ISPEZIONE DEL PRELIEVO DI TESSUTI E CELLULE E DEGLI ISTITUTI DEI TESSUTI. Manuale operativo per le autorità competenti. Versione 1.

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1 COMMISSIONE EUROPEA DIREZIONE GENERALE SALUTE E CONSUMATORI Sanità pubblica e valutazione dei rischi Legislazione sanitaria e questioni internazionali ISPEZIONE DEL PRELIEVO DI TESSUTI E CELLULE E DEGLI ISTITUTI DEI TESSUTI Manuale operativo per le autorità competenti Versione 1.0 Il presente manuale operativo per le autorità competenti è stato realizzato a scopo unicamente informativo. Non è stato adottato né approvato in alcun modo dalla Commissione europea e non è giuridicamente vincolante. Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1049 Brussel - Belgium. Tel: (32-2)

2 INDICE Pagina 1.0 Introduzione 2.0 Responsabilità degli ispettori 3.0 Qualifiche e formazione 3.1 Istruzione ed esperienza 3.2 Qualità personali 3.3 Formazione iniziale 3.4 Formazione specializzata 3.5 Formazione pratica 3.6 Autorizzazione 4.0 Tipi di ispezione 5.0 Programma delle ispezioni 5.1 Prioritizzazione delle ispezioni 5.2 Ispezioni senza preavviso 6.0 Procedure di ispezione 6.1 Procedure di ispezione: fase preispezione 6.2 Procedure di ispezione: fase ispettiva Riunione di apertura Ispezione della struttura Esame della documentazione Riunione di chiusura Note di ispezione 6.3 Procedure di ispezione: fase postispettiva Rapporto di ispezione e azione correttiva Accreditamento, designazione, autorizzazione o concessione di una licenza agli IT 2

3 7.0 Sistema di gestione della qualità dell'ispettorato 7.1 Rendimento del sistema 7.2 Rendimento degli ispettori 7.3 Competenze degli ispettori Allegato 1 Allegato 2 Allegato 3 Allegato 4 Allegato 5 Allegato 6 Prelievo e controllo del donatore Accettazione, lavorazione, stoccaggio e distribuzione Valutazione dei processi di preparazione Esame dei rapporti di valutazione del rischio Importazione ed esportazione: verifica delle prescrizioni tecniche Proposta di fascicolo degli istituti dei tessuti (FIT) Allegato 7 Proposta di modulo per la registrazione dei risultati dell'ispezione Allegato 8 Proposta di rapporto di ispezione degli istituti dei tessuti Allegato 9 Proposta di fascicolo dei processi di preparazione (FPP) Allegato 10 Allegato 11 Allegato 12 Proposta di certificato di autorizzazione Documenti consultati per la redazione del manuale Abbreviazioni e glossario 3

4 1.0 Introduzione L'articolo 7 della direttiva 2004/23/CE 1 stabilisce la necessità di ispezioni e misure di controllo. Il paragrafo 5 prevede che vengano stabiliti, secondo la procedura di comitatologia, "orientamenti relativi alle condizioni delle ispezioni e delle misure di controllo, nonché alla formazione e alla qualificazione del personale interessato, al fine di raggiungere un livello omogeneo di competenza e rendimento". Questo manuale operativo intende aiutare gli Stati membri dell'ue (SM) in una serie di adempimenti regolamentari richiesti dalle direttive 2004/23/CE, 2006/17/CE 2 e 2006/86/CE 3. Riguarda: l'ispezione, l'accreditamento, la designazione, l'autorizzazione o la concessione di una licenza agli istituti dei tessuti (IT); l'ispezione e l'autorizzazione delle condizioni per il prelievo di tessuti e cellule; l'ispezione e l'autorizzazione dei processi di preparazione per tessuti e cellule e l'ispezione e l'autorizzazione delle attività di importazione ed esportazione. Il manuale operativo vuole costituire un aiuto per gli SM che istituiscono tali sistemi di regolamentazione per la prima volta e favorire la standardizzazione di quelli già esistenti nell'unione europea. La materia trattata da questo manuale è quella disciplinata dalle tre direttive che hanno per oggetto la qualità e la sicurezza dei tessuti e delle cellule umani utilizzati per il trapianto o nella procreazione assistita Direttiva 2004/23/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 31 marzo 2004, sulla definizione di norme di qualità e di sicurezza per la donazione, l'approvvigionamento, il controllo, la lavorazione, la conservazione, lo stoccaggio e la distribuzione di tessuti e cellule umani (GU L 102 del , pag. 48). Direttiva 2006/17/CE della Commissione, dell'8 febbraio 2006, che attua la direttiva 2004/23/CE del Parlamento europeo e del Consiglio per quanto riguarda determinate prescrizioni tecniche per la donazione, l'approvvigionamento e il controllo di tessuti e cellule umani (GU L 38 del , pag. 40). Direttiva 2006/86/CE della Commissione, del 24 ottobre 2006, che attua la direttiva 2004/23/CE del Parlamento europeo e del Consiglio per quanto riguarda le prescrizioni in tema di rintracciabilità, la notifica di reazioni ed eventi avversi gravi e determinate prescrizioni tecniche per la codifica, la lavorazione, la conservazione, lo stoccaggio e la distribuzione di tessuti e cellule umani (GU L 294 del , pag. 32). 4

