CITTA METROPOLITANA DI NAPOLI. DELIBERAZIONE del SINDACO METROPOLITANO

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1 CITTA METROPOLITANA DI NAPOLI DELIBERAZIONE del SINDACO METROPOLITANO OGGETTO: digitalizzazione dell'azione amministrativa della Città Metropolitana di Napoli. Individuazione dell'area Organizzativa Omogenea. Nomina del Responsabile della gestione documentale e del Responsabile della Conservazione dei documenti informatici. n. 29 Data PARERI ex art. 49 D. Lgs. 267/2000 e ss. mm. ii. Coordinatore dell Area di Supporto agli Organi Istituzionali/Direzione Affari Generali Flussi Documentali, dott.ssa Renata Monda e il Dirigente Direzione Sistema informativo ed Innovazione, ing. Vincenzo Cortese, esprimono parere favorevole per la regolarità tecnica, dando atto che il presente provvedimento non comporta impegno di spesa a carico del Bilancio dell Ente. /Coordinatore Area di Supporo agli Organi Istituzionali L anno duemilaquindici, il giorno due del mese di marzo alle ore 11,00, nella sede della Città metropolitana, il Sindaco metropolitano Luigi de Magistris, con l assistenza e partecipazione del Segretario Generale Dr.ssa Rossella Grasso, adotta la seguente deliberazione; 1

2 Atteso che con Legge del 7 aprile 2014 n. 56 Disposizioni sulle citta' metropolitane, sulle province, sulle unioni e fusioni di comuni, dal 1 gennaio 2015, la Città Metropolitana di Napoli è subentrata alla Provincia omonima, succedendo ad essa in tutti i rapporti attivi e passivi ed esercitandone le funzioni; il comma 8 dell'art.1 della Legge del 7 aprile 2014 n. 56 disciplina le funzioni attribuite al Sindaco Metropolitano; ai sensi del comma 16 dell'art. 1 della richiamata legge, la Città Metropolitana di Napoli, nelle more dell'approvazione dello Statuto, applica lo Statuto della soppressa Provincia /Coordinatore Area di Supporo agli Organi Istituzionali Premesso che con il Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell'amministrazione Digitale, è stato tracciato il quadro legislativo entro cui deve attuarsi la digitalizzazione dell'azione amministrativa attraverso l'uso privilegiato di tecnologie informatiche e telematiche, stabilendo un nuovo rapporto tra ente e utente; ai sensi dell'art. 2 comma 1 del richiamto Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n. 82 Lo Stato, le Regioni e le autonomie locali assicurano la disponibilità, la gestione, l'accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell'informazione in modalità digitale e si organizzano ed agiscono a tale fine utilizzando con le modalità più appropriate le tecnologie dell'informazione e della comunicazione ; l'art. 50 del D.P.R. 445/2000 Testo unico delle disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa e l'art. 3 del D.P.C.M n. 428 pongono l'obbligo per le Pubbliche Amministrazioni di individuare, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonche' di comunicazione interna tra le aree stesse; il successivo D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 (pubblicato in G.U. n. 59 del 12 marzo 2014) all'art. 3 comma 1 lett.a) ribadisce che le pubbliche amministrazioni provvedono ad individuare le aree organizzative omogenee e i relativi uffici di riferimento ai sensi dell'art. 50 del testo unico; 2

3 Considerato che con deliberazione di Giunta Provinciale n. 344 del 01 giugno 2012 è stata individuata un'unica Area Organizzativa Omogenea (AOO) denominata PROVINCIA DI NAPOLI per la gestione unica dei flussi documentali e la digitalizzazione dell'azione amministrazione e, contestualmente, sono stati nominati il responsabile della gestione documentale e il responsabile della conservazione dei documenti informatici; coerentemente con quanto disposto dal precitato atto deliberativo, è stato adottato, con deliberazione di Giunta Provinciale n. 386 del 27 giugno 2014, il Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e dell'archivio, che, tra l'altro, ha più specificatamente dettagliato i compiti del Responsabile della gestione documentale e del Responsabile della Conservazione, ai sensi dei DPCM 3 dicembre 2013 Regole tecniche per il protocollo informatico e Regole tecniche in materia di sistema di conservazione, entrambi pubblicati in G.U. n. 59 del 12 marzo 2014; Tenuto conto che dal 1 gennaio 2015 la Città Metropolitana di Napoli, subentrata alla Provincia omonima per effetto della Legge 7 aprile 2014 n. 56, ha aperto il registro di protocollo informatico con nuova numerazione, che è annuale e progressiva, e con codice identificativo (p_na) dell'ente Provincia di Napoli, come contrassegno di segnatura dei documenti; in adempimento a quanto richiesto dal Gestore della piattaforma dell'indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) con nota assunta al prot. n in data 22 gennaio 2015, si è provveduto al nuovo accreditamento dell'ente Citta Metropolitana di Napoli ; la procedura di accreditamento ha generato un nuovo codice identificativo IPA dell'ente (cmna), da riportare come contrassegno di segnatura dei documenti registrati nel Registro di Protocollo generale; Ritenuto necessario individuare, alla luce della istituzione della Citta Metropolitana per effetto della Legge 7 aprile 2014 n. 56, un'unica Area Organizzativa Omogenea (AOO) denominata CITTA' METROPOLITANA DI NAPOLI per la gestione unica dei flussi documentali e la digitalizzazione dell'azione amministrazione; individuare il Responsabile della gestione documentale e il Responsabile della Conservazione dei documenti informatici; effettuare tutti gli accorgimenti tecnici nel Sistema di Gestione Informatica dei Documenti, SiGID, affinchè il sistema Folium, in uso all'ente per il Registro di protocollo informatico, venga aggiornato con la nuova denominazione della AOO e il nuovo codice identificativo IPA dell' Ente (cmna) come contrassegno di segnatura dei documenti, proseguendo la numerazione delle registrazioni di protocollo che è unica, progressiva e annuale; 3

