Istruzione Operativa. Redazione ed emissione del rapporto di prova
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- Antonina Leonora Ferri
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1 Pagina 1 di 6 Istruzione Operativa Redazione ed emissione Il presente documento in formato cartaceo privo del timbro di colore blu COPIA CONTROLLATA n è da ritenersi non valido come documento di riferimento. Il documento originale nello stato di revisione corrente è quello disponibile sul sito intranet aziendale. Questo documento è riservato e non può essere diffuso all esterno dell Agenzia Regionale per la Protezione dell Ambiente Ligure, se non dietro autorizzazione della Direzione competente. Descrizione ultima modifica: Par. 4.2: definite le modalità di espressione della dichiarazione di conformità a fronte di limiti espressi in documenti di valenza contrattuale stipulati con i clienti. Previsto, in casi particolari e definiti, che il risultato sia espresso senza associare il valore dell incertezza stimata. Documento approvato da: Responsabile UO CAT DS Documento emesso da: ORS
2 Pagina 2 di 6 1 CAMPO DI APPLICAZIONE La presente Istruzione Operativa definisce le modalità di redazione ed emissione del Rapporto di prova prodotto dai Laboratori ARPAL. 2 RESPONSABILITÀ DI APPLICAZIONE La responsabilità dell applicazione della presente Istruzione Operativa è attribuita agli operatori di laboratorio addetti alla refertazione e al Responsabile dell Unità Operativa Laboratorio. 3 PREMESSA L organizzazione multisito del Laboratorio ARPAL, che prevede tra l altro alcune specializzazioni sulle singole sedi, rende routinario il trasferimento di frazioni e a volte di interi campioni dalla sede di I accettazione a una o più delle altre sedi (II accettazione). Si può verificare che: 1. il Laboratorio di I accettazione esegua alcune prove, inviando frazioni ad una o più delle altre sedi per completare le prove richieste; 2. il Laboratorio di I accettazione non esegua alcuna prova. In questo caso il Laboratorio di I accettazione invia al Laboratorio di II accettazione l originale del verbale di prelievo del campione, il campione nonché le eventuali aliquote controcampione. Ogni sede che esegue prove rispetto a un dato campione produce un Rapporto di prova. Il Rapporto di prova finale è sempre redatto dal Laboratorio di I accettazione, che lo trasmette al cliente con allegati gli eventuali Rapporti di prova prodotti dalle altre sedi di prova. Le seguenti attività: stoccaggio delle aliquote controcampione; gestione dei flussi comunicativi previsti in caso di campione non regolamentare (vedi IOP-REFE-02-AR); accordi con la controparte per l esecuzione di analisi di seconda istanza, nonché invio di aliquota controcampione agli Istituti incaricati in caso di revisione di analisi. Sono a carico nel caso 1. della sede di I accettazione e nel caso 2. della sede di seconda accettazione; le comunicazioni di campione non regolamentare, se prodotte dalla sede di II accettazione, vengono comunque trasmesse in copia alla sede di I accettazione. In ogni caso, il Laboratorio di I accettazione provvede a compilare il campo RifCampDipRicevente con il numero di accettazione attribuito alla frazione/al campione dal Dipartimento che ha eseguito le prove fuori sede AnnoDipNumRegistroAPR ; (esempio 10GE4843 ).