5 Alcune sezioni del manuale riguardano i tessuti e le cellule umani impiegati, per esempio, come materie prime per la produzione di medicinali per terapie avanzate (MTA) (ossia, per la terapia genica, la terapia cellulare somatica e l'ingegneria tessutale). In questi casi, si applicano le disposizioni delle direttive suindicate riguardanti la donazione, il prelievo e il controllo. Il regolamento 1394/2007 sui medicinali per terapie avanzate 4 è in applicazione dal 30 dicembre Gli SM sono tenuti a predisporre un sistema integrato per la gestione delle proprie competenze regolamentari all'interfaccia tra i settori tessuti/cellule e medicinali (status dei siti, prassi di ispezione, procedimento di accreditamento, designazione, autorizzazione o concessione di una licenza, tracciabilità dei materiali e sistemi di codifica). 2.0 Responsabilità degli ispettori Gli ispettori devono disporre di un mandato scritto delle autorità competenti per il compito specifico e di un'identificazione ufficiale. Devono raccogliere informazioni dettagliate da fornire all'autorità competente, secondo il mandato specifico dell'ispezione. Le ispezioni sono a campione, dato che gli ispettori non possono esaminare tutte le aree e tutta la documentazione durante un'unica ispezione. Gli ispettori non sono responsabili di carenze che non è stato possibile rilevare durante l'ispezione perché questa ha avuto una durata o una portata limitata o perché non è stato possibile osservare determinati processi durante l'ispezione. 3.0 Qualifiche e formazione 3.1 Istruzione ed esperienza Gli ispettori devono disporre almeno di: a) un diploma, certificato o altro attestato di qualificazione formale nel campo delle scienze mediche o biologiche, rilasciato alla conclusione di un corso universitario o di un corso riconosciuto come equivalente dallo Stato membro interessato e b) un'esperienza pratica nei campi pertinenti in un istituto di tessuti, cellule o sangue. Anche altre esperienze precedenti possono essere considerate pertinenti. 4 Regolamento (CE) n. 1394/2007 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 13 novembre 2007, sui medicinali per terapie avanzate recante modifica della direttiva 2001/83/CE e del regolamento (CE) n. 726/2004 (GU L 324 del , pag. 121). 5

6 In casi eccezionali, le autorità competenti possono esentare dal requisito di cui al punto a) le persone in possesso di una notevole e rilevante esperienza. Gli ispettori devono avere un'esperienza pratica post laurea nei settori di pertinenza in un istituto di tessuti, cellule o sangue. Tra le altre esperienze precedenti che possono essere considerate pertinenti vi sono: esperienza adeguata nel settore farmaceutico, esperienza nel campo dell'assistenza sanitaria o esperienza in ambito normativo maturata lavorando all'interno di un'autorità competente (AC) che ispeziona Centri Trasfusionali o banche del sangue cordonale, istituti di tessuti e cellule o prodotti medicinali. 3.2 Qualità personali Gli ispettori devono possedere buone attitudini alle relazioni interpersonali. Devono essere buoni comunicatori, in grado di partecipare a discussioni e dibattiti in modo efficace, comprendere rapidamente questioni complesse e agire in modo deciso, mantenendo al contempo un adeguato livello di tatto e comportamento professionale. Gli ispettori devono avere un elevato livello di integrità e maturità personale, essere aperti, comprendere questioni complesse, possedere capacità di giudizio, risolutezza, competenze analitiche e tenacia nonché essere in grado di percepire le situazioni in modo realistico. 3.3 Formazione iniziale Al fine di assumere una posizione all'interno di un ispettorato, i nuovi ispettori devono dimostrare di possedere le qualifiche e/o l'esperienza necessarie per svolgere le funzioni previste. Inoltre, si deve tener presente che le competenze richieste a un ispettore sono di tipo specialistico. L'ispettorato dispenserà quindi una formazione iniziale, indipendentemente dalle qualifiche o dall'esperienza precedente. La formazione iniziale deve riguardare almeno i seguenti argomenti: attività degli istituti dei tessuti (IT) (donazione, prelievo, controllo, lavorazione, conservazione, stoccaggio e distribuzione); sistemi di accreditamento, designazione, autorizzazione o concessione di una licenza nello SM; direttive UE in materia di tessuti e cellule; tecniche e procedure d'ispezione, con esercizi pratici; sistemi internazionali di gestione della qualità (ISO ed EN); sistema sanitario nazionale e organizzazione dei tessuti e delle cellule nello SM; legislazione nazionale in vigore nello SM; organizzazione delle autorità nazionali di regolamentazione; strumenti d'ispezione internazionali ed altri organismi pertinenti. Gli ispettori devono inoltre ricevere una formazione continua su questi temi, per tenersi aggiornati su qualsiasi cambiamento tecnico e giuridico. 3.4 Formazione specializzata Come è stato indicato in precedenza, gli ispettori, in generale, disporranno di un'ampia gamma di competenze ottenute grazie ai loro studi, alle loro qualifiche, all'esperienza di lavoro precedente e/o alla formazione complementare. Tuttavia, è improbabile che gli ispettori abbiano lo stesso livello di conoscenza in ogni materia connessa ai tessuti e alle 6

