Linee guida al MePA Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione

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1 Linee guida al MePA Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione Linee Guida MePA_AG Pagina 1 di 29 09/05/2011

2 Indice 1. Accedere al MePA 2. La Home Page e il Cruscotto di comando 3. La ricerca degli articoli 4. L ordine diretto di acquisto (O.d.A) 5. La richiesta di Offerta ( R.d.O) 6. Richiesta di Offerta a riga unica ( RdO SEMPLIFICATA ) Linee Guida MePA_AG Pagina 2 di 29 09/05/2011

3 1) Accedere al Mercato Elettronico Dal sito Il Punto Ordinante e/o Punto Istruttore accedono dopo aver inserito nome utente e password e cliccato su entra Nel Mercato Elettronico possono operare: il Punto Ordinante (PO) : soggetto con potere di firma e che può quindi effettuare acquisti per conto di una Pubblica Amministrazione. Il Punto Ordinante può accedere al Mercato Elettronico, effettuare o completare l ordinativo e inviarlo al Fornitore, o richiedere e accettare una RdO (Richiesta di Offerta). il Punto Istruttore (PI) : soggetto delegato dal responsabile di spesa di un Amministrazione alla predisposizione dell ordinativo d acquisto. Il Punto Istruttore può accedere al Mercato Elettronico, completare l ordine ma non può inviarlo al Fornitore né inviare le RdO. il Fornitore : impresa abilitata rispetto a specifici bandi pubblicati da Consip per le diverse categorie merceologiche. Il Fornitore può visualizzare gli ordini ricevuti e, ove lo ritenga opportuno, rispondere alle RdO. Linee Guida MePA_AG Pagina 3 di 29 09/05/2011

4 2) La Home Page del Mercato Elettronico Quella che appare è la Home Page dell applicazione nella quale sono presenti tutte le funzionalità necessarie per procedere agli acquisti nel Mercato Elettronico. Dal CRUSCOTTO è possibile effettuare: Le Negoziazioni per acquisti da effettuare tramite RdO MePA ed altre Gare Gli Ordini Diretti MePA o altri ordini tipo da convenzioni / Accordi Quadro L organizzazione dell area Preferiti per creare selezioni personalizzate relative a prodotti, fornitori e ricerche La manutenzione e l aggiornamento dei propri dati dalla Gestione Profilo (anagrafici, di abilitazione ecc) Accedere ai Servizi per consultare gli eventi, per cercare PA e Fornitori Inoltre si accede direttamente all area News per le comunicazioni da parte di Consip o all area dei Messaggi personali dell utente Linee Guida MePA_AG Pagina 4 di 29 09/05/2011

5 3) - La ricerca degli articoli La ricerca dei prodotti è possibile effettuarla in 4 modi diversi; l accesso alla ricerca è posizionata sulla sinistra dello schermo: Se non possiedi alcuna informazione sul prodotto/servizio da acquistare, fai clic sul nome della categoria merceologica che ti interessa. Attraverso livelli successivi di navigazione, puoi esplorare il catalogo di uno specifico settore merceologico, fino ad individuare il "metaprodotto", ossia la tipologia merceologica di dettaglio, che raccoglie tutti gli articoli di una categoria caratterizzati dai medesimi attributi identificativi. Una volta all ultimo livello di navigazione, all interno delle offerte relative ad uno specifico metaprodotto, puoi ancora procedere per ricerche successive. Inserisci una parola-chiave e contestualmente seleziona l'opzione Cerca in questo metaprodotto. Vediamo in rapida successione i tipi di ricerca. Linee Guida MePA_AG Pagina 5 di 29 09/05/2011

6 Sfoglia Catalogo Da questa sessione si entra nell elenco dei bandi attivi Per ricercare ad esempio un prodotto di cancelleria si seleziona il bando e successivamente il meta prodotto e via via sino ad identificare l articolo. Ad esempio i FALDONI Il sistema propone il prodotto selezionato e chiede di visualizzare le offerte ; il numerino indica che ci sono 1967 articoli pubblicati e l elenco visualizzato comprende tutti i fornitori, tutti i formati dei faldoni e tutti i prezzi Linee Guida MePA_AG Pagina 6 di 29 09/05/2011

