Delibera 2015/ del 28/01/2015 (Allegato) Pagina 1 di 11

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1 Delibera 2015/ del 28/01/2015 (Allegato) Pagina 1 di 11 all. n.3 Azienda USL di Piacenza Prevenzione della corruzione MODULO DEI RISCHI DELLE ATTIVITA Area :Dipartimento amministrativo Unità Operativa: Risorse Umane Ufficio: Amministrazione del personale PROCESSO Riconoscimento agevolazioni previste dall art. 33, comma 3, della L. 104/1992 Legge-quadro per l'assistenza, l'integrazione sociale e i diritti delle persone handicappate e s.m.i. ATTIVITA Esame delle richieste presentate dal personale dipendente al fine dell ottenimento delle agevolazioni previste. Verifica mantenimento del diritto ad usufruire delle agevolazioni previste. RESPONSABILE Direttore U.O. Risorse umane Tipologia del rischio Rilevanza Esterna: Mancato accoglimento della richiesta di soggetti che ne hanno diritto ai sensi della normativa in vigore. Accoglimento della richiesta del soggetto che non ha i requisiti richiesti dalla normativa. Rischi individuati Errori nella verifica dei requisiti necessari per l ottenimento del beneficio. Mancata revoca nel caso in cui venga meno il diritto ad usufruire delle agevolazioni. Errori nell inserimento nel programma di rilevazione delle presenze (Job time) dei dati relativi al diritto riconosciuto. Soggetti coinvolti nell attività (interni) - 1 Collaboratore amm.vo: verifica diretta delle domande - 1 Collaboratore amm.vo prof. Esperto: Punto di riferimento in caso di dubbi interpretativi. Documenti di riferimento L. 104 del 5/02/1992 e s.m.i. Circolari del Dipartimento della Funzione Pubblica e dell INPS (in caso di mancanza di altre direttive o interpretazioni). Probabilità del danno (bassa/media/alta) Bassa. L esperienza passata (rettifiche avvenute in autotutela), porta a ritenere che i casi di errore siano pochi. Gravità del danno (bassa/media/alta) Media: Se per errore non viene accolta la richiesta di usufruire delle agevolazioni previste dalla normativa, il dipendente perde la possibilità di usufruire del beneficio previsto per assistere il familiare con handicap in situazione di gravità. Se per errore viene accolta la richiesta del dipendente, pur in mancanza dei requisiti, Valutazione del rischio (accettabile, rilevante, critico) Accettabile: il processo è parzialmente vincolato da leggi, circolari Dip. Funzione pubblica, giurisprudenza. E svolto da personale esperto, in grado di valutare in maniera corretta i casi in esame. Si può incorrere in errore nella valutazione delle richieste in quanto il dipendenti che presenta domanda per ottenere le agevolazioni previste dalla normativa è

2 Delibera 2015/ del 28/01/2015 (Allegato) Pagina 2 di 11 si configura un danno economico e di tipo organizzativo per l Azienda. talvolta collega conosciuto da chi la riceve. PIANO DI AZIONE in essere (elementi di verifica già esistenti: procedure controllo, monitoraggio, registrazioni, ecc.) Le richieste di usufruire delle agevolazioni previste dalla L. 104/1992 e s.m.i. sono prese in carico dal dipendente addetto. 1 FASE: Esame da parte del Collaboratore delle richieste e verifica, ai fini dell accoglimento della richiesta, della correttezza formale della domanda e del possesso dei requisiti richiesti. 2 FASE: Esame dei casi dubbi con il Collaboratore Esperto e/o con il Dirigente responsabile del settore. 3 FASE: risposta al dipendente dell accoglimento o meno della richiesta da parte del Direttore dell U.O. Risorse umane. PIANO DI AZIONE da adottare (proposte soluzione con definizione di interventi) Inserimento nella procedura di una fase di controllo da parte del Collaboratore esperto che esamina un campione delle richieste pervenute nell anno solare nella misura del 10%, con criteri di scelta che cambiano di volta in volta (es. alfabetico, cronologico, ecc.) e del 3% delle richieste accolte complessivamente. Compilazione da parte del collaboratore che esamina le domande di ammissione di una dichiarazione circa l insussistenza di cause d incompatibilità con i dipendenti che presentano richiesta. In caso sussistano cause di incompatibilità, il collaboratore verrà sostituito nello svolgimento dell intera attività da un altro collaboratore (o, in mancanza, dal collaboratore esperto). Responsabile attuazione Piano di azione Dirigente settore giuridico U.O. Risorse Umane Termine attuazione Primo semestre 2015 RISCHIO RESIDUO Accettabile Data Firma Responsabile dell attività

