P16 Fornire consulenze ed effettuare studi e ricerche ad hoc

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1 Procedura P16 Fornire consulenze ed effettuare studi e ricerche ad hoc Responsabile processo: Strutture interessate: Dirigente Unità complessa studi, documentazione e biblioteca Tutte Edizione 2 Ridefinizione della procedura 03 feb 2011 Redattore Firma C. Rizzato Responsabile funzione Firma Responsabile processo Firma R. Valente Responsabile qualità Firma P. Vedovato Segretario generale Firma R. Zanon Protocollo n data

2 Indice 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Scopo Ambito di applicazione ed esclusioni Elementi in ingresso del processo Prodotti del processo Identificazione dei clienti/utenti principali del processo Norme di riferimento e vincoli Risorse e strumenti utilizzati RESPONSABILITÀ MODALITÀ OPERATIVE Presentazione della richiesta Presa in carico della richiesta Consegna del prodotto e compilazione scheda - check list di gradimento MONITORAGGIO E REGISTRAZIONI LINEA GUIDA MODULI E MODELLI... 6 Procedura codice di identificazione P16 Edizione n feb 2011 Pagina 2 di 6

3 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 1.1 Scopo Lo scopo del presente processo è l organizzazione di attività finalizzate a rispondere alle richieste di studi, ricerche, dossier, rapporti statistici e consulenze. 1.2 Ambito di applicazione ed esclusioni L attività viene svolta nell ambito delle materie di competenza regionale. Sono escluse dalla presente procedura le attività di consulenza connessa alla assistenza resa alle commissioni consiliari ai sensi dell'articolo 27 del regolamento del Consiglio regionale in sede di commissione medesima in quanto disciplinate all interno della P Elementi in ingresso del processo L INPUT iniziale del processo consiste nel ricevimento della richiesta da parte dell'utente formalizzata (via posta, via fax,via ). 1.4 Prodotti del processo Si articolano in diverse categorie di prodotti realizzati e resi disponibili in varie forme (cartacea, cd-rom, floppy disk, on-line sul sito web del Consiglio regionale del Veneto, seminariale) che in via esemplificativa possono essere così definiti: - Dossier intesi come collazione indicizzata secondo un percorso di lettura, di materiali tratti da fonti documentali, ivi comprese le banche dati in dotazione ed ordinati secondo criteri funzionali alla richiesta del committente; - Consulenza su richieste semplici o complesse con risposte immediate, ove possibile, oppure tempi più lunghi nel caso si manifesti la necessità di eventuali elaborazioni, ricerca documentale ecc. - Studio/Ricerca indagine conoscitiva di tipo statistico, documentale, giuridico su un determinato argomento, anche in collaborazione con Università, Enti e Istituti di ricerca. - Rapporto statistico sintesi, concretizzata in brevi relazioni, tabelle, grafici e cartografie di un determinato argomento di carattere regionale. 1.5 Identificazione dei clienti/utenti principali del processo Consiglieri regionali, gruppi consiliari, Ufficio di presidenza, uffici del CR. 1.6 Norme di riferimento e vincoli DUPCR n. 152 del 25/07/ Risorse e strumenti utilizzati Personale assegnato agli uffici del SSDB. Banche dati, pubblicazioni, cataloghi, ricerche su web e bibliografiche anche presso biblioteche esterne al CR, altri istituti di ricerca, università. 2. RESPONSABILITÀ Il responsabile del processo è il dirigente DRAI. Procedura codice di identificazione P16 Edizione n feb 2011 Pagina 3 di 6

4 3. MODALITÀ OPERATIVE Il processo avviene secondo il seguente schema: P16D01: Realizzazione di dossier, studi/ricerche e rapporti statistici richiedente Servizio studi documentazione e biblioteca Presentazione richiesta assegnazione documentazione P15D07 P15d08 ricerca È una richiesta che necessita specifico progetto di ricerca No si Elaborazione progetto si Validazione progetto no riprogettazione si Attività di ricerca Occorre rivedere il progetto no Stesura documento Consegna documento espressione gradimento del prodotto Elaborazione dati per indicatori fine Procedura codice di identificazione P16 Edizione n feb 2011 Pagina 4 di 6

