L IMPORTANZA DELLA CORRETTA GESTIONE DEL CAMPIONE ISTOLOGICO E CITOLOGICO FINALIZZATO ALLA DIAGNOSI ANATOMO-PATOLOGICA

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1 5 Congresso Nazionale Federazione Italiana Tecnici di Laboratorio Biomedico Palermo 2-4 Dicembre 2014 Innovazione e Formazione nella Medicina di Laboratorio L IMPORTANZA DELLA CORRETTA GESTIONE DEL CAMPIONE ISTOLOGICO E CITOLOGICO FINALIZZATO ALLA DIAGNOSI ANATOMO-PATOLOGICA Dott.ssa Cristina Dreossi AOUD di Udine

2 DIPARTIMENTO DI MEDICINA DI LABORATORIO DI UDINE attività integrata di assistenza, didattica e ricerca 900 posti letto SOC ISTITUTO GENETICA MEDICA SOC DI MICROBIOLOGIA SOC LAB.ANALISI DI ELEZIONE,PATOLOGIA CLINICA UDINE SOS IMMUNOPAT.E ALLERGOL. LAB. D URGENZA E CIVIDALE SOC ISTITUTO DI ANATOMIA PATOLOGICA E la più grande Azienda Ospedaliera Universitaria FVG CENTRO DI COORDINAMENTO REGIONALE MALATTIE RARE 200 TLB SOC ANATOMIA PATOLOGICA DI UDINE

3 CENTRO SERVIZI LABORATORI 3000 m² per piano m² area laboratori Novembre 2013 Trasloco Novembre 2014 Piattaforma Specializzata CSL

4 UTENZA-ESAMI ESAMI SOC ANATOMIA PATOLOGICA Esami citologici di screening e di citopatologia clinica Esami di istologici INTERNI Esami di secondo livello Esami estemporanei (URGENZA) Autopsie ESTERNI

5 ESAMI SOC ANATOMIA PATOLOGICA Numero di ESAMI CITO-ISTOLOGICI in un anno istologici istologici istologici istologici SOC Anatomia Patologica citologici citologici citologici citologici consulenze 613 consulenze 1007 consulenze 1011 consulenze 1012 autopsie 74 autopsie 64 autopsie 69 autopsie 77

6 Anatomia Patologica Lo scopo finale della diagnosi è fornire un giudizio il più preciso possibile su: 1. natura della patologia 2. stadio di sviluppo e le prospettive evolutive 3. indicazioni terapeutiche e medicina personalizzata

7 La diagnosi anatomo-patologica si inserisce come elemento fondamentale e spesso decisivo nell inquadramento clinico del paziente, indirizzandone valutazioni prognostiche e scelte terapeutiche Il 90% delle diagnosi di carcinoma sono basate su una diagnosi anatomopatologica Il 70% di tutte le decisioni mediche che comportano un cambiamento nel decorso clinico sono condizionate da dati di laboratorio SilvermanJ.F.EditorialPCR vol.14 n. 2 March-April2009

8 Anatomia Patologica Stretta correlazione con la clinica: i dati clinici sono un fondamentale supporto per la diagnosi isto e citopatologica. In assenza di dati clinici o in presenza di dati clinici non corretti, esiste un concreto rischio di diagnosi errata o incompleta

9 PECULIARITA ANATOMIA PATOLOGICA Processi prevalentemente artigianali Poca automazione Sistemi di lavoro difficili da standardizzare Richiesta di esperienza e specializzazione dei profili professionali Tempi più lunghi per la formazione del Personale Irripetibilità di campionamento Problemi medico-legali legati all errore diagnostico Obblighi legali per l archiviazione dei reperti/referti Continua informazione e formazione del personale Settori diagnostici specialistici Elevata richiesta di aspettativa da parte del cliente

