PRIVACY IN AZIENDA. Introduzione Privacy in azienda

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2 Capitolo n. 1 Attuazione della privacy in azienda Nel capitolo viene riportata un' illustrazione sintetica degli adempimeti e degli obblighi che debbono rispettare le imprese nella loro attività perr attuare il codice della privacy.

3 Capitolo n. 2 Le misure di sicurezza Nel capitolo sono riportate le misure minime di sicurezza previste dal codice della privacy L'originario obbligo - sanzionato - di predisporre il Documento Programmatico sulla Sicurezza (DPS) è stato abrogato insieme all'obbligo di darne conto nella relazione accompagnatoria del bilancio (DL n. 5/2012, art. 45, convertito con legge n. 35/2012). Per agevolare le aziende nell'attuazione di queste misure, nella tabella allegata riportiamo alcuni documenti e norme utili. Disciplinare tecnico (allegato B) all. B.doc Sanzioni (artt ) Artt doc Circolari esplicative sulle misure di sicurezza: Circolare Circolare Circolare Linee guida per la compilazione del documento programmatico sulla sicurezza Guida operativa per redigere il documento programmatico sulla sicurezza: modello non vincolante proposto dal Garante

4 Capitolo n. 3 Gli orientamenti del Garante Sono state raccolte le massime dei principali provvedimenti emanati dal Garante in questi anni relativamente alle questioni di più diretto interesse delle imprese. capitolo 3.doc

5 Capitolo n. 4 Modulistica per la privacy da utilizzare in azienda Nel capitolo è riportata la modulistica principale necessaria per applicare la normativa sulla privacy nelle imprese. I modelli sono elaborati dal Coordinamento legale delle Associazioni ed Unioni Industriali del Triveneto. capitolo 4 -segnalibri e link doc

6 Capitolo n. 5 Norme e provvedimenti Nel capitolo sono riportate le principali normative che riguardano la materia della privacy capitolo 5 - agg doc

7 Capitolo n. 6 La giurisprudenza Nel capitolo sono raccolte le massime di giurisprudenza emesse dal 1997 al 2004 in materia di privacy

8 Capitolo n. 7 Tabelle sintetiche sul codice Sono riportate alcune tabelle che sintetizzano gli aspetti principali del codice sulla privacy Tabelle.doc

