Codice etico MIA S.p.A.

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1 Codice etico MIA S.p.A.

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3 Messaggio del direttore generale Il codice di condotta è stato elaborato per uniformare il modo in cui MIA svolge e gestisce la propria attività. Il nostro Codice etico esamina i principi, i valori, le norme e gli standard etici di comportamento a cui dobbiamo attenerci nel nostro lavoro di ogni giorno. Si basa su valori condivisi e si applica a tutti noi, senza eccezioni. L ottemperanza al nostro Codice etico è uno dei pilastri fondamentali che ci consente di mantenere la nostra reputazione come azienda leader sul mercato. Sono convinto che il Codice etico ti aiuterà a capire come agire con la massima integrità in qualsiasi momento e che potremo contare sul tuo appoggio e sostegno per adottare il nostro Codice etico e farlo diventare una parte essenziale del nostro lavoro quotidiano. Cordiali saluti, Luigi Sibilia Codice etico MIA 3

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5 Indice I principi del nostro Codice etico Introduzione 6 A chi si applica il Codice etico? 7 Dalle parole ai fatti 8 Correttezza, pari opportunità e molestie 9 Trattamento dei dipendenti 10 Lavoro minorile 11 Concludere affari Valorizzare i nostri clienti 12 Regali aziendali e intrattenimenti 13 Mantenere la riservatezza 14 Pubblicità e promozioni 15 Rischi e conflitti Cosa può essere in pericolo? 16 Conflitto di interessi 17 Tangenti e percentuali sugli utili 18 Lavorare con agenti e consulenti 19 Insider trading 20 Attività politica 21 Posto e ambiente di lavoro Sicurezza e salute dei dipendenti 22 Uso delle risorse informatiche della società 23 Ambiente e sostenibilità 23 Concorrenza leale Leggi sulla concorrenza 24 Associazioni di categoria 25 Comunicare violazioni e riepilogo Comunicazione violazioni 26 Riepilogo 27 Codice etico MIA 5

6 Introduzione I pilastri più importanti della nostra ottima reputazione sono l impegno e la grande responsabilità del personale. Il Codice etico esamina che tipo di comportamento ci si attende da tutti noi. Contemporaneamente il Codice spiega anche che tipo di comportamento non può essere tollerato. Il nostro modo di lavorare deve basarsi su onestà, integrità e fair play. MIA è convinta che questo sia l unico modo per creare un ambiente di lavoro positivo e gradevole per tutti. Messaggio Chiave Il nostro Codice etico integra le leggi e i regolamenti locali, stabilendo principi e standard di comportamento da rispettare. 6 Codice etico MIA - I principi del nostro Codice etico

7 A chi si applica il Codice etico? MIA si impegna a svolgere la propria attività in modo responsabile, dimostrando integrità e rispetto per gli interessi di tutte le persone coinvolte nelle proprie operazioni. È essenziale rispettare le leggi e i regolamenti locali in ogni mercato in cui operiamo. Ciononostante, la sola ottemperanza alla legislazione non è sufficiente. Ci attendiamo standard etici e comportamentali che superano di gran lunga quelli sanciti dai requisiti di legge. È impossibile descrivere come ci si dovrebbe comportare in ogni situazione. È responsabilità di tutti i dipendenti MIA conoscere i principi contenuti nel Codice etico e applicarli nella nostra attività lavorativa quotidiana. Il nostro Codice etico si applica all intera azienda, incluse quindi tutte le consociate, le filiali e altre entità economiche su cui MIA esercita un controllo. Un Codice etico separato si applica ai nostri fornitori. Messaggio Chiave Il nostro Codice etico si applica a tutti coloro che lavorano in MIA, senza eccezione. Codice etico MIA - I principi del nostro Codice etico 7

8 Dalle parole ai fatti I principi sono soltanto parole, finché non vengono fatti propri da noi tutti. Dobbiamo quindi accertarci che i principi siano ben integrati nella nostra cultura e nei rapporti che intratteniamo ogni giorno tra di noi, con i clienti, con i partner commerciali e nell ambiente in cui operiamo. 8 Codice etico MIA - I principi del nostro Codice etico

