AFFIDAMENTO A NOLEGGIO FULL SERVICE DI FOTOCOPIATRICI MULTIFUNZIONE CAPITOLATO TECNICO

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1 AFFIDAMENTO A NOLEGGIO FULL SERVICE DI FOTOCOPIATRICI MULTIFUNZIONE CAPITOLATO TECNICO Art. 1 :OGGETTO DELLA GARA D APPALTO La presente procedura è finalizzata all'affidamento della fornitura full service di macchine per ufficio per copia e stampa (fotocopiatrici multifunzione), nuove, in noleggio per mesi 48, con le caratteristiche di seguito meglio indicate: - Quantità: n. 2 in bianco e nero Apparecchiatura di base fotocopiatrice in b/n Lastra di esposizione Fissa Velocità di copiatura in A4 b/n almeno 45 copie/minuto Tecnologia di stampa Laser/Led HD 80 GB Assorbimento < 2,0 Kw Risoluzione in copiatura 600x600 dpi Formato originali Formato copie Zoom % Contacopie Fronte/Retro automatico dell originale e della copia Alimentatore automatico originali per fronte/retro >=100 fogli Bypass 80 fg. N. cassetti 3 Capacità dei cassetti 500 fg. Lucidi Carta riciclata Codice di accesso per diversi utenti Opzione stampante Emulazione /PCL 6 Formato stampe Stampa Fronte/Retro automatico Interfaccia di rete Ethernet 10/100/1000 base T

2 Opzione scanner Scanner di rete Utilità scanner Risoluzione in scansione Area file di scansione Formato file a colori con minuto anche in fronte-retro Fino a 600 Dpi JPEG, PDF Opzione fax Memoria fax Utilità fax Risoluzione fax Protocolli di rete Altre caratteristiche Almeno 200 pagine Standard 200x100 dpi TCP/IP Inoltro fax, accesso duale, Pc fax (solo TX) - Quantità: n. 1 a colore Apparecchiatura di base fotocopiatrice a colori Lastra di esposizione Fissa Velocità di copiatura in A4 a colori almeno 50 copie/minuto Tecnologia di stampa Laser/Led HD 80 GB Assorbimento < 2,0 Kw Risoluzione in copiatura 1200x1200 dpi Formato originali Formato copie Zoom % Contacopie Fronte/Retro automatico dell originale e della copia Alimentatore automatico originali per fronte/retro >=100 fogli Bypass 80 fg. N. cassetti 3 Capacità dei cassetti 500 fg. Lucidi Carta riciclata Codice di accesso per diversi utenti Opzione stampante Emulazione PCL 6 e PS3 Formato stampe Stampa Fronte/Retro automatico Interfaccia di rete Ethernet 10/100/1000 base T

3 Opzione scanner Scanner di rete Utilità scanner Risoluzione in scansione Area file di scansione Formato file a colori con minuto anche in fronte-retro Fino a 600 Dpi JPEG, PDF Opzione fax Memoria fax Utilità fax Risoluzione fax Protocolli di rete Altre caratteristiche Almeno 200 pagine Standard 200x100 dpi TCP/IP Inoltro fax, accesso duale, Pc fax (solo TX) Le macchine in consegna dovranno essere in grado di permettere: a) STAMPA SICURA DEI DOCUMENTI Consentire agli utenti di inviare documenti sensibili a qualunque stampante in rete e di stamparli solo quando sono sul posto per raccoglierli. b) INDIRIZZAMENTO INTELLIGENTE DEI FAX Consentire di impostare l indirizzamento dei documenti in entrata a un indirizzo mail prestabilito. Art. 2: SERVIZIO DI AUTENTICAZIONE ED AUTORIZZAZIONE Le apparecchiature fornite dovranno potere essere utilizzate (sia come copiatrici che come stampanti) solo previa autenticazione ed autorizzazione dell'utente. L'utente dovrà potersi autenticare passando il proprio badge personale dotato di banda magnetica in un apposito lettore presente sulle apparecchiature, il sistema dovrà quindi riconoscere la presenza o meno del codice inserito nell'elenco di utenti autorizzati all'uso e memorizzato sulla banda magnetica del badge, e, solo nel caso il codice sia presente, rilasciare i lavori di stampa inviati dallo stesso utente e permettere l'uso dell'apparecchiatura come copiatrice. Contestualmente, il sistema dovrà memorizzare il numero di lavori di stampa e di copia effettuati da ogni singolo utente su ogni singola apparecchiatura. Tutte queste operazioni dovranno essere realizzate o tramite il sistema Canon Uniflow già in funzione presso il Comune di Sassuolo, o tramite un sistema analogo fornito dalla ditta aggiudicatrice; viene data una breve descrizione dei requisiti fondamentali di tale sistema (definito da ora in poi "sgs", per "sistema gestione stampe"). 