10 Esame istologico Fase post-analitica Fase pre-analitica Fase Analitica

11 ESAME ISTO-CITOLOGICO PRE-ANALITICA PROCEDURALE Preparazione e conservazione del campione Identificazione del campione e del paziente Trasporto Consegna al laboratorio ANALITICA TECNICO-COGNITIVA Accettazione Esame macroscopico e prelievi Processazione,inclusione,sezione,colorazione Tecniche speciali-secondo livello Esame al microscopio Referto Tempestività analitica (TAT) POST-ANALITICA COMUNICAZIONE-INTERPRETAZIONE Consegna del referto Comunicazione delle diagnosi critiche Interpretazione del referto

12 IMPORTANZA: corretta gestione del campione qualità del campione Ritardo diagnosi Allungamento TAT Ritardo terapia

13 FASE PRE-ANALITICA 1. Identificazione del paziente 2. Identificazione della lesione sul paziente 3. Asportazione o biopsia della lesione 4. Collocazione del campione biologico in un contenitore idoneo,con un fissativo appropriato (e nella quantità idonea) o consegna a fresco, o secondo specifici protocolli per singoli tessuti 5. Corretta etichettatura del contenitore con appropriate informazioni: nome del paziente, data di nascita, data dell esecuzione del prelievo, organo o sede del prelievo. 6. Compilazione della richiesta di esame con: nome del paziente, data di nascita; data dell esecuzione del prelievo;organo e sede del prelievo, storia clinica, sospetto o quesito clinico, firma del medico, reparto. 7. Raccolta dei contenitori nei punti di stoccaggio temporaneo 8. Trasporto dei campioni al servizio di anatomia patologica 9. Consegna del campione al laboratorio

14 FIGURE PROFESSIONALI Il Medico di reparto è responsabile delle seguenti attività : Esecuzione del prelievo istologico e/o citologico Compilazione del modulo di richiesta Verifica di esatta conservazione del campione Indicazione dell ora esatta del prelievo L Infermiere collabora con il Medico in sede di prelievo ed è responsabile delle seguenti attività : Identificazione del campione (trascrizione dati sul contenitore) Verifica dell ora esatta del prelievo e delle successive procedure di fissazione e/o sottovuoto Confezionamento dei campioni e deposito nel locale di stoccaggio temporaneo Compilazione Registro di tracciabilità dei campioni Verifica e consegna dei campioni all autista o al personale di portantinaggio per il trasporto al laboratorio

15 FISSATIVI Per i campioni istologici i fissativi più utilizzati sono: Formalina neutra tamponata al 10% ph : è il fissativo più utilizzato Gluteraldeide (microscopia elettronica) Per i campioni citologici i fissativi più utilizzati sono: alcool 95 il fissativo-conservante (cytorich) l essiccazione all aria

16 Requisiti fondamentali del fissativo ideale : sicura preservazione della morfologia di base forma nuovi legami intra e inter-cellulari che forniscono una immagine statica mantenendo le caratteristiche dell aspetto in vivo integrità della struttura antigenica impedimento di alterazioni biochimiche nei tessuti opposizione ai processi autolitici e putrefattivi

17 LA FISSAZIONE La reazione chimica non è istantanea con il passare del tempo la reazione è rallentata formalina Campioni adeguati 1 mm ora formazione dei legami stabilizzazione dei legami penetrazione

18 PROBLEMI DI FISSAZIONE FISSAZIONE RITARDATA FISSAZIONE INCOMPLETA COSA APPARE AL MICROSCOPIO: -i nuclei perdono la cromatina - citoplasma con cellule più piccole CAUSE: -mancata messa in sicurezza del campione -sezioni di campioni troppo spessi -inadeguato volume, rapporto fissativo/campione (20:1) SOLUZIONI: COSA APPARE AL MICROSCOPIO: -i nuclei non delineati e poco nitidi -morfologia tessutale non è ben mantenuta CAUSE: - poco tempo - volume non adeguato - sezioni di campioni troppo spessi - soluzione di formalina depleta -sezioni più sottili - cambi frequenti della formalina - rispetto dei tempi di fissazione (evitare ipofissazione - iperfissazione >72 ore) -rispetto del rapporto fissativo/campione -pre-campionamento su sezioni non oltre 5mm

