Modulo 2, Unità Didattica 4: La posta certificata e i servizi in rete

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1 PON Competenze per lo sviluppo (FSE) Asse II Capacità istituzionale Obiettivo H "Migliorare la governance e la valutazione del sistema scolastico" Progetto Semplificazione e nuovo Codice dell Amministrazione Digitale H FSE Modulo 2, Unità Didattica 4: La posta certificata e i servizi in rete Scheda esperienza Versione 1.0 1

2 I.T.I.S. Ettore Majorana di Brindisi (http://www.majoranabrindisi.it/) L'ITIS Majorana di Brindisi ha da tempo avviato un percorso di innovazione metodologicadidattica ed amministrativa. Il processo ha interessato le diverse aree dell'attività istituzionale. Le tre macro-aree su cui si sono concentrate le risorse umane e finanziarie dell'istituzione scolastica sono: - attività didattica; - attività amministrativa; - comunicazione istituzionale scuola-utenza. 1. Attività didattica Nel corso degli ultimi tre anni scolastici si è progressivamente modificata la didattica e, anche con l'utilizzo delle tecnologie, si è proceduto alla creazione di diversi repositories di contenuti fruibili on line. I contenuti in area pubblica sono fruibili sul canale itunes U mentre i contenuti in area riservata sono disponibili su piattaforma Educreations. Entrambe le piattaforme sono ad uso gratuito per l'istituzione scolastica e contano diverse migliaia di accessi giornalieri. Le due piattaforme vengono utilizzate per la fruizione di corsi e videolezioni dei docenti destinati agli alunni e a chiunque vi abbia interesse. Con tali servizi si può fruire di lezioni e contenuti per tutto l'arco della giornata e da qualunque posto disponendo di una connessione ad internet. Si fornisce una valida risposta all'esigenza di apprendimento continuo di tutti ed in particolar modo a coloro che per diversi motivi non possono frequentare con regolarità le lezioni. 2. Attività amministrativa Tutti i processi amministrativi dell'istituzione scolastica sono digitalizzati. Il sistema digitale amministrativo riguarda le seguenti macro-aree: - didattica e Gestione Alunni; - protocollo; - amministrazione del personale; - magazzino ed ufficio acquisiti; - ufficio Tecnico; - contabilità e Bilancio. 3. Comunicazione istituzionale Scuola-Utenza Il centro del sistema di comunicazione scuola-utenza è costituito dal registro elettronico. Il registro elettronico ha completamente sostituito la versione cartacea. 2

3 Le principali funzioni del registro elettronico utilizzato dalla nostra istituzione scolastica sono le seguenti: Il registro elettronico è il fulcro dell attività scolastica. E' un applicazione cloud computing che risiede su web farm italiane. Ad ogni persona della comunità scolastica viene fornito un codice utente ed una password attraverso i quali è possibile identificarsi e entrare nel sistema. Per semplificare l accesso e aumentare la sicurezza, l'accesso al sistema avviene attraverso un badge identificativo fornito a tutti i docenti / studenti. Ogni persona, in funzione del proprio ruolo, ha accesso a tutte le funzioni del sistema tramite un menu chiaro e intuitivo. Una particolare attenzione è stata posta alla sicurezza degli accessi. Oltre al badge come strumento di identificazione personale è possibile che ogni utente incrementi la sicurezza del suo accesso inserendo un pin ulteriore (come per i sistemi bancomat). Tale pin si inserisce attraverso il sistema touch disponibile in ogni classe. All ingresso del sistema ogni docente/utente viene avvisato dell ultima data e ora di collegamento onde poter controllare se vi sono stati accessi sospetti. In caso di accessi sospetti e manomissioni, siamo in grado di controllare tutti gli ultimi accessi e le modifiche effettuate riuscendo a ricostruire eventuali alterazione dei dati. 3.1 La visione immediata della classe È il punto di partenza del registro elettronico: tramite un semplice click, sarà disponibile la visione immediata della vita all interno della classe giorno per giorno. È possibile verificare gli ingressi attraverso i sistemi automatici di rilevamento presenze od effettuare l appello, inserire eventuali ingressi in ritardo e uscite anticipate, giustificazioni e note disciplinari. È semplice l inserimento immediato e veloce degli argomenti delle lezioni, anche per i supplenti e per gli insegnanti di compresenza/sostegno. Attraverso lo stesso menu si accede, con comode icone, a tutte le funzioni avanzate del registro multimediale. Tramite un semplice cruscotto, il docente può inserire le assenze, i ritardi, le uscite anticipate e procedere alla relativa giustificazione, nonché inserire una nota disciplinare. Concluderà premendo il tasto Firma, selezionando la materia di insegnamento a lui associata e inserendo l argomento della lezione. Semplice e intuitiva è la gestione dei gruppi e delle classi articolate consentendo di aggregare in un gruppo alunni provenienti da più classi diverse; la creazione dei gruppi per le materie previste dal piano di studi (es. le lingue straniere) viene delegata alla segreteria e/o all amministratore/coordinatore. La gestione dei gruppi può essere utilizzata anche dai singoli docenti per la creazione di un gruppo per attività extracurriculari (es. corso di teatro, canto, musica ) e per attività di recupero consentendo l aggregazione degli alunni in modo differente rispetto alle classi tradizionali di appartenenza. 3