7 cellule. Occorre definire una procedura che permetta di analizzare i bisogni formativi dei nuovi assunti e del personale in servizio perché gli ispettori possano assolvere i loro compiti secondo lo standard richiesto. I temi principali per i quali può essere necessaria una formazione specializzata degli ispettori sono: principi generali del trapianto di tessuti e cellule; conoscenza di base dei processi e delle attrezzature impiegate negli IT; principi di base delle tecniche di procreazione medicalmente assistita (PMA); conoscenza di base dei regolamenti applicabili ai dispositivi medici; conoscenza di base della legislazione farmaceutica (in particolare, del regolamento sui MTA); progettazione, convalida e manutenzione di ambienti e attrezzature critici; sistemi di elaborazione e protezione dei dati; comunicazione efficace, compresa la gestione dei conflitti; igiene generale; identificazione di attività illecita o fraudolenta e successiva azione intrapresa nei confronti di tale attività; tecniche di laboratorio, prove diagnostiche in vitro (test di screening e tecniche per l'amplificazione degli acidi nucleici); gestione dei rischi; orientamenti/prescrizioni nazionali specifici; malattie trasmissibili; vigilanza e sorveglianza. Gli ispettori devono ricevere inoltre ricevere una formazione continua su questi temi, per tenersi aggiornati su qualsiasi cambiamento tecnico e giuridico. 3.5 Formazione pratica Il programma di formazione pratica deve comprendere la partecipazione come osservatore a una serie di ispezioni, il cui numero deve essere definito dall'ispettorato. Gli ispettori in formazione devono in primo luogo osservare un ispettore autorizzato nell'esecuzione di una serie di ispezioni, quindi partecipare personalmente a una serie di ispezioni e, infine, condurre una serie di ispezioni con la supervisione di un ispettore autorizzato. 3.6 Autorizzazione Il raggiungimento della competenza da parte degli ispettori in formazione deve essere confermata e documentata dall'ac prima che questi siano autorizzati a condurre ispezioni. Il rendimento e la competenza degli ispettori devono essere periodicamente riesaminati alla luce dei requisiti del sistema di qualità applicati dall'autorità competente o dall'ispettorato. 4.0 Tipi di ispezione Possono essere eseguite ispezioni di vario tipo, in base alle attività dell'it e delle terze parti interessate. Possono essere sul posto o documentali, possono riguardare l'intero sistema oppure concentrarsi su uno o più temi specifici (sistemi di qualità, lavorazione di 7

8 tessuti e cellule specifici, processo di preparazione specifico o un particolare problema, ecc.). Le ispezioni generali orientate ai sistemi devono essere eseguite sul posto e riguardare tutti i processi e le attività, ivi compresi struttura organizzativa, politiche, responsabilità, gestione della qualità, personale, documentazione, impianti, attrezzature, contratti, denunce, ritiri di tessuti o cellule, audit, ecc. Devono essere eseguite almeno una volta ogni quattro anni di attività. Devono essere eseguite prima dell'accreditamento, della designazione, dell'autorizzazione o della concessione di una licenza a un IT (tuttavia, può essere necessario basare l'accreditamento, la designazione, l'autorizzazione o la concessione di una licenza su di una verifica di documenti). Possono essere necessarie per qualsiasi variazione significativa rispetto all'accreditamento, alla designazione, all'autorizzazione o alla concessione di una licenza iniziali (per esempio cambiamento dell'attività o dei processi di preparazione). Possono essere altresì necessarie per carenze rilevate precedentemente (per esempio eventi avversi gravi (EAG) o reazioni avverse gravi (RAG)). Le ispezioni tematiche devono essere eseguite sul posto e riguardare uno o più temi specifici, come i sistemi di gestione della qualità, la lavorazione di tessuti o cellule specifici, specifici processi di preparazione, ecc. Devono essere eseguite: al momento di una valutazione intermedia, nell'intervallo tra due ispezioni generali orientate ai sistemi; quando i processi di preparazione sono nuovi, complessi, innovativi o specifici per un IT; ogniqualvolta viene riferito un cambiamento significativo di uno dei temi specifici; se necessarie, in presenza di una specifica carenza (anche pregressa) (per esempio EAG o RAG). Gli esami documentali non sono eseguiti sul posto, ma a distanza. Possono riguardare tutti i processi e le attività oppure concentrarsi su uno o più temi specifici. Si baseranno su un fascicolo aggiornato degli istituti dei tessuti (FIT) e possono essere utilizzati nelle seguenti situazioni: per effettuare una valutazione iniziale delle attività degli IT; in vista di ispezioni sul posto; al momento di una valutazione intermedia, nell'intervallo tra due ispezioni generali orientate ai sistemi, in assenza di cambiamenti significativi. Reispezioni possono essere necessarie come follow-up o come valutazione supplementare per monitorare le azioni correttive richieste in risposta alla precedente ispezione. 8

