ISTRUZIONI PER LA COMPILAZIONE DI UN BILANCIO TRAMITE FEDRA E SUCCESSIVA TRASMISSIONE TRAMITE TELEMACO CON FIRMA DIGITALE

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1 ISTRUZIONI PER LA COMPILAZIONE DI UN BILANCIO TRAMITE FEDRA E SUCCESSIVA TRASMISSIONE TRAMITE TELEMACO CON FIRMA DIGITALE Primo avvio di Fedra Al primo avvio del programma Fedra si dovranno inserire i dati del licenziatario del programma (associazione, studio), la CCIAA destinataria del bilancio e gli estremi dell autorizzazione per l assolvimento virtuale del bollo. Ad esempio: Compilazione di un bilancio tramite Fedra Per compilare una nuova pratica si seleziona dal menu la voce File e poi NUOVO (oppure in alternativa sulla prima icona in alto a sinistra ). Occorre inserire i dati identificati della pratica: 1

2 I campi DENOMINAZIONE, CODICE FISCALE, SEDE CCIAA vanno compilati obbligatoriamente. Si ricorda che i campi visualizzati in GIALLO, sottintendono la presenza di una tabella valori visibile premendo F4. Confermando con OK appare la finestra che propone il modello base di riferimento per la pratica che ci si accinge a preparare. Fedra prevede ci sia sempre un modello PRINCIPALE al quale è possibile allegare altri modelli (tramite l icona AGGIUNGI ) in un secondo momento. Per il deposito del bilancio occorre quindi inizialmente inserire il modello base (MOD. B) e successivamente aggiungere il modello allegato INTERCALARE S nell ipotesi in cui sia variato l assetto proprietario rispetto all esercizio precedente: Selezionare la voce (B) DEPOSITO BILANCI/ELENCO SOCI e confermare con OK. Appare l indice della pratica, che presenta il modello B, ed il modello virtuale RP di riepilogo dell intera pratica. Selezionando con un doppio click la prima riga (deposito bilanci/elenco soci) si aprirà la finestra RIQUADRI. 2

3 Importante! I riquadri contraddistinti dal sistema con una crocetta X non possono essere mai deselezionati perché sono riquadri obbligatori. Attenzione! Per le SRL-SPA-SAPA selezionare tutte le righe. Per le COOP ed i CONSORZI selezionare solo la riga 2 DEPOSITO BILANCI/SITUAZIONE PATRIMONIALE. Cliccando su OK appare una finestra divisa in tre parti: A/ ESTREMI ISCRIZIONE DELLA DOMANDA In questa sezione compilare i campi: CCIAA di ; n. REA ; Codice forma giuridica DEPOSITO BILANCI/SITUAZIONE PATRIMONIALE In questa sezione cliccare sul codice atto (si ipotizza un bilancio ordinario: nell esempio 711) e completare con la data di chiusura del bilancio; cliccare inoltre sugli eventuali allegati inserendo la relativa data. DEPOSITO PER ISCRIZIONE ELENCO SOCI In questa sezione cliccare su: 508 elenco soci e altri titoli di diritti su azioni e quote al / / (data di approvazione bilancio) se si intende allegare il modello Int.S in quanto l elenco soci è variato rispetto all anno precedente (nel nostro esempio si ipotizza la variazione dell elenco soci); 508 conferma elenco soci già depositato nel caso in cui NON si alleghi il modello int.s in quanto l elenco soci non è variato rispetto all anno precedente Per consolidare l inserimento e tornare all indice della pratica cliccare sull icona INDICE Se nel riquadro DEPOSITO PER ISCRIZIONE ELENCO SOCI si è scelta l opzione di variazione elenco soci occorre aggiungere e compilare l Intercalare S. Scegliere, quindi, l icona AGGIUNGI dalla quale si seleziona il modello Intercalare S. 3

4 Cliccando 2 volte sul modello S appare la finestra nella quale si selezionano i riquadri che si intendono compilare. Attenzione! Nel caso ci siano stati trasferimenti di quote o di azioni durante l anno va selezionata e compilata anche la riga 3. La riga 4, invece, va compilata esclusivamente in caso di consorzi. 4

