ZTRAVEL rel Elenco attività di implementazione dalla Rel alla Rel di Ztravel. EXPENSE (tutte le tipologie di maschere)...

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1 ZTRAVEL rel Elenco attività di implementazione dalla Rel alla Rel di Ztravel EXPENSE (tutte le tipologie di maschere)... 2 Anagrafici / Soggetto... 2 Funzioni Amministratore / Note Spese / Operativi / Gestione Trattenute... 3 Funzioni Amministratore / Note Spese /Generazione Output / Supporto Magnetico banche... 3 Tabelle / Note Spese / Spese / Anagrafica Spese... 3 Tabelle / Note Spese / Controlli / Anagrafica Controlli... 3 Tabelle / Note Spese / Definizione Output / Contabilità / Associazione Conti Contabili... 5 Setup Ztravel / Note Spese / Generale... 5 Setup Ztravel / Note Spese / Mail... 5 Setup ZTravel / Note Spese / Generazione File... 7 TRAVEL (tutte le tipologie di maschere)... 9 Tabelle / Trasferte / Definizione Output /Presenze / Giustificativi Trasferte da generare... 9 Generazione Giustificativi di Trasferta nel modulo HR-WorkFlow... 9 Setup ZTravel / Trasferte / Mail... 9 Elenco Tabelle per cui è stato aggiunto il codice Azienda in chiave Setup Ztravel / Trasferte / Generale Zoom sulle località /Maschere Inserimento EXPENSE NUOVA ERGONOMIA APPLICATIVA* Tabelle / Note Spese / Autovetture / Tipo Auto Tabelle / Note Spese / Spese / Tipologia Spese Tabelle / Note Spese / Spese / Anagrafica Spese Tabelle / Note Spese / Spese / Discriminanti Spese Setup / Note Spese / Compilazione Anagrafici / Rapporto di Lavoro / Trasferte e Note Spese Integrazione App HR-Infinity Inserimento Rimborsi IMPORTANTE: Inserimento Rimborsi / Gestione dei Movimenti Finanziari Cambia il posizionamento degli anticipi presenti nei rimborsi... 15

2 Inserimento Rimborsi / Gestione dei Movimenti Finanziari (Reso anticipo, prelievo contanti e cambio valuta) Gestione Fondo Anticipo Richieste Rimborsi Funzioni Amministratore / Note Spese / Cruscotti / Elenco Globale Funzioni Amministratore / Note Spese / Generazione Output / Flusso Paghe Zucchetti Integrazione ZSign TRAVEL NUOVA ERGONONOMIA APPLICATIVA* Pianificazione Trasferta Gestione <Abilita gestione presa in carico note spese e trasferte> Ufficio Cassa Ufficio Viaggi Setup / Setup ZTravel / Trasferte / Compilazione PAYIMP (tutte le tipologie di maschere) Altri moduli / Import File / Esecuzione / Configurazione Import Elenco tabelle del database modificate con l aggiornamento EXPENSE (tutte le tipologie di maschere) Anagrafici / Soggetto <Attiva notifica per generazione file> se spuntato, quando avviene la generazione del file, sia manuale sia schedulata (vedere paragrafo Schedulatore), il programma notifica automaticamente ai soggetti scelti tramite HRPortal (in alto a destra): Nella sezione Ztravel, sono presenti 2 ulteriori sotto sezioni; Ufficio Cassa e Ufficio Viaggi. Utile quando per un soggetto abbinato ad uno dei gruppi 98 o/e 99 (rispettivamente Uffici cassa e viaggi) si vuole che riceva le sole notifiche mail riguardanti i dipendenti appartenenti ad una o più aziende/ Filiali/ reparti. In questo caso impostare i filtri da qui. Azienda Inserire i codici delle aziende facenti capo ai dipendenti per cui si vuole che riceva le notifiche mail. Codice Filiale dipendenza Inserire i codici delle aziende/filiali facenti capo ai dipendenti per cui si vuole che riceva le notifiche mail. Codice Reparto Inserire i codici delle aziende/reparti facenti capo ai dipendenti per cui si vuole che riceva le notifiche mail. 2

3 Funzioni Amministratore / Note Spese / Operativi / Gestione Trattenute Per gli utenti che in Setup Ztravel/ Generazione Files hanno impostato MOVGIO su tabella. I dati inserti sono generati sulla tabella Paghe. Per le voci inserite manualmente da questa funzione occorre la presenza di una codifica in Tabelle/ Note spese / Definizione Output/ Paghe/ Anagrafica Voci. Codice Azienda Anno Numero Nota Spese Inserire il numero della nota spese. Voce di Spesa Inserire la voce a cui deve corrispondere una decodifica paghe. Importo Trattenuta Inserire l importo della trattenuta da far confluire alle Paghe. Trasferito a programma Paghe Campo di output: viene compilato automaticamente dalla Generazione Definitiva della tabella paghe. Data trasferimento a programma paghe Campo di output: viene compilato automaticamente dalla Generazione Definitiva della tabella paghe. UNA VOLTA EFFETTUATA LA GENERAZIONE FILE PAGHE DEFINITIVA, I RECORDS DI QUESTA TABELLA NON SONO PIU MODIFICABILI NE CANCELLABILI. Invia avviso Inoltre, l inseritore può decidere di inviare, contestualmente al salvataggio, una mail all utente intestatario della nota spese. Nel momento in cui si spunta Invia avviso, sono visualizzati sotto: - Indirizzo del destinatario (intestatario della nota spese); - il testo della mail che verrà spedita; - Note Aggiuntive inseribili, che saranno comprese nel corpo del messaggio dopo la dicitura rispetto a quanto previsto dalla Policy Aziendale per: ; in seguito la parte da La trattenuta dell importo di <<importo inserito dall utente>> sarà operata nella prossima busta paga. La mail ha per oggetto Avviso di trattenuta. Evidenzia la mail inviata per la nota spese. Funzioni Amministratore / Note Spese /Generazione Output / Supporto Magnetico banche A disposizione dell utente la generazione del file conforme al tracciato ufficiale SEPA, da inviare alle banche per la liquidazione, per ogni dipendente, di tutte le spese sostenute durante le trasferte. Nella cartella \webapps\ztravel\support\files di esempio (dove Ztravel è il nome assegnato alla cartella del programma sotto Webapps), un esempio dei files generati. Impostazioni: - Dati Comuni/ Tabelle/ Pagamento Competenze / Gruppo di addebito. o Occorre avere uno o più Gruppi di addebito che nella sezione Disposizioni di pagamento xml (SEPA) abbiano impostato il campo <Bonifico SEPA> con Sì,SEPA CBI ; o Compilare il Codice univoco CBI ; o Compilare il metodo di pagamento (scegliere TRA o TRF); o o Compilare il codice CUC(codice univoco CBI). Campi <Emissione tag CBIBdyPaymentRequest> e <Esposizione dei pagamenti effettuati come addebito unico >: compilare solo quando richiesto dalla banca all azienda, per modificare, in parte, la scrittura del file (rispettivamente l aggiunta di codici fissi ai tag del file e la scrittura di tutti i bonifici raggruppati in un'unica voce a livello di estratto conto). - Rapporto di Lavoro/ Accredito: o avere una tipologia di pagamento, come Principale, creata in Dati Comuni/ Tabelle/ Pagamento Competenze / Tipo di Pagamento; o compilare tutte le coordinate bancarie del dipendente; - La generazione del file avviene per le note spese con Status = 29 (corrispondente a liquidazione); - Viene generato, oltre al SEPA ufficiale, anche la lettera per la banca e la distinta per l azienda. Tabelle / Note Spese / Spese / Anagrafica Spese <Abilita data inizio e fine validità obbligatoria> Compare quando la spesa ha la spunta sul campo <Ripartizione su giorni di trasferta>. Se il campo viene abilitato, l utente che inserisce la spesa deve anche indicare le date di inizio e fine di validità che quindi possono anche non coincidere con i giorni di trasferta. Le date indicate sono poi considerate per la ripartizione della spesa, e, di conseguenza, per i controlli impostati. Tabelle / Note Spese / Controlli / Anagrafica Controlli <Non inserire segnalazione in caso di superamento limite> Il flag si abilita se spuntato <Attiva generazione voce per non raggiungimento limite>. Permette di non generare l anomalia se, per il controllo stabilito, non è presente un limite di spesa (o viene superato). 3

