VADEMECUM AVVOCATI GESTIONE, DEPOSITO ED ESTRAZIONE COPIE DEGLI ATTI TELEMATICI DI PARTE CONTENZIOSO CIVILE. (ultimo aggiornamento: 14 Luglio 2014)

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1 ORDINE DEGLI AVVOCATI DI BERGAMO TRIBUNALE ORDINARIO DI BERGAMO VADEMECUM AVVOCATI GESTIONE, DEPOSITO ED ESTRAZIONE COPIE DEGLI ATTI TELEMATICI DI PARTE CONTENZIOSO CIVILE (ultimo aggiornamento: 14 Luglio 2014) A partire dal 30 giugno 2014, in via obbligatoria nell ambito dei procedimenti instaurati dopo tale data e in via facoltativa nell ambito dei procedimenti pendenti, è previsto il deposito per via telematica, attraverso la piattaforma del Processo Civile Telematico, degli atti sotto indicati, nonché dei documenti prodotti. Il deposito telematico sostituisce a pieno titolo il deposito cartaceo. Elenco atti che è possibile inviare telematicamente: memorie ex art. 183 n. 6 c.p.c. comparsa di intervento ex art. 105 c.p.c. comparsa conclusionale e memoria di replica ex artt. 190 e 281 quinquies c.p.c. memorie conclusionali ex art. 12 D.Lgs. 5/2003 memorie autorizzate dal Giudice nel corso del procedimento ai sensi dell art. 127 c.p.c. istanza per la correzione materiale ex art. 288 c.p.c. La comparsa di risposta ex art. 167 c.p.c non rientra nell obbligatorietà neanche per i procedimenti instaurati dopo il 30/6/2014, ma è ammesso il deposito telematico in via facoltativa in forza di autorizzazione ministeriale al deposito facoltativo. MODALITÀ DI REDAZIONE DELL ATTO TELEMATICO L atto da depositare telematicamente può essere predisposto con qualsiasi redattore di testi (Word, Open Office, etc.), e va convertito in formato pdf. Per il suo confezionamento e per il successivo deposito si possono utilizzare i redattori specifici in commercio. L atto non può essere redatto, stampato e poi scansionato (art. 12, c. 1 specifiche tecniche del 16 aprile 2014 della DIGSIA).

2 Una volta ottenuto il file.pdf l Avvocato dovrà sottoscriverlo tramite firma digitale; la firma digitale potrà essere apposta anche successivamente avvalendosi della procedura solitamente presente nel software REDATTORE ATTI che consente di creare la busta telematica. Per una più facile lettura dell atto depositato in formato elettronico, è consigliabile suddividerlo in paragrafi o capitoli. Inoltre è opportuno indicare nell'intestazione dell'atto la relativa tipologia (es. memoria 183 c.p.c.), ed utilizzare il modello memoria generica solo ove non rinvenuto il tipo di atto di riferimento. Se il cliente è assistito da due Avvocati, l Avvocato che redige l atto dovrà inserire il nominativo del collega sia nell atto, sia in sede di compilazione della busta mediante il redattore di atti PCT presente nel PdA e apporre la sua firma digitale. Inoltre, i soggetti abilitati esterni (Avvocati e CTU) possono depositare telematicamente tramite un indirizzo PEC diverso da quello del firmatario dell atto principale, purché tale indirizzo appartenga ad un soggetto dello stesso Ordine Professionale e sia censito nel RegIndE. Le successive comunicazioni e notificazioni saranno comunque trasmesse dal sistema all'indirizzo PEC del firmatario dell'atto principale. Pertanto, se l'avvocato non è dotato di un proprio indirizzo PEC regolarmente registrato al RegIndE o comunque se la comunicazione telematica di Cancelleria non è andata a buon fine per causa a lui imputabile, la stessa sarà eseguita esclusivamente mediante deposito in Cancelleria. Tutti gli allegati all atto devono essere depositati necessariamente in uno dei formati ammessi dalle specifiche tecniche del PCT (vedi ALLEGATO 1) e non è necessario che siano firmati. È sconsigliata anzi l apposizione di firma digitale sugli allegati in quanto aumenta notevolmente ed inutilmente il peso della busta telematica da depositare. Per la denominazione dei singoli file non possono essere utilizzati caratteri speciali (lettere accentate, apostrofo oppure altri simboli quali!$ %&()? ). L art. 14 delle specifiche tecniche del 16 aprile 2014 impone un limite di dimensione della busta telematica di 30 Mb. Qualora le dimensioni della busta siano al di sopra del limite indicato: controllare le impostazioni dello scanner (eventualmente chiedere al proprio referente tecnico) e procedere alla sostituzione di uno o più file all interno della busta al fine di ottenere il miglior compromesso qualità / peso file complessivo (indicativamente: scansione in bianco e nero impostando una risoluzione di 150Dpi e utilizzo di programmi di compressione dei file pdf quali pdfcompressor / orpalis / pdf reducer che consentono di ridurre del 30-40% il peso dei file); procedere con l'invio di buste successive, ai sensi dell'art. 51 DL 90/2014, selezionando come tipologia di atto "istanza generica" previo inserimento del numero di ruolo affinché i successivi invii possano essere abbinati al corretto fascicolo informatico (per maggiori informazioni fare riferimento all ALLEGATO 2). in ultimo provvedere al deposito in Cancelleria degli atti, tramite pen drive USB. Per i documenti che contengono testi e scritture con caratteri piccoli o molto piccoli (es. Condizioni Generali nei Contratti), è consigliabile procedere con l ingrandimento delle sole clausole di maggiore interesse da depositare in un file separato per una migliore leggibilità da parte di tutti gli utenti. Sia per migliore consultazione sia per rispettare le modalità di produzione documentale del codice di rito è indispensabile che ogni documento venga memorizzato in un singolo file numerato (con stessa