9 Possono essere eseguite anche altre ispezioni specifiche: Ispezioni dei laboratori di controllo del donatore: la valutazione sul posto della conformità alla buona prassi di laboratorio di controllo di qualità rientra normalmente in tali ispezioni, che possono essere eseguite da un'ac diversa dall'ac responsabile dell'ispezione dell'it, in base alla situazione di ciascuno SM. Tuttavia, possono rientrare in un'ispezione generale orientata ai sistemi o in un'ispezione tematica se il laboratorio di controllo fa parte di un istituto dei tessuti. Ispezioni di terzi: le autorità competenti devono eseguire ispezioni sul posto alle parti terze, in particolare laddove ciò risulti opportuno sulla base di una valutazione dei rischi. Le ispezioni alle parti terze devono essere prese in considerazione nelle seguenti situazioni, per esempio: se le parti terze forniscono servizi critici a un numero significativo di IT, per esempio un impianto commerciale di lavorazione dei tessuti, un'organizzazione centralizzata di selezione dei donatori e/o prelievo dei tessuti o una ditta per la sterilizzazione; se le parti terze forniscono servizi critici a un unico IT, ma tale istituto distribuisce un numero elevato di tessuti o cellule; se l'ispezione all'it rileva un alto livello di non conformità rispetto all'accordo scritto della parte terza. Ispezioni congiunte: circostanze specifiche, come una limitazione delle risorse o delle competenze, possono portare uno Stato membro a prendere in considerazione la possibilità di chiedere a un'altra autorità competente dell'unione europea di eseguire sul proprio territorio ispezioni congiunte, in collaborazione con il personale dello Stato membro richiedente. 5.0 Programma delle ispezioni Le AC devono pianificare l'ordine delle ispezioni in anticipo. Devono elaborare un programma e garantire che la frequenza delle ispezioni dei singoli IT sia conforme a quella prevista. È necessario stanziare risorse sufficienti al fine di svolgere il programma designato di ispezioni in modo adeguato. La direttiva 2004/23/CE prevede che gli istituti dei tessuti debbano essere ispezionati a intervalli di almeno due anni. Un'ispezione generale orientata ai sistemi, comprendente tutti i campi di attività, è raccomandata almeno ogni quattro anni. Nell'intervallo tra due ispezioni generali orientate ai sistemi può essere eseguita un'ispezione tematica incentrata su un particolare tema o processo (forse connesso a carenze riferite in precedenza o a nuove attività). In alternativa, in assenza di cambiamenti significativi dopo l'ultima ispezione sul posto, può essere effettuato un esame documentale. 9

10 5.1 Prioritizzazione delle ispezioni Le ispezioni devono essere programmate conformemente ai criteri documentati basati sulla valutazione del rischio. Per le ispezioni ordinarie, i criteri di programmazione devono essere connessi ai seguenti indicatori: complessità delle procedure; conformità alla normativa vigente (come indicato nel FIT compilato); situazione pregressa (per esempio numero di non conformità rilevate in una precedente ispezione); numero di eventi/reazioni avversi riferiti o ritiro di tessuti o cellule distribuiti; volume di attività, ivi compresi cambiamenti significativi. 5.2 Ispezioni senza preavviso Le ispezioni possono essere organizzate senza preavviso all'it, se esistono prove o informazioni che giustifichino tale azione. I criteri per lo svolgimento di tali ispezioni senza preavviso possono comprendere il sospetto di attività illecita o fraudolenta, gravi violazioni di norme che potrebbero esporre donatori o riceventi a rischi, una reazione avversa grave che provoca la morte del paziente o un ritiro su vasta scala di prodotti, ecc. 6.0 Procedure di ispezione La presente sezione offre un orientamento generale in merito alle procedure di qualsiasi tipo di ispezione. Gli allegati da 1 a 5 forniscono orientamenti tecnici sulle modalità di verifica della conformità a determinate prescrizioni tecniche relativamente a: prelievo di tessuti e cellule e controllo del donatore (allegato 1); accettazione, lavorazione, stoccaggio e distribuzione (allegato 2); valutazione dei processi di preparazione (allegato 3); esame dei rapporti sulla valutazione del rischio (allegato 4), nonché importazione ed esportazione (allegato 5). 6.1 Procedure di ispezione: fase preispettiva La composizione del gruppo deve essere decisa prendendo in considerazione il tipo di ispezione. Un unico ispettore può eseguire le ispezioni se la valutazione del rischio svolta dalle autorità competenti prima dell'ispezione ha constatato che l'it è idoneo a essere ispezionato da un'unica persona. Tuttavia, le ispezioni effettuate da un unico ispettore dovrebbero essere, in generale, evitate. Se le risorse lo permettono, il gruppo di ispettori è composto da membri con competenze diverse. È necessario che almeno uno degli ispettori abbia il livello di competenze o istruzione previsto dall'articolo 17 della direttiva 2004/23/CE per la persona responsabile dell'it o l'istruzione e la formazione necessarie a ispezionare il sito. Se necessario, gli ispettori possono richiedere l'assistenza di un esperto tecnico (per esempio nella tecnologia delle cellule staminali o nella tecnologia della riproduzione medicalmente assistita) o di altri esperti (per esempio giuristi o medici) per un'ispezione 10

