Il Budget e la gestione del progetto

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1 Ciclo seminari territoriali sui Finanziamenti Diretti 2013/2014 FONDI DIRETTI, QUADRO LOGICO E BUDGET Il Budget e la gestione del progetto a cura di Damiano Torre EU projects manager

2 Prima di formulare una proposta Un progetto. IDEA IMPRESA -ATTIVITA COMPLESSA -OBIETTIVI SPECIFICI e DETERMINATI -RISORSE -PIANIFICAZIONE E CONTROLLO VINCOLI - TEMPO - QUALITA europeo. VALORE AGGIUNTO EUROPEO INNOVAZIONE SOSTENIBILITA TRANSNAZIONALITÀ CROSS-CUTTING ISSUES

3 Cosa chiede il bando? Call for Proposal Scenario Obiettivo della strategia del programma Obiettivo generale Caratteristiche dei progetti Identificativo della call, del programma e degli ambiti Programma Iniziativa - Misure di accompagnamento - Strands Aumentare, migliorare etc contribuire a quella politica Migliorare, aumentare, contribuire alla realizzazione di quel programma Nazionale o transnazionale tipologie di partner ammesse (pubblico-privato -terzo settore) Su cosa devono essere focalizzati i progetti? Che cosa deve essere fatto? (spesso viene tracciata una strada, una serie di azioni da compiere

4 Caratteristiche del progetto Obiettivi TECNICI da soddisfare oppure OBIETTIVI SPECIFICI Spesso viene richiesto di implementare alcuni servizi, di operare affinchésiano soddisfatte alcune condizioni AZIONI TRASVERSALI E CROSS CUTTING ISSUES ES: DISSEMINATION, GENDER ISSUES, AMBIENTE, ETC. APPLICANT Ha il rapporto esclusivo con la CE, riceve e gestisce il finanziamento per tutti. E responsabile per l implementazione, il monitoraggio e la rendicontazione. PARTNERS Il loro contributo, ruoli e risorse devono essere chiaramente descritti nella proposta di progetto

5 L Applicationform Quasi sempre da compilare on line Modelli predefiniti e documentazione free format Serve a snellire la procedura di selezione

6 Documentazione di progetto DESCRIPTION OF THE ACTION Include, solitamente: - Analisi dei fabbisogni dei target group scelti - Obiettivi specifici - Quantificazione e Risultati attesi dei servizi da offrire - Risultati tangibili dell esperienza - Partner coinvolti - Piano dettagliato di comunicazione e diffusione QUESTO DOCUMENTO DOVRA FORNIRE INFORMAZIONI SULLA CAPACITA DEL PROGETTO A RAGGIUNGERE GLI OBIETTIVI (RELEVANCE), SUL VALORE AGGIUNTO EUROPEO E IL POTENZIALE IMPATTO MOLTIPLICATORE DELL AZIONE

7 Documentazione di progetto - 2 WORK PROGRAMME, TIMETABLE AND BUDGET ESTIMATION BREAKDOWN Include, solitamente: - Metodologia utilizzata - Consistenza delle attivitàper il raggiungimento degli obiettivi - Descrizione dei principali compiti - Informazione sulle attivitàdi comunicazione e audience - Ruoli dei partner - Coerenza con la timetable proposta - Budget Breakdown Strumenti: Gannt, Tabella di suddivisione delle attività, tabelle effort, P/month, etc.