3 numerazione progressiva: 01, 02, 03, oppure doc.01, doc.02, doc.03, etc., in progressione rispetto a documentazione cartacea eventualmente già prodotta) e nominato sinteticamente. La produzione documentale, ex artt. 74 e 87 disp. att. c.p.c., sarà accompagnata da un indice (trasmesso in autonomo file numerato: 00, o doc.00 secondo numerazione adottata) che, via via aggiornato, riporterà nell ordine tutti i documenti prodotti (con numerazione progressiva e nominazione), compresi quelli prodotti con l atto iniziale, di cui potrà essere trasmessa copia telematica (numerata e nominata). L indice dei documenti deve essere redatto utilizzando la stessa procedura indicata per la redazione della degli atti. Per i documenti in formato telematico, si raccomanda di utilizzare sempre il link tra testo e documento citato e allegato (ciò è possibile quando testo e documento siano inviati contestualmente). Nei procedimenti contenziosi, la produzione telematica di più documenti in unico file, privo di indice e di chiara recuperabilità dei singoli testi prodotti, legittimerà il rinvio della pronuncia sulle prove o sulle istanze anticipatorie, con termine per la produzione documentale telematica conforme alle indicazioni di cui sopra. Qualora si renda necessario il deposito di documentazione ulteriore rispetto a quella già prodotta, l Avvocato dovrà entrare nel fascicolo telematico e predisporre una nota di deposito, come atto principale, contenente l elenco dei documenti che depositerà ed allegarla. TEMPISTICHE PER IL DEPOSITO TELEMATICO Il deposito telematico deve avvenire entro le ore del giorno di scadenza. È importante notare che la data di effettuazione del deposito non coincide con l invio della busta ma, così come disposto dall art. 16 bis, comma settimo del d.l. 18/10/2012 n. 179 convertito in legge n. 221 del 17/12/2012, con il momento (immediatamente) successivo in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata dal Ministero della giustizia (RdAC) (vedi ALLEGATO 3). Un deposito effettuato molto a ridosso dell orario di scadenza potrebbe dunque risultare tardivo. Per i depositi che avvengono effettuati mediante più invii, come sopra specificato, il termine per il deposito di tutte le buste è comunque quello già indicato delle ore del giorno di scadenza. È preferibile che gli atti telematici siano depositati entro il giorno precedente al termine di scadenza per permettere alla Cancelleria di controllare gli atti ed avvisare gli Avvocati circa eventuali incongruenze e/o errori nel deposito. Il deposito tempestivamente effettuato sarà visibile a tutte le parti costituite ed al Magistrato solo a seguito dell accettazione della Cancelleria, ai sensi dell art. 13 co. 7 del D.M. 44/2011 e verrà inviato apposito messaggio al mittente a seguito dell esito positivo dei controlli sulla busta inviata. Se, nonostante l invio della busta, si dovessero riscontrare, nella scadenza del termine, problemi di deposito (mancata attestazione del gestore centrale o tardiva accettazione da parte della Cancelleria) è consigliabile contattare la Cancelleria al fine di valutare la soluzione più idonea (ad esempio rifiuto busta mandata erroneamente e immediato reinvio corretto, eventuale deposito cartaceo). L accettazione da parte delle Cancellerie sarà effettuata entro le ore della mattina per tutte le buste pervenute dagli Avvocati il giorno precedente dal lunedì al venerdì; entro le ore di lunedì per le buste pervenute nella giornata di sabato.

