TaleteWeb Cruscotto Aziendale

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1 TaleteWeb Cruscotto Aziendale Manuale d uso 1 rev

2 Indice Per accedere all applicazione... 4 La home page dell applicazione... 5 Impostazioni generali e funzionalità trasversali... 6 Menù ANAGRAFICHE... 7 Lavoratori... 7 Registrazione di un nuovo dipendente/collaboratore... 7 Funzioni... 8 Presidi... 9 Dipartimenti Unità operative Registrazione di una nuova unità operativa Processi Permessi Gestione dei profili Autorizzazioni dei profili Impostazioni Obiettivi Importazione grandezze da libreria Grandezze Inserimento delle grandezze con ricalcolo manuale Inserimento delle grandezze con ricalcolo automatico Importazione formule da libreria Formule Obiettivi Schede indicatori Inserimento rapido del cruscotto aziendale mediante modello di Excel Utilizzo del Cruscotto Aziendale nelle Aziende multi-organizzazione Controllo Elenco schede indicatori Grafici grandezze Grafici obiettivi rev

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4 Per accedere all applicazione Da qualsiasi browser (consigliati Firefox o Crome) digitare l indirizzo fornito dall amministratore di sistema (es. per accedere al sistema informatico TaleteWeb. Per accedere all applicazione Cruscotto Aziendale, dopo essersi autenticati (inserendo negli appositi campi username e password forniti dall amministratore di sistema), cliccare sull icona che viene visualizzata nell area: Le mie applicazioni. In quest area vengono visualizzate esclusivamente le applicazioni acquistate dall organizzazione per le quali l utente ha le autorizzazioni. Argomenti correlati Come effettuare il login alla piattaforma Altre impostazioni generali 4 rev

5 La home page dell applicazione Area dei menù Area di accesso rapido ai reports 5 rev

6 Impostazioni generali e funzionalità trasversali Per le configurazione e le impostazioni generali del sistema informatico TaleteWeb e per le funzionalità trasversali a tutte le applicazioni si veda il Manuale d uso Funzionalità trasversali e configurazioni generali 6 rev

7 Menù ANAGRAFICHE Lavoratori Per il funzionamento dell applicazione è necessario popolare la tabella dipendenti e collaboratori con alcune informazioni di base. La tabella, relativa ai dati essenziali dei dipendenti/collaboratori, può essere popolata anche utilizzando un foglio Excel di importazione appositamente predisposto. Dal menù anagrafiche cliccando su Dipendenti si accede alla seguente interfaccia: 1. Per selezionare un dipendente/collaboratore già presente in anagrafica cliccare sulla finestra a tendina Seleziona il lavoratore e digitare alcune lettere contenute nel cognome-nome della risorsa desiderata, il sistema attiva una ricerca rapida degli elementi contenenti le lettere digitate; una volta individuata selezionare il dipendente/collaboratore. 2. Per inserire una nuovo dipendente/collaboratore cliccare sul pulsante Nuovo lavoratore 3. Per accedere all elenco dei dipendenti/collaboratori registrati in anagrafica cliccare sul pulsante Report e quindi su Elenco lavoratori Argomenti correlati Come importare i dati mediante foglio di Excel Come operare con i Report/Elenchi Registrazione di un nuovo dipendente/collaboratore La maschera dipendenti/collaboratori è condivisa con altre applicazioni del sistema TaleteWeb, pertanto la maggior parte dei dati non sono richiesti per il funzionamento dell applicazione Rischio Clinico. 1. Cliccare sul pulsante Nuovo lavoratore o selezionarne una già esistente 2. Per salvare le informazioni digitate e/o le modifiche apportate cliccare sul pulsante Salva le modifiche; attenzione se non si completa l operazione di salvataggio i dati inseriti e le modifiche andranno perse, accertarsi pertanto che compia il messaggio e la scritta in verde salvataggio effettuato 3. Per eliminare del tutto un dipendente/collaboratore cliccare sul pulsante Elimina; attenzione un messaggio avvisa, prima della cancellazione definitiva dell impossibilità di recuperare i dati e chiede quindi la conferma del comando Digitare nell apposito campo il cognome ed il nome e la data di nascita del dipendente/collaboratore 4. Nella scheda Dati anagrafici digitare il numero di matricola e l indirizzo se disponibile 5. Selezionare dalle apposite finestre a tendina l Utente TaleteWeb associato al dipendente collaboratore e l unità operativa di appartenenza. Tutti gli altri campi della maschera non sono necessari 7 rev

