; l utilizzo di nuovi sistemi diagnostici e terapeutici ha completamente trasformato e modificato la disposizione degli spazi, la possibilità di variazione degli scambi fra i reparti e l impiantistica di servizio. Per rendere gli ospedali essenziali, accoglienti e territorializzati, ovvero eccellenti, deve abbandonarsi la vecchia modellistica articolata in padiglioni (o reparti) per favorire i dipartimenti. L essenzialità può essere assicurata da un accesso a servizi di supporto nel territorio; l accoglienza, migliorando l accessibilità e l umanizzazione; l inserimento nel territorio, mediate l applicazione di un sistema di gestione integrata territoriale; l eccellenza, sfruttando le potenzialità delle reti informative ed avviando accordi con aziende industriali alla ricerca di modalità per velocizzare i processi di innovazione tecnologica. E possibile riorganizzare la struttura ospedaliera partendo da una scelta di centralità del paziente intorno al quale si evolvono linee d intervento il più possibile integrate, composte da cellule operative interdipendenti, tecnostrutture, ambienti. MODELPROD permette l applicazione di tali concetti: in un ottica d integrazione ed interdipendenza consente di risolvere i problemi

7 di gestione che possono generare colli di bottiglia, agendo sui parametri da cui tale circostanza deriva, quali la preparazione dell intervento medico (attrezzaggio) e l atto medico elementare (tempo di attraversamento), applicando metodi generali di gestione come il cost accounting ed il responsibility reporting. Unicità e particolarità: - schematizzazione dei processi sanitari in modelli matematici e loro simulazione - non esistono programmi che consentano la gestione del processo sanitario nell ottica descritta. MODELPROD da la possibilità di controllare il costo delle prestazioni offerte, eseguire un monitoraggio delle risposte, avviare una simulazione del processo produttivo sanitario attraverso la sua schematizzazione in modello matematico (sistema di controllo); MODELPROD è l'unico prodotto che in tempo reale consente all utilizzatore di simulare, come variazione di costi ed efficienza, la risposta del processo al variare di qualunque parametro esterno (per esempio, in pochi minuti, si può sapere di quanto varia il costo dei servizi offerti per l'acquisto di un nuovo strumento, oppure come varia l'efficienza di una tecnostruttura, variando il numero delle unità operative funzionali, etc.). Il modello strutturale applicato parte dall ipotesi che dal paziente, disposto al centro della struttura, si dipartono le linee di produzione diagnostico-terapeutiche-chirurgiche il cui prodotto finale è il grado di salute del paziente. Applicazioni: - nessun limite per l Azienda utilizzatrice L Azienda Sanitaria che intenda adoperare MODELPROD può essere di qualunque dimensione..abbiamo pensato di servire l utenza ospedaliera nel suo complesso (medico, paramedico, tecnico, amministrativo). Il nostro modello software è, per questo, facilmente installabile, l aggiornamento e la manutenzione sono possibili via internet e l uso è molto semplice. Vantaggi: - non è solamente un software ma un modello inedito di gestione - MODELPROD non è solamente un software applicativo, ma una proposta di modello di gestione e controllo ; lo scopo della versione per la sanità è quello di rendere accessibile l uso di strumenti di gestione aziendale, già provati nel settore industriale, ai responsabili dell organizzazione e controllo di strutture sanitarie di qualunque dimensione. Commento alla Dia 20 Come per le applicazioni industriali, anche tale versione di MODELPROD genera un gran numero di utili reports di informazioni sulla struttura del processo e sui metodi di controllo utilizzati!

