Manuale Negoziazione Fornitore Piattaforma e-procurement SEA (SRM)

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1 Manuale Negoziazione Fornitore Piattaforma e-procurement SEA (SRM) Manuale Negoziazione Fornitore rev 0.1

2 - 2 - INDICE I REQUISITI TECNICI DI ACCESSO AL PORTALE ACCESSO ALLA PIATTAFORMA ACCESSO AL PORTALE VISUALIZZAZIONE GARA NEL PORTALE GARE PER APPALTI NON SOGGETTI ALL APPLICAZIONE DELLA NORMATIVA PUBBLICA IN TEMA DI APPALTI O SOLO PARZIALMENTE SOGGETTI Gara con Criterio di aggiudicazione al prezzo più basso Struttura del documento di gara Domande e risposte Creazione Offerta Inserimento testi Inserimento Busta di Qualifica Creazione busta Economica Invio dell Offerta Gara con Criterio di aggiudicazione offerta economicamente più vantaggiosa Struttura del documento di gara Domande e risposte Creazione Offerta Inserimento testi Inserimento Busta di Qualifica Creazione busta tecnica Creazione busta Economica Invio dell Offerta Affidamento diretto RILANCI Richiesta di rilancio Inserimento dell offerta migliorativa Invio dell Offerta migliorativa GESTIONE DOCUMENTALE Download di un documento dall area documentale Sottoscrizione abbonamento Versionamento dei documenti GARE PER APPALTI RICONDUCIBILI ALL ART. 213 D.LGS 163/06 DI RILEVANZA COMUNITARIA Procedura Aperta criterio di aggiudicazione prezzo più basso Partecipazione alla gara Struttura del documento di gara

3 Domande e risposte Creazione Offerta Inserimento testi Inserimento Busta di Qualifica Creazione busta Economica Invio dell Offerta Procedura Aperta-criterio aggiudicazione offerta economicamente vantaggiosa Partecipazione alla gara Struttura del documento di gara Domande e risposte Creazione Offerta Inserimento testi Inserimento Busta di Qualifica Creazione busta Tecnica Creazione busta Economica Invio dell Offerta Procedura ristretta/procedura negoziata-criterio aggiudicazione prezzo più basso Fase 1: Domanda di partecipazione Adesione all avviso di gara/sollecitazione a manifestare interesse Struttura della domanda di partecipazione Domande e risposte Formalizzazione domanda di partecipazione Invio della domanda di partecipazione Fase 2: Presentazione Offerta Procedura ristretta/procedura negoziata-criterio aggiudicazione economicamente vantaggiosa Fase 1: Domanda di partecipazione Fase 2: Presentazione Offerta ASTE ASTA INVERSA A RIBASSO Visualizzazione Asta Documento Asta Asta in Diretta Dati generali dell Asta Posizioni ed inserimento offerta Area di Lavoro Chat TABELLE TAB. 1 REQUISITI TECNICI: BROWSER COMPATIBILI

4 - 4 - I REQUISITI TECNICI DI ACCESSO AL PORTALE COMPATIBILITA DEL BROWSER Accedere al portale dei servizi SAP con Internet Explorer compatibile fino alla versione 9.0 o con Mozilla Firefox. Per un maggiore dettaglio dei requisiti tecnici di sistema collegarsi all area B2B/Fornitori del sito istituzionale SEA: oppure consultare la Tab. 1 Requisiti tecnici: Browser compatibili riportata alla fine della guida. BLOCCO POPUP Si raccomanda, inoltre, di disabilitare i blocchi popup. Se si sta navigando con Internet Explorer è necessario seguire il percorso: Strumenti Opzioni internet Protezione Livello personalizzato Ricercare la voce Usa blocco popup e impostarla come Disattiva.

