2014 Evolvex Srl. Mobyx è un applicazione sviluppata da Evolvex Srl e premiata da Confindustria

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1 Pensato per le aziende che operano sul territorio (Aziende Private, Municipalizzate e Pubblica Amministrazione), avendo più sedi od offrendo servizi in mobilità e outsourcing (Cooperative, Assistenza, Trasporti, ) Mobyx è la soluzione ideale per l urban corporate planning and management che offre, in un unica soluzione, le funzioni di pianificazione e controllo degli interventi sul territorio, controllo accessi e rilevazione presenze del personale in sede, fuori sede e in movimento fuori dall azienda, segnalazione e gestione delle risorse e dei problemi. Mobyx è un applicazione sviluppata da Evolvex Srl e premiata da Confindustria

2 Sommario

3 Un unico strumento per la segnalazione dei problemi la pianificazione e il controllo degli interventi la rilevazione presenze fuori sede e in movimento Grazie agli smartphone oggi si possono fare molte cose che fino a ieri erano impensabili. Tutti oramai ne possiedono uno, l incremento del loro utilizzo secondo i dati Audiweb è inarrestabile. Cogliendo appieno le potenzialità della connettività in mobilità, le tecnologie di geolocalizzazione e i migliori strumenti di gestione dati oggi a disposizione, Evolvex ha creato Mobyx, un App per smartphone e tablet che risponde a quattro esigenze a cui molte aziende cercavano risposte da anni: 1. integrare il sistema di controllo degli accessi in sede, con quelli della rilevazione presenze del personale fuori sede e in movimento, spesso affidati alle strutture appaltanti o a imprecise autorilevazioni; 2. eliminare i costi (infrastruttura hardware, cablaggi, timbratori, rilevatori fissi da varco per tessere, badge, Rfid, Server e Software da installare in tutti i luoghi dove sono operativi i dipendenti); 3. pianificare, rilevare e controllare il timing del personale che, per svolgere le attività assegnate, si sposta sul territorio. 4. Coordinare il sistema di segnalazione guasti con un sistema completo di Project Management and Human Resource (pianificazione e controllo, assegnazione di classi e priorità, identificazione degli operatori e assegnazione dei compiti, monitoraggio degli interventi, rilevazione dei movimenti del personale sul territorio). La tecnologia è complessa, ma il suo utilizzo semplice, rapido e intuitivo. Questa è la ragione per cui Mobyx si adegua alle esigenze specifiche di ogni azienda, consentendo di implementare sempre, anche in un secondo momento, le sue funzionalità più evolute e i moduli aggiuntivi.

4 La tecnologia che fa guadagnare Basato su Tecnologia Cloud, Mobyx è un sistema di rilevazione delle presenze, segnalazione e pianificazione composto da tre elementi che dialogano tra loro interamente via Web: 1. Un Software in SAAS gratuito (Software As A Service) su Server Cloud accessibile da qualsiasi device, da qualsiasi browser ovunque per raccogliere, organizzare, pianificare e verificare tutte le informazioni sul personale e le commesse. 2. Le tecnologie Wifi, 3G, 4G e GPRS che consentono connettività sempre e ovunque. 3. Mobyx Client Application, l applicazione che, installata sui dispositivi Mobile degli operatori, consente rispettivamente di identificarsi e di avere accesso a tutte le impostazioni e funzionalità-utente del sistema. Questo significa eliminare i costi da sostenere per adeguare la rete aziendale, per dotarsi di un server e acquistare un software dedicato. Significa anche che i punti di accesso e le aree di rilevazione possono essere ovunque sul territorio, senza bisogno di acquistare e installare tanti dispositivi fissi da varco quanti sono i varchi da controllare. Significa, infine, eliminare i dispositivi da dare in dotazione agli addetti per l'identificazione personale. TECNOLOGIA GEOFENCE - Geofence è la tecnologia che, attraverso due coordinate geografiche (latitudine e longitudine) ed un raggio, consente di stabilire la dimensione di un'area all aperto entro cui può essere rilevata la presenza del dispositivo mobile in dotazione alle persone. WIFI E FORZA DEL SEGNALE - Mobyx permette di impostare con precisione la zona di timbratura anche all inerno di ambienti, individuando l'ssid di una rete WiFi e indicando l'intensità con cui i dispositivi mobili rilevano il segnale all'interno dell'area. Questo consente al sistema di operare in modo molto preciso ed esclude il rischio di rilevazioni approssimative.

