RACCOLTA COMMENTI CSEL SU REGISTRO UNICO PIATTAFORMA CERTIFICAZIONE CREDITI E FATTURAZIONE ELETTRONICA

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1 RACCOLTA COMMENTI CSEL SU REGISTRO UNICO PIATTAFORMA CERTIFICAZIONE CREDITI E FATTURAZIONE ELETTRONICA 20 giugno

2 1) PIATTAFORMA CERTIFICAZIONE CREDITI Comunicazione dati fatture passive degli Enti Locali: guide ministeriali per la compilazione di Calogero Di Liberto L art. 27, comma 1, del Dl. n. 66/14 (c.d. Decreto Irpef, vedi Entilocalinews n. 18 del 5 maggio 2014), ha modificato il Dl. n. 35/13 (c.d. Decreto sblocca debiti, vedi Entilocalinews n. 15 del 15 aprile 2013), ha introdotto l art. 7-bis, rubricato Trasparenza nella gestione dei debiti contratti dalle Pubbliche Amministrazioni. La norma in parola ha significativamente rinnovato le modalità di utilizzo della Piattaforma per la certificazione dei crediti ampliandone il campo di applicazione. Infatti, alla luce delle novità normative di cui alla disposizione citata, le funzionalità della piattaforma che attualmente permettono di comunicare e certificare i debiti scaduti per somministrazioni, forniture e appalti e per obbligazioni relative a prestazioni professionali, saranno integrate con nuovi moduli applicativi, per mezzo dei quali sarà possibile monitorare in modo continuativo l'andamento dei predetti debiti e dei relativi tempi di pagamento. La norma, dispone che, a partire dal 1 luglio 2014, i titolari di crediti per somministrazioni, forniture e appalti e per obbligazioni relative a prestazioni professionali nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni incluse nell Elenco annuale dell Istat, ai sensi dell art. 1, comma 2, della Legge n. 196/09 (Enti Locali compresi), potranno comunicare, mediante la Piattaforma elettronica di cui all art. 7, del Dl. n. 35/13, i dati riferiti alle fatture o le richieste equivalenti di pagamento emesse a partire dal 1 luglio 2014, riportando, ove previsto, il relativo Cig. (comma 1). Sulla base dei dati pervenuti, le P.A. dovranno comunicare a loro volta le informazioni inerenti alla ricezione ed alla rilevazione sui propri sistemi contabili delle fatture o richieste equivalenti di pagamento relativi ai debiti per somministrazioni, forniture e appalti e obbligazioni relative a prestazioni professionali, emesse a partire dal 1 gennaio 2014 (comma 2). L art. 7-bis, al comma 2, nello specifico, recita(va) utilizzando la medesima Piattaforma elettronica, anche sulla base dei dati di cui al comma 1, le Amministrazioni Pubbliche comunicano le informazioni inerenti alla ricezione ed alla rilevazione sui propri sistemi contabili delle fatture o richieste equivalenti di pagamento relativi a debiti per somministrazioni, forniture e appalti e obbligazioni relative a prestazioni professionali, emesse a partire dal 1 gennaio L art. 7-bis, in parola, al comma 4 ha disposto che, a decorrere dal 1 luglio , entro il 15 di ciascun mese, le P.A. dovranno comunicare, a mezzo della medesima piattaforma elettronica, i dati relativi ai debiti non estinti, certi, liquidi ed esigibili per somministrazioni, forniture e appalti e obbligazioni relative a prestazioni professionali, per i quali, nel mese precedente, sia stato superato il termine di decorrenza degli interessi moratori di cui all'art. del Dlgs. n. 231/02 (art. 7-bis, comma 4). Inoltre, i dati acquisiti dalla Piattaforma elettronica dovranno essere conformi ai formati previsti dal Dm. Mef n. 55/13, ed includere le informazioni relative alla natura corrente o capitale dei debiti, nonché, nei casi in cui sia previsto, il Cig. Le informazioni in questione saranno accessibili alle P.A. e ai titolari dei crediti 1 Come chiarito dalla Guida Modalità di trasmissione dei dati Istruzioni operative e regole tecniche per la comunicazione dei dati riferiti a fatture (o richieste equivalenti di pagamento) essendo la comunicazione mensile prevista a partire dal mese di luglio 2014, la prima data utile deve intendersi il 15 agosto

