Easy Time. Software per la Rilevazione Presenze. Via Vic.le Terracina Infermeria, Napoli (NA)

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1 Easy Time Software per la Rilevazione Presenze

2 Easy Time... 1 Software per la... 1 Rilevazione Presenze M... Errore. Il segnalibro non è definito. 1. PRESENTAZIONE DESCRIZIONE ANAGRAFICA DIPENDENTI PROFILI ORARI: CALENDARI GIUSTIFICATIVI CAUSALI DA TERMINALE MASSIMALI CARTELLINO TOTALIZZATORI ANALISI PRESENTI ASSENTI TOTALI FERIE E PERMESSI ELABORAZIONI STAMPE ESPORTAZIONE DATI CARATTERISTICHE SOFTWARE CONFIGURAZIONE MINIMA CONFIGURAZIONE CONSIGLIATA... 14

3 1. PRESENTAZIONE L applicazione software da noi realizzata, denominata Easy Time nasce nel 1995 con il nome di GE.RI.P.A., evolutasi in MyTime fino alla attuale versione, ciò a dimostrazione della continua evoluzione che ha reso nel corso degli anni un prodotto estremamente pratico ed affidabile. Con esso non solo abbiamo ulteriormente potenziato quanto già realizzato ma abbiamo affrontato le problematiche non risolte da altri programmi aggiungendo alla praticità d uso, una serie d informazioni sia di gestione che riepilogative indubbiamente più complete e performanti. Altro fattore gradito dagli utenti è l aspetto grafico molto curato basato su un interfaccia grafica, semplice ed intuitiva di ultima generazione. Easy Time, è nato con l obiettivo di agevolare il lavoro dell ufficio personale. E un prodotto di grande potenza, versatilità e facilità d uso. E un programma che gestisce tutti gli eventi legati alla rilevazione delle presenze / assenze del personale dipendente, totalizzando gli orari (giornalieri e mensili) basati sulla movimentazione di entrata/uscita comprensivi delle casistiche che abbiano determinato l utilizzo di giustificativi. L applicativo è progettato in modo aperto, cioè senza vincoli relativi al numero di dipendenti, ai giustificativi, ai profili orari, ecc inoltre consente di utilizzare i terminali per la rilevazione delle presenze di terze aziende purché rilascino un file di testo delle timbrature effettuate dai dipendenti importabile nel nostro applicativo. Easy Time è stato interamente progettato e realizzato dal ns. team di sviluppo costituito da personale con un bagaglio decennale d esperienza nel settore delle presenze; abbiamo così ottenuto un software che tende a sintetizzare tutte le esigenze maturate sul campo, assistendo la nostra clientela risolvendo le problematiche e fornendogli prodotti e servizi realmente occorrenti alle loro esigenze. 2. DESCRIZIONE Per gestire le presenze / assenze del personale secondo i criteri di efficienza operativa, occorre una soluzione adattabile alle singole esigenze, semplice da utilizzare e in grado di ridurre notevolmente i tempi di gestione dei dati rilevati. Easy Time è la soluzione integrata ideale per le diverse esigenze di Enti, Pubbliche Amministrazioni e/o Privati che intendono automatizzare i processi di rilevazione, controllo e gestione dei dati di presenza del personale. La soluzione opera in ambiente client/server, è estremamente intuitiva ed è in grado di adattarsi velocemente ai cambiamenti normativi, risultando sempre rispondente alle Leggi in vigore. Easy Time è un applicazione che consente un estrema flessibilità d impiego per l ampia variabilità di parametri che la rendono ideale sia per strutture semplici, sia per realtà più complesse. Easy Time garantisce la massima riservatezza dei dati, dal momento che la tecnologia utilizzata in fase di realizzazione consente di attribuire all utente solo le informazioni di propria competenza. E fornito di login d accesso con vari livelli di priorità che consentono o meno la gestione e/o visualizzazione dei dati. Ad ogni utente vengono rese disponibili solo le informazioni di interesse sia per quanto riguarda l anagrafica dipendenti, sia per quanto attiene ai dati di elaborazione. Easy Time dispone di un archivio di dati originali per l archiviazione a monte di ogni possibile operazione di variazione e/o modifica e/o cancellazione di timbrature, così da poter eventualmente ricostruire le attività di ingresso/uscita e quindi la storicizzazione dei dati. Sono previste diverse tipologie di stampe relative sia ai dati tabellari sia ai risultati dell elaborazioni, che possano essere riportati in dettaglio oppure in forma riepilogativa.

