I N F O L O G I S K P I P E R L A LO G I S T I C A G I A N P A O L O C A L Z O L A R O

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1 I N F O L O G I S K P I P E R L A LO G I S T I C A G I A N P A O L O C A L Z O L A R O

2 Sommario Misurare la performance aziendale 3 I processi aziendali 4 La business intelligence 6 I KPI 9 Caratteristiche 11 Metodologia per la costruzione dei kpi 12 I processi dell area logistica 15 Modelli di processo 15 L area magazzino 17 L area scorte 20 L area trasporti 22 Costruire i KPI 25 Gli strumenti disponibili 27 SpagoBi 27 Microstrategy 28 QlikView 29 Costruire i KPI con Excel 31

3 1 Misurare la performance aziendale Il primo passo in qualsiasi processo di miglioramento aziendale è la misurazione, infatti se non conosciamo la realtà che vogliamo migliorare non è possibile nessun cambiamento. Immaginate di essere paracadutati in un luogo sconosciuto, senza una bussola ed una cartina incontrerete enormi difficoltà per raggiungere un qualsiasi luogo. La misurazione è una attività fondamentale per qualsiasi impresa, anche se si tratta di un piccolo negozio di abbigliamento o di una piccola attività artigianale, altrimenti si corre il rischio che l impresa non sopravviva. Alcuni piccoli imprenditori obbiettano che conoscono la loro attività e possono gestirla senza strumenti di misurazione, e che questi strumenti sono eccessivi per una piccola realtà come la loro. È il primo passo verso il fallimento, per quanto si possa essere esperti e navigati imprenditori la misurazione ed il controllo sono essenziali. Immaginate che la cassa della vostra azienda stia diminuendo anche se il vostro fatturato stia crescendo, intuite che ci sono delle spese che dovreste ridurre, fate un giro in magazzino e ad occhio vi sembra che ci sia troppo materiale, decidete quindi di ridurre gli ordini ai vostri fornitori, dopo qualche mese alcuni clienti iniziano a lamentarsi perché ricevono i loro ordini in ritardo. Questo è quanto accade se le nostre decisioni si basano solo sull intuito, se la vostra impresa avesse avuto un sistema di misurazione (più o meno sofisticato questo dipende dalle esigenze del vostro business) avrebbe potuto immediatamente avere l elenco degli articoli con l indice di rotazione più basso ed intervenire solo su quelli, inoltre un sistema di misurazione potrebbe evidenziare dei costi elevati di trasporto oppure dei tempi di prelievo non soddisfacenti. I costi logistici a volte possono incidere molto sul prodotto finale, ma se non conoscete a quanto ammontano questi costi e come si siano originati, una qualsiasi attività di miglioramento in questo senso sarebbe come camminare ad occhi bendati, non è esclu- 3

4 so che voi riusciate a raggiungere il vostro risultato, ma quante volte dovrete urtare contro qualcosa prima di riuscirci? Utilizzare strumenti che ci permettono di avere una visibilità sulla nostra attività logistica è alla portata anche delle piccole imprese con costi sostenibili, la business intelligence non è solo per le grandi imprese ma per tutte, quello che cambia è la strumentazione. Una grande impresa con i suoi diversi stabilimenti ed i magazzini sparsi per il mondo è come un aereo ed ha pertanto bisogno per essere guidata di una sofisticata strumentazione. Una piccola impresa può essere paragonata ad una bicicletta pertanto non ha di certo bisogno di un radar, di un altimetro o di strumenti per la misurazione delle condizioni meteo, però se ci montiamo sopra un GPS per biciclette, il nostro percorso può essere molto più agevole e possiamo spingerci anche in territori poco conosciuti. La strumentazione di misurazione deve essere adeguata al mezzo che stiamo guidando così se guidiamo una multinazionale abbiamo bisogno di un sistema ERP e di un software di business intelligence e di personale competente per gestirli, se guidiamo una piccola attività artigianale allora ci basta un gestionale e ed un foglio di calcolo per le nostre analisi. Ora provate a rispondere a queste domande in maniera precisa, indicando un numero e non risposte vaghe come molto, poco, alto, basso: Quale è l indice di rotazione del magazzino? Quanto tempo impieghiamo per preparare una spedizione? Quanto tempo impieghiamo a caricare un automezzo? Se siete riusciti a rispondere a queste domande siete sulla buona strada ed il passo successivo è riuscire a rispondere a domande sempre più specifiche. In caso non siate riusciti a rispondere a queste domande è tempo per la vostra azienda di dotarsi della strumentazione necessaria per misurare le performance aziendali. I processi aziendali Possiamo considerare un processo come una serie di attività che trasformano un input in un output che abbia valore per il cliente. Consideriamo il processo spedizione prodotto finito, questo processo trasforma un input, il prodotto finito che si trova nel magazzino, in un output, il prodotto finito che si trova nel magazzino del cliente. Per arrivare dall input all output è necessario eseguire delle attività, prendere delle decisioni, acquisire informazioni da altri processi. Possiamo considerare le attività logistiche come una serie di processi tra di loro collegati in una rete in cui ad ogni nodo corrisponde un processo che può essere a sua volta scomposto in altri sottoprocessi. Il primo passo da fare per poter giungere alla costruzione di un sistema di valutazione dei processi logistico produttivi consiste nell individuare molto bene i processi stessi e definire in modo univoco quali siano gli obiettivi che ognuno di essi ha, in un ottica di funzionamento complessivo ed ottimizzazione del sistema. Una volta identificati chiaramente processi ed obiettivi, si può passare alla definizione delle misure opportune, e quindi dei KPI. 4

5 Analizzare in dettaglio le caratteristiche dei processi logistici si rivela di grande utilità, in quanto descrivere la mappa con cui le informazioni ed i materiali si muovono, contribuisce ad avere una visione più chiara delle attività aziendali in modo da poter individuare i punti in cui intervenire per poter razionalizzare l intera gestione logistica. L analisi dei processi esistenti è di fondamentale importanza per le imprese che sono cresciute rapidamente in quanto i processi si sono sviluppati nel tempo senza essere mai formalmente codificati, mettere nero su bianco i propri processi aziendali aiuta ad individuare i punti su cui migliorare, è anche vero che le imprese in crescita sono prese da molte attività, ma trovare il tempo per mappare i propri processi significa garantirsi la crescita per i prossimi anni. E se l impresa sta vivendo un periodo di crisi? Anche in questo caso ritagliarsi del tempo per mappare i processi può rivelarsi utile al fine di uscire dalla crisi. In concreto cosa significa mappare i processi? di quali strumenti abbiamo bisogno? è una attività dispendiosa? Mappare i processi significa svolgere le seguenti attività: 1. Identificare i diversi tipi di attività che operano durante il processo 2. Evidenziare il flusso dei materiali e delle informazioni che attraversano il processo Per svolgere questa attività abbiamo bisogno di carta, penna, un software per il disegno di diagrammi, eventuale documentazione aziendale (nel caso non ci fosse è necessario intervistare direttamente gli operatori coinvolti nel processo). I processi possono essere classificati in base a quattro caratteristiche fondamentali, è importante ribadire che le classificazioni che si fanno non sono utili solo ai fini accademici ma hanno grande rilevanza pratica, in fatti quando progettiamo un nuovo processo aziendale o ridisegniamo uno esistente conoscerne le caratteristiche consente di prevederne la struttura dei costi. Le caratteristiche principali di un processo possono essere riassunte in: Volume Varietà Variabilità Visibilità Ognuna di queste caratteristiche può essere alta o bassa dando luogo a diverse configurazioni di processi. Per volume si intende il numero di output realizzati dal processo, per varietà si intende il numero di output differenti prodotti dal processo, per variabilità si intende la variazione del volume nel tempo, mentre per visibilità si intende quanta parte del processo è visibile da parte del cliente sia interno che esterno. Consideriamo l esempio di un processo comune in tutti i magazzini come il processo di picking e vediamo come misurare le quattro caratteristiche precedenti. Nel caso del volume intendiamo il numero di prelievi effettuati in un anno (4000 prelievi l anno è un volume basso mentre è un volume alto). Per misurare la varietà del processo di picking consideriamo le tipologie di prelievi effettuati 5

