La Guida IFAC alla Gestione dei Piccoli e Medi Studi Professionali TECNOLOGIA ed E-BUSINESS

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1 S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO La Guida IFAC alla Gestione dei Piccoli e Medi Studi Professionali TECNOLOGIA ed E-BUSINESS GIACOMO BARBIERI 12 novembre ODCEC di Milano

2 Modulo 5 Tecnologia ed E-Business Giacomo Barbieri Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti Presidente di I.D.S.C. Srl Servizi in evoluzione per una professione che cambia LinkedIN: it.linkedin.com/in/giacomobarbieri giacomo.barbieri@barbierieassociati.it 2 2

3 Agenda Cultura dell innovazione A cosa mi serve? Di cosa ho bisogno? Cosa offre il mercato? Saper spiegare le proprie esigenze L importanza della software selection Le tendenze: software as a service (saas), device specializzati I requisiti: flessibilità, reattività, scalabilità, affidabilità, sicurezza, riservatezza Thin o Fat? È ora di virtualizzare? È ora di andare nella nuvola? Tempo di fermo tollerabile? Il TCO Total Cost of Ownership Ergonomia del posto di lavoro Valutare i benefici: il piano investimenti IT tra benefici attesi ed effettivi 3

4 La PEC obbligatoria dal 29/11/2011 e novità in ambito di procedure concorsuali ulteriore adempimento o enorme opportunità per ridurre i costi e velocizzare le comunicazioni? 4

5 Premessa Cultura dell innovazione: le novità sono utili solo quando migliorano i risultati e la soddisfazione di tutto lo staff -> empowering, richieste, formazione, controllo 5

6 Premessa A cosa mi serve? Di cosa ho bisogno? Cosa offre il mercato? La ricerca delle tecnologie abilitanti 6

7 Premessa Saper spiegare le proprie esigenze Siamo in grado di controllare la tecnologia che introduciamo o rischiamo di esserne ostaggio? L importanza della software selection 7

8 Conclusioni 1/3 - Sviluppa un piano strategico IT ed assegna un budget per la tecnologia del tuo Studio - L implementazione e la formazione sono la chiave per l uso efficace delle tecnologie - Assicurati che il processo di selezione del sistema sia seguito, ma non influenzato troppo dai fornitori - Internet sta trasformando il modo in cui gli Studi interagiscono con i clienti - I siti web degli Studi sono elementi fondamentali per i servizi al cliente e per il posizionamento degli Studi nella selezione di professionisti e collaboratori - Gli Studi devono assicurarsi di avere a disposizione un adeguato supporto tecnico per mantenere i sistemi efficienti e affidabili - Utilizza hardware e applicazioni diffusi sul mercato, così da poter avere più sicurezza del risultato atteso dal tuo sistema e dagli applicativi 8

9 Conclusioni 2/3 - Il software gestionale, il software di contabilità, il word processor e il software di foglio di calcolo elettronico sono i quattro elementi che più impattano in negativo sulla produttività della maggioranza degli Studi. E necessario implementare le piattaforme hardware che garantiscano la maggiore efficienza e la maggiore affidabilità di queste applicazioni - Per il futuro, i software di gestione documentale e di knowledge management hanno il maggiore potenziale di miglioramento in termini di efficienza e di servizi al cliente - Stanno emergendo soluzioni alternative (Hosted/Cloud computing) che potenzialmente possono consentire ai piccoli e medi Studi di operare con investimenti ridotti in infrastrutture tecnologiche e costi di gestione del sistema - Per prevenire gravi danni, è fondamentale dedicare adeguata attenzione (ed adeguate risorse) alla gestione dei rischi. 9

10 Conclusioni 3/3 La tecnologia è una componente fondamentale per il successo di qualsiasi Studio nel mondo di oggi. E importante che i professionisti si mantengano aggiornati sulle soluzioni disponibili e sui benefici che le nuove tecnologie possono portare. Allo stesso modo, è importante dedicare risorse adeguate per assicurarsi che qualsiasi soluzione scelta venga implementata e mantenuta nel tempo. Perché questo approccio porti i suoi frutti, gli Studi devono assicurarsi che le persone comprendano e utilizzino al meglio le funzionalità del software, e che tutti i membri dello Studio siano formati per poter sfruttare l atteso guadagno di produttività portato da ogni soluzione implementata. 10

11 Alcuni obiettivi concreti alla portata di tutti 1) Condividere la rubrica telefonica (con se stessi sui vari dispositivi e con i colleghi) 2) Condividere l agenda 3) Condividere i modelli, le checklist e l archivio documenti 4) Raccogliere dati gestionali (timesheet, kpi sulle pratiche) 11

12 Esempio: gli Obiettivi IT 2011 aumentare la produttività con una migliore ergonomia del posto di lavoro monitor grande e tastiera comoda (e pulita!) migliorare l integrazione con iphone, ipad ed i passaggi dentro/fuori Studio favorire l archiviazione ottica scanner personali per i prof. doppio monitor per i prof. che fanno un uso intensivo utilizzare le docking station per i notebook minimizzare il numero di device da installare, configurare, mantenere lasciare i notebook vuoti e usare le vm quando possibile limitare le personalizzazioni minimizzare il rischio perdita/sottrazione di dati posto il maggiore uso dei dispositivi mobili e degli accessi remoti verifica policy di configurazione (password, vpn, autoreset, geolocalizzazione) verifica servizi di rete esposti, configurazione firewall lasciare i notebook più vuoti possibile e usare vm 12