5 Nella parte alta (GENERALITA ) va inserito il capitale sociale sottoscritto al / / (data del verbale di approvazione del bilancio). Nella parte centrale (ELENCO SOCI) vanno inserite tante occorrenze quante sono le quote distribuite fra i diversi soci. Nella parte bassa, invece, vanno inseriti i dati identificativi della persona o della società proprietaria della quota. In caso di comproprietà di una quota dovranno, pertanto, essere inseriti più soggetti e compilati i campi In ragione di con la frazione (non la percentuale) di partecipazione posseduta da ciascuno. Nel nostro esempio il capitale sociale è di ,00 ed è diviso in quote appartenenti a due società. Dopo aver inserito la prima occorrenza (vedi immagine precedente), bisogna cliccare su NUOVA OCCORRENZA per inserire la nuova quota: Dopo aver compilato anche l intercalare S, si torna in INDICE per procedere alla compilazione del RIEPILOGO che è una cartellina informatica nella quale raccogliere tutta la pratica(distinta,atti). Cliccando 2 volte sulla riga del RIEPILOGO verrà visualizzato: 5

6 Cliccando su OK verrà visualizzato il modello RIEPILOGO ELEMENTI COSTITUENTI LA PRATICA. Fedra consente di inserire i dati per il nuovo elemento costituente la pratica, partendo dall Allegato nr.4. Infatti i primi tre allegati vengono automaticamente inseriti dal programma: il nr.1 è il modello B (File Dati Fedra), il nr.2 è la Distinta Fedra (File DIS) e il nr.3 è il Modello Firme. NON cliccare su INDIETRO per evitare di modificare i dati che il programma ha assegnato in automatico ai primi tre elementi della pratica. Per inserire l Allegato nr.4, ovvero il Bilancio vero e proprio, procedere come segue: Dato per assunto che tramite un programma di videoscrittura o di foglio elettronico è stato creato un unico file - bilancio (contenente Stato patrimoniale + Conto Economico + Nota Integrativa), occorre utilizzare un programma di conversione per trasformarlo in uno dei formati riconosciuti dall AIPA: *.PDF, *.TIF (il convertitore gratuito distribuito da InfoCamere è GhostScript) A questo punto possono presentarsi due casi: 1. Il file è già stato firmato tramite Smart Card: è stato, cioè, preparato precedentemente e firmato digitalmente dal legale rappresentante tramite il programma DIKE. In questo caso dal quadro RIEPILOGO è sufficiente allegare il file con estensione.p7m premendo su CERCA. Successivamente barrare il check in basso a destra File completo di tutte le firma o non necessita di firme ; 2. Il file è già in formato.pdf ma non è stato ancora firmato tramite smart card: in questo caso da Fedra si clicca su CERCA e si allega il file.pdf, si inserisce la smart card del legale rappresentante e si clicca su Firma. Ciò consnete di avviare DIKE direttamente sul file da firmare e al termine torna a FEDRA riportando nel campo Nome file Allegato il file con la nuova estensione.p7m. Terminata questa operazione è possibile barrare il check in basso a destra File completo di tutte le firme o non necessita di firme. Si compila la finestra precedente: nel campo Cod. Tipo Documento va inserito B00 (corrispondente a Bilancio), la descrizione non è obbligatoria, nel campo Modalità di presentazione va inserita la 6