6 (prelievi per vendite, per produzione interna, per produzione esterna). Per misurare la variabilità valutiamo l andamento dei prelievi nel corso dell anno, avremo variabilità nulla nel caso i prelievi siano costanti durante tutti i mesi dell anno viceversa avremo una variabilità più o meno elevata. La visibilità è misurata scomponendo il processo di prelievo nelle varie attività elementari e nell individuare quale percentuale di queste attività è visibile al cliente (ad esempio se quando carichiamo sul camion la merce inviamo una mail con un copia digitale del packing list possiamo dire che questa fase è visibile al cliente, viceversa quando il magazziniere preleva il prodotto dalla sua ubicazione questo non è visibile al cliente). È importante individuare le quattro caratteristiche dei processi prima evidenziati in quanto ci permettono di effettuare diverse considerazioni, ad esempio se il nostro processo di prelievo presenta un alto volume ed una bassa varietà e variabilità è un ottimo processo candidato ad essere automatizzato. Inoltre processi che presentano alti volumi, alta varietà, alta variabilità ed alta visibilità richiedo l utilizzo di strumenti software abbastanza sofisticati. La business intelligence La business intelligence è una disciplina che consente a chi prende decisioni in azienda di capire, attraverso soluzioni software, i fattori chiave del business e conseguentemente di prendere le migliori decisioni in quel momento. Possiamo considerare la gestione aziendale come una serie di decisioni da prendere con lo scopo di mantenere in equilibrio l equazione fondamentale dell impresa, ovvero Profitto = Ricavi Costi. Obbiettivo di chi prende le decisioni è quello di ridurre al minimo le decisioni sbagliate (bisogna essere consapevoli che è impossibile eliminare le decisioni sbagliate ma è possibile ridurle). Quanto grande deve essere il mio magazzino? Se prendiamo una decisione sbagliata potremmo ritrovarci con un magazzino troppo grande quindi con elevati costi di gestione, oppure un magazzino troppo piccolo con disservizi ai clienti e quindi minori ricavi, in entrambi i casi l equazione aziendale non è più in equilibrio ed i profitti si riducono. Se abbiamo le informazioni giuste possiamo ridurre le possibilità di avere un magazzino non adeguatamente dimensionato, parlo di ridurre e non di eliminare in quanto ci sono tantissime variabili da misurare e prendere in considerazione per cui non esiste il magazzino perfettamente dimensionato, ma il magazzino le cui dimensioni sono ragionevolmente adeguate. La business intelligence trasforma un dato grezzo in informazione, ad esempio la giacenza dell articolo XYZ alla data del 24/04/2012 è di 56 confezioni è un dato grezzo, mentre il trend dell indice di rotazione delle materie prime è un informazione sulla cui base prendere delle decisioni. Come tutti i processi anche la business intelligence ha bisogno di un input, in questo caso i dati, per poterli trasformare in un output, ovvero le informazioni necessarie per prendere decisioni. La base di partenza è quindi costituita dalla rilevazione dei dati elementari di business che servono da supporto operativo per le attività aziendali. Sono le registrazioni relative agli ordini di vendita, ai documenti di trasporto, alle fatture, ai prelievi per la produzione e così 6

7 via. Il punto di partenza è quindi un sistema gestionale anche elementare che permette di effettuare queste misurazioni. Un sistema di business intelligence si compone dei seguenti elementi: Database transazionali Strumenti ETL Datawarehouse Strumenti di reporting e analisi Database transazionali: Sono i database dove sono registrati i dati operativi del nostro business, ad esempio nel caso della logistica potremmo avere i dati su diversi database, ad esempio gli ordini, i movimenti di magazzino ed i documenti di trasporto sono sul database del gestionale, i dati relativi alle operazioni di magazzino potrebbero essere sul database del sistema WMS che gestisce la radiofrequenza, oppure se abbiamo un magazzino automatico i dati sulle missioni di prelievo e versamento sono sul suo database, infine potremmo avere i dati relativi ai costi di trasporto in uno o più file Excel. In questa situazione la fonte dei nostri dati può essere su supporti diversi soprattutto se la nostra è una impresa medio grande, differentemente avremo una o due base dati da interrogare per ottenere le informazioni desiderate. Strumenti ETL: Sono programmi che si occupano di estrarre i dati dalle varie basi dati, uniformarli, eliminare eventuali dati anomali e caricare i dati nel datawarehouse. Nel caso di più basi dati questa è una operazione abbastanza delicata e richiede una solida progettazione per evitare di avere informazioni non corrette. Nel caso di una piccola impresa che utilizza un gestionale troviamo lo strumento ETL direttamente in Excel (MS Query, ne parleremo nell ultimo capitolo). La semplicità dello strumento non deve però escludere una attenta progettazione dei dati da estrarre anche se in questo caso non sarà complicata come nel caso di una medio/grande impresa. Datawarehouse: è il magazzino centralizzato dei dati, in questo luogo virtuale sono raccolti ed organizzati i dati estratti con gli strumenti ETL ed il dato qui contenuto deve essere certificato, evitando di creare ambiguità all interno dell azienda. Ad esempio per quanto riguarda lo spedito bisogna identificare quali causali concorrono a determinare il volume 7

8 di spedizioni all interno del mese, in modo che chiunque all interno dell azienda legge quel dato sa come è stato ottenuto. È quindi sempre opportuno definire un dizionario dei dati che rappresenta il linguaggio comune nelle discussioni aziendali, onde evitare polemiche inutili o indurre chi deve utilizzare le informazioni a ritenerle non attendibili. Fisicamente il datawarehouse può essere un altro database dove vengono scritti i dati dopo che sono stati estratti e ripuliti oppure i dati possono essere contenuti in memoria dall applicazione di business intelligence. Strumenti di reporting: Sono i programmi che consentono di creare riepiloghi, grafici ed indicatori in grado di navigare all interno dei dati per ottenere le informazioni necessarie a prendere decisioni. Gli strumenti di reporting consentono di monitorare il business allo stesso modo del cruscotto dell automobile che ci indica, la velocità, il livello di carburante e con l accensione delle spie ci indica eventuali anomalie e malfunzionamenti. Ad esempio per quanto riguarda la logistica monitorando l indice di rotazione, l indice di puntualità delle consegne, l indice di saturazione del magazzino possiamo avere precise indicazione di come stiamo gestendo la logistica aziendale e prendere le decisioni adeguate. Ad esempio notiamo che l indice di puntualità è calato nelle ultime quattro settimane, andiamo ad indagare per determinarne le cause, individuiamo le azioni per migliorarlo, applichiamo le azioni e valutiamo cosa accade all indice. VUOI PROVARE LA BUSINESS INTELLIGENCE CON EXCEL? clicca qui e scarica alcuni modelli per l analisi del magazzino Gli strumenti di reporting aiutano anche nell evitare sterili polemiche dovute al fatto che le persone in mancanza di supporti decisionali tendono a crearsi uno schema della realtà non affidabile generalizzando o cancellando parti della realtà. Ad esempio se il direttore generale piomba nel vostro ufficio dicendo (in alcuni casi urlando!!!) che i clienti si lamentano per ritardi nella consegna degli ordini, se non ha un supporto decisionale (in questo caso un report settimanale con l indice di puntualità), probabilmente sta generalizzando un esperienza vissuta (ad esempio nella settimana scorsa ha ricevuto due telefonate da clienti irritati per ritardi di consegna) senza avere una visione globale dei dati che potrebbe avere grazie ad un report. Due clienti irritati non indicano che la logistica sta consegnando in ritardo, come una rondine non fa primavera, un report invece si!!!. Gli strumenti di business intelligence possono essere più o meno sofisticati a seconda delle necessità dell impresa ma sia che la vostra impresa sia piccola o grande se l argomento business intelligence non è mai stato affrontato è bene partire in piccolo, ovvero con soluzioni fatte in casa con Excel, in questo modo potrete esplorare questo nuovo processo a costi ridotti riuscendo ad individuare quali sono le esigenze della vostra impresa, poi chiaramente dopo un po Excel vi inizierà a stare stretto e quindi è necessario cercare un software specifico, ma a quel punto avrete chiare quali sono le esigenze in termini di informazioni per la vostra aziende e potrete selezionare con più cognizione di causa il software adatto. Il mio suggerimento per grandi e piccoli è quello di partire con Excel (vedremo nel terzo capitolo come fare) e poi mangiando viene l appetito. 8

9 I KPI Gli indicatori sono particolari informazioni che hanno la caratteristica di essere: critiche, sintetiche, significative, prioritarie che permettono di misurare l andamento aziendale nei suoi più svariati aspetti. Critiche, in quanto su di esse il management opera le proprie scelte; Sintetiche, perché espresse da una variabile semplice o composta (es. tempo, movimentato x addetto); Significative, in quanto rappresentano in maniera puntuale i fenomeni aziendali alle quali si riferiscono; Prioritarie, per la loro natura indispensabile nei cicli di pianificazione e controllo a tutti i livelli aziendali (strategico, direzionale, operativo). Se lo scostamento del KPI del 10 per cento in alto o in basso non spinge ad alzare il telefono per sgridare qualcuno o per congratularsi con qualcun altro, significa che quel KPI è inutile. Consentono di valutare l andamento aziendale in quanto sono rappresentate da variabili quantitative o qualitative comunque confrontabili (Indice di rotazione magazzino Roma, rispetto al magazzino Palermo oppure indice rotazione 2011 con indice di rotazione 2010). Ad ogni indicatore è associata la variabile che ne dà la misura (per il lead time ad esempio il tempo). Tramite questi indicatori, il management può non solo misurare i fenomeni aziendali nel tempo (Anno 2011,Anno 2012) e nello spazio (nelle varie unità aziendali, nei vari mercati), ma può pianificare e programmare le attività aziendali (definendo obiettivi misurabili nel breve e medio periodo), misurare gli scostamenti (tra obiettivi attesi e risultati ottenuti, e intraprendere le azioni necessarie per correggere i gap, ovvero può gestire con metodo,ovvero pianifico, eseguo, controllo, correggo: il PDCA dei circoli di qualità di Deming) l azienda o la parte di essa di cui è responsabile. Le performance aziendali solitamente sono numerose e differenziate. Alcune hanno carattere generale e quindi sono riscontrabili in tutti i processi, come ad esempio le prestazioni in termini di costo, tempo, qualità e valore; altre invece sono tipiche di processi specifici, come ad esempio le prestazioni di produttività, versatilità e flessibilità nell ambito dei processi logistici. La valutazione quantitativa delle performance delle attività e dei processi aziendali richiede la definizione di un sistema di indicatori che permetta di rappresentare, in un quadro organico e prospettico, la capacità dell impresa di perseguire i propri obiettivi di breve, medio e lungo periodo. Non si tratta di un sistema di misure che prendono in considerazione unicamente i risultati raggiunti, quindi secondo una visione di analisi statica, ma di un sistema che è anche in grado di sottolineare la capacità dell impresa di adattarsi ai cambiamenti dell ambiente esterno spesso turbolento ed instabile, secondo una visione di analisi dinamica. Il sistema di misurazione e controllo deve avere dei requisiti che gli attribuiscono la capa- 9

