PROGETTI DI COMUNICAZIONE ESTERNA DELLA BIBLIOTECA DI ATENEO

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1 PROGETTI DI COMUNICAZIONE ESTERNA DELLA BIBLIOTECA DI ATENEO RELAZIONE DI TIROCINIO di Lorenzo Murnigotti matricola Corso di Laurea in Scienze della Comunicazione Facoltà di Psicologia a.a. 2005/06

2 Premessa Ho svolto l attività di tirocinio presso la Biblioteca d Ateneo dell Università degli Studi di Milano- Bicocca. Ho collaborato in particolare con la responsabile dell ufficio Formazione, Sviluppo e Comunicazione (dott.ssa Ilaria Moroni), la quale ha svolto un ruolo di tutor nei miei confronti. Lo svolgimento del tirocinio si è articolato nella collaborazione a tre progetti nel periodo dicembre 2005-settembre 2006: I. il progetto newsletter (dicembre 2005), II. il progetto web (gennaio-aprile 2006), III. il progetto filmato (maggio-settembre 2006). Il mio apporto a questi tre progetti si è tradotto in varie attività: - incontri periodici con la tutor, - attività individuali successivamente valutate dalla dott.ssa Moroni, - ricerca e studio di documenti inerenti alle varie fasi dei progetti e successivi brainstorming di gruppo. I. PROGETTO NEWSLETTER Il primo progetto che ho seguito da tirocinante è stato quello riguardante la newsletter della Biblioteca. La Biblioteca aveva infatti in programma di dare vita ad una serie di newsletter periodiche con le quali comunicare agli utenti le novità e le iniziative riguardanti la Biblioteca stessa. Si trattava di capire quale fosse il formato da adottare (cartacea oppure elettronica), a chi distribuirla e come strutturarla. Ho innanzitutto preso visione di alcune newsletter di altri enti (quotidiani, biblioteche, siti di vario genere) puntando l attenzione soprattutto sulle newsletter elettroniche. Ho notato che nell ambito delle biblioteche, soprattutto per quanto riguarda quelle universitarie, lo strumento della newsletter elettronica è decisamente poco usato. Diversa è invece la situazione relativa a quotidiani, a siti web di carattere informativo, commerciale o di intrattenimento; in questi casi le newsletter abbondano ed è molto facile iscriversi gratuitamente. Inoltre, in quasi tutti i casi presi in esame, le newsletter erano di tipo elettronico (consultabili dai siti o inviate tramite mail). Da questo lavoro preliminare ho tratto alcune considerazioni. Target: Il target principale che si vuole raggiungere sono innanzitutto gli utenti interni all Ateneo, cioè docenti, personale tecnico amministrativo e studenti. Potrebbe però risultare utile studiare una forma che permetta anche a chi non è parte dell Università Bicocca di essere aggiornato su novità e iniziative della nostra Biblioteca. Questo presupporrebbe la possibilità di iscriversi alla newsletter dal sito della Biblioteca (affiancando questa modalità all utilizzo della rete intranet), oppure la pubblicazione della newsletter direttamente sul sito, senza nessun tipo di iscrizione al servizio Formato: Il nodo da sciogliere è se creare una newsletter cartacea, elettronica oppure in entrambi i formati. La forma cartacea raggiungerebbe evidentemente solo gli utenti interni. Inoltre sarebbe, a parer mio, uno strumento poco utile, in quanto si andrebbe ad aggiungere alla già ampia gamma di materiale cartaceo che i docenti si ritrovano nelle caselle della posta e che studenti e personale non docente trovano sparso in giro per l Università. Per questo ritengo che la modalità migliore sia quella elettronica.

