I Codici etico-comportamentali: le esperienze delle Aziende Sanitarie Pubbliche BOLOGNA,

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1 Audit and advisory services I Codici etico-comportamentali: BOLOGNA, febbraio 2008

2 La sperimentazione (DGR 11 giugno 2004 n. VII/17864) Nel 2004 la Regione Lombardia, prima regione in Italia a prendere tale iniziativa, ha deciso di mutuare i criteri contenuti nel D.Lgs. n. 231 del 8 giugno 2001 al fine di adattare al Sistema Sanitario Regionale il modello di autodisciplina ivi previsto. La sperimentazione ha coinvolto in una prima fase, tre Aziende Sanitarie Pubbliche e, nel 2006, è stata estesa ad altre tre Aziende. Pur non considerando applicabile il D.Lgs. 231/01 alle Aziende Sanitarie Pubbliche, si è ritenuto opportuno mutuarne il contenuto per introdurre la sperimentazione del suddetto regime a livello cautelativo non unicamente per la prevenzione degli eventuali illeciti, ma quale ulteriore garanzia della migliore organizzazione e trasparenza dell operato delle Aziende. Tale sperimentazione ha consentito di definire le «Linee Guida Regionali per l adozione del codice etico e dei modelli di organizzazione e controllo delle Aziende Sanitarie Locali e Aziende Ospedaliere». 2

3 Fasi e soggetti coinvolti Prima sperimentazione (2005) Seconda sperimentazione (2006) AO Ospedale di Circolo di Busto Arsizio AO della Provincia di Lodi ASL della Provincia di Lecco AO Istituti Ospitalieri di Cremona AO di Desenzano del Garda ASL della Provincia di Mantova Approvazione delle LGR con DGR VIII/3776 del Implementazione (2007) Tutte le 44 AO e ASL del Sistema Sanitario Regionale lombardo 3

4 Il metodo proposto dal Gruppo di Ricerca Incentivare approcci e soluzioni individuali delle Aziende coinvolte AL FINE DI Accompagnare e monitorare il lavoro delle Aziende senza intervenire con soluzioni gerarchiche Agevolare le proposte applicative delle singole Aziende Definire e implementare le LGR attraverso le esperienze delle Aziende 4

5 LGR e D.Lgs. 231/01 principali differenze Le LGR sono il frutto di una mediazione che, ispirandosi al D.Lgs. 231/2001, introduce principi ed aspetti operativi propri dell etica aziendale nel Sistema Sanitario Regionale della Lombardia. NON SI TRATTA DI UNA PURA APPLICAZIONE DEL D.Lgs. 231/01 Vediamo le principali differenze tra i due sistemi. 5

6 Ambito di Applicazione D.Lgs. 231/01 LINEE GUIDA REGIONALI - Si applica a tutti gli enti forniti di personalità giuridica, alle società e alle associazioni anche prive di personalità giuridica (art 1 comma 2) - Non si applica allo Stato, agli enti pubblici territoriali, agli altri enti pubblici non economici nonché agli enti che svolgono funzioni di rilievo costituzionale (art 1 comma 3) - Si applicano esclusivamente alle 29 Aziende Ospedaliere e alle 15 Aziende Sanitarie Locali del Sistema Sanitario Regionale della Lombardia 6

7 Scopo Principale D.Lgs. 231/01 LINEE GUIDA REGIONALI - Prevenire la configurazione delle fattispecie di reato espressamente previste dal decreto e dalle successive integrazioni - Prevenire comportamenti difformi da quanto dichiarato da ciascuna Azienda nel proprio Codice eticocomportamentale 7

8 Sistema Sanzionatorio D.Lgs. 231/01 LINEE GUIDA REGIONALI - È previsto quale parte sostanziale del Modello Organizzativo ex D.Lgs. 231/01 - Deve essere previsto in relazione a ciascun reato (ordinanza del GIP di Napoli) - Non è stato volutamente previsto 8

