WebEvents. Gestisci e comunica con i partecipanti comodamente seduto a casa tua o dal tuo ufficio.

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1 Gestisci e comunica con i partecipanti comodamente seduto a casa tua o dal tuo ufficio. Controllo totale sul calendario degli eventi creati. Possibilità di inserire e modificare le scadenze. Uno strumento che non richiede alcuna particolare competenza nel settore. Promuovi ogni tipo di evento! l X non ha limiti. Meeting, company day, eventi corporate, serate di gala, veicolano l immagine dell ente o dell azienda: l organizzazione deve essere ineccepibile. Lasciate che se ne occupi il nostro software, e non dovrete preoccuparvi del benché minimo dettaglio. Transazioni blindate, uniformate ai maggiori standard di sicurezza e facili da eseguire. Nessun costo di gestione. Perchè spendere tempo e risorse quando c è X?

2 CHE COS È XWEBEVENTS? IN DETTAGLIO Non sprecare tempo e denaro per pubblicare eventi e gestire gli accrediti. Il nostro programma si preoccuperà di ogni dettaglio. L occasione di una colazione di lavoro, o anche di una cena di Gala, rappresentano momenti aggregativi importanti nell ambito di qualsiasi evento. LO BLABLABLABLABLABLABLABLABLAB SVILUPPO DEL SOFTWARE IN ASP PERMETTE LABALBALABLABLABALBALABLABAL DI USUFRUIRE DI ALTE PRESTAZIONI ABLABALBALABLABALABALBALABAL E FUNZIONALITÀ EVOLUTE A ABLABALABLABALABALABAABLABLA BASSI COSTI DI IMPLEMENTAZIONE E MANUTENZIONE; BLABLABALABLABLAABLABLABLABL LA ABLREALIZZAZIONE DEL SISTEMA IN COLLABORAZIONE CON GLI ESPERTI DEL SETTORE DELLA GESTIONE DEGLI EVENTI HA PRODOTTO UN RISULTATO CHE RISPONDE VERAMENTE ALLE ESIGENZE DEGLI OPERATORI DEL SETTORE. INOLTRE LA COMPLETA FLESSIBILITÀ DI PARAMETRIZZAZIONE DEL SISTEMA GARANTISCE CHE XWEBEVENTS SIA ADATTO A TUTTI GLI SCENARI POSSIBILI. CRM X e la soluzione ideale per tutti coloro che desiderano organizzare eventi. Il nostro prodotto gestisce in maniera semplice ed intuitiva tutte le operazioni necessarie per la pubblicazione, il pre-accredito e l accredito di un evento. X e una potente applicazione web-based che permette di delegare ad un software la raccolta dei pre-accrediti e accrediti, evitando così costose gestioni di segreteria; inoltre grazie al modulo newsletter e possibile inviare i programmi degli eventi gestiti in maniera istantanea, riducendo drasticamente tempi e costi rispetto all invio di tradizionali inviti cartacei. Il prodotto può essere acquistato sottoforma di servizio o, nel caso di società che organizzano eventi, come pacchetto chiavi in mano. L applicazione web based, ovvero basata su operatività web, fornisce svariati vantaggi, primo fa tutti la possibilità di accedere da qualunque luogo al gestionale senza necessità di installazione, permettendo cosi a diverse persone con diversi ruoli di accedere ai dati fondamentali in tempo reale. Allo stesso tempo permette a tutti i partecipanti di visionare il sito 1 dell evento per recepirne le informazioni, controllare lo stato dell accredito e visionare il dettaglio del programma.

3 Introduzione Le funzionalità fornite dal software sono svariate, e possono essere suddivise logicamente in funzionalità utili all utente finale (ovvero colui che desidera partecipare all evento) e agli oganizzatori. Le features riguardanti il primo gruppo sono le funzionalità di front-end, le seconde sono funzionalità di back-office. Esaminiamo alcune di tali funzionalità. Funzionalità di front-end FEATURES Visualizzazione del calendario evento e delle eventuali varie sessioni in cui si articola. Possibilità di scaricare la brochure o il volantino dell evento. Visionare le informazioni aggiuntive o collaterali all evento in una pratica infobox laterale, ad esempio la lista degli hotel convenzionati, orari dei mezzi di trasporto, informazioni sulla location che ospita l evento e quant altro gli organizzatori dell eventi ritengano necessario fornire. Visionare l elenco dei contatti degli organizzatori dell evento per richiedere eventualmente informazioni aggiuntive. COME FUNZIONA L APERTURA DELLA BASE DATI ASSICURA CON XWEBEVENTS CHE I DATI SIANO A VOSTRA COMPLETA DISPOSIZIONE, SEMPRE E PER QUALSIASI USO; GLI STRUMENTI DI REPORTISTICA, GESTIONE DELLE STATISTICHE E PREPARAZIONE DEL CATALOGO RIDURRANNO I TEMPI DI GESTIONE DEGLI EVENTI, PERMETTENDO AGLI UTILIZZATORI DI CONCENTRARSI SULL EVENTO E NON LA SUA GESTIONE INFORMATICA. preaccredito, ricevendo un di conferma al momento della richiesta di accredito, ed in può accreditarsi solo alle sessioni dell evento al utente lo stato dell accredito all evento, ed eventualmente (prima della scadenza delle iscrizioni impostato dagli organizzatori dell evento) accredito che gli viene fornito via e con questo presentarsi all accredito evitando lunghe Registrarsi all evento effettuando così il seguito la conferma di accredito. L utente, se gli organizzatori lo permettono, quale e interessato. Ricevere le newsletter di aggiornamento informativo relativo all evento al quale si è iscritti. Gestire e controllare dal suo pannello variare l accredito alle sessioni. L utente può stampare il numero di code. Funzionalità di back-office Profilazione utente, l autenticazione tramite login e password dell utente permette di accedere a determinate funzionalità, è possibile quindi creare gruppi di utenti con diversi diritti. 2

