I sistemi informativi a supporto del business. Roadmap evolutiva per generare valore.

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1 I sistemi informativi a supporto del business. Roadmap evolutiva per generare valore. Piacenza, 16 Marzo 2009

2 Agenda La Bussola dei valori Premessa La nostra comprensione del contesto Scenari evolutivi Conclusioni 2

3 Agenda La Bussola dei valori Premessa La nostra comprensione del contesto Scenari evolutivi Conclusioni 3

4 Premessa Siamo stati contattati dal CFO dott. Giovanni RUBINO - che ci ha illustrato l esigenza di ottenere, in modo più semplice e tempestivo, una visione, al tempo stesso generale e di dettaglio, dell andamento dell azienda. L esigenza più marcata che ci è stata segnalata è relativa all ambito produttivo. Abbiamo svolto due sessioni di approfondimento con lo stesso dott. Rubino ed alcune sue collaboratrici per raccogliere alcuni macro aspetti sulla situazione. Da quanto raccolto, ascoltato e osservato abbiamo poi elaborato un possibile percorso evolutivo che, secondo noi, risponde non solo all esigenza indicata ma che, inoltre,porta valore all azienda sul lungo periodo e la supporta al meglio nel suo processo di crescita. In questo senso ribadiamo la nostra totale disponibilità a collaborare con Cadey nell accompagnarla in questo percorso. 4

5 Agenda La Bussola dei valori Premessa La nostra comprensione del contesto I fatti Situazione generale Alcuni esempi Mappa applicativa (sintesi) Riepilogo Scenari evolutivi Conclusioni 5

6 La nostra comprensione del contesto i fatti A seguito di un operazione di management buy-in, il 70% della società So.Di.Pro., proprietaria del marchio Cadey e di un portafoglio di noti prodotti cosmetici, è stata acquisita da due fondi di venture capital (MPS Venture per il 40% ed ARCA Impresa Gestioni SGR per il 30%). E stata di conseguenza costituita una nuova società: Cadey Srl. Questa operazione ha alla base un piano industriale che prevede il rilancio dei marchi in portafoglio con l obiettivo di allargare i mercati di sbocco secondo le seguenti direttrici: razionalizzazione del portafoglio prodotti (restyling, focalizzazione) espansione sui mercati esteri (bacino mediterraneo, mondo anglosassone) lancio di nuovi prodotti e nuovi marchi apertura di nuovi canali (farmacie) Al tempo stesso non si esclude un possibile ridisegno organizzativo relativo alle operations in particolare per quanto riguarda la logistica e la produzione (in house, outsourcing, etc.) per una maggiore focalizzazione sulla gestione del marchio e la sua distribuzione. 6

7 La nostra comprensione del contesto situazione generale Emerge una sostanziale e generale inadeguatezza degli strumenti attuali a supporto dell organizzazione e dell organizzazione stessa rispetto alle esigenze di tempestività, completezza, qualità e flessibilità richieste dalla necessità di operare in un mercato altamente competitivo e dinamico quale quello del mass market. Non solo, ma questi limiti si amplificano diventando un ostacolo ed un freno ai progetti di sviluppo e di crescita che l azienda si sta ponendo come obbiettivi. Dalle informazioni raccolte si evidenzia come sia difficile recuperare ed in qualche area completamente mancanti le informazioni per valutare, se non con sufficiente affidabilità, sicuramente con tempestività, l andamento aziendale. 7

8 La nostra comprensione del contesto alcuni esempi Non conoscere il costo reale del prodotto finito con certezza fatto di costi diretti ed indiretti - implica la difficoltà di definire il corretto prezzo di vendita ed il conseguente margine. La struttura contabile è obsoleta e non in linea con le necessità di controllo di gestione dell azienda completa mancanza di logiche di centro di costo. Non poter controllare costantemente l andamento della relazione con la grande distribuzione premi di fine anno, promozioni fuori fattura - comporta l impossibilità di capire non solo l effetto delle promozioni ma anche l efficacia del retailer. Manca completamente un processo di pianificazione che prima di definire le strategia pull/push - consenta di monitorare il livello di stock non solo dei prodotti finiti ma anche delle materie prime e dei semilavorati. Alcune consuetudini operative soprattutto in campo produttivo modifica di materie prime e/o componenti fra loro alternativi di una ricetta - sono sicuramente un valore da presevare in termini di flessibilità produttiva e capacità di adattamento. Ma non essendo tracciate dagli strumenti, non solo vanificano qualsiasi tentativo di verificare e misurare efficienza ed efficacia dei processi,ma mettono a rischio l integrità dell informazione finale (costo del prodotto valore del magazzino). 8

