GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEL PROTOCOLLO INFORMATICO DEL CNIPA

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1 GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEL PROTOCOLLO INFORMATICO DEL CNIPA Guglielmo Longobardi Centro nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione longobardi@cnipa.it

2 SCOPO DELLA PRESENTAZIONE Descrivere il risultato di una analisi dei processi di trattamento dei documenti ricevuti e spediti dall Autorità e relativa analisi delle criticità Esporre il contenuto di una proposta di reingegnerizzazione dei suddetti processi. Sottoporre all attenzione delle Aree alcuni cambiamenti organizzativi che verranno implicati dalla nuova modalità di gestione documentale.

3 LINEE STRATEGICHE Necessità di affrontare i problemi, non solo di protocollazione degli atti in entrata ed in uscita dell Autorità, ma di tutto il ciclo di gestione documentale. Coerenza con il regolamento sul protocollo. Sperimentazione di alcune modalità avanzate

4 SITUAZIONE ATTUALE Ricevute Spedite TOTALE %sul Tot. Amministrazioni centrali % Enti locali % Soggetti fisici % Soggetti giuridici % TOTALE Volume dei documenti ricevuti e spediti dall AIPA nel 1997

5 posta ordinaria, corriere, consegna manuale, altro fax centralizzato cartaceo posta ricevuta v si raccomandata? invio buste per gara inserimento in registro raccomandate no timbro di arrivo gestione ufficio gabinetto Segreteria Presidente fax personale personale AIPA, PRESIDENTE, DG, UFF.GABINETTO, PERSONALE? Presidente/ Ufficio Gabinetto esame contenuto aipa, DG v documenti da aprire CORRISPONDENZA IN INGRESSO di interesse istituzionale? no si si apertura buste ed esame contenuto al DG? no annotazioni del DG assegnazioni documenti da protocollare v protocollazione classificazione velinario giornaliero ingresso/uscita copia v assegnazione originali e copie distribuzione ai destinatarii S.I. archiviazione velinario trattazione inserimento dati al calcolatore archiviazione archivi aree

6 preparazione lettera o pacco da inviare CORRISPONDENZA IN USCITA lettera ufficiale? si lettera presidente? lettera membro? lettera DG? lettera a firma DG no lettera a firma Presidente attivita'di controllo formale segreteria particolare Autorita' attivita'di controllo formale segreteria DG contenuto giuridico? no si Ufficio Capo Gabinetto con eventuali correzioni controllo contenuti giuridici attivita'di controllo formale segreteria particolare Autorita' firma DG lettere Aipa v lettere presidente v protocollazione attivita'di area ufficio di competenza protocollazione velinario v per velinario copia per segreteria presidente controllo materiale da spedire per mittenti originale da spedire inserimeto dati al pc eventuale distribuzione ai mitttenti archiviazione spedizione archivi aree/uffici S.I. fine

7 SCHEMA DELLE INFORMAZIONI ATTUALMENTE GESTITE DOCUMENTO DOCUMENTO ENTRATA DOCUMENTO USCITA (1,N) (1,N) mittente (0,N) destinatario (0,N) CORRISPONDENTE

8 ANALISI CRITICITA : CAUSE PRINCIPALI Complessità dell iter. Limitatezza delle informazioni trattate Assenza di un adeguato supporto informatico Uso distorto della Classificazione

9 ANALISI CRITICITA : EFFETTI Impegno del personale Produzione di copie cartacee (oltre fotocopie l anno con un trend crescente) Difficoltà di reperimento dei documenti. Mancanza di uno scadenzario degli atti. Elevati tempi di lavorazione Possibilità di incompletezza nelle assegnazioni

10 LA PROPOSTA DI REVISIONE DEI PROCESSI: PRINCIPALI OBIETTIVI Razionalizzare e rendere più agevoli tutte le attività di gestione documentale. Aumentare la circolarità e la diffusione dei documenti Potenziare la gestione delle assegnazioni e dei fascicoli Realizzare un sistema particolarmente avanzato che possa costituire un punto di riferimento per le altre amministrazioni cogliendo l occasione offerta dall elevato grado di informatizzazione dell AIPA. Progettare il sistema coerentemente con il regolamento sul protocollo e con lo studio GEDOC in modo tale da poter generalizzare e diffondere i documenti prodotti (studio di fattibilità, capitolato).