9 Correttezza, pari opportunità e molestie MIA fa il possibile per creare e mantenere un ambiente in cui ogni dipendente venga valutato come persona e possa esprimere tutto il suo potenziale. Tutti i dipendenti MIA devono essere trattati con correttezza ed equità sia dalla direzione sia dai colleghi. MIA si impegna al rispetto di una politica che riconosce pari opportunità a tutti e proibisce discriminazioni di ogni tipo. La diversità non solo viene accettata, ma valorizzata. Tutte le decisioni riguardanti i singoli dipendenti devono basarsi su motivazioni relative al merito, ovvero alle capacità, alle competenze e ai risultati raggiunti. Nel prendere tali decisioni non devono essere tenuti in alcuna considerazione il sesso, l età, il credo religioso, l opinione politica, l origine nazionale o etnica del dipendente. L obiettivo che MIA si propone è di offrire ai propri dipendenti le posizioni che meglio si adattano alle loro capacità. MIA crede fermamente che ogni dipendente abbia il diritto di essere libero dalle violazioni alla sua integrità personale. Qualsiasi genere di molestia, a prescindere dall intenzione, diretta o indiretta, fisica o verbale, basata sul sesso o sul mobbing o di qualsiasi altro tipo, è espressamente vietata. Comportamenti offensivi o atti a disturbare gli altri non sono tollerati. Codice etico MIA - I principi del nostro Codice etico 9

10 Trattamento dei dipendenti Poiché le aziende sono gestite e amministrate da persone come noi, il nostro Codice etico garantisce che noi, come persone, possiamo sviluppare al meglio le nostre capacità. Qui di seguito riportiamo alcuni principi contenuti nel Codice etico relativi ai comportamenti dei dipendenti che si devono sempre rispettare: Mostrare rispetto gli uni nei confrontidegli altri. Riconoscere e premiare per merito i risultati raggiunti. Offrire opportunità di arricchimento e miglioramento sul lavoro. Garantire un ambiente di lavoro sicuro e gradevole. Garantire un luogo di lavoro privo di molestie e discriminazioni. 10 Codice etico MIA - I principi del nostro Codice etico

11 Lavoro minorile MIA non si serve di lavoro minorile o forzato né ha stipulato contratti con fornitori o subappaltatori che se ne servono. Lo scopo della disposizione riguardante il lavoro minorile contenuta nel Codice etico è di garantire che i prodotti MIA non vengano fabbricati da persone a cui sono negate le opportunità di ricevere un educazione e di vivere una vita adeguata a quanto stabilito dai diritti dell infanzia e che consenta loro una crescita e uno sviluppo sano. Inoltre questa disposizione vuole evitare che lavoratori che non hanno ancora raggiunto la maturità possano essere costretti a lavorare in ambienti pericolosi o dannosi per la salute che potrebbero impedire loro di completare correttamente il proprio sviluppo. Codice etico MIA - I principi del nostro Codice etico 11

12 Valorizzare i nostri clienti Sono i nostri clienti a determinare il successo della nostra azienda. Il modo in cui trattiamo i clienti attuali e quelli potenziali si riflette direttamente sulla reputazione della società e del suo successo nel lungo termine. Dobbiamo quindi garantire che i processi aziendali che coinvolgono i clienti siano reattivi, etici e capaci di invogliarli a concludere affari con noi. Ecco alcuni esempi di attività che dobbiamo realizzare per soddisfare i clienti: Marketing etico e responsabile. Garantire la sicurezza dei clienti e degli utenti finali quando questi utilizzano impianti forniti da MIA o in manutenzione MIA. Rispondere alle richieste dei clienti con efficienza. Assicurare prestazioni di qualità. 12 Codice etico MIA - Concludere affari