4 E stata aggiunta inoltre la possibilità di impostare un limite per trasferta sulla spesa; e, conseguentemente a questa scelta, l opzione troncamento importo minore : <Per Trasferta> Significa che il valore limite impostato nella tabella limiti di spesa è da intendersi per tutta durata della trasferta, a meno che sia impostato nei limiti parametrici; in questo caso i vari limiti impostati si intendono per ogni giorno della trasferta. Esempio 1: Tabella Limiti di Spesa: Trasferta: Controllo: Il limite di 50 è su tutti e 4 i giorni su cui si articola la trasferta. Esempio 2: Tabella Limiti di Spesa: Trasferta (stesse spese e date dell esempio 2): 4

5 il limite è 40 per 4 giorni di trasferta = 160 IL CONTROLLO PER TRASFERTA SCATTA SEMPRE SULL ULTIMO GIORNO DELLA TRASFERTA <Troncamento importo minore> Con l aggiunta di questa opzione, al verificarsi della condizione di sforamento, il calcolo controlla su quale giorno l importo della spesa è inferiore rispetto agli altri, e toglie la spesa su quel giorno; se per effetto del primo troncamento il limite rimane superato, controlla la spesa con importo inferiore sugli altri giorni e tronca quella, e così via sino ad esaurimento dell importo. Può verificarsi la condizione per cui il totale delle spese troncate sia di un importo anche inferiore al limite. Esempio: Esito del controllo: Quindi nella nota spese rimane solo la spesa di 30, inferiore ai 50 consentiti, perché le spese sono troncate INTERAMENTE e non fino a concorrenza del limite. Tabelle / Note Spese / Definizione Output / Contabilità / Associazione Conti Contabili Introdotta, anche in questa tabella, la possibilità di definire le voci sulla base della valorizzazione dei campi Sede \ Fattura. ATTENZIONE: l unico file, al momento, che legge questa opzione, è il Contabilità 10 : per tutti gli altri file è necessario lasciare l opzione valorizzata con Nessuna. Setup Ztravel / Note Spese / Generale <Aggiunge n livelli (quando attiva importazione da GRU)> Se il campo è valorizzato, il programma aggiunge automaticamente il numero inserito nei gruppi importati del modulo. Setup Ztravel / Note Spese / Mail IMPORTANTE: CON LA PRESENTE VERSIONE, L INVIO MAIL AVVIENE AUTOMATICAMENTE ED IN MODO CONTESTUALE AGLI EVENTI PER CUI E IMPOSTATO, NON AVVALENDOSI DI ALCUN PROCESSO SCHEDULATO, AD ECCEZION FATTA PER LE MAIL AI RESPONSABILI. Aggiunto il campo mittente, in modo che sia possibile diversificarlo per azienda. Se non è indicato niente viene preso il valore presente in Setup / Mail. Per la mail agli approvatori sono presenti due gestioni differenti: o Segnala Richieste Note Spese : verrà inviata una mail contestuale all autorizzatore non appena viene inviata la Nota Spese, non necessita di alcun processo schedulato; 5

6 o Segnala Richieste Note Spese schedulato : parametro impostato di default, mantiene lo stesso funzionamento presente anche nelle release precedenti (si avvale del processo schedulato per la preparazione\invio delle mail) Nuova gestione mail dedicata alla gestione conto terzi (utenti inseritori): Il tipo di mail da inviare è pilotato dalle impostazioni effettuate nella sezione Parametri per Utenti; le mail automatiche impostabili per gli inseritori hanno le seguenti opzioni: 1) <Segnala solo a intestatario della nota spese> = Notifica solo all intestatario (il funzionamento rimane invariato rispetto alle precedenti release del prodotto); 2) <Segnala solo a inseritore della nota spese> = Alternativo al precedente. Notifica solo all inseritore; 3) <Segnala a tutti gli utenti abilitati all'inserimento> = Alternativo al precedente. Notifica agli utenti abilitati all inserimento. Abbinato alle opzioni 2 e 3 è possibile abilitare <Segnala in CC all'intestatario> ; se attivo, le mail devono essere inviate sempre in copia conoscenza anche all intestatario della richiesta. Configuratore notifiche Aggiunta all attuale gestione la possibilità di impostare variabili dinamiche sull oggetto della mail e dei testi previsti per ogni notifica. Le variabili: OGGETTO Descrizione società Nome e cognome del dipendente Data inizio e data fine periodo CORPO DELLA MAIL Descrizione società Nome e cognome del dipendente Numero trasferta Luogo Data inizio e data fine Motivazione Le notifiche parametrizzabili: 1. Segnalazione per nota spese da approvare 2. Segnalazione per nota spese approvata 3. Segnalazione per nota spese modificata 4. Segnalazione per nota spese respinte 5. Segnalazione per nota spesa riportata in stato di bozza Cliccando sulla busta appare la seguente schermata; scrivere manualmente il testo fisso e cliccare sulla variabile per aggiungere il dato desiderato nel testo oppure nell oggetto: 6

7 Setup ZTravel / Note Spese / Generazione File <Percorso file anticipi> Il campo è stato rimosso da questa sezione del setup poiché implementato un nuovo tracciato. Vedi relativi dettagli in Setup ZTravel / Trasferte / Generale. <Generazione file contabilità personalizzato / Contabilità 10> Introdotto un nuovo tracciato per l esportazione dei dati delle note spese in contabilità: le note spese che saranno oggetto di generazione sono quelle che si troveranno all id status 28. Segue tracciato record da generare: File CSV (con separatore ; ) Nome Campo Numero identificativo nota spese Numero identificativo trasferta Motivazione trasferta Stabilimento di appartenenza del dipendente Codice Fiscale dipendente Data Inizio Trasferta Data Fine Trasferta Paese di destinazione della trasferta Codice località di destinazione Descrizione località di destinazione Contenuto Stringa composta da: Codice Azienda (es ) Valore Fisso / Anno Nota Spese (es. 2014) Valore Fisso / Numero Nota Spese (es. 340) Il risultato di questa stringa è simile alla seguente 00001/2014/340 Da valorizzare solo se la trasferta è stata importata dal modulo Travel (altrimenti rimane vuoto). Andrà valorizzato con il codice identificativo della richiesta di trasferta che ha generato la nota spese, in questo modo: Codice Azienda (es ) Valore Fisso / Anno Trasferta (es. 2014) Valore Fisso / Numero Trasferta (es. 25) Il risultato di questa stringa è simile alla seguente 00001/2014/25 Bisognerà indicare la motivazione inserita all interno della trasferta riferita alla spesa. Il codice da indicare sarà (in cascata): Campo Codice della tabella delle motivazioni Campo Codice della tabella delle motivazioni In entrambi i casi si prenderanno in considerazione le sole motivazioni TR \ T2. Sarà valorizzato con il codice presente nel campo Cod Filiale\Dipendenza presente in Rapporto di Lavoro -> Rapporto\Organico -> Dati Organico. In fase di scrittura di questo valore dovremmo tenere in considerazione eventuali storicizzazioni (scriviamo il valore valido alla data di partenza della trasferta della spesa che si sta generando) Valorizzare il codice fiscale del dipendente presente in Soggetto -> Anagrafici Valorizzata con la data di partenza della trasferta nel formato GG/MM/AAAA Valorizzata con la data di arrivo della trasferta nel formato GG/MM/AAAA Valorizzato con il codice dello stato di destinazione della trasferta (es. IT, ES, US, ecc.). Nel caso di multi-tratta, si prenderà sempre in considerazione la località di arrivo della prima tratta. Valorizzato con il codice della città di destinazione della trasferta (es. E648, F028, ecc.). Nel caso di multi-tratta, si prenderà sempre in considerazione la località di arrivo della prima tratta. Valorizzato con la descrizione della città di destinazione della trasferta (es. LODI, MASSALENGO, ecc.). Nel caso di multi-tratta, si prenderà sempre in considerazione la 7