9 La nostra comprensione del contesto mappa applicativa attuale (sintesi) Excel Excel Excel Excel MASTER Excel Excel Amministrazione Controllo di gestione Commerciale Customer Service Produzione Distinte Base Ricette Excel Excel Valorizzazione Magazzino Excel Magazzino Fisico Prodotti Finiti Ordini Agenti Statistiche 9

10 La nostra comprensione del contesto - riepilogo Volendo riassumere schematicamente le principali criticità, esse sono: difficoltà nell accesso all informazione mancanza di informazioni processo produttivo non correttamente supportato mancanza di integrazione tra i processi eccessiva manualità destrutturazione delle informazioni (troppi excel) mancanza totale di indicatori struttura contabile e di controllo di gestione del sistema insufficiente mancanza totale di un processo di pianificazione produttivo mancanza di un processo di budgeting processo operativi anacronistici (costo prodotto, fatturazione, valorizzazione magazzino, conto lavoro/terzisti) nessuna gestione di previsioni e di forecast mancanza di un reporting strutturato (tableau de board) totale mancanza di reporting statistico dinamico 10

11 Agenda La Bussola dei valori Premessa La nostra comprensione del contesto Scenari evolutivi Considerazione I pilastri Conclusioni 11

12 Scenari evolutivi considerazione iniziale La situazione generale è tale che qualsiasi intervento che non preveda un approccio complessivo organizzativo e strumentale - porta ad investimenti che, oltre a non soddisfare compiutamente le esigenze che li hanno invocati, rischia di creare maggiore confusione ma, soprattutto di non garantire il futuro. Non solo, ma le informazioni raccolte evidenziano che esiste prima un problema di processi non correttamente supportati che si traduce poi in mancanza di informazioni o in eccesiva difficoltà nel recuperarle. Non esiste quindi una sola soluzione che sia magicamente la panacea di tutti i mali. Crediamo occorra lavorare anche rapidamente realizzando i pilastri fondamentali per costruire successivamente livelli evolutivi anche sofisticati, attraverso un percorso che attraverso il raggiungimento di milestones intermedie consenta di eliminare uno dopo l altra tutte le criticità,portando però un valore aggiunto che consenta evoluzioni anche operative ad oggi impensabili. 12

13 Scenari evolutivi i pilastri Indipendentemente dagli scenari, i pilastri evolutivi sono: realizzazione di una infrastruttura aperta, flessibile e scalabile maggiore automazione dei processi organizzativi in generale maggiore copertura ed integrazione del processo produttivo in particolare realizzazione di un contenitore che normalizzi le informazioni secondo le dimensioni necessarie indipendentemente dalla fonte realizzazione di uno strumento di presentazione delle informazioni così normalizzate secondo le modalità e le forme necessarie (report statistici, indicatori, etc.) 13

14 Scenari evolutivi Sono stati quindi definiti due possibili scenari evolutivi: scenario A piattaforma di front end scenario B piattaforma integrata 14

15 Agenda La Bussola dei valori SCENARIO A - Piattaforma di Front End 15

16 Scenari evolutivi: A - piattaforma di front end Excel Strumento di presentazione Input MANUALI Normalizzatore dei dati Input MANUALI MASTER Excel Amministrazione Controllo di gestione Commerciale Customer Service Produzione Distinte Base Ricette Excel Excel Ordini Agenti Magazzino Fisico Prodotti Finiti 16

17 Scenari evolutivi: A piattaforma di front end Caratteristiche Caratteristiche di questo primo scenario: Non si tocca l attuale piattaforma gestionale Si inserisce un dipartimentale per coprire il processo produttivo (inteso come approvvigionamenti e produzione) tale sistema sarà da interfacciare con il gestionale per le implicazioni contabili e gestionali ed il sistema fisico di magazzino si costruisce un layer per normalizzare i dati (renderli omogenei e completi) anche con input manuali (tutte quelle informazioni che non sono gestite o non sono reperibili dall attuale sistema, se necessarie al controllo, dovranno essere inserite) si realizza un cruscotto di presentazione con diverse modalità espositive (report, dashboard, indicatori) partendo da un semilavorato di nostra proprietà, a seconda delle aree e delle dimensioni che si vogliono visualizzare (area commerciale, are amministrativo-contabile, controllo di gestione, produzione) 17

