IL SERVIZIO CLOUD per CONDIVIDERE DOCUMENTI e FILES on-line, INTEGRATO in One Web Office

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1 IL SERVIZIO CLOUD per CONDIVIDERE DOCUMENTI e FILES on-line, INTEGRATO in One Web Office Con idocbox è possibile condividere files e documenti on-line, automaticamente utilizzando il modulo di archiviazione documentale idocweb ed il modulo gestione idocmail. Come funziona idocbox : il proprietario e l'utente, per condividere i documenti idocbox ha bisogno di un proprietario ovvero l'azienda che utilizza attivamente il servizio idocbox, e l'utente con i quali si condividono i files o Documenti. Un utente deve avere un proprio nome ed una password, quando si condivide un documento per la prima volta l'utente non esiste ancora, quindi idocbox lo crea automaticamente utilizzando come nome utente l' e creandogli una password, il tutto sarà inviato per via al nuovo utente. I documenti condivisi possono essere scaricati dall'utente in Due modalità: accedendo ad idocbox col proprio nome utente e password, quindi verrà visualizzata la lista del documenti condivisi attraverso il link (o URL) univoco del documento che sarà inviato automaticamente per all'utente col quale si è condiviso il documento. Ogni volta che viene condiviso un documento idocbox automaticamente invia una mail all'utente avvisandolo che è stato condiviso un nuovo documento di suo interesse. Per condividere documenti utilizzando idocweb (archiviazione documentale): abbiamo Due modalità : a) Dalla selezione di Documenti archiviati b) su singolo documento con un click La prima modalità consiste nel selezionare una lista di documenti archiviati, e condividerli su idocbox, che automaticamente provvederà a : caricarli sul sito condividerli automaticamente, in base al Destinatario o al Mittente indicati nelle chiavi di archiviazione. se l'utente non esiste ancora, lo crea insieme alla password ed invia il tutto per

2 invia una seconda avvisando l'utente che è stato condiviso un documento di suo interesse. Facciamo un esempio, la Runtime srl emette una fattura ad un proprio cliente, Aldo Bini export spa quando Runtime archivia la fattura, nel campo Destinatario viene inserita l'anagrafica del cliente, presente in One Web Office (modulo CRM) con almeno un' indirizzo , quindi idocbox eseguirà queste operazioni automaticamente: carica la fattura (PDF) on line la assegna come proprietario alla Runtime srl condivide la fattura con l'utente Aldo Bini export spa, se l'utente non esiste ancora, lo crea utilizzando come nome utente l' della ditta ad. es. crea anche la password e la invia per . Crea una seconda che avvisa l'utente che la Runtime srl ha condiviso un documento su idocbox di suo interesse. Il cliente riceve la mail col proprio nome utente e al a password, quindi accede a inserisce le credenziali, e può scaricare o visualizzare la propria fattura. La seconda modalità, Invio del link Diretto al documento nell' L'esempio sopra appena descritto prevedere che l'utente acceda ad idocbox con le proprie credenziali per prelevare i documenti, l'altra modalità di condivisione, è quella di optare per il link del documento, con tale opzione idocbox crea un link univoco della posizione del documento presente on-line, e lo include nella mail che manda all'utente col quale abbiamo condiviso il documento, quindi basta un click sul link per scaricare il file. I VANTAGGI FONDAMENTALI : (rispetto all'invio di files come allegati ) se lo stesso documento deve essere inviato a più destinatari, se ne condivide uno solo, invece di inviare tante che avranno sempre lo stesso allegato se il destinatario non ritrova più l' con l'allegato occorre re-inviarla, mentre su idocbox il file è sempre disponibile (salvo limite volutamente impostato) se l'allegato di una è pesante (di molti bytes), potrebbe non essere accettato dal sistema del destinatario, con idocbox questo non accade.

