Manuale per la compilazione on-line della domanda di pagamento (richiesta di accertamento a titolo di Stato avanzamento lavori/ Saldo)

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1 Manuale per la compilazione on-line della domanda di pagamento (richiesta di accertamento a titolo di Stato avanzamento lavori/ Saldo) Firenze, 8 luglio 2013 versione 3 MODIFICHE RISPETTO ALLA VERSIONE PRECEDENTE : Revisione sezione Accesso al sistema con indicazioni nuovo portale - nuova sezione Inserimento Monitoraggio Revisione paragrafo Documenti Revisione sezione Sottoscrizione ed inoltro della domanda NB: le immagini utilizzate sono relative sia alla piattaforma FAS (sfondo verde) che alla piattaforma POR CREO (sfondo azzurro) perché la procedura di inserimento rendicontazione è identica.

2 Sommario 1. ACCESSO AL SISTEMA... 1 Accesso con smart card... 1 Accesso con user id e password ACCESSO ALL ANAGRAFE INSERIMENTO E MODIFICA DELLE MODALITÀ DI PAGAMENTO INSERIMENTO DELLA DUA DI RICHIESTA ACCERTAMENTO... 5 (Rendicontazione per Stato Avanzamento Lavori O Saldo) INSERIMENTO DEL MONITORAGGIO SEZIONE RENDICONTAZIONE... 9 Scelta del progetto da rendicontare... 9 Inserimento fornitori Inserimento fatture ed altri documenti di spesa Inserimento Giustificativi di pagamento Voci di spesa Documenti MODIFICA DELLA DOMANDA INSERITA CHIUSURA E FIRMA DELLA DOMANDA INSERITA Firma della sezione Rendicontazione Sezione Firma Chiusura della domanda SOTTOSCRIZIONE ED INOLTRO DELLA DOMANDA Trasmissione della domanda con Firma digitale Trasmissione della domanda con Firma elettronica... 29

3 1. ACCESSO AL SISTEMA Le domande di pagamento (rendicontazione) devono essere redatte online sul sito Internet Per accedere all Area Riservata occorre aver preliminarmente richiesto ad Artea il rilascio di User id e password. Alla pagina per la registrazione al sistema si accede mediante il link Richiesta accesso e visibilità (Fig. 1 ) Fig.1 Per accedere al sistema agire sul link Pratiche on line presente sulla home page del sito Artea. (Fig.1) Accesso con smart card Se l utente ha richiesto l abilitazione all accesso associata a Smart card il sistema procede all identificazione automaticamente; l utente deve digitare il proprio PIN. (Fig.2) Fig.2 1

4 Il sistema si posiziona sulla pagina di presentazione dell area riservata Artea (Fig.3). Per entrare sul programma FAS selezionare l'immagine del relativo logo. Quindi cliccare sul link Istanze ed istruttorie dei Fondi FAS Fig.3 Accesso con user id e password Se invece l'accesso al sistema viene effettuato attraverso user id e password. Selezionare l'immagine del logo FAS, quindi cliccare sul link Istanze ed istruttorie dei Fondi FAS (Fig.3) e inserire le proprie credenziali (Fig.4). Fig.4 2

5 2. ACCESSO ALL ANAGRAFE La pagina che si apre una volta eseguito il login costituisce la home-page del sistema gestionale FAS. Tale pagina contiene una maschera di ricerca, in cui l'utente deve inserire il codice fiscale per ricercare i propri dati anagrafici. Per tornare alla home-page durante la navigazione cliccare sul logo FAS in alto a sinistra. Per accedere ai procedimenti riguardanti la propria Azienda o Ente, inserire il codice fiscale e agire sul bottone. (Fig.5) Fig.5 Sotto la maschera di ricerca appare il risultato della ricerca appena effettuata; agire quindi sul link posto sulla Denominazione dell impresa per accedere alla pagina dedicata all Anagrafica Azienda (Fig.6) Fig.6 Si suggerisce di verificare i dati registrati ed eventualmente procedere all aggiornamento degli stessi mediante collegamento con le banche dati dell Anagrafe Tributaria e del Registro Imprese attivabili con gli appositi tasti. 3

6 3. INSERIMENTO E MODIFICA DELLE MODALITÀ DI PAGAMENTO Agendo sul link Modalità di pagamento presente sul menù di sinistra è possibile verificare l'esistenza e la correttezza dei dati relativi al conto corrente intestato al Beneficiario presso cui l'amministrazione dovrà effettuare i versamenti del contributo spettante. Nel caso si rendesse necessario inserire nuova modalità di pagamento procedere come segue: accedere alla voce di menù Modalità di pagamento, agire sul tasto (Fig.7). Per modificare una modalità esistente agire sul link in corrispondenza della prima colonna dell elenco (N.Conto), cliccando sul numero di conto corrente da aggiornare. Fig. 7 4