11 DELIMITAZIONE DELL AMBITO DI INTERVENTO E SCELTE DI BASE Non gestire la corrispondenza e l archivio del Presidente e del ufficio di Gabinetto. Gestione di rappresentazioni informatiche dei documenti con possibilità (almeno teorica) di eliminazione completa della carta. Gestione limitata dei documenti precedentemente protocollati dall autorità. Non gestire attraverso un applicazione specifica l iter di revisioni successive per la predisposizione dei documenti in uscita

12 DELIMITAZIONE DELL AMBITO DI INTERVENTO E SCELTE DI BASE Gestire una forma molto leggera di workflow dei fascicoli rimandando a eventuali altre applicazioni il trattamento di iter complessi (es pareri). Creare un sistema di protocollo federato con il CTA. Predisporre il sistema in modo da poter gestire, in una fase successiva, dei documenti elettronici con validità giuridica (firmati digitalmente).

13 CORRISPONDENZA IN INGRESSO: SCHEMA AD ARCHIVIO GENERALE CARTACEO Ufficio Protocollo Archivio gestione ufficio gabinetto Segreteria Presidente ALTO LIVELLO ricezione selezione buste apertura buste registrazione protocollo scannerizzazione archiviazione trasmissione a DG archivio fascicoli aree S.I. Uffici o Aree adempimenti previsti classificazione fascicolazione Direzione Generale assegnazioni annotazioni COMMESSI copia e distribuzione eventuali documenti non scannerizzati

14 inizio preparazione lettera o pacco da inviare lettera a firma DG lettera ufficiale? si lettera presidente? lettera DG? no lettera a firma Presidente CORRISPONDENZA IN USCITA: SCHEMA DETTAGLIATO gestione ufficio Direzione Generale gestione ufficio gabinetto Segreteria Presidente documenti alla firma del DG v documenti alla firma del Presidente v firma DG firma Presidente consegna documento a responsabile segnatura di protocollo sull'originale protocollazione e registrazione informazioni + file originale (prot. data, oggetto, dest) controllo materiale da spedire classificazione fascicolazione collegamenti S.I. v documenti da scannerizzare imbustare e spedire posizione fisica in archivio ARCHIVIO GENERALE CARTACEO S.I. scannerizzazione e copia archiviazione copia originale da spedire spedizione stampa indirizzo destinatario su busta fine

15 SMISTAMENTO ED APERTURA DELLE BUSTE S.I. protocollo Gabinetto fax personale documenti pervenuti esame contenuto segreteria si personale? no Preseidente/ufficio di si Gabinetto? gestione ufficio gabinetto Segreteria Presidente di interesse istituzionale? si no no restituzione a ufficio posta apertura buste si da protocollare? no gestione documenti non protocollati da parte dei singoli uffici fine documenti da protocollare restituzione documenti di competenza AIPA si di interesse istituzionale? documenti originali no fine

16 documenti da protocollare documenti originali ARCHIVIO GENERALE CARTACEO protocollo e registrazione informazioni base segnatura di protocollo sull'originale data num mittente/destinatario scannerizzazione completa o di 10 pagine (se non gia' disponibile) documenti originali immagine documento stampa copia S.I. archiviazione originale o copia copia o originale copia posizione fisica in archivio scannerizzazione completa? si no REGISTRAZIONE E SEGNATURA DI PROTOCOLLO, SCANNERIZZAZIONE E STAMPA, ARCHIVIAZIONE ED INVIO ALLA DIREZIONE GENERALE S.I. archivio ricevute documenti da inviare al DG archiviazione ricevuta allegare copia del documento scannerizzato a parte non scannerizzata Ricezione documenti e firma ricevuta stampa ricevuta documenti ricevuta