5 B.Y.O.D. (Bring Your Own Device) 22 milioni di Italiani usano quotidianamente uno smartphone per accedere al web, circa 7 milioni lo fanno grazie al loro Tablet. L uso di questi strumenti è in crescita (+28% per gli smartphone e +127% per i tablet). Figura 1 - Dati Audiweb sull uso e lo sviluppo del mercato degli Smartphone Secondo gli studi della School of Management del Politecnico di Milano, la popolazione è sempre più incline a utilizzare modalità più dinamiche e immediate di accesso alle informazioni. La rapida diffusione di smartphone e tablet - che consentono la connettività in movimento - rendono possibile oggi la più ampia integrazione tra le abitudini personali e le esigenze aziendali. Mobyx è lo strumento che rende questo facile e attuabile. Gli esperti sostengono che in questo settore i dipendenti sono più avanti delle aziende che non si adeguano con la stessa loro rapidità agli sviluppi tecnologici. Mobyx coglie i cambiamenti che l introduzione dei dispositivi mobili hanno imposto alle abitudini e ne fa un uso funzionale alle esigenze dell azienda. SEGNALAZIONE E INTEGRAZIONE - Mobyx sostituisce e amplia tutte le funzioni che precedentemente erano assegnate ai badge (identificazione, apriporte, ecc.), integrandolo a un applicazione per la pianificazione e il controllo dell intero ciclo di un intervento in un area urbana e non solo. ACCESSO MULTIPLO CONTEMPORANEO E TRACCIATURA IN TEMPO REALE SU GOOGLE MAP - non solo si eliminano soste e code ai varchi d'accesso grazie alle tecnologie di connessione, ma si riescono ad avere sia accessi contemporanei grazie alla velocità di queste tecnologie e, in tempo reale, la rappresentazione grafica, continuamente aggiornata su mappe Google, della localizzazione delle persone.

6 L'architettura di Mobyx è costituita da un'applicazione server e da un applicazione client. L'applicazione server è denominata MobyxServer, è raggiungibile via browser all'indirizzo e vi ci si accede tramite una procedura di identificazione e autentificazione. Accedendo a MobyxServer si possono: Impostare i parametri di configurazione del sistema Inserire i dati dei dipendenti Popolare le anagrafiche dei punti di accesso (sede, filiali, cantiere, clienti, ecc.) Definire i punti geografici dove rilevare la loro presenza Programmare i Meeting e gli itinerari per ogni dipendente Monitorare e analizzare le timbrature Procedere con l'estrazione sintetica delle presenze per l'utilizzo destinato alle gestione delle paghe. Per una panoramica completa delle funzioni del sistema si rimanda al capitolo Funzioni complete di Mobyx. L applicazione client è MobyxApp. Per venire incontro alle richieste delle aziende che hanno scelto di cambiare gradualmente, Mobyx è disponibile anche con un applicazione che funziona insieme a al rilevatore fisso da varco appositamente studiato: Cerbero (che si completa con CerberoApp - si rimanda al capitolo Cerbero il rilevatore da varco ausiliario). Figura 2 - Architettura del Sistema

7 Abbattimento dei costi d'investimento iniziale: Mobyx può essere usato come servizio SAAS (Software As A Service) con un minimo costo/utente, senza acquistare nulla. Elimina i costi per l'acquisto di dispositivi da varco, cablaggi, hardware e software e di supporti con cui dotare il personale. Connettività tramite Wifi, 3G, 4G, Bluetooth, GPRS. Veloce e facile configurazione via web, flessibile e perfettamente adeguabile alle proprie specifiche esigenze e procedure. Raccolta di segnalazione corredate da informazioni in diversi formati e chat (foto, video, documentazione, ). Geolocalizzazione automatica delle segnalazioni. Project Management per organizzare priorità, commesse, segnalazioni, piani di intervento e assegnare le risorse materiali (mezzi, attrezzi,...) e umane. Funzione Meeting per organizzare le trasferte del personale e i tragitti di lavoro. Gestione centralizzata del sistema su cloud web-based, da qualsiasi dispositivo che può connettersi a internet, mediante autentificazione. Individuazione di qualsiasi luogo fisico, all interno e all esterno, come punto di accesso (sede, cantieri, in movimento) per rilevare la presenza del personale. Controllo in tempo reale di ogni addetto sul territorio visualizzabile su Mappe Google. Invio di messaggi "reminder" tra responsabile e addetto. Eliminazione delle code in ingresso presso i dispositivi da varco, rilevazione multipla contemporanea. Monitoraggio delle persone che si trovano nei locali di strutture ampie (indicato per la sicurezza in risposta anche alle recenti disposizioni sugli obblighi degli Istituti Scolastici, Enti, Musei e strutture aperte al pubblico). Soluzione per la gestione delle Risorse Umane perfettamente integrabile con altri applicativi Evolvex (Rapportino elettronico, CRM). Creazione e invio del foglio presenze all Ufficio Paghe o al Consulente del Lavoro. Gestione delle richieste di ferie e di permessi, gestione delle malattie e degli infortuni.

