Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE

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1 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE - 1 -

2 PREMESSA Il documento di partecipazione ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura. Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con alternative di risposta e istruzioni per la compilazione. Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all help desk del concorso per chiarimenti. Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le 20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva. La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente: in formato PDF entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008 con inoltro all indirizzo di posta: La valutazione del documento, per l ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare

3 PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE (amministrazione/ufficio) UNIONE RENO GALLIERA (BO) COSTITUZIONE SERVIZIO UNICO DEL PERSONALE Firma del responsabile della candidatura - 3 -

4 PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano COSTITUZIONE SERVIZIO UNICO DEL PERSONALE UNIONE RENO GALLIERA Responsabile: Cognome: DI BELLA Telefono: 051/ Nome: ALBERTO Ruolo: Responsabile Servizio Personale Referente: Cognome: Nome: Telefono: Ruolo: Durata dell intervento in mesi : 6 Periodo di realizzazione: da 01/01/2009 a 30/06/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : X Ammontare complessivo:.5.000,00 di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio: (per il solo allestimento del nuovo ufficio) - a carico di altre Fonti (indicare quali).. Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio - 4 -

5 SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) X documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) X piani di miglioramento/programmi settoriali è un iniziativa autonoma del proponente altro (specificare) 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico X Specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit X richiesta del vertice (politico o amministrativo) altro (specificare) 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: X sì, già realizzate sì, in corso sì, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi La costituzione dell ufficio personale unico sugli otto Comuni dell Unione è stata preceduta dall accentramento dell ufficio Paghe, operativa già dal 2004 ma con il mantenimento di un referente interno per ogni Amministrazione Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder X esigenza di ridurre i costi esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare) 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio

6 Frammentazione e sovradimensionamento degli uffici di gestione del personale negli otto Comuni (18 unità di personale dedicate) Prassi e metodologie di lavoro non ottimali Difformità di trattamento nell applicazione dei medesimi istituti contrattuali 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse X responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene X personale che sarà impegnato a realizzare l intervento altro.. Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: - Incontri periodici con referenti comunali (segretari, direttori generali, ecc.) in merito al riassetto organizzativo degli Enti coinvolti e all evoluzione della progettazione del servizio - Con il personale adibito al Servizio, definizione dei procedimenti, dei flussi informativi, degli strumenti operativi e dei contenuti del portale web per i dipendenti 2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): X dati di funzionamento (specificare quali): - Spese generali in gestione associata in confronto alla somma delle spese sostenute dai singoli Comuni - Duplicazione di attività e procedimenti Altro (specificare) - 6 -

7 TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia X del problema: cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione X analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione: coinvolgere il personale utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge X ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare) - 7 -