17 ASSEGNAZIONE ED ANNOTAZIONI Ricezione documenti e firma ricevuta presa in carico dei documenti S.I. documenti da assegnare annotazioni e assegnazioni inserimento annotazioni e assegnazioni S.I. si documenti annotati dal DG archiviazione copie annotate esame DG? no determinazione assegnazioni documento assegnato eliminazione docum. cartaceo parte scannerizzata archivio copie annotate

18 EVENTUALE COPIATURA E DISTRIBUZIONE DOCUMENTI NON SCANNERIZZATI COMPLETAMENTE documenti da assegnare parte dei documenti non scannerizzati che risulta da fotocopiare per gli assegnatari copia e distribuzione eventuali documenti non scannerizzati Stampa ordine per centro copie S.I.

19 archivio fascicoli aree PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI, ESAME, FASCICOLAZIONE E CLASSIFICAZIONE classifica fascicolazione collegamenti esame documenti eventuale inserimento copia cartacea in fascicolo S.I. informazioni strutturate ed immagini dei documenti assegnati notifica notifica presa in carico del documento elettronico presa in carico del documento cartaceo

20 posta ordinaria, corriere, consegna manuale, altro fax centralizzato cartaceo scheda fax timbro di arrivo S.I. protocollo Gabinetto stampa copia S.I. fax personale documenti pervenuti esame contenuto segreteria si personale? no Preseidente/ufficio di si Gabinetto? gestione ufficio gabinetto Segreteria Presidente di interesse istituzionale? si no SCHEMA DETTAGLIATO DEL PROCESSO DI TRATTAMENTO DELLA CORRISPONDENZA IN INGRESSO no fine ARCHIVIO GENERALE CARTACEO archivio fascicoli aree apertura buste si da protocollare? no restituzione a ufficio posta documenti da protocollare restituzione documenti di competenza AIPA documenti originali protocollo e registrazione data num mittente/destinatario informazioni base segnatura di protocollo sull'originale scannerizzazione S.I. completa o di 10 pagine immagine documento (se non gia' disponibile) documenti originali stampa copia archiviazione copia originale o copia copia o originale posizione fisica in archivio scannerizzazione completa? si no S.I. allegare copia del documento scannerizzato a parte non archivio ricevute scannerizzata stampa ricevuta documenti documenti da inviare al DG ricevuta Ricezione documenti archiviazione ricevuta presa in carico dei documenti e firma ricevuta si gestione documenti non protocollati da parte dei singoli uffici di interesse istituzionale? no fine S.I. eventuale inserimento copia cartacea in fascicolo documenti da assegnare annotazioni e assegnazioni inserimento annotazioni e assegnazioni classifica fascicolazione collegamenti S.I. si esame DG? documenti annotati dal DG archiviazione copie annotate esame documenti informazioni strutturate ed immagini dei documenti assegnati notifica no determinazione assegnazioni documento assegnato eliminazione docum. cartaceo parte scannerizzata archivio copie annotate notifica parte dei documenti non scannerizzati che risulta da fotocopiare per gli assegnatari presa in carico del documento elettronico presa in carico del documento cartaceo copia e distribuzione eventuali documenti non scannerizzati Stampa ordine per centro copie S.I.

21 CONSEGUENZE ORGANIZZATIVE Necessità di partecipazione coordinata di tutti i soggetti coinvolti alla lavorazione dei documenti. Necessità di alcune modifiche organizzative (ad es. apertura buste uff.posta) Alcuni adempimenti per i responsabili del trattamento delle pratiche gestione assegnazione protocollazione in uscita indicazione della versione finale del documento in forma elettronica

22 CONSEGUENZE ORGANIZZATIVE Istituzione di un archivio generale organizzato secondo un criterio puramente cronologico. Necessità di definire dei livelli di riservatezza nell accesso alle informazioni. Necessità di gestire centralmente ed in modo controllato il titolario di classifica.

