COMUNE DI BRISSAGO VALTRAVAGLIA

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1 COMUNE DI BRISSAGO VALTRAVAGLIA PROVINCIA DI VARESE Via Bernardino Luini n. 6; C.A.P ; TEL.: FAX: PEC: CODICE ENTE COPIA ALBO ONLINE VERBALE DI DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE N 51 del 19/07/2016 OGGETTO: SISTEMI DI GESTIONE DOCUMENTALE APPROVAZIONE DEL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI L'anno DUEMILASEDICI il giorno DICIANNOVE del mese di LUGLIO alle ore nella sala delle adunanze, presso il Palazzo municipale di Brissago-Valtravaglia, previa osservanza delle formalità prescritte dalla Legge e dal vigente Statuto comunale, si è riunita,sotto la presidenza del Sindaco, Rag. Giuseppina Giordano, la Giunta Comunale, composta dai Signori: GIUSEPPA GIORDANO SINDACO P MAURIZIO BADIALI VICESINDACO P SCAPPOLI MANUEL ASSESSORE P ne risultano presenti n. 3 e assenti n. 0. Partecipa alla seduta con funzioni consultive, referenti e di assistenza il Segretario Comunale, Avv. Maria Grazia Loffredo, che provvede, ai sensi dell art. 97, comma 4, lett. a) del D.Lgs. n. 267/2000, alla redazione del presente verbale. Il Sindaco, Rag. Giuseppina Giordano, riconosciuta legale l adunanza, dichiara aperta la seduta ed invita la Giunta Comunale a trattare l oggetto sopra indicato.

2 OGGETTO: SISTEMI DI GESTIONE DOCUMENTALE APPROVAZIONE DEL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI. LA GIUNTA COMUNALE VISTO il DPR 28/12/2000, n. 445 recante Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa ed, in particolare, il terzo comma dell art. 50 che prevede l obbligo per le Pubbliche Amministrazioni di provvedere a realizzare ed a revisionare sistemi informatici ed automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni contenute nello stesso Testo unico ed alle disposizioni di legge sulla riservatezza dei dati personali, nonché dell art. 15 della Legge. 15/03/1997, n. 59 e dei relativi regolamenti di attuazione; VISTI: - la Direttiva del 9/12/2002 del Ministro per l innovazione e le tecnologie recante Direttiva sulla trasparenza dell azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali ; - il DPCM 14/10/2003 pubblicato sulla G.U. del 25/10/2003, concernente l Approvazione delle Linee guida per l adozione del Protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi ; - il Codice dell'amministrazione Digitale CAD approvato con D. Lgs. n. 82/2005 nel testo coordinato e aggiornato con le modifiche ed integrazioni introdotte dal D.Lgs. 30/12/2010, n. 235; - il DPCM 03/12/2013 ad oggetto Regole Tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 bis, 41, 47, 57 bis e 71 del Codice dell Amministrazione Digitale di cui al D.Lgs. n. 82/2005; - il DPCM 13/11/2014 avente ad oggetto Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché' di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71 del Codice dell'amministrazione digitale di cui al D.Lgs. n. 82/2005; RILEVATO CHE, ai sensi delle norme sopracitate, le Pubbliche Amministrazioni devono: a) adottare il Protocollo informatico per la registrazione dei dati e documenti; b) formare e conservare i documenti informatici; c) realizzare la sottoscrizione elettronica dei documenti informatici; d) gestire in forma informatica il sistema ed i flussi documentali; e) individuare le Aree Organizzative Omogenee (AOO) per la gestione del Protocollo informatico e dei flussi documentali e i relativi Uffici di riferimento; f) nominare il Responsabile delle attività relative alla tenuta del Protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali;