4 Ogni docente ha a disposizione un suo spazio sul server dove organizzare i propri materiali didattici in comode cartelle divise per materie ed argomenti. In ogni cartella possono essere salvati file di ogni tipologia (foto, filmati, pdf, powerpoint, word, excel, output della LIM) e link a filmati, siti, singole pagine web. Questi materiali, che rimangono da un anno all altro - incrementando la biblioteca personale dell insegnante - possono essere riutilizzati in classe per fare didattica multimediale su proiettori, televisori, lim o messi a disposizione degli alunni per lo svolgimento di compiti e ricerche. Possono inoltre essere distribuiti alle famiglie ed ai ragazzi come dotazione annuale di classe (es. biblioteca di classe e/o integrazioni/sostituzioni delle adozioni dei libri di testo). Compilando il registro di classe viene aggiornato - in tempo reale - il giornale del professore riportando automaticamente le ore di presenza/assenza a lezione degli alunni e gli argomenti trattati; verranno così calcolate la percentuale di ore di assenza per ciascun alunno, dato essenziale per l ammissione allo scrutinio di fine anno. È possibile integrare successivamente gli argomenti della lezione, predisporre la programmazione e la relazione di fine anno; il docente ha a disposizione un ulteriore strumento per annotare eventuali comportamenti e valutazione, definendone anche la criticità con i colori messi a disposizione (rosso, verde, arancio). Queste annotazioni possono rimanere solo in visione al docente e sono utili per inserire eventuali + o - di valutazione. Il docente può inserire le valutazioni giornaliere in tempo reale in classe o con tranquillità da casa; funzioni apposite rendono veloce il caricamento dei voti con qualsiasi dispositivo (touch o da tastiera) anche per i compiti in classe. La scala dei voti è personalizzabile e possono essere utilizzati simboli e notazioni particolari che non entreranno nelle valutazioni di fine periodo. È possibile gestire l organizzazione della didattica e della valutazione per competenze: questa modalità di valutazione può essere utilizzata in abbinamento alla valutazione tradizionale. È semplice valutare le competenze trasversali multidisciplinari e gestire l autovalutazione da parte degli studenti sulle proprie competenze. 3.2 Informazione in tempo reale a tutta la comunità scolastica Un attività molto complessa in una scuola, soprattutto se ha differenti sedi e plessi, è l invio delle circolari alle classi, ai docenti, ai genitori. Attraverso appositi software disponibili sul mercato si può avere una gestione molto semplice per creare e/o distribuire circolari e altre informazioni utili per la comunità scolastica. Si possono scegliere i destinatari (docenti, ragazzi, famiglie), le classi o i plessi e si possono definire i contenuti direttamente o allegando file (PDF, immagini, ). Un avviso di circolare viene visualizzato in tempo reale all interno del registro di classe affinché venga letta quanto prima dal docente presente in classe. Viene tenuta traccia dell avvenuta lettura. Ogni comunicazione può altresì essere inserita nelle bacheche elettroniche a disposizione di ogni docente, famiglia e ragazzo (comunicazione scuola-famiglia) richiedendo anche un ritorno che può essere un bottone di presa visione, l inserimento di un breve testo di risposta o l allegato di un documento (per esempio una ricevuta di pagamento o altro). La 4