23 IL PROGETTO

24 SCHEMA INFORMAZIONI GESTITE DAL SISTEMA (0,N) (0,1) responsabile (1,1) PERSONA (0,1) responsabile (1,N) appartiene (0,N) ENTITA' COMPETENTE (0,N) (0,N) visibile a (0,N) a (0,N) AREA o UFFICIO (0,N) (1,1) GDL o PROGETTO (0,N) GRUPPO o FIGURA ISTITUZIONALE (1,N) (0,N) compete relativo DOCUMENTO INFORMALE (0,n) appartiene (0,n) CLASSIFICA ASSEGNAZIONE relativo (1,1) TIPO PROCEDIMENTO (0,N) relativo (0,1) (0,1) (0,1) (0,N) autore (1,1) COLLEGAMENTO (1,1) FASCICOLO collega (0,N) (1,N) (1,1) in in (0,N) (1,1) (1,1) (0,N) ALLEGATO (1,1) contiene collega (0,N) (0,N) DOCUMENTO (1,N) (1,N) appartiene ENTITA' (0,N) COMPETENTE firma (1,1) (1,1) DOCUMENTO USCITA DOCUMENTO ENTRATA (1,1) (1,1) riceve PERSONA (0,N) predispone bozza (1,N) destinatario (0,N) CORRISPONDENTE (0,N) mittente CORRISPONDENTE OCCASIONALE CORRISPONDENTE ISTITUZIONALE

25 FASCICOLO un fascicolo rappresenta l insieme dei documenti ricevuti o prodotti in corrispondenza del trattamento di un singolo procedimento o affare. ciascun documento protocollato dovrà risultare associato necessariamente ad almeno un fascicolo.

26 FASCICOLO Sono previsti i seguenti attributi: Codice. Data apertura. Data prevista di conclusione. Data chiusura. Descrizione. Tipo. Rappresenta la tipologia dell iniziativa che ha dato luogo alla creazione del fascicolo. Sono possibili i seguenti valori: D UFFICIO, DI PARTE Stato. E un campo che può assumere uno dei seguenti valori: IN ISTRUTTORIA, IN SOFFERENZA, SOSPESO, CHIUSO.

27 DIAGRAMMA STATO-TRANSIZIONI DI UN FASCICOLO IN ISTRUTTURIA raggiunti i termini i termini vengono prorogati si verifica un evento sospensivo si verifica un evento che riavvia l'istrutturia SOSPESO viene prodotto il provvedimento finale IN SOFFERENZA viene prodotto il provvedimento finale CHIUSO

28 CLASSIFICA Nella nuova proposta l indice di classificazione risulta essere uno strumento per una migliore organizzazione un elemento per definire dei criteri di visibilità e riservatezza dei documenti

29 TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE Come conseguenza del nuovo concetto di classifica di un documento il titolario di classificazione non può evolvere in modo incontrollato, in quanto, ciascuna voce, dovrà rappresentare qualcosa di significativo, non tanto ai fini di ricerche documentali svolte dagli addetti dell ufficio protocollo o della direzione generale, ma piuttosto per il vertice della struttura. Dovrà essere gestito centralmente ed i processi di aggiornamento devono essere ben definiti e controllati. la responsabilità della definizione e della modifica di informazioni relative al titolario di classificazione è affidata esclusivamente al ruolo Direzione Generale.

30 CLASSIFICAZIONE E FASCICOLO La appartenenza di un documento ad una classe consente di ottenere raccolte documentali alternative rispetto a quelle fornite dai fascicoli. La determinazione per un documento di una o più classi di appartenenza, in modo conforme al titolario adottato, consente di associare tra loro documenti imputati a fascicoli diversi, ma che trattano dello stesso argomento o che si riferiscono alla stessa materia.

