GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI. analogici e digitali. dott. Antonella Deiana archivius@tiscali.it. Bergamo, 30 novembre

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1 GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI analogici e digitali Bergamo, 30 novembre

2 Programma della giornata Protocollo informatico e il sistema di gestione documentale così come previsto dal DPR 445/2000; fascicolo informatico, apertura chiusura e conservazione digitale; documento digitale; gestione e implementazione dell archivio digitale, attraverso gli strumenti principali i previsti idall attuale l normativa; firma digitale; posta elettronica, PEC e CEC PAC, soluzioni organizzative per trarre beneficio da questo strumento assolutamente strategico per la pubblica amministrazione; principali i novità iàintrodotte dal dl nuovo codice dell amministrazione i i digitale, descrizione delle tempistiche per le principali scadenze; Bergamo, 30 novembre

3 Definizione di archivio L archivio è un complesso organico di documenti prodotti, o comunque siaacquisiti, acquisiti, da un soggetto pubblico o privato, ente o famiglia, durante lo svolgimento delle sue funzioni L archivio nasce spontaneamente, quale sedimentazione documentaria di un attività pratica, amministrativa, giuridica Bergamo, 30 novembre

4 l archivio come complesso unitario anche se convenzionalmente suddiviso in: archivio corrente/ archivio in formazione - archivio di deposito / archivio intermedio archivio storico Bergamo, 30 novembre

5 Documento archivistico I documenti sono tra di loro collegati da un nesso o vincolo archivistico i i I documenti sono collegati al loro precedente ed al loro susseguente L insieme Linsieme delle relazioni logiche e formali che esistono tra i documenti di un archivio prende il nome di vincolo o nesso archivistico. Esso è caratterizzato dalla naturalezza, nel senso che nasce spontaneamente senza una precisa volontà del soggetto produttore, dalla originarietà, si forma cioè nel momento stesso in cui vengono prodotti i documenti, e dalla necessarietà, in quanto non può non esserci Bergamo, 30 novembre

6 Archivio storico Per archivio storico si intende il complesso di documenti relativi ad affari esauriti e destinati, previe operazioni di scarto, alla conservazione permanente per garantirne in forma adeguata la consultazione alpubblico Bergamo, 30 novembre

7 Codice dei beni culturali vieta lo smembramento degli archivi (art. 20) specifica gli interventi soggetti ad autorizzazione: scarto, trasferimento, esecuzione di opere e lavori di qualunque genere (artt. 21 e 31) evidenzia gli interventi soggetti a comunicazione: cambio di sede del detentore (art. 21) dichiara che il patrimonio ti i archivistico i dello dll Stato, t delle dll Regioni e degli altri enti locali costituisce il demanio culturale, assoggettato al regime proprio del demanio pubblico (inalienabilità degli archivi i statali e pubblici) i) (art. 53) Bergamo, 30 novembre

8 Archivio di deposito Per archivio di deposito si intende la parte di documentazione relativa ad affari esauriti, non più occorrenti quindi alla trattazione dei processi in corso, ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico L Archivio di deposito può essere visto come un archivio intermedio, un momento di passaggio tra l archivio corrente e quello storico Il tempo di permanenza medio dei didocumenti nell archivio i di deposito è di oltre 40 anni dalla data di conclusione dell affare a cui si riferiscono Bergamo, 30 novembre

9 Piano di conservazione Non tutti i documenti, però, debbono essere conservati per un quarantennio Nel massimario di selezione sono elencate, per ogni voce del titolario, le tipologie dei documenti che si presume possano essere scartate dopo un tempo minimo obbligatorio di conservazione (scarto preordinato) Ilpiano diconservazione dell archivio comprende il titolario di classificazione e il massimario di selezione Un elenco di scarto deve essere deliberato dal soggetto produttore ed approvato dalla Soprintendenza archivistica competente per territorio Bergamo, 30 novembre

10 Archivio corrente o archivio attivo Per archivio corrente si intende la parte di documentazione relativa agli affari ed ai procedimenti in corso istruttoria e di trattazione, o comunque sia verso i quali sussiste un interesse corrente I documenti, dal momento della loro produzione fino alla conclusione delle attività a cui si riferiscono, o per un periodo leggermente superiore, appartengono all archivio corrente (mediamente da 0 a 5 anni) Bergamo, 30 novembre

11 PROTOCOLLO INFORMATICO E IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE COSÌ COME PREVISTO DAL DPR 445/2000; Bergamo, 30 novembre

12 Registrazione di protocollo Il registro di protocollo si qualifica come: strumento giuridico, in quanto attesta in modo certo il momento dell ingresso e dell uscita dei documenti: è un atto pubblico di fede privilegiata strumento archivistico, in quanto determina, grazie alla classificazione e fascicolazione, la collocazione dei documenti nell archivio; strumento di organizzazione, in quanto permette di conoscere gli uffici a cui sono assegnati i documenti per lo svolgimento li delle dll relative lti pratiche amministrative i ti (uffici i di competenza). Bergamo, 30 novembre

