CAPMI CRUSCOTTO AZIENDALE PER LE PMI IL CONTROLLO AVANZATO DELLE VENDITE

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1 CAPMI CRUSCOTTO AZIENDALE PER LE PMI IL CONTROLLO AVANZATO DELLE VENDITE Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 1

2 Il punto di partenza L azienda che oggi vuol rimanere competitiva deve 1) Reagire velocemente ai cambiamenti del mercato 2) Abbattere i costi Non è più possibile basarsi esclusivamente sui dati contabili Anche se supportati dagli immancabili fiuto, sensazioni, ecc... I margini di guadagno si riducono sempre di più Senza dati a 360 e immediati si rischia di finire fuori mercato! Servirebbe un Controllo di Gestione.. Ma le PMI spesso si bloccano di fronte a soluzioni Troppo complesse e poco elastiche Progettate su realtà non italiane.. e piuttosto costose Risultato: il problema non si risolve ma si sposta più in là Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 2

3 La soluzione del Cruscotto Aziendale E un insieme di software e consulenza Per avere sotto controllo le vendite Per agire rapidamente Una soluzione ad hoc per ogni azienda Perché ogni azienda è diversa dalle altre Si rivolge a Manager e Imprenditori A chi gestisce le vendite Non vuole sostituirsi al loro lavoro ma dare tutte le informazioni necessarie Per prendere decisioni nel modo migliore E nel minor tempo possibile Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 3

4 Cosa fa il Cruscotto Aziendale Statistiche di vendita Margine di contribuzione Redditività dei prodotti Formulazione del prezzo Contatti con i clienti Offerte di vendita Controllo Budget/Fatturato Gestione Agenti Simulazione del break-even.. Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 4

5 O per essere più pratici.. Avere a portata di mano l andamento del business Giorno per giorno Concentrare le attività sui clienti più redditizi Per gestire in modo differente quelli con basso margine Controllare costantemente l andamento budget/fatturato Per modificare in corsa la politica commerciale Presentarsi alla banca non solo con il bilancio Per dare una visione più completa della situazione aziendale Gestire i contatti dei venditori con i clienti Per controllare centralmente l andamento delle trattative Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 5

6 Differenza con Controllo di Gestione 1/2 Se l azienda fosse un auto da corsa: Controllo di Gestione Priorità: rapporto tra meccanico e motore dell auto Obiettivo: far funzionare l auto al meglio Cruscotto Aziendale Priorità: rapporto tra pilota e strumentazione di bordo Obiettivo: far guidare l auto al meglio Non c è una soluzione migliore dell altra Sono 2 modi diversi di gestire la gara Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 6

7 Differenza con Controllo di Gestione 2/2 Consideriamo l azienda nella sua realtà Controllo di Gestione I dati vengono presi dalla contabilità. Si rivolge al Responsabile Amministrativo. L obiettivo principale è avere i dati per gestire al meglio i processi. Per controllare l azienda. L unità base è la fattura con il suo totale. Cruscotto Aziendale I dati vengono presi dalle vendite. Si rivolge al Responsabile Vendite. L obiettivo principale è avere i dati per prendere decisioni velocemente. Per aumentare il fatturato L unità base è la riga della fattura. I dati commerciali sono più immediati di quelli contabili Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 7

8 La struttura di CAPMI 2 aree principali: A) Clienti e statistiche di vendita Gestione dettagliata del cliente Contatti (CRM) Statistiche per anno, mese, anno corrente/precedente, analisi ABC Aggancio dei prodotti con i clienti Andamento budget/fatturato B) Prodotti e margine di contribuzione Costi del prodotto e determinazione prezzo Distinta base e costi Margine di contribuzione per articolo e cliente Simulazione del break-even Offerte a clienti Gestione agenti Con 2 caratteristiche L area A è standard e richiede poche personalizzazioni L area B è da personalizzare sulle esigenze dell azienda Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 8

9 CAPMI può fare anche altro La struttura modulare del software permette di collegare anche altre aree sviluppando un Controllo di Gestione completo, integrato ed in quadratura con i dati di Contabilità Finanza Magazzino Acquisti Qualità Privacy Risorse umane Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 9