18 Scenari evolutivi: A piattaforma di front end Time table 18

19 Scenari evolutivi: A piattaforma di front end Valore creato per ciascuna fase Completato entro : Dipartimentale Produzione - Fides 1 Giugno 09 Distinte basi, cicli, ordini di lavoro, conto lavoro, costo del prodotto in logica full costing Valorizzazione magazzino alla chiusura del periodo contabile Ciclo di acquisti base (ordini e ricevimento - no pianificazione) VALORE CREATO Controllo valore magazzino Copertura processi principali Accessibilità informazioni Risoluzione criticità produzione Completato entro : Piattaforma BI Oracle Sinfo.SIS 2 Settembre 09 Realizzazione strato normalizzazione dati Soluzione di Business intelligence per l analisi multidimensionale delle aree commerciali e amministrativo-contabili secondo un modello predefinito (*). Analisi dei dati attraverso report e/o grafici e/o indicatori di sintesi con possibilità di drill down sul dato analitico. Analisi del venduto (quantità e valore) secondo le dimensioni definite (agente / cliente / prodotto) con confronto anno/i precedente/i e budget (se inserito). Analisi DSO, C/E per brand, linea prodotto e CdC. Estrazione e spedizione via Accesso con livelli di sicurezza VALORE CREATO Flessibilità di analisi Multidimensionalità dinamica Fruibilità dell informazione Dinamicità del dato 19

20 Scenari evolutivi: A piattaforma di front end Valore creato per ciascuna fase Per la durata: Project & Change Management 3 On going Coordinamento e controllo delle iniziative Verifica avanzamento attività (SAL) Rispetto obbiettivi qualitativi Supervisione degli impatti organizzativi Gestione piano di comunicazione interna Marketing delle iniziative Formazione del personale VALORE CREATO Condivisione iniziative Crescita organizzazione Raggiungimento obbiettivi Miglioramento clima interno 4 A partire da : Luglio 09 Gestione ASP & Help Desk Predisposizione architettura hw e sw Gestione in affitto dell infrastruttura Accesso ad help desk per supporto Connessione via internet Monitoraggio prestazioni Salvataggio dati VALORE CREATO Flessibilità di gestione Concentrazione priorità Certezza del costo Affidabilità Minore complessità 20

21 Scenari evolutivi: A piattaforma di front end Valore creato per ciascuna fase Completato entro : Pianificazione vendite Forecast 5 Dicembre 09 Introduzione di un modello di previsione delle vendite Processo strategico Modello di forecast Gestione pianificazione acquisti Pianificazione produzione prodotti finiti VALORE CREATO Innovazione organizzativa Riduzione scorte Ottimizzazione acquisti 6 A partire da : Febbraio 10 Tesoreria Attivazione modulo di tesoreria Integrazione con sistema contabile Flussi di cassa Riconciliazione banche Gestione flussi finanziari VALORE CREATO Chiusura processo finanziario Controllo banche Automatismi Riduzione manualità 7 A partire da : Febbraio 10 Processo di Budgeting Definizione di un processo di budgeting Realizzazione di un workflow a sistema Caricamento del budget vendite e spese generali sul sistema in automatico VALORE CREATO Processo strategico Indicatore prestazione Innovazione organizzativa 21

22 Scenari evolutivi: A piattaforma di front end Componenti di costo Una tantum Licenze Dipartimentale Produzione Fides (10 users) 20 K/ Oracle BI Suite (15 users) 25 K/ Infras truttura HW (application, database e web server) 25 K/ S ervizi per prog etto Progetto Produzione Fides (fase 1) 55 K/ Progetto Normalizzatore (fase 2a) 40 K/ Progetto BI (fase 2b) 25 K/ Project & Change Management 20 K/ Totale investimento 210 K/ Cos ti ricorrenti Canone Annuo Manutenzione S W Canone Annuo S ervizio AS P & Help Desk Dipartimentale Produzione Fides 4 K/ Oracle BI Suite 5 K/ Servizio ASP infrastruttura & help desk 60 K/ Totale costi ricorrenti (1 anno) 69 K/ 22

23 Scenari evolutivi: A piattaforma di front end VANTAGGI Costo ridotto dell investimento Impatto minimo sui processi Tempi di completamento più veloci Facilità di apprendimento Minore complessità realizzativa da gestire Ridotto numero di risorse coinvolte Poche risorse da formare SVANTAGGI Non rimuove le criticità fondamentali dei processi Architettura funzionale che non garantisce le evoluzioni aziendali prospettate Un investimento di breve respiro Input manuali onerosi Non fa crescere ed evolvere l organizzazione Normalizzatore da rifare se cambia la piattaforma gestionale sottostante Ci sono processi non gestiti mancano le transazioni 23