3 Pagina 3 di 6 4 COMPILAZIONE ED EMISSIONE DEL RAPPORTO DI PROVA Una volta verificato il completamento delle prove previste sul singolo campione (presenza in refertazione di tutti i fogli di lavoro compilati e firmati per validazione), l addetto procede a: costituire il fascicolo del campione assemblando verbale di prelievo/richiesta, fogli di lavoro ed eventuale modulistica compilata (modelli relativi a non conformità al ricevimento e/o a campione non regolamentare); compilare il Rapporto di prova seguendo le indicazioni fornite al par. 3.1; stampare il Rapporto di prova; verificare la completezza del Rapporto rispetto alla richiesta del Cliente, apponendo la propria sigla per avvenuta verifica; allegare gli eventuali Rapporti di prova prodotti in altra sede; sottoporre il documento all approvazione finale del Responsabile dell Unità Operativa Laboratorio. Il Responsabile dell Unità Operativa Laboratorio, dopo aver valutato: la congruenza dei dati riportati; l adeguatezza del Rapporto rispetto alla richiesta del Cliente; il giudizio di conformità espresso dai Responsabili di Settore, compreso il caso di giudizio espresso sui rapporti di prova allegati di altri Laboratori, quando presenti la necessità di esprimere in un apposito documento pareri e/o interpretazioni utili alla comprensione dei risultati di prova ed al loro corretto utilizzo o richiesti dal Cliente, appone la propria firma nell apposito campo, autorizzando l emissione del documento. Nel caso ravvisi la necessità di fornire al Cliente informazioni aggiuntive (pareri e/o interpretazioni) provvede a redigere una nota in argomento o incarica della sua redazione una persona qualificata. Il Rapporto di prova viene quindi trasmesso al Cliente secondo le modalità concordate. In caso di necessità di emissione di un nuovo rapporto di prova in sostituzione ed annullamento di un precedente già trasmesso, è compito del Laboratorio avere evidenza dal cliente dell avvenuta ricezione di quest ultimo. 4.1 Formato e contenuti standard Il rapporto di prova è identificato univocamente attraverso il titolo Rapporto di prova n. del, dove il numero è quello del Registro campioni assegnato al campione al momento del ricevimento e la data è quella della firma del Rapporto da parte del Responsabile del Laboratorio. Ogni singola pagina è numerata e riporta la dicitura segue su pag. ; l ultima pagina riporta l indicazione di Fine rapporto. Totale pagine. Il rapporto di prova deve sempre contenere le seguenti informazioni: Denominazione e indirizzo del laboratorio che ha eseguito la prova
4 Pagina 4 di 6 Denominazione del Cliente/committente Descrizione e identificazione dell oggetto sottoposto a prova Data e ora di ricevimento del campione Data di inizio/fine di ciascuna prova Soggetto prelevatore Identificazione del metodo di prova utilizzato Il risultato della prova, con la relativa unità di misura Il limite di rivelabilità (LDR) /di quantificazione (LDQ) nei casi in cui il risultato sia inferiore a tali valori o se definito come requisito per l applicazione del metodo dalla normativa vigente. Se il valore riportato è il limite di quantificazione, specificare LDQ a fianco al numero inserito. Riferimenti alla normativa applicabile Nome, funzione e firma della persona che autorizza l emissione (Responsabile U.O. Laboratorio) Nota: limitatamente alle analisi per la ricerca di pesticidi su alimenti di origine vegetale, sul rapporto di prova vengono riportate le specifiche fonti normative e i relativi valori di riferimento solo nel caso in cui vengano rilevate concentrazioni dei medesimi superiori ai limiti di quantificazione del metodo. Al termine del rapporto viene riportata una dichiarazione attestante che i risultati contenuti si riferiscono solo ai campioni sottoposti a prova. Inoltre, viene dichiarato che il rapporto non può essere riprodotto parzialmente senza approvazione scritta del Responsabile U.O. Laboratorio. 4.2 Altri contenuti del Rapporto di prova Il Rapporto di prova contiene inoltre, quando pertinente, le seguenti informazioni: una dichiarazione circa la conformità o meno del risultato rispetto ad un limite di legge/ valore guida, quando il risultato di prova va confrontato con quest ultimo. Tale dichiarazione va espressa in modo omogeneo con : Campione conforme al DM/ Reg./ ecc, n.. per i parametri analizzati tenuto conto dell incertezza 0ppure Campione NON conforme al DM/ Reg./ ecc, n.. per il/i parametro/i tenuto conto dell incertezza. Qualora il risultato vada confrontato con un limite stabilito all interno di un accordo formalizzato con il cliente, a dichiarazione di conformità del risultato a tale limite va espressa nel modo seguente: Campione conforme/non conforme ai limiti di riferimento dell accordo/ convenzione/protocollo/altro, (1).., (1) riportare gli estremi identificativi del documento di riferimento (data, prot, ecc.).