10 cità di guidare l impresa verso il conseguimento degli obiettivi di breve, medio e lungo periodo, sia in prospettiva statica che dinamica. Possiamo individuare quattro caratteristiche fondamentali: Completezza Rilevanza Flessibilità Comprensibilità Completezza:Il sistema è completo perché misura tutte le parti nelle quali si può suddividere il concetto di valore creato dall impresa. Rilevanza: Il sistema è rilevante perché è strettamente legato ai processi decisionali dell impresa. Gli indicatori sono rilevanti se supportano le decisioni nelle aree critiche di gestione, nelle quali si pongono i fenomeni che maggiormente incidono sulle performance. Devono fornire informazioni riguardo all individuazione delle alternative di scelta e alla comprensione delle relazioni esistenti tra le decisioni prese e il raggiungimento degli obiettivi. Flessibilità: Il sistema è flessibile perché può cambiare in relazione alle esigenze, variabili, della misurazione. Nella attuale situazione produttiva, dominata da condizioni di forte dinamismo e complessità dell ambiente esterno e delle strategie d impresa, i fattori critici di successo e i parametri di misurazione possono cambiare anche in tempi non lunghi, e la rapidità con cui si colgono questi cambiamenti possono fare la differenza tra una impresa che sopravvive ed una che fallisce. Comprensibile: Il sistema è comprensibile perché è in grado di essere trasferito all interno dell organizzazione con un linguaggio ed un livello di rifinitura adatto alle esigenze degli utenti. In tal modo tutta l organizzazione ha la cognizione degli obiettivi di performance, delle variabili critiche che la determinano e dei risultati prodotti da tutte le attività ed i processi realizzati nell impresa. In questo modo tutti sanno in che direzione sta andando l azienda e quali azioni bisogna compiere per raggiungere gli obiettivi prefissati. L indice di puntualità non deve essere comprensibile al direttore della logistica e al direttore generale, ma deve essere patrimonio comune dell ufficio logistica e del magazzino. Altre caratteristiche importanti possono essere considerate: la tempestività (capacità di produrre e trasmettere informazioni nei tempi più opportuni rispetto ai processi decisionali, se non so per tempo che il mio magazzino sta crescendo potrei prendere le decisioni quando ormai è troppo tardi, perché ad esempio i fornitori hanno già consegnato), la frequenza (Ogni quanto misuro le performance aziendali, dipende dalle decisioni che devo prendere, ad esempio se sto gestendo la distribuzione di una collezione limitata ho bisogno di informazioni giornaliere o addirittura più volte nell arco della stessa giornata), la coerenza organizzativa (stretto riferimento degli indicatori alla struttura organizzativa, ai ruoli, alla ripartizione delle responsabilità). 10

11 Caratteristiche KPI PER LA LOGISTICA I Key Performance Indicators (KPI) sono una serie di indicatori quali/quantitativi che valutano i risultati aziendali conseguiti, con riferimento ad aspetti fondamentali della gestione aziendale come il livello di servizio garantito al cliente, il livello delle scorte in magazzino, il livello di costi per i trasporti. In un ambiente competitivo com è quello attuale, il sistema di misurazione delle performance deve racchiudere una estensione molto ricca di misuratori dei business process: per questo motivo i KPI sono focalizzati principalmente sui processi. L obiettivo è quello di misurare l intera gamma di prestazioni di un processo, che nel loro insieme deve quantificare il valore dell output del processo per il cliente. Meglio il KPI è scelto e misurato, migliore può essere il controllo dei miglioramenti e la regolazione degli obiettivi. I KPI sono un insieme di indicatori che misurano: Le prestazioni di efficienza Il livello di servizio La qualità dei processi aziendali Le prestazioni di efficienza: Gli indicatori misurano la produttività e i costi unitari con cui sono ottenuti gli output per i clienti del processo. La misurazione dell efficienza è l obiettivo primario dei tradizionali sistemi di controllo di gestione, che calcolano margine e costi totali delle attività e dei prodotti. Ad esempio quanto tempo impiego per prelevare il materiale per la spedizione, quanto costa trasportare la merce dal magazzino di Torino a quello di Bologna. Il livello di servizio: Gli indicatori misurano i tempi di risposta alle richieste del cliente e la flessibilità del fornitore. Ad esempio, il time to market, il lead time, la percentuale di modifiche accettate, Il numero di consegne corrette, il numero di consegne non danneggiate sia verso il cliente che da parte del fornitore. La qualità dei processi aziendali: Gli indicatori misurano la conformità degli output alle attese del cliente. Indicatori tipici sono le percentuali di scarti e resi o il livello di immagine. Nell ottica KPI, il processo gestionale come abbiamo visto è un insieme di attività che produce un output in risposta a richieste di servizio, utilizzando una serie di risorse. Gli indicatori KPI sono rivolti a misurare l intera estensione di prestazioni di un processo, che nel loro insieme devono calcolare il valore dell output del processo per il cliente. Queste misure di prestazione verso il cliente possono essere integrate da altri indicatori che uniscono informazioni sulle condizione in cui le prestazioni stesse sono state fornite. Tali indicatori possono riguardare i volumi in input e in output, come il volume e l assortimento degli ordini dei clienti o il numero e l assortimento dei prodotti in output. Inoltre, in alcuni casi è rilevante contraddistinguere il profilo dell input con opportuni indicatori di qualità e di servizio, dal momento che può influenzare in modo determinante le prestazioni del processo. Naturalmente l insieme degli indicatori è specifico per ogni processo e cambia, per lo stesso processo, da azienda ad azienda; inoltre, non in tutti i processi 11

12 è presente la gamma completa degli indicatori. Gli indicatori devono seguire una strategia ad imbuto rovesciato ovvero pochi indicatori iniziali che poi possono essere approfonditi in base alle necessità. Quando il medico prescrive le analisi del sangue, in un foglio vengono raccolte le principali informazioni sullo stato di salute, se i valori sono nella norma l analisi termina altrimenti il medico prescrive ulteriori analisi. Per questo è bene prevedere alcuni indicatori iniziali che possono essere facilmente scomposti per ulteriori analisi, ad esempio l indice di rotazione globale è un KPI che fa parte del cruscotto generale ma si deve avere la possibilità di scomporlo per analizzare ad esempio l indice di rotazione di un particolare magazzino, di una determinata classe di articoli. Nel caso ancora non riuscissimo a trovare risposte alle nostre domande allora è necessaria un analisi specifica che non rientra nei report di monitoraggio. Metodologia per la costruzione dei kpi Obbiettivo della costruzione dei KPI è selezionare un insieme globale di informazioni che deve essere in grado di valutare le prestazioni competitive del processo sotto tutti gli aspetti, pur mantenendosi di numerosità ridotta, in grado di fornire a colpo d occhio le informazioni necessarie. Nell individuare i KPI adeguati alla nostra attività possiamo seguire questi passi: 1. Analisi dei processi 2. Lista e profilo dei KPI 3. Verifica KPI Analisi dei processi: In questa fase andiamo a mappare i processi fondamentali dell impresa raggruppandoli in macro processi appartenenti a due categorie: principali e di supporto. Una azienda che realizza abbigliamento sportivo ad esempio avrà come processi principali la produzione di scarpe o la produzione di giacche, mentre una azienda di trasporto avrà come processi principali il trasporto Italia e il trasporto Estero. Sono tipici processi di supporto la contabilità o l amministrazione del personale. Diversamente potremmo iniziare l attività di business intelligence da un area aziendale come ad esempio la logistica per poi passare ad altre aree, in questo caso non bisogna essere eccessivamente rigidi in quanto ci sono processi che attraversano diverse aree funzionali per tanto è bene considerali in tutta la loro estensione. La mappatura del processo consiste nella sua forma più elementare, nella descrizione dei processi in termini di collegamenti tra le attività. Vi sono molte tecniche, più o meno simili, per la mappatura dei processi. Tutte le tecniche hanno in comune due caratteristiche: Identificano i diversi tipi di attività, mostrano il flusso di materiali, informazioni tra le attività. Nella mappatura dei processi si utilizzano diversi simboli per rappresentare diversi tipi di attività. Questi simboli si possono organizzare secondo un ordine logico, e disporre in serie o in parallelo, per descrivere un determinato processo, anche se non esiste un set universale di simboli alcuni di essi sono relativamente comuni. 12

