Comshare MPC, la soluzione per il Corporate Performance Management

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1 B USINESS I NTELLIGENCE MICROSOFT ENTERPRISE CLUB Disponibile anche sul sito: Comshare MPC, la soluzione per il Corporate Performance Management Brainware, Dicembre 2002

2 INDICE B USINESS I NTELLIGENCE Scenario 3 Caratteristiche e benefici di Comshare MPC 4 Un caso di successo: Leasing Roma 6 MICROSOFT ENTERPRISE CLUB Brainware: Profilo dell azienda 7

3 SCENARIO Il mercato della Business Intelligence sta assumendo dimensioni sempre più ampie: comprende una varietà di ambiti diversi e i suoi stessi confini diventano progressivamente più sfumati. Stiamo assistendo ad un significativo cambiamento del modo di concepire questo tipo di soluzioni all interno delle aziende. La BI include oggi una serie di strumenti e applicazioni molto ampie che spazia dal Datawarehouse alle Applicazioni Analitiche, dal Data Mining al Corporate Performance Management (CPM). L obiettivo di queste applicazioni va dalla migliore conoscenza del proprio Business, alla creazione e valutazione di Scenari e Alternative fino ad arrivare al supporto integrato di tutti processi di Pianificazione e Budgeting, Analisi, Reporting, Forecasting e Consolidamento. In questo contesto la BI deve essere intesa come uno strumento per gestire le leve della competizione e del business. Non ci si ferma quindi ad analizzare dei numeri ma ci si occupa di strategie, di iniziative ed azioni che riescono ad incidere significativamente sui risultati del Business Aziendale. Il Corporate Performance Management è un insieme di metodologie, metriche, processi e sistemi volti a monitorare e gestire le performance di business di un azienda. Il Corporate Performance Management corrisponde ad un nuovo punto di vista che vede le attività tradizionali di Pianificazione e Controllo di Gestione maggiormente integrate tra loro, sia per gli aspetti di Relazione tra gli Obiettivi Manageriali delle varie Divisioni/Unità, sia per gli aspetti di Infrastuttura IT e relativo ambiente Applicativo. La Suite Comshare MPC è proprio l ambiente ideale per sviluppare applicazioni già orientate al CPM. Il CPM è come se fosse un ombrello sotto al quale si possono sviluppare molteplici processi che concorrono alla attività di Pianificazione e Controllo. Il motivo dell interesse delle Aziende nel CPM non sta, ovviamente, nel fatto che esso è oggi un fenomeno di moda ma sta, al contrario, nella maggiore possibilità per l Azienda di essere competitiva e di raggiungere i suoi obiettivi. L obiettivo è quello di consentire al manager di prendere DECISIONI in maniera più consapevole e in una logica che non comprende solo l analisi dei risultati ma soprattutto la valutazione delle strategie e di scenari alternativi per proiettarsi nel futuro. Le innovazioni tecnologiche che hanno caratterizzato gli ultimi anni non sono state in grado di aiutare i manager a trovare il modo di implementare una Execution delle strategie ottimale, di rendere efficace il processo di decision-making e aumentare l agilità della propria azienda, ossia migliorare la capacità di rispondere più rapidamente alle nuove opportunità di business e ai cambiamenti. A better execution is more important than a superior strategy, quindi i sistemi che supportano il processo di messa in atto della strategia sono altrettanto fondamentali. In troppe aziende questo processo viene gestito da una serie di sistemi e tecnologie che portano inevitabilmente ad avere molteplici contenitori di dati, difficili da integrare, da diffondere all interno dell azienda e poco focalizzati all implementazione della strategia e alla creazione del valore. Questo porta a delle criticità a livello di gestione sia dei processi manageriali sia delle tecnologie. Per quanto riguarda il primo aspetto le criticità più evidenti sono: la mancanza di una focalizzazione costante alla strategia aziendale, l incapacità di rispondere alle domande più importanti, la mancanza di un singolo mondo dove guardare, la difficoltà di valutare scenari diversi, e di reagire a cambiamenti organizzativi. A livello tecnologico le principali difficoltà possono essere