Ogni anno vengono prodotti in tutto il mondo 7,5 miliardi di documenti 1

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1 Xerox Global Services Overview liberare le proprie potenzialità Lavorare a stretto contatto con i clienti in modo da scoprire le potenzialità nascoste per migliorare i processi documentali.

2 Ogni anno vengono prodotti in tutto il mondo 7,5 miliardi di documenti 1

3 L ambiente aziendale del mondo d oggi La pressione ad aumentare i profitti, accrescere la produttività e ridurre i costi è più forte che mai, e così anche l esigenza di migliorare la qualità e accrescere la fidelizzazione dei clienti. La domanda è: in che modo? Al pari di molte organizzazioni, è probabile che abbiate già esaminato i costi e i processi di settori quali IT e logistica. L obiettivo costante è migliorare, ma al livello di efficienza ormai raggiunto, individuare ulteriori margini di progresso è sempre più difficile. Cos altro si può fare allora? Uno dei settori solitamente ignorati da molte organizzazioni nella loro ricerca di risparmio e di maggiore efficienza è quello dei documenti. L importanza dei documenti Dai documenti digitali presenti sul vostro PC o sito web alla sterminata gamma di documenti cartacei quali fatture, contratti, rendiconti, materiale di marketing e direct mail, i documenti sono dappertutto. In pratica, sono la linfa vitale della vostra attività. I documenti sono molto più che semplici fogli di carta. I documenti sono il prodotto (ad es. contratti, polizze assicurative) I documenti supportano i prodotti (ad es. manuali per l utente di telefoni cellulari, brochure dei prodotti) I documenti supportano i principali processi aziendali (ad es. applicazioni per conto creditore/debitore, carte di credito) L 82% dei dirigenti d azienda ritiene che i documenti siano fondamentali per il buon andamento della propria organizzazione 2. Nonostante ciò, la grande maggioranza delle organizzazioni (il 90%) non sa calcolare quanto spende per i documenti 2. La verità è che le organizzazioni spendono fino al 15% 2 dei loro ricavi in documenti. Si tratta di una cifra altissima. Per fortuna, Xerox Global Services può aiutarvi non solo a calcolare accuratamente quanto state spendendo in documenti, ma anche ad ottenere significativi risparmi. L abbattimento dei costì è solo uno dei vantaggi che potrete ottenere rivolgendovi a Xerox Global Services. Aiutiamo organizzazioni come la vostra a ottimizzare e semplificare tutti i document intensive processes. Il risultato? Flussi di lavoro più veloci, accresciuta competitività, aumento dei ricavi e maggiore customer satisfaction.

4 L 82% delle organizzazioni afferma che i documenti sono fondamentali per il buon andamento della propria attività 2 Outsourcing dei documenti Nel mondo degli affari, tutte le aziende di maggior successo ricorrono all outsourcing. Secondo l Outsourcing Institute, ad esempio, l 80% delle aziende Fortune 500 utilizzano l outsourcing per alcune o tutte le loro funzioni di gestione delle informazioni. È facile capire perché. L outsourcing vi libera da gravosi oneri lavorativi consentendovi di concentrarvi sul vostro core business, cosa estremamente importante se operate in un clima di dura competizione. Riduce i costi e libera capitale da investire in attività che produrranno il massimo profitto. Vi dà accesso a capacità e competenze specialistiche di livello mondiale non disponibili all interno della vostra organizzazione. Accresce la qualità e l efficienza dei vostri processi documentali e vi aiuta a ottenere di più con meno risorse. Come possono certamente confermare le maggiori aziende del mondo, l outsourcing conviene.