9 Verifica dell Efficacia D.Lgs. 231/01 LINEE GUIDA REGIONALI - È compito dell Organismo di Vigilanza (OdV) - L OdV può avere composizione sia mono che plurisoggettiva - Sono richiesti determinati requisiti, sia per il singolo componente sia per l OdV nel suo insieme, ma non specifiche professionalità - È compito del Comitato di Valutazione (CdV) - Prevedono una ben definita struttura (3 membri, di cui uno con funzione di Presidente, affiancati da un Segretario) - Oltre ai requisiti previsti dal Decreto, è richiesta una specifica professionalità a ciascun membro 9

10 Le Linee Guida Regionali L implementazione dei Codici Etico-comportamentali è stato il risultato finale di un processo organizzato, suddiviso in otto fasi operative: LGR 1 Il Gruppo di lavoro LGR 2 L analisi dei rischi LGR 3 La definizione del Modello Organizzativo LGR 4 La stesura del Codice Etico LGR 5 La condivisione dei valori LGR 6 Il Comitato di Valutazione LGR 7 Il controllo della diffusione del Codice Etico LGR 8 Raccolta e struttura delle informazioni L esclusione, anche solo di una fase, avrebbe comportato la stesura di documenti aziendali privi di sostanziale efficacia, nei quali le Aziende non avrebbero avuto modo di riconoscersi, perdendo così tutti i vantaggi derivanti dalla loro implementazione. 10

11 Le Linee Guida Regionali (segue) Riprendendo la medesima logica seguita durante la sperimentazione, sono state inserite delle check-list (Schede di Autovalutazione) alla fine di ogni capitolo. Attraverso la compilazione delle Schede di Autovalutazione ciascun Gruppo di lavoro ha potuto misurare la conformità del lavoro svolto con quanto previsto dalle Linee Guida Regionali. Nota. Il testo integrale delle Linee Guida Regionali è stato pubblicato nel mese di settembre 2007 da Guerini e Associati nel volume «Il modello di Codice Eticocomportamentale per le Aziende Sanitarie Pubbliche della regione Lombardia» testo significativamente ispirato al Rapporto Finale di Ricerca redatto nel dicembre

12 L implementazione nelle Aziende Sanitarie Pubbliche Le 44 Aziende del Sistema Sanitario Regionale nel corso del 2007 sono state chiamate a identificare, dichiarare e condividere i propri valori e principi etici. Nel corso del 2007 sono state fissate delle scadenze periodiche (Cronoprogramma 2007) in modo da agevolare il raggiungimento del risultato finale: implementare efficacemente un sistema virtuoso all interno del SSR che porti tutte le Aziende ad un riesame organizzativo volto al continuo aggiornamento e miglioramento della qualità, non puramente tecnico-professionale. Per raggiungere tale risultato è stato predisposto dal Gruppo di Ricerca un sistema di accompagnamento che ha favorito il confronto attivo, non solo all interno di ciascuna struttura, ma anche con le altre realtà lombarde. 12

13 Il sistema di supporto alle Aziende (segue) Il Gruppo di Ricerca ha predisposto un sito internet dedicato al progetto: operativo dal 12/03/2007 Nell area riservata, a cui ciascuna Azienda può accedere tramite le password fornite, sono a disposizione: 1. una sezione FAQ divisa in 8 argomenti (uno per ciascuna LGR); 2. un FORUM attraverso il quale è possibile chiarire eventuali dubbi attraverso il confronto con le altre Aziende del SSR e col Gruppo di Ricerca (in qualità di moderatore); 3. i CONTATTI del Gruppo di Ricerca. 13

14 Il sistema di supporto alle Aziende (segue) Dal al : il sito internet dedicato al progetto ha registrato accessi di utenti; le FAQ sono state consultate per un totale di volte; il FORUM, contenente 62 messaggi, ha registrato consultazioni; l help desk, coordinato dal Gruppo di Ricerca, è intervenuto 92 volte via . 14