5 segreteria o i coordinatori possono avere il controllo della distribuzione delle circolari, dell avvenuta lettura e dei ritorni da parte della comunità scolastica. 3.3 Anche i genitori possono contribuire a migliorare la scuola Attraverso le soluzioni informatiche implementate è possibile una migliore organizzazione delle attività di colloqui dei docenti con le famiglie. Il software utilizzato permette la gestione del calendario che riporta le ore messe a disposizione - durante l anno scolastico - dai docenti per i colloqui con i genitori; le famiglie possono prenotare, il colloquio con ogni singolo docente, riportando il proprio numero di cellulare. Il docente può consultare in ogni momento i colloqui fissati dai genitori ed eventualmente, modificare il numero massimo di genitori che possono prenotarsi nella stessa giornata. In caso di annullamento dei colloqui già fissati, la segreteria o lo stesso docente possono attivare l invio automatico di un sms di avviso alle famiglie, evitando così inutili perdite di tempo. Il docente può, al termine del colloquio, inserire le annotazioni relative all incontro con l apposita funzione presente nel modulo di prenotazione. C è la possibilità di effettuare i colloqui anche tramite Skype: al momento della prenotazione del colloquio la famiglia può inserire un indirizzo Skype e richiedere il colloquio direttamente on line; sarà il docente a chiamare il genitore all ora prefissata per il colloquio e all indirizzo indicato. Il Dirigente ha a disposizione uno strumento efficace per poter vedere in tempo reale la situazione di tutte le classi della scuola, anche delle sedi secondarie; può così controllare il presidio delle singole classi, l andamento della didattica e la corretta gestione del registro elettronico di classe, condizione necessaria anche per il rispetto della normativa e per la sicurezza. Può consultare in ogni momento i giornali dei professori, apporre annotazioni ed apporre un messaggio di presa visione del registro. Può accedere ad un pannello che raccoglie tutte le informazioni relative ai singoli studenti (frequenza, rendimento scolastico e comportamento) nel caso di criticità e/o di ricevimento genitori. Infine, può consultare velocemente tutte le note disciplinari e applicare le dovute sanzioni che saranno riportate direttamente nel registro di classe di competenza. Il coordinatore di classe ha a disposizione alcune funzioni aggiuntive rispetto al singolo docente e può controllare in ogni momento alcuni dati di sintesi sulla classe, ed in particolare, le votazioni medie degli studenti per singola materia e la situazione generale delle assenze; questi pannelli di controllo sono utili perché evidenziano tempestivamente eventuali criticità di una classe o di alcuni studenti. I dati del registro elettronico risiedono in cloud e sono aggiornati in tempo reale con tutte le informazioni relative ai presenti nella scuola. Vi sono appositi cruscotti a disposizione dei responsabili della sicurezza, consultabili tramite la connessione Internet, che forniscono le informazioni sintetiche sugli studenti e docenti presenti all interno della scuola e di ogni singola classe. 5

6 I responsabili della sicurezza, dotati di un dispositivo portatile con accesso internet indipendente dalla rete della scuola, possono in qualsiasi momento accedere alle informazioni necessarie in caso di evacuazione. 3.4 Preparazione ed erogazione test agli alunni e verifica in tempo reale Tramite questo strumento, il docente più preparare dei test/verifiche da far svolgere agli alunni direttamente in classe verificando in tempo reale, sul proprio dispositivo hardware, lo svolgimento e l esito di queste verifiche. Con facilità il docente può preparare le single domande del test, assegnando un punteggio per domanda e definendo i criteri di risposta (multipla, singola.). Il docente può decidere di assegnare il test a tutti gli alunni della classe o selezionare solo alcuni di questi. Inoltre, può verificare in tempo reale e per ciascun alunno a quali domande ha risposto correttamente. 3.5 Presenze, assenze, ritardi, uscite e giustificazioni in tempo reale Il primo servizio è l ingresso in classe. Il lettore RFID posto in calsse riconosce l alunno, gli dà il benvenuto a scuola, verifica l ingresso in orario e può fornirgli delle comunicazioni (per esempio di passare in segreteria per ritirare certificato). In caso di ritardo dell alunno o uscita anticipata, un apposito software registra l evento e stampa un tagliando da presentare in presidenza o in classe per l accettazione del ragazzo a scuola. I docenti nel registro di classe e le famiglie con l invio di un sms potranno essere informati tempestivamente del ritardo / assenza del ragazzo. Tutti questi eventi sono registrati in tempo reale sui sistemi e rese disponibili all interno dei registri di classe elettronici. Il docente troverà già il suo registro di classe /giornale del professore aggiornato e non dovrà distogliere tempo prezioso alla didattica. L utilizzo combinato e coordinato di tutti questi strumenti semplifica enormemente l attività di gestione e controllo delle assenze e delle giustificazioni. Ogni ragazzo può avere un profilo orario personalizzato in caso di autorizzazioni permanenti all ingresso in ritardo (per motivi di trasporto ad esempio) e/o uscita anticipata e il sistema gestisce in modo perfetto ogni tipo di situazione. Tramite una semplice funzione di segreteria è possibile registrare in anticipo eventuali ingressi anomali dei ragazzi (ingresso alla seconda ora, uscita anticipata,..) e anche in questo caso il sistema registra correttamente gli eventi di ingresso degli alunni. 3.6 Scrutinio on Line Un altro software permette a ciascun docente di inserire in modo veloce e semplificato, anche da casa, le proposte di voto e le assenze orarie degli alunni per la sua materia ai fini della predisposizione degli scrutini intermedi e finali. Con l utilizzo giornaliero del registro elettronico in fase di preparazione dello scrutinio, i docenti si troveranno già compilato il campo relativo alle ore di assenza e avranno sottocchio la media matematica dei voti assegnati giornalmente nel periodo e dovranno procedere all inserimento della proposta di voto e gli eventuali recuperi. Il coordinatore di classe, oltre ad avere la visione in tempo reale delle proposte di voti dei colleghi docenti, già in fase di pre-scrutinio, può proporre voto e motivazione di condotta, 6