3 Ipotesi di newsletter: La nostra newsletter potrebbe dunque essere pensata nel modo che segue. Un link sul sito della Biblioteca che rimandi alla newsletter completa, cioè con tutte le iniziative e le novità che si vogliono rendere note a tutti gli interessati. Insieme a questo si potrebbe inviare via mail una sintesi della nostra newsletter con le principali novità suddivise per aree e per materie, con dei link che rimandino direttamente alla newsletter completa del sito (come avviene, ad esempio, nella newsletter di corriere.it ). Questo metodo avrebbe alcuni vantaggi: il materiale mandato via mail risulterebbe di dimensioni decisamente ridotte rispetto a quello presente sul sito (favorendo la possibilità che chi lo riceve lo legga e si orienti con maggior facilità). suddividere per aree tematiche la sintesi che si manda via mail permette agli utenti di puntare direttamente a ciò che più potrebbe interessarli e, al contempo, di avere la possibilità di una visione interdisciplinare (è infatti possibile che, ad esempio, ad un professore di giurisprudenza interessi essere aggiornato sulle novità in ambito economico). Per non risultare eccessiva, la frequenza delle mail informative dovrebbe essere al massimo quindicinale. II. PROGETTO WEB Il progetto è nato dall esigenza della Biblioteca di modificare il proprio sito web sia sul versante grafico che su quello contenutistico. Il progetto di realizzazione del nuovo sito si è articolato in tre fasi: fase preliminare: analisi e valutazione del vecchio sito web; ricerca e studio della letteratura sul web; analisi e valutazione di siti di biblioteche universitarie; analisi e valutazione di esperienze recenti in Bicocca; fase produttiva: progressiva definizione degli aspetti contenutistici; progressiva definizione degli aspetti tecnici; progressiva definizione degli aspetti grafici; fase di testing e promozionale: presentazione del sito web al personale della Biblioteca e feed-back; test e questionario di usabilità e gradimento agli utenti; test di accessibilità attraverso appositi strumenti; realizzazione di miglioramenti contenutistici, grafici e tecnici; pubblicazione e pubblicità del nuovo sito a marzo Il mio lavoro in questo progetto si è concentrato soprattutto sulla terza fase, e in particolare sulla preparazione, somministrazione e analisi dei test. Insieme alla Dottoressa Moroni si è preparato un test (in tre varianti) che si componeva di due parti. La prima era la parte esplorativa, in cui si chiedeva agli utenti di rispondere ad alcune domande attraverso la navigazione nel sito. Per ogni risposta si valutava: il percorso svolto per ottenere l informazione di interesse (così da verificare se il menù di accesso alle macroaree fosse un utile strumento di guida alla navigazione); la completezza e le eventuali difficoltà nella ricerca; il tempo impiegato per trovare la risposta. La seconda era la parte valutativa e propositiva, in cui si chiedeva agli utenti di dare un voto (da 0 a 10) e la relativa motivazione sui seguenti 7 aspetti: 1. grafica e colori dell home page e delle pagine interne 2. organizzazione dei contenuti e reperibilità delle informazioni 3. navigabilità, rimandi interni ed esterni al sito 4. chiarezza espositiva delle informazioni ed efficacia del layout 5. uniformità con il sito web di Ateneo 6. valutazione complessiva del sito nuovo della Biblioteca

4 7. valutazione complessiva del sito precedente della Biblioteca Prima di congedare gli utenti si chiedeva loro se avessero dei suggerimenti di qualunque natura per il miglioramento del sito. Sono state elaborate tre varianti del test che si differenziavano tra loro nella parte esplorativa mentre la parte valutativa rimaneva invariata in ognuna delle tre tipologie. Abbiamo optato per la soluzione delle tre varianti per poter ampliare il più possibile il campo degli aspetti da sottoporre al giudizio degli utenti senza rendere troppo lungo lo svolgimento di ogni singolo test. Questa soluzione ha infatti permesso di mantenere fisso il numero dei compiti della prima parte e allo stesso tempo di ampliare, grazie alle tre diverse tipologie, il campo di indagine. Sono stati sottoposti al test 30 utenti della Biblioteca. Per cercare di rendere il campione il più rappresentativo possibile, si è deciso di suddividere la fase di somministrazione