8 Eleggibilità ELEGGIBILITA APPLICANT Chi può presentare la proposta e quali condizioni deve soddisfare ELEGGIBILITA PROPOSTA Modalità di redazione ed invio della proposta

9 Capacitàdell applicant OCCORRE DIMOSTRARE CHE SI POSSIEDE UNA FORTE ESPERIENZA NEL CAMPO DI RIFERIMENTO E IN RELAZIONE AL PROGETTO, ES: - LISTA DIPROGETTIPORTATI AVANTI NEGLI ULTIMI TRE ANNI E RELATIVI ALL OBIETTIVO DELLA CALL. CAPACITA OPERATIVA - CVDEL PROJECT MANAGER/COORDINATORE E DELLE PERSONE CHE SVOLGERANNO I COMPITI PRINCIPALI - DICHIARAZIONE DEL PM/COORDINATORE CHE CERTIFICHI LE COMPETENZE DEL GRUPPO DI LAVORO - CONFERMA DIPARTECIPAZIONE SCRITTADA CIASCUN PARTNER E BREVE DESCRIZIONE DEI RUOLI CAPACITA FINANZIARIA (e dei partner ove richiesto) IL SOGGETTO ATTUATORE DEVE AVERE ACCESSO AD UN SOLIDO ED ADEGUATO FINANZIAMENTOONDE POTER SOSTENERE LE PROPRIE ATTIVITA PER IL PERIODO CONSIDERATO E POTER CONTRIBUIRE A FINANZIARLE, SE NECESSARIO. A TAL FINE NELLA PROPOSTA VANNO INDICATE, AD ES. LE SEGUENTI VOCI: - DICHIARAZIONE SU CAPACITA FINANZIARIA PER POTER PORTARE AVANTI L ATTIVITA - PROVA DEL TURN-OVERFINANZIARIONELL ULTIMO ANNO DEL 100% DEL FINANZIAMENTO RICHIESTO - BILANCIO ANNUALE E CONTI DI PROFITTO E PERDITE DELL ULTIMO ANNO

10 Valutazione della proposta RELEVANCE (35% PUNTEGGIO) - RELEVANCE DELLA PROPOSTA RISPETTO ALLE TEMATICHE TRASVERSALI DELLE STRATEGIE E INIZIATIVE CONSIDERATE - NATURA E SKILLS COMPLEMENTARI DEL PARTENARIATO - LA MISURA IN CUI LA PROPOSTA MIRA A SVILUPPARE I SERVIZI/O LE AZIONI RICHIESTI - IL GRADO A CUI LA PROPOSTA SODDISFA GLI OBIETTIVI SPECIFICI CRITERI DI AGGIUDICAZIONE VALORE AGGIUNTO EUROPEO, POTENZIALE IMPATTO ED EFFETTO MOLTIPLICATORE (25 P.) - SOSTENIBILITA DELLA PARTNERSHIP E RELATIVI SERVIZI A FINE PROGETTO - TRASFERIBILITA DELL AZIONE O DIPARTE DIESSA IN CONTESTI E IN NETWORKS NAZIONALI, REGIONALI, LOCALI - IMPATTO POTENZIALE DEI SERVIZI EROGATI METODOLOGIA DI LAVORO PROPOSTA (25 P.) - CHIAREZZA E QUALITA NELLA DESCRIZIONE DELL AZIONE - CHIAREZZA, QUALITA E COERENZA DEL WORK PROGRAMME E DEL TIMETABLE - QUALITA CHIAREZZA E SCIENTIFICITA DELLA VALUTAZIONE RIGUARDANTE LE AZIONI PREVISTE NEL PROGETTO - CHIAREZZA E COERENZA NEL COINVOLGIMENTO E NEI RUOLI DELLA PARTNERSHIP COSTI/EFFICIENZA DELL OPERAZIONE (15 P.) - CHIAREZZA E QUALITA NELLA DESCRIZIONE DEL BUDGET - ADEGATEZZA DELLE RISORSE ALLOCATE - GRADO A CUI RISULTATI DIPROGETTO E DIMETODOLOGIA ATTESI SONO PROPORZIONATI RISPETTO ALL AMMONTARE DELLA SOVVENZIONE RICHIESTA

11 Indicazione del budget e checklist Descrizione delle attività Ripartizione ruoli tra i partner Ripartizione risorse tra i partner Calcolo degli effort per partner per singola attività Estimated Budget breakdown coerenza attività/ risorse / costi Checklist dei documenti da presentare (!) Invio della proposta