8 Data della spesa Codice della spesa Codice tipologia di pagamento della spesa Importo Spesa in valuta Valuta Spesa Controvalore Spesa Centro di costo anagrafico Centro di costo dai riferimenti contabili (o del dipendente a cui è stata offerta la spesa) Commessa dai riferimenti contabili Commessa sulla voce di spesa località di arrivo della prima tratta. Valorizzato con la data in cui è stata sostenuta la spesa nel formato GG/MM/AAAA Nel caso di scrittura degli anticipi, la data corrisponderà sempre alla data di partenza della trasferta. Nel caso di scrittura di rimborsi kilometrici, la data corrisponderà alla data di partenza della tratta corrispondente al rimborso km. Valorizzato con il Codice 2 presente, per la tipologia di spesa che si sta generando, in Tabelle -> Note Spese -> Definizione Output -> Contabilità -> Associazioni Conti Contabili (vedi punto 3 nelle NOTE GENERALI ) Valorizzato con i seguenti codici (in cascata) per la tipologia di pagamento con cui è stata sostenuta la spesa: Voce Contabile Codice N.B.:nel caso di rimborsi kilometrici (K1 e K2) ed anticipi (AN) il campo dovrà rimanere blank. Valorizzato con l importo in valuta della spesa sostenuta (come separatore dei decimali si utilizzerà la virgola, es. 100,00) Valorizzato con il codice ISO della valuta (es. EUR, USD) Valorizzato con il controvalore in valuta aziendale della spesa sostenuta (come separatore dei decimali si utilizzerà la virgola, es. 100,00) Valorizzato con il codice del centro di costo del dipendente ripreso da Rapporto di Lavoro -> Rapporto\Organico -> Dati Organico Valorizzato con il codice del centro di costo inserito all interno dei riferimenti contabili della nota spese. Nel caso di anticipi, il campo verrà valorizzato con il centro di costo anagrafico. Valorizzato con il codice della commessa inserita all interno dei riferimenti contabili della nota spese. Nel caso di anticipi, il campo rimarrà blank Valorizzato con il codice della commessa inserita all interno della spesa (se presente) NOTE GENERALI: 1. Se presenti più record per i riferimenti contabili dovranno essere generate N righe (in base a quanto inserito) e, gli importi, dovranno essere ripartiti sulla base della percentuale indicata (questo comportamento si applica sia alle spese che ai rimborsi kilometrici). Fanno eccezione a quanto detto in precedenza gli anticipi: in questo caso verrà generato un solo record che avrà, in entrambi i campi del centro di costo, quello anagrafico mentre, la commessa, rimarrà vuota. 2. In presenza di spese offerte (ovvero sono presenti dei nominativi nella singola spesa) sarà necessario scrivere i campi relativi ai centro di costo in maniera differente: ovvero, dovremmo scrivere il centro di costo del dipendente al quale è stata offerta la spesa nel relativo campo andando a sostituire quello che, potenzialmente, è presente nei riferimenti contabili. 3. Per gestire la richiesta di generare voci differenti sulla base di alcuni attributi della spesa (vedi Sede, Fattura, ecc.) è stata riportata la seguente informazione sulla tabella Associazione Voci Contabili. Per la generazione degli anticipi (AN) e dei rimborsi kilometrici (K1 e K2) NON dovrà essere testato il campo Sede\Fattura. 4. In relazione al campo Commessa sulla voce di spesa viene riportato il codice della commessa, solo se presente (altrimenti blank). Non verranno adottati comportamenti diversi a seconda che la commessa sia indicata nei riferimenti contabili o ci siano le spese offerte. 8

9 TRAVEL (tutte le tipologie di maschere) Tabelle / Trasferte / Definizione Output /Presenze / Giustificativi Trasferte da generare Aggiunti campi per diversificare il giustificativo da generare al variare di Azienda/ Trattamento contrattuale, motivazione e raggruppamento geografico. Se non indicati, il giustificativo è lo stesso per tutte le trasferte. La generazione del giustificativo in WorkFlow Presenze, a partire dalla presente release, avviene quando la trasferta è approvata definitivamente. In caso di annullamento o modifica della trasferta, il giustificativo ad essa legato viene cancellato in modo logico e, nel caso di modifica, rigenerato con i nuovi dati. Generazione Giustificativi di Trasferta nel modulo HR-WorkFlow Quando presente sull impianto il modulo HR-WorkFlow Presenze, ed è stato configurato il giustificativo di trasferta in Tabelle/Trasferte/ Generazione Output/ Presenze/ Giustificativi Trasferte da generare, lo stesso viene inviato nell applicativo Presenze. Finora il momento della generazione era la fase di importazione della trasferta nella Nota Spese. Ora la generazione avviene all ultimo step di approvazione della Trasferta. Così facendo viene gestita la comunicazione con presenze in tempi più immediati (si pensi ai trasferisti che compilano la Nota Spese N giorni dopo rispetto alla trasferta). Contestualmente a questa modifica la richiesta di WorkFlow Presenze che viene generata viene salvata in modo che, in fase di eventuale variazione della trasferta (vedere paragrafo Pianificazione Trasferta), questa richiesta possa essere annullata (esito= cancellata ) e rigenerata con i nuovi estremi della trasferta. La generazione del nuovo giustificativo avviene solo a trasferta approvata nuovamente. Qualora, invece il dipendente decida di annullare la trasferta, il programma provvede a cancellare la richiesta del giustificativo (esito= cancellato ). Il giustificativo è sempre generato indipendentemente dalla data della trasferta che si sta modificando e da quando viene effettuata l azione di modifica\annullamento: è il programma presenze che non considera la richieste se la mensilità in questione è chiusa. Setup ZTravel / Trasferte / Mail Aggiunto il campo mittente, in modo che sia possibile diversificarlo per azienda. Se non è indicato niente viene preso il valore presente in Setup / Mail. Gestione Autorizzazione Trasferte via mobile Implementata una mail strutturata da attivare in alternativa alla mail gestita tramite il flag nel Setup Procedura/ Trasferte/ Mail - Sezione Parametri per Approvatori. Ora è possibile spuntare anche il campo <Gestione Trasferte via mobile>, per attivare l nvio della mail di richieste di trasferte in attesa all approvatore che, direttamente dalla mail, può trattare la richiesta. Tale gestione può essere attivata intendendo l approvazione della trasferta come approvazione in un unica soluzione (contestuale anticipo e prenotazioni ). Nel caso in cui il flag sia impostato, il sistema prevede l invio di una mail con le seguenti specifiche: Mittente: secondo le regole delle notifiche standard Destinatario: secondo le regole delle notifiche standard. Oggetto: Approvazione trasferta Nome e Cognome dell Intestatario Data inizio e fine Trasferta Corpo: riepilogo delle informazioni della trasferta seguito da due link (uno per autorizzare la trasferta e uno per respingerla). Nel riepilogo è previsto: Viaggiatore: Società Codice del dipendente Centro di Costo dipendente Dal data inizio al data fine Itinerario: luoghi della trasferta Motivazione: descrizione motivazione Nel caso siano gestite più tratte con diverse motivazioni inserire il dettaglio tratta-motivazione. In questa sezione vanno riportati i riferimenti contabili solo se attivati 9