5 - 5 - Disattivazione blocco pop-up Internet Explorer Se si sta navigando con Mozilla Firefox è necessario seguire il percorso: Strumenti Opzioni Contenuti e togliere la spunta dalla casella della voce Blocca le finestre pop-up. Disattivazione blocco popup Mozilla Firefox

6 - 6 - IMPOSTAZIONI PER IL DOWNLOAD DEI FILE Se si sta navigando con Internet Explorer assicurarsi che tutte le voci dei download siano attive. Seguire il percorso: Strumenti Opzioni internet Protezione Livello personalizzato Abilitazione download

7 - 7-1 Accesso alla piattaforma 1.1 Per accedere alla piattaforma di e-procurement di SEA, al fine di presentare offerta nell ambito di: (i) gare per appalti riconducibili all art. 231 D.Lgs 163/06 di rilevanza comunitaria (aste elettroniche ex art. 85 D.Lgs. 163/06; procedure di gara interamente gestite con sistemi telematici ex art. 85, c. 13 D.Lgs. 163/06 e artt. 295 e 296 D.P.R. 207/2010); (ii) gare per appalti riconducibili all art. 231 D.Lgs 163/06 di importo stimato inferiore alla soglia di rilevanza comunitaria ovvero relativi a servizi di cui all allegato IIB al D.Lgs. 163/06, quale che sia il loro importo; (iii) gare per appalti non soggetti all applicazione della normativa pubblica in tema di appalti, il Fornitore dovrà registrarsi al sito https://portalefornitorisea.seamilano.eu/sqmselfreg A tal fine gli è richiesto di accettare le Condizioni generali di utilizzo, da parte del Fornitore, della Piattaforma tecnologica SEA raggiungibile al seguente URL: All atto della registrazione il Fornitore dovrà indicare: (i) se la registrazione è richiesta per partecipare ad una gara relativa ad appalto riconducibile all articoli 213 D.Lgs. 163/06 di rilevanza comunitaria (gara pubblica); (ii) se la registrazione è richiesta: a) per partecipare ad una gara relativa ad appalto riconducibile all articoli 213 D.Lgs. 163/06 di rilevanza comunitaria ovvero b) per la partecipazione a gara non soggetta all applicazione della normativa pubblica in tema di appalti, in entrambi i casi (a/b) in qualità di costituito/costituendo Raggruppamento Temporaneo di Imprese (RTI). Il Sistema comunicherà al Fornitore, mediante mail inoltrate all indirizzo indicato in sede di registrazione, le credenziali di accesso (User-name e Password, quest ultima, con richiesta di modifica al primo accesso) La successiva abilitazione consentirà al Fornitore di accedere, temporaneamente, solo all area e-procurement e da essa, previa selezione, nella pertinente sezione dedicata alla gara di interesse.

8 - 8 - In caso di registrazione in qualità di RTI, la registrazione dovrà essere effettuata dall operatore economico che, nell ambito del costituendo/costituito R.T.I., assumerà o ha assunto il ruolo di capogruppo. Al termine della registrazione il sistema darà evidenza del codice Fornitore che viene assegnato al R.T.I.. Per un processo di registrazione guidato si invita il Fornitore a prendere visione delle indicazioni contenute nell help on line, presente per ogni sezione del menù di navigazione orizzontale che il sistema propone all atto della registrazione. 2 Accesso al portale Per accedere al PORTALE FORNITORI di SEA andare sul link: https://portalefornitorisea.seamilano.eu/irj/portal ed inserire le proprie credenziali di accesso. Accesso al sistema Schermata di login Cliccare sul tasto per accedere.

9 - 9 - ATTENZIONE Se si inseriscono credenziali errate, il sistema mostra un messaggio di errore. È possibile tentare fino a tre volte prima che il sistema blocchi l utenza impedendo l accesso al portale. Accesso al sistema Autenticazione utente fallita In caso di blocco account rivolgersi all help desk SEA (tel ). In particolare, in caso di reset della password è necessario che il referente piattaforma invii una con la richiesta di reset password all indirizzo: 3 Visualizzazione gara nel portale A fronte della notifica tramite all indirizzo del Referente Piattaforma (contatto di default indicato dal Fornitore in sede di registrazione), gli step per visualizzare una gara sono: 1. Cliccare su Appalti ed Aste 2. Cliccare sulla query Pubblicato nella sezione degli Appalti online.