13 Registrazione di protocollo Ai sensi dell art. 53, c. 5, del DPR 28 dicembre 2000, n. 445, la registrazione diprotocolloè«un operazione operazione obbligatoria peri documenti ricevuti o spediti da una pubblica amministrazione e per tutti i documenti informatici» Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni, la corrispondenza interna che non ha, in mododiretto diretto o indiretto, contenuto probatorio o comunque sia rilevanza amministrativa. Bergamo, 30 novembre

14 Registrazione di protocollo Sono altresì esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti già soggetti a registrazione particolare dell Amministrazione (art. 53, comma 5, del DPR n. 445/2000] Con l entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti devono essere eliminati tutti i sistemi di registrazione dei documenti alternativi ti i al protocollo informatico (art. 3, comma 1, lettera d), DPCM 31 ottobre 2000) Bergamo, 30 novembre

15 Attuazione dei sistemi 1. Le pubbliche amministrazioni provvedono ad introdurre nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico in attuazione delle disposizioni del presente testo unico. 2. Le pubbliche amministrazioni predispongono appositi progetti esecutivi per la sostituzione dei registri di protocollo cartacei con sistemi informatici conformi alle disposizioni del presente testo unico. 3. Le pubbliche amministrazioni provvedono entro il 1 gennaio 2004 a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, nonché dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 e dei relativi regolamenti di attuazione. 4. Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse. 5. Le amministrazioni centrali dello Stato provvedono alla gestione informatica dei documenti presso gli uffici di registrazione di protocollo già esistenti alla data di entrata in vigore del presente testo unico presso le direzioni generali e le grandi ripartizioni che a queste corrispondono, i dipartimenti, gli uffici centrali di bilancio, le segreterie di gabinetto. Bergamo, 30 novembre

16 Art. 52 Sviluppo dei sistemi informativi delle pubbliche amministrazioni 1. Le pubbliche amministrazioni adottano un piano di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati in attuazione delle disposizioni del presente testo unico e secondo le norme tecniche definite dall'autorità per l'informatica della pubblica amministrazione. 2. Le pubbliche amministrazioni provvedono a realizzare o revisionare sistemi informativi finalizzati alla totale automazione delle fasi di produzione, gestione, diffusione ed utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti ed atti in conformità alle disposizioni del dl presente testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali. 3. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefìci il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione p dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici. Bergamo, 30 novembre

17 Art. 53 Il sistema di gestione informatica dei documenti 1. Il sistema di gestione informatica dei documenti, in forma abbreviata "sistema" deve: a) garantire la sicurezza e l'integrità del sistema; b) garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita; c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali; d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati; e) consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali; f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato. Bergamo, 30 novembre

18 Registrazione di protocollo 1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni: a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data dt di registrazione it i di protocollo assegnata automaticamente ti t dal dlsistema it e registrata it t in forma non modificabile; c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; d) oggetto dld del documento, registrato it t in forma non modificabile; e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili; f) l impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile. 2. Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell arco di uno stesso giorno. Bergamo, 30 novembre

19 3. L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell operatore, garantendo la completezza dell intera operazione di modifica o registrazione dei dati. 4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dellautorità dell Autorità per l informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sono specificate le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo. 5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall amministrazioneamministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione. Bergamo, 30 novembre

20 Informazioni annullate o modificate 1. Le informazioni i inon modificabili di cui all articolo l 53 lett. a), b), c), d), e) e f) sono annullabili con la procedura di cui al presente articolo. Le informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura. 2. La procedura per indicare l annullamento ll riporta, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, all identificativo dell operatore ed agli estremi del provvedimento d'autorizzazione autorizzazione. Bergamo, 30 novembre

21 2 FASCICOLO INFORMATICO, APERTURA CHIUSURA E CONSERVAZIONE DIGITALE; Bergamo, 30 novembre

22 Classificazione e fascicolazione Le operazioni di classificazione e fascicolazione dei documenti determinano il momento costitutivo del vincolo archivistico (e quindi dell archivio) in quanto «permettono di ricondurre la molteplicità degli affari trattati a un determinato numero di partizioni gerarchicamente ordinate in modo che le carte si sedimentino secondo un ordine logico che rispecchi lo sviluppo e l evoluzione dell attività» In termini pratici, classificare un documento significa associarlo alla partizione del titolario (ad esempio categoria e classe) che individua la funzione a cui si riferisce i Bergamo, 30 novembre

23 Titolario di classificazione Il titolario di classificazione è il sistema precostituito di partizioni astratte (di solito denominate: titoli, categorie, classi, sottoclassi), gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base dell analisi delle funzioni dell ente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per organizzarne la sedimentazione ordinata. Il titolario di classificazione rappresenta, pertanto, una visione astratta, sintetica, chiara, delle funzioni del soggetto produttore dei documenti. Deve essere sufficientemente dettagliato, ma senza far perdere la visione ii d insieme i dll delle attività iiàcomplessivamente svolte dall istituzione che produce l archivio Bergamo, 30 novembre

24 Titolario di classificazione I titoli, le categorie e le classi vengono generalmente rappresentate con l uso di simboli e con le descrizioni in chiaro odel loro oocontenuto o L indice di classificazione rappresenta una catena di classi di cui l ultima è quella di contenuto più specifico Il titolario è l elencazione degli indici e delle descrizioni delle classi dei documenti Il titolario deve essere completato con l indice sistematico e l indice alfabetico Bergamo, 30 novembre