19 SOTTOVUOTO Sistema sotto vuoto FORMALINA FREE

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21 COSA INVIARE IN LABORATORIO Richiesta esami isto-citologici. Le richieste, compilate in ogni parte devono riportare in modo chiaro e leggibile : i dati anagrafici del paziente il C.R.A. o l etichetta di accettazione ricovero la sede anatomica del prelievo le notizie cliniche pertinenti ed esaurienti il tipo di esame da eseguire o particolari indagini richieste la data per il materiale istologico e/o citologico a fresco:ora di prelievo e di invio firma del richiedente CAMPIONI 1 2 Etichettati con il doppio identificativo del paziente Numerati

22 RACCOLTA E STOCCAGGIO CAMPIONI CITO-ISTOLOGICI In ogni U.O./Servizio deve essere chiaramente individuato il punto di raccolta e stoccaggio temporaneo dei campioni e adeguatamente custodito. Inoltre in tale punto devono essere presenti appositi contenitori dedicati e contrassegnati con l indicazione del laboratorio di Anatomia Patologica di destinazione

23 TRASPORTO CAMPIONI BIOLOGICI Compilazione del Registro di tracciabilità L Infermiere al termine dell attività compila il modulo di trasporto in ogni sua parte L Autista ospedali periferici e il personale dedicato per i trasporti interni è responsabile del trasporto dei campioni dalla sede di stoccaggio temporaneo presso le sale operatorieambulatori alla SOC di Anatomia Patologica

24 TRASPORTO CAMPIONI BIOLOGICI contenitore E responsabilità del personale di reparto e/o ambulatorio accertarsi che ogni campione biologico citoistologico: sia conforme a quanto previsto dalla procedura per il tipo di analisi richiesta; sia correttamente etichettato; sia inserito correttamente nei contenitori di trasporto; sia accompagnato da rispettiva richiesta richiesta Trans-bag doppia tasca Contenitore primario Contenitore secondario

25 CONSEGNA CAMPIONI BIOLOGICI COGNOME NOME DATA DI NASCITA REPARTO- CAMPIONI INVIATI REGISTRO DI TRACCIABILITA REPARTO TRASPORTO LABORATORIO DATA INVIO PRELIEVO FIRMA DI CHI INVIA L'ESAME ISTOLOGICO DATA RITIRO CAMPIONE PER IL TRASPORTO FIRMA DI CHI TRASPORTA L ESAME DATA ACCETTAZ IONE SOC FIRMA DI CHI ACCETTA IL CAMPIONE ISTOLOGICO NON CONFORMITA

26 VERIFICA NELLA FASE DI ACCETTAZIONE Il tecnico verifica la modalità di invio del campione: Verifica etichettatura su parete del contenitore con dati del paziente e struttura di provenienza e loro concordanza con i dati della richiesta cartacea di accompagnamento; Verifica adeguatezza del contenitore per forma e capacità, tipologia di liquido fissativo e rispetto dei rapporti volumetrici campione/liquido; Verifica che il numero di contenitori inviati per ciascun paziente corrisponda a quello indicato sulla richiesta

27 Accettazione / rifiuto del campione Il tecnico firma il registro di reparto inviante per avvenuta accettazione e verifica l eventuale presenza di NON CONFORMITA - non conformità di tipo formale (es: firma assente o illegibile, testo quesito diagnostico illegibile) il tecnico contatta la struttura inviante telefonicamente - non conformità sostanziali- non sanabili, il campione e la sua richiesta sono restituiti al reparto di provenienza

28 NON CONFORMITA SOC ANATOMIA PATOLOGICA E attualmente in uso presso il laboratorio di Anatomia Patologica un sistema di registrazione delle non conformità tramite un database Microsoft Office Access Le fasi analitiche sono: pre-analitica analitica Post-analitica altro

29 NON CONFORMITA SOC ANATOMIA PATOLOGICA I settori analitici sono: biologia molecolare; citologia, estemporanei, immunoistochimica -istochimica; istologia; microscopia elettronica; segreteria; altro. Report di monitoraggio da parte dal responsabile delle NC (Di Benedetto Fabio) che viene consegnato al Coordinatore per procedere alle dovute azioni correttive.