10 Accesso a gare pubblicate 3. Se non si visualizza la gara, alla quale si è stati invitati, cliccare sul tasto Aggiornare in basso a destra sotto la griglia e controllare che i filtri di ricerca non siano impostati. Aggiornamento query e filtri di ricerca documenti

11 Cliccare sul numero di gara. N.B. Se cliccando sul numero di gara non si visualizza l evento, verificare che siano disattivi i blocchi popup così come indicato al paragrafo I REQUISITI TECNICI DI ACCESSO AL PORTALE (pag. 4). Accesso alla visualizzazione della gara In base alla tipologia di gara le azioni da intraprendere risultano articolate come di seguito descritto. 3.1 Gare per appalti non soggetti all applicazione della normativa pubblica in tema di appalti o solo parzialmente soggetti Gara con Criterio di aggiudicazione al prezzo più basso Struttura del documento di gara Struttura del documento di gara Il documento di gara visualizzato dal Fornitore è strutturato come segue: 1 Trattasi degli appalti riconducibili all art. 213 D.Lgs. 163/06 di importo stimato inferiore alla soglia comunitaria ovvero relativi a servizi di cui all allegato IIB al D.Lgs. 163/06, quale che sia il loro importo.

12 Nel Tab "Informazioni Appalto" sono presenti le informazioni generiche della Richiesta di Offerta quali : Termine presentazione offerta: indica la data e l ora ultima di presentazione dell offerta da parte del Fornitore, Fine del periodo di vincolo: rappresenta il termine temporale di validità dell offerta del Fornitore, Divisa: indica l unità di conto dell offerta. Data inizio: (eventuale) consente di inserire l offerta immediatamente dalla pubblicazione dell appalto. Se presente indica la data e l ora a partire dalla quale sarà possibile presentare la propria offerta. Nel Tab "Posizioni" sono presenti gli "n" items per i quali è richiesto al Fornitore di formulare offerte economiche (con prezzi unitari o a corpo). Il valore offerto per ciascuna posizione concorrerà a determinare il valore totale dell offerta Nel Tab "Note e allegati" sono rese disponibili al Fornitore le seguenti sezioni: "Appunti": contenente l oggetto dell appalto e le diverse clausole in cui si articolerà il Contratto, "Allegati": repository complementare alla successiva "Area Collaborativa/c-Folder" contenente, se del caso, documentazione di gara disponibile per il download ottenibile cliccando sul link relativo ad ogni documento, "Collab.": il link presente in tale sezione permette di accedere all area collaborativa pubblica del c-folder. Tab Note e allegati Tale area, che si qualifica come "pubblica" in quanto comune ed uguale per tutti i Fornitori, è organizzata in una struttura ad albero caratterizzata dalla presenza delle seguenti cartelle:

13 (i) (ii) (iii) (iv) Busta di Qualifica Comunicazioni Documentazione di Gara Offerta economica Nel paragrafo 2.4 "Gestione Documentale" sono illustrate le modalità di accesso e gestione dell area collaborativa c-folder. Le sopra indicate cartelle conterranno i documenti che definiscono le regole della gara e i contenuti di dettaglio della prestazione nonchè i moduli/format per la presentazione delle offerte di qualifica e tecniche. A tal fine il Fornitore dovrà salvare i moduli/format sul proprio computer, compilarli secondo le indicazioni fornite per poterli, successivamente, allegare alla propria offerta. N.B. L area collaborativa pubblica, qui in esame, non è da confondere con l area collaborativa che viene creata ad hoc, e che risulta distinta per ogni Fornitore, in fase di creazione dell offerta Domande e risposte Durante tutto il processo di negoziazione ed anche dopo il termine di presentazione delle offerte l'ufficio Acquisti ed i Fornitori avranno la possibilità di scambiarsi dei messaggi. Cliccando sulla voce di menù "Domande e risposte" si accede ad un area nella quale è possibile, per il Fornitore, inviare messaggi a SEA nonchè prendere visione delle risposte o di altre comunicazioni inviate dalla stessa. Il Fornitore dovrà, se del caso, inserire il proprio messaggio nella casella di testo attiva, quindi trasmettere lo stesso cliccando sul pulsante "inviare". Risulteranno tracciati data e ora di invio del messaggio. Messaggistica