8 Mansioni svolte Dalla maschera Lavoratori è possibile visualizzare e gestire le mansioni svolte dal lavoratore. La tabella mostra le mansioni svolte dal lavoratore, con relative date di inizio e fine, e l eventuale indicazione del luogo di lavoro. Nel caso di limitazioni allo svolgimento della mansione, determinate ad esempio. Si può aggiungere una mansione compilando i campi che compaiono dopo la tabella e premendo Salva. Mansione, Luogo e attività escluse sono collegati a cascata: selezionando una mansione, compaiono i luoghi in cui si svolge la mansione, e le attività previste per la mansione (con la possibilità di selezionare quelle escluse). Corsi di formazione Direttamente dalla maschera Lavoratori è anche possibile inserire e visualizzare i corsi di formazione effettuati. Nella tabella compaiono sia gli eventi formativi a cui ha partecipato il lavoratore, sia l eventuale formazione pregressa, per la quale non viene memorizzato un evento formativo ma solo la tipologia di corso e la data. L inserimento di un nuovo corso si effettua premendo Inserisci nuovo evento formativo pregresso. È sufficiente specificare il tipo di corso, la data, i crediti e le altre informazioni, e premere Inserisci. Funzioni Dal menù anagrafiche, cliccando sulla voce funzioni, si accede all applicazione che ci consente di gestire una nuova funzione o ricercare per modificare una funzione organizzativa già registarta. Per registrate una nuova funzione organizzativa, l utente autorizzato, clicca sul pulsante Nuova Funzione e si apre la maschera organizzata in tre schede. Non tutti i campi sono obbligatori, per alcune applicazioni occorrerà registrate solo il nome della funzione e il responsabile associato alla funzione. Una volta salvata la modifica o l inserimento apportato con il tasto Salva le modifiche, si può ora e solo dopo il savataggio avvenuto, associare una risorsa responsabile alla funzione inserita cliccando sul pulsante + della dicitura Inserisci nuovo responsabile; questa interfaccia ci consente di selezionare la risorsa dall anagrafica dei lavoratori. È molto importante registrare la data di decorrenza dell assegnazione della risorsa a responsabile di quella funzione organizzativa (nel campo dal). Vedremo che queste informazioni sono fondamentali per associare tutte le attività fatte dal Responsabile della funzione dalla data di decorenza, sarà altresì importante definire la data di cessazione della risorsa dalla funzione organizzativa in questione (nel campo al). Si clicca quindi, inseriti tutti i campi, nel pulsante Inserisci. Il sistema da questo momento, per tutte le applicazioni, che condivideranno queste informazioni, associerà quel responsabile (e solo quello inserito) di quella funzione organizzativa la risorsa associata. Altre informazioni che possiamo registrare nella maschera anagrafica Funzioni sono le indicazioni sul tipo di funzione, selezionare dall elenco a tendina il Titolo di studio rischiesto per la funzione, eventuali 8 rev

9 specializzazioni, l inquadramento contrattuale previsto, una breve descizione delle esperienze lavorative richieste e una breve descrizione complessiva della funzione. Queste informazioni aggiuntive sono molto utili ma non indispensabili. Possiamo anche in questa maschera utilizzare il metodo Upload dei documenti e quindi allegare all anagrafica funzione documenti esplicativi della stessa. Cliccare sempre, finita la compilazione sul pulsante Salva le modifiche. Per eliminare invece una funzione organizzativa già esistente basta selezionarla e cliccare sul pulsante Elimina. Quest ultima operazione, chiaramente, può farla soltanto l amministratore o l utente master autorizzato dall amministartore. È possibile inoltre, come per le altre anagrafiche, visualizzare il Report delle funzioni, cliccando il pulsante Report e successivamente su elenco funzioni, si accede direttamente al tipico report del sistema Taleteweb. Anche in questo caso è possibile effettuare il popolamento dell anagrafica attraverso un modello per l importazione fatto con un file in Excell. Presidi L applicazione Gestione Rischio Clinico richiede la configurazione della struttura organizzativa dell aqzienda sanitaria ed è articolata con la logica dei Presisi, dei Dipartimenti e delle unità operative complesse e/o semplici. Dal menù anagrafiche, cliccando su Presidi, si accede all applicazione. Per inserire un nuovo presidio è neccesario cliccare sull apposito pulsante:, oppure dall elenco a tendina si può selezionare un presidio già esistente in anagrafica, o si può visualizzare l elenco Report dei presidi; Una volta entrati nella maschera Nuovo presidio, per caricarlo, va indicato il nome del presidio e dagli elenchi a tendina sottostanti ricercare e selzionare le risorse assegnate alle funzioni organizzative e riempire quindi tutti i campi, ricordando che medesime risorse possono essere assegnate a più funzioni organizzative; una volta inserito il tutto, si deve cliccare sempre sul pulsante perdere i dati inseriti e rendere valide le informazioni registrate; per non 9 rev

10 Questa operazione è possibile eseguirla anche scaricando dall elenco dei report il modello di importazione, ovvero salvare il modello sul proprio pc e compilare il foglio di Excell in tutti i suoi campi, già predisposti, ovvero le medisme informazioni che ritroviamo nella maschera dell applicativo ed importiamo quindi il file contentete tutti i dati necessari. Ecco come si presente il file Excell da compilare e successivamente uplodare: Dipartimenti All anagrafica dei dipartienti si accede dal menù Anafrafiche, cliccaqndo su Dipartimenti: 10 rev

11 Per inserire un nuovo dipartimento, cliccare sul tasto ; per selezionare un dipartimento già esistente, per esempio per apportare delle modifiche, cliccare dall elenco a tendina il nome del dipartimento prescelto. È necessario inserire il nome del dipartimento ed associare la risorsa alla funzione organizzativa come suggerito dalle finestre della maschera stessa; associare quindi il Direttore del dipartimento, Referente dell aria, Referente qualita, Referente rischio clinico e Referente sicurezza. La stessa operazione può essere fatta anche attraverso i modelli di importazione che si scaricano da report elenco della maschera utilizzando questo link: Unità operative Tramite la maschera accessibile dal menù Unità operative è possibile configurare le articolazioni organizzative (strutture complesse e/o semplici, reparti, ecc.): Cliccando sul menù Unità operative si accede alla seguente interfaccia: 11 rev