31 ASSEGNAZIONE rappresenta le informazioni che vengono immesse con l atto di assegnare un documento ricevuto Sono previsti i seguenti Dati: Data. Corrisponde alla data in cui viene effettuata l assegnazione. Annotazioni. Sono le annotazioni che il Direttore Generale può apporre. Termini. Rappresenta una indicazione da parte del Direttore Generale sui termini entro i quali occorre concludere gli adempimenti previsti con il trattamento del documento assegnato. Riservatezza. Rappresenta il livello di riservatezza del documento assegnato. Stato dell assegnazione. Può assumere uno tra i seguenti valori: DA EFFETTUARE, EFFETTUATA, CONTESTATA, ACCETTATA, IN CARICO.

32 ASSEGNAZIONE L attributo Riservatezza può assumere uno tra i seguenti sei valori: RISERVATO LIMITATO CAPI_AREA AREE AIPA, ESTERNO.

33 ALCUNE FUNZIONI INNOVATIVE ORDINE PER CENTRO COPIE STAMPA INDIRIZZI BUSTE STAMPA REGISTRO DI PROTOCOLLO SCADENZARIO CARICHI DI LAVORO RICERCA NAVIGAZIONE IPERTESTUALE VELINARIO ELETTRONICO

34 CORRISPONDENZA TRA GESTIONE DOCUMENTALE - WORKFLOW Nel caso in cui esistano procedimenti gestiti da specifiche applicazioni di workflow, il sistema di gestione documentale dovrà interagire con queste applicazioni allo scopo di mantenere allineato lo stato dei fascicoli con lo stato dei procedimenti gestiti. In particolare, ogni fase di un procedimento gestito con uno specifico sistema di workflow, sarà ricondotta ad uno stato del fascicolo mantenuto dal sistema di gestione documentale

35 CORRISPONDENZA TRA GESTIONE DOCUMENTALE - WORKFLOW Le transizioni di stato del fascicolo saranno indotte direttamente dalle transizioni di stato del workflow. Viceversa, le attivazioni delle istanze di processi gestiti dalle applicazioni di workflow, saranno effettuate per mezzo del sistema di gestione documentale. A tal fine il server applicativo del sistema di gestione documentale dovrà esporre delle funzioni di accesso che saranno utilizzate dai server di gestione del workflow ogniqualvolta rivelino un evento che abbia rilevanza per la sincronizzazione con i fascicoli.

36 CORRISPONDENZA TRA GESTIONE DOCUMENTALE - WORKFLOW APERTURA FASCICOLO CONDUZIONE ISTRUTTORIA FASE INTERLOCUTORIA CHIUSURA ITER DI UNA PRATICA DAL PUNTO DI VISTA DEL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE ITER DI UNA PRATICA DAL PUNTO DI VISTA DI UNA SPECIFICA APPLICAZIONE DI WORKFLOW

37 ARCHITETTURA DEL SISTEMA INFORMATICO DATA BASE FLUSSO ELETTRONICO ARCHIVIO GENERALE CARTACEO FLUSSO CARTACEO APPLICATION SERVER WEB SERVER INTERNO SCANNER STAMPANTE UFFICIO PROTOCOLLO / ARCHIVIO MANAGEMENT ALTRO UTENTE SEGRET. DIREZIONE GENERALE CENTRO COPIE UTENTE CTA RESPONSABILE UFFICIO

38 PROFILI CLIENT PREVISTI DALL APPLICAZIONE Segreteria Direzione Generale Management Ufficio archivio protocollo. Responsabili uffici. Altri utenti AIPA. Amministratore del sistema