7 4. INSERIMENTO DELLA DUA DI RICHIESTA ACCERTAMENTO (RENDICONTAZIONE PER STATO AVANZAMENTO LAVORI O SALDO) Ricercata l'anagrafica del beneficiario ed eseguito l'accesso ai dati anagrafici di questo, agire sul link Procedimenti (Fig.8) e quindi selezionare il tasto DUA dal quale si accede all elenco di tutte le domande presenti sul sistema per il Beneficiario selezionato. Quindi in fondo all elenco delle domande eventualmente già presenti cliccare sul tasto Nuova (Fig. 9) Fig. 8 Fig. 9 Dal menù Tipo istanza scegliere DUA [10000] quindi dopo aver cliccato sul tasto (Fig.10) Fig.10 5

8 confermare l inserimento della domanda cliccando sul tasto (Fig. 11) Fig. 11 Terminata la creazione della nuova domanda il sistema si posiziona sulla prima pagina della domanda appena creata. Dal menù Opportunità selezionare la linea d intervento sulla quale è stato presentato il progetto che si intende rendicontare; quindi dal menù Tipo selezionare Richiesta di accertamento per saldo (nel caso di rendicontazione finale) oppure Richiesta di accertamento per stato di avanzamento lavori (nel caso di rendicontazione intermedia) e cliccare sul bottone (Fig.12) Fig. 12 Nel Menù di sinistra si attiva il riquadro PAGAMENTI composto dalla sezione RENDICONTAZIONE. Al centro della pagina viene riportata la scelta effettuata, preceduta dal simbolo può procedere all eliminazione di una eventuale scelta errata (Fig. 13). selezionando il quale si In tal caso verrà eliminata anche la relativa sezione (Rendicontazione) dal menù di sinistra. 6

9 Fig. 13 7

10 5. INSERIMENTO DEL MONITORAGGIO Nel caso in cui non sia stato eseguito un monitoraggio nei 7 giorni precedenti alla data attuale di compilazione della domanda, è necessario procedere con l inserimento della Scheda di Monitoraggio, scegliendo nuovamente dal menù Opportunità la linea di intervento sulla quale è stato presentato il progetto e dal menù Tipo l opzione Monitoraggio. (Fig.14) Fig. 14 Nel menù di sinistra si apre la sezione MONITORAGGIO contenente il link alla Scheda di monitoraggio da compilare. Per le specifiche istruzioni di compilazione della Scheda di monitoraggio si rimanda all apposito manuale disponibile su nella sezione Manuali di compilazione online. 8

11 6. SEZIONE RENDICONTAZIONE La sezione RENDICONTAZIONE è il contenitore dei fornitori dei beni e servizi, dei documenti giustificativi di spesa e dei giustificativi di pagamento collegati al progetto e dunque alle voci di spesa da rendicontare. Sulla pagina sono presenti vari link: Inserimento nuovi fornitori/altri soggetti; Inserimento fornitori esteri attraverso i quali accedere alle funzioni di inserimento dati anagrafici dei fornitori utilizzati che dovranno poi essere inseriti nella rendicontazione. (Fig. 15) Fig. 15 Scelta del progetto da rendicontare La prima scelta da fare è quella del progetto che si intende rendicontare, anche nel caso in cui l azienda abbia presentato una sola domanda di finanziamento (Fig.16). Si procede quindi selezionando nel menù a tendina Progetto il progetto da rendicontare e cliccando sul bottone. Fig. 16 9

12 Il progetto scelto è evidenziato con il suo numero identificativo nel sistema Por Creo (Cup Artea) e il titolo. In caso di scelta errata agire sul Cestino posto all'inizio del record (Fig.17) per eliminare il progetto e procedere con la scelta corretta. Fig. 17 Inserimento fornitori La ricerca e inserimento nella rendicontazione dei fornitori utilizzati si compie mediante il link Inserimento fornitori presente sotto la scelta progetto (vedi Fig.17) Cliccando sul link si apre la maschera di ricerca. Digitare i dati del fornitore (è sufficiente il codice fiscale o la partita iva) in uno dei campi presenti nella maschera e cliccare sul tasto presente nell ANAGRAFE appare immediatamente sotto la maschera (Fig. 18). Se il fornitore è già Fig. 18 Per selezionare il fornitore basta cliccare sulla Denominazione. Il fornitore selezionato verrà inserito nella griglia sottostante (Fig. 19) Fig.19 In caso di errore il fornitore selezionato può essere eliminato cliccando sul Cestino accanto al nome (Attenzione se si sono inseriti documenti per quel fornitore verranno eliminati). 10