12 1. Per selezionare una unità operativa già presente in anagrafica cliccare sulla finestra Unità operativa e digitare alcune lettere contenute nel nome dell unità desiderata, il sistema attiva una ricerca rapida degli elementi contenenti le lettere digitate; una volta individuata selezionare l unità desiderata. 2. Per inserire una nuova unità operativa cliccare sul pulsante Nuova unità operativa 3. Per accedere all elenco delle Unità operative registrate cliccare sul pulsante Report e quindi su Elenco Argomenti correlati Come operare con i Report/Elenchi Registrazione di una nuova unità operativa Il sistema consente di salvare e modificare i dati relativi ad un unità operativa in particolare associare alla UO i dati organizzativi essenziali per identificare le responsabilità, i poteri di accesso alle informazioni e al sistema di alert automatico della piattaforma. Solo gli utenti master forniti delle necessarie autorizzazioni possono accedere e apportare modifiche alla maschera Unità operative e comunque tutte le operazioni fatte dagli utenti autorizzati saranno registrate e monitorate attraverso il pulsante registro modifiche. 1. Cliccare sul pulsante Nuova unità operativa o selezionarne una già esistente 2. Per salvare le informazioni digitate e/o le modifiche apportate cliccare sul pulsante Salva le modifiche; attenzione se non si completa l operazione di salvataggio i dati inseriti e le modifiche andranno perse, accertarsi pertanto che compia il messaggio e la scritta in verde salvataggio effettuato 3. Per eliminare del tutto una unità operativa cliccare sul pulsante Elimina; attenzione un messaggio avvisa, prima della cancellazione definitiva dell impossibilità di recuperare i dati e chiede quindi la conferma del comando. 4. Selezionare dalle apposite finestre il Presidio e il Dipartimento di appartenenza; l informazione relativa alla finestra Organizzazione è utilizzata solo nel caso in cui la UO abbia anche una propria organizzazione autonoma configurata in piattaforma. 5. Selezionare dalle apposite finestre e associare alle diverse funzioni organizzative le risorse responsabili delle stesse; basta digitare l iniziale o parte del nome per ricercare la risorsa interessata caricata in anagrafica. 6. E possibile popolare la tabella Unità operativa utilizzando il sistema di importazione rapido mediante foglio di Excel. Argomenti correlati Come operare con il registro modifiche Come importare i dati mediante foglio di Excel 12 rev

13 Processi L anagrafica dei processi è molto importante in quanto è condivisa da diverse applicazioni del sistema informatico TaleteWeb seguendo la logica conforme alla norma internazionale ISO 9001:2008. Nel caso dell applicazione Rischio Clinico, l anagrafica processi è fondamentale per la gestione della metodologia HFMECA. Si accede a questa applicazione dal Menù Anagrafiche, cliccando sulla voce di menù Processi. Si accede così ad una interfaccia diversa dalle altre anagrafiche, in quanto presente sulla sinistra un navigatore e sulla destra la maschera per la registrazione dei dati e delle informazioni. Per registrare un nuovo processo, digitiamo la Descrizione Processo, associamo un Codice e associare l Owner (il proprietario del processo). Possiamo categorizzare i processi assegnando un Tipo. Questa configurazione la può fare l utente cliccando sul testo Tipo, può caricare altre configurazioni. Possiamo associare al processo un sistema di gestione di riferimento spuntando sulle checklist proposte. Cliccando al termine sul pulsante Salva le modifiche, a sinistra viene generato un albero dei processi; possiamo associare ad un processo o ad un sottoprocesso una sequenza logica di attività cliccando sul pulsante + aggiungi attività. Si redige quindi il nome dell attività, associando un responsabile, infine si clicca il pulsante Inserisci. Allo stesso modo possiamo inserire altre attività, come possiamo eliminare un attività già presente cliccando sulla X (simbolo cancella) o andare a modificare un attività precedentemente inserita. Possiamo infine associare al processo documenti correlati. Ovviamente documenti che abbiamo caricato e che gestiamo nel repositori dell applicazione gestione documenti di TaleteWeb. Per far ciò si clicca sul pulsante + aggiungi documento e lo si seleziona dall elenco a tendina, cliccando sul pulsante Inserisci, per salvare l inserimento. Terminate le operazioni di registrazione si clicca sul pulsante Salva le modifiche sulla sinistra. Per inserire un nuovo processo cliccare sul pulsante Nuovo processo; così come lo si può eliminare evidenziandolo e cliccando successivamente sul pulsante Elimina. Possiamo infine aggiungere ad un processo un nuovo sottoprocesso; si seleziona il processo di riferimento (processo madre), facendolo apparire di colore azzurro, e si va a cliccare sul pulsante Nuovo Sottoprocesso. Si visualizza subito dall albero a sinistra lo scheda dei processi che si va a creare. Il sottoprocesso si gestisce con le stesse modalità della creazione del processo. Anche per questa anagrafica è possibile visualizzare il report elenco con tutte le informazioni inserite, e una scheda processo, singola, con tutti i dati e le informazioni riassuntive. 13 rev

14 Permessi Gli utenti devono essere autorizzati per accedere alle singole maschere dell applicazione. I permessi possono essere dati, dall amministratore di sistema, anche attraverso le configurazioni generali e in modo trasversale a più applicazioni utilizzate dall organizzazione (si consulti a tale riguardo il Manuale d uso Funzionalità trasversali e configurazioni generali). I permessi possono essere dati anche direttamente dalla singola applicazione dalle funzioni che hanno il permesso dall amministratore del sistema per eseguire queste configurazioni. Dal menù Anagrafiche clicca su Permessi; Selezionare l utente Dal menù a tendina Utente selezionare l utente interessato; viene visualizzata una struttura ad albero dove i nodi corrispondono alle singole voci del menù dell applicazione. Espandere il nodo interessato fino alle singole maschere e quindi spuntare il quadratino corrispondente alla maschera per la quale si vuole dare all utente selezionato il permesso di accesso. Clicca per espandere Spunta per selezionare E possibile che l utente sia associato ad un profilo al quale sono stati già assegnati dei permessi; se si vogliono evidenziare i permessi ereditati dai profili spuntare il quadratino come mostrato nella figura seguente (si veda l istruzione Autorizzazioni profili). 14 rev