12 Il budget Principi generali Regole generali di procedura Budget - Cofinanziamento Non profit Divieto del doppio finanziamento - Lettere che attestino l ammontare preciso di ogni contributo finanziario al progetto - Lettera di impegno/partnership indicando generalità e natura del loro coinvolgimento (c.d. letter of committment) - Per progetti (ad es.), con un finanziamento > serve una certificazione di bilancio fatta da un auditor esterno - Divieto di nascondere informazioni - ENTRATE = SPESE - I costi devono essere solo quelli richiesti per portare avanti l azione.

13 Eleggibilitàdei costi a) Sostenuti durante le attivitàdi progetto, (eccetto report finale e certificazioni di audit) b) Indicati nel budget c) Necessari d) Identificabili e verificabili e) In accordo con la legislazione sociale e fiscale nazionale f) Ragionevoli, giustificati e sostenutisecondo criteri di economicità ed efficienza

14 COSTI DIRETTI -1 - STAFF PERMANENTE O TEMPORANEOASSEGNATO ALL IMPLEMENTAZIONE DELL AZIONE. (IL COSTO DEVE ESSERE PARAMETRATO AI LIVELLI PRATICATI DAL BENEFICIARIO E COMUNQUE DEVE RISPETTARE UNO STANDARD DI MASSIMA) Es. CALCOLO DEL COSTO GIORNALIERO STAFF COSTO GIORNALIERO = SALARIO LORDO ATTUALE + IMPOSTE + COSTI DILEGGE GIORNI LAVORATIVI TOTALI - TIMESHEET O SISTEMA DI PRESENZE CERTIFICATO - SOLO LE PERSONE DIRETTAMENTE IMPIEGATE E CHE RICEVONO UN SALARIO SONO CONSIDERATE STAFF. LE ALTRE, OVVERO (CHI RICEVE UNA FEE O FATTURA PER I SUOI SERVIZI) SONO CONSIDERATE EXTERNAL EXPERTS E SOGGETTE ALLE REGOLE RIGUARDANTI L AGGIUDICAZIONE DICONTRATTI (SUBCONTRACTING). (!)IL COSTO DEL PERSONALE ESTERNO NON DEVE RIENTRARE NELLO STAFF, MA SOTTO LA VOCE SERVIZI

15 COSTI DIRETTI -2 RIMBORSI SPESE LE SPESE DIVIAGGIONON DEVONO SUPERARE LA MEDIA DEI COSTI DIMERCATO E RISPETTARE I MASSIMALI FORNITI DALLA COMMISSIONE. I VIAGGI VANNO FATTI NEL MODO PIU DIRETTO ED ECONOMICO. AEREI (ECONOMY) TRENI (PRIMA CLASSE) AUTO (COME PRIMA CLASSE TRENI) DAILY SUBSTISTENCE ALLOWANCES (DSA) COPRONO UNA COLAZIONE E DUE PASTI, IL TRASPORTO LOCALE, I COSTI DICOMUNICAZIONE E VARIE. LE DSA SONO CALCOLATE (TABELLA COMMISSIONE) IN RELAZIONE ALLA DURATA DELLE MISSIONI, VARIANO A SECONDA DEL PAESE DIDESTINAZIONE. BISOGNA TENERLE PRESENTI NEL CALCOLO DEL BUDGET CATERING SE GLI ORGANIZZATORI PAGANO UN CATERING LE DSA SONO RIDOTTE DEL 30% SUI PASTI E DEL 15% SUL BREAKFAST

