Information Exhibition Manual Business Bistro 2015

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1 Information Exhibition Manual Business Bistro Exhibition: venue and planning Venue Trento Fiere Visiting address Via Briamasco Trento - Italy Location in the venue Main hall on the ground floor Exhibition setting up Wednesday 10 June h Thursday 11 June h Dismantling of your booth Saturday 13 June h Contact Ecsite: Contact Trento Fiere: Raquel da Cunha Giuseppe Molinari 2. Business Bistro opening hours The Business Bistro will officially open to the delegates on Thursday 11 June and will close its doors on Saturday 13 June with the following opening times: Thursday Friday Saturday 11 June :30 17:30 hours 12 June :00 19:00 hours 13 June :00 16:30 hours Getting your badge Each exhibitors gets, depending on the package you booked, one or two free registrations for your staff. This badge allows free access for the entire conference, including the social events. This person/s must register officially with a special code ahead of the conference. If you like, you can buy on site extra tickets for the social events if you have more staff present. Official opening of the Business Bistro The Opening Ceremony and the conference sessions will take place in the same building as the Business Bistro is located. After the end of the ceremony, all delegates will gather at the Business Bistro for the first coffee break. Be sure to be ready with your booth then! 1

2 Happy Hour A happy hour event will also take place at the Business Bistro on Friday 12 June from to 19.15h on. Ecsite will provide the delegates with drinks. In the past, exhibitors have brought little special snacks or drinks from their countries to add to the Happy Hour. Be welcome to do so again. Coffee breaks and lunches & extra animation of the Business Bistro All coffee breaks for the participants will take place in the Business bistro, as usual. The seated lunches will take place right outside the Business Bistro in a tent on the parking lot. In order to increase the numbers of visitors in the BB, Ecsite will organize a quiz for participants and sponsor the prices. All exhibitors will be contacted ahead of the conference. Additionally there will be a session taking place in the BB, on Friday afternoon. 3. Venue and floor plan (downloadable as a large file on the Ecsite website) 2

3 4. Internet connections There will be WiFi for the exhibitors in the Business Bistro, but it is not very strong. It allows you to check websites and s, but not to stream movies or download very heavy documents. Also the Internet Café for the participants - including 6 laptops - is located in the Business Bistro. 5. Basic stand construction Your shell scheme package consists of the following items: - Carpet tiles, color: bright yellow like the conference logo - White painted wooden walls, size of 2.50 x 1.00 m (posters can be attached with little nails) - Open fascia with a white name panel - Stand number and company name, printed in black - 1 spot per 3 m2 - Electra and main connection, inclusive a wall socket - One table and two chairs Impression of your booth: $ - If you like some walls or furniture to be removed, please send an to Raquel. 3

4 6. Company name tag on your booth Your booth will have a sign with your name, as shown in the booth picture in the exhibitor s handbook. We will use the name provided in your registration form for the name signs. If you wish to have another name or your logo on it, printed in colour, please contact Raquel on 23 May 2015 at the latest. Please note that the logo is a separate order and has an extra cost. 7. Renting of extra material and printing and mounting panels All exhibitors have the possibility to rent extra equipment or materials to customize their booth. Giuseppe Molinari from Trento Fiere is your contact for this. See list in appendix 2. Deadline for your order is the 23 May Trento Fiere also offers to print and mount specially designed panels for you. Contact directly Giuseppe Molinari with your request as well. Giuseppe Molinari 8. Delivery/storage of goods Goods can be delivered at the earliest 10 working days before the beginning of the event. Your goods will be stored in the customer depot. This depot has a very limited storage capacity and is exclusively at the disposal of the contracting party of the Trento Fiere. If you would like to send goods in advance, please send them to the following address: Ecsite <name of the company> c/o Trento Fiere Spa Via Briamasco, Trento (TN) Italy Please mention the name and date of the event on each part/package of the delivery. If you want to collect your items, you can make mention this at the reception. All goods have to be collected within 2 working days after the end of the event. To move your goods, forklifts and transpallets will be available. If you have large amounts of goods (more than one pallett, please send first an to Lucy to check the available storing space) There will be a storage room during the conference for you, door size is 192 x 250 cm. 4