15 Gestione dei profili I profili nel sistema informatico TaleteWeb vengono utilizzati per assegnare autorizzazioni e permessi a gruppi omogenei di utenti velocizzando quindi notevolmente il processo autorizzativo in strutture molto complesse con un numero consistente di utenti. Dalla home page dell applicazione cliccare sull icona Altre impostazioni selezionare Profili; ; dal menù IMPOSTAZIONI Cliccare sul pulsante Nuovo per creare un nuovo profilo, oppure dalla finestra a tendina selezionare un profilo già esistente per modificarlo; se si vuole visualizzare l elenco dei profili caricati cliccare su Report e quindi su Elenco. Nella casella di testo Nome digitare il nome del profilo desiderato (ad es. infermieri) e quindi cliccare sul pulsante Salva. Attenzione i profili non necessariamente corrispondono alle mansioni o alle qualifiche e vengono utilizzati solo per creare gruppi omogenei di utenti con medesimi permessi. Per aggiungere utenti ai profili si può procedere manualmente: cliccare sul simbolo ; selezionare l utente interessato e quindi cliccare su Inserisci. E possibile aggiungere utenti ad un profilo utilizzando un modello di Excel per l importazione rapida: dal menù Report cliccare su Elenco; alla fine dell elenco è riportato il controllo seguente per l esportazione/importazione rapida di dati mediante foglio di Excel. Si veda a tale proposito l istruzione trasversale: Come importare i dati mediante foglio di Excel. Autorizzazioni dei profili E possibile a questo punto dare i medesimi permessi a tutti gli utenti associati ad un profilo velocizzando notevolmente l operazione. Dalla maschera iniziale del menù Permessi clicca la scheda Autorizzazione Profili; ripetere le stesse operazioni dell istruzione Autorizzazioni utenti. 15 rev

16 Impostazioni Questa maschera consente di impostare una serie di impostazioni generali dell applicazione. Dal menù Anagrafiche seleziona Impostazioni; seleziona le singole schede: - Fonte del dato - Tipi grandezza - Soggetti misurati - Amministratore cruscotto - Importazioni Per ogni scheda inserisci manualmente gli elementi oppure, in presenza di una grande quantità di elementi, già disponibili in altri file, attiva il sistema di importazione con modelli di Excel che puoi scaricare con i relativi controlli presenti in ogni scheda. 16 rev

17 Obiettivi Importazione grandezze da libreria Il sistema TaleteWeb, nella modalità SaaS (Software as a Service), mette a disposizione delle organizzazioni clienti la possibilità di importare dalle librerie grandezze tipiche per i diversi settori e i diversi tipi di organizzazione. Dal menù Obiettivi seleziona Importazione grandezze da libreria; applica i filtri Settore e Tipo di organizzazione e clicca il pulsante Applica filtri. Spunta le check box in corrispondenza delle grandezze che si vogliono importare e alla fine clicca il pulsante Salva come grandezze aziendali. Grandezze La gestione delle grandezze è essenziale per alimentare le istanze indicatori attraverso le formule e gli obiettivi a cui gli indicatori sono associati. Dal menù Obiettivi seleziona Grandezze; viene visualizzata la seguente interfaccia: Le grandezze possono essere inserite e gestite manualmente o in modo automatizzato. Molte applicazioni del sistema informatico TaleteWeb alimentano il cruscotto aziendale e consentono di ricalcolare in modo automatizzato ed in tempo reale batterie di grandezze afferente a vari ambiti e processi. Inserimento delle grandezze con ricalcolo manuale Configurazione della singola grandezza con ricalcolo manuale E questa la modalità più semplice ed immediata per configurare rapidamente una grandezza; per ricercare una grandezza già registrata dall elenco Seleziona la grandezza individua quella desiderata e clicca sul nome per visualizzarla; per creare una nuova grandezza clicca sul pulsante Nuova grandezza: viene visualizzata le seguente interfaccia: 17 rev

18 Assegna un Nome alla grandezza; i campi Tipi di grandezza, Soggetto misurato, Fonte del dato sono elenchi configurati nella fase iniziale dalla maschera Impostazioni del Menù Anagrafiche. Il campo tipo di grandezza è molto importante perché viene utilizzato successivamente nella configurazione della formula dell istanza indicatore. Generalmente un tipo di grandezza corrisponde ad una famiglia omogenea a cui appartengono più grandezze; ad esempio se configuriamo come tipo di grandezza il valore non conformità a questa famiglia apparterranno le grandezze: non conformità totali, non conformità chiuse, non conformità aperte ecc. Dagli elenchi a tendina Responsabile e Unità operativa di appartenenza seleziona i valori relativi alla grandezza; inserisci le altre informazioni Popolazione ed eventuali Note alla fine clicca sul pulsante. A questo punto viene abilitata la sezione che consente di registrare i valori assunti dalla grandezza nei diversi mesi: Nella riga del budget (colore azzurro) vanno inseriti, se disponibili, i valori di budget previsti per la grandezza nei diversi mesi; nella riga forecast (colore nero) vanno registrati i valori consuntivi e le riprevisioni; nella maggior parte dei casi basta inserire i valori effettivi assunti dalla grandezza mensilmente 18 rev