4 Easy Time si basa su alcuni archivi che possano essere compilati e personalizzati dall utente per adeguare il funzionamento dell applicazione alle proprie esigenze. Le tabelle di base sono: Anagrafica Dipendenti; Profili Orari; Turni di Lavoro; Calendari giorni festivi (con differenziazione della data del Santo Patrono legato alla sede di appartenenza); Giustificativi; Causali da Terminale; Cartellino; Totalizzatori; Massimali; Analisi Presenti / Assenti; Ferie e Permessi; Elaborazioni; Stampe; Esportazione Dati.

5 3. ANAGRAFICA DIPENDENTI Per una completa gestione delle presenze è possibile definire la struttura organizzativa con diverse sedi e settori di appartenenza. Questo permette sia di ottenere delle informazioni riepilogative sulla forza lavoro dei diversi settori, sia di effettuare delle selezioni, in base alla posizione assegnata, dei dipendenti da gestire in alcune fasi dell attività amministrativa quali elaborazioni dei dati o stampe. I dipendenti possono essere gestiti solo dal punto di vista delle presenze o anche come dati strettamente anagrafici. Possono essere raggruppati in base al loro reparto/sede. Ogni dipendente è caratterizzato oltre che dalla sua posizione in organico anche alle regole di orario in base a cui viene contabilizzatala sua presenza ma anche da ulteriori informazioni che ne permettono una gestione più completa come, ad esempio, visite mediche corsi totalizzatori mensili e annuali. Oltre alla gestione dei dati fissi previsti nella tabella anagrafica, è possibile personalizzare la procedura definendo altre informazioni utili per caratterizzare i dipendenti. Queste informazioni, insieme ai dati chiave, consentono delle selezioni sull anagrafica con lo scopo di ottimizzare i tempi di utilizzo del sistema. Le variazioni ai dati anagrafici possono essere effettuate sul singolo dipendente, tipicamente quando si tratta di variazioni specifiche, come ad esempio la cessazione del rapporto di lavoro.

6 4. PROFILI ORARI: Gli orari di lavoro contengono tutte le informazioni necessarie per impostare il controllo e la quantificazione dell attività svolta dal personale. La contabilizzazione delle ore di presenze viene realizzata in base alle timbrature dei dipendenti opportunamente raffrontate con quelle previste dall orario giornaliero. In caso di comportamento non coerente con i parametri previsti, vengono segnalate tutte le anomalie riscontrate per un adeguata correzione e/o integrazione da parte dell ufficio personale. Vi è un ampia possibilità di configurazione delle regole di presenza che permettono di spaziare da orari sommaore, in cui semplicemente determinare la quantità di ore lavorate, orari flessibili dove c è il raggiungimento delle ore giornaliere previste ed orari rigidi, in cui evidenziare ogni assenza o ritardo rispetto alle timbrature previste. Le informazioni contenute negli orari permettono di produrre un calcolo particolareggiato dalle presenze dei dipendenti. L attività eccedente viene classificata come straordinaria solo per i dipendenti autorizzati e subisce il controllo sul minimo previsto e l arrotondamento. L applicativo consente anche il fattore di tolleranza entro il quale i ritardi in ingresso o le uscite anticipate non sono da considerate assenze o recuperi. Si possono definire illimitati e diversi orari di lavoro, ciascuno di essi è associabile ad ogni dipendente. E anche possibile associare un orario di lavoro diverso per ogni dipendente. 4.1 Turni di Lavoro: Gli orari di lavoro vengono automaticamente attribuiti per ogni singola giornata, in base a quanto specificato nei profili orari, senza alcun bisogno di cambiamenti manuali. L attribuzione avviene su un numero qualunque di giorni settimanali. E in ogni caso possibile forzare l orario di lavoro della giornata agendo in modo puntuale sul singolo dipendente e giorno. E possibile effettuare un analisi degli orari di lavoro seguiti dai dipendenti mediante la stampa del grafico turni. Nell ambito delle diverse esigenze sono poi previste ulteriori funzionalità quali il controllo sul lavorato settimanale o mensile, per realtà in cui sono presenti flessibilità ovvero assenze recuperabili.

7 5. CALENDARI Per una gestione automatica delle presenze è prevista la definizione e personalizzazione del calendario delle festività, mediante il quale il programma di elaborazione giustifica le assenze motivate da festività, ovvero elabora le presenze utilizzando le voci previste per i giorni festivi. Tali informazioni, permettono di risolvere un ampia casistica di giorni festivi anche in una realtà dove sono previste più sedi aventi festività patronali diverse.