13 Lista e profilo dei KPI: in questa fase andiamo ad individuare per i vari processi mappati in precedenza uno o più indicatori evidenziando in che modo vengono calcolati, e le loro dimensioni di analisi. Una dimensione tipica è quella temporale ovvero calcolo l indice di TECNICHE PER L ANALISI DEI PROCESSI LOGISTICI Nella mappatura dei processi logistici in cui abbiamo flussi di materiali e di informazioni che transitano in diversi nodi della rete possono essere di aiuto diverse tecniche di analisi che qui riassumiamo brevemente. Assembly chart Questo metodo è una rappresentazione grafica dei componenti di un prodotto in modo da evidenziare le relazioni tra le parti e le sequenze di assemblaggio. Operation process chart È una estensione del metodo precedente al quale aggiunge le operazioni ricavabili dai cicli di produzione per evidenziare le operazioni da eseguire sui componenti, la complessità dei componenti, un idea del flusso dei materiali. Multi-product process chart Questo metodo è particolarmente utile per evidenziare le relazioni tra i componenti di un prodotto o tra prodotti, materiali, parte ed operazioni. Process Chart È la tabulazione delle fasi di un processo, che impiega simboli di rappresentazione e dà origine a una descrizione sufficiente per comprendere l intero processo. Flow Diagram È un metodo grafico che utilizza gli stessi simboli del process chart evidenziando il flusso delle operazioni sul layout dell area in esame, evidenziando come i materiali si muovono nello spazio. Flow process chart È la rappresentazione grafica più completa dell intero processo che si ottiene combinando la process chart con l operation process chart. From To Chart È una matrice che riassume le movimentazione dei materiali tra attività collegate per stabilire le posizioni relative delle attività, definire il flusso dei materiali e confrontare flussi alternativi. Operativamente per utilizzare questi metodi abbiamo bisogno di uno strumento informatico che ci permetta di tracciare i grafici e le tabelle necessarie, pertanto possiamo utilizzare Excel in abbinamento con Visio per realizzare i grafici più complicati. rotazione giornaliero, settimanale, mensile, annuale. Altre dimensioni tipiche sono il prodotto oppure il magazzino, o il cliente. Per ciascuna dimensione è possibile realizzare delle gerarchie di analisi ad esempio per il prodotto possiamo individuare la famiglia, la categorie e la sottocategoria, così per il magazzino possiamo indicare il sito, l area, l ubicazione. In questa fase andiamo a fare una specie di lista delle spesa, ovvero elenchiamo tutti gli indi- 13

14 catori che è possibile costruire in base ai dati che abbiamo a disposizione. Verifica KPI: In questa fase andiamo a calcolare i KPI ed analizzarli per alcune settimane valutando quindi gli indicatori che sono effettivamente necessari, eliminando quelli inutili. La costruzione del sistema di monitoraggio non termina qui in quanto è necessario prestare attenzione ai fenomeni aziendali ed eventualmente ripetere nuovamente l analisi fatta, magari solo parzialmente, per individuare nuove esigenze di monitoraggio. Il sistema di monitoraggio è qualcosa di vivo a differenza del cruscotto dell automobile che una volta installato rimane sempre quello, nel caso dell impresa è necessario fare le modifiche affinché il sistema sia effettivamente utile. Mantenendo il paragone con il cruscotto dell auto a volte può capitare che ci sia un malfunzionamento nel sistema stesso ad esempio si accende la spia della cintura non inserita anche se non è vero. Questa situazione può verificarsi anche in un sistema di monitoraggio aziendale soprattutto quando si presentano dati non previsti nella fase iniziale di progettazione. Ad esempio potreste non aver previsto di ripulire da dati anomali il prezzo di vendita così quando il vostro impiegato dell ufficio logistica, sempre molto zelante, inserisce il prezzo dell ordine, gli scappa qualche zero in più ed ecco che miracolosamente il fatturato di aprile schizza alle stelle ed il vostro direttore generale vi cerca urgentemente in pausa pranzo (solitamente i direttori generali hanno l abitudine di leggere i report in pausa pranzo o dopo la chiusura aziendale). 14

15 2 I processi dell area logistica Nel capitolo precedente abbiamo visto come il primo passo per costruire un qualsiasi sistema di misurazione sia la mappatura dei processi. In questo capitolo vedremo come mappare i processi dell area logistica ed i principali indicatori associati ad essi. Esistono diversi modelli per rappresentare i processi, ovvero dei sistemi in grado di ridurre la complessità della realtà attraverso uno schema facilmente comprensibile. In questo capitolo vedremo un modello per la mappatura dei processi logistici semplice ma estremamente efficace. Per ogni marco area descriveremo i processi, lo schema dei dati ed i principali indicatori. Modelli di processo Possiamo considerare la logistica come l insieme di due tipologie di attività fondamentali, la sosta ed il trasferimento. Queste attività avvengono a diversi livelli della rete logistica. Ad esempio se consideriamo una rete di aziende e quindi ogni azienda rappresenta un nodo avremo dei trasferimenti tra i nodi (Il materiale passa dal produttore al distributore per essere rivenduto al dettagliante) e delle soste all interno dei nodi (il materiale trasferito al distributore rimane nel suo magazzino fino a quando non viene trasferito nuovamente). Se consideriamo la singola azienda allora i nodi diventano i vari reparti produttivi tra cui viene trasferito il materiale (ad esempio il materiale in sosta nel magazzino prodotti finiti viene trasferito nell area spedizioni). Se scendiamo ulteriormente di livello ad esempio se consideriamo il reparto produzione anche qui ci sono trasferimenti e soste di materiali. La logistica ha come funzione la pianificazione, la gestione ed il coordinamento dei trasferimenti e delle soste di materiali. Le attività, mattone elementare dei processi, hanno la 15

16 necessità di essere organizzate per il raggiungimento dell obbiettivo (PIANIFICA- ZIONE), è necessario sovraintendere alla loro esecuzione (GESTIONE), ed è necessario legare tra di loro le attività (COORDINAMEN- TO). All interno della logistica queste operazioni sono svolte attraverso quattro macroprocessi: Scorte Magazzino Trasporti Flussi informativi Il macro processo scorte si occupa di pianificare le soste ed i trasferimenti, ovvero decide il livello di accumulo dei materiali all interno dei diversi nodi della KPI PER LA LOGISTICA rete e quando devono essere effettuati i trasferimenti tra i nodi. Il macro processo magazzino si occupa della gestione delle soste all interno dei nodi, il macro processo trasporti si occupa della gestione dei trasferimenti del materiale tra i nodi mentre il macro processo dei flussi informativi si occupa di coordinare i legami tra le varie attività all interno dei vari processi. Per la mappatura dei processi logistici ci concentreremo unicamente sui tre macro processi che si occupano di pianificare e gestire i trasferimenti e le soste, mentre il coordinamento 16

17 attraverso i flussi informativi è un processo il cui monitoraggio rientra nelle attività della funzione IT, pertanto benché essenziale per la corretta gestione logistica non verranno analizzati gli indicatori. L area magazzino Il macro processo magazzino si occupa di gestire la sosta dei materiali all interno di un nodo che può essere il singolo magazzino di reparto fino al più grande magazzino di distribuzione regionale. Obbiettivo di questa area è quello di rendere la sosta la più efficiente possibile. È possibile individuare cinque processi principali che poi possono essere scomposti in altri sottoprocessi a seconda dell attività tipica dell azienda. 1. Ricevimento 2. Stoccaggio 3. Prelievo 4. Spedizione 5. Inventario Ricevimento: Compito di questo processo è fare in modo che il materiale proveniente da un altro nodo logistico sia riconosciuto e predisposto per entrare nel nodo logistico. In questa fase avviene lo scarico del mezzo di trasporto, il riconoscimento delle unità di carico tramite documento di trasporto, il deposito del materiale in una apposita area di sosta, l inserimento dei dati all interno del sistema informativo, il controllo dei materiali ed il loro smistamento. Obiettivo di questo processo è quello di ridurre il tempo di attesa dei mate- 17

18 riali, procedere alla corretta identificazione del materiale ed al corretto smistamento. Stoccaggio: In questo processo il materiale viene conservato all interno dei diversi sistemi di stoccaggio nella allocazione più opportuna per il suo successivo prelievo. In questa fase vengono posizionati i materiali nelle loro ubicazioni dopo che sono entrati nel nodo logistico dopo la fase di ricevimento, oppure a seguito di riorganizzazione del materiale per ottimizzare il prelievo. Obiettivo di questo processo è evitare lo smarrimento del materiale all interno del nodo. Prelievo: In questo processo il materiale viene prelevato per essere trasferito dal nodo. In questa fase vengono definiti i prelievi che è necessario effettuare, vengono prelevati i materiali, identificati, controllati e smistati nelle varie destinazioni. Obiettivo di questo processo è quello di rendere breve la fase di prelievo e di ridurre i gli errori di identificazione e smistamento. Spedizione. In questo processo il materiale prelevato viene preparato per essere trasferito all esterno del nodo logistico, pertanto è necessario formare le unità di spedizione, predi- Schema dimensionale per i movimenti di magazzino 18