7 A questo punto possiamo decidere se scaricare in formato excel tutte le offerte (1967) presenti o perfezionare la scelta restringendo i risultati con il filtro disponibile Inserendo ad esempio Karnak nel campo cerca nei prodotti il sistema filtra tutti i prodotti pubblicati dal fornitore. Linee Guida MePA_AG Pagina 7 di 29 09/05/2011

8 Oppure con il secondo filtro si possono scegliere altri parametri, per fornitore, per marca, prezzo o altri all interno della stringa di ricerca. Selezionando il prodotto di nostro interesse si apre una scheda completa delle informazioni commerciali Il sistema propone delle funzioni a scelta a secondo delle esigenze del cliente. Linee Guida MePA_AG Pagina 8 di 29 09/05/2011

9 A Z Prodotti Secondo metodo disponibile è quello di ricerca in ordine alfabetico; se il prodotto da ricercare è un raccoglitore bisogna premere la lettera R e poi su Raccoglitore ad anelli Il sistema propone il prodotto ricercato ed il numero di referenze pubblicate (14915). Proseguire nella ricerca come visto in precedenza Ricerca per codice E possibile effettuare la ricerca inserendo il codice articolo del fornitore: ricerchiamo il Toner Originale H.P. LJ 4000 C4127A codice Premere avvia la ricerca fino ad arrivare al risultato prodotto nelle slides che seguono. Linee Guida MePA_AG Pagina 9 di 29 09/05/2011

10 Oppure se non si ha a disposizione il codice articolo del fornitore la ricerca può essere effettuata inserendo nel campo di ricerca il codice originale del prodotto, C4127A Selezionare in questo caso il meta prodotto di interesse e proseguire Linee Guida MePA_AG Pagina 10 di 29 09/05/2011

11 La ricerca ha prodotto 161 risultati; proseguire nella ricerca come visto in precedenza sino ad arrivare al prodotto del fornitore prescelto. Trova prodotti Infine con il trova prodotti, dal menù a tendina selezionare il bando, ad esempio cancelleria e lo strumento, Mercato elettronico Linee Guida MePA_AG Pagina 11 di 29 09/05/2011

12 Proseguire premendo seleziona sottocategoria, poi premendo ancora cancelleria ad uso ufficio e didattico e poi ancora sottocategoria e continuare con una delle selezioni proposte Ipotizziamo di ricercare una cucitrice, premiamo su cucitrici e poi avanti, On line risultano 5432 prodotti pubblicati e a questo punto il sistema ti chiede di affinare la ricerca e di proseguire inserendo dei parametri a scelta tra quelli evidenziati. Usiamo il nome del fornitore Karnak e la marca di nostro interesse Esselte. Linee Guida MePA_AG Pagina 12 di 29 09/05/2011

13 Così facendo il risultato è quello che segue Trova prodotti (consigliato) Possiamo effettuare la ricerca dei prodotti da acquistare con due scorciatoie. La prima prevede la conoscenza del codice articolo del fornitore ed è sufficiente dalla home page del mercato elettronico inserire il codice articolo nel campo cerca e selezionare da menù a tendina la voce codici del catalogo e premere avvia Linee Guida MePA_AG Pagina 13 di 29 09/05/2011

14 Il sistema propone immediatamente il prodotto ricercato ed è possibile quindi procedere alla preparazione dell ordine.. Con la seconda scorciatoia possiamo entrare nel listino del fornitore di nostro interesse partendo sempre dalla home page inserendo nel campo cerca la ragione sociale Karnak e dal menù a tendina scegliere catalogo Si entra così nell elenco dei prodotti pubblicati dal fornitore; l ordine è alfabetico e tra parentesi di fianco ad ogni meta prodotto è indicato il numero di prodotti pubblicati. Se il prodotto che cerchiamo è ad esempio un badge allora premiamo la riga corrispondente Linee Guida MePA_AG Pagina 14 di 29 09/05/2011

15 Il risultato ottenuto è l elenco dei prodotti che il fornitore ha on line attinenti al meta prodotto Badge portanomi e accessori; si proceda come spiegato in precedenza per la scelta. 4 OdA (Ordine diretto di Acquisto ) Dopo aver eseguito una ricerca e individuato l'articolo di interesse, il primo passo per la creazione di un ordine o la predisposizione di una RdO è rappresentato dalla composizione del carrello degli acquisti. Troverai il bottone Aggiungi a carrello sia nella pagina di Risultati della ricerca, sia nella pagina di Confronto articoli, sia nella pagina di Dettaglio articolo. Linee Guida MePA_AG Pagina 15 di 29 09/05/2011