8 6. GIUSTIFICATIVI Tutte le assenze degli orari previsti, ed anche i permessi d uscita, devono essere giustificati. Le giustificazioni vengono definite dall utente e possono essere retribuite o non retribuite. La procedura dispone di un apposita tabella nella quale si definisce il giustificativo: - Tipologia: d assenza, di presenza, straordinario, recupero o giornaliero; - Eventuale durata massima del giustificativo; - Se concorre alla stampa del libro giornale; - Associazione di un codice inserito dal terminale di rilevazione presenze; - Associazione di un codice per riconoscimento giustificativo per il software paghe; 6.1. CAUSALI DA TERMINALE L utilizzo delle causali da terminale permette di fornire all ufficio del personale tutta una serie di informazioni per una corretta e più veloce contabilizzazione delle presenze. Tramite i codici delle causali da terminale, infatti, è il dipendente stesso che inserisce le informazioni che altrimenti dovrebbero essere introdotte da parte degli operatori dell ufficio del personale. L applicazione prevede la gestione di diverse tipologie di causali: Assenza con riferimento al dovuto giornaliero parziale o totale; Presenze extra orario (straordinario); Presenza in reperibilità, missione, trasferta, uscita per servizio, ecc. Assenza di tipo giornaliero (malattia, ferie, lutto, maternità, ecc) Timbratura di recupero per assenza accumulate nel mese precedente 6.2. MASSIMALI Nell ambito delle diverse tipologie di assenza alcune leggi o normative contrattuali nazionali piuttosto che aziendali prevedono dei massimali di utilizzo su base annuale o comunque periodica (es. Legge 104). Rientrando in questa problematica, le assenze per congedi parentali quale l astensione facoltativa ad una maternità, oppure i permessi per malattia dei figli. In tali situazioni è necessario verificare il diritto a determinati tipi di giustificazioni sia per quanto riguarda il limite superiore usufruibile, sia per quanto riguarda l età dei figli per cui viene effettuata la richiesta.

9 7. CARTELLINO Il cartellino è il cuore della procedura: contiene tutte le informazioni relative all attività del personale. In esso vengono memorizzate le timbrature effettuate distinguendo tra quelle originali, provenienti dai terminali di rilevazione presenze, e quelle modificate o inserite manualmente dall ufficio del personale, per ogni timbratura è possibile anche identificare su quale terminale è stata effettuata. Da qui è possibile caricare i giustificativi previsti, con diverse caratteristiche, per giornata intera, per quantità, per intervallo temporale, a copertura delle ore di lavoro mancanti. Tramite il cartellino è anche possibile agire sui dati prodotti dall elaborazione delle timbrature, analizzando le segnalazioni di anomalia prodotte ed apportando le dovute correzioni. I dati possono essere elaborati, in base alle preferenze operative dell utente, con riferimento al dipendente/periodo oppure al giorno/dipendenti, potendo operare sia sul singolo dipendente/giorno, che collettivamente, su più dipendenti e giorni, riducendo in questo modo i tempi di gestione dei dati.

10 7.1. TOTALIZZATORI Attraverso questa procedura è anche possibile visualizzare i totali mensili, agire sui totalizzatori eventualmente configurati e consultare la situazione dei residui per quanto riguarda tipicamente ferie e permessi. Tali dati sono presenti anche nella stampa del cartellino. L operatività può essere limitata in funzione dell operatore sia inibendo operazioni di modifica e lasciando disponibile, ad esempio, solo la consultazione delle informazioni, sia in relazione a particolari dati o intervalli temporali; è anche possibile attivare dei blocchi in modo da impedire la variazione di informazioni già consolidate: i valori per cui è già stato effettuato il passaggio a paghe o per cui sono state completate le stampe a consuntivo previste dalla normativa vigente, solitamente, non devono essere più modificabili. Il cartellino può essere esportato in excel per un eventuale uso di terzi programmi ANALISI PRESENTI ASSENTI Un informazioni utile nella gestione del personale è data dall evidenza dei dipendenti assenti oppure presenti. Tramite questa procedura può essere elencata la forza lavoro operativa, con le relative timbrature e/o le eventuali giustificazioni: è prevista l analisi ad intervallo giornaliero delimitato. Per una corretta valutazione dello stato dei dipendenti vengono prese in considerazione sia le timbrature dei dipendenti, sia gli orari di lavoro previsti, sia eventuali giustificativi che motivano l assenza. Le informazioni ottenute dall analisi possono essere visualizzate e stampate.