7 lettera O (Originale), nel campo Numeri bolli va dichiarato nr.1 bollo (indipendentemente dal numero di pagine, secondo il DM 127/2002), nel campo Modo Bollo inserire la lettera E (Bollo virtuale assolto in entrata tramite la CCIAA di Caserta autorizzata con decreto MIN.FIN. D.R.E. CASERTA NR DEL 03/11/00), nel campo Codice Atto va inserito il codice corrispondente al tipo di Bilancio (nel ns.esempio 711). Infine inserire la pagina iniziale, finale e la data di chiusura del bilancio di esercizio. Importante! E necessario, per motivi legati alla successiva archiviazione ottica, suddividere successivamente il file-bilancio in due blocchi costituiti dal Prospetto Contabile (PC) contenente l insieme Stato Patrimoniale + Conto Economico e dalla Nota Integrativa (NI) contenente la sola Nota Integrativa. Cliccando su Nuova Occorrenza, infatti, Fedra inserirà automaticamente un nuovo Allegato contenente i dati riguardanti il prospetto contabile (PC) tranne le pagine di inizio e fine che sono a cura del compilatore. Una volta completati i dati del prospetto, cliccando nuovamente su Nuova Occorrenza, Fedra inserirà i dati riguardanti la Nota Integrativa (NI). Questi dati vanno completati come per l allegato precedente - inserendo la data di inizio e fine. Nel ns. esempio, se il documento bilancio.pdf.p7m è un documento di 10 pagine di cui le prime 6 sono il prospetto contabile e le ultime 4 sono la nota integrativa, andrà compilato il quadro di riepilogo con 3 occorrenze che avranno nel campo Nome file allegato lo stesso.p7m ovvero (vedi esempio): Allegato nr.4 B00 da pag.1 a pag.10 Numero bollo 1 Modo Bollo E; Allegato nr.5 PC da pag.1 a pag. 6 Numero bolli 0 Modo Bollo (i bolli vanno inseriti solo nell All.4); Allegato nr. 6 NI da pag.7 a pag.10 Numero Bolli 0 Modo Bollo -(i bolli vanno inseriti solo nell All.4) 7

8 Cliccando su Nuova Occorrenza è possibile cercare ed eventualmente firmare, come negli esempi successivi, il file relativo al verbale di assemblea ordinaria (Allegato nr.7), la relazione del collegio sindacale (Allegato nr.8), relazione sulla gestione (Allegato nr.9): 8

9 N. B. A ogni documento digitale (che compone il bilancio da inviare telematicamente o con dischetto con firma digitale) dovrà essere scritta in calce o aggiunta la seguente dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, resa ai sensi e per gli effetti degli artt.21, 38, 47 e 76 del D.P.R. 28/12/2000 n.445: 9

10 Il sottoscritto amministratore dichiara che il precedente documento informatico è conforme a quello trascritto e sottoscritto sui libri sociali della società. Questa dichiarazione può essere omessa qualora l amministratore apponga accanto alla propria firma digitale sulla distinta Fedra il titolo F. Nel caso il verbale assembleare di approvazione del bilancio preveda una distribuzione di utili e sia sottoposto alla prescritta registrazione, la predetta dichiarazione da apporre in calce al relativo documento digitale sarà integrata come segue: e che ne è stata effettuata la registrazione presso l Ufficio delle Entrate di in data al numero. Dopo aver completato la compilazione della pratica Fedra si può iniziare la procedura di scarico. Cliccare su Scarica per spedizione telematica Appare la finestra relativa alla compilazione della distinta di accompagnamento, intitolata Modalità di presentazione: Togliere dalla maschera il check relativo alla Distinta cartacea e mantenere le opzioni Distinta PDF e Firma digitale e proseguire con OK. 10

11 Si accede alla distinta vera e propria nella quale vanno inseriti: Modo bollo distinta (inserire la lettera E se viene assolto in entrata- per la modalità di riscossione dell imposta, consultare il sito camerale Cognome e nome dell obbligato al deposito. Successivamente cliccare sul tasto Nuova Riga (in basso a destra) e completare nuovamente con i dati di tutti coloro che sono obbligati alla firma (compreso il nominativo già inserito in alto che va ripetuto perché oltre a presentare la pratica è anche l obbligato principale alla firma) lasciando nella colonna Estremi del documento di identità la scritta DIGITALE e specificando nella colonna Titolo a quale titolo firmano. 11

12 La legenda, che si apre in automatico passando sul campo, si può chiudere premendo il tasto ESC. Inserire, per il legale rappresentante, le lettere: A quale soggetto dichiarante; F quale amministratore che garantisce la conformità agli originali dei documenti cartacei allegati (ipotesi alternativa alla dichiarazione resa in calce agli allegati); H per l elezione di domicilio presso l indirizzo elettronico dell intermediario. Inserire, nella qualità di firmatario, oltre al soggetto obbligato, anche l intermediario alla trasmissione (lettera E) Una volta completata la distinta, cliccare nuovamente su Scarica per spedizione telematica ed alla domanda Si desidera firmare ora la distinta? Rispondere SI. Si precisa che se dovesse capitare di rispondere NO a questa domanda, al prossimo scarico la pratica verrà rinominata e in fase di spedizione da Web Telemaco saranno presenti in partenza due pratiche: in tal caso cancellare manualmente quella più vecchia dalla cartella C:\PRTELE\DATI. 12

