VERBALE DEL CONSIGLIO DIRETTIVO USIENA ALUMNI. Riunione del 27 settembre 2014

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1 VERBALE DEL CONSIGLIO DIRETTIVO USIENA ALUMNI Riunione del 27 settembre 2014 Il giorno 27 settembre 2014, alle ore 9:00, si è riunito, presso l'aula 2 del Presidio San Francesco dell Università di Siena, in Piazza San Francesco 8 - Siena, il Consiglio Direttivo di USiena Alumni per trattare il seguente ordine del giorno: 1. Approvazione ufficiale progetto pre-career Day; 2. Analisi risultati della ricognizione Banche Dati; 3. Approvazione ufficiale inizio campagna adesioni e regolamentazione del rapporto con gli Associati Fondatori; 4. Regolamentazione della comunicazione e delle relazioni esterne; 5. Possibilità finanziamento 5X1000; 6. Possibilità finanziamento da donazioni libere; 7. Varie ed eventuali; Sono Presenti: - Maria Berardinetti, Presidente - Piero Camera, segretario - Cinzia Angeli, consigliere - Gianni Betti, consigliere - Davide Cerulli, consigliere - Isabella Dell'Olio, consigliere - Isabella Liso, consigliere - Marco Martini, consigliere - Annalisa Poggialini, consigliere Il consigliere Claudia Laricchia partecipa in collegamento via Skype. Sono assenti: 1

2 - Salvatore Caiata, consigliere - Alessandro Donati, consigliere - Michele Pellegrini, consigliere - Michele Cignarale, consigliere È presente come ospite: - Pasquale Colella Il Presidente, constata l'esistenza del numero legale, dichiara aperta e valida la seduta. Sul punto 1 all'ordine del giorno: << Approvazione ufficiale progetto pre-career Day>> Il Presidente invita i consiglieri ad intervenire. Angeli espone brevemente il lavoro fatto fino ad ora. Sono stati individuati alcuni Alumni per le testimonianze. Viene invitato, inoltre, l'intero consiglio a segnalare altri Alumni. Gli speed date del pomeriggio dovranno avere una durata di 10 minuti e per accedere ad essi è necessaria l'iscrizione. Inoltre, viene fatto notare al consiglio che si procederà ad un matching tra partecipanti ed Alumni. Al momento abbiamo molte disponibilità per l'area economica. A tal riguardo, Laricchia provvede a presentare brevemente il profilo del Testimonial dell area economica proposto dalla stessa ed approvato dal gruppo di lavoro del Consiglio Direttivo dell Associazione, dedicato alla organizzazione del Career Day, composto da Claudia Laricchia, Cinzia Angeli, Annalisa Poggialini e Michele Cignarale. Il testimonial è stato messo in contatto con l ufficio placement dell Università degli Studi di Siena perché possa valutare CV di studenti e neolaureati partecipanti all evento di preparazione del Career Day in quanto interessato ad offrire opportunità lavorative agli studenti di Unisi. Per quanto riguarda il giorno del Career Day, alle ore 12 è stata organizzata una tavola rotonda per le carriere internazionali e l'associazione ha diritto ad un posto. Viene suggerita l'opportunità di creare una lista di persone da poter contattare anche per eventi futuri. Le tre aree che saranno coperte al momento sono quella economica, umanistica e medica. Camera suggerisce di puntare l'attenzione sulle skills necessarie all'ingresso del mondo del lavoro. Angeli informa il consiglio che le iscrizioni partiranno il 29 settembre e ci si aspetta circa 50 studenti. Liso fa notare che 50 è un numero basso e pone l'attenzione sulla necessità di supportare i docenti al fine di motivare gli studenti. 2

3 Colella fa notare l'importanza del passaparola come mezzo più efficace per assicurarsi una larga partecipazione. Angeli propone di migliorare la comunicazione tra alumni e docenti affinché tutti siano più consapevoli. Informa il Consiglio che presto riceverà informazioni inerenti l'andamento delle iscrizioni. Viene ricordato ai consiglieri di dare le disponibilità per il desk del giorno 22 ottobre. Entro tale data bisogna decidere le priorità dell'associazione e le modalità di iscrizione. Viene presentato al Consiglio il marchio Grow with US creato dai consiglieri Cignarale e Laricchia, in collaborazione con il gruppo di lavoro del Consiglio Direttivo dell Associazione, dedicato alla organizzazione del Career Day. Colella apprezza il lavoro fatto dal suddetto gruppo di lavoro ed informa il consiglio che la dott.ssa Caroni si è lamentata della scarsa visibilità del logo Unisi all'interno del marchio. Angeli prende atto e conferma di provvedere a discuterne nel gruppo di lavoro ed a valutare le eccezioni sollevate da Unisi. Ore arriva il consigliere Rosanna Ghirri. Poggialini racconta la sua esperienza all'interno del gruppo degli ex studenti di Scienze Politiche e della necessità di organizzare eventi dedicati a studenti di singole aree didattiche. Sul punto 2 all'ordine del giorno: << Analisi risultati della ricognizione Banche Dati >> Betti presenta, brevemente, l'esito di alcuni incontri avvenuti durante il mese di settembre. Nel primo incontro, del Consiglio Direttivo, erano presenti i consiglieri Betti e Camera. Sono stati ascoltati alcuni componenti dell'amministrazione che in questi anni hanno seguito il progetto con Almalaurea. La dott.ssa Caroni ha presentato la piattaforma che è già pronta ed operativa. Durante tale riunione è emersa la necessità di approfondire alcuni aspetti legali inerenti la gestione dei dati personali e l analisi della convenzione tra UniSi e Almalaurea. Infatti, è stato organizzato un incontro con la dott.ssa Roberta Giordano dell'ufficio legale dell'università. Il Presidente informa il consiglio di un colloquio telefonico intercorso con la dott.ssa Giordano la quale ha inviato la convenzione e ha suggerito l adozione di una nuova convenzione tra UniSi, AlmaLaurea e USiena Alumni che disciplini tutti gli aspetti legali e le assunzioni di responsabilità. Durante il mese di settembre è avvenuto anche un colloquio telefonico con il dott. Leone, referente tecnico di AlmaLaurea per il progetto. Almalaurea ha i profili di tutti gli studenti dal 1999 e sono pronti a partire per il network associativo. È prevista la possibilità di associarsi tramite la piattaforma con un semplice flag. La piattaforma dà la possibilità di dividere gli iscritti per gruppi e in una seconda fare ci saranno strumenti intelligenti di CRM, già previsti dalla convenzione. Viene posta l'attenzione sull'unico problema che è quello giuridico. Il progetto fu fatto per il network alumni che dava la titolarità del trattamento dati ad Unisi. È necessaria una modifica della dicitura del trattamento dei dati personali. Angeli ricordando il procedimento di iscrizione ad Almalaurea pone il problema che la lunga procedura possa disincentivare le iscrizioni ad USiena Alumni da parte di coloro i quali si sono laureati prima che l iscrizione in piattaforma per i laureandi fosse obbligatoria. 3