1. Il sgs dovrà utilizzare come fonte dell'elenco di utenti una directory a cui si accede tramite protocollo LDAP; in particolare, verrà utilizzato un dominio Microsoft Active Directory. 2. Nel caso il sgs utilizzi un proprio database per gestire i dati degli utenti, ogni modifica alla directory dovrà essere automaticamente riportata sul database sgs; questo può essere eseguito o in tempo reale o attraverso una procedura eseguita automaticamente tutte le notti, e che possa essere iniziata anche manualmente. 3. I database utilizzati da sgs per memorizzare il numero di lavori di stampa ed altre eventuali informazioni dovranno essere gestiti dal server MSSQL esistente ed amministrato dall'unione. 4. Il sgs dovrà permettere di impostare i parametri necessari per il collegamento al server LDAP, l'acquisizione dell'elenco di utenti autorizzati all'uso delle apparecchiature, la configurazione dei

4 codici di accesso e la diversificazione dei permessi (per esempio, la possibilità o meno di stampare a colori). 5. Ogni permesso accordato ad un utente dovrà preferibilmente essere rappresentato dall'appartenenza, nella directory LDAP, dell'utente ad un gruppo, per permettere ai sistemisti dell'unione di gestire gli utenti tramite un'unico meccanismo. 6. Per identificare l'utente, le apparecchiature di stampa dovranno leggere un codice numerico presente sulla traccia 2 delle tessere magnetiche già in uso presso l'unione, estrarne una porzione (configurabile nel sistema) da usare come codice di accesso, e verificare che esista nella directory un oggetto utente tale che questo codice sia registrato in uno dei suoi attributi; il sistema può anche prevedere l'immissione da parte dell'utente del proprio codice di accesso, o del proprio codice di matricola (che può essere diverso dal codice di accesso) tramite un tastierino numerico. 7. Il sistema dovrà autorizzare il lavoro di un utente a seconda dei permessi a lui attributi, e opzionalmente secondo altri parametri come il numero di lavori già mandati in stampa oppure il loro costo in un certo periodo, 8. Il sgs dovrà fornire, su richiesta, il numero di lavori di stampa e di copia eseguiti da ogni utente su ogni apparecchiatura; può anche fornire altri dati come il costo dei lavori, etc La ditta aggiudicatrice dovrà: 1. Nel caso venga fornito un nuovo sistema sgs, installarlo e configurarlo su di un server preparato allo scopo dai tecnici informatici dell'unione. Prevedere la formazione dei tecnici informatici dell Unione di almeno 3 giornate sugli aspetti principali del sistema (modalità di interfacciamento alla directory LDAP, permessi, report, ). 2. Configurare ogni nuova apparecchiatura per il collegamento al sistema Uniflow o al nuovo sistema fornito, ed eseguire la medesima attività in caso di eventuali spostamenti delle apparecchiature; i tecnici dell'unione forniranno i parametri necessari al collegamento in LAN via cavo Ethernet. Art. 3: REQUISITI DI CONFORMITA DELLA FORNITURA Unitamente a ciascuna Apparecchiatura il Fornitore dovrà consegnare: documentazione tecnica e manuale d uso in lingua italiana, il tutto su supporto cartaceo o digitale; dotazione del materiale di consumo (quali toner, tamburo e punti metallici nel caso in cui nella fornitura sia compreso il dispositivo con funzione di finitore ecc., con la sola esclusione della carta) cavi di alimentazione elettrica e cavi di interconnessione