3 che si siano accreditati alla Piattaforma elettronica, anche ai fini della certificazione di detti crediti, nonché utilizzabili per la tenuta del registro delle fatture da parte delle P.A. Il mancato rispetto degli obblighi di comunicazione sopra riportati rilevano ai fini della valutazione della performance individuale del Dirigente e comporta responsabilità dirigenziale e disciplinare. L Organo di controllo della regolarità amministrativa e contabile verifica la corretta attuazione delle procedure sopra esposte. L utilizzo della Piattaforma elettronica permetterà di tracciare e rendere trasparente ai soggetti interessati l'intero ciclo di vita dei debiti commerciali per i quali sia stata emessa fattura (o richiesta equivalente di pagamento) a decorrere dal 1 luglio La disposizione in parola ha introdotto un nuovo particolare adempimento in capo alle Pubbliche Amministrazioni. E appena il caso di sottolineare che la scadenza del 1 luglio 2014 ha carattere perentorio. Il nuovo adempimento ha però anche un termine di scadenza che è quello del 31 marzo 2015, data a partire dalla quale entrerà in vigore l obbligo della fatturazione elettronica. A partire dal 1 aprile 2015 tutto il sistema per la comunicazione dei dati architettato dall art. 7-bis perderà la sua valenza informativa; il comma 3, dell art. 7-bis citato, infatti, prevede che i dati relativi alle fatture elettroniche che verranno trasmesse alle P.A. attraverso il Sistema di interscambio di cui al Dm. Mef 7 marzo 2008, saranno acquisiti automaticamente dalla Piattaforma elettronica per la gestione telematica del rilascio delle certificazioni. La Piattaforma per la certificazione dei crediti permetterà, dunque, di tracciare tutto il ciclo di vita dei debiti commerciali e interesserà tanto le fatture cartacee quanto quelle elettroniche (ad oggi adottate solo dalle Amministrazioni centrali e il cui uso sarà esteso agli Enti Locali soltanto a partire dal 31 marzo 2015). Benché gli operatori delle P.A. interessate auspicassero una proroga dell adempimento in parola, la Legge di conversione ha confermato il carattere perentorio del termine di scadenza. Infatti, sebbene in sede di conversione siano state apportate delle modifiche all art. 27 in commento, le novità normative non hanno sostanzialmente modificato l impianto dell art. 7-bis, del Dl. n. 35/13 sopra illustrato. In particolare, secondo il testo della Legge di conversione approvato in Senato e ancora in attesa di pubblicazione sulla G.U., il comma 2 dell art. 7-bis, è modificato come segue: a decorrere dal 1 luglio 2014, utilizzando la medesima piattaforma elettronica, anche sulla base dei dati di cui al comma 1, le Amministrazioni pubbliche comunicano le informazioni inerenti alla ricezione ed alla rilevazione sui propri sistemi contabili delle fatture o richieste equivalenti di pagamento relativi a debiti per somministrazioni, forniture e appalti e obbligazioni relative a prestazioni professionali. Le medesime Amministrazioni comunicano altresì, mediante la piattaforma elettronica, le informazioni sulle fatture o richieste equivalenti di pagamento relative al primo semestre 2014, che saranno trasmesse in modalità aggregata. Di fatto quindi, il Legislatore ha rimarcato che l adempimento in parola è dovuto a decorrere dal 1 luglio 2014 e ha chiarito che le informazioni sulle fatture o richieste equivalenti di pagamento relative al primo semestre 2014 dovranno essere trasmesse in modalità aggregata. Alla luce di quanto introdotto dalla Legge di conversione, a partire dal 1 luglio 2014, le P.A. dovranno comunicare, mediante la piattaforma elettronica: - le informazioni relative alle fatture o richieste equivalenti di pagamento, ricevute e rilevate sui propri sistemi contabili, relative a debiti per somministrazioni, forniture e appalti e obbligazioni relative a prestazioni professionali, anche alla luce dei dati comunicati dai fornitori ai sensi del comma 1; - le informazioni sulle fatture o richieste equivalenti di pagamento relative al 1 semestre 2014, che saranno trasmesse in modalità aggregata. L obiettivo del nuovo sistema è quello di consentire a tutti i soggetti interessati, attraverso l utilizzo della Piattaforma elettronica, di monitorare e tracciare, rendendolo trasparente, l'intero ciclo di vita dei 3

4 debiti per somministrazioni, forniture e appalti e obbligazioni relative a prestazioni professionali per i quali sia stata emessa fattura o richiesta equivalente di pagamento. L adempimento in parola va tenuto distinto rispetto agli altri nuovi adempimenti inerenti alle fatture, il registro unico delle fatture e le fatture elettroniche 2. Infatti, sebbene sia ad essi strettamente connesso, la comunicazione in parola ha un perimetro più ampio, dovendo operarsi non soltanto per le fatture elettroniche ma anche per tutte le richieste di pagamento ad esse equivalenti. Implicitamente questo implica che l adempimento in parola riguarda tutti i debiti per somministrazioni, forniture e appalti e obbligazioni relative a prestazioni professionali, anche quelli fuori campo Iva, per i quali sono emessi documenti diversi dalle fatture. La volontà di confermare l immediata entrata a regime dei nuovi adempimenti era già stata, in qualche modo, preannunciata dal fatto che nei giorni scorsi sulla Piattaforma per la certificazione dei crediti erano state pubblicate n. 4 Guide relative agli adempimenti di cui all art. 7-bis in parola, poi aggiornati in data 10 giugno I Documenti resi disponibili sul portale, nella Sezione Guide, sono: 1. Modalità di trasmissione dei dati Istruzioni operative e regole tecniche per la comunicazione dei dati riferiti a fatture (o richieste equivalenti di pagamento) ; 2. Regole per la compilazione Modello Fornitore - Invio fatture ; 3. Regole per la compilazione Modello Utente P.A. - Ricezione fatture ; 4. Regole per la compilazione Modello Utente P.A. - Operazioni su fatture precaricate. Attraverso le citate Guide, il Mef ha illustrato le modalità e i formati mediante i quali le 2 categorie di interlocutori della Piattaforma (creditori e P.A.) potranno immettere - rispettivamente - i dati relativi alle fatture (fase di invio) e la data ed altre informazioni relative al ricevimento delle fatture (fase di ricezione). Nel prosieguo, verranno approfonditi i contenuti delle 4 Guide. Modalità di trasmissione dei dati Istruzioni operative e regole tecniche per la comunicazione dei dati riferiti a fatture (o richieste equivalenti di pagamento) La prima Guida, Modalità di trasmissione dei dati Istruzioni operative e regole tecniche per la comunicazione dei dati riferiti a fatture (o richieste equivalenti di pagamento) descrive le modalità e i formati mediante i quali gli utilizzatori della piattaforma per la certificazione dei crediti (creditori e pubbliche amministrazioni) potranno comunicare i dati relativi a fatture o richieste equivalenti di pagamento riferiti a crediti per somministrazioni, forniture, appalti e prestazioni professionali, ai sensi dell'articolo 7-bis in parola. Le operazioni che secondo il nuovo sistema dovranno essere rilevate sulla Piattaforma sono: a) l invio della fattura da parte del creditore; b) la ricezione della fattura da parte della P.A.; c) la contabilizzazione della fattura da parte della P.A., con indicazione dell'importo; d) l eventuale comunicazione dei debiti scaduti da parte della P.A., entro il giorno 15 del mese successivo alla