3 Delibera 2015/ del 28/01/2015 (Allegato) Pagina 3 di 11 SCHEDA RILEVAZIONE MONITORAGGIO Periodo soggetto a controllo Dipendente Esito valutazione (conforme/non conforme) Motivazione non conformità Azioni correttive Data Il Collaboratore amministrativo esperto Firma leggibile o timbro

4 Delibera 2015/ del 28/01/2015 (Allegato) Pagina 4 di 11 Azienda USL di Piacenza Prevenzione della corruzione MODULO DEI RISCHI DELLE ATTIVITA PROCESSO Area : Dipartimento amministrativo Unità Operativa: Risorse Umane Ufficio: Trattamento economico ELABORAZIONE COMPETENZE STIPENDIALI AI DIPENDENTI ATTIVITA RESPONSABILE ATTRIBUZIONE DI VOCI ACCESSORIE Direttore U.O. Risorse Umane Tipologia del rischio Rilevanza interna : errori nel pagamento di voci accessorie nel corso dell elaborazione dei cedolini-paga dei dipendenti. Rilevanza esterna: errato versamento di ritenute erariali e previdenziali. Probabilità del danno (bassa/media/alta) Bassa. Sono realizzate frequentemente elaborazioni sui dati oggetto di esame, per scopi diversi (rilevazioni obbligatorie per legge, reportistica per stakeholder esterni ed interni, ecc ). Inoltre ogni mese gli operatori controllano i dati inseriti alla fine del lavoro di caricamento. L esperienza passata porta a ritenere che i casi di errore siano pochi. Rischi individuati Attribuzione di voci accessorie: a matricola non corretta per importo non corretto non dovute. Mancato caricamento di voci accessorie. Errato assoggettamento fiscale e/o di voci accessorie. Soggetti coinvolti nell attività (interni) - 1 Dirigente amministrativo, responsabile del Settore Economico e 1 Posizione organizzativa 1 Collaboratore amm.vo 2 Assistenti amministrativi Gravità del danno (bassa/media/alta) Alta: Si rischia di elaborare cedolini contenenti importi non corretti, emettendo quindi mandati di pagamento di importo non corretto. In caso venisse accertata l inesatta attribuzione di competenze, è possibile intervenire compensando la somma corrisposta; questo può comunque comportare conseguenze sotto il profilo delle relazioni con i dipendenti e con i soggetti sindacali. In caso di errato assoggettamento fiscale e/o, il rischio è quello di errato versamento erariale o di ritenute previdenziali. PIANO DI AZIONE in essere (elementi di verifica già esistenti: procedure controllo, monitoraggio, registrazioni, ecc.) Una parte delle voci accessorie è caricata con passaggio diretto dal programma presenze al programma paghe, riducendo la probabilità di errore di caricamento. Negli anni la ricezione di dati su supporto manuale è via via diminuita, a favore della trasmissione di files da parte degli altri uffici dell Azienda e anche da parte degli interlocutori esterni (es: CAAF). Le voci accessorie caricate manualmente sono verificate dall operatore alla conclusione del caricamento. Il coordinatore dell ufficio esegue numerosi controlli (seppur non sistematizzati) dei cedolini, anche al fine di verificare il corretto funzionamento del software e la corretta elaborazione delle paghe. Gli importi delle voci accessorie sono oggetto di estrazione ed elaborazione per diverse finalità (rilevazioni obbligatorie per legge, reportistica per Documenti di riferimento CC.CC.NN.LL. Comparto Sanità, Dirigenza Medico Veterinaria e Dirigenza Sanitaria Professionale Tecnica e Amministrativa. Contratto Integrativo Aziendale Valutazione del rischio (accettabile, rilevante, critico) Rilevante: il processo è parzialmente vincolato da contratti nazionali, leggi, regolamenti, direttive regionali, accordi aziendali. E svolto da personale esperto, in grado di valutare in maniera corretta i casi. Tuttavia i dati provengono da fonti diverse e ogni mese sono elaborati numerosi cedolini (oltre 3.000), rendendo impossibile un controllo puntuale di tutte le voci caricate.