10 Esempio: Centro di costo: codice e descrizione % Commessa: codice e descrizione % Viaggio effettuato con auto propria ( solo nel caso nella richiesta sia attivo il flag ) Stima complessiva trasferta ( solo se inserito il valore ) Prenotazione Biglietti Data tipo prenotazione Prenotazione Hotel Data inizio e fine Prenotazione Auto a Noleggio Data inizio e fine Nel caso siano previsti i partecipanti, per ogni tipo di prenotazione inserire nome e cognome del partecipante Anticipi Modalità di pagamento Valuta importo Inserire una riga per ogni differente modalità di pagamento e/o valuta Note, se presenti La mail si presenta come in seguito: Nuova gestione mail dedicata alla gestione conto terzi (utenti inseritori): Il tipo di mail da inviare è pilotato dalle impostazioni effettuate nella sezione Parametri per Utenti; le mail automatiche impostabili per gli inseritori hanno le seguenti opzioni: 1) <Segnala solo a intestatario della trasferta> = Notifica solo all intestatario (il funzionamento rimane invariato rispetto alle precedenti release del prodotto); 2) <Segnala solo a inseritore della trasferta> = Alternativo al precedente. Notifica solo all inseritore; 3) <Segnala a tutti gli utenti abilitati all'inserimento> = Alternativo al precedente. Notifica agli utenti abilitati all inserimento. Abbinato alle opzioni 2 e 3 è possibile abilitare <Segnala in CC all'intestatario> ; se attivo, le mail devono essere inviate sempre in copia conoscenza anche all intestatario della richiesta. 10

11 Configuratore notifiche Aggiunta all attuale gestione la possibilità di impostare variabili dinamiche sull oggetto della mail e dei testi previsti per ogni notifica. Le variabili: OGGETTO Descrizione società Nome e cognome del dipendente Codice Azienda (solo pe le mail che riguardano le prenotazioni) Codice Dipendente (solo pe le mail che riguardano le prenotazioni) Data inizio e data fine periodo Stato della trasferta (nuova/ modificata) CORPO DELLA MAIL Descrizione società Nome e cognome del dipendente Numero trasferta/numero Nota spese Luogo Data inizio e data fine Motivazione Stato della trasferta (nuova/ modificata: il parametro ha senso solo per gli utilizzatori del layout ZTravel: vedere paragrafo Pianificazione Trasferta/ Variazione Trasferte) Elenco Prenotazioni: nella forma PRENOTAZIONE:STATO produce un elenco delle prenotazioni presenti all interno della trasferta (la variabile è disponibile solo per la mail di richieste di prenotazioni) Le notifiche parametrizzabili: 1. Segnalazione per trasferta da approvare 2. Segnalazione per Trasferta approvata 3. Segnalazione per richiesta anticipo 4. Segnalazione per anticipo Erogato 5. Segnalazione per Anticipo Respinto 6. Segnalazione per richiesta prenotazione ad ufficio viaggi Cliccando sulla busta appare la seguente schermata; scrivere manualmente il testo fisso e cliccare sulla variabile per aggiungere il dato desiderato nel testo oppure nell oggetto: 11

12 Elenco Tabelle per cui è stato aggiunto il codice Azienda in chiave Aggiunta la possibilità di diversificare le codifiche al variare dell azienda/ente nelle seguenti funzioni: Tabelle / Trasferte / Definizione Output / Presenze / Giustificativi Trasferta da Verificare Tabelle / Note Spese / Compilazione Note Spese / Anagrafica Fornitori Fatture Tabelle / Note Spese / Indennità / Causali Formazione Tabelle / Note Spese / Indennità / Raggruppamenti -> ora raggiungibile da Tabelle / Trasferte / Raggruppamenti Geografici / Tabella Raggruppamenti Funzioni Amministratore / Note Spese / Report / Totali Dati Comuni / Tabelle / Generiche / Inquadramento Territoriale / Stato / Raggruppamento Geografico Dati Comuni / Tabelle / Generiche / Inquadramento Territoriale / Città / Classificazione Setup Ztravel / Trasferte / Generale <Aggiunge n livelli (quando attiva importazione da GRU)> Se il campo è valorizzato, il programma aggiunge automaticamente il numero inserito nei gruppi importati del modulo. <Generazione file anticipi \ Percorso file anticipi> E lo stesso campo che era presente in Setup ZTravel / Note Spese / Generazione file. <Generazione file anticipi \ Tipologia File> Creata una nuova sezione, Generazione file anticipi, in seguito all introduzione di un nuovo tracciato file prodotto dalla stessa funzionalità. E ora presente l opzione Anticipi 2 che produrrà il seguente file. File CSV (con separatore ; ) Nome Campo Numero identificativo trasferta Motivazione trasferta Tipologia erogazione anticipo Stabilimento di appartenenza del dipendente Codice Fiscale dipendente Data Inizio Trasferta Data Fine Trasferta Paese di destinazione della trasferta Contenuto Stringa composta da: Codice Azienda (es ) Valore Fisso / Anno Trasferta (es. 2014) Valore Fisso / Numero Trasferta (es. 25) Il risultato di questa stringa è simile alla seguente 00001/2014/25 Indicata la motivazione inserita all interno della trasferta. Il codice da indicare sarà (in cascata): Campo Codice della tabella delle motivazioni Campo Codice della tabella delle motivazioni In entrambi i casi si prenderanno in considerazione le sole motivazioni TR \ AN. Valorizzato con: B : se erogato con Bonifico C : se erogato in Contanti Valorizzato con il codice presente nel campo Cod Filiale\Dipendenza presente in Rapporto di Lavoro -> Rapporto\Organico -> Dati Organico. Valorizzato con il codice fiscale del dipendente presente in Soggetto -> Anagrafici Valorizzata con la data di partenza della trasferta nel formato GG/MM/AAAA Valorizzata con la data di arrivo della trasferta nel formato GG/MM/AAAA Valorizzato con il codice dello stato di destinazione della trasferta (es. IT, ES, US, ecc.). Nel caso di multi-tratta, si prenderà sempre in considerazione la località di arrivo 12