16 Dopo aver inserito nel carrello i prodotti, premere Crea Ordine, e quindi inserire le quantità corrette da ordinare La quantità predefinita di un ordine per ciascun articolo è "1"; per modificarla, immetti la quantità che desideri nel campo Quantità, quindi fai clic su Aggiorna totali per visualizzare il nuovo totale di spesa. Ora, se il tuo carrello è già completo e definitivo, procedi premendo il tasto invia Ordine per procedere al completamento del documento d'ordine Linee Guida MePA_AG Pagina 16 di 29 09/05/2011

17 Se, invece, nel medesimo ordine vuoi inserire altri articoli, torna indietro cliccando sul tasto ricerca altri prodotti e potrai di nuovo esplorare il catalogo, aggiungendo al carrello gli ulteriori articoli che intendi acquistare. Ricorda che, ad ogni nuova aggiunta al carrello, il sistema riepilogherà tutti gli articoli e le relative quantità che hai deciso di acquistare. Se nell'elenco c'è un articolo che vuoi eliminare, clicca a destra la X elimina in corrispondenza dell articolo indesiderato. Qualora, invece, gli articoli che hai inserito nel carrello siano venduti da Fornitori diversi, il sistema provvederà a dividere il carrello in sezioni separate per ciascun Fornitore. Dovrai, in tal caso, procedere singolarmente alle operazioni di creazione dell'ordine per ciascun Fornitore. Note commerciali riferite all Acquisto diretto Se hai deciso di predisporre un ordine diretto, devi prestare attenzione al rispetto di alcuni requisiti commerciali, pena la possibilità che il Fornitore non provveda all evasione dell ordine: Importo minimo di consegna: per ciascuna categoria merceologica attiva sul Mercato Elettronico (associata al relativo Bando di Abilitazione Fornitori) esiste un importo minimo da rispettare per garantire l evasione dell ordine da parte del Fornitore. Area di consegna: ciascun Fornitore definisce nel proprio catalogo le zone geografiche in cui si impegna a consegnare i prodotti (l'informazione è visibile nella scheda di dettaglio di ciascun prodotto, Descrizione articolo); il Fornitore potrebbe non evadere un ordine emesso da un Amministrazione non sita all interno dell elenco di province selezionate; Lotto Minimo: ciascun Fornitore ha la facoltà di esprimere un lotto minimo ordinabile, ossia un numero minimo di unità di vendita, es. pezzi, scatole, confezioni, etc., al di sotto del quale non procederà all evasione dell ordine; Disponibilità Massima di Periodo: indica il quantitativo garantito di prodotti/servizi abilitati di cui il Fornitore assicura la disponibilità in un dato lasso di tempo ai Punti Ordinanti nell ambito del Mercato Elettronico, così come indicato nel Capitolato Tecnico e dettagliato nelle Regole di Accesso al MePA. Al di sopra di tale tetto garantito, il Fornitore non è tenuto a soddisfare la richiesta di Ordine Diretto; al raggiungimento del limite non contribuiscono le unità di prodotto/servizio vendute a seguito dell accettazione di Richieste di Offerta; Prezzi esposti: i prezzi riportati sul MePA comprendono il bene/servizio oggetto di compravendita unitamente ai servizi accessori di consegna, garanzia, assistenza e installazione ove previsti e comunque in conformità a quanto previsto dalla documentazione tecnica di ciascun Bando di abilitazione. Linee Guida MePA_AG Pagina 17 di 29 09/05/2011