11 7.3. TOTALI I totali sono il prodotto finale dell applicativo di gestione delle presenze. Sono generate dalla funzione di elaborazione delle timbrature a partire dalle timbrature stesse e dai parametri impostati nella tabella degli orari di lavoro. Vengono classificate sia le presenze, ordinarie e straordinarie, sia le assenze ed, inoltre, possono essere pure prodotte delle indennità per particolari tipi di prestazioni o voci accessorie, quali ad esempio, i buoni pasto. I totali sono ricavati dall elaborazione mediante formule ed espressioni preconfigurate, consentono di ottenere diverse informazioni riepilogative sull attività dei dipendenti: giorni di ferie residue e godute; maturazioni di indennità particolari; giorni di presenza; buoni pasto maturati; ecc Tali valori sono calcolati su base mensile e/o annuale e possono essere espresse secondo diversi formati: in ore e minuti oppure in giorni.

12 7.4. FERIE E PERMESSI Uno degli aspetti gestionali che spesso emerge nel settore della rilevazione delle presenze è quello relativo al trattamento delle ferie e permessi. In quest ambito, infatti, vi sono diverse modalità ed esigenze che devono essere prese in considerazione sia nel momento in cui la richiesta viene avanzata dal dipendente, per verificare in diritto ad una determinata giustificazione di assenza, sia in fase di consuntivazione dei dati. La soluzione proposta da Easy Time mira a coprire tutte queste necessità. Sono, infine, previste diverse modalità di fruizione rispetto ai valori residui dell anno corrente e degli anni precedenti, questo al fine di consentire una piena rispondenza anche alle normative contrattuali di carattere generale. I residui, calcolati dal sistema a fronte delle regole impostate e delle presenze e assenze dei dipendenti possono anche essere variati manualmente da parte del personale preposto allo scopo di gestire situazioni quali residui pregressi, tipicamente all avvio del sistema, o messa in pagamento di alcune quantità ELABORAZIONI La produzione del cartellino è legata all utilizzo della procedura di elaborazione che, a partire dalle timbrature e giustificazioni, produce i risultati richiesti dall utente che sono poi consultabili sia in visualizzazione sia in stampe. Le voci vengono prodotte sia a livello giornaliero che riepilogativo mensile consuntivando le ore di presenza, assenza e straordinari in base alla quantità svolta nel periodo.

13 7.6. STAMPE La procedura Easy Time, offre all operatore dell ufficio del personale un area riservata alle stampe, da qui può mediante la selezione di vari filtri visualizzare e successivamente inviare in stampa le seguenti informazioni: Cartellini; Riepilogativo Causali Cartellini Inail; Libro Giornale; Grafico Turni; Dettaglio Giornaliero Causali; Riepilogo Annuale Recuperi. 8. ESPORTAZIONE DATI Obiettivo fondamentale dell applicativo Easy Time è quello di produrre delle informazioni utilizzabili per varie considerazioni economico/organizzative: a questo scopo risulta fondamentale la possibilità di esportare verso applicazioni esterne i dati ottenuti dall elaborazioni presenti nell applicativo. Una prima possibilità, in quest ambito, è costituita dall esportazione nel formato Excel dei dati ottenuti dalle anagrafiche utenti e cartellini. E possibile anche esportare i dati verso i software paghe nel formato DNR o Zucchetti (TRRIPA), altri formati sono realizzabili ad hoc.

14 9. CARATTERISTICHE SOFTWARE Per la realizzazione dell applicazione è stato utilizzato il linguaggio di programmazione Delphi 10, per offrire all utente tutti i vantaggi da esso derivanti. Può essere installato su singolo PC (monoutente) che su più PC (rete intranet) con database in condivisione. L applicazione è predisposta per funzionare nei seguenti ambienti: - Sistema operativo: Windows 200/XP/2003/2008/VISTA/7 (anche a 64bit) - Database MSDE, SQL SERVER 7.0, SQL SERVER 2000, SQL SERVER 2005, SQL SERVER 2008, ORACLE 9i, ORACLE 10g, ORACLE 11g 10. CONFIGURAZIONE MINIMA La configurazione minima prevede un Personal Computer con le seguenti caratteristiche: Processore Pentium IV Memoria RAM: 256Mb liberi Hard disk 300Mb liberi Risoluzione video 800x CONFIGURAZIONE CONSIGLIATA La configurazione consigliata prevede un Personal Computer con le seguenti caratteristiche: Processore Pentium Dual Core o superiore Memoria RAM: 1Gb liberi Hard disk 600Mb liberi Risoluzione video 1024x768 (ci riserviamo di variare le caratteristiche tecniche)

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