COMUNE DI VILLAMAR PROVINCIA DEL MEDIO CAMPIDANO. Verbale di deliberazione della Giunta Comunale

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1 COMUNE DI VILLAMAR PROVINCIA DEL MEDIO CAMPIDANO Verbale di deliberazione della Giunta Comunale DELIBERAZIONE n. 72 DEL OGGETTO: Nomina del Responsabile della gestione documentale e del suo Vicario ai sensi dell art. 3, lett. b) delle Regole Tecniche sul protocollo approvate con D.P.C.M. 3 dicembre L'anno Duemilaquindici il giorno Nove del mese di Ottobre, alle ore 10:30, nella Sala Giunta, si è riunita la Giunta Comunale, convocata dal Sindaco. Risultano all appello: Presenti MELIS LINO (Vice Sindaco) MEREU GIAMPIERO (Assessore) SIDERI MARIA GRAZIA (Assessore) VACCA ELISA (Assessore) Assenti SCANO PIER SANDRO (Sindaco) Risultano presenti n. 4 e assenti n. 1 Assume la Presidenza il Vice Sindaco Sig. MELIS LINO. Partecipa alla seduta il Segretario Comunale Dr. SOGOS GIORGIO. Riconosciuto legale il numero dei presenti, il Presidente dichiara aperta la seduta, ed invita la Giunta a deliberare sull oggetto sopraindicato. Immediatamente eseguibile Sì Soggetta a ratifica No Comune di Villamar Pagina 1 di 5

2 LA GIUNTA COMUNALE Premesso che: il D.P.R. n. 428 del 20/10/1998 Regolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche, ha dettato prescrizioni in materia di protocollo informatico e di gestione dei flussi documentali e degli archivi, prevedendo, all art. 12, l obbligo di istituzione del relativo servizio; l art. 3, comma 1, lett. b) del D.P.C.M. 31 ottobre 2000 prescrive la nomina di un responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi nonché, la nomina di un suo vicario, per i casi di vacanza, assenza o impedimento, su proposta del responsabile medesimo; l art. 61 comma 2 del D.P.R. n. 445/2000 contiene specifica previsione in ordine alla preposizione di dirigente o funzionario al servizio di che trattasi; il decreto Ministeriale 14 ottobre 2003 " Approvazione delle linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi", nel quale sono indicati gli adempimenti delle amministrazioni relativamente al protocollo informatico ed alla gestione dei procedimenti amministrativi con tecnologie informatiche; Richiamate: - la Direttiva del 9/12/2002 del Ministro per l innovazione e le tecnologie recante Direttiva sulla trasparenza dell azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali ; - il DPCM 14/10/2003 pubblicato sulla G.U. del 25/10/2003, concernente l Approvazione delle Linee guida per l adozione del Protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi ; - il Codice dell'amministrazione Digitale CAD approvato con D. Lgs. n. 82/2005 nel testo coordinato e aggiornato con le modifiche ed integrazioni introdotte dal D.Lgs. 30/12/2010, n. 235; - il DPCM 03/12/2013 ad oggetto Regole Tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 bis, 41, 47, 57 bis e 71 del Codice dell Amministrazione Digitale di cui al D.Lgs. n. 82/2005; - il DPCM 13/11/2014 avente ad oggetto Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché' di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71 del Codice dell'amministrazione digitale di cui al D.Lgs. n. 82/2005; Dato atto che l art. 3, comma 1, lett. a) del D.P.C.M. 31 ottobre 2000 prescrive l individuazione delle aree organizzative omogenee e dei relativi uffici di riferimento ai sensi dell art. 2 del D.P.R. n. 428/1998; Considerato che gli uffici facenti parte di una stessa area organizzativa omogenea devono quindi avere una gestione unica e coordinata dei documenti anche informatici e criteri uniformi di protocollazione, classificazione e archiviazione degli stessi; Comune di Villamar Pagina 2 di 5

3 Considerato che, in ragione dell organizzazione dell Ente, è possibile individuare l intero Ente come unica area organizzativa omogenea (AOO); Atteso che in attuazione dei sopra richiamati DPR 28 dicembre 2000 n.445 (art 61 comma 2), del Codice dell Amministrazione Digitale, D.Lgs 82/2005 nel testo vigente, D.P.C.M. 3 dicembre 2013 e Regole Tecniche sulla conservazione documentale approvate con D.P.C.M. 3 dicembre 2013 si rende necessario provvedere ad individuare il Responsabile della gestione documentale e un suo vicario per i casi di vacanza, assenza o impedimento del primo per l unica area organizzativa omogenea; Considerato che in ragione dell organizzazione dell Ente, le funzioni relative alla tenuta del protocollo informatico, alla gestione dei flussi documentali e degli archivi, inerenti la sovraindicata area organizzativa omogenea, sono riconducibili alle competenze proprie dell Ufficio di Segreteria e Affari Generali, cui afferiscono tra le altre le materie relative a protocollo e archivio corrente; Dato atto che al Responsabile della gestione documentale sono demandate, ai sensi degli articoli 4 e seguenti delle sopra citate regole tecniche, e in attuazione dell art. 61 del testo unico, i seguenti compiti: a) La predisposizione dello schema del manuale di gestione previsto dall art. 5 delle regole tecniche. b) La proposta di tempi, modalità e misure organizzative e tecniche finalizzate all'eliminazione di eventuali protocolli di settore e di reparto e comunque dei protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal testo unico. c) La predisposizione del piano per la sicurezza informatica relativo a tutto il flusso documentale (formazione, gestione, trasmissione, interscambio, accesso, conservazione dei documenti informatici) nel rispetto delle misure minime di sicurezza previste dal codice per la protezione dei dati personali di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, in collaborazione ed intesa con gli altri soggetti individuati dalle regole tecniche e quindi il responsabile della conservazione, il responsabile dei sistemi informativi e il responsabile del trattamento dei dati personali. d) La definizione e l applicazione di criteri uniformi di trattamento del documento informatico con particolare riguardo a: - comunicazione interna all Ente - classificazione - archiviazione. e) La formazione del pacchetto di versamento e quindi del transito del documento del sistema di conservazione; Considerato che, in relazione al ruolo centrale del responsabile della gestione documentale nell organizzazione del sistema di gestione documentale e della successiva responsabilità in ordine alla concreta attuazione del manuale di gestione documentale, occorre che il responsabile in argomento sia in possesso di competenza: - di natura giuridica, considerando che il manuale di gestione documentale ha comunque natura regolamentare; - conoscenza dell'organizzazione dell'ente e delle eventuali criticità per quanto attiene le risorse umane e strumentali; Comune di Villamar Pagina 3 di 5