5 9. Access to the Conference Centre Trento Fiere See map on the Ecsite website for the loading area, access and parking for cars and trucks. It is easy this year, both goods entry and truck parking are at the back of the buliding, next to the railway. 10. Contact: For any questions regarding the Business Bistro, please contact: Raquel da Cunha Events and Communications officer Mobile phone: Ecsite Executive Office Avenue Louise 89/7 B-1050 Brussels, Belgium Tel : Fax :

6 Appendix 1 pictures of the location On the following pages you get an impression of the 2015 Business bistro location. It is in the ground floor of Trento Fiere the conference centre. There is daylight coming in through various windows. In this building there will be the Auditorium as well as 3 session rooms. The other 4 session rooms will be in the MUSE museum, a 2 minute walk away from Trento Fiere. To access the session rooms in this building, participants will always walk through the Business Bistro. The lunches take place outside in front of the BB in a tent. General impressions 6

7 7

8 This is an example of a booth. This one is 3x3 meters, we offer sizes of 3x2 and a few of 2x2 meters. The look and material will be exactly the same. Colour of carpet is not determined yet, probably yellow as the announcement of the conference. The structure of the booth is wood. There will be one such lamp per booth, the room is very bright with daylight and spots in the ceiling. 8

9 Appendix 2 List of extra furniture available for rental 9

10 La Emme Emme Allestimenti è un azienda specializzata nella progettazione e realizzazione allestimenti personalizzati per fiere, eventi, congressi e mostre, studiati su misura per aziende di ogni settore e dimensione, enti pubblici e associazioni. Oltre a stand personalizzati è possibile realizzare anche stand preallestiti. L azienda inoltre assume il ruolo di referente principale per tutte le attività e i rapporti operativi assicurando al cliente un servizio globale: rapporti diretti con gli enti fieristici ed organizzatori, lo studio dei regolamenti, dei vincoli e delle normative alle quali attenersi nel corso della realizzazione dello stand, espletamento delle pratiche doganali in caso di trasporto all estero, garantendo sempre il pieno rispetto delle norme di sicurezza che regolano la costruzione dello stand. Presso la Emme Emme Allestimenti è possibile noleggiare una vasta scelta di complementi d arredo. La Emme Emme Allestimenti realizza anche Service Audio/luci/video completi per concerti live, spettacoli teatrali, conferenze, meeting, convenction ed installazioni con l utilizzo di materiale professionale al top per affidabilità e presentazioni e la presenza di tecnici preparati e regolarmente iscritti.

11 ARREDI SEDIE E SGABELLI TAVOLI, DESK E ARMADI

12 ARREDI MENSOLE ACCESSORI

13 ARREDI LUCI RICHIESTA ARREDI E FORNITURE AZIENDA : 1. Sedia legno laccata bianca N. x = 2. Sedia legno naturale N. x = 3. Sedia monoscocca bianca N. x = 4. Sedia monoscocca rossa N. x = 5. Sedia monoscocca nera N. x = 6. Sedia design monoscocca bianca N. x = 7. Sedia design in plexyglass trasparente N. x = 8. Sedia spalla alta in similpelle N. x = 9. Sedia spalla alta in tessuto N. x = 10. Sedia in legno nera N. x = 11. Sedia in plastica nera con bracciolo N. x = 12. Sedia laccata bianca N. x =