ricondotte alla gestione e al relativo mantenimento di molteplici sistemi, alla comprensione e apprendimento di diverse tecnologie, alla riconciliazione di differenti versioni, alla difficoltà di creare report ad-hoc. I sistemi di CPM rappresentano la risposta a queste criticità essendo la soluzione tecnologica che unisce metodologie, metriche e processi in un sistema manageriale enterprise-wide. Oltre ad essere una singola applicazione, un sistema di CPM si differenzia da altri approcci al Performance Management perché fa leva sia sulla tecnologia che sulle best practice di business per aiutare i manager a rispondere alle domande chiave relative alla formulazione, validazione e implementazione della strategia aziendale. Solo le aziende che sono in grado di valutare la situazione nel giusto contesto e reagire in modo efficace ed efficiente ai cambiamenti, alle sfide inaspettate e alle opportunità riusciranno a prosperare trasformando le proprie strategie in risultati. La chiave di volta per un cambiamento efficiente è un sistema integrato per la pianificazione e il controllo del business, ossia un sistema che facilita e semplifica il processo di budget, rolling forecast, di reporting e analisi attraverso l intera struttura aziendale. 3

4 CARATTERISTICHE E BENEFICI DI COMSHARE MPC La soluzione Comshare ha sviluppato un nuovo approccio che sostituisce il processo lento e inefficiente del passato con un nuovo processo di pianificazione, budgeting e reporting real-time che fornisce massima flessibilità, affidabilità e agilità. Si tratta di un applicazione integrata di business che ingloba tutte le principali caratteristiche proprie del Corporate Performance Management. Comshare MPC è la prima suite di strumenti che integra e supporta in un unico ambiente, l intero processo di Pianificazione Strategica, Budgeting, Analisi dei Dati, Management Reporting, Forecasting e Consolidamento. Rappresenta dunque un nuovo standard di qualità ed efficacia per le medie e grandi aziende, che possiedono un organizzazione articolata. Comshare MPC è un sistema manageriale integrato e web-based, che risiede su un unica piattaforma dove sono contenute tutte le informazioni necessarie all intera organizzazione. Queste informazioni vengono elaborate in un processo cloosed-loop che fornisce feedback continui e coinvolge l organizzazione in un processo di decision-making collaborativo. La soluzione si appoggia sulla piattafroma Microsoft SQL Server I vantaggi che le aziende potranno ottenere implementando questa soluzione sono da ricondurre a considerevoli miglioramenti in quella che viene definita agilità dell attività aziendale (business agility) e nell efficacia del processo di decision-making che scaturisce dall integrazione della pianificazione strategica con il budget, con il forecasting, con il consolidamento dei dati finanziari e il reporting manageriale. Questi processi sono completamente integrati per supportare la formulazione e l implementazione delle strategie aziendali. La soluzione MPC prevede una serie di moduli specifici che supportano il processo di Management, Planning & Control nelle varie fasi in cui si svolge: Planning, Budgeting, Financial Consolidation, Management Reporting e Analisi, Forecasting e Production Reporting. Risposte puntuali Il puro DataWarehouse si dimostra sempre più insufficiente per supportare analisi che abbiano una prospettiva di lungo periodo. Nell approccio tradizionale, infatti, il problema nasce dal fatto che le diverse fasi del processo di Pianificazione e Budgeting hanno spesso esigenze contrastanti tra loro e le soluzioni adottate incontrano difficoltà ad integrarle in un unico processo. Il fattore chiave diventa allora avere uno strumento realmente capace di supportare le attività di budget, pianificazione e controllo estendendo la visione manageriale agli obiettivi strategici e congiungendoli con quelli tattici di breve periodo. Comshare MPC fornisce ad ogni fase del processo il suo ambiente ideale e la integra perfettamente con le altre fasi. Proprio perché Comshare MPC supporta l intero processo, nello strumento sono presenti una serie di funzioni specifiche che consentono di controllare e dominare le diverse fasi anche se sviluppate da un numero elevato di persone, dislocate nei vari livelli dell organizzazione. All interno del mondo MPC è particolarmente curato l aspetto della comunicazione e condivisione degli obiettivi aziendali e della loro attuazione in tattiche ed azioni specifiche. La soluzione integrata per IL PROCESSO DI PIANIFICAZIONE E CONTROLLO 4