10 Scheda tecnica di CAPMI Sviluppato in MS Access e Visual Basic Conseguenza: nessun acquisto di nuovo hardware o software Funziona in rete Windows con più utenti O anche su singolo PC Accesso al programma con il nome dell utente Tramite password Attività personalizzate per ogni utente Dati visibili solo da chi è stato autorizzato Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 10

11 CAPMI e il programma gestionale CAPMI si aggiunge al programma gestionale aziendale Non lo sostituisce né lo modifica! CAPMI è un sistema informativo direzionale autonomo Nessun rischio di danni per il programma gestionale Sincronizzazione con il programma gestionale Un programma preleva automaticamente i dati che servono Li duplica in archivi separati La tecnica di sincronizzazione dipende dal data base utilizzato E importante che sia documentato Che permetta l esportazione dei dati Esempi di data base efficienti: SQL, AS/400 Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 11

12 Gli archivi fondamentali Passo n.1: estrarre dal programma gestionale: Archivio Clienti Codice, ragione sociale, indirizzo, agente, pagamento, telefono, partita Iva,.. Archivio Articoli Codice, descrizione, unità di misura,.. Archivio Fatture (righe) Numero, data, cliente, articolo, agente, quantità, prezzo, sconto, importo,.. Le prime statistiche si ottengono subito Passo n.2: completare le tabelle già in uso nel gestionale Pagamenti, Iva, Agenti, Province, Nazioni Passo n.3: inserire e gestire le nuove tabelle Divisione, linea, ranking, zona, canale di vendita, settore, capogruppo Ad ogni ciclo di fatturazione ripetere il passo n.1 Il travaso di questi archivi nel Cruscotto è automatizzato Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 12

13 Caratteristiche di CAPMI Modularità Non si deve acquistare tutto e subito Si possono aggiungere i pezzi nel tempo Semplicità Le stampe si ottengono schiacciando un bottone I clienti e i prodotti si richiamano con il loro nome Non con codici più o meno astrusi L apprendimento è immediato Anche per utenti non esperti di informatica Personalizzazione Le statistiche possono essere parzializzate con vari parametri Excel I dati possono essere esportati in Excel e utilizzati in proprio dall utente Statistiche particolari Stampe semplificate Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 13

14 Area A CLIENTI & STATISTICHE DI VENDITA Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 14

15 Menù: Clienti Organizzazione a schede 1 click con il mouse Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 15

16 Gestione dei clienti Dati anagrafici Profilatura Elenchi Distribuzione Contatti Statistiche a video N.B. 1-I nomi dei clienti negli esempi seguenti sono di pura fantasia 2-Gli esempi riportati riguardano solo una parte ridotta del totale Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 16

17 Clienti: dati anagrafici Filtri per agente o regione Utilizzo tipo schedario Dati prelevati dal programma gestionale Dati aggiunti in CAP Il cliente si richiama con 1 click Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 17

18 Clienti: profilatura Dati aggiunti In CAP Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 18

19 Clienti: fatturato (a video) Obiettivo: agire su un fatturato decrescente negli anni Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 19

20 Clienti: fatture con articoli Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 20

21 Clienti: contatti Un CRM per gestire i contatti con i clienti Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 21

22 Statistiche: fatturato e quantità Cruscotto Tutti gli anni Anno in corso Anno corrente / anno precedente Analisi ABC Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 22

23 Menù: statistiche Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 23

24 Cruscotto Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 24

25 Fatturato per anno Parametri di scelta Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 25

26 Fatturato annuo progressivo Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 26

27 Fatturato per divisione-linea-articolo Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 27

28 A chi è stato venduto un articolo Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 28

29 Fatturato clienti anno corr/prec. Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 29

30 Analisi ABC clienti Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 30

31 Area B PRODOTTI & MARGINE DI CONTRIBUZIONE Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 31

32 Il Margine di Contribuzione E il punto di forza di CAPMI Non viene estratto dal bilancio ma dagli archivi delle vendite Viene calcolato a livello di riga di fattura In tempo reale per Articolo, e quindi per Linea Divisione Gruppo merceologico Cliente, e quindi per Canale di vendita Zona geografica Agente Obiettivi principali: 1 ) analizzare l azienda per settori omogenei 2 ) intervenire in modo mirato e veloce sulla strat egia di vendita Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 32