4 COME FUNZIONA E PARTICOLARMENTE IMPORTANTE LA SCHEDA CONTENENTE LE RICHIESTE E LE ASSEGNAZIONI DELL ESPOSITORE SUDDIVISE PER EVENTO. INFATTI DA QUESTA VISUALIZZAZIONE È POSSIBILE AVERE IL QUADRO D INSIEME DELLA SITUAZIONE DI UN UTENTE PER UN EVENTO E GESTIRNE TUTTO IL PROCESSO DI ISCRIZIONE ED ASSEGNAZIONE. FEATURES Gli organizzatori hanno la possibilità di generare e mostrare l evento suddiviso in sessioni, e permettere l accredito per ogni singola sessione. L accredito a determinate sessioni può essere reso condizionato dall accredito di un altra sessione, per esempio è possibile rendere accreditabile la cena di gala solo agli utenti che si siano accreditati anche alla precedente conferenza, oppure si può immaginare di rendere accreditabile il pernottamento in hotel solo se l accreditante richiede di essere presente alla sessione mattutina. La creazione di un numero di preaccredito personale permetterà di gestire al meglio l accredito in loco, evitando il formarsi di code o lunghe attese. E in fase di sviluppo il generatore di un codice a barre inviato via che permetterà l accredito immediato in loco tramite lettore ottico. E possibile ricercare gli utenti iscritti basandosi su numerosi parametri tra cui: per sessione dell evento al quale partecipa, per nome, cognome o società, per città o provincia. In base alle proprie esigente di tempi o di spazi, la conferma di accredito puo essere fatta in maniera massiva (ovvero per tutti i richiedenti) oppure selezionando uno ad uno (o tramite i parametri di ricerca di cui sopra) gli utenti da accreditare o respingere. E possibile preparare anticipatamente le newsletter e salvare nel sistema, in maniera da poterle inviare in un secondo momento. Gli organizzatori dell evento dispongono già in fase di registrazione l elenco dei contatti in forma digitale, non sarà necessario effettuare un successivo lavoro di data entry, L elenco del dettaglio delle registrazioni e esportabile in formato Excel. Gli organizzatori hanno la possibilità di inviare newsletter in maniera istantanea a tutti i partecipanti all evento, abbattendo costi e tempi di comunicazione. All interno delle newsletters e possibile inserire automaticamente i dati dell utente per personalizzarla ulteriormente. 3

5 COME FUNZIONA FEATURES Layout del gestionale completamente personalizzabile secondo i vostri gusti IL CUORE DI XWEBEVENTS È LA GESTIONE DELL ANAGRAFICA DEGLI ESPOSITORI CHE OFFRE UNA VISIONE A CRUSCOTTO DI TUTTA LA SITUAZIONE E LA HISTORY DEI PROCESSI. Gestione della sezione degli sponsor nel sito istituzionale, con un apposito box laterale e relativi link. E presente la gestione degli enti patrocinanti, con un apposito box laterale e relativi link. Gestione delle informazioni generiche, tramite apposito box laterale e relativi link. E presente la gestione della sezione degli sponsor tecnici, con un apposito box laterale e relativi link. Tutti i dati possono essere facilmente esportabili in formato Microsoft Excel. E possibile impostare una data di scadenza delle iscrizioni, oltre alla quale non sarà piu possibile richiedere l accredito. E possibile disabilitare temporaneamente la procedura di accredito, qualora ci fosse la necessità. Il prodotto è basato su tecnologia Asp e CSS, grazie a tali tecnologie il sito e ESTREMAMENTE personalizzabile sia nei contenuti che nella veste grafica, basterà infatti agire sul foglio di stile per cambiarne completamente l aspetto. Sponsor tecnici, con un apposito box laterale e relativi link. Un interfaccia intuitiva che vi permetterà di compiere ogni operazione con estrema semplicità Facile catalogazione degli utenti, degli sponsor e degli enti partecipanti, per una facile gestione e consultazione 4

6 Research and Develop Sede Legale Via Bologna 220 int.b1, Torino Tel Fax WEBCARD NON NECESSITA DI ALCUN COSTO DI GESTIONE O MANUTENZIONE Contatto Generico Segreteria w w w. u l i x e. c o m