19 o per periodo (riga colore nero). Ad esempio si possono gestire i valori consuntivi della grandezza trimestralmente in questo caso si inserirà il valore cumulato del trimestre nella colonna marzo. La frequenza di inserimento dati ed il mese di partenza vanno inseriti negli appositi campi della sezione Pianificazione. Completata la registrazione dei dati clicca sul pulsante. Dopo aver registrato i dati è possibile visualizzare i grafici mensilizzati della grandezza (istogramma e linea) semplicemente cliccando sull icona viene visualizzata la seguente interfaccia: Spunta le relative check box per visualizzare i vari tipi di grafico (a barre, di linea) e il tipo grandezza (bidget, forecast o entrambi) Importazione di insiemi di grandezze con ricalcolo manuale mediante fogli di Excel Nei casi in cui l organizzazione disponga già di un cruscotto e quindi gestisca già grandezze ed indicatori con altri sistemi, ad esempio fogli di Excel, è possibile eseguire la configurazione e l importazione delle grandezze utilizzando un modello di Excel generato dall applicazione. Vedremo nel paragrafo relativo agli indicatori e agli obiettivi come sarà possibile, in questi casi, migrare complessivamente un intero cruscotto nel sistema TaleteWeb; si veda l istruzione per le importazioni con fogli di Excel di indicatori e obiettivi. Dalla maschera iniziale delle grandezze clicca sul pulsante grandezze; viene visualizzata la seguente interfaccia: e quindi su Importazione/esportazione 19 rev

20 Clicca qui per generare il report Per scaricare il modello di Excel per l importazione dei dati clicca sul pulsante Visualizza; viene visualizzato un report elenco delle grandezze, clicca sull icona di Excel in alto a destra Clicca qui per scaricare il modello di Excel Il sistema genera e apre un file di Excel; è possibile migrare informazioni e dati di insiemi anche numerosi di grandezze, per ogni esercizio, semplicemente copiando ed incollando. Una volta completata la migrazione salva provvisoriamente il file sul tuo computer (per comodità si consiglia sul desk top); in fondo alla maschera trovi il controllo per importare il file. Clicca sul pulsante Sfoglia e quindi, individuato e selezionato il file, sul pulsante Importa. Questa procedura può essere utilizzata anche per aggiornare periodicamente i dati della mensilizzazione delle grandezze. Dalla maschera iniziale applica i filtri delle grandezze che vuoi visualizzare nel report elenco di esportazione e clicca su Visualizza. Il sistema genera il report elenco con i dati registrati fino alla data corrente; puoi esportare gli stessi come visto in precedenza modificare o aggiungere dati e reimportare il file. Attenzione se non applichi filtri e sono state già inserite delle grandezze il sistema le visualizza tutte Per generare un altro report elenco applicando altri filtri, clicca sul pulsante Azzera filtri. Inserimento delle grandezze con ricalcolo automatico Vediamo come configurare il sistema per l inserimento e la gestione automatica delle grandezze; ovviamente la gestione automatizzata è possibile solo se l organizzazione utilizza ed alimenta con continuità, con i dati richiesti, altre applicazioni del sistema informatico che inviano gli stessi automaticamente al cruscotto aziendale. 20 rev

21 Configurazione della singola grandezza con ricalcolo automatico Il processo di inserimento iniziale della singola grandezza è uguale a quello della gestione manuale pertanto si rimanda al relativo paragrafo. Dopo aver cliccato sul pulsante Salva le modifiche contrariamente alla procedura precedente non andremo ad inserire i dati della mensilizzazione manualmente ma li faremo generare direttamente dal sistema agganciando la grandezza all applicazione/processo che la alimenta. Nel precedente controllo, all inserimento manuale di una nuova grandezza, il sistema si posiziona di default su grandezza inserita (ossia con inserimento manuale dei dati e/o mediante modello di Excel. Per agganciare, invece, una grandezza al sistema di calcolo automatico dall elenco a tendina Inserita o calcolata, seleziona l area/applicazione fonte dei dati; a cascata selezionata l area/applicazione il sistema visualizza i processi afferenti alla stessa; seleziona quello relativo alla grandezza e a cascata nell elenco Grandezza calcolata il sistema propone tutte le grandezze di quello processo. Scegli quella corrispondente alla nuova grandezza. Completata la selezione clicca su per il ricalcolo automatico: per completare la procedura ed abilitare i pulsanti Cliccando sul pulsante Ricalcola la mensilizzazione il sistema effettua un aggiornamento complessivo di tutti i dati disponibili azzerando le precedenti registrazioni; questa modalità non è consigliata se si gestisce anche il budget e la riprevisione inseriti manualmente, perché in questo caso il sistema ricalcola tutto e quindi azzera anche le registrazioni salvate manualmente; Cliccando invece sul pulsante Ricalcola fino a e specificando dall elenco il Mese, il sistema aggiorna solo i dati consuntivi (quindi riga nera) fino al mese specificato, lasciando inalterate le registrazioni manuali del budget e della riprevisione (mesi riga nera successivi a quelli del ricalcolo). In tutti i casi nel campo Data ultimo ricalcolo il sistema riporta la data in cui è stata fatta l ultima elaborazione. Il sistema consente un ricalcolo massivo di tutte le grandezze calcolate automaticamente; nella maschera iniziale del menù Grandezze è presente la seguente interfaccia: 21 rev