5 Le funzionalità Una delle sfide più importanti che devono affrontare le organizzazioni al giorno d oggi è sviluppare la capacità di fornire informazioni tempestive ai corretti interlocutori al momento giusto. Questo è essenziale per chi deve prendere le decisioni. Esistono infatti una varietà di ambiti che supportano il processo di decision making: il piano strategico, il piano operativo, il budget annuale ecc.. La difficoltà sta nel fatto che ogni sistema ha un livello di dettaglio proprio ed è aggiornato secondo strutture e logiche differenti. Comshare MPC permette di superare questi limiti: le strategie sono collegate al budget, agli obiettivi e ai sistemi di misurazione esiste un processo di workflow guidato che migliora la comunicazione all interno dell organizzazione dispone di un database centrale per garantire l integrità dei dati fornisce reports di scostamenti e alerts per permettere di agire tempestivamente. Analisi e acquisizioni dati real-time Con Comshare MPC i dati estratti dal database Microsoft o da qualsiasi altro sistema ERP o CRM sono disponibili in modo immediato eliminando i lunghi tempi di attesa tra acquisizione e analisi. Il risultato è un processo di decision-making più veloce. Il processo di decision-making Le capacità di analisi real-time offrono inoltre il vantaggio di fornire al manager svariati tool per la comprensione del business. Le ricche funzionalità analitiche permettono l immediata e dettagliata comprensione dei problemi, facilitano il processo di decision-making richiesto per ridefinire la strategia. I decisori hanno il controllo completo del dato e lo utilizzano per migliorare il processo di presa delle decisioni senza rimanere vittima di dati non aggiornati. Dal passato al futuro Comshare MPC trasforma il budgeting e forecasting da un processo statico fatto una volta l anno in un processo orientato al futuro per il quale sono possibili molteplici aggiustamenti e riallineamenti basati su dati reali, indicatori chiave e sulla possibilità di creare modelli illimitati di scenari futuri. cambiamenti. Tutte queste funzioni sono gestite all interno di un applicazione unica che viene manutenuta a livello centrale, che contiene definizioni comuni per i calcoli, dispone di un intelligenza finanziaria e fornisce un unica versione della verità. Disponibile a tutta l organizzazione e basato su Web: Il sistema fornisce un infrastruttura per i processi collaborativi. E basato su web rendendo possibile agli utenti lavorare in qualsiasi luogo. L applicazione estremamente flessibile e scalabile è ovviamente utilizzabile anche in ambiente client/server. Supporta molteplici metodologie e metriche: Il sistema ha la capacità di supportare molteplici metodologie e metriche, come ad esempio i processi di Balanced Scorecard che analizzano le performance aziendali sotto diverse prospettive gestendo dati finanziari e non. Automatizza il processamento dei dati: Secondo una recente indagine i CFO e le Direzioni Finanziarie spendono ancora il 50% del loro tempo a processare dati. Comshare MPC è in grado di automatizzare i calcoli, le conversioni di valuta, le allocazioni, le eliminazioni intercompany, audit trails, il consolidamento dei risultati ed il reporting. Fornisce analisi di dettaglio: Comshare MPC è in grado di riassumere un enorme quantità di dati e di presentarli in un formato immediatemente comprensibile. Ad esempio può creare documenti finanziari (balance sheet, cash flow statement) o supportare analisi sia in formato grafico che di tabulato. I principali vantaggi Completa integrazione: Un processo unico e coerente di pianificazione, budgeting, forecasting, reporting e analisi. Consente ai manager di comunicare le iniziative strategiche, ai budget holders di allocare denaro, risorse e asset alle iniziative prescelte