alla rete locale, ed ogni altro requisito (hardware e software) necessario per il funzionamento della Apparecchiatura; la documentazione relativa alla sicurezza e alla conformità della normativa vigente delle apparecchiature consegnate. Il Fornitore dovrà garantire la fornitura di tutti i MATERIALI DI CONSUMO (ad esclusione della carta), ivi incluso il toner, necessari per il corretto funzionamento delle Apparecchiature per tutta la durata del singolo contratto di noleggio. Non fanno parte dei materiali di consumo i punti metallici nel caso in cui nella fornitura sia compreso il dispositivo con funzione di finitore. Tali materiali dovranno essere consegnati in quantità tali da consentire la produzione di tutte le copie necessarie all'amministrazione. Il Fornitore, previo accordo con l Amministrazione richiedente, dovrà farsi carico di ogni attività connessa al ritiro per la raccolta e trattamento dei materiali di consumo usati, inclusi i toner ed eventuali parti di ricambio delle Apparecchiature oggetto del contratto di noleggio. A tal fine è richiesto il possesso, da parte dell esecutore del servizio, dei requisiti previsti dal D. Lgs. 5 febbraio 1997, n. 22 e successive modifiche, nonché del D. Lgs. 151/2005. Il Fornitore dovrà osservare, ove applicabili, le disposizioni del D.Lgs. 151/2005 e s.m.i., del D.Lgs. 152/2006 e s.m.i., del D.M. 17 dicembre 2009 (SISTRI) recante l istituzione del nuovo sistema di controllo della tracciabilità dei rifiuti e s.m.i. e del D.M. 8 marzo 2010, n. 65.

5 Le richieste di ritiro dei materiali di consumo dovranno essere comunque soddisfatte entro 20 (venti) giorni lavorativi dalla richiesta. Alla richiesta, da parte dell Amministrazione, per il ritiro dei materiali di consumo usati, dovrà corrispondere apposito documento (es. modulo di ritiro) che verrà compilato e sottoscritto contestualmente dall Amministrazione richiedente e dal Fornitore al momento del ritiro di suddetto materiale. Art. 4: REQUISITI TECNICI E DI CONFORMITÀ AMBIENTALE Tutti i prodotti offerti dovranno osservare dei precisi requisiti di conformità come indicato di seguito. Il Fornitore dovrà garantire che le Apparecchiature offerte siano: conformi alle norme previste dall ordinamento giuridico italiano; munite di uno dei marchi di certificazione riconosciuti da tutti i paesi dell Unione Europea (regolare marcatura CE ); conformi alle normative CEI o ad altre disposizioni internazionali relative alla compatibilità elettromagnetica e alimentate direttamente con la tensione erogata attualmente in Italia; conformi ai requisiti stabiliti nel D.Lgs. n. 81/2008, nel D.lgs. n. 17/2010, nonché nelle Direttive recepite dalla suddetta normativa italiana; in possesso dell etichetta EPA ENERGY STAR, nell ultima versione approvata, o equivalenti; conformi alle vigenti norme legislative, regolamentari e tecniche disciplinanti i componenti e le modalità di impiego delle Apparecchiature ai fini della sicurezza degli utilizzatori, con particolare riferimento alle disposizioni del D.Lgs. n 81/2008 e successive modificazioni. Pertanto ciascuna Apparecchiatura, al momento della consegna, dovrà essere accompagnata anche da una scheda informativa per i materiali di consumo in materia di sicurezza predisposta ai sensi dei decreti legislativi 3 febbraio 1997, n. 52 e 14 marzo 2003, n. 65, e successive modifiche. conformi all attuale normativa vigente al fine di ridurre l uso di sostanze pericolose ed in particolare, alla direttiva 2002/95/CE (RoHS), recepita con il D.Lgs. 151/2005 e s.m.i.. Per quanto concerne i materiali di consumo, tra cui in particolare i toner, il Fornitore dovrà garantire i requisiti di conformità secondo quanto previsto dalla direttiva 2002/96/CE, recepita con il D.Lgs. 151/2005 e s.m.i.. A tal fine