19 sporre la documentazione necessaria e disporre le unità di spedizione nella apposita area in attesa che il materiale venga trasferito. Obiettivo di questo processo è quello di ridurre al minimo gli errori nella preparazione delle unità di spedizione e nella documentazione relativa. Inventario: In questo processo vengono riallineate le giacenze contabili con le giacenze fisiche in modo che non vi siano differenze. Tale attività può essere continua come con l inventario a rotazione oppure periodica come con l inventario annuale. Obbiettivo dell attività è di ridurre al minimo i tempi necessari al suo espletamento e di evitare di introdurre nuovi errori nelle giacenze contabili. I principali indicatori hanno l obiettivo di valutare l efficienza dello stoccaggio valutando quindi la saturazione volumetrica e superficiale del magazzino e la movimentazione dei materiali valutando la velocità e la correttezza delle operazioni. La costruzione di questi indicatori non può prescindere dall utilizzo di un sistema WMS che rileva le ubicazioni di magazzino ed i movimenti. Per quanto riguarda la rilevazione delle giacenze nelle ubicazioni e quindi la saturazione superficiale è possibile reperirle anche tramite un buon gestionale, ma per i tempi relativi ai prelievi ed al ricevimento e posizionamento non è possibile farlo senza un WMS che registri tutte le operazioni di magazzino. Per la valutazione dell efficacia delle operazioni di magazzino, in alcuni casi è necessario di dotarsi di sistemi di registrazione per valutare ad esempio le spedizioni errate. Il principale fatto da analizzare all interno del area magazzino riguarda il movimento ovvero l operazione con la quale un materiale viene allocato in una ubicazione oppure prelevato, del quale vengono considerate le dimensioni temporali, di ubicazione, articolo, operatore e causale. Vengono quindi misurati la QT del movimento, la QT di UDC, il loro peso, il volume e la durata del movimento. Indicatore Tasso occupazione magazzino Saturazione Superficiale Saturazione Volumetrica Produttività Movimentazione in entrata Movimentazione in uscita Accuratezza inventario Affidabilità consegne Completezza ordine Puntualità consegna Descrizione Celle occupate/celle totali Superficie occupata/superficie totale Volume occupato/volume totale Numero righe evase/giorno Numero righe entra/movimenti totali giorno Numero righe uscite/movimenti totali giorno Numero codice errati/numero codici totali Numero spedizioni errate/numero spedizioni totali Numero ordine evasi completi/numero ordini evasi Ordini consegnati puntuali/ordini consegnati totali 19

20 L area scorte KPI PER LA LOGISTICA Questo macro processo si occupa di pianificare la sosta ed il trasferimento dei materiali tra i vari nodi logistici. Possiamo individuare tre processi principali: 1. Pianificazione approvvigionamento 2. Previsione della domanda 3. Pianificazione livello dei materiali Pianificazione approvvigionamento: Questo processo si occupa di pianificare i trasferimenti di materiali dai fornitori interni ed esterni in base alla domanda di materiali all interno dei vari nodi. In questo processo vengono emessi gi ordini di acquisto, di conto lavoro, di produzione o di trasferimento tra depositi diversi. Il processo parte a valle della previsione della domanda ed ha come obiettivo quello di ridurre la sosta dei materiali all interno dei nodi. Previsione della domanda: Questo processo si occupa di individuare la domanda di materiale all interno dei vari nodi. In questo processo vengono acquisti gli ordini clienti e vengo- Schema dimensionale per l inventario di magazzino 20

21 Schema dimensionale per gli ordini no fatte le previsioni per i periodi successivi, inoltre viene valutata l evadibilità degli ordini clienti. Obiettivo del processo è l affidabilità della previsione della domanda. Pianificazione del livello dei materiali: Questo processo si occupa della definizione dei parametri di gestione dei flussi di materiali come la scorta minima, il punto di riordino ed il lotto economico. È una attività periodica che definisce i parametri necessari alla pianificazione dell approvvigionamento ed alla previsione della domanda. I principali indicatori per quest area misurano il livello delle scorte all interno dei vari nodi e la loro durata per valutare l efficacia della pianificazione degli approvvigionamenti e della previsione della domanda. In questo processo vengono misurati due fatti principali: La giacenza e l ordine. La giacenza viene analizzata in base alla dimensione temporale, alla sua ubicazione ed all articolo, mentre l ordine (di produzione, acquisto, vendita o conto lavoro) viene valutato in base alla dimensione magazzino, alla data richiesta ed alla data effettiva ed in base all articolo. 21

22 Indicatore Indice di rotazione Puntualità fornitori Overstock Obsolescenza Evadibilità ordini Scostamento lead time Descrizione Spedito/giacenza media Ordini consegnati puntuali/ordini consegnati totali Valore magazzino in surplus/valore magazzino Valore magazzino obsoleto/valore magazzino Numero di ordini evadibili in T/ Numero di ordini totali ricevuti in T Lead time effettivo / lead time previsto L area trasporti Questo macro processo si occupa di gestire i trasferimenti di materiali tra i vari nodi, in modo particolare tra i nodi di proprietà dell azienda (ad esempio trasferimenti tra stabilimenti differenti o tra magazzini centrali e periferici) e del trasferimento dei materiali verso i nodi periferici o clienti, diversamente la gestione del trasferimento dai nodi fornitori non è solitamente a carico dell impresa. Due sono i principali processi di quest area: Gestione della distribuzione Gestione dei vettori Gestione della distribuzione: Questo processo si occupa di gestire la spedizione dei materiali verso i vari nodi. In questo processo viene definito il piano delle spedizione, vengono prenotati i ritiri e viene predisposta la documentazione necessaria in caso i nodi destinazione siano fuori dall unione europea. Obiettivo di questo processo è di ottimizzare le spedizioni in modo da ridurre i costi del trasporto. Gestione dei vettori:questo processo si occupa della gestione dei mezzi sia interni che esterni per il trasferimento dei materiali. In questo processo vengono definiti gli accordi con i fornitori esterni per le spedizioni gestite in outsourcing, invece per le spedizioni gestite in proprio vengono effettuate tutte le operazioni necessarie alla gestione della flotta di automezzi (manutenzione, assicurazione, autisti). Obiettivo del processo è l ottimizzazione delle risorse necessarie, la riduzione dei tempi di consegna e l affidabilità delle consegne. I principali indicatori per quest area riguardanp l efficienza dei vettori come ad esempio il costo per chilometro o la saturazione volumetrica delle spedizioni, mentre altri indicatori riguardano l efficacia dei vettori intesa come puntualità di consegna e correttezza. 22

23 Schema dimensionale per le spedizioni Il principale fatto analizzato sono le spedizioni che sono analizzate secondo la dimensione temporale, la dimensione della destinazione dell origine e della destinazione e secondo il vettore. Per ogni spedizione sono misurati il peso, il volume, il numero di colli ed il numero di articoli. Per l acquisizione dei dati necessari per l analisi dei trasporti è fondamentale la corretta compilazione del documento di trasporto con tutti i dati necessari non solo per assolvere gli obblighi di legge ma anche quelli per le analisi statistiche, questi ultimi sono spesso sottovalutati dagli operatori addetti alle spedizioni che a volte sotto la pressione dell autista trascurano la compilazione di alcuni campi nella predisposizione del DDT. Quindi è opportuno pianificare con anticipo le spedizione e prevedere una procedure di emissione dei dosumenti di trasporto molto intuitiva. Inoltre per avere dati relativi ai costi delle spedizioni è necessario estrarre i dati relativi alle fatture emesse dai vari vettori. 23

24 Indicatore Puntualità consegna Puntualità ritiro Accuratezza consegna Costo km Volume medio Numero destinazioni Descrizione Consegne puntuali/consegne totali Ritiri puntuali/ritiri totali Consegne errate/consegne totali Costi trasporto/km percorsi Volume trasportato/numero spedizioni Numero destinazioni mensili 24

