REGOLAMENTO PER LA CERTIFICAZIONE DEL PERSONALE CHE OPERA AI SENSI DEI REGG. CE 303/2008, 304/2008, 305/2008, 306/2008 I & F BUREAU VERITAS ITALIA

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1 Emesso da Ufficio: REGOLAMENTO CERTIFICAZIONE DEL PERSONALE CHE OPERA AI SENSI DEI REGG. INDICE 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE GENERALITA IMPEGNI DI BUREAU VERITAS IMPEGNI DEL CANDIDATO RIFERIMENTI TERMINI E DEFINIZIONI PROCEDURA DI CERTIFICAZIONE RICHIESTA DI CERTIFICAZIONE CONTRATTO DI CERTIFICAZIONE ESAMINATORI INTEGRITA DEI DATI E PRIVACY SVOLGIMENTO DEGLI ESAMI EMISSIONE DEL CERTIFICATO PRESENZA DI OSSERVATORI ISCRIZIONE AL REGISTRO E PUBBLICITA SORVEGLIANZA RINNOVO DELLA CERTIFICAZIONE ESTENSIONE AD ALTRA CATEGORIA DI CERTIFICAZIONE SOSPENSIONE, RITIRO E ANNULLAMENTO DELLA CERTIFICAZIONE CONDIZIONI PER LA SOSPENSIONE DELLA CERTIFICAZIONE CONDIZIONI PER LA REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE PROCEDURA DI SOSPENSIONE, RITIRO, ANNULLAMENTO RECLAMI, RICORSI E CONTENZIOSI RECLAMI INDIRIZZATI A BUREAU VERITAS RICORSI Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 1/11

2 Emesso da Ufficio: CONTENZIOSI VERSIONE DATA COMMENTI 00 Riemissione completa del documento (ex GP01 FGAS e GP01 FGAS ALII) Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 2/11

3 Emesso da Ufficio: SOMMARIO Il presente regolamento annulla e sostituisce i documenti GP01 FGAS e GP01 FGAS ALII 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Questo documento ha lo scopo di regolare i rapporti intercorrenti tra Bureau Veritas Italia S.p.A., (di seguito Bureau Veritas) che opera quale organismo di certificazione del personale come previsto dal DPR num.43 del 27 Gennaio 2012 e dai Regolamenti Europei (CE) n. 303/2008, 304/2008, 305/2008, 306/2008 ed i seguenti interessati: le Persone fisiche che richiedono la certificazione delle proprie competenze in relazione ai requisiti dei Regolamenti Europei (CE) n. 303/2008, 304/2008, 305/2008, 306/2008 l organismo di valutazione gli esaminatori incaricati le Autorità Competenti coinvolte La certificazione disciplinata nel presente Regolamento si applica alla persona fisica che ne fa richiesta; non è quindi applicabile ad aziende/organizzazioni. 2. GENERALITA La Certificazione del personale addetto alla manipolazione dei gas fluorurati, come previsto dal Regolamento (CE) n. 842/2006, dai Regolamenti Europei (CE) n.303/2008, 304/2008, 305/2008, 306/2008 e dal DPR num.43 del 27 Gennaio 2012 è obbligatoria per il personale che interviene presso impianti fissi di refrigerazione, condizionamento e pompe di calore, impianti fissi di protezione antincendio ed estintori che contengono i gas fluorurati elencati nell allegato I al regolamento europeo (CE) 842/2006, per il personale addetto al recupero da commutatori ad alta tensione di gas fluorurati elencati nell allegato I al regolamento europeo (CE) 842/2006, per il personale addetto al recupero dalle apparecchiature di taluni solventi a base dei gas fluorurati elencati nell allegato I al regolamento europeo (CE) 842/2006. Bureau Veritas, per lo svolgimento dell attività di certificazione opera, a propria scelta, anche come organismo di valutazione oppure si avvale a tale scopo di enti esterni da essa selezionati qualificati e approvati. Gli organismi di valutazione sono provvisti di locali, attrezzature, strumentazione e personale tecnico per lo svolgimento delle attività e sono tenuti sotto controllo da parte di Bureau Veritas. Bureau Veritas può approvare un numero illimitato di organismi di valutazione IMPEGNI DI BUREAU VERITAS Bureau Veritas concede libero accesso ai propri servizi ai candidati richiedenti, senza alcuna discriminazione di carattere finanziario o altre condizioni indebite. Bureau Veritas riconosce l importanza dell imparzialità nella Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 3/11