11 specifica. Gli esperti devono avere conoscenze specialistiche nel campo interessato dall'ispezione. Il ruolo degli esperti non è quello di ispezionare, bensì di prestare consulenze agli ispettori in merito a questioni tecniche. Il ruolo degli esperti nel gruppo deve essere chiaramente definito in documenti formali, l'accordo di riservatezza firmato dagli esperti e la dichiarazione di assenza di conflitto di interessi. Gli esperti devono essere informati della politica dell'ispettorato in materia di svolgimento delle ispezioni. Prima di procedere all'ispezione, gli ispettori devono familiarizzarsi con l'organizzazione da ispezionare e questa fase preparatoria comprende almeno: l'esame del fascicolo dell istituto dei tessuti (FIT) per valutare lo status attuale in rapporto alle direttive UE in materia di tessuti e cellule e qualsiasi normativa nazionale rilevante; l'esame del fascicolo dei processi di preparazione (FPP); un esame dei rapporti di eventuali precedenti ispezioni; un esame delle eventuali variazioni (cambiamenti) dell'autorizzazione degli IT; prescrizioni specifiche relative ad abbigliamento e vaccinazioni per poter accedere all'it; un esame di eventuali azioni correttive intraprese in risposta alle precedenti ispezioni; un esame degli eventuali ritiri di tessuti o cellule avvenuti dopo la precedente ispezione; un esame degli eventuali eventi avversi gravi (EAG) o reazioni avverse gravi (RAG) notificate dopo la precedente ispezione; un esame delle norme o delle linee guida nazionali applicabili al sito da ispezionare; il volume delle attività, ivi compresi i cambiamenti significativi. Per l'ispezione da eseguire può essere preparato un piano di ispezione specifico, che deve prendere in considerazione le questioni messe in luce dall'esame preliminare all'ispezione, per le quali si rende necessaria un'indagine specifica durante l'ispezione, e mettere in evidenza gli aspetti emersi durante l'esame del FIT, di modo che siano discussi e valutati durante l'ispezione. È prassi raccomandata informare in anticipo l'organizzazione da ispezionare: degli obiettivi e della portata dell'ispezione, alla luce delle precedenti ispezioni, ivi compresa l'ispezione ai centri di prelievo, ove opportuno; delle persone che devono essere presenti durante l'ispezione; nel caso in cui debbano essere ispezionati processi particolari, è necessaria la presenza delle persone che ne sono direttamente responsabili; dell'identità dei membri del gruppo di ispezione e dei loro ruoli individuali; del momento e del luogo in cui deve essere eseguita l'ispezione (data, ora e luogo); delle unità organizzative da ispezionare; dell'ora e della durata previste per ciascuna attività di ispezione (locali, processi, ecc.); di una indicazione della documentazione principale che deve essere disponibile per la revisione durante l'ispezione; dell ora delle riunioni di apertura e di chiusura; 11

12 del tempo previsto indicativamente per la trasmissione del rapporto scritto sull'ispezione ; della possibilità che, ove necessario, i risultati dell'ispezione possano essere condivisi con altre autorità di regolamentazione della stessa o di un'altra AC. 6.2 Procedure di ispezione: fase ispettiva Gli ispettori devono adoperarsi al fine di creare un'atmosfera costruttiva durante l'ispezione. Devono essere consapevoli della propria influenza sui processi decisionali. Devono rispondere alla domande evitando di assumere il ruolo di consulente. Tuttavia, i compiti degli ispettori non si limitano esclusivamente al rilevamento di errori, carenze e divergenze; essi devono affiancare a qualsiasi risultato osservazioni istruttive e incoraggianti. Le ispezioni possono turbare il normale ritmo di lavoro nell'organizzazione ispezionata. Gli ispettori devono, pertanto, fare in modo di non mettere a rischio i tessuti o le cellule e lavorare in maniera attenta e pianificata. Gli ispettori avranno accesso a informazioni riservate. Devono trattarle con particolare attenzione e in conformità alle norme vigenti in materia di tutela della riservatezza e a divulgazione al fine di tutelare la sanità pubblica. In alcuni casi, gli ispettori possono prendere copie di documenti che potrebbero essere utili alla redazione del rapporto di ispezione iniziale o come prova di particolari risultati. In alcuni SM, gli ispettori possono scattare fotografie o realizzare filmati come prove dei siti, purché non interferiscano con il processo o con la qualità e la sicurezza dei tessuti o delle cellule Riunione di apertura Gli ispettori devono organizzare una riunione di apertura durante la quale, di norma, incontrano i dirigenti e il personale dell'organizzazione, in particolare la persona responsabile (PR). Questa riunione ha lo scopo di presentare gli ispettori e gli esperti che eventualmente li accompagnano e a discutere il piano di ispezione (che può essere soggetto a modifiche senza preavviso). Durante la riunione di apertura gli ispettori devono: illustrare la finalità e la portata dell'ispezione; esaminare la struttura di gestione dell'organizzazione (organigramma); identificare i documenti che possono essere richiesti durante l'ispezione, in base alle attività o aree su cui gli ispettori scelgono di concentrarsi, anche se tutti i documenti dovrebbero già essere disponibili in questa fase; confermare che tutte le informazioni saranno trattate come riservate; spiegare se le carenze saranno notificate man mano che vengono rilevate o durante le riunioni alla fine di ogni giorno in cui saranno riassunti i rilievi o se saranno notificate solo durante la riunione di chiusura. Su richiesta, il personale dell'it deve essere in grado di: descrivere il sistema di gestione della qualità; spiegare la struttura organizzativa e le procedure operative; spiegare ogni passaggio dal prelievo alla lavorazione e distribuzione; 12