16 COSTI DIRETTI -3 - COMUNICAZIONE, INFORMAZIONE, DIFFUSIONE E PUBBLICAZIONI DIRETTAMENTE LEGATE ALL AZIONE - TRADUZIONE - INTERPRETARIATO SERVIZI - (!!) VALUTAZIONE: SE L AZIONE RICHIEDE CHE CI SIANO FORME DI VALUTAZIONE, MONITORAGGIO ED ELABORAZIONE DIMETODI IN CORSO D OPERAE SULLA BASE DEGLI OBIETTIVI PREFISSATI NEL PROGETTO E DEI RISULTATI, IL COSTO DITALE LAVORO E CONSIDERATO ELEGGIBILE. N.B.PER OGNI VOCE STIMARE I COSTI SINGOLI E POI IL TOTALE (ES. COSTO PAGINE TRADOTTE, COSTO FOTOCOPIE, NUMERO PAGINE, NUMERO INTERPRETI, N. GIORNI ETC. ETC.)

17 COSTI DIRETTI -4 (ES. FEE DICONSULENZA, PRODUZIONE DIDOCUMENTI, STUDI, VALUTAZIONE ESTERNA ) IL LAVORO SVOLTO DAI PARTNERS NON E SOGGETTO ALLE REGOLE DI SUBCONTRACTING, NE I FORNITORI POSSONO FIGURARE COME PARTNER. SUBCONTRACTING E FORNITURA DI SERVIZI L ATTUATORE DEVE AVERE LE CAPACITA OPERATIVEPER COMPLETARE L AZIONE. LADDOVE LO STAFF NON POSSIEDA LE COMPETENZE NECESSARIE, PARTI DEL PROGETTOPOSSONO ESSERE SUB APPALTATE AD UN ALTRA PERSONA O ORGANIZZAZIONE. IL SUBAPPALTO DEVE ESSERE SEMPRE GIUSTIFICATOE INSERITO IN UN ALLEGATO SPECIFICO QUALORA SUPERI I 5.000,00. IN OGNI CASO: INDAGINI DIMERCATOED AGGIUDICAZIONE DEL CONTRATTO IN BASE ALLE REGOLE DELLA MIGLIORE OFFERTA QUALITA PREZZO, OSSERVANDO LE REGOLE SULLA TRASPARENZA E SUL CONFLITTO DI INTERESSI. SE IL SOGGETTO APPALTANTE E PUBBLICO VANNO OSSERVATE LE REGOLE DI CUI ALLE DIRETTIVE EUROPEE PER GLI APPALTI PUBBLICI.

18 COSTI DIRETTI -5 - ACQUISTO EQUIPMENT(MACCHINARI, PC, ETC.): NECESSARIO E LEGATO ALL AZIONE. VIENE CONSIDERATA ELEGGIBILE SOLO LA PARTE DIDEPREZZAMENTO CORRISPONDENTE ALLA DURATA E ALL UTILIZZO NEL PROGETTO. UNA GIUSTIFICAZIONE DEL BISOGNO DI ACQUISTARE L EQ. VA ALLEGATA AL BUDGET STIMATO. COSTI AMMINISTRATIVI - AFFITTO SALE PER MEETING (COFFE BREAK INCLUSI) - AFFITTO CABINE PER INTERPRETI - COSTI DI COMUNICAZIONE - COSTI PER SERVIZI FINANZIARI - COSTI DI FIDEIUSSIONE E AUDIT ESTERNI

19 COSTI INDIRETTI SONO ELEGGIBILI LE SPESE GENERALI DIAMMINISTRAZIONE (OVERHEADS)SOSTENUTE IN CONNESSIONE AI COSTI DIRETTI. SONO LIMITATE ALLA TARIFFA FORFETARIA DEL 7% SUL TOTALE DEI COSTI DIRETTI ELEGGIBILI DELL AZIONE E INCLUDONO: MANUTENZIONE, FOTOCOPIE, POSTA TELEFONO, FAX, FORNITURE DIUFFICIO, ASSICURAZIONE, RISCALDAMENTO, ELETTRICITA, ACQUA, ETC. COSTI INDIRETTI SE IL BUDGET INCLUDE LA PREVISIONE DIUN COSTO FORFETARIO, TALI SPESE NON VANNO GIUSTIFICATE. N.B.: QUESTI COSTI NON SONO ELEGGIBILI SE IL SOGGETTO STA BENEFICIANDO DIUNA SOVVENZIONE DIGESTIONE DA PARTE DELLA CE