13 Regali aziendali e intrattenimenti Benché fare e ricevere regali aziendali e partecipare ad intrattenimenti sia consuetudine, queste azioni talvolta possono essere considerate discutibili. Possono essere utili per mantenere buoni rapporti, ma possono anche rendere più difficile essere obiettivi su una persona o una società che li offre. In breve, i regali possono far nascere conflitti di interesse. Accettare regali in misura eccessiva può influire, oppure far pensare che influisca, sulle decisioni e può creare aspettative da parte di chi fa questi doni, provocando poi imbarazzo nella società se queste aspettative non vengono soddisfatte. Analogamente, offrire regali eccessivi ad altri può essere mal interpretato e ritenuto, per esempio, un caso di subornazione o corruzione. Le regole seguenti si applicano alla donazione e al ricevimento di regali o alle partecipazioni ad intrattenimenti: I regali aziendali sono accettabili se nella norma (se eccessivi è proibito). Regali in denaro contante non possono mai essere dati o accettati, di qualsiasi importo si tratti. Regali di valore modesto possono essere accettati; tuttavia, regali o benefici che possano apparire non ragionevoli per natura, frequenza o valore sono vietati. Puoi accettare occasionalmente pranzi o cene d affari da fornitori o società che stanno negoziando affari con MIA. Norme più restrittive possono applicarsi al personale che lavora in determinati settori o che svolge determinate funzioni. Se ti viene offerto o richiesto qualsiasi regalo che contravviene alle presenti regole, devi informare il tuo superiore immediatamente. Codice etico MIA - Concludere affari 13

14 Mantenere la riservatezza Un altra attività rischiosa riguarda la rivelazione di informazioni riservate, un patrimonio aziendale prezioso, come per esempio gli edifici e le scorte in magazzino. Ecco alcuni esempi di informazioni riservate: Database relativi a vendite, marketing e altre società. Strategie e programmi di marketing. Documenti riguardanti il personale. Dati tecnici e relativi a ricerche. Know-how di prodotti e processi. Dati operativi e finanziari e altri segreti commerciali. Sviluppo di nuovi prodotti. Le informazioni riservate dovrebbero essere utilizzate esclusivamente per fare il nostro lavoro. A meno che non siano disponibili pubblicamente, devono essere considerate riservate; l obbligo alla riservatezza continua ad essere valido anche dopo che un dipendente lascia la società. Di conseguenza è severamente vietato scaricare o ottenere in altro modo copie della documentazione o dei dati di proprietà di MIA al momento di lasciare la società. Se vuoi condividere informazioni riservate con persone esterne a MIA, per esempio per fare in modo che la collaborazione con un partner commerciale diventi più efficace, chiedi prima l approvazione della direzione. 14 Codice etico MIA - Concludere affari

15 Pubblicità e promozioni Per mantenere la fiducia dei clienti, le nostre attività di marketing, pubblicità e vendita devono descrivere i prodotti in modo equo, onesto e legale. Non dobbiamo screditare alcun prodotto, servizio o dipendente dei nostri concorrenti. Quando facciamo un affermazione su un prodotto, dobbiamo essere capaci di dimostrare ciò che diciamo. Tutti i nostri prodotti devono essere conformi alle normative che regolano la qualità e la sicurezza, nonché ad ogni affermazione che facciamo su di loro. Codice etico MIA - Concludere affari 15

16 Cosa può essere in pericolo? In qualità di forza propulsiva alla base della crescita economica e della produzione di ricchezza, le società come la nostra possono usufruire di una posizione unica per promuovere il progresso economico, sociale e ambientale. Mentre i governi possono regolamentare il modo in cui vengono condotti gli affari all interno dei propri confini e le organizzazioni internazionali possono stabilire linee guida per la corporate governance, è compito di ciascuna società assumersi la responsabilità del suo comportamento e stabilire quale sarà il suo ruolo nell ambiente. Ciononostante, in un mercato estremamente competitivo come quello attuale, potrebbe nascere la tentazione di abbassare i propri standard di comportamento aziendale per ottenere dei vantaggi competitivi. Questo però può condurre la nostra reputazione societaria a correre rischi inaccettabili. 16 Codice etico MIA - Rischi e conflitti