per raggiungere gli obiettivi strategici aziendali. Dispone di tecniche di forecasting che permettono di analizzare trend e predire performance future. Il modulo di reporting permette di creare i propri report, indagare le cause degli scostamenti, valutare l impatto dei Comshare MPC sintetizza e presenta grandi volumi di dati in una modalità grafica di immediata e facile comprensione Focalizza l attenzione: Il sistema permette di focalizzare l attenzione sui risultati senza costringere i manager a cercare le informazioni nella miriade di report o applicazioni. Il sistema è vivo ed è in grado di utilizzare vari metodi per attirare l attenzione, es. evidenziare i dati con l uso di colori diversi, mandare in modo automatico ecc. 5

6 Le potenzialità di Comshare e Microsoft Unendo le potenzialità di Comshare MPC e di Microsoft SQL Server 2000 Analysis Services, Comshare e Brainware sono in grado di offrire una soluzione che combina il meglio della tecnologia con un forte know-how di business per ottimizzare il processo di attuazione delle strategie di corporate. Comshare MPC e SQL Server 2000 Analysis Services supportano le aziende nei loro processi OLAP per la formulazione ed esecuzione delle loro strategie. I vantaggi che questa combinazione offre all azienda includono ad esempio la possibilità di attuare un efficace pianificazione strategica attraverso una flessibile modellizzazione del business plan; ottenere una migliore allocazione delle risorse collegando strategie e budgets; ottenere risultati più veloci ed accurati tramite il consolidamento finanziario automatico, una formulazione intuitiva e più naturale delle query con performance maggiori, una migliore organizzazione delle informazioni rilevanti per gli utenti di business. Comshare e Microsoft hanno recentemente lanciato una campagna a livello mondiale denominata The Power Of Two che ha lo scopo di evidenziare e comunicare la potenza dell abbinamento della piattaforma Microsoft con l applicazione di Corporate Performance Management di Comshare. Il valore aggiunto di Brainware La stretta collaborazione con Comshare permette a Brainware di disporre di soluzioni estremamente potenti e di elevato livello che rappresentano l ambito ideale nel quale sviluppare applicazioni specifiche di Corporate Performance Management. Brainware mette a disposizione la propria competenza ed esperienza di business per sviluppare, sulla base del prodotto Comshare MPC, applicazioni che risolvono specifiche problematiche di settore. Brainware infatti si propone di fornire contenuti e valore aggiunto alle Applicazioni che realizza mettendo a disposizione competenze e best practices relative ad alcuni specifici settori di business quali il Largo Consumo, il Retail, la Moda, il Leasing e le Assicurazioni. I modelli Pianificazione e Controllo messi a punto da Brainware sono veramente utilizzabili dai Manager per prendere decisioni strategiche ed operative nelle situazioni di ogni giorno. Un vero strumento di lavoro quotidiano che incide profondamente sui risultati dell Azienda. UN CASO DI SUCCESSO: LEASING ROMA La società Leasing Roma è una società del Gruppo Capitalia che opera nel settore Leasing e Factoring, offrendo i propri prodotti finanziari tramite gli sportelli bancari della Banca di Roma e del Banco di Sicilia. In aggiunta al canale bancario, Leasing Roma opera direttamente con la clientela su progetti di finanziamento complessi e cura ulteriori rapporti in essere con i clienti acquisiti. In combinazione con i canali descritti, Leasing Roma, promuove la sua attività attraverso una rete di Broker verso i quali sono riconosciute le provvigioni. La situazione e i referenti interni La struttura organizzativa interna del Controllo di Gestione è quella preposta allo svolgimento di tutte le attività inerenti la produzione e la pubblicazione delle informazioni necessarie per soddisfare le esigenze descritte. In stretta collaborazione con i Sistemi Informativi, le risorse del Controllo di Gestione sono impegnate nell estrazione ed elaborazione dei dati; questa attività comporta una mole di lavoro operativo e di routine a discapito del tempo speso nella valutazione critica dei