25 3 Costruire i KPI In questo ultimo capitolo andremo a vedere come realizzare in pratica il nostro sistema di misurazione individuando gli strumenti software adeguati alla realizzazione del nostro obiettivo. Qualsiasi implementazione di un sistema di KPI deve partire da una progettazione che anche se minima è necessario che ci sia altrimenti si corre il rischio di lavorare il doppio dopo per star dietro agli errori. In questo capitolo vedremo due tipologie di soluzioni una basata su software di business intelligence ed una basata sull utilizzo di Excel. È bene considerare che il software di business intelligence deve adattarsi alle mutevoli esigenze dell impresa crescendo con l azienda, per questo il mio consiglio è di partire dalla soluzione Excel, in una fase iniziale in cui l impresa sta esplorando le sue esigenze di Business Intelligence per poi passare una volta che le esigenze sono maturate ad una soluzione di acquisto di un software specifico. Per le imprese molto piccole potrebbe bastare la soluzione di Excel, mentre chiaramente per le imprese di più grandi dimensioni la soluzione dopo un po si rivela inadeguata. Il mio consiglio anche per le imprese più grandi è quello di partire da una soluzione semplice per poi ampliarla quando saranno più chiare le esigenze di informazioni, in questo modo si può lavorare senza la pressione di un budget e maturare una cultura di business intelligence che si rivelerà di grandissima utilità nel approcciare progetti di maggiore complessità. Nella definizione di un progetto esplorativo di business intelligence possiamo seguire le seguenti fasi: 1. Definizione degli obbiettivi 25

26 2. Analisi dei dati disponibili 3. Definizione dei requisiti 4. Modellazione dei dati Definizione degli obbiettivi: In questa fase andremo a definire i confini del nostro progetto, ovvero quale parte di azienda andremo a misurare, ad esempio per quanto riguarda la logistica potremmo decidere di monitorare le scorte, il magazzino o i trasporti. In questa fase individueremo un calendario delle attività da fare, le risorse necessarie ed i risultati attesi. Analisi dei dati disponibili: In questa fase andremo ad analizzare cosa registra il nostro gestionale o gli altri sistemi ad esso collegato (ad esempio il software che gestisce il magazzino automatico). Andremo quindi ad individuare dove sono registrati i dati, come sono registrati e chi ha il compito di gestirli. In questo modo avremo il panorama delle informazioni che potremmo attenderci di estrarre. Ad esempio se il nostro gestionale non registra sul DDT il volume della spedizione, non potremo chiaramente calcolare il volume medio delle spedizioni. Diverso è invece se il gestionale prevede quel dato ma non viene inserito, in questo caso bisogna valutare con chi gestisce l inserimento del dato perché questo non viene rilevato. In questa fase esplorativa di Business Intelligence normalmente ci si accontenta dei dati che ci sono, successivamente con l utilizzo quotidiano dei report ci si può rendere conto se effettivamente quel dato non registrato è importante oppure no. Definizione dei requisiti: Sulla base di quanto è possibile estrarre dal gestionale ed in base alle esigenze informative di chi deve prendere le decisioni vengono definite le domande a cui il sistema di monitoraggio dovrà rispondere, ad esempio quanto ruota il magazzino? Che volume di merci spediamo verso una particolare destinazione?. Il suggerimento è quello di fare un elenco di domande relative alle aree aziendali che dobbiamo analizzare e a fianco di ogni domanda indicare quali dati sono necessari (ad esempio per l indice di rotazione abbiamo bisogno di dati come la giacenza e la qt spedita/consumata). Poi andiamo ad eliminare le domande per cui non abbiamo i dati per rispondere. Modellazione dei dati: In questa fase in base alle domande evidenziate dall analisi dei requisiti andiamo ad organizzare i dati per poter rispondere alle domande. Si tratta in sostanza di associare per ogni area di analisi una o più tabelle con i dati necessari per il calcolo degli indicatori. Ad esempio per l area scorte potrebbe essere necessaria una tabella con informazioni del tipo: Articolo, Categoria, Sottocategoria, Giacenza, Data, Magazzino e così via. Per ogni colonna della tabella andremo poi ad indicare sinteticamente dove andremo a prendere il dato e se sono necessari dei calcoli per ottenere l informazione necessaria. Ad esempio in vecchi gestionali la data potrebbe essere registrata in questo modo AAAAM- MGG, ma per poter fare delle operazioni è necessario riportala nel formato GG/MM/AAAA. 26

27 Gli strumenti disponibili SpagoBi KPI PER LA LOGISTICA Sul mercato sono disponibili diversi software per business intelligence pertanto tra le varie soluzioni ho scelto quelle maggiormente conosciute e per cui è disponibile diverso materiale in giro per internet. Ho scelto due software commerciali ed uno open source anche se i due software commerciali presentano entrambi delle versioni free con delle limitazioni. Il mio suggerimento è quello di iniziare con Excel poi passare ad una delle versioni free o base di uno dei software illustrati e successivamente valutare l implementazione della versione avanzata, in questo modo lo strumento software crescerà con la maturazione delle vostre esigenze di business intelligence. SpagoBI è una piattaforma libera per lo sviluppo di progetti di Business Intelligence in un ambiente integrato ed estremamente flessibile. La piattaforma è un importante supporto ai processi decisionali dell attività di business quotidiano e strategico, sia a livello direzionale che operativo grazie ai numerosi strumenti analitici messi a disposizione. SpagoBI offre molteplici soluzioni per la reportistica, l analisi multidimensionale, i cruscotti semplici ed interattivi, le analisi geografiche e grafiche, la gestione e visualizzazione dei KPI, l interrogazione libera, il data mining, la collaborazione e l arricchimento informativo. SpagoBI si articola in cinque moduli: SpagoBI Server: la piattaforma che comprende tutti gli strumenti analitici, la gestione della sicurezza e delle regole di visibilità, i tools di amministrazione; SpagoBI Studio: un ambiente di sviluppo integrato basato su Eclipse; SpagoBI Meta: l ambiente dei metadati; SpagoBI SDK: un layer di integrazione per usare SpagoBI da applicazioni esterne; SpagoBI Applications: che accoglie tutti i modelli analitici verticali sviluppati con SpagoBI. SpagoBI Server Il Modello Analitico è il cuore di SpagoBI Server e soddisfa l intera gamma dei requisiti di analisi, offrendo diverse soluzioni per ogni area analitica: Reports per presentare dati strutturati in modalità pixel-perfect; Analisi OLAP per navigare attraverso i dati; Dashboards in tempo reale per monitorare i KPI; Processi di data mining per scoprire informazioni nascoste; Statistiche geo-referenziate per pubblicare con una rappresentazione geografica i dati archiviati in normali data warehouse; Grafici per presentare le informazioni in una modalità semplice ed intuitiva; Free Inquiry (QbE) per comporre liberamente le proprie interrogazioni, esportarne il risultato in fogli di lavoro e generare il primo template di reportistica; 27

28 Modello KPI per costruire ed esaminare il proprio modello di monitoraggio prestazionale; Dossier Analitici per condividere informazioni pubbliche e private prima di una riunione (ad esempio nella contrattazione del budget, in una riunione di avanzamento progetti) o per archiviare collezioni tematiche di documenti (ad esempio il libro dei prodotti di una stagione con i relative dati di vendita); Documenti Office per pubblicare documenti office sotto il governo del modello comportamentale; processi ETL per raccogliere dati da molte e diverse sorgenti. SpagoBI permette all utente di decidere come comporre la piattaforma che soddisfa al meglio le sue esigenze, anche unendo prodotti open source e proprietari al fine di salvare gli investimenti pregressi e quindi massimizzare il ROI. Il Modello Comportamentale regola la visibilità sui documenti e sui dati, in relazioni ai ruoli dell utente finale. Grazie al modello comportamentale è possibile riuscire a: ridurre il numero di documenti analitici da sviluppare e mantenere; codificare una sola volta le regole di comportamento dei documenti e di visibilità sui dati; garantire lo crescita armonica del progetto nel tempo; garantire il rispetto delle regole di visibilità nel tempo, indipendentemente dai motori o dai documenti analitici che si vanno aggiungendo. SpagoBI Meta SpagoBI Meta è il modulo di SpagoBI specificatamente focalizzato nella gestione e nell interrogazione dei metadati. La piattaforma gestisce metadati tecnici e di business, permettendo all utente di modificarli o importarli da tool esterni quali l ETL. I metadati di business aiutano l utente a conoscere meglio i dati che sta guardando, mentre i metadati tecnici permettono all amministratore di sapere la provenienza dei dati, generare documentazione automatica o effettuare analisi di impatto. Il modulo è composto da uno strumento a supporto della fase di reverse engineering della base dati tramite il quale è possibile definire oggetti base e oggetti complessi da utilizzare poi all interno della piattaforma dagli strumenti di analisi. Questo modulo si occupa anche di arricchire la base di conoscenza dei metadati di SpagoBI Server, così da essere facilmente interrogabili attraverso tutti gli strumenti già a disposizione: report, OLAP e QbE. Microstrategy Microstrategy, è un azienda americana leader mondiale per quanto riguarda la distribuzione di software per la Business Intelligence. Microstrategy è caratterizzato da un architettura relazionale (ROLAP), all interno della quale si utilizza un modello multidimensionale virtuale, contraddistinto da una serie di cubi che descrivono i principali fatti di interesse e che possono facilmente essere compresi dagli utenti che possono quindi navigare senza troppi problemi all interno della mole di dati e informazioni. 28