del test nelle tre sedi della Biblioteca (Centrale, di Scienze e di Medicina). La procedura di testing era molto semplice. Sono andato nelle tre sedi, dove veniva predisposta una postazione computer in cui eseguire il test. Cercando di non disturbare troppo gli utenti mi aggiravo per la Biblioteca chiedendo agli studenti la disponibilità di circa 15 minuti per lo svolgimento del test. Contro ogni mia previsione, in pochi si sono rifiutati di sottoporsi alle domande mentre la maggioranza delle persone a cui mi sono rivolto ha accettato immediatamente. Conclusa la fase di testing è iniziato il lavoro di analisi dei risultati. Essendo ogni test composto da due parti qualitativamente e quantitativamente diverse tra loro, si è proceduto analizzandole separatamente. L analisi della parte esplorativa era volta a valutare la completezza delle risposte, il percorso di navigazione seguito e il tempo impiegato. Dal punto di vista quantitativo il tempo impiegato per rispondere alle domande era il dato più rilevante. Per questo motivo, oltre a riportare la completezza delle risposte e il percorso con cui si sono ottenute, abbiamo fatto una media, per ogni domanda, dei tempi degli utenti. Questo lavoro è stato ripetuto per ognuna delle tre tipologie di test. L analisi della parte valutativa e propositiva è consistita nel compilare una tabella con i voti che ogni utente aveva dato a ciascuno dei 7 aspetti sopra esposti. In questa seconda fase di analisi abbiamo suddiviso i dati in due gruppi: il primo conteneva tutti voti riguardanti i primi 5 aspetti, il secondo gruppo si riferiva invece agli ultimi due. Per quanto riguarda il primo gruppo di dati è stata fatta una media dei voti di ogni utente, una media dei voti di tutti gli utenti per ogni aspetto e una media generale dei voti dati da tutti gli utenti ai primi 5 aspetti, così da avere un parametro quantitativo per capire il gradimento complessivo degli utenti. Per quanto riguarda invece il secondo gruppo sono state calcolate le medie dei voti espressi al punto 6 (valutazione nuovo sito) e di quelli espressi al punto 7 (valutazione sito precedente). Le due medie dei voti sono poi state confrontate tra loro. I risultati sono stati certamente incoraggianti. Da una parte si è notato che la stragrande maggioranza è riuscita a navigare nel sito trovando le informazioni richieste in tempi abbastanza rapidi; ciò significa che il sito risulta facilmente fruibile anche per chi lo vede e utilizza per la prima volta. Dall altra parte la media dei voti data dagli utenti ai primi 5 aspetti è piuttosto elevata. Interessante risulta poi il confronto tra le medie dei voti (in una scala da 0 a 10) date al vecchio sito (5,72) e al nuovo (8,08). III. PROGETTO FILMATO L ultimo progetto in cui sono stato coinvolto durante il mio tirocinio consisteva nella realizzazione di un filmato per la partecipazione della Biblioteca al Convegno Architettura della biblioteca e identità universitaria, svoltosi a Firenze il 28 e 29 settembre Si è voluto preparare un filmato

5 per rendere l intervento della Biblioteca più accattivante e agile attraverso una strumento multimediale. Inoltre si intendeva raccogliere le percezioni e i vissuti degli utenti a distanza di cinque anni dal completamento del progetto architettonico realizzato nella Sede Centrale, caratterizzata da ambienti peculiari e innovativi quali i carrels e le celle. Innanzitutto abbiamo sentito il bisogno di documentarci sul tema dell architettura bibliotecaria, così da poter definire gli aspetti su cui puntare maggiormente l attenzione nel lavoro di indagine. Abbiamo quindi individuato articoli e testi da leggere e riassumere. Dalla letteratura presa in esame sono emersi una serie di servizi che una biblioteca moderna dovrebbe offrire: spazi adatti per lo studio individuale e per gruppi; risorse elettroniche oltre che cartacee; informazioni sui servizi e indicazioni per reperire i documenti, a scaffale e sul web. Tutti questi aspetti richiedono ambienti, arredi e strumenti adeguati. In questo modo abbiamo potuto riscontrare che la nostra Biblioteca possiede molti di questi aspetti. Si è così cercato di mettere in luce nel filmato queste caratteristiche: i carrels, ossia spazi per lo studio individuale a disposizione di laureandi, dottorandi e docenti dell Ateneo; i numerosi terminali