24 Agenda La Bussola dei valori SCENARIO B - Piattaforma Integrata 24

25 Scenari evolutivi: B - piattaforma integrata Excel ORACLE JDEdwards + BI Strumento di presentazione Finance Vendite Acquisti Produzione Excel Cont. Generale Cont. Clienti Cont. Fornitori Cespiti Gestione Ordini Listini Contratti GDO Promozioni Gestione Ordini Ricevimenti Magazzino MRP Distinte Base Ordini di lavoro Costo Prodotto Excel Cont. Analitica Forecast Magazzino Conto Lavoro Ordini Agenti Magazzino Fisico Prodotti Finiti 25

26 Scenari evolutivi: B piattaforma integrata Caratteristiche Si introduce una piattaforma integrata Completamente web-based, modulare, flessibile e scalabile Si realizza un cruscotto di presentazione con diverse modalità espositive (report, dashboard, indicatori) partendo da un semilavorato di nostra proprietà, a seconda delle aree e delle dimensioni che si vogliono visualizzare (commerciale, logistico amministrativo-contabile, controllo di gestione, produzione) 26

27 Scenari evolutivi: B piattaforma integrata Time table 27

28 Scenari evolutivi: B piattaforma integrata Valore creato per ciascuna fase Completato entro : Oracle Accelerate CPG Solution 1 Luglio 09 Modello di controllo con logiche di Centro di Costo e di profitto; C/E per brand, linea prodotto; Piano dei conti integrato con logica delle destinazioni e nature multilivello riclassificabile; chiusura mensili contabili e gestionali Distinte basi, cicli, ordini di lavoro, conto lavoro, costo del prodotto in logica full costing Listini, promozioni in fattura, ciclo di evasione, fatturazione e contabilizzazione costi e ricavi con il massimo dettaglio secondo il modello di controllo definito Contratti GDO (calcolo maturato), promozioni fuori fattura Contabilità generale, clienti e fornitori base. Gestione Iva e giornale bollato mensile Reporting base : bilancino per CdC, per mastro conto, per dimensioni principali modello di controllo Valorizzazione magazzino alla chiusura del periodo contabile Ciclo di acquisti base (ordini e ricevimento - no pianificazione) VALORE CREATO Certezza dei dati Controllo valore magazzino Chiusure contabili Analiticità ricavi e costi Completezza informazioni Copertura processi principali Accessibilità informazioni Quadrature automatiche Visione immediata di sintesi Drill down sul dettaglio Visibilità giacenze c/o terzi Base per evoluzioni future 28

29 Scenari evolutivi: B piattaforma integrata Valore creato per ciascuna fase Completato entro : Piattaforma BI Oracle Sinfo.SIS 2 Ottobre 09 Soluzione di Business intelligence per l analisi multidimensionale delle aree commerciali e amministrativo-contabili secondo un modello predefinito (*). Analisi dei dati attraverso report e/o grafici e/o indicatori di sintesi con possibilità di drill down sul dato analitico. Analisi del venduto (quantità e valore) secondo le dimensioni definite (agente / cliente / prodotto) con confronto anno/i precedente/i e budget (se inserito). Analisi DSO, C/E per brand, linea prodotto e CdC. Estrazione e spedizione via Accesso con livelli di sicurezza VALORE CREATO Flessibilità di analisi Multidimensionalità dinamica Fruibilità dell informazione Dinamicità del dato Base per evoluzioni future Per la durata: Project & Change Management 3 On going Coordinamento e controllo delle iniziative Verifica avanzamento attività (SAL) Rispetto obbiettivi qualitativi Supervisione degli impatti organizzativi Gestione piano di comunicazione interna Marketing delle iniziative Formazione del personale VALORE CREATO Condivisione iniziative Crescita organizzazione Raggiungimento obbiettivi Miglioramento clima interno 29