4 Emesso da Ufficio: certificazione: per questo motivo svolge le proprie attività con obiettività, evitando eventuali conflitti d interesse. In particolare gli esaminatori qualificati si impegnano a non effettuare formazione in relazione ai candidati che si sottoporranno a loro valutazione, sugli argomenti oggetto dell esame. Tutte le funzioni coinvolte nel processo di certificazione sono vincolate al rispetto del Codice Etico di Bureau Veritas. La certificazione è rilasciata a seguito della positiva valutazione di ciascun candidato basata sui risultati di test scritti e prove pratiche IMPEGNI DEL CANDIDATO Il candidato, inviando la richiesta di certificazione, aderisce allo schema di certificazione e ne accetta, sottoscrivendole, tutte le fasi del processo di valutazione, certificazione e registrazione descritte in seguito. Per ottenere e mantenere la certificazione, il richiedente deve rispettare e documentare l applicazione dei requisiti applicabili della/delle normative di riferimento per la certificazione, dei requisiti aggiuntivi definiti da Bureau Veritas e dagli organismi di accreditamento, nonché le prescrizioni del presente documento e di quelli in esso richiamati. I candidati sono tenuti a rispettare le norme di comportamento al fine di tutelare la sicurezza delle persone e delle cose. 3. RIFERIMENTI UNI CEI EN ISO/IEC :2012 ACCREDIA RG-01 rev. 01 Regolamento per l accreditamento degli Organismi di Certificazione REGOLAMENTO (CE) N. 842/2006 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO del 17 maggio 2006 su taluni gas fluorurati ad effetto serra. REGOLAMENTO (CE) N. 303/2008 DELLA COMMISSIONE del 2 aprile 2008 che stabilisce, in conformità al regolamento (CE) n. 842/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, i requisiti minimi e le condizioni per il riconoscimento reciproco della certificazione delle imprese e del personale per quanto concerne le apparecchiature fisse di refrigerazione, condizionamento d aria e pompe di calore contenenti taluni gas fluorurati ad effetto serra. REGOLAMENTO (CE) N.304/2008 DELLA COMMISSIONE del 2 aprile 2008 che stabilisce, in conformità al regolamento (CE) n.842/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, i requisiti minimi e le condizioni per il riconoscimento reciproco della certificazione delle imprese e del personale per quanto concerne gli impianti fissi di protezione antincendio e gli estintori contenenti taluni gas fluorurati ad effetto serra; REGOLAMENTO (CE) N.305/2008 DELLA COMMISSIONE del 2 aprile 2008 che stabilisce, in conformità al regolamento (CE) n.842/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, i requisiti minimi e le condizioni per il riconoscimento reciproco della certificazione del personale addetto al recupero di taluni gas fluorurati ad effetto serra dai commutatori ad alta tensione; REGOLAMENTO (CE) N.306/2008 DELLA COMMISSIONE del 2 aprile 2008 che stabilisce, in conformità al regolamento (CE) n.842/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, i requisiti minimi e le Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 4/11

5 Emesso da Ufficio: condizioni per il riconoscimento reciproco della certificazione del personale addetto al recupero di taluni solventi a base di gas fluorurati ad effetto serra dalle apparecchiature; Decreto del Presidente della Repubblica num. 43 del 27 Gennaio 2012 concernente le modalità di attuazione del Regolamento (CE) n. 842/2006 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 17 maggio 2006 su taluni gas fluorurati ad effetto serra. ACCREDIA RT28 Prescrizioni per l accreditamento di Organismi operanti le certificazioni delle persone addette alle attività di cui ai Regolamenti (CE) n. 303/2008, n. 304/2008, n. 305/2008 e n.306/ TERMINI E DEFINIZIONI Certification Manager: responsabile della Divisione Certificazione di Bureau Veritas. Local Technical Manager: responsabile tecnico delle attività di certificazione in Bureau Veritas a livello nazionale. Comitato tecnico: organo dotato di adeguate competenze tecniche e decisionali per la delibera delle certificazioni. Candidato: richiedente che ha soddisfatto i prerequisiti specificati, che consentono il suo/la sua partecipazione al processo di certificazione Esaminatore: persona in possesso di pertinenti qualifiche tecniche e personali, competente a condurre un esame e/o assegnare i relativi voti Esame: meccanismo che è parte della valutazione, che misura la competenza di un candidato, con uno o più mezzi quali prove scritte, orali, pratiche e mezzi basati su osservazione diretta Valutazione: processo che valuta il soddisfacimento dei requisiti dello schema da parte di una persona, che conduce a una decisione sulla certificazione Organismo di Valutazione: organismo avente il compito di organizzare le prove d esame per le persone; può essere lo stesso organismo di Certificazione. 5. PROCEDURA DI CERTIFICAZIONE 5.1. RICHIESTA DI CERTIFICAZIONE Il richiedente compila e firma il modulo di richiesta in tutte le sue parti e lo invia a Bureau Veritas o all Organismo di Valutazione allegando la fotocopia di un documento di riconoscimento in corso di validità ed una fototessera a colori in formato.jpg. Ciascun candidato viene contattato telefonicamente e/o tramite mail da Bureau Veritas o dall Organismo di Valutazione per confermare o meno l avvenuta iscrizione. Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 5/11