29 MicroStrategy consente un facile scambio di componenti aperti come DBMS, ETL, Sistemi Operativi, Sistemi di Directory, ERP e software per il Web, per consentire ai clienti di scambiare facilmente un componente tecnologico con un altro. Mantenendo una stretta relazione con le tecnologie complementari, questo prodotto consente ai clienti di ottenere quella flessibilità necessaria per creare sistemi di Business Intelligence assicurando al contempo alte prestazioni e una gestione operativa stabile. Le principali caratteristiche di MicroStrategy Interfaccia Web: MicroStrategy introduce una nuova interfaccia utente, specificamente creata per l imprenditore e ottimizzata per elevata produttività. L interfaccia utente include una nuova serie di azioni a clic singolo, incorporate attraverso l interfaccia per rendere gli utenti altamente produttivi nella visualizzazione e nell esplorazione dei dati. È progettata con un look innovativo e una visione più semplice, che espone la funzionalità agli utenti in modo graduale, secondo le loro necessità; Reporting completamente interattivo: MicroStrategy ha esteso la capacità di report delle versioni precedenti, rendendo completamente interattivi tutti i report e le scorecard. Ora gli utenti possono riorganizzare qualunque report con semplici interventi di trascinamento o facendo clic sulle nuove icone della barra degli strumenti, per avere visualizzazioni completamente nuove dei dati, tutte per lo stesso report e senza richiedere assistenza; Accesso diretto ai dati di business: MicroStrategy incorpora nella propria architettura un ulteriore motore dinamico di accesso ai dati. Questo motore è progettato per accedere a database multidimensioni, per esempio i database di Business Information Warehouse (BW) SAP. Unione eterogenea dei dati di tutta l azienda: MicroStrategy estende la flessibilità di modellazione dei dati delle versioni precedenti per includere viste integrate dei dati provenienti da memorie dati eterogenee. I dati possono provenire da qualunque sorgente, inclusi warehouse dei dati, centri dati, BW SAP e qualunque database di sistemi operativi; Integrazione della funzione di Data Mining migliore nei report e nelle analisi principali: MicroStrategy ha allargato il proprio motore analitico alla capacità di Data Mining, che consente ai report e alle analisi di includere capacità predittive in ogni report o analisi. Ora il motore analitico può calcolare svariate funzioni di data mining, compresi algoritmi di rete neurale, algoritmi di cluster, di regressione e ad albero. Insieme a questa nuova capacità di calcolo, MicroStrategy comprende anche la nuova possibilità di importare modelli di data mining direttamente dai migliori prodotti del settore. QlikView Gran parte dei database standard di QlikView sono basati su un modello relazionale. I record sono suddivisi in modo da ridurre la ridondanza, mentre i campi chiave vengono utilizzati per riunire nuovamente i record nel momento in cui vengono utilizzati. I programmatori di database devono trovare un difficile compromesso tra l incremento della velocità e l aumento dello spazio e del tempo necessari per aggiungere o modificare i record. QlikView è una soluzione di architettura semplice, dove tutti i dati sono salvati in memoria 29

30 e i calcoli vengono eseguiti solo all occorrenza. L obiettivo di QlikTech consiste nel fornire potenti soluzioni di analisi e reporting in un quarto del tempo, a costi dimezzati e con un valore doppio rispetto ai prodotti basati sui cubi OLAP. QlikView è progettato in modo che l intera applicazione (incluso il modello dati) sia memorizzata nella RAM, caratteristica che rende questa soluzione più efficiente rispetto alle applicazioni OLAP tradizionali. Nel momento in cui avviene il caricamento dei dati da un origine dati, QlikView crea un modello dati in-memory che consente l accesso a milioni di celle di dati e risponde alle query in una frazione di secondo. È inoltre possibile eseguire associazioni ad alta velocità con un semplice clic sugli oggetti dei vari fogli e aggiornare immediatamente la visualizzazione. QlikView lavora a velocità superiori e richiede meno spazio rispetto a un database relazionale equivalente in quanto ottimizza le informazioni nel momento in cui le carica, rimuovendo i valori ridondanti dei diversi campi e correlando automaticamente le tabelle. Poiché non sono necessari indici, ogni campo è disponibile come campo di ricerca senza compromettere in alcun modo le prestazioni. Grazie a questa architettura, QlikView richiede in genere un decimo, o anche meno, dello spazio necessario per gli stessi dati rappresentati in un modello relazionale (ad es. in 10 GB di memoria sono contenuti 100GB di dati). Non esiste alcun limite al numero di tabelle consentite in un applicazione o al numero di campi, righe o celle in una singola tabella. La capacità della RAM è l unico fattore che limita le dimensioni dell applicazione. QlikView consente di analizzare grandi volumi di dati a velocità elevata grazie alla particolare struttura del modello dati in-memory. QlikView esegue calcoli al volo, fornendo a tutti gli utenti e non solo ai pochi esperti funzionalità di analisi multidimensionale. Di conseguenza gli utenti possono ottenere risposte alle query ed eseguire calcoli in una frazione di secondo, nonché elaborare grandi dataset; dal canto loro le aziende possono soddisfare in modo rapido e conveniente le esigenze di un maggior numero di utenti. Sfruttando appieno i vantaggi della capacità di memoria della tecnologia a 64 bit, QlikView è in grado di fornire metriche a livello di riepilogo e dettagli a livello di record sulla stessa architettura. Le aziende possono quindi trarre vantaggio da soluzioni di analisi scalabili che forniscono indicatori KPI a livello di riepilogo, oltre ad analisi dettagliate ed estremamente granulari. QlikView integra in una singola piattaforma unificata tutte le funzionalità che in genere caratterizzano suite di prodotti più complesse e costose. Oltre a fornire potenti applicazioni analitiche, QlikView consente di eseguire analisi flessibili ad hoc e di creare semplici report stampabili. In questo modo le aziende possono estendere QlikView a tutti gli utenti - dagli analisti qualificati che creano report dettagliati ai dirigenti che hanno bisogno di una panoramica sulle informazioni aziendali critiche, fino ai responsabili della supervisione degli impianti che analizzano le prestazioni di output. Con QlikView è inoltre possibile sostituire i report cartacei non utilizzati con report generati on demand. QlikView mette disposizione una versione free completamente funzionante con la limitazione che i file creati non possono essere condivisi ed aperti da altri utenti che hanno QlikView. L installazione e l utilizzo sono molto intuitivi inoltre sono disponibili diversi tutorial e guide per poter imparare i primi rudimenti. 30

31 Costruire i KPI con Excel KPI PER LA LOGISTICA Ogni gestionale ha la necessità di registrare i dati all interno di un particolare file (in realtà non sempre si tratta di un unico file) chiamato database. Ogni qualvolta aprite una maschera del vostro gestionale per inserire un DDT o un ordine, il programma si preoccupa di recuperare o registrare i dati all interno di una o più tabelle del database. Le maschere hanno il compito di semplificare (almeno questo è quello che fanno nella maggior parte dei casi) l inserimento, la modifica, la cancellazione e l interrogazione dei dati all interno di una database, che solitamente è organizzato in più tabelle che contengono dati omogenei tra di loro, ad esempio la tabella con l anagrafica articoli, la tabella con le righe degli ordini di vendita. La soluzione proposta prevede l utilizzo di MS Query per estrarre i dati dalle tabelle del gestionale e l uso delle tabelle Pivot per creare report e grafici riepilogativi. Per poter realizzare questa soluzione sono necessari due requisiti di base: Il database sia accessibile Avere le credenziali di accesso al database Esistono sul mercato diverse tipologie di database più o meno costose, più o meno efficienti che possono essere utilizzate per archiviare i dati. Solitamente il produttore del gestionale sceglie un database su cui registrare i dati, oppure per le grandi imprese viene lasciata libertà di scegliere quale database utilizzare, pagando quindi due licenze una per il software gestionale ed una per il database (solitamente Oracle, SQLServer o MySql). Quando il database è compreso nel pacchetto software (soprattutto per i gestionali di piccole dimensioni in cui non devono accedere molti utenti) solitamente è utilizzata una licenza gratuita o limitata dei database più diffusi. Potrebbe anche capitare (ma questo succedeva in passato) che i dati vengano registrati su un database proprietario dell azienda produttrice del software gestionale ed in questo caso non è possibile accedere ai dati, oggi la stragrande maggioranza dei gestionali utilizza uno dei database maggiormente diffusi e quindi accessibili. La seconda condizione è di avere le credenziali di accesso al database del gestionali, ovvero username e password per accedere al database, che potrebbero corrispondere a quelle utilizzate per accedere al gestionale. Una volta verificati i prerequisiti è necessario collegarsi al database tramite una connessione ODBC, ovvero una specie di ponte che permette di interrogare i dati presenti all interno dello specifico database. È necessario che sul proprio PC sia installato un driver ODBC per il database da interrogare, solitamente con l installazione di windows vengono caricati i driver per MS Access e SQLServer. Nel caso non fosse installato il driver solitamente è possibile scaricarlo dal sito del produttore del database. Una volta verificata la presenza del driver ODBC necessario per creare la connessione procediamo in questo modo: 1 Andiamo in pannello di controllo 31