4 PROPONGONO 1) di individuare, nell'ambito dell'ordinamento dell'ente, ai sensi dell'art. 50 del D.P.R.445/2000 comma 4 e successive integrazioni, un'unica Area Organizzativa Omogenea (AOO), denominata CITTA' METROPOLITANA DI NAPOLI, comprendente tutte le strutture in cui lo si articola l'ente stesso, per la gestione unica e coordinata dei documenti, garantendo in tal modo l uniformità dei criteri di classificazione, di archiviazione e di comunicazione interna; 2) di confermare i principi e le indicazioni di cui alla deliberazione di G.P. n. 386 del 27 giugno 2014 con cui è stato adottato il Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e dell'archivio, 3) di disporre che siano posti in essere tutti gli accorgimenti tecnici nel Sistema di Gestione Informatica dei Documenti, SiGID, affinchè si aggiorni il sistema di protocollo informatico in uso con la nuova denominazione dell'ente e il nuovo codice identificativo (cmna) assegnato dall'ipa, come contrassegni di segnatura dei documenti, entro 7 (sette) giorni e non oltre dall'approvazione della presente deliberazione; 4) di dare atto che il Registro di protocollo informatico e tutti gli altri Registri afferenti all AOO, aperti al 1 gennaio 2015, proseguiranno nella loro numerazione unica, progressiva e annuale, continuando a garantire disponibilità, sicurezza, accessibilità telematica totale, fruibilità, chiarezza e completezza dell informazione, facilità di ricerca dei documenti; 5) di individuare nel Dirigente assegnato alla funzione di responsabile della struttura per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi il Responsabile della gestione documentale; 6) di individuare nel Dirigente assegnato alla funzione di responsabile della struttura competente per la gestione dei servizi informatici, il Responsabile della Conservazione dei documenti informatici.... Il Funzionario Amministrativo f.to Francesca Romano /Coordinatore Area di Supporto agli Organi Istituzionali... Visto: /Coordinatore Area Risorse Umane e dell'innovazione organizzativa e tecnologica f.to Dott.ssa Anna Capasso 4

5 IL SINDACO METROPOLITANO Ai sensi dell art. 1 legge n.56 del 07/04/2014 Vista la proposta di deliberazione sopra riportata, a firma del Coordinatore d'area di Supporto agli Organi Istituzionali/ e del Dirigente Sistema Informativo ed Innovazione ; Visto il Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n. 82, Codice dell'amministrazione Digitale ; Visto il Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 "Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa; Visto i DPCM 3 dicembre 2013 Regole tecniche per il protocollo informatico e Regole tecniche in materia di sistema di conservazione, entrambi pubblicati in G.U. n. 59 del 12 marzo 2014; Vista la deliberazione di G.P. n. 344 del 01 giugno 2014 Digitalizzazione dell'area amministrativa della Provincia di Napoli. Individuazione dell'area Organizzativa Omogenea, nomina del Responsabile della gestione documentale e del Responsabile della Conservazione dei documenti informatici Vista la deliberazione di G.P. n. 386 del 27 giugno 2014 Adozione del Manuale di Gestione del Protocollo informatico, ei flussi documentali e dell'archivio ; Visto il parere favorevole di di regolarità tecnica, reso ai sensi dell art 49 D.Lgs.267/2000, dal Dirigente Coordinatoredell'Area di Supporto agli Organi Istituzionali, Direzione Affari Generali Flussi Documentali, dott.ssa Renata Monda e dal Dirigente Direzione Sistema informativo ed Innovazione, ing. Vincenzo Cortese; Ritenuto di procedere in merito, per quanto di competenza DELIBERA Di approvare la proposta di deliberazione sopra riportata, che qui si intende integralmente ripetuta e trascritta. Del che è il presente verbale. IL SINDACO IL SEGRETARIO GENERALE f.to Luigi de Magistris f.to Rossella Grasso 5