5 3.1 Presentazione della richiesta Il richiedente contatta lo sportello unico del Servizio studi, documentazione e biblioteca (SSDB) secondo le forme usuali ( , fax, lettera) 3.2 Presa in carico della richiesta In caso di ricerca con progetto la presa in carico viene formalizzata dalla segreteria dell SSDB sotto forma di in cui l SSDB comunica all utente la data di presa in carico della richiesta, l oggetto della richiesta, il codice assegnato alla richiesta e la persona incaricata di seguire il progetto. Se la richiesta non è di competenza esclusiva della biblioteca (se è di competenza della biblioteca vedi P15D07 e P15D08), vi è una seconda scelta da operare valutando se il lavoro necessita di progetto di ricerca, nel qual caso: (P16Lg01: schema progetto linee guida). Inoltro al responsabile della struttura di riferimento, al fine di consentire il coordinamento interno alla struttura, salvo il rispetto delle esigenze di riservatezza, ivi compresa la richiesta di non divulgazione del prodotto, se rappresentate dal cliente (tempi: nello stesso giorno lavorativo della formalizzazione della richiesta). In caso di richieste che presentino caratteristiche proprie a carattere interdisciplinare, inoltro di copia del documento/i sul lavoro da svolgere al responsabile della struttura di riferimento per la valutazione congiunta (tempi: entro un giorno lavorativo successivo al ricevimento della richiesta da parte del responsabile della struttura di riferimento). In tutti i casi si procede compilando (a cura della segreteria su indicazione del responsabile del lavoro) il prospetto descrittivo della richiesta (vedi allegato 1) allegando la/le (o lettera o fax) comprovanti i contatti con il cliente, alla consegna del lavoro si richiede un riscontro (checklist di gradimento -vedi modello P16Mu02). 3.3 Consegna del prodotto e compilazione scheda - check list di gradimento Questa fase costituisce il momento conclusivo del processo - con la consegna del prodotto, il riscontro e monitoraggio del grado di soddisfazione del richiedente, mediante utilizzazione di una check-list ( o lista di riscontro) specificatamente definita, per la verifica e valutazione, da parte delle strutture del Consiglio regionale, del grado di raggiungimento degli obiettivi, della adeguatezza dei modelli organizzativi prescelti dalle strutture preposte alla gestione del processo in esame e del fabbisogno di risorse aggiuntive (professionali, formative e strumentali) per il perfezionamento dei propri standard. E' anche l'unica fase che prevede un adempimento di formalizzazione a cura del richiedente, quale contributo dell utente al processo di permanente autoanalisi da parte delle strutture del Consiglio regionale, in relazione all affinamento delle funzioni di assistenza agli organi istituzionali. Rimane inteso che la valutazione da parte del cliente in ordine ai profili di conformità del prodotto (che afferisce a tipiche prestazioni d'opera intellettuale) a quanto previsto nel caso di progetto di fattibilità, non potrà intendersi come esteso al "gradimento" in ordine all'esito della consulenza o alle risultanze della ricerca, essendo tali esiti e risultanze non nella disponibilità delle strutture ma dipendenti dai contesti e discipline (economiche, sociali, culturali) di riferimento; in altri termini sulle strutture responsabili gravano obbligazioni di mezzi (con Procedura codice di identificazione P16 Edizione n feb 2011 Pagina 5 di 6

6 riferimento agli obblighi inerenti alla disciplina del rapporto di impiego) e non obbligazioni di risultato. 4. MONITORAGGIO E REGISTRAZIONI Il monitoraggio viene effettuato attraverso la registrazione dei dati del processo in un file formato excel nel quale è prevista la registazione delle principali fasi, come da file allegato (allegato 1). I dati vengono conservati per almeno tutta la legislatura successiva a quella nella quale sono state realizzate le ricerche. 5.LINEA GUIDA P16Lg01: Linee guida per la realizzazione dei progetti di ricerca. 6. MODULI E MODELLI Modulo P16Mu02: Check-list di monitoraggio (valutazione ex post) del grado di soddisfazione del richiedente Procedura codice di identificazione P16 Edizione n feb 2011 Pagina 6 di 6

7 Modulo P16Mu02 Ed. 01 del 01/04/2004 CHECK LIST DI GRADIMENTO 1 Il prodotto è conforme 2 a quanto previsto nel progetto di fattibilità? In caso di risposta negativa: Quali sono le difficoltà rilevate? S I NO Il prodotto è stato consegnato nei tempi, forme e numero di copie richieste e concordate? In caso di risposta negativa: Quali sono le difficoltà rilevate? SI NO La comunicazione e la reperibilità del referente individuato sono state garantite? SI NO 1 La check-list va inoltrata dal richiedente alla struttura cui è stato commissionato il prodotto. 2 In ordine ai profili di conformità del prodotto a quanto previsto dal progetto di fattibilità si ricorda, come evidenziato in sede di disamina del processo, che la valutazione da parte del cliente in ordine ai profili di conformità del prodotto ( che afferisce a tipiche prestazioni d'opera intellettuale) a quanto previsto nel progetto di fattibilità, non potrà intendersi come esteso al "gradimento" in ordine all'esito della consulenza o alle risultanze della ricerca, essendo tali esiti e risultanze non nella disponibilità delle strutture ma dipendenti dai contesti e discipline (economiche, sociali, culturali o giuridiche) di riferimento; in altri termini sulle strutture responsabili gravano obbligazioni di mezzi (con riferimento agli obblighi inerenti alla disciplina del rapporto di impiego) e non obbligazioni di risultato.

