MAW DOCUMENT MANAGEMENT. Sistema di Gestione Documentale per Aziende e Pubbliche Amministrazioni

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1 MAW DOCUMENT MANAGEMENT Sistema di Gestione Documentale per Aziende e Pubbliche Amministrazioni

2 Cos è MDM! mdm (Maw Document Management) è la soluzione di Enterprise Content Management, per la gestione dell intero ciclo di vita del documento (dalla produzione alla conservazione a norma di legge) di aziende e Pubbliche Amministrazioni, basata su piattaforma Alfresco.! Il sistema mdm ha una struttura modulare che integra le funzioni di base, di archiviazione, con le funzioni di protocollazione informatica a norma AgID, fatturazione elettronica (in entrata ed in uscita), servizi di firma digitale, gestione PEC/Mail, gestione organigramma, agenda avanzata, conservazione sostitutiva in house o presso provider accreditato AGID (MEDIATICA), servizi di Postalizzazione Online, Gestione Documentale avanzata.

3 Modalità di installazione (in House o in ASP) In House: installazione su proprio client sfruttando dotazioni hardware e software del cliente ASP (Application Service Providing) Nessuna necessità di installare software aggiuntivo, se non un semplice browser. Benefici in termini di aggiornamento e manutenzione del prodotto. PIATTAFORME SUPPORTATE Client! Server! Mobile!

4 Enterprise Content Management! La piattaforma di Enterprise Content Management, basata sulla tecnologia open source Alfresco, consente in maniera estremamente flessibile e personalizzabile, la gestione del flusso documentale dell organizzazione o azienda.! Punti di forza! Open source! Abbattimento dei costi! Collaboration! Dematerializzazione! Supporto WorkFlow documentale! Aumento produttività!

5 FUNZIONALITA! Fatturazione elettronica! (invio-ricezione)! Conservazione sostitutiva e digitale! Protocollo! Gestione Uffici! GESTORE! DOCUMENTALE! Integrazione firma! digitale, remota e! massiva! /PEC! Processi documentali! Rubrica! Postalizzazione OnLine! Agenda!

6 ACCESSO AL SISTEMA!

7 HOME! Dopo aver effettuato il login, viene visualizzata la schermata iniziale. Nella Home del sistema sono presenti tutte le AOO associate all account di accesso.!

8 BACHECA! Ciascuna AOO, nella pagina iniziale, si presenta con una schermata riassuntiva delle attività e dei protocolli assegnati, documenti in lavorazione, nuove /pec, notifiche di fatturazione, e altre funzionalità rapide di scelta.!

9 PROTOCOLLO A NORMA AgID

10 Nucleo Minimo!! Supporto alle funzionalità definite dal Nucleo minimo di Protocollo (Rif. Testo Unico! DPR 445/2000, art. 53).!! Registrazione! Ricerca protocolli! Classificazione! Registro di protocollo! Segnatura! Conservazione del registro di protocollo!! PROTOCOLLO!! Interoperabilità!! Gestione dell'interoperabilità tra registri di protocollo di entità differenti grazie alla generazione ed all'acquisizione dei file della segnatura di protocollo.! (segnatura.xml)!!

11 PROTOCOLLO! Console di amministrazione!! Gestione dati AOO! Gestione Account /pec! Formato e customizzazione etichette! Gestione organigramma! Gestione utenti e gruppi!! Reportistica!! Stampa registri! Generazione report delle attività! Generazione report statistici! Registro giornaliero di protocollo!! Sicurezza!! Log di sistema! Audit applicativo delle attività! Autenticazione degli utenti! Controllo degli accessi: sulla base di ruoli e appartenenza a gruppi per ogni utente vengono definite le azioni disponibili e i permessi sui singoli documenti!!

12 PROTOCOLLO! PROTOCOLLO! Funzionalità aggiuntive!! Firma digitale e remota! Firma Elettronica Avanzata (Desk e Mobile)! Integrazione con caselle di posta PEC! Gestione caselle di posta tradizionali (non PEC)! Invio documentazione elettronica in Conservazione Sostitutiva! Gestione Registri (Emergenza, conservazione a norma)! Acquisizione documenti da scanner e da ! Rubrica!