13 spiegare i cambiamenti significativi di impianti, attrezzature, processi e personale dall'ultima ispezione; spiegare le modalità di risoluzione delle carenze se tali informazioni non sono state già inoltrate all'ac; designare le persone incaricate di accompagnare gli ispettori; assegnare una stanza per gli ispettori, se necessario; se l'ispezione viene eseguita da un gruppo, sarà necessaria una stanza separata per momenti di riunione del gruppo ispettivo. Una visita rapida del sito subito dopo la riunione di apertura può essere utile per familiarizzarsi con il sito e qualsiasi cambiamento significativo occorso rispetto alla precedente ispezione. Tale visita non deve sostituire la visita dettagliata degli impianti che ha luogo successivamente nel corso dell'ispezione. In alcuni casi, può essere necessario in questa fase osservare determinate attività che non avranno luogo quando l'area sarà visitata successivamente nell'ispezione Ispezione della struttura Questo tipo di ispezione deve comprendere una visita dettagliata per verificare se la disposizione e la progettazione degli impianti e delle attrezzature sono idonee, come descritto nel FIT, e se la modalità in cui vengono utilizzati è conforme alle operazioni previste. Qualsiasi cambiamento dall'ultima ispezione deve essere riesaminato. Di norma, gli ispettori seguono il flusso delle attività per le quali l'it è o sarà autorizzato, tenendo conto delle disposizioni dettagliate delle direttive 2004/23/CE, 2006/17/CE e 2006/86/CE. A volte è opportuno concentrarsi su un reparto dell'organizzazione se sussistono problemi o requisiti particolari. È necessario considerare i settori dei servizi pertinenti, per esempio sistemi idrici, di vaporizzazione o di ventilazione e supporto all'ingegneria. Durante la visita degli impianti, gli ispettori devono sempre discutere con il personale, i supervisori e gli operatori le osservazioni che emergono, al fine di accertare i fatti, indicare le aree problematiche e valutare le conoscenze e le competenze del personale Esame della documentazione Il sistema di documentazione, ivi compresi specifiche, processi di preparazione, istruzioni di trasporto e imballaggio, procedure e dati relativi ai diversi processi, attività di controllo della qualità e distribuzione, deve essere controllato esaminando esempi selezionati, sia durante l utilizzazione del sistema che dopo la compilazione delle registrazioni. Un'ispezione generale orientata ai sistemi, di norma, comprende l'esame del sistema di gestione della qualità documentato per le attività per le quali è stata concessa o viene chiesta l'autorizzazione, ivi compreso il seguente elenco indicativo: mansionari, organigramma, ruolo della PR e del medico designato 5 ; 5 Ogni istituto dei tessuti deve potersi avvalere di un medico designato per prestare consulenze e supervisionare le attività mediche dell'istituto, quali la selezione dei donatori, la verifica degli esiti clinici dei tessuti e cellule applicati o le eventuali interazioni con gli utenti clinici. 13

14 formazione del personale, ivi compresa la formazione iniziale, i piani di riqualificazione professionale, nonché la valutazione delle competenze; controllo dei documenti, ivi compreso il mantenimento (per esempio controllo dei cambiamenti) delle procedure operative standard (POS); convalida (processi) e qualifica (attrezzature e impianti); programmi di manutenzione preventiva (attrezzature e impianti); rilevamento e andamento del controllo della sterilità e delle condizioni della qualità dell'aria; eventuali criteri di selezione dei fornitori; contratti con parti terze e fornitori; sistema di revisione interna, autoispezione e azioni correttive e preventive; gestione dello scarto, dello stoccaggio e della distruzione di materiale di donatori nel caso in cui non sia idoneo all'applicazione sull'uomo; gestione di reclami, non conformità, reazioni avverse gravi (RAG), eventi avversi gravi (EAG), ritiro di tessuti e cellule e piani di emergenza per la cessazione delle attività; tracciabilità, trattamento dei dati e riservatezza; importazione ed esportazione; tenuta dei registri: relazione annuale sulle attività e relazione annuale sulla vigilanza. È necessario che la persona responsabile sia intervistata e che sia eseguita una valutazione critica del suo ruolo. È necessario identificare chiaramente le operazioni date in concessione e le responsabilità delle diverse parti e deve essere esaminata la conformità dei contratti alle normative nazionali di recepimento delle direttive 2004/23/CE, 2006/17/CE e 2006/86/CE. Durante l'ispezione devono essere esaminati la procedura per la registrazione e l'esame degli EAG e delle RAG e il sistema per il ritiro di tessuti e cellule distribuiti all'interno e all'esterno dello SM.Ogni segnalazione di EAG e RAG deve essere esaminata e discussa. Deve essere esaminato il sistema di esecuzione delle autoispezioni nell'organizzazione. Sebbene le relazioni non siano di norma lette dagli ispettori, un esame del calendario degli audit o delle autoispezioni dell'anno precedente può essere utile per confermare il soddisfacente completamento degli audit. Tale esame può essere seguito da un controllo del registro delle azioni correttive e preventive svolte nei momenti in cui sono stati eseguiti gli audit e le autoispezioni al fine di garantire che sia stata intrapresa l'azione appropriata. Devono essere esaminate le procedure per il controllo delle importazioni o delle esportazioni di tessuti e cellule (ove opportuno) e la documentazione relativa ai singoli casi. L'allegato 5 contiene orientamenti tecnici in merito all'ispezione delle importazioni e delle esportazioni. Le ispezioni tematiche includono l'esame della documentazione relativa al tema in questione. 14