5 Pagina 5 di 6 Nel caso in cui, avendo applicato le regole decisionali di cui alla IOP-METO-04-AR, non è comunque possibile esprimere né la conformità né la non conformità del campione rispetto a un limite di legge, si riporta la seguente espressione. Il valore misurato, tenuto conto dell incertezza, non risulta significativamente maggiore del limite di legge/di riferimento al livello di confidenza del 95%. la stima dell'incertezza di misura quando il risultato è non conforme o ricade nell intervallo limite ± incertezza di misura del metodo. Quando occorre esprimere la stima dell incertezza di misura le linee analitiche, oltre a inserire il valore nel campo risultato valore numerico inseriscono l incertezza nel campo risultato valore descrittivo esprimendola in uno dei seguenti modi: come +/- (valore dell incertezza) oppure come tra (valore minore) e (valore maggiore) oppure come lim.inf (valore minore) lim.sup. (valore maggiore) Al momento dell inserimento di tali dati viene riportata una delle seguenti espressioni: Se sono presenti risultati corredati da valori di incertezza: Incertezza estesa calcolata con fattore di copertura k=2 (o altro valore) corrispondente al livello di fiducia del 95% (o altro valore); Se sono presenti risultati corredati da limiti di confidenza: Incertezza estesa espressa come intervallo di confidenza con livello di fiducia del 95% (o altro valore); Se nel RdP sono presenti risultati corredati sia da limiti di confidenza sia da valori di incertezza, vanno riportate entrambe le frasi di cui sopra. In alcuni casi, per necessità del cliente, per specifiche motivazioni documentabili, può essere necessario esprimere il risultato privo dell incertezza associata (vedi IOP- CVAM-01-AR Controllo acque di balneazione ai sensi del D.Lgs. 116/08 e ss.mm.ii.). Per l espressione del risultato con un numero di cifre significative fare riferimento alla IOP-METO-04-AR. informazioni richieste espressamente dal Cliente condizioni del campione al ricevimento quando influenti sui risultati di prova. Se pertinenti, vengono riportate sul Rapporto di prova, nel campo riscontro complessivo esiti : note sulla procedura di campionamento, quando richiesto dalla leggi o dal cliente; informazioni relative allo svolgimento della prova (in particolare eventuali deviazioni occasionali rispetto a quanto riportato nei metodi di prova); pareri e interpretazioni relativi ai risultati di prova, evidenziati come tali. Qualora il campo nel rapporto di prova non fosse sufficiente, le informazioni sopra evidenziate sono riportate in apposito allegato.
6 Pagina 6 di 6 Allegati Vengono allegati al Rapporto di prova trasmesso al cliente: i Rapporti di prova emessi da altri laboratori, compresi quelli emessi da altre sedi del multi sito ARPAL il Verbale di apertura campione, quando previsto Eventuali pareri/ informazioni aggiuntive sopra definite che non trovino spazio nel Rapporto di prova. 5 ARCHIVIAZIONE DEL RAPPORTO DI PROVA E DEI DOCUMENTI CORRELATI Il fascicolo relativo al campione, identificato con il relativo n del Registro campioni, viene archiviato presso l archivio del Laboratorio, a cura del personale addetto all accettazione/refertazione, sotto la responsabilità del Responsabile di Laboratorio. Oltre al Rapporto di prova e ai relativi allegati vengono archiviati nel fascicolo gli eventuali Modelli di comunicazione trasmessi, con evidenza dell invio/della ricezione via fax (NC all accettazione, modelli di comunicazione urgente esiti non conformi)
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