6 Emesso da Ufficio: 5.2. CONTRATTO DI CERTIFICAZIONE Il richiedente, apportando la propria firma sul modulo di iscrizione, accetta le condizioni economiche, basate su un tariffario comunicato e approvato dalle autorità nazionali, le condizioni generali del contratto e quelle previste dal presente regolamento. Il contratto di certificazione ha durata decennale e comprende le attività necessarie per il mantenimento della certificazione, dettagliate ai paragrafi 6 e 7 del presente regolamento. Se per qualsiasi motivo la richiesta di una certificazione non può essere accolta, la Direzione ne comunica al richiedente le ragioni motivate. Nel caso in cui sia anche organismo di valutazione, Bureau Veritas provvede a pianificare la sessione d esame. Nel caso in cui Bureau Veritas decida invece di avvalersi di un organismo di valutazione esterno riconosciuto, quest ultimo pianifica la sessione d esame in conformità a quanto previsto dalle procedure. Bureau Veritas può incaricare un proprio tecnico per assistere e supervisionare la sessione d esame ESAMINATORI L organismo di valutazione approvato da Bureau Veritas si avvale solo di esaminatori qualificati per il settore specifico conformemente a quanto previsto dalle proprie procedure. Gli esaminatori sono tenuti a: Mantenere la riservatezza sulle prove di esame Attenersi a criteri di oggettività nella valutazione Dare disponibilità per le date nelle quali sono previsti gli esami Comunicare eventuali legami e rapporti e interessi in conflitto che potrebbero compromettere la loro imparzialità e la riservatezza nello svolgimento delle loro funzioni. Rispettare il presente regolamento. La sessione d esame è tenuta da un esaminatore per la parte teorica e da uno o più esaminatori per la parte pratica. L esaminatore della sessione teorica può coincidere con un esaminatore della sessione pratica 5.4. INTEGRITA DEI DATI E PRIVACY I documenti relativi all attività di certificazione sono conservati con la massima cura da Bureau Veritas e dagli organismi di valutazione da essa approvati. Il periodo minimo di conservazione è di cinque anni. I dati personali vengono trattati come previsto dalla normativa vigente. Le informazioni ottenute dal personale operante per conto di Bureau Veritas, compresi l organo deliberante e il Comitato per la salvaguardia dell imparzialità sono soggette al vincolo di riservatezza. Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 6/11

7 Emesso da Ufficio: 5.5. SVOLGIMENTO DEGLI ESAMI Il candidato è tenuto a presentarsi alla sessione d esame con un documento di identità in corso di validità e avendo perfezionato la sua iscrizione, dandone evidenza, al Registro Telematico Nazionale delle persone e delle imprese certificate. Al candidato sono messe a disposizione dall organismo di valutazione le attrezzature e gli strumenti necessari per la conduzione della prova di esame. E richiesto al candidato di presentarsi all esame con i necessari DPI (scarpe antinfortunistiche, ghette soprascarpe, guanti, occhiali). E consigliato munirsi di una calcolatrice portatile. Le competenze e le conoscenze che devono essere esaminate da Bureau Veritas per il rilascio della certificazione sono quelle previste dagli allegati ai Regolamenti (CE) 303/2008, 304/2008, 305/2008, 306/2008. L esame comprende una parte teorica e una parte pratica. Per le informazioni dettagliate sulle modalità di conduzione e valutazione dell esame si rimanda alla istruzione specifica (CER-OPE-LTI-29) consultabile all indirizzo: EMISSIONE DEL CERTIFICATO La documentazione dei candidati che hanno superato l esame è quindi riesaminata da Bureau Veritas, che solo a seguito di una delibera positiva emette il certificato, costituito da un tesserino che riporta le seguenti informazioni: - nome dell organismo di certificazione - nome e cognome della persona certificata - data e luogo di nascita della persona certificata - numero del certificato - regolamenti o norme di riferimento - eventuali categorie di riferimento - campo di applicazione - data di inizio validità - data di scadenza - numero di iscrizione al Registro Telematico Nazionale - firma del rappresentante legale dell OdC. Il certificato è inviato all indirizzo indicato nel modulo di iscrizione. Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 7/11