20 COSTI NON ELEGGIBILI COSTI NON ELEGGIBILI - CONTRIBUZIONI IN NATURA, (ES. VOLONTARIATO) - EQUIPAGGIAMENTO GRATIS - RITORNO DI CAPITALI - ONERI PER DEBITI E RELATIVI SERVIZI - DEBITI - PRESTITI PER PERDITE O POTENZIALI FUTURE PASSIVITA - INTERESSI MATURATI - PERDITE DERIVANTI DAI CAMBI - IVA (SE NON SI DIMOSTRA IMPOSSIBILITA DI SCARICARLA) - SPESA ECCESSIVA O INGIUSTIFICABILE - COSTI DICHIARATI DAL BENEFICIARIO E RIGUARDANTI UN ALTRA AZIONE O PROGRAMMA FINANZIATO DA UNA SOVVENZIONE EUROPEA

21 ENTRATE -1 ENTRATE TOTALI= SPESA TOTALE LA PARTE ENTRATE DEL BUDGET DEVE INDICARE: ENTRATE - LA CONTRIBUZIONE MONETARIA DIRETTADA PARTE DELL ATTUATORE O DIUN SOGGETTO TERZO, OVVERO UNA EFFETTIVA MOVIMENTAZIONECHE POSSA ESSERE TRACCIATA NEI CONTI. INSERIRE UN IMPIEGATO A DISPOSIZIONE DEL PROGETTO E CONSIDERATO CONTRIBUZIONE IN CASH QUALORA CIO GENERI UNA SPESA CHE PUO ESSERE IDENTIFICATA NEI CONTI BANCARI DELL ORGANIZZAZIONE DIRIFERIMENTO. - LE ENTRATE GENERATE DALL AZIONE (ES. IL RENDIMENTO PER LA VENDITA DIUNA PUBBLICAZIONE O LE FEE DIINGRESSO AD UNA CONFERENZA) - LA SOVVENZIONE DELLA CE

22 ENTRATE -2 - LA COMMISSIONE CALCOLA LA CONTRIBUZIONE DELL EU COME PERCENTUALE DEL TOTALE DEI COSTI ELEGGIBILI COSI COME INDICATI NEL BUDGET - DOUBLE CEILING RULE: LA REGOLA VUOLE CHE LA SOVVENZIONE SIA LIMITATA SIA ALLA PERCENTUALE DEI COSTI ELEGGIBILI CHE ALL AMMONTARE MASSIMO FISSATO NEL CONTRATTO DI SOVVENZIONE COME E CALCOLATA LA SOVVENZIONE - SE LA SPESA RISULTA MINORE DEL BUDGET, ANCHE LA SOVVENZIONE VIENE RIDOTTA, RIMANENDO PERO APPLICATA LA STESSA CONTRIBUZIONE PERCENTUALE. SE LA SPESA E MAGGIORE DEL BUDGET, LA SEOVVENZIONE NON AUMENTA. - NON PROFIT RULE: SE LE ENTRATE FINALI SARANNO PIU ALTE DEI COSTI, LA SOVVENZIONE SARA RIDOTTA SINO AL PAREGGIO. - UNA MERA PREVISIONE NON DA DIRITTO ALLA SOVVENZIONE.SOLO UNA VOLTA CONSEGNATO IL REPORT FINALE E LO STATEMENT FINALE SULLE SPESE LA COMMISSIONE POTRE CALCOLARE LA SOVVENZIONE DEFINITIVA.