17 Conflitto di interessi Come dipendente bisogna evitare qualsiasi attività o investimento che possa compromettere la reputazione o l integrità della società. Ciò significa che non si può rischiare di danneggiare le transazioni societarie per interesse o guadagno personale. Questo principio si applica non soltanto a situazioni in cui i dipendenti possono avere un interesse personale, ma anche a membri delle loro famiglie, amici o altre persone con cui hanno rapporti. I dipendenti MIA devono evitare ogni conflitto di interesse ed ogni situazione che potrebbe generare un potenziale conflitto di interesse. Si parla di conflitto di interesse quando un dipendente cerca di favorire un interesse personale suo, di un amico o di un parente, sfruttando la posizione che occupa all interno di MIA. Tali conflitti possono comprendere impiego di personale esterno all azienda o nomine di membri dei consigli, investimenti o partecipazioni di un dipendente nell attività di un concorrente, fornitore o cliente di MIA, nonché rivelazione di informazioni riservate. I dipendenti devono essere estremamente attenti ad evitare conflitti potenziali o reali tra i loro interessi personali e interesse di MIA come società. Qualsiasi dipendente MIA che desidera accettare un opportunità di impiego all esterno dell azienda oppure un interesse manageriale all esterno della società è tenuto a comunicare le sue intenzioni a MIA. Tale attività è accettabile a condizione che non interferisca con le responsabilità del dipendente stesso verso MIA e che non crei un conflitto di interesse potenziale o reale. Ogni dipendente è tenuto a comunicare a MIA qualsiasi interesse finanziario, diretto o indiretto, che lui o i membri più stretti della sua famiglia detengono in qualsiasi società o organizzazione concorrente di MIA o con cui MIA conclude affari; sono esclusi gli interessi finanziari in società quotate in Borsa e negoziate pubblicamente. In caso di dubbi sulla possibilità che una specifica situazione possa creare un conflitto di interesse, verificare tale eventualità con i propri superiori. Codice etico MIA - Rischi e conflitti 17

18 Tangenti e percentuali sugli utili Non bisogna mai offrire, chiedere o accettare una tangente in qualsiasi forma con lo scopo di concludere o mantenere rapporti d affari o di guadagnare un vantaggio illecito. Leggi e regolamenti in tutto il mondo proibiscono di dare tangenti a persone che lavorano nel settore privato, a governi stranieri e ad altri funzionari. Tale divieto si applica a tangenti date direttamente o tramite terzi, per esempio agenti e consulenti. 18 Codice etico MIA - Rischi e conflitti

19 Lavorare con agenti e consulenti Se si lavora con agenti o consulenti esterni, ovunque nel mondo, il nostro Codice etico stabilisce che siamo tenuti a spiegare loro chiaramente le politiche relative all etica e alla corruzione seguite dalla nostra società. In alcuni paesi le usanze locali possono apparire in contrasto con il nostro Codice etico ed occorre prendere una decisione analizzando caso per caso. Tuttavia, nessuna decisione deve contravvenire ai nostri valori etici fondamentali, che ci impongono di tenere sempre un comportamento corretto nella conduzione dei nostri affari. Codice etico MIA - Rischi e conflitti 19

20 Insider trading È illegale e contrario alla politica MIA per qualsiasi dipendente ottenere profitti utilizzando impropriamente informazioni non divulgate relative a MIA o ad ogni altra società in affari con MIA. Finché non vengono rese pubbliche, le informazioni concernenti MIA o società collegate e/o controllate e/o controllanti, sono informazioni riservate non di dominio pubblico (insider information). I dipendenti MIA che conoscono informazioni riservate non di dominio pubblico sono soggetti alle leggi sull insider trading. L insider trading si verifica quando persone acquistano o vendono azioni o titoli sulla base di informazioni non di dominio pubblico che conoscono. Queste informazioni sono informazioni che un investitore considererebbe importanti per decidere l acquisto o la vendita di azioni o titoli, ma che non sono conosciute dalle persone esterne alla società, alle società collegate e/o controllate e/o controllanti. 20 Codice etico MIA - Rischi e conflitti