8 Commento alla Dia 21 La gamma dei servizi collegati di MODELPROD per la sanità è completa come per le altre versioni! Essendo MODELPROD un prodotto a basso costo e per la larga diffusione, l assistenza tecnica del software è possibile sia via Internet (soprattutto per ciò che concerne gli aggiornamenti), che mediante rete commutata remota con accesso autorizzato al PC in cui risiederà MODELPROD. Il software è, inoltre, corredato di servizio interattivo di consulenza ed avviamento (input, schematizzazione del sistema di controllo, etc.) che consente agli utenti di disporre di tutta l esperienza di una struttura di consulenti aziendali, di cui fa parte l autore del modello, al loro stesso terminale, tutte le volte che ne avranno bisogno, mediante internet o rete remota commutata. In ogni caso la filosofia di MODELPROD è già interattiva, perché ogni singolo passo di programma costituisce per l utilizzatore un pulsante da abilitare, al quale è affiancata la spiegazione funzionale. MODELPROD è anche dotato di una funzione Expert che consente da menu l accesso guidato a tutta la teoria di supporto ed ai servizi di consulenza on-line di corredo (implementazione, avviamento, consulenza strutturale, consulenza all uso. Commento alla Dia 22 Avviamento del modello La semplicità d uso di MODELPROD è veramente eccezionale, sebbene la complessità e precisione delle procedure di calcolo utilizzate. Di seguito verranno descritte le procedure consigliate per un avviamento semplice ed ottimale del modello che vi consentirà di verificare come in poco tempo e con facili operazioni guidate, utilizzando MODELPROD possiate ottenere risultati eccellenti nella gestione e controllo del vostro processo. La filosofia di MODELPROD, come più volte ribadito, è di tipo matematico (calcolo matriciale, teoria dei sistemi) e l approccio è prevalentemente ingegneristico (sistema di controllo); consiste cioè in una schematizzazione di tutte le attività aziendali nell insieme delle variabili di un sistema di controllo. I passi da seguire per una corretta implementazione sono: 1. identificazione del processo; 2. identificazione dei prodotti/servizi e quantificazione degli ordini; 3. input tabelle; 4. prove di calcolo. Per identificare il processo nella sua globalità bisognerà definirne sia le caratteristiche strutturali che le attività da esso svolte. Ciò avverrà mediante analisi e definizione di: layout dei reparti e dell Azienda nel suo complesso; anagrafica dei dipendenti, con la relativa indicazione di paghe e % di assenteismo; elenco di macchine e strumenti (cespiti in genere), con relativa indicazione del valore (o prezzo d acquisto) e vetustà;

9 elenco dei fornitori di componenti (materiale e semilavorati), con l indicazione dei dati anagrafici e del valore totale di acquisti effettuati negli ultimi tre anni per fornitore; listini o contratti dei fornitori di componenti, dai quali si possa evincere, per componente, il prezzo, il lead-time medio, l eventuale accordo di lotti minimi d acquisto; giacenza di magazzino; valore annuale (statistica negli ultimi tre anni) dei costi comuni. L identificazione matematica del prodotto/servizio (da un punto di vista del processo produttivo svolto) avverrà compilando una serie di tabelle di legami fra lo stesso prodotto/servizio, i suoi componenti (in termini di quantità e tempi di attraversamento per singola postazione di lavoro, ovvero unità di processo elementare), le aree di lavoro (aree nelle quali vengono svolte i cicli) ed i settori (insieme di più aree aventi attività omogenee). Il modello, una volta implementato, vi consentirà: a) il calcolo e la gestione dei costi aziendali, per ogni componente del processo (costi orari o unitari di ogni attività); b) la pianificazione degli acquisti di materiale e servizi di sub-lavorazione; c) il controllo e l ottimizzazione delle giacenze di magazzino; d) il controllo e la simulazione del processo (efficienze e carichi, decisioni). Al fine di ricavare i suddetti dati di input, è sempre opportuno, allora, procurarsi preliminarmente quante più informazioni possibili, in forma cartacea o elettronica su: dipendenti, cespiti, servizi/prodotti, famiglie di servizi/prodotti, categorie di famiglie di servizi/prodotti, uffici e sedi produttive periferiche (filiali, agenzie), fornitori di materiali e servizi, componenti di prodotto/servizio, cicli e strategie produttive.

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