15 Alcuni dati significativi dell implementazione 566 persone coinvolte nei Gruppi di Lavoro delle Aziende 59 Processi Pilota sottoposti ad analisi completa e verificata Processi analizzati e formalizzati nei Modelli Organizzativi 132 componenti dei Comitati di Valutazione attualmente in carica 15

16 Comitato di Valutazione - composizione Le LGR indicano di costituire il CdV in numero di tre elementi dalle professionalità differenti: 1 con competenze legali in ambito sanitario; 1 con competenze sanitarie; 1 con competenze aziendali. La funzione di presidente sarà poi individuata tra i membri nominati, mentre quella di segretario deve essere affidata ad un funzionario dipendente dell AZIENDA che ne abbia una conoscenza trasversale. Devono essere individuati, inoltre, tre supplenti per poter assicurare continuità operativa al CdV in caso di necessità. La durata del mandato è di tre anni ed è rinnovabile. Il mandato non costituisce incarico con rapporto di fiducia tra la Direzione aziendale e alcuno dei componenti. 16

17 Comitato di Valutazione - eleggibilità Sono previste quali cause di non eleggibilità: 1. misure di prevenzione disposte dall autorità giudiziaria; 2. sentenza di condanna passata in giudicato (salvi gli effetti della riabilitazione): a. a pena detentiva per uno dei reati previsti in materia bancaria, finanziaria e tributaria, b. a pena detentiva per uno dei reati previsti nel titolo XI del Libro V del codice civile e nel R.D. n. 267 del 16/03/1942, c. alla reclusione per un tempo non inferiore a sei mesi per un delitto contro la Pubblica Amministrazione, il patrimonio, l ordine pubblico e l economia pubblica, d. alla reclusione per un tempo non inferiore ad un anno per qualunque delitto non colposo; 17

18 Comitato di Valutazione eleggibilità (segue) 3. relazione di parentela con soggetti in posizione apicale o sottoposti nell AZIENDA o abbia intrattenuto con essi rapporti di lavoro; 4. non sono ammessi all'interno del CdV dipendenti o collaboratori regionali; 5. il soggetto che offre la propria disponibilità per far parte del CdV può essere nominato in una sola AZIENDA. Sono previste solo due deroghe specifiche a quanto sopra riportato: 1. è ammesso che un solo componente del CdV (oltre il Segretario) sia interno all'azienda che lo nomina ; 2. per ciò che concerne la componente medica, è ammessa la nomina di un medico di un'altra AZIENDA purché non vi sia uno scambio di nomine tra le due AZIENDE. 18

19 Comitato di Valutazione compiti Nell espletamento delle sue funzioni di controllo il CdV è chiamato a svolgere le seguenti attività: analisi teorica di coerenza e completezza del Modello Organizzativo e del Piano di informazione e formazione predisposti dall Azienda, in relazione alla struttura ed alle funzioni della medesima; effettuazione di controlli senza preavviso sull effettiva osservanza delle procedure e dei sistemi di controllo esistenti; analisi teorica del Modello Organizzativo e dei Piani d Azione derivanti dall Analisi dei Rischi verificando la capacità delle misure adottate/previste di prevenire eventuali reati e violazioni al Codice Etico aziendale; 19

20 Comitato di Valutazione compiti (segue) effettuazione di verifiche periodiche a campione su singoli atti od operazioni, con l ausilio dei responsabili e dei referenti operativi delle funzioni aziendali coinvolte al fine di valutare la capacità del Modello Organizzativo vigente e effettivamente applicato di prevenire i rischi; raccolta e verifica di risultanze periodiche dell attività di controllo posta in essere dalle funzioni aziendali nel dare attuazione al Modello Organizzativo (report riepilogativi dell attività svolta, informazioni su anomalie o atipicità riscontrate e sulla loro entità o frequenza); raccolta e verifica di informazioni e di documentazione provenienti dai servizi di controllo interno e/o da funzioni che svolgono attività complementari/strumentali a quelle del CdV ed eventuale programmazione di incontri o confronti con i medesimi; 20