21 Attività politica MIA rispetta e valorizza la libertà di ogni dipendente MIA di avere le proprie opinioni politiche. Ciononostante, per evitare che altri dipendenti possano sentirsi offesi dall espressione di opinioni politiche da parte di colleghi, MIA si aspetta che i suoi uffici non ospitino attività politiche nè espressioni di qualsivoglia credo politico. Inoltre ogni dipendente MIA che decida di partecipare a discussioni politiche durante il suo tempo libero, deve spiegare esplicitamente che ogni suo commento o dichiarazione esprime esclusivamente una sua opinione e non rispecchia in nessun modo il pensiero di MIA. Nessun contributo a candidati politici o funzionari pubblici da parte o in nome di MIA, ivi compresi contributi diretti o indiretti o pagamenti tramite terzi ad esempio consulenti, fornitori o clienti può essere effettuato senza aver ottenuto la preventiva autorizzazione dell ufficio legale corporate (Global Legal Function). Naturalmente i dipendenti MIA possono dare contributi a titolo personale, tuttavia è importante che chiariscano che tali contributi non vengono dati per conto di MIA. Codice etico MIA - Rischi e conflitti 21

22 Sicurezza e salute dei dipendenti La sicurezza riguarda tutti noi. Ed è essenziale che manteniamo viva l attenzione sulla sicurezza in tutte le nostre attività quotidiane. È necessario garantire la sicurezza di dipendenti e subappaltatori in cantiere. Dobbiamo accertarci che anche i nostri subappaltatori lavorino in modo professionale, utilizzando metodi di lavoro sicuri e rispettando gli standard di sicurezza. Ogni rischio per la sicurezza deve essere affrontato immediatamente. Naturalmente questi principi si applicano anche agli utilizzatori finali dei prodotti installati da MIA o di cui MIA cura la manutenzione. Un ambiente di lavoro sano e sicuro presuppone anche un posto di lavoro libero da molestie. Minacce, implicite o esplicite, intimidazioni e atti di violenza non devono comparire nel nostro ambiente di lavoro e non saranno tollerati da MIA. 22 Codice etico MIA - Posto e ambiente di lavoro

23 Uso delle risorse informatiche della società Le tecnologie informatiche, come hardware, software, reti e tutte le informazioni in esse contenute, sono essenziali per il successo della società e quindi devono essere utilizzate in modo responsabile ed esclusivamente per scopi legittimi legati all azienda. L uso personale, come l invio di ad amici, deve essere ragionevole e non deve mai prevedere l istallazione di software personali. Ogni utilizzo del sistema di posta elettronica di MIA deve essere responsabile, professionale e conforme alle politiche societarie. In nessun caso il sistema di posta elettronica di MIA può essere usato per attività illegali, fraudolente o dannose, nè per comunicare, visualizzare, leggere, scaricare o archiviare materiale politico, offensivo o osceno (per es. pedopornografico). Ambiente e sostenibilità La sostenibilità comprende la responsabilità verso l impatto economico, ambientale e sociale delle nostre attività. L ecocompatibilità è alla base delle attività societarie messe in atto da MIA. MIA fornisce servizi, ammodernamenti e soluzioni di qualità, efficienti e sostenibili per l ambiente. MIA fa del suo meglio per migliorare le soluzioni, i prodotti e i servizi offerti, sempre tenendo presente la salvaguardia dell ambiente. Ognuno di noi deve assumersi la responsabilità di valutare l impatto sull ambiente di ogni azione che compie. Dobbiamo cercare attivamente modi per lavorare con i nostri fornitori e clienti evitando o riducendo le attività che producono emissioni dannose e rifiuti. Codice etico MIA - Posto e ambiente di lavoro 23