5 Delibera 2015/ del 28/01/2015 (Allegato) Pagina 5 di 11 stakeholder esterni ed interni, monitoraggio del costo del personale e dei fondi contrattuali, relazioni sindacali, ecc ). PIANO DI AZIONE da adottare (proposte soluzione con definizione di interventi) tracciatura e sistematizzazione dei controlli a campione, prevedendo: o estrazione ogni mese di 5 cedolini da parte del dirigente o della posizione organizzativa (in alternanza); i cedolini riguarderanno ogni volta: un dirigente medico, un dirigente non medico, un dipendente del comparto ruolo sanitario, un dipendente del comparto ruolo non sanitario, un dipendente dell UO Risorse Umane; è prevista che i controlli riguardino ogni mese diverse figure professionali e articolazioni aziendali, in modo da coprire il più possibile l intera casistica aziendale o verifica puntuale delle voci accessorie inserite, con tracciatura dei controlli (eseguiti da parte del collaboratore amministrativo, coadiuvato dal dirigente o dalla posizione organizzativa) e conservazione delle schede di controllo o la verifica include: il controllo dei dato alla fonte (verificando la documentazione pervenuta o, ove necessario, contattando l ufficio che ha trasmesso i dati da caricare), la verifica dell importo e del nome del dipendente, l assoggettamento fiscale e o effettuato la persona che seleziona i cedolini non coincide con la persona che quel mese coadiuverà i controlli; controllo delle voci caricate manualmente, da parte di operatore diverso da quello che ha eseguito il caricamento parziale rotazione delle attività di caricamento manuale da parte dei 3 operatori dell ufficio Trattamento Economico Responsabile attuazione Piano di azione Dirigente settore economico U.O. Risorse Umane Termine attuazione Primo semestre 2015 RISCHI RESIDUO Accettabile Data Firma Responsabile dell attività

6 Delibera 2015/ del 28/01/2015 (Allegato) Pagina 6 di 11 ALLEGATO 1: SCHEDA MONITORAGGIO DELLA ROTAZIONE DELLE ATTIVITA DI CARICAMENTO MANUALE DEI DATI E DEI RELATIVI CONTROLLI ATTIVITA SVOLTE NEL MESE DI: Attività di imputazione di voci accessorie Cessioni del quinto e prestiti INPS Riscatti e ricongiunzioni Operatore che ha eseguito il caricamento manuale Operatore che ha eseguito il controllo Controlli con esito positivo (mettere crocetta) Dipendente A Dipendente B X Controlli con incongruenze (indicare la correzione apportata): sono riportati alcuni esempi Dipendente A Dipendente C Correzione della denominazione del contributo da a Simil - ALP Dipendente C Dipendente A Correzione dell importo da a Ritenute sindacali Dipendente B Dipendente C Correzione del nome del sindacato da a Docenze Dipendente C Dipendente B Correzione del numero di matricola dipendente da a Pignoramenti Dipendente A Dipendente C Correzione della data di decorrenza da a Assegni nucleo familiare Voci accessorie attribuite in base ad atti deliberativi Indennità di coordinamento Indennità di polizia giudiziaria Indennità di rischio radiologico Dipendente B Dipendente A Correzione del numero di familiari da a Dipendente A Dipendente B Correzione dell assoggettamento Dipendente A Dipendente C X Dipendente C Dipendente A X Dipendente B Dipendente C X Eccetera. Dipendente C Dipendente B