13 Nel caso in cui il fornitore non sia presente in ANAGRAFE occorre inserirlo agendo sul link Inserimento nuovi fornitori/ altri soggetti o, se si tratta di ditte estere e perciò non presenti nell anagrafe tributaria italiana, cliccando sull apposito link Inserimento fornitori esteri (Fig.20). Fig. 20 Digitando il codice fiscale nell apposito campo e agendo sul tasto il soggetto ed i dati relativi vengono inseriti in anagrafe; si continua l implementazione dei dati relativi al soggetto agendo sul tasto. L operazione si conclude agendo sul tasto. (Fig. 21). Fig. 21 Per inserire invece i dati di una ditta ESTERA occorre agire sul link Inserimento fornitori esteri. La compilazione prevede una maschera contenente più campi della precedente da compilare completamente. Terminato l inserimento si agisce sul tasto gestionale di ARTEA. e il fornitore verrà registrato nel sistema Si suggerisce di completare l inserimento di tutti i fornitori prima di passare alla parte sottostante relativa all inserimento dei documenti di spesa. 11

14 Inserimento fatture ed altri documenti di spesa Una volta inserito il fornitore cliccare sotto Documenti di spesa su NUOVO (Fig. 22) Fig.22 Si apre una nuova maschera in cui inserire i dati del documento (Fig.23): Fig Fornitore: è già compilato con il nome del fornitore del quale stiamo inserendo il documento di spesa; - Numero: inserire il numero della fattura o altro documento di spesa; - Data: inserire la data del documento di spesa; - Importo netto: inserire importo imponibile; - IVA: inserire eventuale importo IVA; - Ritenute: inserire le eventuali ritenute; - Tipo di documento: selezionare il tipo di documento dall elenco disponibile (Es. Fattura, Notula, etc.) - Soggetto che ha sostenuto la spesa: scegliere il soggetto beneficiario che ha materialmente sostenuto la spesa. Nel caso di raggruppamenti di imprese nel menù a tendina saranno presenti tutti i soggetti facenti parte il raggruppamento, occorrerà effettuare pertanto l'opportuna scelta. Al termine cliccare sul tasto ; 12

15 Con il salvataggio si attiva l'icona per l'inserimento della copia digitale del documento di spesa (Fig.24) Fig.24 Si attivano inoltre nella stessa maschera i link GIUSTIFICATIVI e VOCI DI SPESA (Fig.24). Agendo su tali link è possibile inserire nell'ordine: gli estremi dei documenti giustificativi del pagamento della spesa sostenuta e le relative copie digitali (es.: copia dell'assegno, della contabile del bonifico ecc.) e il collegamento fra il documento di spesa e le voci di spesa del quadro economico del progetto. Tali inserimenti sono descritti più avanti. Per tornare alla pagina principale agire sul link Chiudi e aggiorna (Fig.24). Per inserire un ulteriore documento di spesa sullo stesso fornitore cliccare sul link NUOVO e ripetere le operazioni precedenti. Di fianco ad ogni documento di spesa inserito si attiva l icona attraverso la quale è possibile allegare i necessari Documenti a corredo (Fig.25). Una volta provveduto al loro caricamento è possibile eliminarli, in caso di errore, sempre cliccando sul Cestino. Fig.25 13

16 Inserimento Giustificativi di pagamento Per inserire i giustificativi di pagamento relativi alle fatture e ai documenti di spesa appena inseriti cliccare su documenti accanto al codice fiscale del fornitore, quindi cliccare sulla descrizione del documento da modificare (Fig. 26) Fig. 26 Si attiva la maschera di Modifica documento (Fig.27) Fig. 27 Per l inserimento dei giustificativi è necessario cliccare sul link GIUSTIFICATIVI (Fig.28) Fig. 28 Dunque inserire i dati relativi al giustificativo di spesa e salvare - Tipo: scegliere dal menù a tendina la tipologia di pagamento; 14

17 - Codice: inserire il numero identificativo del pagamento; - Data pagamento: inserire la data in cui è stato effettuato il pagamento; - Importo: inserire l importo pagato con tale giustificativo; Cliccare sul tasto È possibile inserire più giustificativi di pagamento relativi alla stessa fattura o documento di spesa inserendo i dati richiesti nella sezione Nuovo che rimane disponibile in basso alla maschera di compilazione. I giustificativi di pagamento inseriti vengono elencati sotto Lista giustificativi (Fig.29). Fig. 29 A destra di ogni giustificativo si attiva l icona per allegare il relativo file. Sulla sinistra compare il Cestino per eliminare gli errati inserimenti 15