8 MobyxApp è un'applicazione per smartphone che permette ai dipendenti di "timbrare" l'entrata e l'uscita, con una semplice pressione del dito sul touch screen del loro dispositivo mobile (smartphone o tablet) senza bisogno di alcun dispositivo fisso da varco. Questo è possibile perché, per mezzo degli SSID degli accessi WiFi o attraverso la tecnologia Geofence (sistema che permette di individuare qualunque area, di qualsiasi dimensione, indicando latitudine, longitudine e un raggio), si possono identificare una o più zone di rilevazione: la sede dell'azienda, un cantiere, le sedi dislocate, più punti costituenti il percorso di un tecnico dell'assistenza. Quando l'addetto entra in una zona (la sede, un altro stabilimento, la sede di un cliente, ecc.) MobyxApp si attiva in connessione con MobyxServer e chiede all'addetto di timbrare. MobyxApp comunica il dato via WiFi, oppure attraverso una connessione 3G, 4G o tramite GPRS e lo registra direttamente su MobyxServer. Attivazione dell'applicazione (Quick Start Guide) Oggi è possibile provare gratuitamente Mobyx scaricandola da GooglePlay al seguente link: L'attivazione dell'applicazione avviene seguendo una semplice procedura che viene spiegata nella Quick Start Guide, scaricabile dal sito del prodotto

9 Figura 3 - Google Play e screenshot dell applicazione Timbratura WiFi MobyxApp consente due modalità di timbratura: Modalità WiFi Modalità Geofence Nella modalità WiFi la timbratura è ammessa solo se viene rilevata una delle reti WiFi associate al dipendente in fase di inserimento dell'anagrafica del dipendente. Mobyx consente di impostare con precisione la zona di rilevazione e limitare il raggio d'azione del dispositivo WiFi. Il sistema, infatti, permette di indicare la potenza minima del segnale al di sotto della quale la timbratura non è consentita. Questo evita che si verifichino casi di timbrature inesatte (ad esempio in un piano diverso, o al di fuori dell'area dello stabilimento). Impostando il parametro a valore 0 (zero) il controllo sulla potenza non viene effettuato. Non è necessario che la connessione avvenga su quella specifica rete WiFi, è sufficiente che il dispositivo rilevi il suo nome (SSID) o il suo indirizzo interno (BSSID). Figura 4 - Rilevazione SSID o BSSID dall'applicazione In Figura 4, ogni riga mostra a sinistra il nome della rete rilevata (SSID) e il suo indirizzo fisico (BSSID). A destra, invece, compare un valore numerico negativo che rappresenta la forza del segnale di quel dispositivo WiFi. Più il valore si avvicina a 0 (zero) e maggiore è la potenza del segnale. La funzione è utilizzata per effettuare la timbratura a una distanza minore dal dispositivo WiFi rispetto alla distanza di rilevazione naturale, obbligando l'operatore ad entrare in una specifica area aziendale.

10 Le varie reti utilizzate per la rilevazione dei dipendenti vengono identificate caricandole nella tabella WiFi Aziendali" di MobyxServer, come mostrato in Figura 4. Figura 5 - Inserimento della rete WiFi all'elenco delle reti aziendali Geotimbratura MobyxApp consente la timbratura anche attraverso Geofence. Una geofence è un'area geografica di forma circolare definita da un centro, dichiarato con i valori di latitudine e longitudine, e il raggio espresso in metri. Dopo aver impostato una geofence, la timbratura è ammessa solo se l'addetto è stato associato ad essa. Per avvalersi di questo sistema si devono da un lato individuare le geofence, dall'altro associare gli addetti alle geofence che li riguardano. Tutte queste informazioni possono essere inserite attraverso apposite funzioni dell'app in uso esclusivo all'amministratore. L'operazione è semplice e intuitiva. Figura 6 - Geofance e Google Maps Le coordinate geografiche del luogo che si intende gestire per il controllo si possono reperire utilizzando le istruzioni fornite da Google Maps (vedi Figura 6 ): Si procede aprendo Google Maps Si fa clic con il pulsante destro del mouse su un luogo nella mappa. Si seleziona Che cosa c'è qui? Nella casella di ricerca nella parte superiore della pagina, vengono visualizzate le coordinate da utilizzare. I valori indicati, infatti, rappresentano Latitudine e Longitudine del punto selezionato. Per una più precisa indicazione geografica ci si può recare direttamente sul posto con il dispositivo mobile e la App attiva. In questo modo si possono ottenere le coordinate geografiche direttamente dall'app (Figura 7).