7 Delibera 2015/ del 28/01/2015 (Allegato) Pagina 7 di 11 ALLEGATO 2: SCHEDA DEL CONTROLLO MENSILE A CAMPIONE DI TUTTE LE VOCI ACCESSORIE ATTRIBUITE CONTROLLO A CAMPIONE ESEGUITO NEL MESE DI: DIPENDENTE CHE HA SELEZIONATO I 5 CEDOLINI: (dirigente alternato a posizione organizzativa) NUMERO DI MATRICOLA DEI CEDOLINI ESTRATTI PER OGNI CATEGORIA: DIRIGENTE MEDICI-VETERINARIO: (UO DIP ) DIRIGENTE NON MEDICO: (RUOLO: UO DIP ) DIPENDENTE DEL COMPARTO DEL RUOLO SANITARIO: (QUALIFICA DIP UO DIPENDENTE DEL COMPARTO DEL RUOLO NON SANITARIO: DIPENDENTE DELL UO RISORSE UMANE: (SETTORE: UFFICIO: ) PER OGNI MATRICOLA ESTRATTA, VIENE COMPILATA UNA SCHEDA, IN CUI SONO DOCUMENTATI I CONTROLLI ESEGUITI SU TUTTE LE VOCI ACCESSORIE, CARICATE MANUALMENTE O CON IMPORTAZIONE DI DATI: MATRICOLA NUMERO: VOCE STIPENDIALE ACCESSORIA Straordinario Indennità legate alla presenza Indennità di coordinamento Simil - ALP FONTE DEL DATO Cartellino presso ufficio presenze + budget Cartellino presso ufficio presenze Disposizione della Direzione Assistenziale Cartellino presso ufficio presenze + modulistica regolarmente ESITO DELLA VERIFICA DELLA MATRICOLA CUI E ATTRIBUITA da ufficio presenze da ufficio presenze Cfr. documentazione allegata (ricevuta da ufficio Amministrazione del personale) da ufficio presenze e da ufficio Amministrazione ESITO DELLA VERIFICA DELL IMPORTO Verificato rispetto CCNL Verificato rispetto CCNL da documentaz ione ricevuta da ufficio Am.ne del personale da CCNL/acco rdo ESITO DELLA VERIFICA DELL ASSOGGETTA MENTO secondo normativa fiscale/ secondo normativa fiscale/ secondo normativa fiscale/ secondo normativa fiscale/

8 Delibera 2015/ del 28/01/2015 (Allegato) Pagina 8 di 11 Docenze sottoscritta + budget del personale aziendale Lettera con elenco Cfr. nominativi documentazione allegata (ricevuta da UO Bilancio/UO Formazione) secondo normativa fiscale/

9 Delibera 2015/ del 28/01/2015 (Allegato) Pagina 9 di 11 Azienda USL di Piacenza Prevenzione della corruzione MODULO DEI RISCHI DELLE ATTIVITA PROCESSO ATTIVITA RESPONSABILE Area : Dipartimento amministrativo Unità Operativa: Risorse Umane Ufficio: Presenze - Assenze Predisposizione e inoltro da parte dell Ufficio Presenze-Assenze dei dati di presenza dei dipendenti necessari al fine di elaborare mensilmente il passaggio delle variabili economiche utili all ufficio stipendi per la creazione della busta paga. Preparazione dati e variabili economiche per elaborazione cartellino mensile (numero di ore straordinarie, indennità di lavoro festivo o notturno, turni pronta disponibilità, fruizione mensa e rilevazione pasti, indennità di richiamo in servizio, indennità di disagio, trasferte, indennità ADI. prestazioni aggiuntive) Direttore U.O. Risorse umane Tipologia del rischio Rilevanza Interna : DIPENDENTI_ Mancata attribuzione benefici economici a soggetti che ne hanno diritto. Riconoscimento di variabili economiche a soggetti non aventi diritto. Rischi individuati Errori nella procedura di inserimento, calcolo e controllo dei dati stipendiali da liquidare. Errori nella verifica dei requisiti previsti dalle istruzioni operative per l attribuzione degli istituti Soggetti coinvolti nell attività (interni)_ - 3 collaboratori amm.vi; - 4 assistenti amministrativi; - 3 operatori tecnici centro elettronico; -1 assistente tecnico per l informatizz. Documenti di riferimento CCNL 1994/1997 (Indennità di mansione ai centralinisti non vedenti Indennità di turno, Indennità giornaliera (comma 4), Indennità di Terapia Intensiva e Sala Operatoria, Indennità di terapie subintensiva, di nefrologia e dialisi (delibera del direttore generale per attribuzione indennità ), Indennità di malattie infettive (comma 6). C.CNL.COMP.SANITÁ (II BIENNIO ECONOMICO ) Indennità di Rischio Radiologico CCNL 2002/2005 (Indennità per lavoro Notturno, Indennità per servizio festivo, Indennità per l'assistenza Domiciliare, Indennità SERT) D.P.R. 270/1987 Indennità di Pronta Disponibilità ISTRUZIONI OPERATIVE INTERNE CONDIVISE Probabilità del danno (bassa/media/alta) Media. La percentuale di errori riscontrata in passato è molto modesta; l elevatissimo numero di dati trattati (parecchie migliaia Gravità del danno (bassa/media/alta) Media: se per effetto dell errore le indennità non sono attribuite, il dipendente perde il beneficio economico, anche se rimane l opportunità di una successiva attribuzione. Se invece le indennità sono attribuite si può procedere al successivo recupero. Entrambe le Valutazione del rischio (accettabile, rilevante, critico) Accettabile: il processo è parzialmente vincolato da regolamenti e procedure interne standardizzate. E svolto da personale già formato, le attività sono ripetute mensilmente, le variabili da considerare sono prevedibili. Non sono