7 verificare gli eventuali crediti degli anni precedenti, precompilare i crediti formativi e scolastici. 3.7 Fasi dello scrutinio Il coordinatore e/o il Dirigente Scolastico hanno la funzione di apertura dello scrutinio. Lo scrutinio inizia con la verifica dei presenti e prosegue con la discussione collegiale delle valutazioni per singolo alunno sulla base del tabellone già precompilato. Sarà possibile modificare i voti, le attività di recupero ed inserire i crediti, esiti ed eventuali giudizi sulla base delle decisioni del consiglio; rimane sempre disponibile il tabellone del pre- scrutinio per eventuale consultazione. Oltre all utile visione delle valutazioni dell intera classe, nel caso la discussione si concentri su un particolare alunno, sarà possibile accedere ad una visione dettagliata ed esaustiva del singolo studente. Al termine dello scrutinio, i voti diventeranno immodificabili e si procede alla stampa del verbale nel formati doc, docx e odt, dei tabelloni, pagelle, lettere ed eventuali comunicazioni alle famiglie. Al Dirigente è data la possibilità di riaprire la sessione di scrutinio, in caso di necessità. 3.8 Ogni giorno il genitore può seguire a distanza tutta la vita scolastica dei propri figli Tramite i servizi erogati il genitore potrà accedere ad una o più delle seguenti informazioni: - attività giornaliere svolte (gli argomenti giornalieri delle lezioni suddivisi per ora di lezione, menù giornaliero della mensa); - materiali delle lezioni (file, link, lezioni e compiti condivisi dai docenti); - assenze (la situazione giornaliera, mensile, annuale delle assenze/ritardi/uscite anticipate e giustificazioni); - voti; - prenotazione dei colloqui e delle attività di sportello; - argomenti delle lezioni svolte (suddivise per materia); - pagella on-line (consultazione interattiva della pagella); - scadenze e appuntamenti (compiti assegnati, compiti in classe, riunioni e convocazioni); - note disciplinari e comunicazioni dei docenti; - bacheca (comunicazioni da parte del dirigente scolastico, segreteria didattica, vicepreside, ecc.). 3.9 Gestione in automatico di tutte le comunicazioni con il SIDI. Tutti i sistemi della scuola si integrano perfettamente tra di loro e si interfacciano perfettamente con i sistemi forniti dal Ministero della Pubblica amministrazione (Sissi e Sidi) sincronizzando i dati richiesti dal ministero in tempo reale e fornendo tutte le informazioni di sintesi richieste durante l anno e al termine degli scrutini. Possono però convivere anche con tutti gli altri sistemi di segreteria già presenti nella scuola scambiandosi in differenti modi i dati degli alunni (tramite sincronizzazione diretta 7

8 Link without export, fogli Excel, ) organizzando al meglio le attività che coinvolgono tutti i docenti, i ragazzi e le famiglie e lasciando utilizzare alle segreterie alunni i software già in uso da diverso tempo. La configurazione e la gestione delle personalizzazioni della scuola (calendari scolastici, registrazione eventi particolari, ) possono essere fatti da un utente amministratore che ha accesso a varie funzioni di personalizzazione e controllo. È inoltre possibile avere accesso ai pannelli di produzione centralizzata delle stampe /estrazioni necessarie alla scuola nelle varie fasi dell anno. 8

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