il Fornitore all atto della consegna rilascerà all Amministrazione un documento attestante la conformità delle Apparecchiature a quanto dichiarato in sede di presentazione dell offerta. Art. 5 : CONSEGNA E INSTALLAZIONE L attività di consegna ed installazione si intende comprensiva di ogni onere e spesa, ivi compresi a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo quelli relativi a: imballaggio; trasporto; facchinaggio; consegna al piano ; posa in opera; installazione; messa in esercizio; verifica di funzionalità; rimozione ed asporto dell imballaggio. La consegna e l installazione delle Apparecchiature saranno effettuate a cura e spese del Fornitore nei luoghi e nei locali indicati dall Amministrazione. Al fine di semplificare l uso delle Apparecchiature, il Fornitore deve organizzare al momento dell installazione un attività di affiancamento agli utenti volta a chiarire i seguenti punti: uso dell'apparecchiatura in ogni sua funzione; gestione operativa quotidiana (caricamento carta, sostituzione toner, verifica del livello di consumo del toner, ecc.); procedure per la soluzione degli inconvenienti più frequenti (inceppamento carta, ecc.); modalità di comunicazione (per esempio orari e numeri di telefono) con il personale competente per eventuali richieste di intervento, manutenzione e assistenza tecnica, fornitura materiali di consumo e per ogni altro tipo di esigenza connessa con i servizi inclusi nel canone di noleggio;

6 formazione agli utenti sulle modalità di utilizzo delle Apparecchiature ai fini della razionalizzazione dell uso dei materiali di consumo (es. funzionalità fronte/retro, stampa di più pagine per foglio, contenimento del consumo di toner anche tramite la regolazione dell intensità, ecc.). Il servizio dovrà essere svolto per tutto il tempo necessario ad assicurare al personale dell Amministrazione, in maniera esaustiva e puntuale, l apprendimento di quanto sopra dettagliatamente descritto. Ogni Amministrazione potrà designare uno o più incaricati che, al momento dell installazione, partecipino alla suddetta attività. Al termine del positivo completamento della procedura di installazione, e delle attività di verifica verrà redatto dalla ditta apposito verbale la cui data è da considerarsi Data di installazione. Tale verbale sarà redatto in contraddittorio con l Amministrazione Contraente, e nello stesso dovrà essere dato atto dell idoneità dei luoghi di collocazione delle Apparecchiature, nonché dovranno essere indicati: la data dell avvenuta installazione; il numero di matricola e il modello delle Apparecchiature oggetto del verbale; l attestazione dell avvenuta attività relativa al servizio di affiancamento agli utenti dei vari servizi. Art. 6 : ASSISTENZA TECNICA E MANUTENZIONE Per tutte le attività connesse con la gestione del servizio di noleggio, il Fornitore dovrà mettere a disposizione delle Amministrazioni un apposito Call Center che funzioni da centro di ricezione degli ordinativi di fornitura oltre che di gestione delle richieste di manutenzione ed assistenza tecnica e richieste di materiali di consumo. Il Fornitore dovrà mantenere in perfetto stato di funzionamento le Apparecchiature oggetto del noleggio, provvedendo a fornire per ciascuna di esse e su richiesta dell Amministrazione l assistenza tecnica, ponendo in essere ogni attività necessaria per il funzionamento e per la risoluzione dei malfunzionamenti per tutto il periodo della durata del noleggio a decorrere dalla Data di installazione. Ad ogni richiesta ricevuta, relativa ad un malfunzionamento dell'apparecchiatura, il Fornitore dovrà assegnare un numero progressivo identificativo della richiesta. Tale identificativo, unitamente alla data e all ora di richiesta di intervento, che sarà quindi considerata