4 GESTIONE DEGLI ATTI TELEMATICI Gli atti depositati telematicamente e i relativi allegati saranno consultabili solo telematicamente dalla funzione LIVE! della CONSOLLE AVVOCATO oppure da POLISWEB-PCT, cercando il fascicolo in questione, aprendo i DETTAGLI con il tasto sinistro e premendo il pulsante DOCUMENTI/STORICO sulla sinistra della schermata (vedi ALLEGATO 4). Gli Avvocati che non si avvalgono ancora del deposito telematico o della consultazione Polisweb potranno richiedere comunque copia degli atti e degli allegati depositati dalla controparte presso la Cancelleria, dietro pagamento dei diritti di copia. La Cancelleria che accetta il deposito telematico apporrà un timbro sul fascicolo cui si riferisce l atto depositato telematicamente, al fine di segnalare che non tutti gli atti del fascicolo sono disponibili in formato cartaceo: Nel fascicolo d ufficio NON sono contenuti atti e documenti inviati telematicamente dai difensori costituiti CAUTELE DA TENERE SUI DEPOSITI TELEMATICI È altamente consigliabile conservare copia di tutte le comunicazioni PEC riguardante il deposito effettuato. Ai fini della prova, in caso di contestazione della data di avvenuto deposito, infatti, sarà necessario ricostruire i flussi della busta telematica, eventualmente producendo sia la ricevuta generata dalla proprio gestore PEC (RAC) che il messaggio di posta elettronica certificata contenente l attestazione di avvenuta consegna della busta da parte dei sistemi ministeriali (RdAC) nonché i successivi messaggi sempre provenienti dai sistemi di Cancelleria. Ove il ritardo nell accettazione del Cancelliere sia tale da pregiudicare il diritto di difesa della controparte, la stessa potrà avanzare richiesta di rimessione in termini, richiesta che sarà valutata dal Giudice. La rimessione in termini non è necessaria nel caso in cui risulti che la parte abbia comunque ricevuto diversa e tempestiva conoscenza dell atto e degli allegati da parte del depositante stesso, eventualmente tramite invio da parte di costui di messaggio PEC contenente gli atti e i documenti depositati. Si consiglia di verificare al momento del deposito gli estremi della causa (numero di ruolo e parti) indicate nei messaggi RdAC e RAC al fine di accertare l esattezza del fascicolo nel quale è stato effettuato il deposito. L eventuale errore di selezione del fascicolo di destinazione del deposito telematico potrà, a seconda delle circostanze del singolo caso, essere oggetto di richiesta di rimessione in termini e di conseguente valutazione da parte del Giudice. La rimessione potrà essere concessa in tutti i casi in cui risulti che la non tempestiva effettuazione del deposito sia derivata da problemi dei sistemi informatici o dei gestori di posta elettronica certificata. DEPOSITO DEL FOGLIO DI PRECISAZIONE DELLE CONCLUSIONI Al fine di consentire al Giudice di utilizzare nel verbale e in sentenza le conclusioni della parte, è di fondamentale importanza depositare telematicamente il foglio di precisazione delle conclusioni, che può