scadenza; e) l eventuale certificazione dei crediti da parte della P.A. su istanza del creditore, ex art. 9, commi 3-bis e 3-ter, del Dl. n. 185/08 e art. 12, comma 11-quinquies, del Dl. n. 16/12; f) l eventuale anticipazione e/o cessione dei crediti certificati ad intermediario finanziario abilitato; g) l eventuale compensazione dei crediti certificati con somme dovute agli Agenti della riscossione a seguito d iscrizione a ruolo, ex art. 28-quater del Dpr. n. 602/73, ovvero con somme dovute in base a istituti definitori della pretesa tributaria o istituti deflativi del contenzioso tributario, ex art Per le fatture emesse nei confronti delle Amministrazioni dello Stato, delle Agenzie fiscali e di alcuni Enti pubblici, l obbligo di fatturazione elettronica decorre, ai sensi del Dm. n. 55/13, dal 6 giugno 2014, mentre per le altre P.A. è stato fissato al 31 marzo 2015 dall'art. 25, del DL. n. 66/14. 4

5 quinquies, del Dpr. n. 602/73; h) il pagamento della fattura da parte della P.A.. In dipendenza delle diverse fasi del ciclo di vita, ciascuna fattura può trovarsi in uno (o più) dei seguenti stati: 1. inviata: quando la fattura è stata trasmessa dal creditore; 2. ricevuta: quando la fattura è pervenuta alla P.A. destinataria; 3. respinta: quando la fattura è stata rifiutata dalla P.A. destinataria; 4. contabilizzata: quando la fattura è stata rilevata nel sistema contabile della P.A., con indicazione dell'importo; 5. in scadenza: quando sono trascorsi i termini di scadenza desumibili dalla fattura; 6. scaduta: quando la P.A. ha comunicato che la fattura è scaduta, confermando o modificando i termini desumibili dalla fattura; 7. certificata: quando la fattura è stata inclusa in una certificazione dei crediti; 8. pagata: quando la P.A. ha emesso il mandato di pagamento. Come chiarito dal Documento in questione, nel caso delle fatture cartacee, la rilevazione delle informazioni riferite alle varie fasi del ciclo di vita dei debiti commerciali avviene interamente sulla Piattaforma elettronica, mentre nel caso delle fatture elettroniche, trasmesse telematicamente attraverso il Sistema di interscambio (SDI), ai sensi del citato Dm. n. 55/13, i dati contenuti nelle fatture e le informazioni riferite alle fasi di invio e ricezione sono acquisite automaticamente. L inserimento delle informazioni richieste sula Piattaforma elettronica, tanto per i creditori quanto per le P.A., potrà avvenire secondo 3 modalità: a. immissione manuale via web, quando si ha la necessità di comunicare una quantità limitata di informazioni; b. caricamento massivo, attraverso l invio di file precompilati, che consente di comunicare grandi quantità di informazioni e richiede comunque un'attività manuale per predisporre e caricare i file; c. trasmissione telematica di flussi di dati: questa modalità permette di comunicare grandi quantità di informazioni senza necessità di particolari interventi manuali, tuttavia richiede che il soggetto (creditore o pubblica amministrazione) che intende avvalersene disponga di sistemi informatici in grado di connettersi alle interfacce rese disponibili dalla piattaforma per la certificazione dei crediti. Secondo il Documento, l 'onere di caricare le informazioni sul sistema è stato distribuito tra creditori e Enti.: ai primi spetta il compito di immettere i dati di dettaglio di ciascuna fattura, ai secondi quello di valorizzare le informazioni connesse con le singole fasi del ciclo di vita in cui di volta in volta intervengono. Gli adempimenti posti in capo ai creditori non si discostano da quelli che essi saranno comunque tenuti a soddisfare, al più tardi entro il 31 marzo 2015, per trasmettere le fatture elettroniche ai sensi del Dm. n. 55/13. Inoltre, come sopra accennato, l adempimento in parola non è obbligatorio per i creditori. L immissione