13 PROTOCOLLO! Lista protocolli!

14 PROTOCOLLO! Lista protocolli singolo protocollo selezionato!

15 PROTOCOLLO! Filtri su lista protocolli!

16 PROTOCOLLO! Anteprima documento!

17 PROTOCOLLO! Creazione nuovo protocollo!

18 PROTOCOLLO! Nuovo protocollo associazione documenti!

19 PROTOCOLLO! Funzione di associazione documenti!

20 MAIL - PEC MANAGER

21 MAIL - PEC MANAGER! Gestione posta in arrivo!

22

23 MAIL - PEC MANAGER! Creazione nuovo messaggio!

24 ORGANIGRAMMA

25 ORGANIGRAMMA Gestione Amministrazione! Creazione Uffici Gestione Gruppi Gestione Permessi su Documenti Gestione Ruoli/Funzioni

26 ORGANIGRAMMA! Creazione e gestione organigramma!

27 ORGANIGRAMMA! Creazione e gestione organigramma!

28 ORGANIGRAMMA! Gestione ruoli e permessi!

29 FATTURAZIONE ELETTRONICA Invio e ricezione

30 FATTURAZIONE ELETTRONICA! Fatturazione Elettronica Conservazione Sostitutiva In House Inserimento dati! Scelta delle classi documentali da conservare! Generazione xml! Gestione sezionali e lotti per ogni classe documentale! Firma digitale a norma! Firma dei documenti! Invio diretto al sistema SDI o via PEC! Monitoring delle notifiche! Conservazione a norma! Chiusura del lotto con controlli di integrità! (numerazione e presenza firma sul documento) e creazione file di chiusura (anche automatica in base a dei criteri scelti)!! Firma e marca temporale del file di! chiusura del lotto!

31 FATTURAZIONE ELETTRONICA! Creazione nuova fattura!

32 FATTURAZIONE ELETTRONICA! Il sistema permette di ricevere ed estrarre la fattura elettronica allegata alla PEC, per la sua immediata approvazione, rifiuto, o associazione ad un processo documentale.

33 FATTURAZIONE ELETTRONICA! Le notifiche di esito ricevute, sulla casella di posta elettronica, vengono collegate direttamente alla fattura precedentemente importata.

34 FATTURAZIONE ELETTRONICA! Generazione della notifica di esito per accettazione o rifiuto della fattura.! Possibilità di firmare la notifica di esito generata ed inviarla con un click.!

35 AGENDA

36 AGENDA!

37 AGENDA!

38 RUBRICA

39 RUBRICA!

40 RUBRICA!

41 ALTRI BUONI MOTIVI PER SCEGLIERE mdm

42 COLLABORATION! Gestione WorkFlow, Processi avanzati, Processi personalizzati

43 SICUREZZA DEI DATI! Encryption dei dati. Autenticazione degli utenti. Controllo degli accessi. Integrazione LDAP, AD, ecc. Validità legale garantita. Log di sistema. Auditing.

44 SERVIZI INTEGRATI E USABILITY! SERVIZI DI TERZE PARTI Firma digitale/biometrica Firma massiva Firma remota Conservazione sostitutiva Conservazione Esibizione Rettifica Cancellazione ZERO TRAINING La nostra piattaforma è studiata per poter essere utilizzata in maniera semplice ed intuitiva.

45 RISPARMIO AUMENTO DELLA PRODUTTIVITÀ -70% +70% su costi di carta, stampa e spese postali di tempo guadagnato 0% documenti perduti

46 TUTTO A PORTATA DI CLICK LE funzionalità mdm sono integrate tra loro per un più rapido e semplice utilizzo.

47 Sistema di Gestione Documentale per Aziende e Pubbliche Amministrazioni GRAZIE Web: Tel.:

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