22 Le stesse considerazione fatte precedentemente per la singola grandezza valgono in maniera massiva per tutte le grandezze gestite automaticamente: Pertanto cliccando su Ricalcola tutte le grandezze il sistema rielabora tutti i dati e azzera tutte le eventuali registrazioni manuali; cliccando su Ricalcola tutte le grandezze fino a e il Mese il sistema elabora i dati a consuntivo fino al mese indicato e mantiene le eventuali registrazioni manuali. Cliccando su Ricalcola grandezze scadute il sistema ricalcola i dati in funzione della pianificazione (mese iniziale e frequenza) fatta in sede di configurazione iniziale. Configurazione di insiemi di grandezza con ricalcolo automatico Anche in questo caso è possibile nella fase di configurazione iniziale operare simultaneamente su insiemi di grandezze con ricalcolo automatico. Dalla maschera iniziale del menù Grandezze clicca sul pulsante e quindi su grandezze calcolate: puoi applicare i filtri corrispondenti all area/applicazione, ai processi, per visualizzare le relative grandezze gestite automaticamente. Dopo aver applicato i filtri clicca sul pulsante : Spunta e seleziona per la generazione Viene visualizzato un report elenco con le grandezze ricalcolate in automatico dalle diverse applicazioni/processi; seleziona, spuntando la check box relativa, quelle che vuoi generare nel cruscotto aziendale e alla fine clicca sul pulsante in automatico tutte le grandezze selezionate. alla fine del report elenco. Talete web genera Reportistica Oltre ai report elenco già visti per l importazione/esportazione con modello di Excel e la configurazione massiva delle grandezze con ricalcolo automatico, il sistema mette a disposizione altri report: dalla maschera principale del menù Grandezze clicca su e quindi su Elenco mensilizzazioni; applica i filtri e quindi clicca sul pulsante per generare il report elenco delle mensilizzazioni richieste. Allo stesso modo puoi generare un elenco completo di tutte le grandezze gestite. Per l utilizzo dei report elenchi di TaleteWeb vedi anche l istruzione Come gestire i report elenchi. 22 rev

23 Puoi accedere a report anche direttamente dalla home page dell applicazione attraverso Cruscotto aziendale attraverso i link per l accesso rapido ai report: Clicca per attivare il link al report mensilizzazioni Importazione formule da libreria Il sistema TaleteWeb, nella modalità SaaS (Software as a Service), mette a disposizione delle organizzazioni clienti la possibilità di importare dalle librerie formule tipiche per i diversi settori e i diversi tipi di organizzazione. Dal menù Obiettivi seleziona Importazione formule da libreria; applica i filtri Settore e Tipo di organizzazione e clicca il pulsante Applica filtri. Spunta le check box in corrispondenza delle formule che si vogliono importare e alla fine clicca il pulsante Salva come formule aziendali. Formule Inserimento manuale di una singola formula Una formula rappresenta un tipo di calcolo, effettuato su Grandezze di determinate tipologie, al fine di determinare il valore di un Indicatore. L Indicatore viene dunque calcolato applicando una formula a delle Grandezze la cui tipologia corrisponde a quella indicata nella formula. Uno o più Indicatori vengono utilizzati per misurare quantitativamente il raggiungimento di un determinato Obiettivo. Vediamo come inserire manualmente le Formule. Dal menù Obiettivi clicca su Formule; viene visualizzata la seguente interfaccia: Per visualizzare una formula già inserita clicca sull elenco a tendina Seleziona la formula e attiva la ricerca digitando alcune lettere della formula stessa. Per inserire una nuova formula clicca sul pulsante Nuovo. 23 rev

24 Assegna alla formula un Nome ed un Codice. Generalmente il nome della formula è lo stesso dell indicatore cui la formula sottende. Attiva la prima scheda Descrizione e riporta: 1. Una sintetica descrizione dell algoritmo utilizzato 2. La direzione del miglioramento, spuntando la check box Aumento se si vuole massimizzare il valore o la check box Diminuzione se si vuole minimizzare il valore; questa informazione è indispensabile per visualizzare graficamente il raggiungimento o meno di un obiettivo 3. Il tipo di misura e il Dominio della misura scegliendoli nei rispettivi elenchi a tendina 4. Riporta anche nel campo Bibliografia i riferimenti alla letteratura al quadro normativo Attiva la scheda Calcolo: Scegli la formula tra quelle possibili spuntando il Tipo di calcolo; seleziona per le grandezze interessate (X; Y; Z), dai rispettivi elenchi, il Tipo grandezza e spunta eventualmente se una grandezza deve essere calcolata dall Esercizio Precedente rispetto a quello corrente (questo avviene frequentemente nelle formule X-Y/Z per calcolare la variazione percentuale di una grandezza in due esercizi consecutivi). 24 rev