14 Per prendere visione di messaggi o risposte inviate da SEA è necessario cliccare sull oggetto del messaggio di interesse presente nell elenco sovrastante Creazione Offerta Per presentare offerta il Fornitore deve, direttamente dall elenco appalti, selezionare la riga relativa alla gara di interesse, quindi cliccare sul pulsante "Creare offerta", Creazione offerta In alternativa, il Fornitore, dopo aver visualizzato la specifica gara, deve cliccare sulla voce di menù "Creare offerta" Menu - creazione offerta Il sistema si predisporrà per: (i) Ricevere l inserimento di importi economici nel tab Posizioni (ii) Ricevere inserimento di testi nella sezione Appunti del tab Note e allegati (iii) Mostrare informazioni nei tab Riepilogo e Tracking (iv) Offrire un area collaborativa c-folder relativa all offerta in cui il Fornitore allegherà, nelle rispettive buste (Qualifica ed Economica) la documentazione richiesta, avendo cura di mantenere il parallelismo fra busta c-folder pubblico/busta c-folder privato (ex. In una gara, un modulo prelevato dalla busta di qualifica del c-folder pubblico, se da restituite compilato andrà allegato nella busta di qualifica del c-folder privato relativo alla propria offerta nella medesima gara.)

15 Il Fornitore potrà anche decidere di non partecipare alla gara a cui è stato invitato esplicitando la propria rinuncia cliccando, a tal fine, sulla voce di menù Non partecipare Inserimento testi Se del caso, oppure laddove richiesto da SEA in particolari condizioni (ex. Richiesta di quotazioni extra non incluse nel prezzo finale dell offerta valido ai fini dell aggiudicazione), potrebbe essere necessario per il Fornitore inserire testi estesi nella sezione Appunti del tab Note e allegati. In tal evenienza operare come indicato nelle figure seguenti, cliccare sul pulsante Aggiungere quindi, nella successiva finestra, inserire il testo quindi premere il pulsante OK. Inserimento testi Dettaglio inserimento testo

16 Inserimento Busta di Qualifica Cliccare sulla voce di menù Busta di qualifica per inserire la documentazione della busta di qualifica. Creazione busta di qualifica Si apre una cartella dell area documentale e il Fornitore deve inserire la documentazione della busta di qualifica nella cartella Offerta Cliccare su creare per creare il documento. Di seguito si riporta la sequenza dele operazioni. Scegliere dalla lista la voce «documento». Inserire una descrizione e cliccare su continuare.

17 Scegliere il documento cliccando sfoglia e cliccare su salvare. Il documento risulta salvato nella cartella Creazione busta Economica Infine il Fornitore dovrà specificare la sua offerta economica che consisterà nell'indicazione di un prezzo e nell'allegazione di documenti. Per quanto riguarda i documenti, anche in questo caso è prevista un'area documentale all'interno della quale depositarli. Cliccare nel tab note e allegati per accedere all area documentale.

18 Accesso all'area documentale Cliccare sulla cartella offerta economica e inserire il documento di offerta economica. Il Fornitore dovrà indicare all'interno della posizioni di gara il prezzo oggetto di offerta : Offerta economica

19 Invio dell Offerta Concluse tutte le operazioni di inserimento di documenti e prezzi, il Fornitore per presentare l offerta deve cliccare sulla voce di menù inviare. Invio offerta In assenza di tale azione, l offerta non risulterà presentata e, conseguentemente, non potrà essere visualizzata dal buyer Gara con Criterio di aggiudicazione offerta economicamente più vantaggiosa Vale quanto esposto al sottopunto del paragrafo Criterio di aggiudicazione prezzo più basso con le seguenti integrazioni Struttura del documento di gara L area collaborativa pubblica conterrà oltre alle cartelle indicate al punto anche la seguente: (v) Offerta Tecnica In essa saranno presenti documenti e moduli da compilare e riallegare, in sede di formulazione dell offerta, nella corrispondente busta di offerta tecnica Domande e risposte Si veda il punto Creazione Offerta L area collaborativa c-folder presenterà, oltre alle altre buste di cui al punto , anche la busta Offerta Tecnica Inserimento testi Si veda il punto