21 Comitato di Valutazione compiti (segue) ricezione e valutazione di informazioni su eventi sentinella, quali richieste di assistenza legale inoltrate dai dirigenti o dipendenti per ipotesi di reato formulate nei loro confronti dalla Magistratura, provvedimenti o notizie provenienti da organi di polizia giudiziaria, o da qualsiasi altra autorità, dai quali si evinca lo svolgimento di indagini, anche nei confronti di ignoti, per violazioni penali, civili o amministrative, attivazione di commissioni di inchiesta o stesura di relazioni interne dalle quali emergano responsabilità di dipendenti o di terzi, apertura di procedimenti disciplinari nei confronti di dipendenti o personale convenzionato, ecc.; raccolta e verifica di segnalazioni provenienti da dipendenti o da esterni in relazione ad ipotesi di mancato rispetto delle misure previste dal Modello Organizzativo, ovvero ad ipotesi di concretate violazioni ai principi del Codice Etico aziendale; 21

22 Comitato di Valutazione compiti (segue) formulazione di proposte alla Direzione Strategica per gli eventuali aggiornamenti ed adeguamenti del Modello Organizzativo adottato; segnalazione alla Direzione Strategica di quelle violazioni accertate del Modello Organizzativo che possano comportare responsabilità in capo all ente; stesura di report semestrali da inviare alla Direzione Strategica comprendenti tutte le verifiche effettuate, tutti i verbali prodotti, le segnalazioni e le proposte di modifica del Codice etico-comportamentale. 22

23 Le Raccomandazioni Professionali Il CdV ricopre una posizione estremamente delicata e di cruciale importanza per l efficace applicazione del Codice Etico-comportamentale. Per la prima volta, unici in Italia, siete chiamati allo svolgimento di tale mansione. Costituite di fatto nell ambito regionale una categoria professionale Al fine di armonizzare ed agevolare il lavoro dei 44 CdV verrà sviluppato, con il coordinamento del Gruppo di Ricerca, un Sistema di Raccomandazioni Professionali che avranno ad oggetto diversi aspetti operativi. 23

24 Le Raccomandazioni Professionali (segue) N RP1 RP2 RP3 RP4 RP5 RP6 RP7 Esame del quadro generale del Codice etico-comportamentale vigente Verifiche di coerenza Verifiche di efficacia Piano di Valutazione Report semestrale e annuale Struttura dei verbali OGGETTO Responsabilità civile e penale dei componenti di CdV 24

25 Evoluzione del Progetto per il 2008 Attualmente le 44 Aziende hanno concluso l implementazione del proprio Codice etico-comportamentale: i Codici Etici sono stati redatti, i Modelli Organizzativi estesi a tutte le aree aziendali sono stati formalizzati e tutti i Comitati di Valutazione (CdV) nominati ed insediati. A questo punto diventa di primaria importanza il ruolo dei CdV, la cui attività a presidio dell efficace applicazione e dell aggiornamento dei Codici Eticocomportamentali rappresenta la garanzia di corretto e trasparente funzionamento del sistema etico implementato. 25

26 Evoluzione del Progetto per il segue Per questo motivo i prossimi step del Progetto sono: - l assistenza ai 44 CdV nello svolgimento della loro attività, finalizzato alla stesura delle Raccomandazioni Professionali per quella che è una nuova categoria di professionisti specializzati; - supporto alla DG Sanità e alle Direzioni Strategiche delle 44 aziende sanitarie nell attività di manutenzione, aggiornamento e monitoraggio del Codice etico-comportamentale e predisposizione della Matrice di segregazione dei compiti. Da ottobre 2007 è già stato predisposto il sito internet dedicato ( ) e in data abbiamo tenuto il Workshop di avvio del progetto. Siamo in fase di stesura delle Raccomandazioni Professionali, dopo i primi incontri di tutte le 7 Commissioni per la Statuizione delle Raccomandazioni Professionali. 26