numeri. Il rapporto di collaborazione tre le due funzioni aziendali è inoltre critico, in funzione dei diversi obiettivi e priorità che queste si pongono. I Sistemi Informativi devono garantire l operatività di base, coordinando il funzionamento di strumenti e piattaforme informatiche radicalmente diverse nella tecnologia e nello scopo per cui sono stati concepiti; dal sistema per l acquisizione e la gestione dei contratti, sviluppato e residente in ambiente Host, alla rete informatica interna, tutta l operatività aziendale è di responsabilità dei Sistemi Informativi. Le esigenze In un contesto così articolato, il numero di interlocutori è elevato e le esigenze di ognuno di questi diverse e variabili; la società deve, infatti, rispondere in tempi molto brevi a richieste di informazioni da parte di tali interlocutori sorte in conseguenza alle evoluzioni di un mercato molto dinamico ed ai cambiamenti dell assetto organizzativo della società stessa e dei suoi partner. A questo scenario si aggiungono le esigenze di controllo interno e quelle di Controllo istituzionale esercitato da organismi pubblici, quali la Banca d Italia, vincolanti per le società del settore. Dati utili agli scopi del Controllo di Gestione risiedono su supporti diversi e sono spesso raccordati manualmente, caso per caso. Le necessità evidenti nello scenario illustrato sono: la disponibilità di uno strumento di integrazione delle varie fonti dei dati il disegno di un repository di dati che possa automatizzare i processi attuali di elaborazione dei dati e predisporre una base informativa per le richieste future l implementazione di uno strumento di analisi e Data Mining facile e comodo da usare per recuperare velocemente le informazioni necessarie, caso per caso. La principale criticità nella realizzazione di tali obiettivi consiste nella possibilità di rendere indipendente la struttura del Controllo di Gestione da quella dei Sistemi Informativi nell operatività quotidiana. La realizzazione del progetto Leasing Roma ha scelto Brainware per la realizzazione di un sistema di Data Warehouse, Reporting e Analisi con tecnologie Comshare e Microsoft. I motivi principali della scelta sono da ricercarsi nella competenza di Brainware nell ambito delle problematiche di Controllo e Supporto alle 6

7 Decisioni, nonché le referenze nel settore; nella ricchezza degli strumenti di Analisi e Reporting di Comshare MPC (Management Planning & Control). Inoltre di notevole importanza è stata la garanzia di potenza e flessibilità dei prodotti software SQL Server e Analysis Services di Microsoft, nonché il rapporto qualità/prezzo. L impegno di Brainware è stato quello di garantire capacità di analisi del business e di gestione del progetto insieme alle competenze tecniche implementative. I principali obiettivi di Leasing Roma possono essere riassunti di seguito: la possibilità di avere una comprensione più accurata del modello di Business e di disporre di una strutturazione rigorosa e dettagliata del Repository dei dati; la realizzazione di un processo di acquisizione dei dati automatico e corredato da procedure di controllo per l integrazione dei dati mancanti; il disegno di percorsi di analisi dei dati per l efficacia e rapidità nelle ricerche e nel conseguente processo di presa delle decisioni. Il Controllo di Gestione ed i Sistemi Informativi hanno reputato tale approccio a valore aggiunto, i primi per la realizzazione degli obiettivi della funzione, i secondi per la soluzione definitiva delle problematiche operative e per il successivo sfruttamento delle competenze acquisite durante il progetto. I vantaggi della soluzione I vantaggi della soluzione implementata possono essere così brevemente riassunti: integrazione di diverse fonti dati ed aggiunta di altri dati anagrafici e di struttura fino ad allora mancanti nel Sistema Informativo disponibilità di un repository aggiornato costantemente ed accessibile con strumenti efficaci per il reporting senza supporto quotidiano da parte dei Sistemi Informativi automazione completa di tutti i processi di raccolta ed aggiornamento dei dati. Tali processi sono stati implementati in un Database di staging realizzato in SQL Server