18 Per indicare un indirizzo di consegna e/o fatturazione diverso da quello impostato, è sufficiente fare clic sull'icona cambia indirizzo presente accanto a entrambi gli indirizzi. Si accede in tal modo alla pagina di Rubrica indirizzi, dove potrai selezionare ulteriori indirizzi di consegna e/o fatturazione precedentemente registrati, oppure procedere a crearne ulteriori Per visualizzare gli ordini emessi, verificarne lo stato ecc ecc il Punto Istruttore o il Punto Ordinante devono accedere dal Cruscotto nella home page cliccando direttamente su MePA sotto la voce Ordini Diretti Il PO ha la possibilità di ricercare gli ordini genericamente o visualizzare unicamente la lista degli ordini generati dai Punti Istruttori; il PI può invece visualizzare solo gli ordini che ha effettuato in prima persona. Il documento può essere ricercato sulla base di più parametri. Alcuni di essi vengono forniti in fase di creazione dell'ordine (ad es. Stato del documento, numero del documento OdA); altri sono collegati alle richieste stesse dell'utente, quali il Tipo di documento, il Nome del Fornitore, la Data di creazione. Il processo di autenticazione del documento mediante apposizione di firma digitale è un'operazione indipendente dall'applicazione e viene effettuata a cura dell utente in maniera autonoma. 5 RdO (Richiesta di Offerta) Analogamente alla procedura seguita per l'ordine diretto, per poter procedere alla creazione di una RdO, è necessario comporre il carrello. Conclusa la composizione del carrello, fai clic su Crea RdO per iniziare la predisposizione della RdO. Linee Guida MePA_AG Pagina 18 di 29 09/05/2011

19 I passi descritti di seguito sono percorribili identicamente sia dai PO sia dai PI, con la differenza che nell ultimo di essi, al PO viene data la possibilità di inoltrare la RdO ai Fornitori invitati, mentre il PI potrà solo salvare la bozza o inoltrare la stessa appena predisposta, lasciando al PO l onere di effettuare l operazione di inoltro. Fase iniziale : Denominazione parametri Inserire la denominazione della rdo (titolo a discrezione dell ente PA) Lasciare invariata la scelta del/dei fornitori da invitare Selezionare come unità di misura il Valore dell offerta Indicare il numero dei lotti ( di solito 1) Selezionare si o no ( valore consigliato) per le offerte anomale Infine quale criterio di aggiudicazione selezionare il Prezzo più basso Poi salva e procedi Passo 1: Completato l inserimento dei parametri di base, il sistema propone i passi successivi riepilogandoli nella tabella; nel passo 1 è possibile da parte del cliente: - allegare documenti alla rdo Linee Guida MePA_AG Pagina 19 di 29 09/05/2011

20 Premendo il tasto allega si apre una maschera e con il classico sfoglia e allega si aggiungono documenti, oppure - Richiedere documenti ai fornitori per la partecipazione Passo 2: L ente inserisce la denominazione del lotto/fornitura e il numero del CIG Codice Identificativo Gara rilasciato dall AVCP (Autorità di Vigilanza dei Contratti della PA ) salva e procede A questo punto seleziona il campo Gestione Articoli Linee Guida MePA_AG Pagina 20 di 29 09/05/2011

21 Inserisce le quantità in gara, inserisce, se vuole, il totale a base d asta o valore presunto, controlla le condizioni di pagamento e gli indirizzi di spedizione e fatturazione poi salva e procedi. Passo 3 Invito dei fornitori La selezione dei fornitori da invitare alla rdo si può effettuare attraverso modi diversi proposti dal sistema di acquistinrete, vediamoli: per BANDI / AREE Si possono ricercare dando dei parametri di Area di Consegna, ad esempio fornitori che sono in grado di consegnare in Tutta Italia ed hanno la sede nella regione dell ente della PA Premere cerca ed attendere il risultato Linee Guida MePA_AG Pagina 21 di 29 09/05/2011

22 Il risultato è un elenco alfabetico dei fornitori, scegliere quelli identificati e aggiungi. Questo sistema è poco pratico. I sistemi di selezione e scelta più utilizzati sono quelli per DATI IMPRESA e la ricerca presuppone la conoscenza o della ragione sociale o della partita iva del / dei fornitore. L operazione va ripetuta per il numero dei fornitori che si vogliono invitare. Infine si può creare un elenco dei fornitori da un elenco precedentemente predisposto. Nell esempio riportato abbiamo selezionato tre fornitori da invitare, procediamo. Passo 4 Date della RdO Si selezionano le date e gli orari in funzione delle esigenze del cliente. Tenete presente che come previsto dalle regole del mercato elettronico, dalla apertura della rdo alla scadenza per la ricezione delle offerte, dovrebbero passare minimo 15 gg. Linee Guida MePA_AG Pagina 22 di 29 09/05/2011