per la ricerca di documenti cartacei ma anche per la ricerca di risorse elettroniche; le zone utilizzabili per lo studio di gruppo (su tavoli rotondi) separate da quelle per lo studio individuale (su tavoli rettangolari); le celle, in cui si può studiare singolarmente in un ambiente più raccolto ed eventualmente in piccoli gruppi senza disturbare gli altri studenti. Si potrebbe dire che lo scopo del filmato era quello di capire come le caratteristiche architettoniche e funzionali della Biblioteca incidono sulla percezione che gli utenti hanno di questo luogo, di scoprire gli aspetti emozionali che evoca in loro e di raccogliere un giudizio sul rapporto tra architettura della biblioteca e qualità dello studio. Per questo, dopo la fase preliminare di studio della letteratura, si è deciso di realizzare una serie di interviste rivolte a persone che fossero in qualche modo legate alla Biblioteca, secondo punti di vista differenti. Abbiamo così intervistato studenti, docenti, personale della Biblioteca, ma anche architetti che avevano elaborato il progetto e tecnici che l hanno realizzato. A mio parere la scelta di un campione di soggetti intervistati così eterogeneo per il tipo di relazioni che ognuno di loro ha con la Biblioteca ha permesso, tra le altre cose, di verificare se gli intenti che hanno spinto i progettisti a realizzare la Biblioteca in un determinato modo trovano un riscontro concreto negli utenti. Insieme alla scelta della rosa di persone da intervistare, sono state preparate una serie di domande da porre per esplorare gli aspetti da noi ritenuti più importanti (organizzati in una mappa concettuale) e si è poi proceduto alla fase di realizzazione delle interviste e alla fase di montaggio, fasi alle quali ho preso parte solo parzialmente. Intorno alla metà di settembre 2006 ho partecipato alla proiezione del filmato per il personale della Biblioteca, che ha anticipato di qualche giorno quella del convegno di Firenze. Ritengo che il prodotto finale sia di ottimo livello non solo per la qualità del filmato dal punto di vista tecnico, ma soprattutto per la capacità di descrivere l architettura della Biblioteca attraverso i vissuti e le sensazioni di persone che conoscono questo luogo, alcuni perché lo hanno progettato e costruito, altri perché lo vivono quotidianamente come luogo di studio, ricerca e lavoro. Non si ha mai l impressione, durante la visione, di partecipare ad un prodotto autocelebrativo della Biblioteca; non mancano infatti critiche su alcuni aspetti oppure visioni antitetiche espresse da persone che la pensano in modo diverso sull utilizzo di uno spazio o sulla funzionalità di un servizio. Ma credo che la cosa più interessate che si evince dal filmato sia proprio il fatto che intorno alla Biblioteca è nata una sorta di comunità di persone che usano lo stesso luogo secondo tempi e finalità differenti, ma con la percezione comune a tutti che la Biblioteca è parte integrante del proprio lavoro e del proprio studio, e quindi della propria vita universitaria.

6 VALUTAZIONI FINALI L idea di svolgere il tirocinio presso la Biblioteca di Ateneo è nata da una duplice considerazione. Da una parte ho considerato che il fatto di conoscere già l ambiente universitario avrebbe potuto aiutarmi nel ridurre i tempi di adattamento, così da poter vivere sin da subito appieno le mie 125 ore di tirocinio. Dall altra parte ho ritenuto interessante per me la possibilità di fornire un servizio utile alla Biblioteca e, soprattutto, di comprendere meglio i servizi, le attività e i progetti di un luogo in cui studio quotidianamente. L esperienza di tirocinio in Biblioteca è stata decisamente positiva sotto tutti i punti di vista. I progetti a cui ho avuto modo di partecipare sono stati molto interessanti, in particolare quello riguardante la realizzazione del nuovo sito web, al quale ho dedicato la maggior parte delle mie 125 ore. Fondamentale per la valutazione positiva di questa esperienza sono state la disponibilità e l attenzione che la Dott.ssa Moroni ha avuto nei miei confronti. Mi sono sentito sin dall inizio parte integrante di ogni progetto e del gruppo di lavoro da lei guidato. Questo aspetto è stato decisivo perchè mi ha messo subito nelle condizioni di lavorare bene e di sentirmi totalmente libero di fare proposte e di prendere iniziative.