25 Fascicolazione dei documenti I documenti relativi ad un determinato procedimento amministrativo, o comunque sia formati per la trattazione di un oggetto specifico di competenza del soggetto produttore, devono essere raccolti in un fascicolo I fascicoli sono numerati progressivamente nell ambito di ciascuna partizione del titolario e possono contenere sottofascicoli e inserti I fascicoli rappresentano le unità archivistiche; la loro formazione deve essere assicurata, così come deve essere garantito il loro versamento nell archivio di deposito quando l affare o il procedimento a cui si riferiscono i è concluso Bergamo, 30 novembre

26 Classificazione e fascicolazione L art. 56 del DPR n. 445/2000 stabilisce che le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, nonché di classificazione dei documenti, sono necessarie L art. 64 dello stesso DPR assegna alle amministrazioni il compito di determinare le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo df d adeguati piani di classificazione d archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo. Bergamo, 30 novembre

27 Serie archivistiche Una serie archivistica può essere definita come «un raggruppamento, operato dall ente produttore, di documenti con caratteristiche i omogenee in relazione alla loro natura e forma, o in relazione all oggetto e alla materia a cui si riferiscono, o in relazione alle funzioni dell ente». Ad esempio, si possono avere serie archivistiche che riflettono una determinata materia, una determinata funzione, un determinato tipo di fascicoli, un determinato tipo di atti Così come i fascicoli possono contenere sottofascicoli, anche le serie si possono ripartire in sottoserie Bergamo, 30 novembre

28 3 DOCUMENTO DIGITALE; Bergamo, 30 novembre

29 documento DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa. DOCUMENTO INFORMATICO la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Bergamo, 30 novembre

30 autenticazione del documento informatico: la validazione del documento informatico attraverso l associazione di dati informatici relativiall autore all autore o alle circostanze, anche temporali, della redazione; Bergamo, 30 novembre

31 documento analogico: la rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; Bergamo, 30 novembre

32 FLESSIBILITA SIMULAZIONE RIPRODUCIBILITA TRASMISSIONE INTERATTIVITA Bergamo, 30 novembre

33 Flessibilità Consente di combinare le parti in modo da integrare in un unico documento qualsiasi tipo di materiale. Ciò che appare ai nostri sensi è sempre passibile di rimaneggiamento. Simulazione Consente di instaurare un esatta corrispondenza tra originale e copia. La simulazionedigitale è semprereversibileereversibile e consente adun documento diessere formalmente manipolato, tagliato e combinato in modi diversi, senza che si perda mai la possibilità di mantenere inalterato l originale. Riproducibilità Consente ad un documento elettronico di sopravvivere nel tempo e di essere conservato. I dati registrati su un supporto elettronico sono ad alto rischio di cancellazione: per errore dell utente, per alterazione dello stato magnetico di una traccia. Inoltre vista la giovane età di questo tipo di supporti, non si è ancora in grado di stabilire quale sarà la durata dei materiali di un cd o di un nastro magnetico. Bergamo, 30 novembre

34 Trasmissibilità ibilità Consiste nel trasmettere i bit che compongono il messaggio dall emittente al ricevente in modo che la sequenza di arrivo sia simile a quella originaria. È possibile bl però che durante una trasmissione analogica intervengano interferenze che distorcono o fanno arrivare incompleto il messaggio al ricevente. Per ovviare a questi inconvenienti è possibile attuare il protocollo TCP (Transmission i Control lprotocol l) ), che su richiesta ihi dl del mittente spedisce una seconda volta le informazioni, qualora a causa di disturbi della trasmissione, alcuni pacchetti informativi del documento inviato precedentemente nonsiano arrivati. Interattività I documenti digitali non sono indipendenti, ma possono essere collocati all interno di un sistema ipertestuale aperto verso l esterno al valore aggiunto portato dai lettori. Bergamo, 30 novembre

35 Il bit In INFORMATICA la parola bit ha due significati ifi i molto diversi, a seconda del contesto in cui rispettivamente la si usa: un bit è l'unità di misura dell informazione (dall'inglese "binary unit") ), definita come la quantità minima di informazione che serve a discernere tra due possibili alternative equiprobabili. un bit è una cifra binaria, (in inglese "binary digit") ovvero uno dei due simboli del sistema numerico binario, classicamente chiamati zero (0) e uno Bergamo, 30 novembre

36 Sistema binario I computer sono in grado di capire solo 0 e 1 0 = segno negativo o spento 1 = segno positivo o acceso Bergamo, 30 novembre

37 Di seguito la scala dei divalori ida 0 a 10 con la loro trasposizione binaria. 0=0 1 = 1 2 = 10 3 = 11 4 = = 101 Bergamo, 30 novembre

38 Di seguito la scala dei valori da 0 a 10 con la loro trasposizione binaria. 0=0 6 = 10 1 = 1 7 =111 2 = 10 8 = = 11 9 = = = = 101 Bergamo, 30 novembre