3 g) adottare il Manuale di gestione dei documenti previsto dalle Regole tecniche di cui al DPCM 31/10/2000 e DPCM 03/12/2013, che descrive il sistema di gestione e dì conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni necessarie al corretto funzionamento del Protocollo informatico; h) realizzare la sicurezza dei dati, dei documenti e delle tecnologie sulla base delle disposizioni del Codice in materia di dati personali (D.Lgs. 30/6/2003, n. 196); PRESO ATTO CHE il Manuale di gestione documentale nel recepire le norme in materia di formazione, gestione, archiviazione, conservazione dei documenti informatici del Comune di Brissago Valtravaglia, fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio, comprendendo, tra l altro, tutte le indicazioni per l utilizzo dei documenti informatici (formazione, autenticazione, protocollazione, trasmissione, conservazione, sicurezza), la descrizione dei flussi di lavorazione dei documenti, il titolario di classificazione, le modalità di produzione, fascicolazione e conservazione dei documenti, la descrizione funzionale e operativa del sistema di protocollo informatico, i criteri e le modalità per le abilitazioni all accesso. VISTO l'allegato Manuale di gestione documentale, del protocollo informatico, del titolario di classificazione e del manuale di conservazione ai sensi del DPCM 3/12/2013 (in breve Manuale di gestione documentale ) e i relativi allegati predisposti dal Responsabile del Servizio Informatico e Protocollo. VISTA l autorizzazione all uso del Manuale rilasciata dalla Sopraintendenza archivistica della Lombardia acquisita al prot comunale n 3252 del 5 luglio 2016; DELIBERA 1) di approvare il Manuale di Gestione del Protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi e relativi n- 24 allegati, che forma parte integrante e sostanziale del presente provvedimento; 2) di prendere atto che il Manuale di Gestione è strumento di lavoro necessario alla corretta tenuta del protocollo ed alla precisa gestione del flusso documentale e dell archivio e pertanto dovrà essere aggiornato quando innovazioni tecnologiche, nuove situazioni organizzative o normative lo richiedano o, comunque, quando si rende necessario ai fini di una corretta gestione documentale; 3) di provvedere alla pubblicazione del predetto Manuale sul sito internet del Comune (omessi gli allegati sottratti a diffusione per ragioni di sicurezza informatica, tutela dati personali ed informazioni tecnico-commerciali di proprietà di terzi), 4) di dare atto che il piano di sicurezza informatico ed il desaster recovery saranno adottati entro il ; 5) di darne comunicazione al personale dipendente incaricato di farne uso; 6) di dare atto che il presente regolamento avrà efficacia immediata; 7) di disporre che non si procede alla comunicazione ai sensi dell art 125 del d.lgs 267/00 per non essere stati nominati capogruppi consiliari;

4 8) di dare atto che il presente provvedimento diviene esecutivo decorsi 10 giorni dalla pubblicazione ai sensi dell art 134 comma3 del Dlgs 267/00.

5 PARERE DI REGOLARITA TECNICA (ART.49,comma 1,D.Lgs , n.267) La Sottoscritta Giorgetti Raffaella, responsabile dell Area Demografica sulla presente proposta di deliberazione ad oggetto: SISTEMI DI GESTIONE DOCUMENTALE APPROVAZIONE DEL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI, esprime PARERE FAVOREVOLE di regolarità tecnica. Brissago-Valtravaglia, 19/07/2016 IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO F.to Giorgetti Raffaella Letto confermato e sottoscritto IL PRESIDENTE F.to Rag. Giuseppina Giordano IL SEGRETARIO COMUNALE F.to Dr.ssa Maria Grazia Loffredo

6 CERTIFICATO DI ESECUTIVITÀ Certifico io sottoscritto Segretario Comunale, che la presente Deliberazione è divenuta esecutiva il, decorsi 10 gg dalla pubblicazione sull albo pretorio ai sensi del d.lgs 267/00. IL SEGRETARIO COMUNALE F.to Dr.ssa Maria Grazia Loffredo Dalla Residenza Municipale, lì Reg. Aff. n 315 del 16/08/2016 CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE Copia della presente deliberazione è stata affissa all Albo Pretorio Comunale on line il giorno 16/08/2016 e vi rimarrà pubblicata fino al 31/08/2016 per quindici giorni consecutivi. IL MESSO NOTIFICATORE F.to Sig.ra Serena Ippoliti Dalla Residenza Municipale, lì 16/08/2016 Ai sensi dell art. 18 del D.P.R. 445/2000 io sottoscritto attesto che la presente copia è conforme all originale della deliberazione depositata presso la segreteria dell ente. Brissago Valtravaglia, IL FUNZIONARIO INCARICATO