20 Inserimento Busta di Qualifica Si veda il punto Creazione busta tecnica Cliccare sulla voce di menù Offerta tecnica per inserire la documentazione della busta tecnica. Creazione busta tecnica Si apre una cartella dell area documentale e il Fornitore deve inserire la documentazione della busta tecnica nella cartella Tech Bid Offerta tecnica Le modalità di inserimento dei documenti sono analoghe a quelle descritte per la Busta di Qualifica Creazione busta Economica Si veda il punto Invio dell Offerta Si veda il punto

21 Affidamento diretto Anche laddove si proceda mediante affidamento diretto, il Fornitore opererà, in funzione del criterio di aggiudicazione adottato, come descritto in precedenza per le gare al prezzo più basso che per quelle economicamente vantaggiose. 3.2 Rilanci Richiesta di rilancio Qualora dopo l apertura delle offerte ricevute nell ambito di una gara, SEA richiedesse un rilancio, il Fornitore ne sarà avvisato mediante messaggio con testo del seguente tenore Testo per rilancio gara Inserimento dell offerta migliorativa Il Fornitore dovrà accedere al portale nell area appalti e aste e cliccando sull interrogazione tutti della sezione appalti online, avrà visibilità della propria precedente offerta che risulta restituita per una eventuale miglioria. Selezionare la riga della gara e clicca su visualizzare risposta.

22 Cliccare su elaborare per modificare la propria offerta e nel tab note e allegati visualizzare il testo che riporta la motivazione della richiesta di rilancio. Figura 2 - testo per rilancio gara Modificare l offerta, inserendo nel tab posizioni un nuovo prezzo Invio dell Offerta migliorativa Al termine delle operazioni sopra descritte, la nuova offerta dovrà essere inviata al buyer cliccando sulla voce di menù inviare. Laddove il Fornitore non intenda migliorare la propria offerta, rimarrà valida e vincolante l ultima offerta inoltrata nelle precedenti fasi della gara. 3.3 Gestione Documentale L area Documentale c-folder offre al Fornitore ambienti in cui condividere con SEA documentazione di gara sia in download dall area pubblica, che in upload dall area privata relativa alla propria offerta Download di un documento dall area documentale Il Fornitore dall area documentale può scaricare un documento (es. un template o un questionario tecnico) per riallegarlo successivamente nell area documentale in fase di gara. Per scaricare un documento dall area documentale, cliccare sulla cartella da cui si intende prendere il documento e cliccare sul nome del documento.

23 Download documento in area documentale Si apre una popup da cui si può aprire o salvare il documento. Cliccando su apri, il documento si apre in visualizzazione, mentre cliccando su salva si apre una successiva popup in cui selezionare la cartella nella quale salvare il documento.

24 Cliccare infine su salva per ottenere il download e successivo salvataggio del documento sul proprio computer Sottoscrizione abbonamento La funzionalità di sottoscrizione abbonamento è utile per ricevere notifiche ogniqualvolta SEA inserisca nuovi documenti o modifichi documenti già presenti nella sezione documentale dell Area Pubblica. L abbonamento può essere sottoscritto a qualsiasi livello e, quindi, in ogni cartella desiderata. Si consiglia di procedere direttamente nella cartella principale ( Area Pubblica ) in quanto l abbonamento verrà esteso a tutte le cartelle sottostanti e, quindi, così facendo, si è certi di ricevere notifiche su tutti i documenti presenti nell Area Pubblica. Per sottoscrivere un abbonamento: 1. portarsi sulla cartella desiderata; 2. flaggare la casella Sottoscrizione Abbonamento ; 3. salvare cfolder: Sottoscrizione abbonamento

25 Nel momento in cui il buyer creerà o modificherà un documento il Fornitore riceverà un contenente alcune informazioni descrittive e un link al Portale Fornitori cfolder: Notifica nuovo documento o modifica Versionamento dei documenti Per correggere o apportare delle modifiche è possibile utilizzare la funzionalità di versionamento. Il versionamento consente di creare una nuova versione del documento precedentemente creato. A tal fine occorre: Cliccare sul nome del documento da modificare; Cliccare su Creare ;