3 MANUALE OPERATIVO ATTIVAZIONE Del SERVIZIO idocbox effettuare il login con un operatore di tipo amministratore, nel menù di One Web Office verrà abilitata anche la scheda admin scorrere fino alla sezione idocbox, inserire il nome utente e la password rilasciata, e fare click su salva

4 pubblicazione e condivisione da lista Documenti archiviati Da idocweb Documenti Archiviati, effettuare una selezione (o ricerca) dei documenti che si vogliono pubblicare e/o condividere su idocbox, ad es. le fatture emesse con data settembre, se il tipo di lista impostato è quello ad albero, cambiare in visualizzazione a lista

5 quindi effettuare una scelta, tra Mailing/iDocBOX spuntati (verranno presi in considerazione solo i documenti la cui casella sulla destra è stata spuntata, usa) oppure Mailing/iDocBOX selezionati, verranno presi in considerazione tutti i documenti presenti nella lista visualizzata (quindi non occorre spuntare alcun documento)

6 effettuata la scelta, si aprirà la maschera delle opzioni di pubblicazione, le opzioni scelte la prima volta in questa maschera, vengono memorizzate nel browser, pertanto la volta successiva saranno riproposte sempre in base all'ultima impostazione, evitando così di dover re-impostare le proprie opzioni ogni volta. Abilitare invio relativa all'avviso di pubblicazione di nuovo documento, scegliere il template (modello) , scegliere l'account di spedizione , (mittente ) Optare per estrai da classificazione o impostazione parametri manuale: Estrai da classificazione: tale impostazione sarà quella pre-definita nella tabelle delle classificazioni (scheda altri), con la quale è stato archiviato il documento. Impostazione parametri manuale: varrà l'opzione che scegliamo in questa maschera spuntare la casella abilita pubblicazione su idocbox, estrai da classificazione tale impostazione sarà quella pre-definita nella tabelle delle classificazioni (scheda altri), con la quale è stato archiviato il documento impostazione parametri manuale: poi scegliere da quale soggetto prelevare l'indirizzo da usare come nome account di idocbox e col quale condividere il documento, prelevandolo da: anagrafica del destinatario, del mittente o della Azienda sulla quale sono stati archiviati i documenti. L'opzione Disabilita link, serve a generare o meno il link univoco di pubblicazione documento su idocbox (se spuntata NON genera il link univoco o URL)

7 effettuate le opzioni cliccare su anteprima, verrà visualizzato un riepilogo relativo alle che saranno inviate ed ai parametri di pubblicazione e condivisione su idocbox, importante è verificare l'indirizzo di pubblicazione dei documenti nell'apposita colonna viene indicato se alcuni documenti presenti nella selezione effettuata, sono già stati pubblicati su idocbox, in tal caso non verranno ri-pubblicati. Se la verifica dei dati risulta corretta, cliccare su Accoda, i documenti verranno elaborati, le inviate automaticamente (credenziali e avviso di pubblicazione nuovo documento), e verranno archiviate e collegate ai documenti, una copia sarà anche presente nella rispettiva casella di posta nella cartella posta inviata di idocmail.

8 CONFIGURAZIONE DELLA CLASSIFICAZIONE PER LA PUBBLICAZIONE DEI FILES su idocbox. per memorizzare alcune opzioni di pubblicazione su idocbox occorre configurare opportunamente le classificazioni di archiviazione che saranno usate per la pubblicazione. Non è obbligatoria effettuare questa configurazione, in quanto è possibile scegliere impostazione parametri manuale nella maschera di conferma pubblicazione documenti in idocbox (vedi pagine precedenti) Dalla tabella classificazioni selezionare quella desiderata e scegliere modifica, poi scegliere la scheda altri cliccare si oggetti (modelli), e selezionare quello desiderato per l'invio delle automatiche di idocbox (di invio avviso nuovo documento) Poi scegliere l'account predefinito (mittente dell' ), se vuoto verrà usato l'indirizzo dell'operatore che ha effettuato il login. Invio Differito: se spuntato le partiranno in base alla schedulazione effettuata nella configurazione degli script di One Web Office Scegliere il campo di tipo Indirizzo (Destinatario / cc / BCC) (normalmente usare A: Destinatario) Preleva indirizzo da: nell'anagrafica del soggetto (nel modulo CRM), per ciascuna anagrafica sono presenti diversi indirizzi , quindi scegliere quale dei diversi indirizzi utilizzare per l'invio delle automatiche di idocbox.