9 Capitolo n. 8 Le regole aziendali per l'utilizzo dei sistemi informatici e telematici In piena era digital, le aziende utilizzano sempre più le tecnologie informatiche e telefoniche che, se da un lato permettono innovative tecniche di gestione dell impresa, dall altro pongono numerose problematiche circa l utilizzo degli strumenti messi a disposizione dall azienda ai propri dipendenti e collaboratori per lo svolgimento delle mansioni e dei compiti affidati (telefoni IP, pc anche portatili, tablet, smartphone ). Altro importante aspetto, più recente, che richiede una particolare attenzione, è collegato all uso per scopi aziendali di app digitali e dei social network. In questa parte della Guida si intendono fornire alle organizzazioni aziendali, grandi e piccole, e ai datori di lavoro in genere, le indicazioni opportune per una corretta e adeguata gestione dei sistemi e delle applicazioni, tenendo presente che la messa a disposizione e la condivisione di strumenti informatici e digitali comporta una attenta verifica da attuarsi continuamente o almeno periodicamente delle norme e delle prescrizioni in vigore, specie in materia di controllo a distanza dei lavoratori e di tutela della privacy, e delle logiche attuate nell impresa.. Una corretta e aggiornata policy aziendale permette, rispettando la disciplina di legge, sistemi di controllo sull utilizzo di tali strumenti da parte di dipendenti ecollaboratori, e di sanzionare quegli usi scorretti che, oltre ad esporre l azienda a rischi patrimoniali e penali, possono considerarsi contrari ai doveri di diligenza e fedeltà previsti dagli artt e 2105 del Codice civile. Gestione e controlli sugli apparati, quali strumenti di lavoro la cui utilizzazione personale è preclusa, devono sempre garantire tanto il diritto del datore di lavoro di tutelare la propria organizzazione, quanto i diritti del lavoratore inerenti la sfera personale sanciti dallo Statuto dei lavoratori e dal Codice della privacy, e quindi il diritto alla dignità e alla riservatezza. Sull applicazione delle norme dello Statuto dei lavoratori (Legge n. 300/1970) la giurisprudenza è intervenuta in diverse occasioni, ponendo sia pur non sempre in modo coerente una serie di limitazioni e indicazioni delle quali è assolutamente necessario tener conto per una corretta gestione dei controlli da parte del datore. In particolare la Corte di Cassazione negli ultimi anni ha espresso tre concetti fondamentali: 1) in linea con il divieto già posto per telecamere e impianti di registrazione dall art. 4, 2 comma della Legge 300, sono assolutamente vietati i programmi e i sistemi volti direttamente al controllo dell attività del lavoratore (in questo senso, ad esempio, sarebbe illegittimo dotarsi di hardware o software preordinati al controllo a distanza sistematico, in forza del quale sia possibile monitorare o ricostruire l attività dei lavoratori); 2) tutti i sistemi che consentono anche indirettamente il monitoraggio della posta elettronica e degli accessi ad internet (quindi di fatto qualsiasi sistema informatico aziendale) sono necessariamente apparecchiature di controllo nel momento in cui, in ragione delle loro caratteristiche, consentono al datore di lavoro di controllare a distanza e in via continuativa durante la prestazione, l attività lavorativa, nonché se la stessa venga svolta in termini di diligenza e corretto adempimento (le pronunce recenti della Cassazione hanno sciolto i dubbi insorti nella giurisprudenza di merito specie negli anni Dieci, di fatto adeguandosi all impostazione del Garante della privacy); 3) conseguentemente al punto 2), la Cassazione, in linea con le Linee Guida del Garante del 1 marzo 2007, ha chiarito che il solo fatto di disporre di un sistema informativo aziendale e l effettuazione di controlli, rende applicabile la speciale procedura dell art. 4, 2 comma dello Statuto dei lavoratori, e quindi rende necessario l accordo con la RSU aziendale, ove esistente, o in alternativa l autorizzazione preventiva della Direzione Territoriale del Lavoro). L azienda quindi, soprattutto nell ipotesi intenda eseguire un controllo sull utilizzo degli strumenti informatici e, in caso di violazione, i relativi provvedimenti disciplinari, dovrà sottoscrivere l accordo o richiedere l autorizzazione succitati. I regolamenti aziendali, quali quello proposto, e in genere le policy aziendali che dettino regole e procedure sull uso degli strumenti informatici e telematici, non vanno a sostituirsi alla procedura prevista dal 2 comma dell art. 4 dello Statuto dei lavoratori in materia di controlli leciti, nei casi in cui tale procedura sia necessaria in base alla normativa giuslavoristica. Si evidenzia, inoltre, che l accesso da parte del datore di lavoro ai messaggi di posta elettronica presenti nella casella di posta assegnata ai singoli dipendenti potrebbe, potenzialmente, determinare violazione dell art. 616 del codice penale, che punisce la violazione, sottrazione e soppressione di corrispondenza anche telematica altrui, sia chiusa che aperta. Tuttavia, proprio l adozione di un regolamento aziendale che evidenzi la natura non personale della casella di posta assegnata, ne definisca modalità d uso e informi il personale circa possibili controlli, rappresenta un utile strumento anche per evitare la configurabilità di tale reato. Alla luce di quanto espresso sopra e tenuto conto delle Linee guida emanate dall Autorità garante per la protezione dei dati personali sulla disciplina della navigazione in internet e sulla gestione della