5 essere redatto con qualsiasi elaboratore di testi (Word, Open Office, etc.) e convertito in formato.pdf TESTO. Non è consentito stampare l'atto, scansionarlo e allegarlo come.pdf IMMAGINE. Per trasmettere il foglio di precisazione delle conclusioni occorre copiare il testo del foglio utilizzando la Consolle dell Avvocato all interno dell area MODIFICA DATI AGGIUNTIVI - Testo della domanda o delle conclusioni come riportate nell atto di parte - le conclusioni formulate nel foglio di precisazioni. Solo tale operazione consentirà al Giudice di utilizzare nel verbale e in sentenza le conclusioni della parte. Il foglio di precisazione delle conclusioni deve quindi essere depositato telematicamente utilizzando lo strumento Consolle Avvocato. Dopo aver creato il fascicolo cui il deposito si riferisce (manualmente o mediante acquisizione dei dati tramite la funzione LIVE!), deve essere selezionato quale tipologia deposito FOGLIO DI PRECISAZIONE DELLE CONCLUSIONI. Molta attenzione va posta, particolarmente ove vi siano dei fascicoli sub, al fatto che il numero del fascicolo sia corretto, poiché diversamente depositerete il foglio in differente fascicolo (fare riferimento all ALLEGATO 5) Il foglio di precisazione delle conclusioni deve essere depositato telematicamente almeno tre giorni prima la data fissata per l udienza di precisazione delle conclusioni: ciò per consentire l acquisizione del dato dalla Cancelleria e dal Magistrato, nonché per consentire alla controparte la verifica delle conclusioni medesime. Gli Avvocati dovranno verificare mediante l utilizzo di Consolle Avvocato (nella funzione di consultazione LIVE!), l eventuale deposito del foglio di precisazione delle conclusioni da parte della controparte negli eventi caricati nel fascicolo. Il foglio potrà essere verificato ed eventualmente stampato con le consuete modalità. Il foglio di precisazione delle conclusioni cartaceo deve essere portato all udienza di p.c. ISTRUZIONI PER RENDERE CONFORMI LE COPIE DEGLI ATTI PROCESSUALI TELEMATICI Secondo l art. 52 del D.L. 90/2014, per l Avvocato è possibile estrarre copie informatiche, anche per immagine, degli atti depositati telematicamente, attestandone la conformità. Tali copie equivalgono all originale anche se prive della firma digitale del Cancelliere. Per farlo l Avvocato si collega, tramite il proprio applicativo o mediante accesso al Portale dei Servizi Telematici, ai registri di Cancelleria e scarica (effettuando il download), l atto (il ricorso, l istanza, etc.) così come visualizzato nel sistema registro di Cancelleria. Qualora intenda trarne copia informatica, l Avvocato redige, su file separato, sottoscritto digitalmente, la seguente attestazione: L Avv. NOME e COGNOME nella sua qualità di difensore della PARTE (nome, cognome o denominazione della parte assistita), dichiara ex art. 16 bis, comma 9 bis, L. 221/2012, come introdotto dal D.L. 90/2014, che la presente copia informatica di ATTO PROCESSUALE DI PARTE (descrizione dell atto), nel procedimento RG. N., estratta tramite consultazione remota del fascicolo informatico, è conforme all originale depositato nello stesso. Qualora intenda trarne copia cartacea, l Avvocato stampa il file dell atto di parte e annota in calce allo stesso: L Avv. NOME e COGNOME nella sua qualità di difensore della PARTE (nome, cognome o denominazione della parte assistita), dichiara ex art. 16 bis, comma 9 bis, L. 221/2012, come introdotto dal D.L. 90/2014, che la presente copia cartacea di ATTO PROCESSUALE DI PARTE (descrizione dell atto), nel

6 procedimento RG. N., estratta tramite consultazione remota del fascicolo informatico, è conforme all originale depositato nello stesso.

7 ALLEGATO 1 SPECIFICHE TECNICHE PER L INVIO DEGLI ALLEGATI Art. 13 (Nuove specifiche tecniche art.34 DM 44/2011 del pubblicate in GU il ) (Formato dei documenti informatici allegati art. 12 del regolamento) 1. I documenti informatici allegati sono privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili, e sono consentiti nei seguenti formati: a..pdf b..rtf c..txt d..jpg e..gif f..tiff g..xml h..eml (purché contenenti file nei formati di cui alle lettere precedenti) i..msg (purché contenenti file nei formati di cui alle lettere da a. ad h.) 2. È consentito l utilizzo dei seguenti formati compressi purché contenenti file nei formati previsti al comma precedente a..zip b..rar c..arj 3. Gli allegati possono essere sottoscritti con firma digitale o firma elettronica qualificata; nel caso di formati compressi la firma digitale, se presente, deve essere applicata dopo la compressione

8 ALLEGATO 2 MODALITÀ PER L INVIO DI DOCUMENTI ECCEDENTI I 30 MB In riferimento a quanto previsto dall art. 51 comma 2 del DL 90/2014, di seguito si indicano le principali prassi per la gestione dei depositi di dimensione superiore a quanto stabilito dalle specifiche tecniche: Atti endoprocessuali delle parti (compresa costituzione) 1. L Avvocato esegue un deposito dell atto (es. memoria specifica o costituzione) e degli eventuali allegati per una dimensione massima di 30MB, con riferimento al procedimento. 2. L Avvocato esegue deposito successivo usando la stessa tipologia di memoria usata nel primo invio (nel caso di deposito memorie) oppure sempre atto di costituzione. In entrambi i casi, nell atto principale specifica che trattasi di integrazione o prosecuzione del contenuto dell atto di cui al primo invio. 3. Nel caso di utilizzo di memoria generica (sia primo invio che successivi) si può usare il campo Note per indicare al Cancelliere la numerazione delle integrazioni; si precisa che questo campo Note è disponibile solo per la memoria generica. 4. La Cancelleria può accettare tutti i depositi utilizzando sempre il medesimo evento oppure usare Deposito atto non codificato nei casi in cui il sistema non permetta lo scarico del medesimo evento più volte (es. l evento Deposito memorie 183 si può scaricare più di una volta. In questo caso l Avvocato può depositare le memorie tramite due invii successivi e la Cancelleria le può accettare usando un medesimo evento).