8 Emesso da Ufficio: 5.7. PRESENZA DI OSSERVATORI In occasione di ognuna delle attività svolte dall organismo di certificazione può essere richiesta la partecipazione di osservatori (ad es. ispettori degli enti di accreditamento, ecc.) anche con preavviso minimo. L eventuale mancata accettazione della presenza di osservatori degli enti di accreditamento può comportare la mancata concessione della certificazione o la sospensione o revoca della certificazione ISCRIZIONE AL REGISTRO E PUBBLICITA A seguito del conseguimento del certificato, entro 10 giorni dal suo rilascio, Bureau Veritas provvede ad inserirne i dati richiesti nell apposito Registro Telematico Nazionale. La certificazione può essere pubblicizzata dalla persona certificata sulla propria carta stampata o nel proprio sito con il solo riferimento al numero del certificato accompagnato dal nome dell ente Bureau Veritas Italia spa. L uso del marchio di Bureau Veritas non è consentito. 6. SORVEGLIANZA La validità della certificazione durante il periodo di dieci anni del ciclo (decorrenti dalla data del rilascio del certificato) è soggetta all esito positivo delle attività di sorveglianza svolte da Bureau Veritas. A questo scopo la persona certificata è tenuta a fornire una dichiarazione, resa ai sensi del DPR 445/2000, circa la sua attività svolta nell ultimo anno di riferimento, relativa a questi requisiti: avere svolto almeno una volta nell anno in corso l attività professionale per la quale è stato certificato non aver subito reclami da parte di clienti sulla corretta esecuzione dell incarico svolto. Nel caso in cui abbia ricevuto reclami in relazione alle attività svolte durante il periodo in esame, la persona certificata si impegna ad informarne Bureau Veritas, fornendo gli elementi utili per la valutazione del reclamo stesso. Al termine degli accertamenti, qualora l esito sia positivo, Bureau Veritas rilascia una dichiarazione di sussistenza della competenza che costituisce parte integrante del certificato. Entro 10 giorni dal rilascio di tale dichiarazione, Bureau Veritas aggiorna il Registro Telematico Nazionale sull esito degli accertamenti stessi. Qualora i sopracitati requisiti non vengano soddisfatti (singolarmente e/o complessivamente), la certificazione viene sospesa e/o annullata. 7. RINNOVO DELLA CERTIFICAZIONE Il certificato è rinnovabile in vista della sua scadenza in seguito a specifica domanda e a un nuovo accordo contrattuale. Il rinnovo prevede l esito positivo di un nuovo esame teorico e pratico. E possibile procedere con il rinnovo solo nel caso in cui il certificato sia in corso di validità. L iter di rinnovo si deve concludere entro la scadenza del certificato in corso. Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 8/11

9 Emesso da Ufficio: 8. ESTENSIONE AD ALTRA CATEGORIA DI CERTIFICAZIONE Per il Reg CE 303/2008, in caso di richiesta di estensione di categoria, il richiedente deve svolgere l esame per la categoria per cui è richiesta l estensione. Le modalità di iscrizione e svolgimento dell esame sono quelle previste per il caso di una richiesta ex novo. 9. SOSPENSIONE, RITIRO E ANNULLAMENTO DELLA CERTIFICAZIONE Bureau Veritas ha il diritto di sospendere, ritirare o annullare la certificazione in qualsiasi momento della durata del contratto con notifica tramite lettera raccomandata con ricevuta di ritorno, o mezzo equivalente, verificandosi una o più delle condizioni riportate di seguito. A seguito della notifica del provvedimento di sospensione, di ritiro o di annullamento della certificazione, la persona certificata deve sospendere l utilizzo del certificato, restituendolo a Bureau Veritas CONDIZIONI PER LA SOSPENSIONE DELLA CERTIFICAZIONE La certificazione può essere sospesa da Bureau Veritas verificandosi almeno una di queste condizioni: Violazione di quanto previsto al par.6 Presenza di gravi carenze nell attività svolta dalla persona certificata, in seguito a reclami, azioni legali ed altre evidenze oggettive Se la persona certificata fa uso scorretto o ingannevole della certificazione Bureau Veritas Se la persona certificata è inadempiente rispetto ai suoi obblighi contrattuali di tipo economico assunti per l iscrizione, lo svolgimento degli esami e il mantenimento del certificato. Qualora la persona certificata richieda la sospensione CONDIZIONI PER LA REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE La certificazione può essere revocata da Bureau Veritas in questi casi: Qualora persistano le situazioni citate nel precedente paragrafo nonostante l attuazione del provvedimento di sospensione. Qualora la gravità del comportamento della persona certificata, suffragata da evidenze oggettive inconfutabili, renda necessario tutelare l immagine Bureau Veritas con provvedimenti di tipo drastico ed urgente, ricorrendo contestualmente alle vie legali nei confronti del licenziatario. La certificazione può inoltre essere annullata da Bureau Veritas nel caso in cui la persona certificata faccia volontaria richiesta di interrompere il rapporto contrattuale in corso (mediante raccomandata A/R). Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 9/11