23 Passo 5 Invia RdO E il riepilogo dei passi precedenti, se non ci sono errori o modifiche si invia la rdo. Il cliente riceve un messaggio dal sistema che la rdo è stata inviata, i fornitori ricevono la rdo. La RdO appena illustrata ha un procedimento poco utilizzato dai clienti. I motivi sono da ricercare nella poca fruibilità del portale, i tempi lunghi per la ricerca e la selezione dei prodotti e la poca dimestichezza con il portale. Consip ha reso possibile per alcuni bandi del mercato elettronico di effettuare le richieste di offerta RdO a riga jolly o semplificata. Il procedimento è identico per i passaggi di cui sopra ma invece di selezionare i prodotti attraverso la ricerca navigando nel sistema, si allega un file excel precedentemente preparato. Vediamo come. Linee Guida MePA_AG Pagina 23 di 29 09/05/2011

24 6 RdO a riga jolly (Richiesta di Offerta semplificata) Prima di iniziare la preparazione della RdO è necessario cha il Punto Ordinante ( Cliente) prepari un file excel contenente l elenco dei prodotti e le quantità da allegare nella fase successiva di preparazione della gara. Il file xls pronto all uso è disponibile ed è salvato all interno dell elenco dei documenti del bando selezionato ( ad esempio cancelleria) oppure come capita sovente il file è preparato dallo stesso cliente. Dopo aver inserito login e password, dalla home page premere su Che strumento vuoi usare? Premere successivamente su MERCATO ELETTRONICO, poi selezionare il bando di interesse Linee Guida MePA_AG Pagina 24 di 29 09/05/2011

25 Si accede alla documentazione completa del bando; se si deve scaricare il file excel per preparare l elenco dei prodotti oggetto di gara premere sul tasto DOCUMENTAZIONE Poi premere Cancelleria 104 Linee Guida MePA_AG Pagina 25 di 29 09/05/2011

26 E scaricare i file excel, che sono rispettivamente uno per la cancelleria e uno per i prodotti di consumo Dopo aver preparato il file excel possiamo iniziare la preparazione della RdO a riga Jolly. Ci troviamo nella sezione dei documenti del Bando, a questo punto si preme su VAI AL CATALOGO Linee Guida MePA_AG Pagina 26 di 29 09/05/2011

27 Poi selezioniamo la riga unica a secondo della tipologia di rdo che dobbiamo preparare, ad esempio cancelleria e poi aggiungi al carrello Ci ritroviamo alla fase iniziale della preparazione, selezioniamo, e premiamo CREA RDO Ci ritroveremo a questo punto al passo 1 di 5 come visto per la rdo semplice con la differenza che arrivato al punto 2.1 dei passi della procedura, il cliente dovrà allegare il file excel con i prodotti e le quantità in gara. Linee Guida MePA_AG Pagina 27 di 29 09/05/2011

28 Accettazione di una RDO Alla scadenza dei termini per la presentazione delle proposte (data di chiusura RdO), potrai effettuare le tue valutazioni in merito alle offerte ricevute seguendo le indicazioni del sistema. Si devono seguire 4 passi NOTA IMPORTANTE Nel limite degli acquisti entro soglia, i euro per le Amministrazioni Centrali e euro per tutte le altre, vi sono gli acquisti in economia ossia entro i euro. In questo caso la RdO può essere indirizzata anche ad un solo fornitore. riferimento all art. 5 del DPR 384/2001. VERIFICA ABILITAZIONE BANDI MEPA Capita di frequente che i clienti vogliano verificare a quali bandi il fornitore è abilitato. La verifica è semplice, nella home page all interno dell area cruscotto alla voce I SERVIZI trovate due campi Cerca PA e Cerca Impresa. Premere cerca impresa e compilare i campi evidenziati e premere ricerca, Poi cliccare sulla ragione sociale Linee Guida MePA_AG Pagina 28 di 29 09/05/2011

29 Ed ecco il risultato completo di tutti i dati anagrafici ed i relativi bandi per i quali la società ha ottenuto l abilitazione da parte di Consip per la vendita di beni e servizi. Accedi all area test, è un cliente demo login : namin0984 password : Password1 Linee Guida MePA_AG Pagina 29 di 29 09/05/2011

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