13 Codice località di destinazione Descrizione località di destinazione Data di erogazione Importo Anticipo in valuta Valuta Anticipo Controvalore Anticipo della prima tratta. Valorizzato con il codice della città di destinazione della trasferta (es. E648, F028, ecc.). Nel caso di multi-tratta, si prenderà sempre in considerazione la località di arrivo della prima tratta. Valorizzato con la descrizione della città di destinazione della trasferta (es. LODI, MASSALENGO, ecc.). Nel caso di multi-tratta, si prenderà sempre in considerazione la località di arrivo della prima tratta. Valorizzato con la data di erogazione dell anticipo nel formato GG/MM/AAAA Valorizzato con l importo in valuta dell anticipo erogato (come separatore dei decimali si utilizzerà la virgola, es. 100,00) Valorizzato con il codice ISO della valuta (es. EUR, USD) Valorizzato con il controvalore in valuta aziendale dell anticipo erogato (come separatore dei decimali si utilizzerà la virgola, es. 100,00) Zoom sulle località /Maschere Inserimento In entrambe le maschere di inserimento (sia Travel che Expense) è stata aggiunta la colonna Nome Stato all interno degli zoom sulle località nelle maschere che lo prevedono. EXPENSE NUOVA ERGONOMIA APPLICATIVA* *Attenzione: in caso di precedente utilizzo dei moduli WF Trasferte e WF Nota Spese, per attivare la nuova ergonomia rivolgersi alla struttura commerciale di riferimento Tabelle / Note Spese / Autovetture / Tipo Auto La tabella è stata rivista permettendo di aggiungere nuove tipologie d auto ed abilitarne la visione in fase di inserimento dei rimborsi kilometrici. E stato aggiunto un nuovo flag <Non considerare nel fondo anticipo> che permettere di non conteggiare, i rimborsi aventi questa tipologia d auto, all interno del Fondo Anticipi. Tabelle / Note Spese / Spese / Tipologia Spese <Negativa> Precedentemente il flag valeva solo ai fini del modulo aggiuntivo Analisi IB. Dalla presente versione invece è possibile spuntare il campo per qualsiasi tipologia di spesa, che sarà detratta dal totale spese nella maschera di Inserimento Rimborsi. La stampa che, nel totale da liquidare, considera in negativo gli importi delle spese definite tali, è la Stampa Light Senza Indennità. Tabelle / Note Spese / Spese / Anagrafica Spese <Spesa non conteggiata nel fondo anticipi> Se spuntato, la spesa non viene considerata i fini del calcolo del Rimborso Spese utilizzato nel Fondo Anticipi <Abilita inserimento contestuale libero4 e cdc> Visibile solo se presente <Abilita inserimento LIBERO4>, permette di inserire contemporaneamente i campi Centro di Costo e LIBERO4 sulla stessa voce di spesa. Se non spuntato, i campi rimangono alternativi tra loro. Tabelle / Note Spese / Spese / Discriminanti Spese Per quanto riguarda la discriminante Motivazione, ora, se impostata, fa sì che la spesa in questione sia disponibile solo quando nella trasferta si sono utilizzate le motivazioni impostate. Setup / Note Spese / Compilazione <Numero millisecondi di attesa completamento spese> 13

14 Indicare i millisecondi entro i quali il programma riporta la spesa sulla spalla destra, dove è possibile inserire ulteriori dettagli, una volta che l utente l ha inserita nella griglia. Di default viene compilato con Anagrafici / Rapporto di Lavoro / Trasferte e Note Spese <Disabilita inserimento nuova trasferta> Se spuntato, non è possibile aggiungere nuove trasferte all interno della nota spese. Utile per chi vuole far gestire le sole trasferte importate dal modulo Travel. <Disabilita sezione Riferimenti Contabili> Se spuntato, in inserimento rimborsi non compare la sezione dei Riferimenti Contabili. <Disabilita fondo anticipi> Se spuntato, il dipendente non avrà attiva la gestione del fondo anticipo. Sarà quindi possibile, per il dipendente, inserire gli anticipi nella modalità classica (il flag ha senso solo se in Setup ZTravel \ Gestioni è presente <Attiva gestione fondo anticipo>) <Disabilita reintegro anticipo> Se spuntato, non è attiva la causale Reintegro anticipo all interno del Fondo Anticipi (il flag ha senso solo se in Setup ZTravel \ Gestioni è presente <Attiva gestione fondo anticipo>) Integrazione App HR-Infinity Viene gestita l importazione della tipologia di pagamento indicata sulla spesa all interno dell app. La tipologia di pagamento abbinata segue quanto definito in Tabelle / Note Spese / Compilazione Nota Spese / Anagrafica Tipo Pagamento per i campi Conto Dipendente e Conto Azienda. Inserimento Rimborsi Aggiunto un nuovo controllo in fase di salvataggio, che verifica la presenza di rimborsi kilometrici con Auto Personale ed il flag "Auto propria" inserito in fase di pianificazione trasferta. In questo caso, se la trasferta è stata importata, appare una segnalazione "warning". Aggiunto un nuovo controllo in fase di salvataggio, che verifica la precompilazione del campo Automobile nel Rapporto di Lavoro (es. Personale \ Aziendale \ ecc.) e quanto presente nel rimborso kilometrico richiesto: se differenti, viene emessa una segnalazione warning. Se la nota spese è stata trattata da un utente che ha operato in Funzioni Amministratore / Cruscotti/ Elenco Globale, nella cronologia della richiesta viene registrato e visualizzato l utente effettivo che ha approvato /respinto. Nel dettaglio a destra di ogni spesa inserita, il campo Num.Doc. viene nascosto se presente almeno un riga all interno del Dettaglio Spese. Questo permette di abbinare un numero documento alla singola riga di dettaglio inserita nell apposita funzione. All interno dell elenco trasferte di una nota spese (nuovo layout) viene visualizzata una al fianco di una trasferta se questa è stata importata dal modulo Travel. L icona può assumere due alt che sono: o o Trasferta importata: quando la trasferta è stata inserita dal modulo TRAVEL ed importata; Trasferta importata con delle prenotazioni disdettate: quando, la trasferta importata, contiene delle prenotazioni di servizi disdettati. Rivisto graficamente il layout delle spese offerte: ora i campi che si possono compilare sono pilotati dal flag Soggetto non presente in anagrafica. Inoltre, è possibile effettuare la ricerca senza inserire il codice azienda, digitando il codice dipendente oppure il suo cognome 14

15 IMPORTANTE: Inserimento Rimborsi / Gestione dei Movimenti Finanziari Cambia il posizionamento degli anticipi presenti nei rimborsi A causa dell implementazione riguardante la Gestione dei Movimenti finanziari nei Rimborsi spese (Resi di anticipi, prelievo contanti e cambio valuta), è stata revisionata la maschera dell inserimento per quanto riguarda gli anticipi. In precedenza gli importi erano visualizzati sotto la griglia delle spese; ora è presente un ulteriore sezione che li contiene: MOVIMENTI FINANZIARI: Inserimento Rimborsi / Gestione dei Movimenti Finanziari (Reso anticipo, prelievo contanti e cambio valuta) I movimenti finanziari sono legati alla singola trasferta inserita all interno della Nota Spese, ad eccezion fatta per i Resi (si entra in seguito nel dettaglio della gestione). Non sono modificati né i files paghe\contabili nè le stampe. Attivabile da Setup ZTravel / Nota Spese/ Movimenti Finanziari, dove è presente un flag per attivarla e, contestualmente, un flag per ogni causale che è possibile attivare: 1. Prelievo con carta di credito aziendale 2. Cambio Valuta aziendale 3. Restituzione anticipo 4. Acquisto divisa con mezzi propri La gestione abilita, nel nuovo layout di Note Spese, una sezione aggiuntiva: posizionata appena dopo le Spese ma, se attivi i Movimenti come sezioni, dopo quest ultima (ovvero prima di Itinerario e Rimborsi). Contestualmente all attivazione della gestione gli Anticipi sono spostati dalla sezione Spese alla sezione stessa, Movimenti Finanziari, come nuova causale. Il funzionamento è lo stesso dell attuale e, a differenza delle altre causali, la visibilità della causale non è prevista dal setup ma con le attuali logiche (ovvero abilitazione sull azienda o sul rapporto di lavoro). Nella sezione spese, al posto degli Anticipi, ora è presente la visione globale della Situazione Finanziaria. I movimenti finanziari sono strutturati da una griglia con funzione di compilazione\riepilogo, ovvero si aggiungono righe, scegliendo da una combo box la causale e, a seconda della tipologia, sono abilitati i relativi campi. Analizziamo il comportamento di ogni singola causale: Causale Prelievo con carta di credito Può essere utilizzata per il caricamento manuale di un prelievo con carta di credito aziendale oppure agganciato a un movimento di estratto conto. Le informazioni da inserire: Data dell operazione Valuta Importo Cambio digitabile solo se il movimento non è importato in automatico dall estratto conto Per quanto riguarda l importazione dalla carta di credito è data la possibilità di agganciare una voce fittizia presente nella combo box dell attuale gestione movimenti (sia quando sono abilitati A sezione che link interno ). Il salvataggio del movimento crea automaticamente un record nella gestione dei movimenti finanziari (non entra quindi nella griglia delle spese). 15