10 Emesso da Ufficio: 9.3. PROCEDURA DI SOSPENSIONE, RITIRO, ANNULLAMENTO Bureau Veritas notifica alla persona certificata (a mezzo raccomandata A/R) le ragioni del provvedimento di sospensione, ritiro o annullamento della certificazione, definendo se applicabile le azioni necessarie a riattivare il certificato e indicano termini e condizioni per l utilizzo della certificazione. Il ritiro e l annullamento della certificazione comportano la rescissione del relativo contratto con la persona in questione e l obbligo per quest ultima di restituire a Bureau Veritas il proprio certificato di conformità, cessando nel contempo ogni riferimento ad esso. 10. RECLAMI, RICORSI E CONTENZIOSI RECLAMI INDIRIZZATI A BUREAU VERITAS Tutti i reclami che pervengono a Bureau Veritas riguardanti le attività di certificazione vengono presi in esame, tra questi solo i reclami giunti per iscritto possono essere accolti per azioni correttive formali. Il Local Technical Manager è responsabile per l avviamento di un inchiesta e preparazione della relativa pratica. Nel caso in cui le attività oggetto di reclamo siano sotto la sua diretta responsabilità, provvederà a nominare una terza persona indipendente. Le azioni correttive devono essere iniziate tempestivamente e la loro efficacia verificata. I reclami che pervengono a Bureau Veritas relativamente ai candidati certificati sono analizzati e possono essere oggetto di verifiche come quelle descritte al capitolo 9. Gli esiti di tali verifiche sono oggetto di comunicazioni al reclamante ed agli enti di accreditamento secondo quanto stabilito dai regolamenti di questi ultimi e nel rispetto dei vincoli di riservatezza. Tutti i reclami e loro relativa gestione sono periodicamente comunicati al Comitato per la Salvaguardia dell Imparzialità RICORSI Qualsiasi parte interessata può presentare un ricorso contro le decisioni del Bureau Veritas. I ricorsi devono essere considerati solo per i seguenti casi: 1) Respinta della richiesta di certificazione 2) Sospensione, ritiro ed annullamento della certificazione I ricorsi devono essere presentati per iscritto a Bureau Veritas con tutta la documentazione disponibile e pertinente entro tre (3) mesi dalla decisione di Bureau Veritas. Il Local Technical Manager, a seguito della presentazione del ricorso, si accerta del suo eventuale diretto coinvolgimento nelle attività oggetto di ricorso ed in caso positivo incarica una persona indipendente e qualificata per la gestione dello stesso. In caso negativo il Local Technical Manager conduce direttamente un'analisi del ricorso attraverso tutta la documentazione disponibile e la consultazione delle funzioni coinvolte. Nel caso il Local Technical Manager valuti fondato e ammissibile il ricorso ne dà comunicazione al ricorrente ed Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 10/11

11 Emesso da Ufficio: avvia le opportune azioni correttive. In caso contrario informa il ricorrente per iscritto delle motivazioni per le quali non si ritiene accettabile il ricorso. Sino a questa fase della procedura il ricorrente non è soggetto ad alcun obbligo finanziario derivante dalla gestione del ricorso e può decidere per la sua prosecuzione o ritiro. Se il ricorrente mantiene il ricorso, il Local Technical Manager, entro 30 giorni, costituisce una commissione dei ricorsi basandosi su criteri di indipendenza e competenza. La commissione è formata da almeno tre membri che siano rappresentativi del settore oggetto del ricorso. A seguito dell esame della documentazione, la decisione normalmente viene presa in un unica seduta della commissione ed è rimandata ad altre sedute solo in casi eccezionali. I costi del ricorso devono essere a carico: 1) di Bureau Veritas se il ricorso è accolto 2) del ricorrente se il ricorso è respinto. La decisione deve essere comunicata per iscritto dal presidente della commissione dei ricorsi al ricorrente entro 90 giorni dalla data di conferma del ricorso. Tale decisione è inappellabile CONTENZIOSI Per qualunque controversia fra una parte interessata (richiedente la certificazione o licenziatario) e Bureau Veritas che non risulti risolta con le attività descritte nei casi precedenti (reclami e ricorsi) si deve fare ricorso. Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 11/11