9 Pubblica su idocbox occorre creare un codice di Pubblicazione, cliccare sull'etichetta Pubblica su idocbox, per aprire la seguente maschera, poi fare click su + per creare un nuovo codice, indire il nome codice ed una descrizione, e poi scegliere i vari parametri: Disabilita LINK non crea il link univoco (URL) relativo al documento pubblicato, (per scaricare il documento occorrerà accedere con le credenziali). Pubblica a Mittente: usa l' del soggetto mittente (col quale è stato archiviato il documento), per pubblicare e condividere il Documento su idocbox Pubblica a Destinatario: usa l' del soggetto Destinatario (col quale è stato archiviato il documento), per pubblicare e condividere il documento su idocbox Pubblica a Azienda: usa l' dell'azienda (nella quale è stato archiviato il documento), per pubblicare e condividere il documento su idocbox)

10 PUBBLICAZIONE DI DOCUMENTI su idocbox SINGOLARMENTE oltre alla modalità di pubblicazione multipla di documenti tramite la lista selezionata come visto in precedenza, è possibile pubblicare documenti e files su idocbox anche singolarmente, sia nella fase di archiviazione di un nuovo documento (Documenti da archiviare) sia su documenti archiviati pubblicazione su idocbox in fase di archiviazione nuovo documento: basta spuntare l'apposita icona idocbox, il segno di spunta diventa verde, e viene visualizzato un messaggio che ci conferma che abbiamo attivato l'opzione di pubblicazione dei documenti su idocbox, l'opzione rimane attiva finché la spunta è verde, cliccare di nuovo sull'icona per disattivarla. (la spunta diventa grigia.) attendere che il caricamento del documento su idocbox (upload), al termine viene visualizzato il messaggio di avvenuta archiviazione in idocweb e contestuale pubblicazione su idocbox cliccando sul link, verrà aperto il documento presente su idocbox, in una nuova scheda del browser

11 pubblicazione su idocbox di documenti già archiviati selezionare il documento che si vuole pubblicare, e scegliere dal menù delle operazioni pubblica su idocbox si aprirà la maschera che riepiloga l'operazione che verrà effettuata e permette anche di specificare o modificare le opzioni di pubblicazione è importante verificare con chi condividere il documento (mittente o destinatario), e se nella relativa anagrafica è presente una di riferimento, altrimenti il documento non sarà condivisibile. Verificare anche che il modello template (modello) che verrà utilizzato è quello voluto.

12 L'USO DEI MODELLI con i CAMPI SPECIALI per LA COMPILAZIONE AUTOMATICA DEI VALORI. Nella creazione dei modelli , è possibile anche utilizzare dei campi speciali, per fare in modo che vengano compilati (o riempiti) automaticamente, in base ai valori delle chiavi di archiviazione dei documenti. Ad es. nella di avviso che idocbox invia automaticamente, comunicando la pubblicazione di un nuovo documento al Destinatario (come la pubblicazione di una nuova fattura o DDT o ordine ecc,), nel corpo della mail sarà sicuramente utile e comodo inserire automaticamente il numero e la Data del documento pubblicato. ecco alcuni dei principali nomi speciali: CHIAVE Di ARCHIVIAZIONE CAMPO SPECIALE per MODELLO Data Documento $DATA_DOCUMENTO$ numero Documento $NUMERO_DOCUMENTO$ Data pervenuto $DATA_PERVENUTO$ Descrizione Destinatario Descrizione Mittente $DESTINATARIO$ $MITTENTE$ NOTE $NOTETESTO$ Quindi nel modello dove vorremmo inserire Nr. e Documento presenti nelle chiavi di archiviazione, dovremo inserire: (esempio modello di invio fatture tramite idocbox) Spettabile cliente, su è stata inserita la fattura numero: $NUMERO_DOCUMENTO$ Del $DATA_DOCUMENTO$ quindi utilizzando le proprie credenziali sarà possibile scaricare la fattura. cordiali saluti i campi speciali racchiusi tra il simbolo $ saranno sostituiti automaticamente dal numero e Data Documento inseriti come chiavi di archiviazione.