25 Il sistema, in funzione dei dati registrati per le grandezze oggetto di calcolo, consente di determinare il valore assunto dalla formula a seconda che si vogliano utilizzare i valori: Budget, Forecast, Actual Budget, Actual Forecast assunti dalle grandezze. - Il valore budget di una grandezza e la somma di tutti i mesi dell esercizio della riga previsionale (riga azzurra) - Il valore Forecast di una grandezza è la somma di tutti i mesi dell esercizio della riga riprevisione (riga nera) - Il valore Actual Budget è la somma di tutti i mesi fino a quello attuale della riga previsionale (riga azzurra) - Il valore Actual Forecast è la somma di tutti i mesi fino a quello attuale della riga riprevisione (riga nera) quindi il vero consunto. Si può decidere in sede di configurazione iniziale, ad esempio se non si dispone dei dati previsionali, di attivare solo il calcolo dalla formula per il Calcolo valore riprevisto e Calcolo valore Actual Forecast; per far ciò basta spuntare le check box Valore nullo in corrispondenza dei valori delle formule che si desidera non calcolare, nell esempio Calcolo valore iniziale e Calcolo valore actual budget. Tipicamente il sistema viene utilizzato in maniera completa per le grandezze di tipo economico derivanti dalla gestione del cosiddetto budget flessibile. Nella maggio parte dei casi viene utilizzato unicamente il Calcolo valore riprevisto che include anche il valore consuntivo impostando come mese di ricalcolo quello corrente. Attenzione prima di completare le operazioni ricordati di cliccare sul pulsante Salva per validare definitivamente i dati inseriti Puoi visualizzare un report elenco di tutte le formule inserite; dalla maschera iniziale clicca sul pulsante Report e quindi su Elenco. Viene visualizzato il report elenco che puoi gestire e personalizzare a tuo piacere (si veda l istruzione Come gestire un report elenco) Obiettivi Uno o più Indicatori vengono utilizzati per misurare quantitativamente il raggiungimento di un determinato Obiettivo. Vediamo come inserire manualmente un Obiettivo e associare allo stesso uno o più indicatori. Dal menù Obiettivi seleziona Obiettivi; viene visualizzata la seguente interfaccia: 25 rev

26 Per visualizzare un Obiettivo già inserito clicca sull elenco Seleziona l obiettivo e attiva la ricerca digitando parti del nome. Per generare un nuovo obiettivo clicca sul pulsante Nuovo; viene visualizzata la seguente interfaccia: Assegna un nome all obiettivo (il campo Nome è obbligatorio) un eventuale codice e quindi riporta selezionandoli dai rispettivi elenchi a tendina: 1. Il Sistema di gestione di riferimento 2. Il Responsabile del risultato 3. Il Processo Alla fine clicca sul pulsante Salva per validare i dati; si attivano le altre schede. Attivando la scheda Indicatori si visualizzano gli indicatori già associati all obiettivo. Per aggiungere altri indicatori all obiettivo clicca sulla scheda Aggiunta Indicatori: Seleziona dall elenco Formule quella che sottende all indicatore desiderato e quindi clicca sul pulsante Ricalcola formule disponibili In funzione della formula scelta e della tipologia delle grandezze il sistema propone tutte le possibili combinazioni per l istanza indicatore; individuata quella desiderata clicca su Aggiungi A questo punto nella scheda Indicatori viene visualizzato l indicatore aggiunto: 26 rev

27 Cliccando su modifica viene visualizzata l interfaccia che consente di apportare modifiche e integrare i valori dell obiettivo: E possibile assegnare una tolleranza la valore soglia, indicare un valore standard di riferimento, spuntare la check box per eseguire il calcolo in percentuale, indicare il mese attuale (generalmente mese di consuntivo) rispetto al quale il sistema esegue i calcoli, indicare l inizio, la fine e la frequenza del monitoraggio. Alla fine per validare i dati clicca su Salva Cliccando su Scheda viene generato il report Modulo scheda indicatore riportante tutte le informazioni dell istanza (si veda anche Come gestire un report) Il sistema consente di impostare il mese di Actual in modo complessivo in modo che tutti gli indicatori di tutti gli obiettivi sono ricalcolati con i dati disponibili a quel mese. Dalla maschera iniziale nella sezione Mese di actual seleziona il Mese e quindi clicca su Imposta Report Il sistema mette adisposizione un sistema di reporting molto efficace. Dalla machera iniziale del menù Obiettivi clicca sul pulsante e quindi su Risultati; viene visualizzata le seguente interfaccia 27 rev

28 Applica i filtri desiderati e clicca sul pulsante Visualizza; nell esempio che segue applichiamo un unico filtro relativo ad uno specifico indicatore; viene visualizzato il seguente report elenco: Cliccando su grafici si visualizza il grafico corrispondente: Spuntando su Grafico storico si ottiene il grafico con l andamento negli anni dell indicatore 28 rev

29 Cliccando su Tachimetro si ottiene una visualizzazione con grafico a tachimetro (funziona solo per le formule che esprimono una variazione percentuale del tipo X-Y/Z) Cliccando sul pulsante e quindi su Risultati mensilizzati, filtrando l obiettivo e cliccando su Visualizza viene generato un report elenco con i valori mensilizzati degli indicatori associati a quell obiettivo. Cliccando sul pulsante e quindi su Visualizza grafici obiettivo si attiva un interfaccia che consente di selezionare obiettivi ed indicatori e visualizzarne i grafici già visti in precedenza. Se invece si seleziona nella maschera iniziale un obiettivo dall elenco si attiva ed è possibile selezionare il sottomenù Schede indicatori. Cliccandoci puoi visualizzare le Schede di tutti gli indicatori che associati a quell obiettivo Schede indicatori La procedura illustrata in questo paragrafo rappresenta una modalità molto più veloce per inserire direttamente tutti i dati e le informazioni necessari ad elaborare un indicatore ed associarlo ad un obiettivo. Questa modalità, molto più rapida per configurare rapidamente il cruscotto aziendale, al momento, non consente alcune funzionalità rispetto a quelle viste nei paragrafi Grandezze, Formule, Obiettivi. In particolare nel calcolo delle formule non consente di gestire i valori previsionali (budget), ma solo i valori consuntivi. Inoltre non consente di calcolare formule con grandezze relative ad esercizi differenti. Inserimento manuale di un singolo indicatore Dal menù Obiettivi clicca su Schede indicatori; viene visualizzata la seguente interfaccia: 29 rev

