Formati Standard per la documentazione di programma delle iniziative di emergenza

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1 Formati Standard per la documentazione di programma delle iniziative di emergenza Responsabile del Progetto: Cons. d Amb. Bruno Antonio Pasquino, DGCS Ufficio VI Min. Plen. Pier Francesco Zazo DGCS Unità Tecnica Centrale/Area Tematica Emergenza (UTC/ATE) Referenti per successivi contatti con l Amministrazione: Marta Collu, DGCS Uff. VI ; Andrea Senatori, DGCS-UTC ;

2 Descrizione sintetica del progetto. La DGCS ha definito e semplificato la procedura per l istruttoria ed il controllo delle iniziative di emergenza a valere sul cap (canale bilaterale e multi-bilaterale) attraverso l adozione di formati standard. La DGCS si è così dotata di strumenti metodologici e procedurali fondamentali per il miglioramento della qualità dei propri interventi di emergenza, ponendo un attenzione specifica - nella programmazione e nell esecuzione degli stessi - alla performance ed all efficacia in termini di risultati raggiunti e di sostenibilità. Tale standardizzazione tiene conto dei principi internazionali dell Efficacia degli aiuti, quali l orientamento ai risultati, l accountability e la trasparenza. Essa rafforza infatti la capacità degli Uffici di monitorare i programmi finanziati, di verificare attraverso appositi indicatori l'effettivo raggiungimento dei risultati previsti, e di raccogliere e diffondere informazioni sull'uso delle risorse finanziate.

3 Settori interessati Cooperazione allo Sviluppo Aiuto Umanitario Standardizzazione e semplificazione delle procedure Orientamento ai risultati, accountability e trasparenza

4 Situazione antecedente alla realizzazione del progetto. In mancanza di indicazioni sui contenuti e sulla modalità di redazione, i documenti di programma erano redatti in modo disomogeneo. Ciò causava: - carenza di informazioni sugli interventi finanziati (es. ripartizione dei finanziamenti, attività previste e realizzate, risultati previsti e raggiunti, luoghi di esecuzione, partner locali interessati, enti realizzatori, tempistica, ); - insufficiente qualità dei documenti di progettazione che spesso non corrispondevano agli standard qualitativi definiti a livello internazionale e non si inquadravano nelle strategie ed indirizzi del MAE. - difficoltà nel comparare interventi diversi ma realizzati in un unico Paese e/o settore, e miranti al raggiungimento di obiettivi simili. In assenza di un sistema di monitoraggio nel ciclo del Progetto, non veniva inviato alcun rapporto di monitoraggio (periodico e/o finale). Ciò causava: - difficoltà di verificare il raggiungimento dei risultati e la realizzazione delle attività; - carenza di elementi utili ai fini della valutazione dell efficacia e dell efficienza dell intervento e quindi migliorare la capacità di programmazione dell Amministrazione.

5 Principali iniziative in cui si è concretizzato il progetto Realizzazione dei Formati Standard per la documentazione di progetto in uso (Proposta di Finanziamento - PdF; Piano Operativo Generale POG; Variante al POG; Rapporto Quadrimestrale; Rapporto Finale), approvata con Delibera n.63 del Comitato Direzionale del 25/07/2011; Definizione delle procedure e tempistiche redazionali attraverso un apposito Ordine di Servizio del Direttore Generale (O.d.S. n.23 del 28/09/2011); Sperimentazione e avvio di un sistema di monitoraggio integrato nel ciclo del progetto, richiesto anche dalla Peer Review 2009 dell OCSE-DAC.

6 Miglioramenti apportati dal progetto al servizio Migliorate le informazioni sui programmi finanziati: i formati predisposti richiedono infatti l inserimento di dati esaustivi relativi al programma, con riferimento agli elementi essenziali del progetto. Migliorata la qualità dei documenti di progetto, che seguono gli standard internazionali del Project Cycle Management, imponendo la definizione di una logica d intervento finalizzata al raggiungimento di specifici obiettivi. Inoltre, i Formati Standard contengono elementi utili all analisi dei documenti di progetto in relazione alle strategie ed agli indirizzi ministeriali, con riferimento anche all efficacia dell aiuto. Migliorata la possibilità di comparare diversi interventi evitando sovrapposizioni nello stesso Paese e migliorando la stima e congruità dei costi, nonché l efficacia. Migliorata la capacità di verifica del raggiungimento dei risultati e della realizzazione delle attività programmate, grazie alla maggiore qualità dei dati disponibili. Migliorate le capacità di valutare gli impatti e analizzare l efficienza e l efficacia dell intervento e di apprendere dall esperienza, migliorando così programmazione e progettazione degli interventi futuri.

7 Ostacoli più significativi riscontrati nell attuazione del progetto Numero e diversità degli Uffici coinvolti. I documenti di programma hanno dovuto tenere in considerazione le esigenze dei diversi Uffici di cooperazione sul campo e degli Uffici centrali del Ministero. Necessità di conformarsi agli standard internazionali. I formati sono stati realizzati in conformità agli standard internazionali richiesti nell ambito dell Efficacia degli Aiuti ed esplicitati anche nella Peer Review 2009 dell OCSE-DAC, quali l accountability, l orientamento ai risultati ed il rafforzamento della cultura dell apprendimento. Specificità dell emergenza. I formati standard hanno dovuto tenere presente la specificità delle iniziative di emergenza, quali: obiettivi dell aiuto, tempi rapidi di progettazione, e flessibilità e capacità di adattamento a condizioni esterne in costante evoluzione e soggette a repentini cambiamenti.

8 Modalità di coinvolgimento del personale Fase iniziale di progettazione dei formati standard. Riunioni di coordinamento tra il personale dell Ufficio VI e dell UTC / ATE, con il coinvolgimento di alcuni capi programma operanti presso gli Uffici di cooperazione sul campo. Fase di sperimentazione. Invio nell ottobre 2009 delle prime bozze di formati a tutte le Sedi diplomatiche-consolari competenti. Le bozze di formati standard sono state successivamente modificate adattandole ad ulteriori esigenze rilevate durante la sperimentazione anche grazie ai suggerimenti pervenuti dagli Uffici di cooperazione in loco. In questa fase, si è resa necessaria la definizione di un incontro settimanale Ufficio VI - UTC/ATE per l analisi della documentazione di monitoraggio ricevuta. Fase di definizione dei formati standard. A seguito della sperimentazione, i formati sono stati condivisi, anche attraverso incontri ad hoc, con altri Uffici della DGCS nonché con il Nucleo di Valutazione Tecnica del Comitato Direzionale. Fase di approvazione. I formati standard sono stati approvati nel luglio 2011 dal Comitato Direzionale con apposita Delibera.

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