10 posta elettronica nei luoghi di lavoro (deliberazione n. 13 del 1 marzo 2007), il Coordinamento legale delle associazioni industriali del Triveneto, congiuntamente al Coordinamento dei servizi sindacali e con la collaborazione di esperti di Information Technology nelle medesime associazioni, ha elaborato lo schema di regolamento utilizzabile dalle imprese per disciplinare il corretto utilizzo degli strumenti informatici/telefonici da parte dei dipendenti e dei collaboratori. Il regolamento,,essendo rilevante ai fini delle eventuali azioni disciplinari attivabili dal datore di lavoro nei confronti del dipendente, è stato redatto tenendo opportunamente conto da una parte delle disposizioni della Legge n. 300/1970 in tema di provvedimenti disciplinari (art. 7), dall altra delle indicazioni emerse dalla giurisprudenza di legittimità e di merito. La violazione delle regole contenute nel regolamento da parte del personale può essere posta a base di un procedimento disciplinare, da attuarsi nelle forme previste dall art. 7 e dai c.c.n.l. applicati. In linea generale, alla contestazione disciplinare dovrà seguire un termine (di norma di 5 giorni decorrenti dalla ricezione della contestazione) entro cui il lavoratore potrà chiedere di essere sentito a sua difesa (difese che potranno essere svolte anche per iscritto o con l assistenza di un organizzazione sindacale): all esito potrà essere adottato l eventuale provvedimento disciplinare, con l irrogazione della sanzione. Va ricordato che, ai fini della legittimità dei procedimenti disciplinari, è sempre necessario che il codice disciplinare aziendale sia preventivamente affisso in luogo accessibile a tutti (non basta l inserimento nella intranet aziendale). Vanno inoltre considerati gli specifici obblighi previsti dal Codice della privacy (D.lgs. n.196/2003 e successive modifiche ed integrazioni) e dall allegato XXXIV del D.lgs. n.81/2008, Testo Unico sulla sicurezza e prevenzione degli infortuni sul lavoro (quest ultimo in tema di obbligo di informativa ai dipendenti sui controlli operati mediante il sistema informatico aziendale), nonché gli obblighi previsti dal disciplinare tecnico sulle misure minime di sicurezza allegato allo stesso Codice, se e in quanto applicabile. Il Codice della privacy stabilisce che l attività di controllo deve essere rispettosa dei principi fondamentali di proporzionalità (art. 3), deve avvenire nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell interessato (art. 2) e, soprattutto, che di tale attività deve essere fornita adeguata e preventiva informativa agli interessati, vale a dire ai dipendenti e ai collaboratori aziendali (art. 13). Il regolamento qui proposto ha lo scopo di informare gli interessati sulle finalità del controllo e sulle specifiche tecnologie adottate per effettuarlo. Particolare attenzione dovrà comunque venir prestata all attività di controllo della navigazione internet qualora, mediante l individuazione dei contenuti dei siti visitati, si determini un trattamento di dati sensibili per i quali deve sempre essere rispettato il principio della indispensabilità (art. 26, 4 comma, lett. c) del Codice). Si evidenzia che, secondo l orientamento del Garante espresso nel provvedimento generale n.13 del 1 marzo 2007, la procedura di accordo o di autorizzazione prevista dall art. 4, 2 comma dello Statuto dei lavoratori, in applicazione del cosiddetto principio di bilanciamento degli interessi, rappresenta un idoneo presupposto per il trattamento lecito dei dati personali degli utenti del sistema, in alternativa al consenso individuale degli stessi utenti. Il regolamento, oltre agli aspetti sin qui trattati, si propone di essere un utile strumento per sensibilizzare il personale su altri aspetti altrettanto importanti nella gestione dei sistemi informatici aziendali, quali la tutela legale del software (a tal proposito si suggerisce il controllo periodico sulla regolarità del software presente nel sistema informatico aziendale) e la protezione del know-how aziendale, quando queste importanti informazioni di proprietà dell impresa sono custodite nel sistema informatico. Si aggiunga inoltre l importanza che la partecipazione ai social network riveste nell attuale società dell informazione, con le conseguenze che ne potrebbero derivare per l immagine dell azienda; anche in merito a quest ultimo aspetto si è quindi ritenuto opportuno dettare alcune semplici, ma precise, regole comportamentali, dirette peraltro a tutelare lo stesso singolo utente che ne faccia uso. Tra l altro, se correttamente applicato e fatto rispettare, il regolamento può risultare anche un efficace strumento per limitare il rischio di insorgenza della responsabilità amministrativa a carico della società, prevista dal D.lgs. 8 giugno 2001, n In particolare, si ricorda che la tutela penale del software, disposta attraverso le specifiche disposizioni contenute negli articoli 171 e seguenti della Legge sul diritto d autore (Legge 22 aprile 1941 n. 633), prevede che possa sussistere anche la responsabilità amministrativa delle società, ai sensi dell art. 25-nonies del D.lgs. n.231/2001, qualora venga commesso, anche semplicemente da un dipendente dell azienda, uno dei reati ivi elencati dai quali l azienda stessa ne abbia tratto un vantaggio, seppur in modo indiretto: alla luce di tale normativa, la società o l impresa può quindi essere soggetta all applicazione di sanzioni pecuniarie e interdittive di non poco conto. Regolamento informatico - vers. coordinamento doc