11 Figura 7 - Rilevazione delle coordinate mediante App Compatibilità dei sistemi I due metodi di timbratura (WiFi e Geofence) non sono tra loro mutuamente escludenti, ma possono essere gestiti contemporaneamente. Ciò significa che un addetto potrà timbrare indifferentemente mediante l'uno e l'altro metodo. Questo dipende da come il luogo di rilevazione è stato reso riconoscibile (WiFi o Geofence). Per stabilire in quali luoghi a un addetto è consentita la timbratura, questi vanno selezionati dalla lista dei sistemi di rilevazione WiFi e GPS e associati alla lista individuale di ogni singolo dipendente. In pratica, prima si definiscono gli accessi aziendali, successivamente, nella form di codifica del dipendente, si indicano i luoghi nei quali il dipendente potrà timbrare i propri ingressi e uscite. Funzionamento della timbratura Entrambi i metodi di timbratura si attuano in diverse fasi, fasi che vengono evidenziate nell'app da apposite icone che mostrano lo stato di avanzamento del processo. Tramite l'app si può scegliere il metodo di timbratura volta per volta, si può anche fare in modo che al lancio dell'app la richiesta di timbratura avvenga automaticamente in uno dei due modi previsti (WiFi o Geofence). Un'apposita voce di menu consente la visualizzazione sulla mappa di Google della posizione corrente e delle posizioni di tutte le geofence previste per l'account che è associato al dispositivo mobile.

12 Mobyx consente di pianificare e monitorare le attività che il personale svolge sfuori sede, sul territorio e spostandosi da un luogo a un altro. Questo accade quando si erogano servizi in mobilità (ad esempio interventi tecnici, trasporti, assistenza domiciliare, agenti, ecc.). La funzione Meeting, consente di programmare l itinerario e le tappe previste e averne una visione d insieme in tempo reale anche grafica sulla mappa. Figura 8 - Rilevazione sulla mappa degli appuntamenti (i colori del segnaposto varia a seconda dello stato)

13 Come funziona Meeting Meeting consente a chi gestisce le risorse umane di programmare il piano di intervento per ogni singolo addetto attivo sul territorio. Il piano di intervento, costituito da uno o più interventi/appuntamenti, costituisce un Meeting. Per ogni Meeting, il responsabile definisce: 1. clienti presso cui si devono eseguire gli interventi;, 2. luoghi degli appuntamenti/interventi (attraverso geofence) 3. ordine degli interventi e tragitto; 4. criteri di tolleranza sui tempi di percorrenza previsti; 5. destinazione finale uscita dal Meeting. Una volta pianificato, il Meeting viene avviato dall addetto al momento della partenza (che può avvenire sia dall azienda che da casa). Sul proprio smartphne, l addetto vede l elenco degli interventi/appuntamenti e avvia il Meeting semplicemente cliccando sulla prima destinazione che intende raggiungere. Una volta avviato Meeting, il sistema resta attivo e in ascolto senza impedire l utilizzo dello smartphone. Il sistema calcola i tempi di percorrenza previsti e quando l addetto arriva alla prima destinazione rileva se ha un ritardo o meno, segnalandolo al responsabile delle risorse umane. Al tempo stesso all addetto viene segnalata la difformità e gli viene richiesto di inviare il motivo del ritardo o dello scostamento dalla pianificazione. Compiuto l ultimo intervento/appuntamento, l addetto selezione la destinazione finale (che può essere l azienda, l abitazione o l albergo in caso di trasferte prolungate). Il sistema calcola il tempo di percorrenza previsto e lo somma a quello d esecuzione degli interventi.