5 L outsourcing dei documenti conviene I documenti possono contribuire in modo sostanziale ad accrescere la produttività, migliorare il servizio ai clienti e ridurre i costi. Siano digitali o cartacei, i documenti vi permettono di archiviare, richiamare e gestire il bene più importante della vostra azienda: la conoscenza. Se gestiti in modo adeguato, vi consentono di utilizzare, condividere e riutilizzare quella conoscenza per creare nuovo valore aziendale. Sebbene fino all 80% dei dipendenti di un azienda siano impiegati di concetto, solo il 12% circa della conoscenza aziendale è facilmente accessibile. Una sua grandissima parte (quasi la metà) è intrappolata da incompatibilità tecniche o dalla difficoltà di passare dal formato cartaceo a quello digitale. In altre parole, i vostri beni più preziosi sono inaccessibili e improduttivi. Sopratutto, i processi e le risorse produttive risultano spesso divise in diversi reparti di una stessa azienda, con conseguente, onerosa duplicazione di sforzi, processi e tecnologia. Il Gartner Group ha stimato che un organizzazione potrebbe risparmiare fino al 30% delle spese per documenti identificate semplicemente affidandone il controllo a un esperto del settore. Ma ci sono anche altri vantaggi. L outsourcing dei documenti produce anche un significativo miglioramento dei processi. Grazie a una loro ottimizzazione, infatti, documenti importanti quali moduli di richiesta clienti vengono elaborati più velocemente, contengono meno errori e rispettano con più probabilità le norme legislative. CASO CONCRETO Xerox ha avviato una partnership con FG Wilson per produrre manuali per l utente FG Wilson, una consociata del gigante industriale Caterpillar, produce generatori elettrici a diesel e gas nel suo impianto nei pressi di Belfast, Irlanda del Nord. L azienda esporta il 99 per cento dei propri generatori in ogni angolo del mondo, dal Sud America al Medio ed Estremo Oriente, al Sud Africa. Per ogni generatore venduto, è necessario fornire un manuale per l utente con istruzioni sull utilizzo e la manutenzione del prodotto. L esportazione in aree così disparate implica per FG Wilson la necessità di produrre manuali in diverse lingue che spesso cambiano di pari passo con lo sviluppo tecnologico e il lancio di nuovi modelli. Il problema Inizialmente, FG Wilson affidava la stampa dei manuali in outsourcing a specialisti esterni, quindi fascicolava manualmente il materiale offset proveniente dai vari fornitori. Questo processo richiedeva risorse e tempi di gestione notevoli, producendo al contempo sprechi inaccettabili dovuti all obsolescenza delle giacenze. Constatata l inefficacia del processo esistente in termini di tempo, risorse e produttività, FG Wilson ha deciso d intervenire. Xerox è stato uno dei vari fornitori di servizi di gestione dei documenti contattati da FG Wilson per risolvere il problema. La soluzione Una volta scelto il fornitore della soluzione migliore, Xerox Global Services ha collaborato con FG Wilson per analizzare i processi esistenti e ha proposto una soluzione su misura per convertire l attuale processo dei documenti in un sistema Just In Time, consentendo maggiore flessibilità nella produzione dei manuali e la creazione di materiale personalizzato da impiegare anche su CD-ROM e sul Web, oltre che nel tradizionale formato di stampa digitale. Alcuni dipendenti Xerox lavorano attualmente nell impianto FG Wilson; il loro compito è garantire i servizi concordati, quali gestione della stampa, produzione di disegni tecnici, fascicolazione e finitura. Il risultato Oltre ad aver liberato risorse umane consentendo loro di concentrarsi sulle attività core dell azienda ed eliminato il problema dell obsolescenza delle giacenze, il nuovo sistema ha prodotto un aumento di produttività del 100%. Il progetto ha prodotto inoltre un risparmio di sterline nel primo anno, quasi il 60% in più di quanto previsto, calcolato in termini di ridistribuzione del personale, riduzione delle giacenze e costo dei materiali.