33 Vantaggi Il Margine di Contribuzione permette di Sapere esattamente dove e quanto si sta guadagnando (o perdendo) Cambiare strategia di vendita puntando su alcuni prodotti e non su altri Stabilire il miglior prezzo di vendita per ogni prodotto Sapere fino a che punto si può arrivare con lo sconto Preparare velocemente offerte competitive Identificare il break-even point e cercare di anticiparlo Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 33

34 Obiettivo finale Premessa Utile commerciale = Ricavi - Costi variabili - Costi fissi Il Margine di Contribuzione divide i costi tra variabili e fissi Ricavi - Costi variabili = Margine di contribuzione Obiettivo: aumentare l utile I costi fissi non si possono ridurre (almeno nel breve periodo) Vero obiettivo è aumentare il Margine di Contribuzione maggiori ricavi Prezzi più alti senza uscire dal mercato Meno sconti da concedere Maggiori quantità da vendere minori costi variabili Ottimizzare gli acquisti, trasporti, magazzino.. Sembra facile ma: spesso si hanno poche informazioni a disposizione Il Cruscotto Aziendale le dà tutte, e in tempo reale! Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 34

35 Il Margine di Contribuzione Unitario Ogni singolo prodotto venduto ha un suo margine unitario MdC unitario = Prezzo di vendita Costi variabili unitari E il singolo mattone che insieme agli altri produce il margine di contribuzione complessivo La tecnica è quella di aggiungere mattone su mattone fino a superare il muro dei Costi fissi Da questo momento in poi è tutto utile (commerciale, ovviamente) Prima si scavalca il muro e prima si va in utile Il momento in cui l altezza dei mattoni è uguale al muro è il break-even point Non si perde né si guadagna Risponde a: qual è il massimo sconto che si può concedere? Ovviamente in situazioni di necessità Purché lo sconto sia inferiore al Margine di Contribuzione unitario Considerazione: anche uno sconto di molto inferiore può convenire In ogni caso ha contribuito ad alzare l altezza dei mattoni, anche se di poco Se il lavoro per l azienda non è saturo, è sempre meglio lavorare che stare fermi Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 35

36 Gestione degli articoli Dati commerciali Elenchi Foto Costi e prezzi Distinta base Statistiche a video Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 36

37 Articoli: dati commerciali Dati aggiunti in CAP Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 37

38 Articoli: foto Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 38

39 Articoli: costi - prezzo - margine Costi variabili Simulazione su variazione costi Costi variabili Margine richiesto Prezzo Margine effettivo Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 39

40 Articoli: distinta base e costi Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 40

41 Articoli: fatturato annuo Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 41

42 Articoli: vendite a clienti Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 42

43 Statistiche Margini di contribuzione Break-even Analisi costi variabili Offerte a clienti Agenti Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 43

44 Menù Costi e Margini Studio 3E CAP.3E - Cruscotto Aziendale Personalizzato 44

45 Margini per divisione-linea-articoli Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 45

46 Margini per canale di vendita-cliente Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 46

47 Analisi ABC margini per cliente Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 47

48 Andamento mensile dei margini Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 48

49 Break-even point Simulazione per anticipare Il break-even Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 49

50 Matrice margini/fatturato articoli Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 50

51 Analisi dei costi variabili Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 51

52 Offerte a clienti Conoscendo il margine sa lo sconto massimo L importante che il margine totale sia conveniente Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 52

53 Menù agenti Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 53

54 Andamento budget/fatturato Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 54

55 Chi è Studio 3E E uno Studio di Consulenza Direzionale con sede a Milano Lavora con le PMI con soluzioni innovative nel campo Organizzazione informatica Controllo aziendale. Ha collaborato con importanti Società di Consulenza e con periodici di management. Titolare dello Studio è l Ing. Luigi Lazzaretti con lunghe esperienze manageriali in IBM e in Montedison. Ha ideato e realizzato CAPMI Studio 3E CApmi - Cruscotto Aziendale per le PMI 55

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