14 Cos è UrbanMobyx e perché usarlo Raccoglie le segnalazioni degli operatori (nella versione SmartCitizenship per la Pubblica Amministrazione anche dai cittadini) grazie all applicazione installata sul loro dispositivo mobile, smartphone o tablet (video, foto, commenti, documentazione, chat). Geolocalizza il luogo dove è stato rilevato il problema e identifica la sim da cui è giunta la segnalazione. Verifica l attendibilità della richiesta e l affidabilità del segnalatore mediante un sofisticato algoritmo di ranking (nella versione SmartCitizenship per la Pubblica Amministrazione). Esegue un controllo dei duplicati sulle segnalazioni che riguardano il medesimo problema. Classifica per settori e aree di intervento le segnalazioni e se attendibili apre una procedura per l evasione della richiesta. Assegna priorità, individua gli operatori, pianifica gli interventi e assegna risorse all intervento calendarizzandolo. Controlla lo stato di avanzamento della richiesta carico. che il personale ha preso in Controlla gli accessi e rileva i varchi degli addetti nelle zone (al chiuso o all aperto) dov è previsto che gli operatori designati intervengano. Controlla sulle mappe Google i movimenti del personale in tempo reale, segnalando se vi siano scostamenti o difformità rispetto al planning.

15 La Segnalazione Una volta installato sullo smartphone o sul tablet, UrbanMobyx consente all utente di raccogliere e inviare informazioni a un centro di raccolta su cloud, che in automatico, individua con precisione la localizzazione della segnalazione. L invio di informazioni comprende molti formati ( filmati, foto, commenti, allegati e chat). La Classificazione della segnalazione Il sistema prevede una precategorizzazione (modificabile) delle varie tipologie di segnalazioni che possono essere effettuate (es. guasto elettrico, guasto idraulico, emergenza sanitaria,...). Una volta che il sistema ha ricevuto la segnalazione, provvede a classificarla eseguendo alcuni controlli sulla possibile duplicazione per opera di operatori diversi. Nella versione SmartCitizenship grazie a un algoritmo di ranking, verifica l attendibilità dell utente e l affidabilità della segnalazione. Pianificazione e assegnazione delle risorse Il sistema interno di Project Management prevede la possibilità di preparare, aprire, sospendere e chiudere commesse relative alle segnalazioni, di assegnare le priorità, le risorse materiali (attrezzi, mezzi, ) e il personale da destinare ai lavori. Il sistema, inoltre, prevede la calendarizzazione degli interventi e la gestione asincrona (offline). Controllo del personale in movimento fuori sede e in sede La completa integrazione con Mobyx rende agevole le funzioni di: - monitoraggio in tempo reale del personale fuori sede e in movimento su Google Map; - pannello di amministrazione per il Project Manager, dove gestire le commesse; - pannello per l HR Manager per l elaborazione di statistiche, la gestione ferie, permessi, malattie e infortuni e la produzione del Foglio Presenze da inviare all Ufficio Paghe. Il sistema di rilevazione consente, in ambito di sicurezza, di sapere chi si trova nei locali.

16 Cerbero è un rilevatore da varco che riconosce diversi dispositivi per la rilevazione del personale. È costituito da un tablet su cui è installata un'applicazione in grado di comunicare, in tempo reale, con MobyxServer. Il tablet può essere dotato di periferiche in grado di leggere diversi supporti, così l'applicazione permette all'azienda di mantenere attivo il sistema di rilevazione esistente e, al tempo stesso, di eliminare l'apparato fisico aziendale che funge da collettore dati. Cerbero consente la rilevazione di: Banda magnetica R-fid Dato biometrico Voce Dati via Bluetooth Il collegamento Bluetooth per la timbratura prevede l'installazione dell'applicazione CerberoApp negli smartphone in dotazione al personale. L'applicazione attiva la connettività con Cerbero e invia i dati della timbratura. Cerbero non ha bisogno di nuovi cablaggi per essere installato, ma di una normale presa di alimentazione da 220Volt. Se l'azienda ha una rete WiFi, Cerbero comunica attraverso questa, altrimenti può essere dotato di una Sim dati da 2 GB. In quest'ultimo caso, il traffico dati è di dimensioni ininfluenti e ampiamente coperto dalla quantità di Giga offerti.

17 Scarica la versione gratuita su GooglePlay Evolvex s.r.l. Sede Legale: via G. Zanellato, 3/D Vicenza (VI) Sede Operativa: via E. Fermi, Arcugnano (VI) - Italy Telefono: Fax: info@evolvex.it Website