6 Il 70% dei dirigenti afferma che un ritardo nell aggiornamento dei documenti rispetto alle esigenze aziendali renderebbe la loro organizzazione meno agile e dinamica 2 Gestione dei documenti a livello aziendale Xerox Global Services è uno dei fornitori di servizi in outsourcing più famosi e apprezzati del mondo. Vantiamo un insuperabile livello di competenza in ciascuna fase del ciclo di vita del documento, dalla creazione e produzione all archiviazione, richiamo e trasmissione. Ciò significa che offriamo una gestione end-to-end di tutti i vostri processi documentali, fornendovi un quadro complessivo di un processo normalmente frammentato: stampa commerciale, reprografie, print on demand, documenti transazionali, moduli e documenti per ufficio, fino ai servizi di stoccaggio e distribuzione. Xerox Global Services vi offre nuovi livelli di efficienza gestendo tutti i documenti della vostra azienda e lungo tutto il loro ciclo di vita, passando dal formato digitale a quello cartaceo a seconda delle esigenze e distribuendoli agevolmente tra tutti i reparti tramite LAN e Internet. Potete scegliere fra una gamma di servizi inerenti il ciclo di vita del documento, ciascuno dei quali offre un significativo valore aggiunto.

7 CASO CONCRETO Come ha fatto Lloyds TSB a ridurre i costi dei documenti in ufficio di oltre il 40% Con dispositivi di copia, stampa e fax, molti dei quali sottoutilizzati, Lloyds TSB, l azienda di servizi finanziari leader nel Regno Unito, era decisa a trovare un criterio di lavoro più razionale. Voleva maggiore efficienza, minori costi e un accresciuta flessibilità. Ed è a questo punto che è entrato in scena Xerox Office Services. Al termine di un accurata analisi, Xerox ha proposto un servizio completo di gestione stampe che incorporava l intero parco macchine di Lloyds TSB e i servizi di fornitura e assistenza, in un unico e semplice contratto a costo per pagina con livelli di manutenzione garantiti. I risultati sono stati straordinari. Non solo Xerox Office Services ha centrato gli obiettivi concordati di produttività ed efficienza, ma ogni anno abbiamo congiuntamente sviluppato e posto in atto dei piani di risparmio concordati. Ma non fidatevi semplicemente di quanto diciamo noi: ecco cosa ha affermato un alto dirigente di Lloyds TSB: L importanza di Xerox per Lloyds TSB sta nel fatto che si occupa di tutti i nostri processi di produzione documentale. E lo fa non solo con grande professionalità, ma con un livello di efficienza dei costi che noi non avremmo mai potuto raggiungere. Ron Whatford, Director Group Operations (Lloyds TSB Group) Document Outsourcing Services Document Advisor Office Il Document Advisor Office offre a grandi organizzazioni e aziende ad uso intensivo di documenti l opportunità di portare sotto pieno controllo processi documentali frammentati e relative spese. È un servizio gestito completo ideato per soddisfare le esigenze documentali di tutta la vostra azienda, dalla progettazione alla distribuzione. Il servizio stabilisce una base di spesa per i documenti che permette di ottenere significativi risparmi. Xerox Office Services Si tratta di un servizio globale multifornitore in outsourcing, condotto da Xerox Global Services quale appaltatore principale, per la gestione di tutti i processi, e relativi costi, inerenti la produzione di documenti in ufficio. Il servizio garantisce un risparmio di circa il 25% sui costi di produzione dei documenti e più significativi vantaggi in termini di produttività per i singoli dipendenti e per l azienda nel suo complesso. Xerox eprintsourcing Services Xerox eprintsourcing Services garantisce notevoli risparmi in quanto gestisce i costi delle stampe commerciali esterne della vostra organizzazione attraverso una serie di strumenti e risorse per web tagliati su misura per voi. Xerox Creative Services Sfruttando il talento di creativi esperti, tecnologie d avanguardia e processi aziendali di provata efficacia, Xerox Creative Services garantisce riduzione dei costi, controllo dell asset aziendale e un più rapido time to market. Offre una soluzione efficace a ogni vostra esigenza in materia di presentazioni, desktop publishing, multimedia, Internet e Intranet, localizzazione e traduzione. Xerox Document Production Services Questo servizio vi aiuta a comunicare con i vostri clienti in modo più efficiente ed efficace centralizzando e migliorando la produzione di documenti promozionali di alta qualità (ad es. letteratura dei prodotti e direct mail), pubblicazioni (ad es. manuali e report) e documenti transazionali (ad es. fatture e rendiconti.) Xerox Mailroom Services Questo servizio assicura un efficienza operativa ottimale su tutto quanto attiene le moderne mailroom. Il 90% delle organizzazioni non sa quanto spende per i documenti 3