16 Solamente in questo caso, quindi inserita dal movimento, non è data la possibilità di cambiare gli importi e, per cancellarla, è necessario entrare nella gestione movimenti. E inoltre data la possibilità, qualora l inserimento fosse manuale, di poter indicare il numero della carta di credito (così come avviene con l inserimento delle spese). L importo inserito è considerato nel saldo finale della nota spese alla stessa stregua dell anticipo ricevuto: al salvataggio della nota spese il calcolo del cambio medio tiene conto, oltre del cambio dell anticipo anche del cambio del prelievo (segue paragrafo Calcolo del cambio per i dettagli). Causale Cambio divisa aziendale Può essere utilizzata nel caso in cui venga effettuato un cambio in loco della valuta (riferita a contanti aziendali). Le informazioni da inserire: Data dell operazione Valuta della divisa da cambiare Relativo Importo ( essendo il cambio divisa riferito a contanti aziendali l importo dichiarato non può essere maggiore della valuta a disposizione dell utente in base ad anticipi ricevuti e prelievi effettuati ) Valuta della divisa ricevuta Relativo Importo Il sistema calcola il cambio, non modificabile dall utente, come rapporto delle due divise. Qualora il dipendente dovesse eseguire il cambio di due divise differenti per averne una, deve inserire due record differenti. Sul campo Importo da cambiare è effettuato un controllo di conformità, ovvero la quantità di divisa richiesta deve essere sufficiente per effettuare il cambio: in caso negativo viene segnalato errore. (IL CONTROLLO E EFFETTUATO AL SALVATAGGIO DELLA NOTA SPESE MEDIANTE L ESPOSIZIONE DI UN LAYER) *NOTA BENE: L importo disponibile per ogni valuta, viene calcolato considerando i pagamenti con data operazione minore o uguale alla data operazione che si sta effettuando nel seguente ordine: Somma degli anticipi nella valuta + Prelievi nella valuta + Cambi divisa nella valuta - Restituzioni nella valuta Le spese inserite con data successiva alla data di cambio valuta leggono il cambio calcolato fino a concorrenza della valuta disponibile. L importo del cambio divisa non cambia il valore del saldo della nota spese ma solo il totale della disponibilità finanziaria per singola valuta: l importo dichiarato nella valuta in uscita andrà sottratto alla disponibilità della valuta in oggetto mentre l importo dichiarato nella valuta in entrata andrà sommato alla disponibilità della seconda valuta dichiarata. Causale Acquisto divisa mezzi propri Utilizzata nel caso in cui venga effettuato un cambio in loco di valuta propria o con carta di credito personale. Le informazioni da inserire: Data dell operazione Valuta della divisa da cambiare Relativo Importo Valuta della divisa ricevuta Relativo Importo Il sistema calcola il cambio, non modificabile dall utente, come rapporto delle due divise. Le spese inserite con data successiva alla data di cambio valuta prendono il cambio calcolato fino a concorrenza della valuta disponibile. Qualora ci fossero ancora degli anticipi, il cambio da applicare sulle spese sarà il medio tra gli anticipi ed il cambio valuta e, ad esaurimento degli anticipi, quello del cambio valuta. Tale importo non è considerato in alcun conteggio (non aumenta la disponibilità finanziaria): serve esclusivamente all applicazione del cambio coretto. 16

17 Causale Restituzione divisa Utilizzata nel caso in cui venga consegnato un reso di cassa e, contrariamente alle altre, NON è imputabile alla singola trasferta. Per questo motivo l inserimento dei resi è in una sezione differente dalle precedenti (appunto perché non sono per trasferta) ma, ipoteticamente, dalla maschera iniziale di compilazione (dove sono presenti le Voci Mensili, Gestione KM, ecc.). Le informazioni da inserire: Data dell operazione Valuta della divisa da rendere Relativo Importo Cambio Al momento non è possibile eseguire alcun conteggio nè sulla coerenza degli importi da rendere nè sui cambi applicati. VEDI *NOTA BENE PER CONSIDERARE LA VALUTA DISPONIBILE Calcolo del cambio Il calcolo del cambio avviene in base alla Causale scelta, secondo lo specchietto seguente: Anticipo Cambio da tabella cambi Modificabile dall utente ufficio cassa (in fase di Pre-Trip) Prelievo con CC Cambio da tabella cambi Modificabile dall utente se movimento manuale non importato Cambio Divisa Divisione tra gli importi immessi Calcolato a programma e non modificabile Restituzione Divisa Cambio medio Calcolato a programma e non modificabile Acquisto divisa con mezzi propri Divisione tra gli importi immessi Calcolato a programma e non modificabile Il cambio medio si ottiene considerando gli importi di tutti i pagamenti nella stessa valuta che precedono quello che si sta inserendo e dividendo il totale in divisa con il totale nella valuta della Società. Rimane invariata la regola di applicazione del cambio in fase di salvataggio della nota spese (come avviene già per gli anticipi). ATTENZIONE: proprio perché la natura del Reso non permette di imputarlo alla singola trasferta, tale causale verrà considerata nel calcolo del cambio (VEDERE *NOTA BENE) solo se presente una sola trasferta. Disponibilità Finanziaria Contestualmente alla modifica che porterebbe gli Anticipi nella nuova sezione, è utile all utente visualizzare, nella maschera delle spese, la disponibilità finanziaria in tempo reale. E indicata, per ogni valuta, l importo disponibile aggiornato in tempo reale (prendendo in considerazione le causali dei movimenti finanziari e le spese inserite in griglia). Gestione Fondo Anticipo Il fondo anticipo è una nuova gestione, attivabile da Setup ZTravel / Gestioni, che permette di gestire la posizione finanziaria del singolo soggetto viaggiante rispetto agli anticipi che l azienda gli eroga: utile in particolar modo per le trasferte di lunga durata per le quali il dipendente riceve un anticipo iniziale che utilizza a fronte di più spese sostenute su mesi differenti e che quindi ha necessità di poter gestire in maniera dinamica in base al residuo del mese precedente. Una volta attivata la funzionalità da Setup, viene abilitato a tutti i dipendenti un nuovo pulsante Fondo Anticipo all interno della Nota Spese. La descrizione del pulsante può essere personalizzata in Setup ZTravel / Gestioni / Descrizione Fondo Anticipo. 17