15 In caso di ispezioni relative ai processi, l'esame comprenderà la documentazione specifica relativa a uno o più processi completati o meno per la preparazione di tessuti o cellule specifici, ivi compresi: conformità al fascicolo dei processi di preparazione (cfr. allegato 9); tracciabilità e rilevamento (ivi compreso il sistema di codifica dei donatori e dei tessuti o delle cellule in vigore); convalida dei processi; istruzioni e registri di lavorazione (POS); procedure di rilascio; specifiche e dati sul controllo della qualità per materie prime, prodotti intermedi e tessuti e cellule finiti, altri materiali, reagenti e dispositivi tecnici; imballaggio ed etichettatura; distribuzione Riunione di chiusura Una volta completata l'ispezione, gli ispettori devono riassumere i risultati nella riunione di chiusura con i rappresentanti dell'organizzazione, di norma la PR, la persona responsabile del sistema di gestione della qualità (ove opportuno) e il personale invitato dalla PR. La riunione di chiusura rappresenta una parte significativa dell'ispezione. Le carenze osservate durante l'ispezione devono essere descritte chiaramente e, se richiesto dalla POS dell'ac, notificate all'organizzazione per iscritto. Un formato standard proposto è mostrato nell'allegato 7. La gravità delle carenze riscontrate deve essere espressa verbalmente e i fatti e le prove obiettive a sostegno delle osservazioni, in particolare relativamente ai risultati significativi o critici, devono essere descritti durante tale riunione. L'organizzazione può, se desidera, discutere le proposte iniziali per un'azione correttiva. Nella misura del possibile, tutte le osservazioni pertinenti devono essere riferite in occasione di tale riunione, affinché l'organizzazione possa avviare l'azione correttiva necessaria quanto prima. Le carenze devono essere riportate con riferimento alle normative nazionali di recepimento delle tre direttive UE in materia di tessuti e cellule. Nel caso di carenze critiche che presentano un rischio immediato per la salute e la sicurezza di donatori e di riceventi di tessuti e cellule, l'ispettorato deve delegare le competenze agli ispettori al fine di richiedere la quarantena immediata e/o la cessazione della fornitura e, ove opportuno, il richiamo dei tessuti o delle cellule umani interessati. In tali circostanze particolari, è necessario seguire le POS dell'ac pertinente Note di ispezione I rapporti di ispezione devono basarsi sulle note redatte durante l'ispezione. Tali note devono essere gestite conformemente alle prassi specificate dall'ac. Un modulo dei risultati dell'ispezione da poter utilizzare per registrare i risultati è fornito nell'allegato Procedure di ispezione: fase postispettiva Rapporto di ispezione e azione correttiva Un rapporto scritto sull ispezione deve contenere informazioni generali sull'it, una descrizione dell'ispezione, nonché le osservazioni e le conclusioni che ne derivano. Il rapporto deve altresì contenere un riferimento al fascicolo degli istituti dei tessuti (FIT), unitamente a qualsiasi correzione al FIT riscontrata dall'ispezione. 15

16 L'allegato 8 contiene una proposta di formato comune per il rapporto, che comprende anche una classificazione standard delle carenze. I risultati dell'ispezione possono essere estratti dal rapporto e inviati all'it a mezzo lettera o può essere inviata all'it l'intero rapporto, secondo le procedure interne dell'ac. Le conclusioni del rapporto devono chiaramente identificare le carenze, classificandole come critiche, significative o di altro tipo (in base alle definizioni di cui all'allegato 8). Tale compito è solitamente svolto dall'ispettorato al fine di garantire la coerenza con altre ispezioni. È necessario fissare una data entro cui l'it deve presentare le proposte e un calendario per la rettifica delle carenze indicate nel rapporto (piano di azione). Gli ispettori devono valutare il piano di azione proposto e, su tale base, formulare una raccomandazione all'ac autorizzante in linea con il mandato specifico dell'ispezione, affermando chiaramente se l'it è conforme o meno alle normative nazionali di recepimento delle direttive 2004/23/CE, 2006/17/CE e 2006/86/CE. L'IT deve essere informato della decisione per iscritto. In alcuni casi, il gruppo di ispezione può ritenere necessario condurre una seconda visita al sito (reispezione) o richiedere ulteriori informazioni in merito all'azione correttiva prima di formulare una raccomandazione. L'azione intrapresa dall'ac dipenderà dalla natura e dalla portata delle carenze e dall'adeguatezza del piano di azione correttivo, alla luce delle direttive UE e dell'ampia conoscenza dell'ac delle prassi esistenti relative a tutti i tipi di IT Accreditamento, designazione, autorizzazione o concessione di una licenza agli IT A norma dell'articolo 6 della direttiva 2004/23/CE, l'ac accredita, designa, autorizza o rilascia una licenza agli istituti dei tessuti per le attività che svolgono. Nell'allegato 10 viene proposto un formato del certificato di autorizzazione in base alle disposizioni delle direttive 2004/23/CE, 2006/17/CE e 2006/86/CE. Tale formato può agevolare la creazione del registro pubblico dell'ac per gli IT previsto dalla direttiva 2004/23/CE (articolo10) e di una rete dei registri nazionali degli istituti dei tessuti, come previsto all'articolo 10, paragrafo 3. Il formato proposto comprende solo le informazioni minime che devono essere sempre incluse nel certificato e nel registro dell'ac degli IT autorizzati. Al fine di soddisfare i requisiti propri dell'ac, possono essere aggiunte ulteriori informazioni, che non verranno pubblicate nel registro pubblico, ma rientreranno nel registro nazionale tenuto dall'ac. Tale formato può essere utilizzato indipendentemente dal fatto che l'ac basi l'accreditamento, la designazione, l'autorizzazione o il rilascio di una licenza iniziali sulle ispezioni sul posto. Qualsiasi AC deve, su richiesta di un'altra AC, fornire una copia del certificato di autorizzazione di un IT. 16