sulla Piattaforma elettronica dei dati richiesti comporta rilevanti vantaggi in capo ai creditori, consentendo loro di verificare il puntuale adempimento da parte delle P.A. in ordine alle varie fasi del processo, fino al pagamento. Inoltre, come precedentemente rappresentato, il formato dei dati e i modi di trasmissione previsti sono analoghi a quelli prescritti per il processo di fatturazione elettronica; ne consegue che eventuali implementazioni sui sistemi informatici dei creditori che si rendessero necessarie per poter trasmettere le informazioni in modalità massiva o telematica potranno essere utilmente riutilizzate per adempiere agli obblighi di invio delle fatture elettroniche. Secondo quanto chiarito dalla Guida, il processo d immissione dei dati da parte delle P.A. avverrà in modo strutturato solo con riguardo alle fatture emesse a decorrere dal 1 luglio Per quelle emesse nel primo semestre del 2014, si procederà ad una rilevazione una tantum, analoga a quella prevista dal comma 5

6 4-bis dell'art. 7 del Dl. n. 35/13 (c.d. comunicazione dei debiti) riferita ai soli debiti non ancora estinti. Infine, si noti che l'espressione presente nella norma "anche sulla base dei dati di cui al comma 1" sta ad indicare che le P.A. possono immettere anche dati riferiti a fatture per le quali i fornitori non abbiano provveduto all'adempimento previsto nel comma 1, salvo l'obbligo di cui al comma 4. Modalità di trasmissione dei dati Il sistema prevede differenti modalità di caricamento dei dati in modo da poter rispondere adeguatamente alle esigenze operative di ciascun soggetto utilizzatore, sia esso fornitore o P.A. 1. La prima modalità d inserimento è quella dell immissione manuale, via web delle informazioni sulle singole fatture. Questa modalità è più indicata per i soggetti che devono comunicare un numero contenuto informazioni (poche decine di fatture al mese). 2. La seconda modalità è quella del caricamento massivo. Si tratta del caricamento on-line di un file in formato CSV/XML contenente l elenco di fatture. Questa modalità operativa, indicata per gli utenti che devono comunicare un numero significativo di informazioni (centinaia di fatture al mese), ma consente agli utenti accreditati d immettere simultaneamente i dati riferiti a numerose fatture attraverso il caricamento di un file (di dimensione massima pari a 500 Kb), debitamente compilato. La Guida chiarisce che, per la modalità in parola, l'elaborazione delle informazioni ivi contenute potrebbe richiedere diverso tempo per essere completata. Al termine della procedura, l'utente ne riceve avviso via , e potrà consultarne l'esito mediante funzionalità di consultazione dell elaborazioni. 3. La terza modalità è quella della trasmissione telematica HTTP, di un file nel formato CSV/XML contenente un elenco o lotto di fatture). Questa modalità operativa suggerita permette di trasmettere file (di dimensione superiore ai 500KB massimi consentiti dalla seconda modalità) contenente le informazioni riferite a molte centinaia di fatture. A tal fine l'utente dovrà richiedere le credenziali (utente e password) per accedere ad un apposito modulo applicativo. In questo caso, a differenza della precedente modalità, il sistema di trasmissione darà immediato riscontro dell'esito dell'operazione di caricamento del file. L'elaborazione delle informazioni ivi contenute, invece, è effettuata in modalità differita e può richiedere diverso tempo per essere completata. Al termine della procedura, l'utente riceve avviso via e può consultarne l'esito mediante funzionalità di consultazione delle elaborazioni. 