13 Esempio: i Vincoli IT 2011 Licenza Windows 7 in VM costa circa 70euro/anno Licenza Office Full in VM costa circa 100euro/anno Forse minimo di 5 posti di lavoro VM Office OEM non è duplicabile per lo stesso utente Necessità di apprendere Office 2010, Win7 I filmati in RDP non sono fruibili Il doppio monitor in RDP non è fruibile USB redirection in RDP nativo non funziona (scanner, smartcard) OK con ThinPRAIM Integrazione ipad, iphone e windows ancora da migliorare (foto) AS/400 su Win7 funziona solo con Prassi Extended Costo troppo elevato dell infrastruttura VMWARE VIEW per il nostro numero di utenti 13

14 connessioni di rete stampanti dymo scanner smartcard usb antivirus 7zip Dike pdf reader office 2010 ie9 / firefox as/400 (su win7 solo Prassi Extended) fedra entratel + vari sogei dropbox itunes Client Tipo PROFESSIONISTA

15 SBS2008 SQL2008 SBS 2008 SP1 64 bit Ram: 6144 MB Cpu: 2 vcpu Vm. FASTWEB /24 Local Backup su FASTWEB /24 SBS 2008 SP1 32 bit Ram: 3072 MB Cpu: 2 vcpu C: 30 GB SQL: 15 GB Backup: 100 GB Ip: C: 65 GB File: 110 GB GB Backup: 500 GB Ip: Management UPS Usr: Pass: (porta per comunicazione client 3573) Ram: 1024 MB Cpu: 1 vcpu Ip: Vm. Ram: 2048 MB Cpu: 2 vcpu Ip: DMZ Vm.Linux Ram: 512 MB Cpu: 1 vcpu Ip: Name: VPN SSL Gw: Gw: esx4.idscweb.local ILO: VMK: ILO: ilo 2 Firmware Version: /23/2009 System ROM: D21 11/02/2008; ZYWALL USG Usr: Pass: ML 350 G6 Tower Digi Serial adapter PortServer TS 2 Serial: Prod ID: 8 dischi da 146 GB (15000) 1-7 R5 + Hot-Spare (8) ILO adv: Def pw: HP UPS Port 2 Digi Serial adapter Interfaccia Web Usr: Pass: Modem Fax Us Robotics Courier Port 1 Digi Serial adapter 2 Router Wifi Buffalo Password: Iomega StorCenter Pro NAS ix2 Ip: \\Storage NFS per ESX Associato al dominio L INFRASTRUTTURA IT DELLO STUDIO DNS: GW: Dominio: idscweb.local User: Pass: Pass: Riferimenti: 15

16 Le aree strategiche di innovazione Gestione documentale Gestione workflow Gestione relazioni (CRM) Gestione del tempo: pianificare e consuntivare 16

17 La scelta di hardware e software Lean Thinking: fa leva sul risparmio L uso selettivo della tecnologia è una delle chiavi per il successo di un organizzazione La ricerca delle tecnologie abilitanti Il Total Cost of Ownership (TCO) 17

18 Massimizzare le potenzialità dell hardware e del software in uso 18

19 La ricognizione 1. Quello che mi serve funziona al 100%? 2. Quello che ho funziona al 100%? 3. Quello che esiste oggi potrebbe dare un miglioramento alla mia organizzazione? 4. Sono pronto ad avvantaggiarmi di quello che esisterà? 3 ottobre 2007 Corso Evoluzione degli studi 19 S.A.F.- professionali SCUOLA DI - settimo ALTA FORMAZIONE anno - INNOVAZIONE LUIGI MARTINO 19

20 Tecnologie nuove ed emergenti Le tendenze: software as a service (saas), device specializzati, unified communication I requisiti: flessibilità, reattività, scalabilità, affidabilità, sicurezza, riservatezza Thin o Fat? È ora di virtualizzare? È ora di andare nella nuvola? È ora di cambiare gestionale? 20

21 Predisporsi all ufficio senza carta 21

22 Ergonomia del posto di lavoro Notebook o Desktop? quale notebook? Win, Linux o Mac? Tanti dispositivi diversi, ma per lavorare meglio sugli stessi dati! 22

23 La business continuity e le strategie di disaster recovery Che tempo di fermo possiamo permetterci? Quanti dati possiamo perdere? Come lo otteniamo? Abbiamo provato? 23

24 Stabilire i criteri di archiviazione e classificazione delle informazioni Es. linee guida per l archiviazione 24

25 Predisporre una strategia di e-business 25

26 Il ruolo dell ufficio virtuale e il lavoro da remoto coinvolgere il cliente nel processo di erogazione del servizio fare rete con altri colleghi 26

27 Grazie dell it.linkedin.com/in/giacomobarbieri Via Riva di Reno Bologna 27

28 Per ulteriori approfondimenti, materiale e per proseguire il dibattito online vi rimandiamo al sito: Si ringraziano i partner tecnici del Tour Organizzazione 2012 di ACEF 28