quale data di apertura e segnalazione del guasto, dovrà essere comunicato al richiedente contestualmente alla chiamata (ovvero, in caso di richiesta a mezzo fax, immediatamente dopo la ricezione della richiesta medesima). I termini di erogazione dei servizi di assistenza tecnica e manutenzione previsti per il ripristino della funzionalità, decorreranno dalla data e dall ora della chiamata o del fax, avanzate attraverso il Call Center. Il Fornitore è obbligato a rimuovere i malfunzionamenti entro il termine delle 12 (dodici) ore lavorative successive alla registrazione della richiesta, con le modalità sopra descritte per tutte le Apparecchiature installate nei capoluoghi di Provincia. Per ogni intervento dovrà essere redatta un apposita nota, sottoscritta da un incaricato dell Amministrazione e da un incaricato del Fornitore, nella quale dovranno essere registrati: il numero dell installazione; il numero della richiesta; l ora ed il giorno della richiesta; il numero dell intervento; l ora ed il giorno di intervento; l ora ed il giorno dell avvenuto ripristino (o del termine intervento). Art. 7: FORNITURA DEI MATERIALI DI CONSUMO Il Fornitore dovrà fornire tutti i materiali di consumo (ad esclusione della carta) necessari per il corretto funzionamento delle Apparecchiature per tutta la durata del noleggio ad ogni richiesta dell Amministrazione. Le richieste di fornitura dei materiali di consumo dovranno essere comunque soddisfatte entro 24 (ventiquattro) ore lavorative dalla richiesta. L avvenuta consegna del materiale di consumo dovrà essere rintracciabile attraverso un apposito modulo di consegna (ad es. documento di trasporto). Il materiale di consumo, ed in particolare il toner, devono essere accompagnati dalla scheda dati di sicurezza al momento della consegna.

7 Art. 8: GESTIONE DA REMOTO Il Fornitore, per le Apparecchiature configurate in rete e a richiesta dell'amministrazione, dovrà organizzare una gestione da remoto. La gestione da remoto dovrà essere utilizzata almeno per la segnalazione guasti, per la richiesta toner automatica e per la rilevazione dei contatori di fatturazione. Tale sistema dovrà consentire la visualizzazione in tempo reale dello stato dei devices presenti sulla rete. Il sistema dovrà altresì garantire l accesso alle informazioni gestite attraverso un meccanismo a vari livelli gerarchici con autenticazione dell utente tramite user ID e password. A richiesta dell Amministrazione i dati raccolti sulle Apparecchiature dovranno essere classificati in un DataBase che dovrà riportare oltre ai dati identificativi e di ubicazione, anche quelli relativi all utilizzo delle singole Apparecchiature. Art. 9: PREDISPOSIZIONE PER IL COLLEGAMENTO Il Fornitore, per le Apparecchiature configurate in rete, dovrà predisporre il collegamento in collaborazione con il servizio Ced al fine di permettere la stampa ai singoli utenti solo previa autenticazione, e l indirizzamento intelligente dei fax in entrata. Art. 10: ATTIVITA DI FINE NOLEGGIO Al termine del contratto di noleggio il Fornitore provvederà, a sue spese, all'attività di disinstallazione delle Apparecchiature e contestualmente di contabilizzazione delle copie totali effettuate. Il ritiro deve essere effettuato entro e non oltre n. 30 (trenta) giorni lavorativi dallo scadere del periodo di noleggio o dalla risoluzione e/o recesso dal contratto. A tal fine, sarà onere del Fornitore porre in essere le attività necessarie quali, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, quelle relative al ritiro al piano, imballaggio, asporto, trasporto, facchinaggio, ecc.. Contestualmente al ritiro delle Apparecchiature verrà effettuata la lettura del contatore delle copie totali effettuate, per la fatturazione delle eventuali copie eccedenti.