8 1 lavoratore su 5 trascorre almeno il 60% del proprio tempo maneggiando documenti 3 Business Process Services Documenti non solo più economici, ma anche più efficaci. I documenti sono un elemento fondamentale di molti processi aziendali: dalle fatture alle comunicazioni ai clienti, è facile vedere come i documenti cartacei o elettronici siano sempre in qualche modo presenti. Possono essere prodotti su svariati supporti e formati, e gestiti come singoli strumenti informativi da ricontestualizzare e riutilizzare in tantissimi modi. IN OUT Xerox Global Services fa da ponte tra il tradizionale mondo dei documenti cartacei e quello sempre crescente dei documenti digitali, ottimizzando e automatizzando i Document- Intensive Business Processes dei clienti. Aiutiamo i nostri clienti a ottenere risultati aziendali superiori grazie a un intervento combinato di miglioramento dei processi e della qualità e di riduzione dei costi. Ciò consente loro di portare

9 CASO CONCRETO Come abbiamo aiutato un operatore di telefonia mobile a migliorare il suo servizio ai clienti Uno dei più importanti operatori di telefonia mobile della Francia lavora in collaborazione con Xerox dal Nel 2001 Xerox Global Services ha studiato una soluzione innovativa per risolvere il suo problema di posta in arrivo Prima del 2001, la posta dei clienti veniva gestita manualmente, con ciascuna sede operativa responsabile della propria posta. A seconda del contenuto, la posta veniva elaborata direttamente oppure inoltrata a un altra sede maggiormente in grado di rispondere alla specifica richiesta del cliente. Secondo il Service Manager dell azienda francese, Questa politica non solo implicava frequenti trasferimenti di posta tra le varie sedi, ma impediva un monitoraggio globale della posta ricevuta da tutte le sedi. La soluzione ideata da Xerox Global Services prevedeva di digitalizzare la maggiore quantità possibile di posta in entrata dei clienti di modo che potesse essere instradata automaticamente al personale di assistenza appropriato. Come risultato, Xerox Global Services è ora responsabile dell elaborazione diretta dell 80% della posta ricevuta dall azienda francese. Secondo il Service Manager dell azienda, La digitalizzazione sistematica ha eliminato la circolazione di documenti cartacei tra le varie sedi, con una significativa riduzione del tempo richiesto per trasferire la posta da una sede all altra. Un altro vantaggio è stato la riduzione dei tempi di risposta ai clienti, nonché il miglioramento di qualità del processo di elaborazione. Conclude il Service Manager: Questa maggiore produttività rappresenta un vero balzo in avanti nel livello qualitativo dei nostri servizi post-vendita e nei rapporti con la clientela. a termine i loro lavori più velocemente e a un costo minore, di ridurre i tempi complessivi di lavorazione e di migliorare il controllo e la qualità del processo. Offriamo tali vantaggi attraverso il nostro portafoglio di Business Process Services, prendendo in gestione specifici Document-Intensive Business Processes e impegnandoci a portare i principali parametri aziendali di tali processi a livelli di benchmark. E tutto questo grazie alla nostra comprovata esperienza e alle tecniche di perfezionamento basate sul sistema lean six sigma, che lasciano i nostri clienti liberi di acquisirne i benefici e concentrarsi sul loro core business. Imaging and Archive Services Xerox Imaging and Archive Services vi offre una solida base per la gestione dei record e la conformità normativa, con una serie di servizi in outsourcing per l acquisizione, conversione, indicizzazione e archiviazione di documenti da richiamare rapidamente online. Servizi PLS (Product Lifecycle Services) I Servizi PLS toccano ogni fase del ciclo di vita della documentazione di prodotti o servizi di un cliente, quale authoring, localizzazione, traduzione, produzione e distribuzione finale. È una soluzione di provata efficacia per assicurarsi che i documenti giusti, nella lingua e nel formato appropriato, siano inviati al posto giusto nel momento giusto. Finance and Administration Services Concentrandosi sui conti debitore, conti creditore, funzioni di logistica e gestione dei contratti, questi servizi gestiscono l acquisizione, l indicizzazione e l archiviazione di documenti quali fatture, ordini di acquisto, bolle di accompagnamento, ricevute di consegna e contratti per fornitori. Ciò consente una più rapida elaborazione delle transazioni contabili e una più veloce risoluzione dei contenziosi, riducendo gli storni e accelerando il flusso di cassa. Client Account Lifecycle Management Ideale per organizzazioni che necessitano di elaborare il più velocemente possibile la documentazione di clienti in entrata quali richieste e ordini, i servizi Xerox di Client Account Lifecycle Management tagliano i costi, riducono la complessità e accrescono l accuratezza rendendo disponibili i documenti digitali in ogni fase del processo.