30 Scenari evolutivi: B piattaforma integrata Valore creato per ciascuna fase 4 A partire da : Luglio 09 Gestione ASP & Help Desk Predisposizione architettura hw e sw Gestione in affitto dell infrastruttura Accesso ad help desk per manutenzione(*) Connessione via internet Monitoraggio prestazioni Salvataggio dati VALORE CREATO Flessibilità di gestione Concentrazione priorità Certezza del costo Affidabilità Minore complessità Completato entro : Contabilità Industriale Previsioni di vendita Pianificazione SCM 5 Gennaio 10 Completamento contabilità industriale in una logica full cost Introduzione di un modello di previsione delle vendite Modello di forecast Gestione pianificazione acquisti MRP Pianificazione produzione prodotti finiti Rating fornitori VALORE CREATO Processo strategico Innovazione organizzativa Riduzione scorte Ottimizzazione acquisti Controllo fornitori 6 A partire da : Febbraio 10 Gestione Qualità Attivazione cicli di ricevimento per verifica materie prime Workflow per verifica materiali Gestione non conformità VALORE CREATO Sicurezza e tracciabilità Controllo fornitori Possibilità di certificazione 30

31 Scenari evolutivi: B piattaforma integrata Valore creato per ciascuna fase 7 A partire da : Febbraio 10 Tesoreria Attivazione modulo di tesoreria Integrazione con sistema contabile Flussi di cassa Riconciliazione banche Gestione flussi finanziari VALORE CREATO Chiusura processo finanziario Controllo banche Automatismi Riduzione manualità A partire da : Portale Clienti Estero 8 Maggio 10 Possibilità di inserire ordini per i distributori esteri Visibilità dello stato dell ordine e delle spedizioni VALORE CREATO Flessibilità di servizio Ricchezza di informazioni Collaborazione integrata 9 A partire da : Febbraio 10 Processo di Budgeting Definizione di un processo di budgeting Realizzazione di un workflow a sistema Caricamento del budget vendite e spese generali sul sistema in automatico VALORE CREATO Processo strategico Indicatore prestazione Innovazione organizzativa 1 0 A partire da : Luglio 10 Cespiti Completamento ciclo contabile Integrazione con acquisti e commesse di investimento Definizione politiche di ammortamento VALORE CREATO Certezza delle informazioni Completezza contabile Integrazione acquisti 31

32 Scenari evolutivi: B piattaforma integrata Componenti di costo Una tantum Licenze Oracle JDEdwards EnterpriseOne (20 users) 35 K/ Oracle BI Suite (10 users) 20 K/ Infrastruttura HW (application, database e web server) 25 K/ S ervizi per prog etto Progetto JDE (fase 1) 130 K/ Progetto BI (fase 2) 30 K/ Project & Change Management 25 K/ Totale investimento 265 K/ Cos ti ricorrenti Canone Annuo Manutenzione S W Canone Annuo S ervizio AS P & Help Desk Oracle JDEdwards EnterpriseOne 8 K/ Oracle BI Suite 5 K/ Servizio ASP infrastruttura & help desk 75 K/ Totale costi ricorrenti (1 anno) 88 K/ 32

33 Scenari evolutivi: A piattaforma integrata VANTAGGI Investimento che dura nel tempo Modularità di attivazione Aperta e flessibile alle evoluzioni strutturali dell azienda (insourcing outsourcing) Copertura totale dei processi Integrazione nativa SVANTAGGI Maggiore complessità realizzativa dato l elapsed Costi maggiori Maggior numero di risorse da addestrare Maggiore impatto sulla organizzazione Rimuove alla base le criticità Unica base di dati Propedeutica per ulteriori evoluzioni (pianificazione strategica) 33

34 Agenda La Bussola dei valori Premessa La nostra comprensione del contesto Scenari evolutivi Conclusioni 34

35 Conclusioni I due scenari hanno caratteristiche diverse per quello che possono offrire in prospettiva rispetto alle evoluzioni dell azienda. Il primo scenario pur avendo un approccio a breve termine presenta dei costi dovuti al punto di partenza povero relativo alle informazioni disponibili rispetto a quelle mancanti (la realizzazione del normalizzatore deriva da questo). Il secondo scenario è più ad ampio respiro: richiede un investimento maggiore (+25%) ma dà ampie garanzie su qualsiasi evoluzione l azienda voglia perseguire nel breve, medio e lungo periodo e conseguentemente sarebbe quello da perseguire. 35

36 Questa presentazione è da considerarsi materiale riservato ed è di proprietà esclusiva di Sinfo One S.p.A. In nessun caso potrà essere intesa e/o interpretata come un documento contrattuale, dal quale possano derivare obblighi e/o responsabilità per Sinfo One S.p.A.. Qualora decideste di scegliere Sinfo One S.p.A. come il Vostro partner nella realizzazione del progetto ipotizzato, i rapporti fra le nostre due società saranno regolati esclusivamente dal contratto di cui consegneremo separatamente la bozza.

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