8 1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) Accentramento in un unico ufficio della funzione di amministrazione e gestione del personale, finalizzato al recupero di risorse umane, alla razionalizzazione dei procedimenti e allo sviluppo delle politiche del personale. Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) 1) Riduzione del personale adibito alla funzione di gestione del personale 2) Mantenimento degli standards qualitativi e di tempestività in relazione alla ordinaria amministrazione delle pratiche di personale 3) Garantire una capacità di risposta più qualificata e di sistema rispetto alle esigenze delle Amministrazioni sulle politiche di organizzazione e direzione del personale. 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del Piano di miglioramento 1) Riduzione del 50% delle risorse umane impiegate La necessità di contenere la rilevanza delle attività non core nella Pubblica Amministrazione costituisce un indirizzo più volte manifestato dal legislatore negli ultimi anni. L Ufficio di gestione del personale, servizio tipicamente di staff, rappresenta un terreno su cui operare in questo senso con ampi margini di efficacia. Nella realtà dell insieme dei Comuni della Unione Reno Galliera, prima dell avvio delle esperienze di associazionismo, la funzione veniva presidiata da oltre 18 unità di personale. Con l accentramento della gestione paghe questo numero è sceso complessivamente a 14; scopo del progetto in questione è quello di concludere il percorso di razionalizzazione portando a 9 il numero di dipendenti operanti nell Ufficio unico. 2) Semplificazione e informatizzazione procedurale Per garantire il mantenimento degli standards qualitativi e soprattutto di corretto svolgimento degli adempimenti di routine nei tempi prescritti, pur in presenza di una sostanziale riduzione di personale, è necessario intervenire con decisione nelle prassi operative sotto diversi profili: - Meno atti amministrativi non necessari: occorre correggere la consuetudine di un eccessiva produzione di determinazioni e deliberazioni, anche nei casi in cui il singolo Dirigente è chiamato ad intervenire con i poteri del privato datore di lavoro e non con atti pubblicistici. - Adozione di strumenti comuni per tutti gli Enti: con la definizione di schemi procedurali, modulistica, e regole di dettaglio uguali per tutti si deve promuovere una modalità di gestione unica e facilmente accessibile sia per i dipendenti che per le Amministrazioni; - Informatizzazione: sempre nell ottica di una maggiore efficacia, ma anche di diffusione delle informazioni verso i dipendenti, si punta ad un sistematico utilizzo di strumenti informatici, in sinergia con il Servizio Informatico dell Unione, quali: o o Rilevazione presenze in forma interamente telematica Digitalizzazione dei cedolini paga - 8 -

9 o o o Utilizzo di un software autoprodotto per l elaborazione di documenti di gestione; Creazione di un area dipendenti nella Intranet aziendale; Sviluppo e promozione della firma digitale - Supporto qualificato alle politiche di direzione del personale Partendo dal presupposto che il Comune non può spogliarsi delle prerogative di direzione del personale, intese come adozione delle scelte fondamentali sulle risorse umane (organizzazione, piani occupazionali, contrattazione decentrata, ecc.), l Ufficio unico deve porsi al servizio del gruppo direttivo degli Enti fornendo loro: 1) un supporto qualificato nell analisi normativa e organizzativa, mettendo a disposizione una struttura fortemente specializzata quindi e in grado di presidiare efficacemente l evolversi delle normative di legge e contrattuali; 2) un impulso alle best practices di direzione del personale, grazie alla condivisione delle esperienze maturate sugli otto Enti, con il risultato finale di mettere in circolo le scelte e i progetti più efficaci a fronte di problematiche spesso coincidenti. 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. L assetto definitivo della struttura, in parte già costituita e operante in questi mesi in via sperimentale, è così delineata: 9 UNITA COMPLESSIVE (due delle quali a part time, per un totale di unità/uomo pari a 8,5) Di queste, oltre al Responsabile, 3 operano sul servizio giuridico e 5 sul servizio paghe e previdenza Il risultato finale della costituzione del nuovo ufficio deve affiancarsi alla corrispondente ricollocazione dei dipendenti precedentemente adibiti ai singoli uffici personale e non destinati a far parte del servizio in Unione

10 2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le fasi e le attività con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione Analisi preliminare Viene elaborato uno studio di fattibilità da presentare alla giunta Documento di analisi e Approvazione della Giunta dell Unione per la validazione politica fattibilità Definizione procedure Attraverso un lavoro di gruppo con il Responsabile e i dipendenti che faranno parte, vengono analizzati i singoli procedimenti, individuate le corrette e più efficaci modalità operative, definita la ripartizione delle competenze interne Schemi procedurali e modalità operative Completamento elaborazione manuale di procedure Elaborazione materiale, implementazione sito web e sw applicativi Predisposizione materiale propedeutico al funzionamento del servizio: modulistiche uniche, schemi di atti, schede informative per dipendenti sugli istituti del rapporto di lavoro, ecc. Inoltre, insieme al servizio Informatico, progettazione di un portale dipendenti all interno del sito dell Unione ed elaborazione di sofware di gestione interna Documenti e modulistica ad uso dei dipendenti e dei servizi comunali Pubblicazione documenti elaborati sul sito web Avvio sperimentale del servizio Inizio attività del servizio di gestione giuridica in affiancamento al servizio paghe già esistente, con contestuale venir meno dei referenti interni ai Comuni Gestione in Unione di tutte le procedure attinenti la gestione ordinaria del personale Costituzione dell Ufficio formale Funzionamento a regime Completamento del quadro delle attività svolte con l avvio della funzione di supporto e coordinamento dei Comuni per quanto riguarda le politiche di gestione del personale Analisi organizzative e redazione strumenti di programmazione nei singoli Comuni Approvazione organizzativi programmatori atti e