10 Delibera 2015/ del 28/01/2015 (Allegato) Pagina 10 di 11 ogni mese) comporta che in termini assoluti il numero di errori riscontrati, e di quelli stimati, non sia trascurabile. situazioni possono portare a conflittualità sindacale e/o con i lavoratori interessati oltreché comportare conseguenze negative sulla credibilità dell ufficio. mai stati riscontrati comportamenti volutamente non corretti da parte dei dipendenti coinvolti nell attività. PIANO DI AZIONE in essere (elementi di verifica già esistenti: elaborazioni di monitoraggio dati inseriti, procedure standardizzate, ecc.) La documentazione cartacea, i dati automaticamente generati dal sistema di rilevazione delle presenze, gli elementi recepiti attraverso il cartellino web, vengono raccolti dall ufficio Presenze - Assenze (suddiviso per competenza in Dipartimenti). Ad ogni operatore sono assegnati alcuni dipartimenti dei quali è direttamente responsabile. 1 FASE: verifica dei requisiti per l attribuzione dei benefici e dei requisiti formali (firme di autorizzazione, corretta compilazione della modulistica). 2^ FASE Inserimento manuale sul sistema delle variabili economiche, elaborazione di file aggregati, svolgimento di operazioni per il conteggio automatico, al fine di avere un dato definitivo certo.. 4 FASE: verifica dei dati aggregati inseriti, controllo e confronto con documenti cartacei/informatizzi di partenza. PIANO DI AZIONE da adottare (proposte con definizione di interventi): Rotazione degli operatori assegnati ai dipartimenti, con tempistica biennale In caso sussistano cause di possibili conflitti di interesse: l operatore assegnato ad un dipartimento in cui si trova ad operare un parente/affine o in casi di accertata criticità, verrà sostituito nello svolgimento dell intera attività da un altro collega (riproporzionando i carichi di lavoro assegnati in precedenza). Controlli mensili a campione (almeno 5 matricole per dipartimento) svolti da un operatore non assegnato a quel dipartimento. Ogni mese verrà operata una rotazione così che ogni addetto controlli/sia controllato da un diverso collega; Compilazione della scheda di monitoraggio mensile a campione con elencate le eventuali non conformità riscontrate (vedi scheda allegata) Responsabile attuazione Piano di azione Dirigente settore giuridico U.O. Risorse Umane Termine attuazione Anno 2015 passaggio dati stipendiali relativi al mese di GENNAIO 2015 che saranno corrisposti con lo stipendio di MARZO RISCHI RESIDUO Accettabile Data Firma Responsabile dell attività

11 Delibera 2015/ del 28/01/2015 (Allegato) Pagina 11 di 11 SCHEDA RILEVAZIONE MONITORAGGIO Mese di DIPARTIMENTO OPERATORE MATRICOLA ORE STRAORDINARIE LAVORATE/PAGA TE FESTIVO INDENNITA DI TURNO INDEN.FESTIVO /NOTTURNO RICHIAMO IN SERVIZIO PRESTAZIONI AGGIUNTIVE NON CONFORMITA CORREZIONI