39 TEMPI E FASI Fase Descrizione Termini Avvio del progetto 0 Completamento analisi requisiti Realizzazione prototipi freddi Primo check point Revisione progetto Realizzazione prima release Secondo check point Revisione progetto Realizzazione seconda release Terzo check point Revisione progetto Realizzazione terza release Quarto check point Revisione finale Caricamento dati vecchia gestione Installazione Collaudo Progetto di dettaglio dei tre livelli dell applicazione: Prototipi su carta oppure su schermo non funzionanti delle interfacce previste per i vari per i profili di utenza. Le interfacce vengono verificate con gli utenti finali e con i referenti AIPA del progetto Revisione progetto in funzione del primo check point. Viene realizzata una prima versione dell applicazione che consente la esclusivamente la gestione dei documenti senza considerare i fascicoli e le altre funzioni avanzate. In particolare vengono realizzate le seguenti funzionalità. Le funzioni della seconda release vengono verificate con gli utenti finali e con i referenti AIPA del progetto Revisione progetto in funzione del secondo check point Viene realizzata una seconda versione dell applicazione che consente anche la gestione dei fascicoli ma senza alcune funzioni avanzate. In particolare vengono realizzate le seguenti funzionalità. Le funzioni della seconda release vengono verificate con gli utenti finali e con i referenti AIPA del progetto. Revisione progetto in funzione del terzo check point. Viene completata la realizzazione con il resto delle funzioni. Le funzioni della terza release vengono verificate con gli utenti finali e con i referenti AIPA del progetto. Revisione progetto in funzione del quarto check point Vengono caricati nel sistema i dati relativi alla vecchia applicazione di protocollo Viene effettuata la installazione sui client dedicati e configurata la parte su server intranet. Viene effettuato il collaudo da parte dei referenti AIPA di tutte le funzioni del sistema

40 TEMPI E FASI Fase Descrizione Termini Realizzazione prima release Viene realizzata una prima versione dell applicazione che consente la esclusivamente la gestione dei documenti senza considerare i fascicoli e le altre funzioni avanzate. In particolare vengono realizzate le seguenti Realizzazione seconda release Realizzazione terza release funzionalità. Viene realizzata una seconda versione dell applicazione che consente anche la gestione dei fascicoli ma senza alcune funzioni avanzate. In particolare vengono realizzate le seguenti funzionalità. Viene completata la realizzazione con il resto delle funzioni.

41 ITERAZIONE PRELIMINARE Fase Descrizione Termini Avvio del progetto 0 Completamento analisi requisiti Progettazione iniziale Realizzazione prototipi freddi Primo check point Revisione progetto Progetto di dettaglio dei tre livelli dell applicazione: Progetto tavole database su DBMS Oracle. Progetto funzioni applicative su DOMINO. Progetto interfaccia utente per i vari profili di utenza. Prototipi su carta oppure su schermo non funzionanti delle interfacce previste per i vari per i profili di utenza. Le interfacce vengono verificate con gli utenti finali e con i referenti AIPA del progetto Revisione progetto in funzione del primo check point. 20

42 PRIMA ITERAZIONE Fase Descrizione Termini Realizzazione prima release Secondo check point Viene realizzata una prima versione dell applicazione che consente la esclusivamente la gestione dei documenti senza considerare i fascicoli e le altre funzioni avanzate. In particolare vengono realizzate le seguenti funzionalità. Registrazione informazioni documenti in entrata. Gestione assegnazioni (limitata) Presa in carico dei documenti (limitata) Registrazione informazioni documenti in uscita (limitata) Spedizione documenti Stampa registro di protocollo Ripristino da registro di emergenza Ricerca documenti (limitata) Velinario Le funzioni della seconda release vengono verificate con gli utenti finali e con i referenti AIPA del progetto 45 Revisione progetto Revisione progetto in funzione del secondo check point

43 SECONDA ITERAZIONE Fase Descrizione Termini Realizzazione seconda release Terzo point check Viene realizzata una seconda versione dell applicazione che consente anche la gestione dei fascicoli ma senza alcune funzioni avanzate. In particolare vengono realizzate le seguenti funzionalità. Gestione assegnazioni (completa) Presa in carico dei documenti (completa) Registrazione informazioni documenti in uscita (completa) Gestione fascicoli Scadenzario Gestione struttura e corrispondenti istituzionali Le funzioni della seconda release vengono verificate con gli utenti finali e con i referenti AIPA del progetto. 70 Revisione progetto Revisione progetto in funzione del terzo check point.