11 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi Indicatore (descrizione e unità di Target (vedi domanda 1.4) misura) Riduzione personale impiegato Numero unità uomo addette - 50% (da 18 a 9) sulla funzione Idem Retribuzioni personale addetto annui sugli otto Comuni 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano X Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 3 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti: Funzionari: 1 Ideazione e direzione progetto 30 Altro personale:2 Collaborazione a progettazione 15 esecutiva 3.3. Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) Servizio Informatico Associato Reno Galliera: 1 Funzionario Responsabile Supporto e collaborazione sugli aspetti di informatizzazione delle procedure, progettazione sw di gestione pratiche Funzionari referenti delle Giunte: 8 soggetti tra Segretari e direttori Generali dei Comuni Condivisione e informazione sull avanzamento del progetto, accoglimento indicazioni e suggerimenti

12 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) Nessuna 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza Nessuna 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione Riunioni periodiche con la direzione dell Unione. Informativa alla Giunta dell Unione. Verifica con il Nucleo di Valutazione, in coerenza con gli obiettivi del PEG Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Riunioni periodiche con referenti comunali per informazione su stato avanzamento progetto ed eventuale supporto in merito alle ricadute organizzative interne

13 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Fermo restando che il principale obiettivo di contenimento dei costi si intende raggiunto con l effettivo avvio del servizio, e quindi con la riduzione del personale addetto, occorre comunque procedere a: - Verificare gli standards qualitativi e di tempestività nello svolgimento dell ordinaria gestione del personale - Ricercare feedback da parte dei Responsabili dei Servizi comunali sull attività dell ufficio e da parte dei dipendenti stessi 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti - Relativamente all interno: 1) attività di informazione verso i dipendenti per fare conoscere la nuova organizzazione e i nuovi interlocutori in materia di personale; 2) elaborazione report di analisi dei risultati ottenuti, indirizzato agli organi di direzione politica, entro la fine del FATTORI CRITICI DI SUCCESSO Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi dell iniziativa. - Consapevolezza nei dipendenti rispetto al fatto che l unico interlocutore sulle problematiche del personale risiede nell ufficio unico e non si trova all interno della sede comunale; - Armonizzazione e riconduzione ad unità nella gestione degli istituti contrattuali: prassi non sempre corrispondenti ad una corretta gestione si sono consolidate nel corso del tempo e debbono essere rimosse quanto prima, anche se si dovranno fronteggiare possibili resistenze; - Anche la contrattazione decentrata unitaria, o quantomeno coordinata sugli otto enti, sarà un obiettivo di non facile conseguimento e senz altro fonte di probabili tensioni sul versante sindacale

14 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO Inserire il Gannt relativo alla tempistica del Piano. Analisi preliminare mag- 08 giu- 08 lug-08 ago- 08 set-08 ott-08 nov- 08 dic- 08 gen- 09 feb-09 mar- 09 apr- 09 mag- 09 giu- 09 Definizione procedure Elaborazione materiale, implementazione sito web e sw applicativi Avvio sperimentale del servizio Funzionamento a regime San Giorgio di Piano, 18/11/2008 Il Responsabile servizio associato del Personale Dott. Alberto Di Bella

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