32 2 Clicchiamo su strumenti di amministrazione 3 Clicchiamo su origine dati ODBC 4 Nella maschera che compare vedrete tutte le connessioni presenti sul vostro PC, quindi cliccate su aggiungi 5 Nell elenco dei driver ODBC presenti selezionare il driver specifico per il proprio database e cliccare su fine. 6 A questo punto la configurazione della connessione dipende dallo specifico database ma solitamente viene richiesto:un nome da dare alla connessione (a vostra scelta) il server (ovvero il PC) su cui risiede il database, l username e la password. 32

33 Una volta creata la connessione possiamo iniziare ad interrogare i dati, ma prima di operare è opportuno conoscere il database ovvero cercare di capire come sono organizzati i dati per poter effettuare le interrogazioni, se disponibile è meglio consultare la documentazione che nel migliore dei casi consiste nello schema relazionale (un disegno con i nomi delle tabelle e come sono collegate tra di loro) ed il dizionario dei dati ovvero l elenco dei campi presenti nelle varie tabelle con una descrizione di cosa è contenuto nel campo. Ovviamente non ha senso analizzare tutte le tabelle, anche perché in un piccolo gestionale ce ne sono centinaia, mentre per un sistema ERP come SAP si arriva tranquillamente a diverse centina- 33

34 ia. In questa fase dovrete individuare le tabelle che servono per la vostra analisi, per l area logistica sono d interesse le tabelle con l anagrafica articoli, l anagrafica clienti/fornitori, gli ordini di vendita e di acquisto, i documenti di trasporto, i movimenti di magazzino ed i saldi di magazzino. Ovviamente se i programmatori hanno avuto buon senso nel definire il nome delle tabelle non dovrebbe essere difficile, altrimenti dovrete navigare tra sigle come MAGSAL o TESORCLI e via dicendo. LO SCHEMA RELAZIONALE CON VISIO Se non avete lo schema relazionale ma avete a disposizione VISIO potere ricavarvi lo schema relazionale con l elenco dei campi presenti nel vostro database. Una volta avviato MS VISIO procedete in questo modo: 1 Andate su nuovo e tra i modelli scegliete software e database e scegliete Database modello 2 Andate nel menù database e cliccate su decodifica 3 Selezionate la connessione ODBC al vostro database 4 Cliccate due volte su avanti e vi ritroverete l elenco delle tabelle del vostro database, a questo punto se sono poche potete selezionarle tutte, oppure scegliere solo quelle che vi interessano. 5 Cliccate su fine e dopo un tempo che dipende dal numero di tabelle che avete selezionato vi ritrovate la mappa del vostro database. Buona navigazione!!! 34

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36 Nel caso non aveste a disposizione la documentazione del database dovrete procedere per tentativi, ovvero quando andate ad interrogare il database dovrete scorrevi le varie tabelle per individuare quelle che potrebbero contenere i dati che servono provare ad estrarre i dati e verificare se sono quelli che vi servono. È un lavoraccio ma non è impossibile (la prossima volta farete più attenzione nello scegliere il vostro fornitore di servizi informatici!!!) A questo punto siete pronti ad estrarre i dati, ovvero a creare la vostra prima Query (interrogazione). Per interrogare i database è stato realizzato un apposito linguaggio chiamato SQL che praticamente vi permette di chiedere qualsiasi cosa al vostro database (sempre che lui abbia voglia di rispondervi e la domanda sia posta correttamente!!!). Ovviamente per interrogazioni semplici non è necessario imparare questo linguaggio ma potete utilizzare MS Query per creare in maniera grafica ed intuitiva le vostre interrogazioni. Per avviare MS Query aprite Excel andate sulla barra dati e procedete in questo modo: 1 Cliccate da altre origini dati e cliccate su MS Query 2 Nella maschera che vi compare selezionate la connessione ODBC al vostro database e togliete la spunta da usa creazione guidata. 3 A questo punto vi trovate in MS Query e nella prima maschera vi viene chiesta la tabella da aggiungere, scorrete l elenco e selezionate la tabella che vi interessa. A questo punto cliccate sul pulsante mostra criteri e vi troverete lo schermo diviso in tre parti: Nella prima parte trovate l elenco delle tabelle con i loro campi, potete sempre aggiungere una tabella cliccando su aggiungi tabelle, oppure eliminare selezionando la tabella e premendo il tasto CANC. Solitamente quando fate un interrogazione i dati sono presenti su più tabelle ad esempio nelle righe d ordini trovate il codice articolo, ma per avere una sua 36

37 descrizione o conoscere la categoria merceologica è necessario aggiungere la tabella anagrafica articoli. Solitamente nei database ben progettati i dati sono collegati tra di loro cosi quando aggiungerete la tabella Articoli comparirà una linea che collega il campo Articolo della tabella anagrafica con il campo Articolo della tabella righe ordine. Nel caso questo 37

38 collegamento non fosse automatico bisogna crearlo trascinando il campo articolo della tabella anagrafica sul campo articolo della tabelle righe ordine (Anche in questo caso potete maledire il vostro fornitore software!!!). Quando fate doppio clic su un campo di una tabella questo viene riportato nell area in basso dove compaiono i dati della query in anteprima, alternativamente potete selezionare il campo che vi interessa e trascinarlo nell area anteprima. Nella seconda parte dello schermo compaiono i criteri con i quali selezionare i dati, per inserire un filtro su un campo potete selezionare il campo nella tabella e trascinarlo in quest area, dove c è scritto valore andrete ad in indicare il valore da filtrare con un uno o più operatori di confronto (=, >,<, like, not ecc) se non indicate nessun operatore allora viene considerato come operatore uguale. Ad esempio se avete selezionato il campo prezzo in anagrafica articoli e come valore avete inserito 5 la query estrarrà tutti gli articoli con prezzo uguale a 5 se invece volete gli articoli con prezzo superiore a 5 dovrete inserire >5 se volete gli articoli con prezzo tra 5 e 10 dovrete scrivere >5 and <10, se volete gli articoli con prezzo tra 5 e 10 o tra 20 e 30 dovrete scrivere >5 and <10 or >20 and <30. Per fare ricerche all interno di testi utilizzate l operatore like in abbinamento con * e?. Vediamo alcuni semplici esempi: 38

39 Descrizione articolo che inizia con Tessuto, indicate come criterio like Tessuto* Descrizione articolo che contiene ciliegio, indicate come criterio like *ciliegio* Codice articolo di 5 caratteri che inizia per T, indicate come criterio like T???? Possiamo inserire quanti criteri vogliano semplicemente trascinando il campo che vogliamo filtrare nel campo criteri, ma attenzione che filtrando, filtrando la tabella rimane vuota!!! Nella ultima parte dello schermo compare l anteprima dei dati selezionati, in questa parte possiamo spostare le colonne. Se facciamo doppio clic su una colonna compare una maschera che ci consente di effettuare due operazioni: rinominare il campo ed effettuare dei raggruppamenti. Per dare un nome più significativo al campo basta inserire una descrizione in intestazione colonna, se il vostro campo si chiama CODART potete inserire una descrizione comprensibile anche ad essere umani come Codice Articolo. Con il raggruppamento possiamo effettuare delle operazioni su diversi record, ad esempio se vogliamo sapere quanti articoli ci sono per categoria merceologica, possiamo trascinare i campi Categoria e Codice Articolo nella zona anteprima, fare doppio clic sulla colonna Codice articolo e inserire in intestazione colonna la descrizione Totale articoli, mentre nella colonna a discesa selezionate Conteggio. In questa casella trovate le varie operazione di aggregazione che è possibile compiere come la somma, la media, il minimo ed il massimo. Sempre nell area anteprima è possibile inserire dei campi calcolati, ad esempio se abbiamo estratto dalla nostra tabella righe ordini clienti la QT ordinata, e dalla tabella listini il prezzo di listino dell articolo possiamo calcolare il prezzo totale nella prima colonna vuota dell area anteprima la formula: TOTALE=QT * Prezzo (o qualsiasi altro nome abbiano i campi che riportano il prezzo e la QT). Se conosciamo il linguaggio SQL, o semplicemente per curiosità (o magari per imparare facendo) cliccate sul pulsante SQL e tutto quello che avete creato graficamente viene tradotto da MS Query in linguaggio SQL. Ovviamente potete fare qui le vostre modifiche o scrivere direttamente la vostra query, il vantaggio di scrivere direttamente le istruzione SQL è chiaramente quello di avere una maggiore flessibilità e potenza nell estrarre i dati dal vostro database, pensate che ci sono istruzioni SQL che arrivano a diverse decine di righe (nelle Query create graficamente solitamente ci sono al massimo 4/5 righe) effettuando calcoli abbastanza complicati e collegando più tabelle insieme. A questo punto quando la vostra interrogazione è pronta e siete soddisfatti dei dati estratti potete cliccare su file e poi su restituisci dati ad Excel. A questo punto vi ritrovate i vostri dati in Excel che potete ulteriormente ordinare, filtrare e rielaborare. Quando il database viene modificato per avere i dati sempre aggiornati, basta andare su Dati e cliccare su aggiorna, in questo modo avete il vostro fatturato in tempo reale!!!. Ovviamente i tempi di aggiornamen- 39

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