18 Contestualmente all attivazione del fondo anticipo sono disabilitate le seguenti funzionalità: - Modulo Travel: non si potranno utilizzare gli anticipi - Modulo Travel: non sarà visibile il punto di menù Restituzione anticipi - Modulo Expense: non sarà possibile utilizzare la causale Anticipi e Restituzione Anticipi nei Movimenti Finanziari E possibile disabilitare la gestione per singolo dipendente mediante il flag Disabilita fondo anticipi presente in Rapporto di Lavoro / ZTravel / Trasferte e Note Spese. Si precisa che non è possibile utilizzare il fondo anticipi per i dipendenti con il Calcolo per Singola Trasferta. E necessario attribuire al dipendente un saldo iniziale: questa operazione deve essere effettuata in Funzioni Amministratore / Note Spese / Operativi / Gestione Fondo Anticipo. Premendo Aggiungi saldo partenza è possibile indicare il dipendente, il saldo iniziale e la data dalla quale il saldo ha validità. Nella nota spese il dipendente, mediante il tasto Fondo Anticipo (o la descrizione scelta a setup), visualizza il saldo previsionale della sua nota spese composto da: - Saldo iniziale, che può essere il saldo iniziale inserito dal menù precedente o il saldo dell ultima nota spese elaborata (VALORE POSITIVO); - Reintegro Anticipo: se abilitato da Setup ZTravel / Gestioni / Abilita causale reintegro anticipo; permette al dipendente di dichiarare l eventuale reintegro fornito dall azienda rispetto all anticipo iniziale. Anche per questa causale è prevista una forzatura per disabilitare sul singolo dipendente da Rapporto di Lavoro / ZTravel / Trasferte e Note Spese con il flag Disabilita causale reintegro anticipo. (VALORE POSITIVO); - Rimborso Spese. Composto dalla somma di tutte le spese inserite all interno della nota spese con tipologia di pagamento Conto Dipendente e che non abbiano il flag Spesa non conteggiata nel fondo anticipi e la somma di tutti i rimborsi kilometrici richiesti con un modello d auto che non presenta il flag Non considerare nel fondo anticipo. (VALORE NEGATIVO): 18

19 Il saldo della posizione degli anticipi rispetto alla singola nota spese può essere generato in due modi: - Manualmente Da Funzioni Amministratore / Note Spese / Operativi / Gestione Fondo Anticipo: selezionare il momento operativo e premere Calcola posizione anticipo - Schedulato Schedulando il processo hftr_bposnaticipo ed indicando, nella sezione Parameters del processo, il codice del momento operativo da analizzare (nell esempio sotto il momento è 07 liquidazione): La generazione del saldo, per la singola nota spese, andrà ad aggiornare il saldo attuale del dipendente proponendo quest ultimo come saldo iniziale della nota spese successiva. L elenco dei saldi generati può essere visualizzato in Funzioni Amministratore / Note Spese / Operativi / Gestione Fondo Anticipo. Si precisa che il saldo generato, qualora presenti un valore negativo, viene azzerato (ovvero è generato un saldo pari a 0,00). Qualora, per determinate esigenze, sia necessario far comunque visualizzare il saldo negativo, lo si può impostare in Setup ZTravel / Gestioni <Considera saldo negativo>. Richieste Rimborsi All interno del cruscotto di approvazione, nel dettaglio a destra di ogni nota spese, sono state introdotte tre nuove colonne nel layer Visualizza spese : Visto: introdotto un flag che può essere utile a coloro che eseguono il controllo delle spese per segnare quelle già verificate. Non sono previste ulteriori funzionalità legate a questo flag. Località: viene riportata la località della trasferta in cui è stata sostenuta la spesa Dettagli: vengono riportate eventuali annotazioni inserite sulla singola spesa all interno della nota spese. Funzioni Amministratore / Note Spese / Cruscotti / Elenco Globale All interno del layer Visualizza Spese sono state introdotte due nuove colonne: Località: viene riportata la località della trasferta in cui è stata sostenuta la spesa Dettagli: vengono riportate eventuali annotazioni inserite sulla singola spesa all interno della nota spese. Funzioni Amministratore / Note Spese / Generazione Output / Flusso Paghe Zucchetti La generazione di tutti i files Zucchetti è stata adeguata per generare anche i records delle Restituzioni degli anticipi. A questo proposito occorre codificare la voce relativa nei seguenti punti di menù: - Tabelle/ Note Spese/ Spese/ Classificazione Spese: assegnare una descrizione abbinando la tipologia RS (creata durante l amministrazione del database) - Tabelle/ Note Spese/ Definizione Output/ Report / Descrizione Spese: assegnare una descrizione alla tipologia RS. Se sono presenti le restituzioni degli anticipi nella maschera del Calcolo compare l importo restituito. - Tabelle/ Note Spese/ Definizione Output/ Paghe/ Anagrafica Voci: assegnare una codifica Paghe alla tipologia spese RS. La generazione di tutti i files Zucchetti è stata adeguata per generare anche i records del Reintegro Fondo Anticipi. A questo proposito occorre codificare la voce relativa nei seguenti punti di menù: - Tabelle/ Note Spese/ Spese/ Classificazione Spese: assegnare una descrizione abbinando la tipologia RF (creata durante l amministrazione del database); - Tabelle/ Note Spese/ Definizione Output/ Report / Descrizione Spese: assegnare una descrizione alla tipologia RF; - Tabelle/ Note Spese/ Definizione Output/ Paghe/ Anagrafica Voci: assegnare una codifica Paghe alla tipologia spese RF. 19

20 Integrazione ZSign ZSign è uno strumento che permette di apporre una Firma Elettronica ai documenti generati dagli applicativi. E stato integrato il suo utilizzo per far firmare, al dipendente, in maniera elettronica la stampa della sua Nota Spese. L attivazione avviene mediante l apposito flag <Attiva firma elettronica ZSign> in Setup ZTravel / Gestioni. L integrazione con ZSign consiste nell archiviare a DMS la stampa ottenuta dal dipendente quando la Nota Spese viene approvata all ultimo livello autorizzativo (quindi non quando viene effettivamente richiesta la stampa). Per attivare il processo di firma è necessario aggiungere un nuovo momento operativo (con codice a scelta) da posizionarsi dopo l ultimo livello autorizzativo e che presenti, obbligatoriamente, l id status 25. E possibile definire il momento come facoltativo: in questo caso, la nota spese, non necessita obbligatoriamente della firma elettronica per poter essere liquidata\contabilizzata. Esempio momenti operativi: N.B.: i momenti sono ordinati per codice..seguendo lo schema positivo\negativo il momento 10 è subito dopo l approvazione (02) e appena prima della liquidazione (07). Le stampe attualmente integrate con la gestione della firma elettronica sono: Light Con Indennità 3 Light Senza Indennità 2 Durante l archiviazione a DMS del documento generato vengono forniti i permessi per la visione del file a questi utenti\gruppi: Utente intestatario della nota spese Utente 1 (Amministratore) Tutti gli autorizzatori coinvolti nel processo di approvazione Gruppi definiti in Setup / Configurazione gruppi per DMS Nella schermata di riepilogo del calcolo, una volta che il documento è stato archiviato a DMS e di conseguenza sottoposto alla firma, vengono visualizzate due diciture: Stampa in attesa di firma elettronica da ZSign Stampa firmata elettronicamente da ZSign In ogni caso, non appena viene generato il documento e viene avviato il processo di firma, non sarà più possibile apportare modifiche all interno della Nota Spese (questo sia quando il processo di firma è in corso sia quando è terminato ). Per consentire il corretto transito dal momento in attesa di firma al momento firmato, è necessario schedulare un processo all interno dello Schedulatore. Il nome programma da utilizzare è: hftr_bzsignchk. TRAVEL NUOVA ERGONONOMIA APPLICATIVA* *Attenzione: in caso di precedente utilizzo dei moduli WF Trasferte e WF Nota Spese, per attivare la nuova ergonomia rivolgersi alla struttura commerciale di riferimento Pianificazione Trasferta Aggiunto un controllo in fase di salvataggio della trasferta che verifica eventuali "accavallamenti" tra le trasferte inserite dal dipendente. Non è bloccante e controlla sia le date che gli orari, solo se questi ultimi sono compilati. Presente nella spalla di destra l indicazione di Ultima variazione che riporta l utente e la data\ora di ultima modifica (vedi Variazione Trasferte). Aggiunta nel dashboard che riporta l elenco delle trasferte, l icona per indicare che, in quella trasferta, è presente almeno una prenotazione nello stato Disdettata. 20