26 Inserire il nome con il quale dovrà essere salvata la nuova versione; Scegliere l origine del nuovo documento (copia del documento precedente o un altro file locale); Cliccare su Continuare ; Una volta creata, la versione si comporta come un qualsiasi altro documento, si effettua l upload dal file locale e il sistema collegherà la nuova versione al documento precedentemente inserito; Salvare. 3.4 Gare per appalti riconducibili all art. 213 D.Lgs 163/06 di rilevanza comunitaria Procedura Aperta criterio di aggiudicazione prezzo più basso La procedura aperta è composta da un unica fase in cui il Fornitore interessato si autocandida a partecipare e, contestualmente, inserisce tutta la documentazione di gara richiesta nelle rispettive Buste di Qualifica, Economica: Partecipazione alla gara In questa fase il Fornitore, dopo aver preso visione della documentazione di gara, laddove intenda partecipare alla stessa, dovrà : - Accedere alla sezione appalti e aste e dall interrogazione pubblicato, selezionare la gara d interesse e cliccare su visualizzare evento Visualizzazione gara Nel documento di appalto, cliccare su registrare per poter partecipare alla gara.

27 Registrazione autonoma alla gara Struttura del documento di gara Si veda il punto Domande e risposte Si veda il punto Creazione Offerta Si veda il punto Inserimento testi Si veda il punto Inserimento Busta di Qualifica Si veda il punto Creazione busta Economica Si veda il punto Invio dell Offerta Si veda il punto Procedura Aperta-criterio aggiudicazione offerta economicamente vantaggiosa Partecipazione alla gara Si veda il punto Struttura del documento di gara Si veda il punto Domande e risposte Si veda il punto Creazione Offerta Si veda il punto

28 Inserimento testi Si veda il punto Inserimento Busta di Qualifica Si veda il punto Creazione busta Tecnica Si veda il punto Creazione busta Economica Si veda il punto Invio dell Offerta Si veda il punto Procedura ristretta/procedura negoziata-criterio aggiudicazione prezzo più basso Le procedure ristrette o negoziate al prezzo più basso si articolano in due fasi Fase 1: Domanda di partecipazione Il Fornitore, dopo la pubblicazione della gara, procederà a manifestare la propria volontà di partecipare Adesione all avviso di gara/sollecitazione a manifestare interesse Si veda il punto Struttura della domanda di partecipazione Fatto salvo quanto detto al punto , si precisa che la domanda di partecipazione non è provvista di busta economica, ma esclusivamente di quella di qualifica Domande e risposte Si veda il punto Formalizzazione domanda di partecipazione Nel documento di offerta che si apre nella nuova pagina, accedere all area documentale, cliccando sul link in basso.

29 Accesso area documentale Cliccando sul link nella sezione «Collab.» nel documento di gara, si accede all area documentale. Struttura area documentale Cliccare sulla cartella documentazione di gara per inserire i documenti di partecipazione alla gara stessa. Cliccare su creare per inserire un nuovo documento di gara. Creazione nuovo documento

30 Selezionare come tipologia di allegato documento. Scelta tipo documento Inserire una descrizione del documento da allegare e cliccare successivamente su continuare Dettaglio inserimento documento Ricercare il documento in locale cliccando su sfoglia. Scelta documento da allegare Selezionare il documento da caricare e cliccare su apri

31 Selezione documento Il percorso del file viene inserito nella pagina e si clicca su salvare per inserirlo nella cartella di gara. Il documento viene inserito nella cartella Inserimento documento in cartella

32 Documento caricato Ripetere l azione per tutti i documenti che si intende creare Invio della domanda di partecipazione Dopo aver inserito tutta la documentazione richiesta nell area documentale, per sottoporre la domanda di partecipazione è necessario cliccare sulla voce di menù inviare. In caso contrario la stessa domanda, pur se compilata, non sarà visibile a SEA e, quindi si intenderà non formulata. Invio offerta A questo punto l offerta è registrata all interno del sistema.