17 Figura 1: procedura di ispezione Avvio dell'ispezione Nomina del responsabile del gruppo di ispezione Definizione degli obiettivi, della portata e dei criteri dell'ispezione Determinazione della fattibilità dell'ispezione Selezione del gruppo di ispezione Notifica dell'istituto da ispezionare Svolgimento dell'esame documentale Eesame del fascicolo degli istituti dei tessuti (FIT) Determinazione dell'adeguatezza in relazione ai criteri di ispezione Preparazione dell'ispezione sul posto Preparazione del piano di ispezione Assegnazione del lavoro al gruppo di ispezione Preparazione dei documenti di lavoro Svolgimento dell'ispezione sul posto Svolgimento della riunione di apertura Comunicazione durante l'ispezione Decisione dei ruoli e delle responsabilità delle guide e degli osservatori Raccolta e verifica delle informazioni Generazione dei risulti dell'ispezione Preparazione delle conclusioni dell'ispezione Svolgimento della riunione di chiusura Preparazione, approvazione e distribuzione del rapporto di ispezione Preparazione del rapporto di ispezione Approvazione e distribuzione del del rapporto di ispezione con le carenze classificate Proposta di un piano di azione (da parte dell'istituto ispezionato) Valutazione del piano di azione Formulazione di raccomandazioni all'ac in merito ad autorizzazione, accreditamento e concessione di una licenza Seguito dell'ispezione 17

18 7.0 Sistema di gestione della qualità dell'ispettorato Tutte le autorità competenti dispongono di un sistema di gestione della qualità comprendente POS adeguate e un sistema di revisione interna appropriato. Esse effettuano regolarmente una valutazione dei propri sistemi d'ispezione alla luce delle proprie procedure specificate. Di seguito sono elencate le informazioni che possono essere utili per l'elaborazione del sistema di gestione della qualità. 7.1 Rendimento del sistema Ogni AC fissa il proprio elenco degli indicatori. Come minimo devono essere valutati regolarmente i seguenti indicatori di prestazione: numero di visite di ispezione effettuate annualmente; numero di centri che ogni anno vengono accreditati, designati, autorizzati o diventano titolari di una licenza; tempo medio dall'ispezione alla relazione finale; numero di processi valutati annualmente; numero di processi autorizzati annualmente; tempo medio dalla domanda di autorizzazione del processo alla relazione finale; confronto dei risultati di ispezioni successive. 7.2 Rendimento degli ispettori Gli eventuali ispettori ed esperti saranno soggetti a un esame annuale del loro rendimento che prevederà l'identificazione dei bisogni formativi. Tra gli indicatori di prestazione che devono essere regolarmente riesaminati vi sono: il numero di ispezioni eseguite annualmente da ogni ispettore; il numero di centri accreditati, designati, autorizzati o a cui è rilasciata una licenza (ove applicabile) da parte di ciascun ispettore; il tempo medio impiegato da ciascun ispettore dall'ispezione alla relazione finale; il numero di processi valutati (ove applicabile) annualmente da ciascun ispettore ; il numero di processi autorizzati (ove applicabile) annualmente da ciascun ispettore. 7.3 Competenze degli ispettori Il sistema deve prevedere una valutazione periodica, per esempio da parte di ispettori esperti o specializzati che osservano le visite di ispezione, al fine di valutare le competenze dell'ispettore nei seguenti campi: la portata e la complessità dell'ispezione; la capacità di riconoscere le carenze; la valutazione della gravità delle carenze; l'azione raccomandata; l'efficacia con cui viene svolta l'azione decisa. 18

19 Nota: questi indicatori devono essere adattati al tipo, alla dimensione e alla complessità degli IT ispezionati. 19

20 Allegato 1: prelievo e controllo del donatore Prelievo Gli ispettori devono controllare se l'organizzazione di prelievo soddisfa le prescrizioni previste dalla direttiva 2006/17/CE nonché le misure di attuazione degli SM. Le prassi sulla donazione e sul prelievo possono essere verificate: indirettamente attraverso una revisione di tali servizi presso l'it; o direttamente tramite una specifica ispezione di un sito in cui si svolgono tali attività. I seguenti metodi sono raccomandati per verificare la conformità a dette prescrizioni: Esame dei documenti Organigramma: mansionario, qualifiche e competenze del medico designato nonché qualifiche e formazione dello staff; autorizzazione e accreditamento delle condizioni di prelievo (se l'ac non è responsabile dell'autorizzazione); registro dei donatori: POS e registri; processo di prelievo: POS e registri; POS per la verifica dell'identità del donatore; POS per la valutazione dei criteri di selezione dei donatori cadavere (a cuore battente e a cuore fermo) e donatori viventi; POS per il prelievo di campioni di sangue per il controllo sierologico e/o delle tecniche per l'amplificazione degli acidi nucleici (NAT) dei donatori, identificazione e trattamento dei campioni, nonché convalida e valutazione degli esami di laboratorio; POS per imballaggio, etichettatura e trasporto, ove applicabile; sistema di tracciabilità (per esempio codifica dei tessuti o delle cellule prelevati); documentazione di accompagnamento dei tessuti o delle cellule all'it; POS per la gestione di EAG e RAG. Colloqui con il personale Colloqui con il personale selezionato per valutarne la conoscenza e comprensione delle procedure e l'adeguatezza della formazione ricevuta. Osservazioni ed esami Gli ispettori devono controllare che la selezione e la valutazione dei donatori siano state effettuate in conformità alle POS e descritte in dettaglio nei registri da parte di personale formato. La selezione dei donatori e i registri di controllo devono essere riesaminati dagli ispettori per verificare la conformità ai requisiti 20

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