44 TERZA ITERAZIONE Fase Descrizione Termini Realizzazione terza release Quarto point check Revisione finale Viene completata la realizzazione con il resto delle funzioni. Navigazione ipertesuale. Carichi di lavoro. Accesso esterno. Sincronizzazione con workflow pareri. Le funzioni della terza release vengono verificate con gli utenti finali e con i referenti AIPA del progetto. Revisione progetto in funzione del quarto check point 90

45 COLLAUDO E AVVIO Caricamento vecchia gestione Installazione Collaudo dati Vengono caricati nel sistema i dati relativi alla vecchia applicazione di protocollo Viene effettuata la installazione sui client dedicati e configurata la parte su server intranet. Viene effettuato il collaudo da parte dei referenti AIPA di tutte le funzioni del sistema.

46 SITUAZIONE ATTUALE La gestione dei documenti ufficiali è prevalentemente cartacea. oltre fotocopie l anno con un trend crescente. Inoltre il flusso dei documenti è del tutto manuale. La struttura delle unità operative si compone di 12 aree, 3 uffici, 8 unità di lavoro che eseguono e/o coordinano progetti. Inoltre vi sono una serie di gruppi di lavoro interamministrazione. In definitiva l organico è formato da circa 100 persone suddiviso: Circa 30 responsabili di aree o uffici Circa 65 persone tra funzionari e addetti alle attività di supporto 2 addetti alla segreteria del direttore generale 3 addetti all Ufficio Protocollo e archivio.

47 ANALISI BENEFICI Tra i benefici direttamente quantificabili i più evidenti sono: Riduzione delle copie cartacee Ampie possibilità di ricerca dei documenti Possibilità di impegnare in modo più produttivo le risorse liberate dalle attività oggetto di automazione o non più necessarie. Riduzione dei tempi di trattamento degli atti. I benefici indiretti Eliminazione dei problemi di perdita del contesto sulle pratiche. Migliore diffusione delle informazioni all interno della struttura. Supporto per il controllo di gestione. Ampie possibilità di ricerca dei documenti.

48 STIMA DEI COSTI DEL PROGETTO SPESE VIVE KLIRE Realizzazione o acquisizione software avvio e manutenzione, formazione e trattamento dei dati pregressi Eventuali forniture di hardware aggiuntivo (da effettuare successivamente alla realizzazione) TOTALE

49 STIMA DELL IMPEGNO PREVISTO PER IL PERSONALE AIPA IMPEGNO DEL PERSONALE AIPA GIORNI Per la realizzazione ed il controllo 30 Ufficio per l automazione delle attività gestionali 20 Area sistemi informativi 10 Per la formazione 70 TOTALE 100

50 ALTRI COSTI Costi per il funzionamento a regime Costi nascosti, non semplicemente valutabili Al momento non si dispone di informazioni che permettano la stima di tali costi.

51 RISCHI ANALISI DEI RISCHI E AZIONI DI CONTRASTO Interventi su organizzazione, ruoli e procedure di lavoro Incompletezza nell utilizzo del sistema ed eterogeneità degli attori: utilizzo di nuovo hardware utilizzo di nuovo software necessità di integrazione di tecnologie eterogenee: AZIONI DI CONTRASTO interventi su organizzazione, ruoli e procedure di lavoro: Disponibilità del sistema.