33 Aggiornamento gara Fase 2: Presentazione Offerta SEA, dopo aver proceduto al apertura di tutte le domande di partecipazione ricevute, in esito a disamina della documentazione prodotta, procederà all invito alla fase successiva di tutti i Fornitori ritenuti idonei La partecipazione alla fase due risulta del tutto analoga a quanto indicato nel paragrafo Gara con criterio di aggiudicazione al prezzo più basso Procedura ristretta/procedura negoziata-criterio aggiudicazione economicamente vantaggiosa Le procedure ristrette o negoziate con criterio di aggiudicazione dell offerta economicamente più vantaggiosa si articolano in due fasi Fase 1: Domanda di partecipazione Si veda il punto Fase 2: Presentazione Offerta SEA, dopo aver proceduto all apertura di tutte le domande di partecipazione ricevute, in esito a disamina della documentazione prodotta, procederà all invito alla fase successiva di tutti i Fornitori ritenuti idonei La partecipazione alla fase due, in quanto provvista di Busta Tecnica, risulta del tutto analoga a quanto indicato nel paragrafo Gara con criterio di aggiudicazione offerta economicamente più vantaggiosa. 4 ASTE L Asta in genere segue un precedente appalto, ma si configura a portale come un evento totalmente distinto. Pertanto un Fornitore, anche in assenza della volontà di offrire, in sede di asta, ribassi ulteriori rispetto all offerta imputata nel corso della gara (Appalto), dovrà obbligatoriamente confermare in asta almeno l importo offerto precedentemente in gara. In assenza di tale intervento, poichè

34 il sistema non effettua il trascinamento in asta della precedente offerta in Appalto, non risulterà presentata, per tale Fornitore, alcuna offerta valida. 4.1 Asta inversa a ribasso E l unico tipo di Asta on line gestita sul portale SEA. Allo scadere del periodo d'asta, la classifica provvisoria viene determinata in funzione della sequenza dei prezzi offerti a partire dal minore Visualizzazione Asta Accedere all'area di lavoro del portale e nella sezione Appalti e Aste cliccare sull interrogazione di aste on line - "Pubblicato". Visualizzazione Asta Il sistema visualizza tutte le aste alle quali si è stati invitati, nonchè alcuni dati di base specifici della singola Asta quali: Tipo evento Stato evento (Pubblicato, terminato etc.) Data inizio Data Finale Numero offerta (se già presentata) etc Documento Asta Cliccando sul numero identificativo dell'asta, si accede al documento vero e proprio.

35 Documento Asta - TAB "Informazioni Asta" Nel Tab "Informazioni Asta" sono presenti le informazioni generiche dell'asta quali: Data e ora di inizio: definisce l inizio dell'asta (il Fornitore dovrà collegarsi all'applet di "Asta in diretta" a partire da tale data e orario) Data e ora di fine: definisce il termine entro cui sarà possibile per il Fornitore partecipare all evento di asta presentando offerta Fine del periodo di vincolo: rappresenta il tempo di validità dell'offerta del Fornitore Proroghe Automatiche: a scelta di SEA potrà essere attivato un meccanismo di autoestensione automatica della durata dell asta attraverso i seguenti 3 campi: Periodo senza offerta: tempo (in minuti) residuo in cui un Fornitore rilanciando un'offerta fa scattare il meccanismo di autoestensione; Periodo di proroga: tempo in minuti di cui verrà esteso l evento; Numero di proroghe: numero delle volte in cui tale meccanismo di autoestensione verrà applicato. Nel Tab "Posizioni" sono presenti gli items dell'asta per i quali sottomettere l'offerta. Documento Asta - Tab "Posizioni" Nel Tab "Note e allegati" sono presenti eventuali testi e allegati specifici della gara.

36 Documento Asta - TAB "Note e allegati" Asta in Diretta Dal momento di inizio dell'asta è possibile accedere al componente Live Auction (Asta in diretta) al fine di poter sottomettere le offerte. L'accesso viene effettuato cliccando sul pulsante "Asta in diretta" presente all'interno del documento Asta. Asta in diretta - Accesso In questo modo è possibile accedere al "Cockpit asta dal vivo". Il cockpit è quella sezione dell'asta in cui sono effettuate le offerte online. Ad essa è possibile accedere anche al termine dell'asta stessa per visualizzare il tracking dei dati. Tale sezione è suddivisa in 4 parti come di seguito descritte Dati generali dell Asta In particolare è visualizzato il tempo rimanente di attività dell'asta (tale tempo si incrementa in caso di estensione sia automatica che manuale).