10 Il 90% delle comunicazioni con i clienti avviene tramite documenti 4

11 Persone, processi e tecnologia Lavorare con Xerox Global Services significa venire a contatto con un enorme bacino di risorse umane la cui competenza e il cui talento sono sempre immediatamente disponibili. È questa una risorsa estremamente preziosa in un mercato caratterizzato da scarsità di persone competenti e da un alto tasso di turnover del personale. La nostra presenza su scala mondiale, uno stretto rapporto con le organizzazioni R&D di Xerox, le nostre comprovate metodologie e una più che quarantennale esperienza di leaderhsip nel campo della tecnologia aziendale ci permettono di garantire ai nostri clienti le soluzioni più complesse, complete e tecnologicamente avanzate. Metodologia di Xerox Global Services In che modo lavoriamo con voi Alla Xerox raggiungere l eccellenza è una passione. Ci imponiamo standard severissimi e ci adoperiamo per raggiungerli e superarli. La nostra metodologia di lavoro può essere descritta in 5 fasi qualitative: V A L U T A Z I O N E Lo stato attuale P R O G E T T A Z I O N E Una soluzione innovativa progettata esclusivamente per voi R E A L I Z Z A Z I O N E Elaborazione e realizzazione della nuova offerta di servizio G E S T I O N E Persone, processi e tecnologia in un nuovo modello aziendale R I S U L T A T O Offerta di risultati aziendali concreti alla vostra organizzazione Lean Six Sigma Xerox Global Services ha adottato in tutto il suo processo metodologico il sistema Lean Six Sigma al fine di tagliare i costi, ridurre la variabilità dei processi ed eliminare gli sprechi dai processi complessi. Lean Six Sigma è un approccio basato su dati estremamente rigoroso che accresce la velocità operativa eliminando attività senza valore aggiunto (Lean) e riducendo al minimo i difetti dei risultati del processo (Six Sigma).

12 Per informazioni sulle soluzioni avanzate e i servizi offerti da Xerox, visitateci all indirizzo INFORMAZIONI SU XEROX GLOBAL SERVICES Xerox è leader mondiale nella gestione dei documenti e offre la più ampia gamma di prodotti, servizi e soluzioni del settore. Xerox Global Services, una delle tre principali unità aziendali di Xerox, offre un ampio portafoglio di servizi che includono consulenza, progettazione e realizzazione di sistemi, outsourcing strategico e gestione dei processi. Stampata su una Xerox igen3 TM Digital Production Press 1 University of California Berkeley 2 Documents The Life Blood of Your Business, IDC Sondaggio Xerox / MORI tra dirigenti europei, Palo Alto Research Centre Incorporated Lavoriamo con i nostri clienti per migliorare e gestire i loro processi aziendali a uso intensivo di documenti: processi quotidiani quali comunicazioni ai clienti, fatturazioni, addestramento o gestione degli archivi. Xerox Global Services è leader mondiale nell outsourcing dei documenti XEROX CORPORATION. Tutti i diritti riservati. XEROX è un marchio di XEROX CORPORATION. Tutti gli altri nomi di marche sono marchi dei rispettivi proprietari. EX5264XD 02/05 708P88077ITI