attraverso i Data Transformation Services drastica riduzione dei tempi impiegati per la produzione di reports; i tempi di preparazione di un reporting package standard si sono ridotti da una settimana a pochissime ore capacità, verificata in un caso concreto, di rispondere efficacemente a nuove esigenze informative non preventivate mancanza di problematiche di manutenzione dei client Il sistema è stato realizzato su tecnologia Web, sfruttando la perfetta integrazione tra i moduli Web di Comshare, Internet Information Services ed Analysis Services di Microsoft. Tutto il sistema è consultabile via Browser senza necessità di istallazioni locali e pronto per l acceso via Internet. L esperienza di Brainware nel settore, la duttilità e le potenzialità dell applicativo ci permettono, riferisce il Responsabile della Funzione Controllo di Gestione della società di elaborare ed analizzare informazioni più complesse e in minor tempo apportando, all azienda un elevato valore aggiunto. I risultati conseguiti sono stati apprezzati dal management e dalle altre funzioni aziendali. BRAINWARE: PROFILO DELL AZIENDA Aiutare le aziende a costruire e difendere il valore di impresa e la propria competitività attraverso la conoscenza del proprio business e il miglioramento del processo decisionale. Questo è il valore che Brainware offre progettando e realizzando Modelli Decisionali di Management Planning & Control attraverso l utilizzo delle più avanzate tecnologie di Business Intelligence. Brainware è infatti, partner strategico e distributore di Comshare, società nata negli Usa nel 1966, che progetta e sviluppa Business Solutions nell ambito del CPM (Corporate Performance Management). Brainware abbraccia appieno il posizionamento di Comshare, focalizzandosi su un area specifica della Business Intelligence: il governo e controllo di impresa attraverso un approccio comprensivo e innovativo al CPM. In questo ambito è compresa la gestione di tutti i processi di Pianificazione e Controllo nell accezione più ampia: Planning, Budgeting, Analisi e Reporting manageriale, Forecasting, fino ad arrivare al Consolidamento dei dati finanziari. Le soluzioni realizzate da Brainware sono rivolte al Management e sono il frutto dell unione delle approfondite conoscenze ed esperienze manageriali, maturate in molteplici settori, con l utilizzo delle più avanzate tecnologie. Questi elementi consentono di offrire alle aziende concrete soluzioni che supportano i manager quotidianamente nella conduzione del business. Da un lato le elevate competenze tecnologiche permettono di sfruttare al meglio la tecnologia, finalizzata a realizzare soluzioni veloci e snelle. Dall altro lato ciò che caratterizza l offerta di Brainware è l attenzione al cliente e la capacità di offrire non solo applicazioni software intelligenti ma soprattutto competenze di business e metodologiche, integrate anche da una particolare attenzione agli aspetti di formazione manageriale. Brainware offre, quindi, una soluzione (Comshare) e si caratterizza per la capacità di sviluppare applicazioni verticali sia per tipologia di business o settore, sia per aree tematiche coprendo quindi le varie esigenze tipiche dell area Pianificazione e Controllo. In particolare Brainware ha sviluppato soluzioni specifiche per i settori Largo Consumo, Retail, Moda, Banche/Assicurazioni, Leasing, Servizi. Sul mercato da oltre 10 anni Brainware oggi conta circa 65 persone con headquarter a Lecco e filiale a Roma. Nel corso del 2001 ha raggiunto un fatturato pari a 7,040 milioni di euro, con una crescita del 34% rispetto all anno precedente. Negli ultimi anni Brainware ha inoltre rafforzato la propria presenza sul mercato europeo con l apertura di sedi in Svizzera (Zurigo) e in Spagna (Barcellona). Oggi Brainware può vantare oltre 250 Clienti di dimensioni Medie e Grandi, tra cui ricordiamo Diesel, Gruppo Zurich Italia, Gennaro Auricchio, Grandi Stazioni, Merloni Elettrodomestici, Granarolo, Auricchio, Trenitalia, Guccio Gucci, DaimlerChrisler Servizi Finanziari, Perfetti, Dolce & Gabbana, Leasing Roma e altri. Brainware srl Via F.lli Cairoli, Lecco - Tel Fax

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