21 Se il dipendente che accede ha impostati nel Rapporto di Lavoro la motivazione di default e la località di partenza (sede o residenza), queste gli sono proposte pre compilate automaticamente (come avviene per il modulo EXPENSE). Sono modificabili. Variazione Trasferte La variazione consiste nel riportare la trasferta nello stato di bozza dove, il dipendente, può effettuare le modifiche e re-inviare in approvazione la sua richiesta: non viene fatta distinzione tra una trasferta in attesa ed una trasferta già importata in Note Spese; fermo restando che se la trasferta è già stata importata in note spese, la modifica della stessa nel modulo Expense è a carico dell utente. Se l utente accede ad una trasferta già inviata, gli si presenta la schermata: Con Visualizza: Il dipendente apre la trasferta in visualizzazione Con Modifica: La trasferta è riportata in bozza, ed è possibile modificare tutti i dati ad eccezione di: a. Anticipi Erogati (ovvero con data di erogazione compilata) b. Prenotazioni nello stato Disdettate E quindi possibile inserire nuove prenotazioni e nuovi anticipi e seguire il normale iter autorizzativo. Con Annulla: Il dipendente esegue una cancellazione logica della trasferta. Di conseguenza nel dashboard dipendente (e anche da amministratore) viene visualizzato un nuovo pulsante Annullate che contiene le sole richieste di trasferta che sono state annullate. Per effetto di questa opzione, sono previste le seguenti casistiche (sempre tenendo presente che se viene annullata una trasferta già importata in Nota Spese, la modifica in Expense verrà effettuata dal dipendente): I. La trasferta non presenta prenotazioni\anticipi: in questo caso è possibile eseguire l annullamento senza richieste ulteriori. II. La trasferta presenta prenotazioni ma nessun anticipo: l annullamento avvisa l utente che sono presenti delle richieste di servizi ma, una volta confermato, si provvede ad aggiornare la richiesta all ufficio viaggi facendola diventare Pervenuta e, sui singoli biglietti, aggiorna lo stato in Da Annullare. III. La trasferta presenta degli anticipi ma nessuna prenotazione: se gli anticipi presenti sono in uno stato differente da Erogato, l annullamento aggiorna lo stato in Annullato mentre, se già erogati, viene creata automaticamente una richiesta in Restituzione Anticipi per l intero importo che dovrà poi essere gestita dall ufficio cassa. Una volta che questo avviene, se In Setup ZTravel/ Note Spese/ Movimenti Finanziari s è scelto di gestire la Restituzione Anticipi, l importo viene importato in Note Spese. IV. La trasferta presenta sia prenotazioni che anticipi: sono eseguiti gli stessi controlli previsti per i punti II e III. 21

22 Gestione <Abilita gestione presa in carico note spese e trasferte> In Setup ZTravel / Gestioni aggiunto il campo <Abilita gestione presa in carico note spese e trasferte>. Impostazioni: - in Setup Trasferte aggiunta la sezione Note Personalizzate, liberamente parametrizzabili e che sono poi visualizzate durante l inserimento della trasferta; - Setup ZTravel / Trasferte / Generale: a. Creare i Gruppi di sicurezza (di HRportal) appositamente creati in base alle esigenze; b. Abbinare in HRPortal agli utenti interessati il gruppo di sicurezza interessato e controllare che nel soggetto degli utenti ci sia l indirizzo mail con codice RA; c. Abbinare in Setup ZTravel / Trasferte / Generale i nuovi gruppi creati in riferimento ai nuovi campi Centralino, Ufficio del personale (presenze), Ufficio del personale (trasferte) ed Ufficio Sgas. 22

23 Funzionamento: - In base a quanto impostato come titoli nel setup (punto precedente), in Pianificazione Trasferta compaiono 2 ulteriori sezioni; le scritte pre impostate possono essere integrate dall inseritore della trasferta: - La sezione mail di avviso, invece, consente all utente di scegliere a quali uffici inoltrare la mail automatica di cui al punto successivo, Gli uffici corrispondono ai Gruppi di sicurezza di HRPortal impostati nel Setup / Trasferte / Generale; - Quando la trasferta viene approvata, partono le mail automatiche all inseritore e agli utenti legati agli uffici di competenza che l inseritore stesso ha scelto, segue esempio: Comunicazione mail: o Oggetto: Tipo richiesta (nuova o modifica), codice Iso della destinazione finale, Numero Trasferta, cognome e nome del viaggiatore, data di partenza data di rientro, o o Il corpo della mail è vuoto; Viene allegata alla mail una stampa che viene salvata su DMS. In caso di modica, la stampa inviata è sempre quella contenente le ultime variazioni. Il formato della stampa è: Numero ods: dalla sezione Riferimenti Contabili nella quale saranno presenti Centro di costo e Ods/Oi Periodo di Trasferta: dalla sezione principale data inizio e data fine trasferta Partenza: dalla sezione Biglietti di viaggio andata Ritorno: dalla sezione Biglietti di viaggio ritorno Pernottamento: dalla sezione Hotel Note personalizzate in base alla configurazione da setup - Quando la trasferta viene approvata, i giustificativi di WorkFlow Presenze vengono generati uno per giorno. Esempio: Trasferta dal giorno 01/03 con partenza alle 17 e rientro il 04/03 alle 18:00 Il giustificativo in presenze viene generato con la seguente modalità : 01/03 DALLE 17:00 ALLE 00:00 ( giorno di partenza ) 02/03 DALLE 00:00 ALLE 24:00 ( giorno intermedio ) 03/03 DALLE 00:00 ALLE 24:00 ( giorno intermedio) 04/03 DALLE 00:00 ALLE 18:00 ( giorno di rientro ) - Nella funzione di amministratore / Trasferte / Cruscotti / Elenco trasferte è abilitato un bottone ed una colonna Presa in carico dove è possibile assegnarsi una determinata trasferta. Inoltre è presente un link sulla spalla di destra Visualizza storico presa in carico, in cui si possono visualizzare tutti i passaggi della presa in carico di una trasferta: 23

24 - Per le Note Spese, invece, è accedendo con utente approvatore in Richieste Rimborsi che si abilitano un bottone ed una colonna Presa in carico. Inoltre è presente un link sulla spalla di destra Visualizza storico presa in carico, in cui si possono visualizzare tutti i passaggi della presa in carico di una trasferta: Ufficio Cassa Anche la maschera dell ufficio cassa è stata adeguata all ergonomia applicativa tipica di ZTravel. Ora le richieste sono visualizzabili solo a trasferta approvata. Eliminato il punto di menù Restituzione Anticipi, perché inglobato nel presente. I consueti filtri preimpostati senza nessuno anno/ mese e per le sole richieste in attesa: Il filtro si apre subito sull opzione Tutti i mesi e Tutti gli anni In Attesa. Filtri Avanzati - Azienda - Dipendente - Rifiutati - Ordina per 24