4 - capacità di condivisione delle scelte con gli altri soggetti coinvolti nell organizzazione della gestione documentale. Ritenuto, pertanto, congruo e conforme alla realtà ordinamentale di questo Ente che il responsabile di cui all art. 3, comma 1, lettera b) del D.P.C.M. 31 ottobre 2000, venga individuato nella figura apicale già preposta alla struttura cui sono ricondotte le funzioni in materia di protocollo e archivio e, cioè nell Istruttore Direttivo Amministrativo Dott.ssa Francesca Fulgheri, potendo eventualmente avvalersi, per quanto concerne gli aspetti eminentemente tecnico informatici, di un supporto esterno; Ritenuto, altresì, provvedere, in questa sede e su proposta formulata dalla Dott.ssa Fulgheri, a nominare il Dott. Muscas Angelo Augusto Istruttore Direttivo Amministrativo cat. D - quale vicario della Dott.ssa Fulgheri, per i casi di vacanza, assenza o impedimento di quest ultima; Ritenuto opportuno individuare nel responsabile della gestione documentale il responsabile della conservazione documentale, così pure come nel vicario il vicario per la conservazione; Visto lo Statuto Comunale vigente; UNANIME D E L I B E R A 1. Di individuare nell'ambito della propria struttura organizzativa, un'unica Area Organizzativa Omogenea per la gestione dei documenti e dei flussi documentali dell'amministrazione ai sensi dell'articolo 50, comma 4 del dpr 28 dicembre 2000, n.445; 2. Di ricondurre le funzioni relative alla tenuta del protocollo informatico, alla gestione dei flussi documentali e degli archivi inerenti l area organizzativa omogenea sovraindicata a quelle proprie dell Ufficio di Segreteria e Affari Generali; 3. Di nominare quale Responsabile della gestione documentale di questo Comune, articolato in unica Area Organizzativa Omogenea, la Dr.ssa Francesca Fulgheri, già Responsabile del Servizio Segreteria e AA.GG. Demografici, Elettorale e Commercio al quale sono demandate le competenze e gli adempimenti previsti dalle Regole Tecniche per il protocollo informatico; 4. Di nominare quale Responsabile della gestione documentale vicario il signor Dott. Angelo Augusto Muscas Istruttore Direttivo Amministrativo inquadrato nella Cat. D; 5. Di dare atto che le funzioni ed attribuzioni del responsabile di cui al punto 1) sono quelle determinate dalla specifica normativa in materia sopra richiamata; 6. Di trasmettere il presente atto alla Dott.ssa Fulgheri ed al Dott. Muscas affinché vi appongano la propria firma per ricevuta ed accettazione dell incarico. Comune di Villamar Pagina 4 di 5

5 7. Di pubblicare sul sito istituzionale del Comune nella sezione Amministrazione trasparente sottosezione di 1 livello Personale sottosezione di 2 livello Posizioni organizzative nonché, per quel che attiene al dipendente Dott. Muscas, non titolare di P.O., nella sottosezione di secondo livello incarichi conferiti e autorizzati ai dipendenti. 8. Di dichiarare il presente atto immediatamente esecutivo ex art. 134, 4 c., del D.Lgs. n. 267/2000. ************************ Letto, confermato e sottoscritto IL PRESIDENTE F.to Sig. MELIS LINO IL SEGRETARIO F.to Dr. SOGOS GIORGIO ================================================================= Il sottoscritto Segretario Comunale, visti gli atti d ufficio ATTESTA Che la presente deliberazione è affissa all albo pretorio, al n. 875, per quindici giorni consecutivi a partire dal Villamar, lì IL SEGRETARIO COMUNALE F.to Dr. SOGOS GIORGIO COMUNE DI VILLAMAR Ufficio di Segreteria Per copia conforme all originale Deliberazione n. 72 del Villamar, Il Funzionario Incaricato Dr. Angelo Augusto Muscas Comune di Villamar Pagina 5 di 5