37 Cockpit Asta dal vivo - Dati generali Posizioni ed inserimento offerta Sono elencate tutte le posizioni di gara per le quali è richiesta offerta, con l idicazione per ciascuna dei dati generali quali: descrizione, quantità da offrire, prezzo iniziale etc. Per il Fornitore sarà possibile visualizze la propria posizione in classifica. Per ogni posizione, l'unico campo editabile nel Live Cockpit è il campo "offerta" in cui è necessario indicare il valore unitario della propria offerta. Cockpit dal vivo - Posizioni Per presentare effettivamente l'offerta si deve poi cliccare sul pulsante "Presentare". Le offerte devono essere inserite per ogni posizione. Cockpit dal vivo Offerta e Prossima offerta

38 Il sistema calcola automaticamente il valore totale della propria offerta (prezzo unitario moltiplicato per quantità) e lo visualizza sia in basso rispetto alle posizioni sia nel pop-up di conferma di sottomissione effettiva dell'offerta. Cockpit dal vivo Valore totale della propria offerta e presentazione. Pop-up conferma sottomissione offerta L'offerta è sottoposta dal sistema a specifici controlli riferiti al valore offerto in relazione alle impostazioni che SEA ha definito per ciascun evento. Ex. se l asta è impostata per accettare solo offerte in assoluto migliorative, nel caso in cui il Fornitore imputasse un offerta, migliorativa della propria precedente offerta, ma superiore alla migliore offerta corrente formulata da altro, il sistema genererà il messaggio di errore di cui alla successiva figura. Errore di presentazione offerta Nel caso in cui la propria offerta risulti essere la migliore, tale condizione verrà evidenziata nel campo posizione impresa così come indicato nella figura seguente.

39 Offerta in prima posizione Area di Lavoro In questa Area il Fornitore può visualizzare informazioni quali: - Dettaglio della posizione - Storico delle offerte - Diagrammi andamento dell'asta (Volumi di offerta) - Calcolo del prezzo totale dell'offerta per posizione selezionata Cockpit dal vivo: Area di Lavoro A tali funzionalità si accede cliccando i pulsanti presenti sulla sinistra dell'area di lavoro. In particolare in Dettagli si visualizzano i dettagli della posizione (materiale o prestazione) per cui è richiesta offerta Cockpit dal vivo: Area di Lavoro - Dettagli In Storico si visualizza il tracking delle offerte presentate nell asta.

40 Cockpit dal vivo: Area di Lavoro Storico delle offerte In Diagrammi si visualizzano una serie di grafici che permettono di seguire e valutare l andamento della gara in termini di prezzi offerti, numero delle offerte e frequenza di presentazione delle offerte. Cockpit dal vivo: Area di Lavoro Diagrammi In Calcolo infine è possibile avere un rapido riscontro sull entità totale (per posizione) dell offerta che si vuole sottomettere (prodotto prezzo unitario per quantità). Cockpit dal vivo: Area di Lavoro Calcolo Chat In base alla configurazione adottata da SEA potrebbe essere attivata la funzionalità chat con la quale sarà possibile scambiare direttamente con il Buyer Sea messaggi online. Cockpit dal vivo: Chat

41 Le informazioni da scambiare vengono inserite nell'area della chat ed inviate cliccando sul tasto "Invia". È possibilie impostare la visualizzazione della cronologia chat sia includendo i messaggi di sistema (come ad esempio la presentazione di nuove offerte) o limitando l elenco ai soli messaggi scambiati con il buyer. Cockpit dal vivo: Chat Visualizzazione di tutti i messaggi Cockpit dal vivo: Chat messaggi Di regola, quando il tempo residuo allo scadere del periodo d asta è pari a 5 minuti, il timer del count down lampeggierà in rosso: Cockpit dal vivo: Asta in scadenza

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