4 Il Presidente informa il consiglio che le uniche informazioni necessarie sono: titolo tesi; relatore e matricola. Viene informato il consiglio che nel caso si decida di adottare la nuova convenzione abbiamo a disposizione 10 giorni per prepararne il testo da portare in CdA dell'università previsto il 24 ottobre p.v. Rispettando questa tempistica dal 24 in poi potremo essere operativi. L Avv. Andrea Valente (Associato Fondatore) si è reso disponibile a preparare la bozza. Il Presidente mette in votazione l'uso della piattaforma Almalaurea per associarsi ad USiena Alumni. Il Consiglio approva all unanimità. Ore il consigliere Laricchia lascia la seduta per impossibilità tecnica di seguire la riunione. Sul punto 3 all'ordine del giorno: << Approvazione Ufficiale inizio Campagna Adesioni e Regolamentazione del rapporto con gli Associati Fondatori >> Colella segnala l'esistenza di diversi gruppi di studenti stranieri, non ufficiali, che bisognerebbe riuscire ad integrare in USiena Alumni. Angeli propone di raccogliere gli indirizzi durante il Career Day. Il Presidente invita il consiglio a trovare le modalità per integrare e coinvolgere gli associati fondatori che non fanno parte del CD. Angeli segnala che gli Associati Fondatori vengono già informati delle decisioni del CD attraverso la lettura dei verbali messi online sul sito dell associazione. Colella presenta delle proposte (alcune delle quali suggerite dal Rettore): avviare l'attività di merchandising; trovare testimonial tra gli ex studenti; creare sezioni per decadi e lauree; creare sezioni estere; creare una gallery di video e foto sul sito dell'associazione; organizzare eventi sportivi, avviare attività di mentoring; creare una newsletter informatica e mettere a disposizione servizi gratuiti o agevolati per gli associati. Cerulli mette in evidenza che già l'attuale organizzazione permettere di raccogliere fondi durante qualsiasi evento. Ghirri pone l'attenzione sulla necessità di usare l'associazione come ulteriore canale per la diffusione di offerte di stage agli studenti. Il Presidente invita i membri del CD ad inviare per iscritto proposte di attività entro il prossimo consiglio che si terrà nella mattinata del 21 ottobre. Il consigliere Poggialini esce alle ore Sul punto 4 all'ordine del giorno: << Regolamentazione della comunicazione e delle relazioni esterne >> Il Presidente in merito al punto in oggetto ricorda come lo statuto preveda che le relazioni esterne e istituzionali competano al Presidente. Viene invitato l'intero CD a far pervenire le proposte in modo 4

5 da concordare insieme al Presidente le modalità di comunicazione. Viene ricordato, inoltre, come per i rapporti con la stampa sia stata delegata Anna Russo. Sul punto 5 all'ordine del giorno: << Possibilità finanziamento 5X1000 >> Ghirri informa il CD della necessità di contattare il notaio Mandarini per verificare e concordare le modifiche allo statuto necessarie per poter accedere al finanziamento tramite 5X1000. Cerulli informa che l'iscrizione con l'inserimento della dicitura non profit debba avvenire entro marzo. Ghirri concludendo il suo intervento informa che con una raccolta fino a 15mila non occorre consegnare relazioni esterne ma solo il progetto ed una relazione finale specificando le modalità di utilizzo del denaro raccolto. Sopra 15mila la relazione va consegnata alla Agenzia delle Entrate. Pasquale Colella esce alle ore Sul punto 6 all'ordine del giorno: << Possibilità finanziamento da donazioni libere >> Angeli rende partecipi i consiglieri che una associata si occupa di fund raising presso l'associazione Save the Children e che, magari, potrebbe aiutare l'associazione. Ghirri propone raccolta fondi tramite sms durante alcuni eventi, metodo molto più comodo e incentivante rispetto al bonifico, inoltre segnala alcune personalità illustri che hanno studiato a Siena e che potrebbero essere coinvolte come testimonial: uno su tutti Carlo Cottarelli. Suggerisce di scrivergli una lettera o mail con la presentazione dell Associazione. Sul punto 7 dell'ordine del giorno: << Varie ed eventuali >> Viene concordato di riunire nuovamente il Consiglio Direttivo la mattina del 21 ottobre. Alle ore 11.30, essendo esaurita la trattazione degli argomenti all'ordine del giorno il Presidente dichiara chiusa la seduta. Il Segretario Il Presidente (Piero Camera) (Maria Berardinetti) 5