18 Voci di spesa Ogni documento di spesa inserito dovrà essere collegato ad almeno una voce di spesa presente nel quadro economico del progetto ammesso a finanziamento. Dunque agendo nuovamente su ogni documento inserito (Fig.30) Fig. 30 Si apre la finestra compilata precedentemente con i dati del documento, questa volta però andremo ad agire sul tasto VOCI DI SPESA (Fig. 31). Fig.31 Nel menù a tendina Voce di spesa sono elencate tutte le voci di spesa previste dal progetto (Fig.32). Selezionare la voce di spesa collegata al documento di spesa e al giustificativo di pagamento che si trovano nella finestra che è stata aperta. Se l importo della fattura inserito nel campo Importo netto o Importo totale è totalmente collegato ad una sola voce di spesa, inserire l importo totale di cui è richiesto il rimborso nel campo Imp.imputato altrimenti inserire un altra voce di spesa con l importo collegato. Nel campo Dettaglio documento è possibile fornire maggiori dettagli relativi alla voce di spesa selezionata (Fig.32) 16

19 Fig. 32 Tutte le voci di spesa inserite vengono riportate in un elenco che presenta sulla sinistra l icona Cestino attraverso la quale è possibile eliminare la voce corrispondente (Fig.32) Ripetere la procedura appena descritta per imputare tutti i documenti di spesa inseriti con i rispettivi giustificativi di pagamento alle voci di spesa relative, secondo il quadro economico del progetto. Una volta terminato l inserimento chiudere la finestra per tornare alla pagina principale ed aggiornare agendo sulla sezione RENDICONTAZIONE del menù di sinistra. A questo punto è possibile avere un quadro completo e immediato di tutti i pagamenti sostenuti e i relativi giustificativi di spesa inseriti attivando il relativo Report mediante il link Attestazione di spesa del soggetto (All.1) (Fig.33). Fig. 33 Il link Attestazione di spesa del soggetto (All.2) attiva invece un Report che elenca tutti i documenti inseriti suddivisi per tipologia di voce di spesa (Fig.34). 17

20 Fig. 34 Entrambi i report possono essere scaricati anche in formato excel, cliccando sul link xls accanto al nome del report richiesto. Documenti La sezione RENDICONTAZIONE deve essere completata allegando eventuali documenti previsti dal bando e non collegati direttamente ad alcun fornitore, come a solo titolo esemplificativo: Relazioni finali e/o intermedie sull'attività svolta, report prodotti, fotografie dell'intervento, della targa che pubblicizza il finanziamento comunitario ecc. Per inserire un documento occorre individuarlo nell elenco già disponibile, selezionarlo e quindi premere il tasto Salva selezionati (Fig. 35). Fig

21 Quindi agire sul tasto di caricamento del documento per inserirne i dati di riferimento e caricare il documento elettronico relativo (Fig. 36 e 37) Fig. 36 Fig. 37 N.B.: Eseguire la scansione dei documenti in bianco/nero e a bassa risoluzione (modalità fax, al fine di velocizzare le operazioni di caricamento degli stessi. 19

22 L elenco dei documenti inseriti con il relativo file allegato è visualizzato e consultabile nella pagina principale della RENDICONTAZIONE. (Fig. 38) Fig

23 7. MODIFICA DELLA DOMANDA INSERITA Una domanda inserita, prima della chiusura e firma della stessa, può essere ulteriormente modificata. Per accedere alla modifica è sufficiente cercare in anagrafe il soggetto beneficiario (vedere paragrafo 2), cliccare sul menù di sinistra Procedimenti (Fig.39) quindi in alto cliccare su (Fig.40), cliccare sulla domanda da modificare e quindi sul link (Fig.41) Fig.39 Fig