14 13. Sgabello cromato tipo "ZETA" N. x = 14. Sgabello design fiberglass bianco N. x = 15. Sgabello design bianco N. x = 16. Sgabello design rosso N. x = 17. Sgabello design nero N. x = 18. Sgabello in paglia N. x = 19. Poltroncina in tessuto colore bianco naturale N. x = 20. Poltroncina in acciaio e tessuto colore nera N. x = 21. Tavolo laccato bianco 75x75x72h N. x = 22.1 Tavolo laccato bianco 125x75x72h N. x = Tavolo laccato bianco 175x75x72h N. x = 23. Tavolo/scrivania in legno colore grigio 142x80x72h N. x = 24. Tavolo rontondo in cristallo 105x72h N. x = 25. Tavolo rontondo in alluminio 105x72h N. x = 26. Tavolo rontondo ferro e legno grigio 80x72h N. x = 27. Tavolo rontondo in plastica 105x72h N. x = 28. Tavolo rontondo autogrill 80x105h N. x = 29. Tavolo inox e vetro 180x80x72h N. x = 30. Tavolo inox e legno wengè 180x80x72h N. x = 31. Tavolo rontondo grigio/marrone 80x72h N. x = 32. Banconcino/desk reception con ripiano 105x50x100h N. x = 33. Cassettiera su ruote con serratura 41x45x58h N. x = 34. Cassettiera su ruote con serratura bianca 41x45x58h N. x = 35. Banconcino/desk reception ante scorrevoli 105x50x100h N. x = 36. Mensola in nobilitato bianca /30 cm metri lineari x 6.00 = 37. Mensola in vetro /30 cm metri lineari x = 38. Mensola bianca 30x25x5h N. x 5.00 = 39. Mensola bianca 110x25x5h N. x = 40. Mensola bianca 190x25x5h N. x = 41. Frigo lt 140 N. x = 42.Toastiera professionale N. x = 43. Forno microonde N. x = 44. Affettatrice professionale N. x = 45. Lavapiatti/lavabicchieri N. x = 46. Macchina per caffè con set da 100 cialde incluso N. x = 47. Macchina automatica per caffè compreso 1Kg di caffè N. x = 48. TV LCD 23 pollici N. x = 49. TV LED 32 pollici N. x = 50. TV LED 37 pollici N. x = 51. TV LED 40 pollici N. x = 52. Display porta depliant N. x = 53. Display espositore porta blister in mettallo 66x183 cm N. x = 54. Cesto 2 ripiani e ruote 70x50x70h N. x = 55. Appendiabiti a stelo tipo 1 N. x = 56. Appendiabiti a stelo tipo 2 N. x =

15 57. Appendiabiti a parete N. x 8.00 = 58. Cestino spazzatura nero o bianco N. x 4.00 = Cubo espositivo colore bianco 50x50x90h N. x = Cubo espositivo colore bianco 50x50x75h N. x = 60. Ventilatore a pedana 40cm diametro N. x = 61. Vetrina 30x100x250h N. x = 62. Scaffale in metallo nero 4 ripiani (dist 32cm) 80/30/170h N. x = 63. Lavello in acciaio inox con una vasca N. x = 64. Faretto alogeno 300w N. x = 65. Proiettore ioduri metallici 400w N. x = 66. Faretto a incandescenza 100w N. x = 67. Proiettore ioduri metallici 150w N. x = 68. Faro PAR 500w N. x = 69. Proiettore PC 1000w N. x = 70. Proiettore ioduri metallici 1000w N. x = 71. Proiettore ioduri metallici 150w N. x = 72. Proiettore ioduri metallici 150w ultra bianco N. x = 73. Proiettore ioduri metallici 150w N. x = 74. Proiettore ioduri metallici 150w N. x = 75. Faretto LED a incasso 24w con scatola bianca 30x30x10h N. x = 76. Riflettore industriale ioduri metellici 150w N. x = 77. Lampada da parete a incandescenza 75w N. x = 78. Proiettore a testa mobile N. x a richiesta 79. Proiettore PAR 1000w N. x = 80. Proiettore PAR 350w N. x = 81. Lampadario 1 N. x = 82. Lampadario 2 N. x = 83. Ciabatta multipresa 10A N. x = A DISPOSIZIONE INOLTRE A RICHIESTA: SERVICE AUDIO; IMPIANTO AUDIO PROFESSIONALE; IMPIANTO AUDIO BOSE; MONITOR LED DI GRANDI DIMENSIONI; VETRINE E VETRINETTE ESPOSITIVE DI VARIE MISURE. IMPONIBILE : IVA 22 % TOTALE : : DATA : TIMBRO E FIRMA :

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