24 Leggi sulla concorrenza MIA concorre con energia e vigore per conquistare tutte le opportunità disponibili. Ciononostante dobbiamo sempre rispettare tutte le leggi antitrust e sulla concorrenza esistenti per promuovere una concorrenza sana, leale e libera e per punire le pratiche anticompetitive. La società, i dirigenti, i dipendenti, i consulenti e tutte le altre persone che rappresentano una società devono sempre ottemperare alla legge sulla concorrenza. La mancata ottemperanza a tali leggi può avere conseguenze finanziarie e di altro tipo molto gravi per MIA e per il dipendente(i) coinvolto(i) e danneggiare seriamente la reputazione di MIA. Le leggi sulla concorrenza proibiscono discussioni, comunicazioni, accordi o intese privati con un concorrente relativamente a prezzi, politica di fissazione dei prezzi, sconti, progetti, promozioni, termini e condizioni di vendita, acquisti, mercati territoriali, costi di produzione, distribuzione, ecc. Le discussioni con i concorrenti devono svolgersi in luoghi legittimamente deputati a tale scopo, per esempio associazioni industriali locali o internazionali. Tuttavia, nessuna discussione può riguardare argomenti che sarebbero considerati violazioni delle leggi sulla concorrenza. 24 Codice etico MIA - Concorrenza leale

25 Associazioni di categoria Le associazioni di categoria organizzano incontri e offrono un luogo dove i concorrenti possono incontrarsi e discutere delle proprie opinioni e iniziative congiunte su argomenti quali la sicurezza e la legislazione relative al settore delle scale mobili e degli ascensori. Nonostante sia applicata la dovuta cautela, tali discussioni potrebbero violare la legge sulla concorrenza. La partecipazione di MIA alle associazioni di categoria deve essere autorizzata dalla direzione locale e dall ufficio legale corporate (Global Legal Function) e deve rispettare specifiche linee guida. Raccomandiamo di ripassare con attenzione i rischi derivanti dalle violazioni della legge sulla concorrenza prima di partecipare a qualsiasi genere di evento organizzato da un associazione di categoria. Codice etico MIA - Concorrenza leale 25

26 Comunicazione violazioni Ogni dipendente MIA è tenuto a comunicare tutte le violazioni, reali o potenziali, del Codice etico alla direzione, o all Organismo di Vigilanza. Tutte le comunicazioni legate al Codice etico devono essere mantenute confidenziali, per quanto possibile. MIA assicura che nessuna conseguenza negativa potrà derivare dalla comunicazione fatta in buona fede di una violazione al Codice etico. Tutti i dirigenti sono tenuti a intraprendere le azioni adeguate non appena ricevono comunicazione di avvenute violazioni del Codice etico. 26 Codice etico MIA - Comunicare violazioni e riepilogo

27 Riepilogo Ora dovresti aver acquisito una conoscenza e una comprensione completa del nostro Codice etico e della tua responsabilità individuale nella sua applicazione ad ogni azione che compi mentre lavori per MIA. Il nostro Codice etico si è evoluto nel tempo e cerca di comprendere tutte le questioni morali ed etiche legate alla conduzione degli affari nel mondo attuale, come lo conosciamo oggi. Ciononostante, il mondo è in costante cambiamento e di conseguenza anche il nostro Codice etico viene sottoposto a regolari revisioni. Le versioni attualmente valide del Codice etico, del Codice etico dei fornitori e della Politica sull ottemperanza alla legge sulla concorrenza sono sempre disponibili sul sito internet MIA (www.miaspa.it) ed è possibile richiederne copia all Ufficio Legale MIA Codice etico MIA - Comunicare violazioni e riepilogo 27

28 MIA - Manutenzione Installazione Ascensori S.p.A. (socio unico) Via A. Pica n Modena (MO) Tel Fax

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