30 Per visualizzare un indicatore già inserito clicca sull elenco a tendina Seleziona l indicatore; per inserire un nuovo indicatore clicca sul pulsante Nuovo: In Organizzazione di appartenenza viene visualizzata in automatico l organizzazione figlia a cui si riferisce l indicatore e funziona solo nella modalità multi organizzazione. Il nome dell indicatore è un campo obbligatorio; inserisci le altre informazioni richieste: - Area applicabile - Obiettivo da raggiungere - Tolleranza - Standard di riferimento - Spunta la check box se calcolo in percentuale Alla fine clicca su Salva. La procedura è articolata in una successione di schede. La prima attivata di default è la scheda Obiettivo 30 rev

31 Se l indicatore è associato ad un obiettivo già caricato selezionalo dall elenco Obiettivo, altrimenti clicca sul pulsante Nuovo obiettivo; vengono abilitati tutti i campi sottostanti che consentono di registrare le informazioni del nuovo obiettivo ed in particolare: - Sistema di gestione di riferimento - Responsabile del risultato - Processo afferente all indicatore Se clicca sul pulsante Salva; un avviso ti indica di passare alla fase successiva che è quella della definizione della formula: Attenzione i dati non vengono salvati fino a quando non si è completata tutta la procedura Seleziona la scheda Formula: Se l indicatore è associato ad una formula già caricata selezionala dall elenco Formula, altrimenti clicca sul pulsante Nuova formula; vengono abilitati tutti i campi sottostanti che consentono di registrare le informazioni della nuova formula ed in particolare: - il Nome ed eventuale Codice - Tipo di misura e Dominio della misura - Una sintetica descrizione dell algoritmo utilizzato - La bibliografia con i i riferimenti alla letteratura al quadro normativo Riporta la direzione del miglioramento, spuntando la check box Aumento se si vuole massimizzare il valore o la check box Diminuzione se si vuole minimizzare il valore; questa informazione è indispensabile per visualizzare graficamente il raggiungimento o meno di un obiettivo Spunta il tipo di calcolo percentuale, rapporto, variabile continua. Dagli elenchi a tendina corrispondenti seleziona un tipo per le diverse grandezze utilizzate nella formula. 31 rev

32 Seleziona la scheda Grandezza x Se l indicatore è associato ad una grandezza X già caricata selezionala dall elenco Grandezza X, altrimenti clicca sul pulsante Nuova grandezza X; vengono abilitati tutti i campi sottostanti che consentono di registrare le informazioni della nuova grandezza Se si genera una nuova grandezza da questa maschera è possibile gestire solo grandezze con inserimento manuale dei dati e non ricalcolate in automatico. Se si vuole invece comunque gestire una grandezza con ricalcolo automatico bisogna inserirla utilizzando la maschera Grandezze, come visto nel rispettivo paragrafo, e poi selezionarla dall elenco a tendina Grandezza X. Inserisci tutti i campi che definiscono la nuova grandezza ed i dati mensilizzati della stessa. Se si seleziona una grandezza con ricalcolo automatico la griglia per l inserimento dei dati rimane disattivata Seleziona la scheda Grandezza Y e (Z) Per le grandezze Y e Z (attiva solo nel caso del tipo calcolo percentuale), valgono le stesse identiche istruzioni viste per la grandezza X. Completate tutte le registrazioni clicca sul pulsante Salva un avviso di colore verde ti segnala che il salvataggio è avvenuto in modo corretto. Firme della scheda indicatore Una volta salvato è possibile procedere alle firme di validazione, della scheda indicatore, da parte delle funzioni organizzative preposte: 32 rev

33 Il sistema consente la firma da parte delle funzioni responsabili del: - Processo - Unità operativa/reparto - Responsabile indicatore Per firmare, una volta individuato dai rispettivi elenchi a tendina i responsabili, il sistema visualizza i campi dove ognuno inserirà username e password e cliccherà sul pulsante Firma Visualizzazione e Stampa del report scheda indicatore Dalla maschera iniziale del menù Scheda Indicatore dopo aver selezionato dall elenco a tendina l indicatore interessato, clicca sul pulsante e quindi su Report. Viene visualizzata, con il sistema di reportistica di TaleteWeb, la scheda indicatore che è possibile esportare in qualsiasi formato e stampare. Report elenco Il sistema mette a disposizione un Report elenco molto completo di tutti gli indicatori. Dalla maschera iniziale del menù Scheda Indicatore clicca sul pulsante e quindi su Elenco: viene visualizzata la seguente interfaccia: Come altri report elenchi del sistema TaleteWeb anche questo consente all utente di scegliere i gruppi di colonna da visualizzare per non avere un report elenco molto fitto e poco chiaro. Si ricorda che tutti i report elenchi del sistema TaleteWeb consentono un ampia personalizzazione da parte dell utente (si veda a tale proposito l istruzione Come utilizzare i report elenchi) Il report è interattivo ed è possibile per ogni indicatore applicare link che aprono le maschere relative. E così possibile, attraverso il report elenco, avere accesso rapido ed immediato a tutte le procedure di gestione del cruscotto aziendale 33 rev

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