30 NON CONFORMITA telefonata al reparto inviante; 99 sono stati rispediti al mittente Totale complessivo 638 Totale segnalazioni anno 2013: Altro 26 Analitica 177 Pre-Analitica 435

31 SETTORI NON CONFORMITA 2013

32 NON CONFORMITA Totali mensili nc del 2013 REPARTI:Gastroenterologia-Chirurgie

33 NON CONFORMITÀ PRE-ANALITICHE NC-ID Settore Analitico CategoriaAnalitica Conteggio 2013 MATERIALE IN CONTENITORE NON IDONEO Istologia CONTENITORE NON IDONEO 195 DISCORDANZA RICHIESTA-CONTENITORE Istologia ERRORE DI RICHIESTA 74 ETICHETTATURA CAMPIONE NON ADEGUATA PER L'IDENTIFICAZIONE Istologia CAMPIONE 43 SEDE ANATOMICA NON SPECIFICATA Istologia ERRORE DI RICHIESTA 15 MATERIALE NON IDENTIFICATO Citologia CAMPIONE 13 NON E' SPECIFICATO O ADEGUATAMENTE DESCRITTO IL METODO DI FISSAZIONE DEL LIQUIDO/AGOASPIRATO DISCORDANZE TRA DESCRIZIONE SULLA RICHIESTA DEL MATERIALE INVIATO E MATERIALE RICEVUTO RAPPORTO FISSATIVO/PEZZO INADEGUATO Citologia ERRORE DI RICHIESTA 11 Citologia CAMPIONE 7 Istologia CAMPIONE 7 PERDITA DI LIQUIDO DAL CONTENITORE Istologia CONTENITORE NON IDONEO 7 NOTIZIE CLINICHE ASSENTI Istologia ERRORE DI RICHIESTA 7 SEDE ANATOMICA NON SPECIFICATA Citologia ERRORE DI RICHIESTA 6 FIRMA ILLEGIBILE O ASSENTE Istologia ERRORE DI RICHIESTA 6 MATERIALE SENZA RICHIESTA Istologia ERRORE DI RICHIESTA 6 RICHIESTA SENZA DATI ANAGRAFICI Citologia ERRORE DI RICHIESTA PEZZI ARRIVATI SENZA FORMALINA Istologia CAMPIONE 5 PERDITA DI LIQUIDO DAL CONTENITORE Citologia CONTENITORE NON IDONEO 4 Tot.435 5

34 Non conformità pre-analitiche divise per categorie DISCORDANZA RICHIESTA-CONTENITORE TOTALE 435 ETICHETTATURA CAMPIONE NON ADEGUATA PER L'IDENTIFICAZIONE MATERIALE NON IDENTIFICATO RAPPORTO FISSATIVO/PEZZO INADEGUATO RICHIESTA SENZA DATI ANAGRAFICI SEDE ANATOMICA NON SPECIFICATA DISCORDANZE TRA DESCRIZIONE SULLA RICHIESTA DEL MATERIALE INVIATO E MATERIALE RICEVUTO NOTIZIE CLINICHE ASSENTI MATERIALE SENZA RICHIESTA FIRMA ILLEGIBILE O ASSENTE MATERIALE IN CONTENITORE NON IDONEO PERDITA DI LIQUIDO DAL CONTENITORE

35 La corretta gestione del campione pregiudica il corretto svolgimento di tutte le fasi successive Influiscono sul campionamento Influiscono sulla preparazione tecnica Influiscono sulla completezza dei referti Influiscono sul tempo di refertazione (TAT) Favoriscono l errore diagnostico GARBAGE IN GARBAGE OUT

36 LA CORRETTA GESTIONE DEL CAMPIONE ISTOLOGICO E CITOLOGICO FINALIZZATO ALLA DIAGNOSI ANATOMO-PATOLOGICA SI OTTIENE CON OPPORTUNA: FORMAZIONE INFORMAZIONE SERIETA PROFESSIONALE

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