4. La quarta modalità è quella della trasmissione telematica FTP di un file nel formato CSV/XML contenente l elenco delle fatture. Questa modalità di trasmissione, caratterizzata da prestazioni superiori alle precedenti, permette di trasferire grandi quantità di dati, riferite a decine di migliaia di fatture. La modalità in parola richiede che il soggetto utilizzatore, una volta accreditato sul Sistema PCC, richieda le credenziali (utente e password) per accedere all'apposito modulo applicativo. Il sistema di trasmissione dà immediatamente riscontro dell'esito dell'operazione di caricamento del file. L'elaborazione delle informazioni ivi contenute, invece, è effettuata in modalità differita e può richiedere diverso tempo per essere completata. Al termine della procedura, l'utente ne riceve avviso via mail e può consultarne l'esito mediante funzionalità di consultazione delle elaborazioni. I file trasmessi non dovranno necessariamente essere firmati. La Guida riporta la nomenclatura ed il formato dei file che sono accettati e riconosciuti dal Sistema. Ciascun utente, una volta accreditato sulla Piattaforma per la certificazione dei crediti, potrà richiedere l attivazione del servizio di trasmissione telematica dei file accedendo alla apposita funzione predisposta nell'area "Utilità". Al termine del processo di attivazione del servizio, l'utente riceverà via mail le credenziali per l accesso al servizio ed i parametri di connessione. 6

7 Invio delle fatture Ai sensi del comma 1, dell'art. 7-bis, del Dl. n. 35/13, a decorrere dal 1 luglio 2014, i creditori possono comunicare, mediante la Piattaforma elettronica per la certificazione dei crediti, i dati delle fatture emesse verso le P.A. (fase di invio). La rilevazione delle informazioni riferite all'invio delle fatture da parte dei creditori di cui all art. 7-bis, del Dl. n. 35/13, può avvenire in due modi distinti: - nel caso di fatture cartacee, i creditori, contestualmente all'invio delle fatture alle P.A. interessate potranno riportarne le informazioni sulla Piattaforma, utilizzando una delle procedure di trasmissione disponibili: immissione manuale, caricamento massivo, trasmissione telematica (per il caricamento massivo dei dati dovrà essere utilizzato il modello "001 - Fornitore invio fatture", del quale si dirà nel prosieguo). - nel caso di fatture elettroniche, il Sistema di interscambio (SDI) comunica automaticamente alla Piattaforma i dati delle fatture inviate. In entrambi i casi le fatture risultano caricate sul Sistema PCC nello stato inviata. Ricezione delle fatture Con riguardo alla comunicazione delle P.A., ai sensi dell art. 7-bis, comma 2, del Dl. n. 35/13, delle informazioni inerenti alla ricezione alle fatture emesse a decorrere dal 1 luglio 2014 (fase di ricezione), la Guida fa presente che la rilevazione delle informazioni riferite alla ricezione delle fatture da parte delle amministrazioni debitrici può avvenire in 2 modi distinti: - nel caso di fatture cartacee, le P.A. riporteranno sul Sintema PCC le informazioni riferite alle fatture ricevute, utilizzando una delle procedure di trasmissione disponibili: immissione manuale, caricamento massivo, trasmissione telematica. Se i dati delle fatture non sono stati precaricati dal creditore, l'amministrazione dovrà immettere sia le informazioni contenute nelle fatture che quelle relative alla ricezione (e, con riguardo al caricamento massivo dovrà essere utilizzato il modello "002 - Utente PA Ricezione fatture. Qualora invece i dati delle fatture siano già stati precaricati dal creditore, l'amministrazione dovrà immettere le sole informazioni relative alla ricezione utilizzando il modello "003 Utente PA Operazioni su fatture precaricate". - nel caso di fatture elettroniche, il Sistema di interscambio (SDI) comunica automaticamente al Sistema PCC i dati delle fatture ricevute dalla P.A.. In entrambi i casi le fatture risultano caricate sul Sistema PCC nello stato ricevuta. Rifiuto delle fatture Il rifiuto delle fatture