23 Erogazione della sovvenzione - PRE-FINANZIAMENTO DEL 30% - 2 ACCONTODEL 40% SE SI DIMOSTRA DIAVER SPESO ALMENO IL 70% DEL PRE-FINANZIAMENTO. SE SI SPENDE MENO DEL 70% IL SECONDO ACCONTO VIENE RIDOTTO ALL IMPORTO ANCORA NON UTILIZZATO DEL PRE-FINANZIAMENTO. ESEMPIO MODALITA DI PAGAMENTO - IL SALDOVIENE PAGATO DOPO L ACCETTAZIONE DA PARTE DELLA CE DEL REPORT FINALE E DEL FINANCIAL STATEMENT FINALE - LA CE PUO RICHIEDERE UNA FIDEJUSSIONE BANCARIAANTICIPATA CHE E OBBLIGATORIA NEL CASO IN CUI IL PRE-FINANZIAMENTO RAPPRESENTI PIU (ad es.) DELL 80% DELLA SOVVENZIONE E SUPERI (ad es.) , (NON VALE PER I SOGGETTI PUBBLICI E I BENEFICIARI CHE ABBIANO UN ACCORDO QUADRO CON LA CE) - LA GARANZIA E IN EURO E DEVE ESSER VALIDA PER UN PERIODO SUFFICIENTEMENTE LUNGO AFFINCHE POSSA ESSERE EVENTUALMENTE ATTIVATA. SARA LIBERATA MAN MANO CHE LA CE PROCEDE CON I PAGAMENTI O CON IL PAGAMENTO FINALE.

24 Interessi generati sui conti SUL CONTO BANCARIO DEVONO RISULTARE CHIARE LE MOVIMENTAZIONI LEGATE AL PROGETTO E GLI INTERESSI GUADAGNATI CON I PRE- FINANZIAMENTI. IL BENEFICIARIO DEVE INFORMARE LA CE CIRCA GLI INTERESSI GENERATI DA PREFINANZIAMENTI MAGGIORI DI INTERESSI LA NOTIFICA DEVE ESSER FATTA QUANDO SI RICHIEDE IL PAGAMENTO INTERMEDIO O FINALE. GLI INTERESSI SARANNO DEDOTTI DAI PAGAMENTI DELLA COMMISSIONE. GLI INTERESSI GENERATI DA PREFINANZIAMENTI MAGGIORI DI SARANNO RIPRESI ATTRAVERSO UN ORDINE DIRIPRISTINO. I COSTI DIAPERTURA, GESTIONE E CHIUSURA DEI CONTI SONO ELEGGIBILIE VANNO INSERITI NEL BUDGET

25 REPORT ENTRO (SOLITAMENTE) TRE MESI DALLA CONCLUSIONE DEL PROGETTO VANNO PRESENTATI: REPORT FINALE - FINAL IMPLEMENTATION REPORT - FINAL FINANCIAL STATEMENT N.B.:SE LA COMMISSIONE LIRITIENE INSUFFICIENTI CHIEDE INFORMAZIONI AGGIUNTIVE ENTRO 60 GIORNI E SE NECESSARIO SOSPENDE IL PAGAMENTO FINALE FINO A CHE NON GIUNGONO LE INFORMAZIONI RICHIESTE

26 La gestione del progetto Attività contrattuali (Letter of Committment, Grant Agreement, Amendement) Attività di progetto (WP, Tasks, milestones, Gannt) Reportistica (Deliverables di progetto, progress reports, financial statements) I Meeting di progetto La gestione della partnership Azioni trasversali continue (WPX, WPY,WPZ) Project Management Communication, Dissemination & Networking Monitoring & Evaluation

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28 riassumendo

29 La ricerca del co-finanziamento Cosa cofinanziare? Programmazione? Come reperire i partner? Dove reperire le informazioni? Il sito Altre fonti ufficiali

30 Grazie per l attenzione Contatti: Damiano Torre -EU projectsmanager damiano.torre@tin.it