13 A questo punto Fedra lancerà automaticamente il software DIKE che permetterà di apporre la firma digitale dell amministratore al file della distinta. Inserire la smart card del legale rappresentante nel lettore e digitare il pin di protezione. Dopo aver immesso il codice PIN verranno visualizzati due messaggi : il primo relativo al file *.PDF che è stato firmato ed il secondo relativo al nominativo per esteso del firmatario. Cliccando su OK si ritorna a Fedra che pone una seconda domanda: Questo modello deve essere firmato dal legale rappresentante che appone nuovamente il Pin (vedi passaggio precedente relativo alla firma sulla distinta): Dopo che il legale rappresentante ha firmato, il Fedra chiede: 13

14 A questo punto necessita la firma dell intermediario (titolo E). Se si risponde SI, il Dike si riapre, si inserisce la smart card dell intermediario e sul modello firme viene apposta l ulteriore firma. Al termine di queste operazioni di firma, cliccando su OK si ritorna a Fedra da cui si dovrà uscire con l icona CHIUDI e dal menu file con Esci. Attenzione! La pratica rimane in elenco fin quando non si utilizza la funzione ARCHIVIA, che permette di memorizzare definitivamente la pratica in una cartella di Archivio e che in genere viene effettuata dopo aver avuto la conferma che la pratica è stata spedita correttamente. Da questa cartella è sempre possibile recuperare le pratiche tramite la voce RECUPERA. In questo caso Fedra cambierà il Codice pratica e sarà possibile apporre qualsiasi tipo di modifica. SPEDIZIONE DELLA PRATICA ATTRAVERSO TELEMACO Per spedire la pratica creata con Fedra si dovrà passare ora a TELEMACO e quindi in ambiente WEB con un browser adeguato. Una volta attivato il browser, ad esempio IE, si andrà all indirizzo: e selezionare la voce Pratiche Telematiche. Cliccare su Invio per il Registro Imprese e seguire le istruzioni in linea. Verrà richiesta la user-id e la password per accedere al sistema Telemaco (l abilitazione Telemaco può essere richiesta direttamente alla propria camera di commercio oppure presso le associazioni e le società che hanno stipulato accordi a livello nazionale con il sistema camerale) Quando si accede per la prima volta alla pagina HTML di Telemaco Pratiche, automaticamente viene attivata un Applet Java, ovvero il programma Telemaco Pratiche per la gestione della pratiche. Questo non richiede l installazione di programmi da parte dello studio, ma utilizza componenti java del browser per lavorare. L attivazione dell applet richiede qualche istante per il caricamento. Non proseguire fin quando non comparirà il segnale con Applet ok. Se è la prima volta che si attiva l applet, si dovrà configurare con il tasto CONFIGURA compilando tutti i campi presenti. 14

15 Attenzione! La parte che si attiva cliccando il flag usa server proxy è riservata agli utenti che lavorano all interno della rete camerale. Per gli utenti che utilizzano un collegamento ad Internet da casa/ufficio ovvero lavorano via modem non deve essere compilato né tanto meno attivato il flag. E inoltre sconsigliato attivare l opzione Rinomina pratiche dopo la spedizione, poiché questo comporta la duplicazione di tutte le pratiche che vengono rinominate dopo la spedizione in files con estensione.bak così da non vederle nella lista principale. Esse quindi rimangono sempre nella directory C:\PRTELE\DATI ed occupano spazio inutilmente. Cliccando sul tasto della Spedizione pratiche appare una finestra con i riferimenti della pratica appena compilata. 15

16 All interno del tasto Spedizione pratiche appare una finestra con l elenco delle pratiche in partenza contenute nella directory C:\PRTELE\DATI ed il loro stato: PRONTA, PARCHEGGIATA. Cliccando sul pulsante Spedisci, tutte le pratiche con stato Pronta verranno spedite e nella barra di stato verrà visualizzato lo stato dell applicazione durante la spedizione. Nel caso non venissero trovati tutti i file relativi ad una pratica, apparirà un messaggio di errore e tale pratica non verrà spedita. Qualora non si vogliano spedire tutte le pratiche in elenco, c è la possibilità di Parcheggiare la pratica selezionandola ed attivando l opzione Parcheggiata dalla funzione Scheda. Una volta completata la pratica, sarà possibile riportarla nello stato di Pronta semplicemente deselezionando la stessa opzione. La richiesta di pratica inviata correttamente o l eventuale comunicazione di non ricevibilità da parte del sistema Telemaco, la si troverà nella casella di posta elettronica configurata. 16