11 Capitolo n. 9 Le regole aziendali per l'utilizzo dei sistemi di videosorveglianza Il provvedimento generale del Garante dell (sostituendo la precedente deliberazione generale del 2004) ha dettato le regole da rispettare per predisporre un sistema lecito di videosorveglianza, anche nell ambito aziendale. Il provvedimento ha carattere prescrittivo e la sua violazione comporta in ogni caso l applicazione di pesanti sanzioni pecuniarie amministrative, esponendo, altresì, l impresa a contestazioni più gravi. Il provvedimento delinea le finalità, le modalità e le regole di gestione dei sistemi di videosorveglianza ritenuti leciti; qualora l impresa voglia organizzare un sistema di videosorveglianza diverso da quello descritto dal provvedimento e caratterizzato da profili di criticità (ad esempio sistemi associati a dati biometrici per il riconoscimento delle persone, sistemi intelligenti, sistemi integrati con caratteristiche diverse da quelle standardizzate descritte nel provvedimento, periodo di conservazione delle immagini superiore a quello normalmente consentito) è sempre necessario richiedere preventivamente una valutazione al Garante, mediante l atto di interpello previsto dall art. 17 del codice privacy. Per i sistemi di videoregistrazione connessi in remoto, il provvedimento detta particolari misure organizzative e di sicurezza (punti 3.3., lett. f e 4.6). Si è peraltro tenuto conto nei modelli anche dell eventualità che il sistema di videosorveglianza sia cd. integrato, avvenendo questo nel caso in cui il titolare abbia in essere un rapporto contrattuale con società di vigilanza che compia servizi di questa natura attraverso l utilizzo dei medesimi sistemi di videosorveglianza installati presso il titolare stesso, ai quali può accedere in remoto il centro controllo di tale società. Infine, si rammenta che all interno dei luoghi di lavoro, poiché il sistema può determinare potenzialmente un attività indiretta di controllo a distanza dell attività dei lavoratori pur essendo il sistema, in sé, giustificato e legittimato da esigenze produttive od organizzative o da esigenze di tutela del lavoro, è necessario ottemperare alla prevista dall art. 4-2 comma della legge n.300/1970, per la quale si consiglia di contattare i funzionari dell area sindacale (in estrema sintesi, è necessario fare precedere l installazione dall accordo con la R.S.U. / R.S.A. In loro mancanza, o qualora l accordo non sia raggiunto, occorre ottenere la preventiva autorizzazione della Direzione Provinciale del Lavoro, trasmettendo alla stessa specifica richiesta di autorizzazione. Al riguardo, si precisa che il modello di richiesta è particolarmente ampio nelle varie ipotesi di videosorveglianza ivi previste; si precisa altresì che spesso le singole Direzioni Provinciali hanno già predisposto dei propri modelli di richiesta di cui l azienda potrà evidentemente servirsi). Di seguito si riportano alcuni modelli utili per definire un sistema di videosorveglianza conforme alle norme ed al provvedimento del Garante, basato su: policy aziendale, istruzioni agli incaricati del sistema, informativa ai dipendenti, nomina di responsabile esterno per i sistemi integrati di videosorveglianza, esempio di verbale di accordo sindacale, esempio di richiesta di autorizzazione alla Direzione Provinciale del lavoro. Cap.III Videosorveglianza policy e informativa - aggiornamento maggio 2014.doc

12 Capitolo n. 10 Tabella sintetica delle sanzioni Si riporta una tabella riassuntiva delle sanzioni penali, e pecuniarie amministrative previste dal codice della privacy, aggiornata con le modifiche introdotte con il decreto legge n. 207/2008 (convertito con la legge n. 14 del 2009).

13 Capitolo n. 11 Slides di sintesi sul nuovo codice Le tabelle riportano in sintesi gli elementi essenziali delle nuova legislazione

14 Capitolo n. 12 Atti del seminario del 17 ottobre 2005 Presentazione dr. Riccardo Larese Gortigo Presentazione avv. Alessandro del Ninno

15 Capitolo n. 13 Atti del seminario del 2 marzo 2006 Presentazione dr. Riccardo Larese Gortigo

16 Capitolo n. 14 Atti del seminario del 14 novembre 2008 Presentazione avv. Alessandro Del Ninno Presentazione dr. Riccardo Larese Gortigo

17 Capitolo n. 15 Atti del seminario del 10 novembre 2009 Presentazione avv. Alessandro Del Ninno Presentazione dr. Riccardo Larese Gortigo Provvedimento del Garante 27 novembre 2008 Provvedimento 27 novembre Risposte alle domande più frequenti (FAQ) Tabella sanzioni del codice privacy

18 Capitolo n. 16 Atti del seminario del 6 ottobre 2011 Relazione dr. Riccardo Larese Gortigo La semplificazione nella gestione delle misure sicurezza.ppt Relazione avv. Alessandro Del Ninno Slides semplificazioni Codice della privacy.ppt

19 Confindustria Vicenza

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