8 Linea guida P16Lg01 Linee guida per la realizzazione dei progetti di ricerca Strutture interessate: Responsabile processo: Servizio Studi documentazione e biblioteca Dirigente DRAI. Edizione 1 PRIMA EMISSIONE 03 feb 2011 Redattore Responsabile struttura Firma C. Rizzato Firma Responsabile processo Responsabile qualità Firma R. Valente Firma P. Vedovato Segretario generale Firma R. Zanon Protocollo 1727 data

9 Indice 1. SCOPO LIVELLI DI INTERVENTO DEL LAVORO PER PROGETTO Analisi\Valutazione Pianificazione Organizzazione Controllo REALIZZAZIONE DEL PROGETTO DI RICERCA... 4 Istruzione operativa codice di identificazione P16Lg01 Edizione N 1 08 feb 2011 Pagina 2 di 4

10 1. SCOPO Le presenti linee guida hanno lo scopo di illustrare la metodologia che si intende adottare per la realizzazione dei progetti di ricerca. siano essi sollecitati dagli utenti oppure attivati direttamente dal Servizio studi, documentazione e biblioteca (SSDB). Il termine Project Management viene utilizzato per indicare la metodologia del lavorare per progetti. Lavorare per progetti significa impostare una modalità di gestione del lavoro che ha come obbiettivo quello di aumentare l efficienza dei processi e fornire gli elementi più efficaci per apprendere e affrontare il cambiamento. 2. LIVELLI DI INTERVENTO DEL LAVORO PER PROGETTO L impostazione di questa metodologia di lavoro comprende fondamentalmente quattro livelli di intervento nei quali sono evidenziati gli aspetti di cui tenere conto nella stesura di un progetto di lavoro: 1. Analisi \ Valutazione 2. Pianificazione 3. Organizzazione 4. Controllo 2.1 Analisi\Valutazione L analisi comprende l individuazione del contesto in cui si deve operare, dei vincoli di tempo economici e di qualità di cui tenere conto, delle risorse disponibili e soprattutto degli obiettivi finali da raggiungere e dei possibili rischi da valutare per il loro raggiungimento. 2.2 Pianificazione La pianificazione permette di impostare le attività da intraprendere, stimare la loro durata e la disponibilità delle risorse per attuare il progetto nel rispetto dei tempi prefissati e le modalità prestabilite. 2.3 Organizzazione L organizzazione serve a predisporre i gruppi di lavoro, allocare le risorse, stabilire i loro ruoli all interno del progetto, stabilire le procedure da seguire secondo determinati standard o comunque regole. 2.4 Controllo Il controllo permette di seguire l evoluzione dei lavori e di evidenziare le differenze tra ciò che si era stimato inizialmente per lo sviluppo del progetto e ciò che è stato realmente realizzato. Nel caso in cui emergano delle differenze si cerca di individuare le possibili cause di questi scostamenti e intraprendere delle azioni correttive. Istruzione operativa codice di identificazione P16Lg01 Edizione N 1 08 feb 2011 Pagina 3 di 4

11 3. REALIZZAZIONE DEL PROGETTO DI RICERCA Il capo progetto fa una prima analisi del progetto e acquisisce le informazioni necessarie per individuare la soluzione più opportuna e assegna l incarico di realizzazione del progetto di ricerca. Viene prodotto un documento contenente: - Titolo del progetto di ricerca - Dati informativi sul richiedente - Introduzione (descrizione dello stato dell arte nell ambito della materia riguardante il progetto) - Obiettivi del progetto di ricerca (definizione delle finalità e degli obiettivi della proposta, in relazione alle esigenze espresse dalla committenza ed alle possibilità di analisi offerte dagli strumenti di ricerca individuati). - Metodologia operativa (analisi del fabbisogno dei dati necessari per lo svolgimento del lavoro; individuazione degli strumenti di ricerca più adeguati per il raggiungimento degli obiettivi prefissati (strumenti qualitativi o quantitativi, analisi di dati statistici primari o secondari, analisi bibliografica, ecc.); descrizione dettagliata delle azioni in ciascuna fase di lavoro e segnalazione delle risorse hardware/software necessarie per la realizzazione del progetto). - Metodologia organizzativa (identificazione del gruppo di lavoro, comprendente eventuali esperti/consulenti interni ed esterni e individuazione di ruoli e funzioni). - Prodotto (descrizione dell output da consegnare alla committenza: modalità di stesura del rapporto di ricerca, suddivisione in eventuali parti/capitoli, tipo di formato (Word, PowerPoint, ecc.), caratteristiche del prodotto, numero di cartelle e/o numero di caratteri dell eventuale documento; descrizione eventuali allegati statistici e cartografici). - Piano di lavoro della progettazione (affidamento compiti ai partecipanti al progetto di ricerca; definizione di ruoli e funzioni all interno del progetto in relazione a: modalità e tempi di svolgimento delle fasi operative del progetto, supervisione dei processi di raccolta ed analisi dati, valutazione del rapporto di ricerca finale). - Tempi di realizzazione e stato di avanzamento lavori (schema sintetico con i tempi di realizzazione delle varie fasi individuate, scadenze e momenti di valutazione intermedi). - Preventivo costi (preventivo dettagliato delle voci di costo di ogni singola azione della ricerca, con eventuale disaggregazione dei costi per l utilizzo di risorse interne e esterne). Istruzione operativa codice di identificazione P16Lg01 Edizione N 1 08 feb 2011 Pagina 4 di 4