9 ALLEGATO 3 ESEMPIO DI FLUSSO DELLE COMUNICAZIONI PEC A SEGUITO DI UN DEPOSITO TELEMATICO 1. Invio busta 2. A seguito dell inoltro della busta, il sistema dà conferma degli esiti positivi dei controlli automatici:

10 3. Effettuato il controllo da parte del Tribunale, sarà inviato un messaggio PEC di accettazione:

11 ALLEGATO 4 DESCRIZIONE DELLE MODALITÀ CON CUI GLI ATTI POSSONO ESSERE DEPOSITATI 1) riprendere o creare il fascicolo di riferimento 2) selezionare il tipo di procedura CONTENZIOSO CIVILE

12 3) inserire correttamente il numero di R.G. e il TIPO di RUOLO 4) compilare la maschera per l inserimento dei dati relativi al pagamento del contributo unificato:

13 5) individuare l OGGETTO della PROCEDURA 6) se si tratta di un NUOVO FASCICOLO, indicare le parti. N.B.: se trattasi di comparsa di costituzione per il convenuto procedere come in figura (convenuto).

14 7) aprire la fase di DEPOSITO TELEMATICO 8) selezionare l atto. Nel nostro esempio la COMPARSA DI COSTITUZIONE E RISPOSTA

15 9) inserire l atto principale redatto secondo l art. 52 delle regole tecniche D.M. 17/07/2008 (stamp virtuale PDF). Inserire gli eventuali allegati. 10) procedere con la CREAZIONE DELLA BUSTA

16 Altro esempio la MEMORIA EX ART. 183 C. 6 C.P.C. N. 1 Ripetuti i punti da 1) a 5) 6) indicare le parti 7) aprire la fase di DEPOSITO TELEMATICO

17 8) selezionare l atto. Nel nostro esempio la MEMORIA EX ART. 183 C. 6 C.P.C. N. 1 9) inserire l atto principale redatto secondo l art. 52 delle regole tecniche D.M. 17/07/2008 (stamp virtuale PDF). Inserire gli eventuali allegati nell apposita sezione, cliccando su IMPORTA.

18 10) procedere con la CREAZIONE DELLA BUSTA e, infine, cliccare su INVIA Una breve descrizione delle modalità con cui GLI ATTI possono essere consultati ON-LINE 1) Accedere alla funzione LIVE! della CONSOLLE AVVOCATO

19 2) Cliccare sulla cartella FASCICOLI PERSONALI 3) inserire R.G. e cliccare su DETTAGLI FASCICOLO 4) consultare gli atti da DOCUMENTI o EVENTI STORICO (VEDI ICONE FILE PDF APRIRE I PDF)

20 ALLEGATO 5 DEPOSITO DEL FOGLIO DI PRECISAZIONE DELLE CONCLUSIONI Dopo aver aperto il programma Consolle Avvocato selezionare il comando LIVE, entrare nella sezione FASCICOLI PERSONALI inserire il numero di ruolo, nell apposito campo, quindi avviare la ricerca tramite il comando RICERCA. Selezionare il fascicolo quindi scegliere la voce DEPOSITI TELEMATICI : in questo modo è possibile richiamare, dal registro di Cancelleria, il fascicolo già completo di tutti i dati.

21 Selezionare dall elenco degli atti la voce FOGLIO DI PC quindi confermare mediante il comando OK. Compilare la presente maschera avendo cura di inserire lo stesso testo indicato nel foglio di precisazione delle conclusioni. Nella schermata seguente premere il pulsante "IMPORTA" per dare corso alla procedura di importazione del foglio di PC.

22 N.B. Il foglio di precisazione delle conclusioni, quale atto principale del deposito deve essere, come di consueto, il frutto di una conversione in pdf del file di testo nel rispetto dell art 12 del D.M 44/2011. Selezionare il file da importare nella cartella in cui è stato salvato quindi confermare mediante il comando OK. Procedere con la creazione della busta mediante il comando CREA BUSTA, avendo cura di inserire il codice pin della smart card / bk per la corretta autenticazione.

23 Apporre la firma digitale mediante il comando FIRMA avendo cura di sottoscrivere digitalmente sia l ATTO PRINCIPALE, con relativa verifica di conformità, sia il DATI ATTO XML. Procedere nel deposito cliccando il tasto INVIA. Il Giudice ritroverà automaticamente nella propria Consolle il testo delle conclusioni come da voi elaborato.