da parte delle P.A. corrisponde al rifiuto/disconoscimento disciplinato nel Dm. n. 55/13. Con il rifiuto, le fatture risultano sulla Piattaforma PCC nello stato respinta. Le Amministrazioni potranno rilevare le informazioni relative al rifiuto della fattura secondo 2 modalità: - nel caso di fatture cartacee, riportando sulla Piattaforma le informazioni riferite alle fatture rifiutate, utilizzando una delle procedure di trasmissione disponibili: immissione manuale, caricamento massivo, trasmissione telematica (per il caricamento massivo, utilizzando il Modello "003 - Utente PA Operazioni su fatture precaricate"). Il rifiuto potrà essere effettuato per le fatture emesse dal 1 luglio 2014 che si trovino nello stato inviata o ricevuta. - nel caso di fatture elettroniche, il Sistema di interscambio (SDI) comunica automaticamente al Sistema PCC i dati delle fatture rifiutate. In entrambi i casi le fatture risultano caricate sul Sistema PCC nello stato respinta. Contabilizzazione delle fatture La rilevazione delle informazioni riferite alla contabilizzazione delle fatture da parte delle P.A. potrà 7

8 avvenire utilizzando una delle procedure di trasmissione disponibili: immissione manuale, caricamento massivo, trasmissione telematica (per il caricamento massivo, utilizzando il modello "003 - Utente PA Operazioni su fatture precaricate"). La contabilizzazione delle fatture prevede l'indicazione degli importi liquidati, di quelli sospesi e di quelli non liquidabili, con eventuale indicazione della causale. Gli importi già contabilizzati potranno essere ri-contabilizzati successivamente (ad esempio, un importo sospeso può essere liquidato ). Con la contabilizzazione, le fatture risultano sulla Piattaforma nello stato contabilizzata, con indicazione dell'importo liquidato, sospeso e/o non liquidabile. Comunicazione dei debiti scaduti La comunicazione dei debiti per i quali nel mese precedente sia stato superato il termine di decorrenza degli interessi moratori, che, ai sensi dell art. 7-bis, comma 4, del Dl. n. 35/13, le P.A. dovranno effettuare mensilmente entro il giorno 15 di ciascun mese (fase di comunicazione dei debiti scaduti), può avvenire utilizzando una delle procedure di trasmissione disponibili: immissione manuale, caricamento massivo, trasmissione telematica (per il caricamento massivo utilizzare il modello "003 - Utente PA Operazioni su fatture precaricate"). La Piattaforma segnala automaticamente le fatture in scadenza, rilevando il termine previsto per il pagamento dai dati presenti nelle fatture stesse o, in mancanza, calcolandolo in base ai tempi previsti dal Dlgs. n. 231/02. Ciononostante, poiché i termini di scadenza riportati sulla fattura o calcolati potrebbero essere soggetti ad errori, le P.A. sono tenute a confermare le informazioni desunte dalle fatture. Le fatture per le quali, in base ai dati presenti nelle fatture stesse o ai tempi previsti dal Dlgs. n. 231/02, risulti superata la scadenza si trovano nello stato in scadenza. Con la comunicazione dei debiti scaduti, le fatture saranno poste nello stato scaduta. Come chiarito nella Guida, la comunicazione mensile è prevista a partire dal mese di luglio 2014 e, pertanto, la prima data utile sarà il 15 agosto Istanza di certificazione Come previsto dall art. 7-bis, comma 7, le informazioni immesse sulla Piattaforma, potranno essere utilizzate ai fini della certificazione dei crediti. L'istanza di certificazione da parte dei creditori può essere presentata in 2 modi distinti: 1. per le fatture emesse prima del 1 luglio 2014, i creditori dovranno utilizzare la procedura tradizionale, resa disponibile sulla Piattaforma dal per le fatture emesse a decorrere dal 1 luglio 2014, i creditori dovranno utilizzare la nuova procedura che permetterà di proporre l'istanza per le sole