17 Per utenti registrati, c è un altra possibilità di depositare i bilanci senza utilizzare Fedra, utilizzando la compilazione telematica delle pratiche di bilancio disponibile sul sito: Deposito bilanci ondine Tale sistema permette di predisporre il deposito del bilancio direttamente dal browser. Non è necessario usare Fedra o altri software compatibili. IMPORTANTE! E utilizzabile solo con documenti firmati digitalmente ed è limitato alla presentazione di bilanci in cui c è la riconferma dell elenco soci o nel caso in cui l elenco soci non vada presentato. Nel caso in cui ci siano state variazioni dei soci è necessario utilizzare comunque la modulistica Fedra (vedi esempio precedente) \ Il primo passo da compiere, dopo aver inserito la user-id e la password quali utenti registrati, è la preparazione del modello B con gli estremi della pratica. Scegliendo la voce Nuovo Bilancio si presenta una maschera da compilare con gli estremi dell impresa e i dati dei documenti da depositare. All inizio della pagina è presente un bottone per ricercare - via codice fiscale o numero Rea - i dati del Registro Imprese e reimpostarli nella scheda. I dati obbligatori sono indicati da un *. Inserire tutti i dati della società, gli estremi dei documenti allegati, i dati dell amministratore e dell intermediario, gli estremi dell autorizzazione al bollo virtuale e premere Continua. 17

18 La pagina successiva presenta la Scheda della pratica. Sono stati generati automaticamente la DISTINTA e la VISURA A QUADRI. Occorre procedere con la firma dell amministratore sulla Distinta. Ci sono tre possibilità: 1. Scaricare il File distinta sul proprio PC quale file.pdf così da apporre la firma digitale al di fuori del browser con Telemaco. In tal modo la firma dei documenti potrà avvenire nel momento in cui è presente l amministratore della società, il quale potrà firmare tutto anche senza essere in linea. Se la Distinta è stata scaricata e firmata fuori dal browser dovrà essere annullata quella già presente e generata in automatico con il primo passo di compilazione, in quanto priva di firme; 18

19 2. la scheda di pratica offre una funzione di firma che evita di copiare i documenti in cartelle locali, ma è più lenta; 3. dalla funzione di Firma (all interno della scheda pratica, accanto al file distinta) è altresì possibile inviare una al legale rappresentante che potrà firmare il bilancio partendo da un link presente nel messaggio ricevuto. Questa modalità risulta utile quando il firmatario dispone di una stazione con lettore di smart card e quindi può firmare da casa sua i documenti che servono. Dopo aver compilato la scheda, è necessario predisporre gli altri allegati per la firma (bilancio, verbale di approvazione, relazione di gestione, relazione del collegio sindacale). Il bilancio firmato deve essere allegato tramite il pulsante della scheda: Allega Bilancio. E preferibile creare un unico file PDF contenente il prospetto contabile e la nota integrativa indicando pagine, bolli e tipo di documento. Gli altri allegati (relazione di gestione, relazione del collegio sindacale, verbale di approvazione) devono essere allegati con il pulsante dalla Scheda Pratica : Aggiungi altro allegato All interno del nuovo allegato inserire i relativi dati (numero pagine, numero bolli, data documento) e allegare il file (tramite il pulsante Sfoglia): 19

20 Si fa presente che anche per la firma degli allegati e del bilancio è possibile inviare una al legale rappresentante partendo da un link presente nel messaggio ricevuto (vedi indicazioni per la firma della distinta). Dopo aver inserito tutti gli allegati, la pratica è completa. Con il pulsante Invia in Camera (all interno della scheda Dettaglio pratica) viene presentato il riepilogo ed è possibile confermare la spedizione. L ufficio consiglia di stampare la scheda dopo l invio, servirà da ricevuta per l invio telematica. Lo stato della pratica è consultabile dal bottone Bilanci inviati. a cura di Cristina d.ssa Palo Area informatica registro imprese 20

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