24 Fig

25 8. CHIUSURA E FIRMA DELLA DOMANDA INSERITA Terminata la compilazione della domanda occorre procedere alla chiusura 1 e firma dell istanza. N.B. Vi sono due livelli di firma: il primo (non digitale) registra i dati del soggetto compilatore al solo fine di rendere immodificabili i dati inseriti anche se la domanda non è ancora chiusa; il secondo (digitale) costituisce l effettiva sottoscrizione della domanda, ai sensi dell art. 25 del D.Lgs. 82/2005 Codice dell'amministrazione digitale. Firma della sezione Rendicontazione Al termine della compilazione della sezione RENDICONTAZIONE occorre che il compilatore apponga la propria firma agendo sull apposito tasto Firma. posto in alto alla pagina (Fig.42). Verranno quindi indicati gli estremi del soggetto che ha apposto tale firma, i dati inseriti in tale pagina sono resi immodificabili. Fig. 42 Il medesimo soggetto potrà di nuovo intervenire in modifica procedendo preliminarmente ad eliminare la propria firma agendo sul tasto descritto. Sezione Firma, che compare dopo l apposizione della firma come sopra Prima di procedere alla chiusura della domanda occorre inserire le informazioni circa il soggetto legittimato alla firma digitale mediante la compilazione della sezione Firma nel menù di sinistra (Fig.42) Nella pagina appaiono tutti i soggetti che rivestono un ruolo nell impresa (come risulta dal certificato camerale); occorre apporre un flag sul soggetto titolare della SMART CARD o, in caso di accesso in proprio (vedi successivo par. 23), della password abilitata alla firma digitale; selezionare nel menu a tendina Presentato presso la voce Artea e agire sul tasto. (Fig.43) 1 Con il termine chiusura si intende l operazione che permette di rendere immodificabili i dati inseriti anche da parte della stessa impresa richiedente ancorché questa, nella persona del proprio rappresentante legale, non abbia ancora firmato digitalmente la domanda. 23

26 Fig. 43 Chiusura della domanda Sul menù di sinistra selezionare il link Chiudi nella sezione Chiudi compilazione Fig.44 Per poter chiudere la domanda occorre che questa sia stata completamente e correttamente compilata. Fintanto che tale condizione non è verificata la chiusura non è possibile e il sistema genera un elenco di messaggi che indicano il tipo di errore rilevato (Fig. 45): Fig

27 Se la compilazione è completa e corretta (ovvero non ci sono messaggi di errore) la domanda può essere chiusa. Premere sul tasto e confermare la chiusura (Fig.46). Il sistema produrrà la stampa definitiva della domanda che dovrà essere utilizzata per la firma digitale con SMART CARD. Fig

28 9. SOTTOSCRIZIONE ED INOLTRO DELLA DOMANDA Terminata la fase di chiusura la domanda dovrà essere firmata digitalmente (Fig. 47), selezionando l opportuna procedura tra le due alternative, di seguito illustrate: - Trasmissione della domanda con Firma digitale (tramite Smart Card) - Trasmissione della domanda con Firma Elettronica Qualificata Fig

29 Trasmissione della domanda con Firma digitale Cliccare sul tasto (Fig. 47), si apre una finestra pop-up (Fig.48) nella quale sarà possibile generare il file da firmare con Smart Card, agendo sul tasto Fig.48 Nella schermata successiva (Fig. 48) cliccare sulla icona del pdf, quindi chiudere la finestra. Fig.49 Salvare sul proprio computer il file prodotto dal sistema SENZA MODIFICARE IL NOME. Quindi procedere alla Firma del file con Smart Card in locale utilizzando un software di firma digitale. Si raccomanda di non modificare in alcun modo il file scaricato e se si intende consultarlo generarne una copia in modo che il file firmato sia del tutto identico a quello scaricato. 27

30 Caricare a sistema il file firmato (Fig.50) agendo sul pulsante e successivamente sul tasto Fig. 50 Il file firmato è contraddistinto dall estensione.p7m ed è nel formato standard PKCS # 7. Questo file fa fede della avvenuta firma e sostituisce il documento cartaceo. Al termine del caricamento il sistema controlla la validità della firma e salva il documento firmato nel database ARTEA. (Fig 51). Fig

31 Trasmissione della domanda con Firma elettronica Se il firmatario della domanda dispone di un utenza in Proprio per la trasmissione della domanda può, in alternativa a quanto precedentemente illustrato, agire sul pulsante (Fig.52). Fig.52 Si apre una finestra pop-up nella quale inserire user id e password del firmatario e quindi selezionare. (Fig.53). Fig

32 Dopo che il sistema ha verificato la validità della firma (Istanza sottoscritta con successo) selezionare Chiudi finestra e aggiorna principale (Fig.54) Fig. 54 La domanda firmata e successivamente protocollata è archiviata nel database ARTEA e mantenuta secondo quanto disposto dalla normativa per la conservazione dei documenti informatici. La stampa della domanda definitiva su carta può essere ottenuta sul sistema ARTEA premendo sull icona stampa definitiva. (Fig.55) corrispondente alla Fig. 55 Dopo la sottoscrizione la domanda sarà automaticamente protocollata dal sistema. 30