fatture precaricate sul sistema. Le istruzioni operative relative alla nuova procedura saranno comunicate prossimamente, con un aggiornamento della Guida in commento. Certificazione dei crediti La certificazione potrà essere prodotta in 2 modi distinti, a seconda che la fattura sia stata emessa prima o dopo il 1 luglio 2014: 1. per le fatture emesse prima del 1 luglio 2014, i creditori dovranno utilizzare la procedura tradizionale, resa disponibile sulla Piattaforma dal 2012; 2. per le fatture emesse a decorrere dal 1 luglio 2014, i creditori dovranno utilizzare la nuova procedura che permetterà di proporre l'istanza per le sole fatture precaricate sul sistema. Le istruzioni operative relative alla nuova procedura saranno comunicate prossimamente, con un aggiornamento della Guida in commento. A seguito della certificazione dei crediti, le fatture vengono poste nello stato certificata. 8

9 Si rammenta che la certificazione dei crediti potrà avvenire solo a seguito di istanza di certificazione presentata dal creditore. Commissario ad acta Con riguardo alle procedure per la presentazione di istanza di nomina di commissario ad acta da parte dei creditori e per la nomina dei commissari ad acta da parte delle Pubbliche Amministrazioni, la Guida ha chiarito che esse rimangono invariate rispetto a quelle rese disponibili dal 2012 sulla Piattaforma elettronica per la certificazione dei crediti. Cessione dei crediti Ai sensi dell art. 37, comma 1, del Dl. n. 66/14, per poter applicare correttamente la garanzia dello Stato sui crediti ceduti, l'atto di cessione deve tenere distinte la quota capitale da quella corrente. A tal fine, poiché sulla Piattaforma non era possibile operare tale distinzione: per le nuove cessioni, sarà possibile indicare, oltre alle informazioni già previste, anche la distribuzione del credito ceduto tra parte corrente e parte capitale; per le cessioni già effettuate, si potrà procedere ad integrazione delle informazioni relative alla distribuzione del credito ceduto tra parte corrente e parte capitale. Compensazione dei crediti La Guida ha chiarito che le procedure tradizionali per la registrazione delle operazioni di compensazione dei crediti certificati da parte delle P.A. con somme dovute agli Agenti della riscossione a seguito di iscrizione a ruolo, ex art. 28-quater del Dpr. n. 602/73, ovvero con somme dovute in base a istituti definitori della pretesa tributaria o istituti deflativi del contenzioso tributario, ex art. 28-quinquies del Dpr. n. 602/73, già rese disponibili sulla Piattaforma dal 2012, sono rimaste invariate. Pagamento delle fatture Contestualmente all'emissione del mandato, le P.A. dovranno comunicare mediante la Piattaforma l avvenuto pagamento della fattura l'avvenuto pagamento della fattura (fase di pagamento). La rilevazione delle informazioni riferite al pagamento delle fatture da parte delle Amministrazioni avviene utilizzando una delle procedure di trasmissione disponibili: immissione manuale, caricamento massivo, trasmissione telematica (per il caricamento massivo utilizzare il modello "003 - Utente PA Operazioni su fatture precaricate"). A seguito dell avvenuto pagamento, sulla Piattaforma le fatture risulteranno nello stato pagata 3. Regole per la compilazione Modello Fornitore - Invio fatture ; La Guida integra le istruzioni operative contenute nella Guida Modalità di trasmissione dei dati Istruzioni operative e regole tecniche per la comunicazione dei dati riferiti a fatture (o richieste equivalenti di pagamento). Il modello FORNITORE - INVIO FATTURE consente ai creditori della P.A. di immettere sulla Piattaforma per la certificazione dei crediti i dati relativi alle fatture (o richieste equivalenti di pagamento) per i crediti da questi vantati per somministrazioni, forniture, appalti e prestazioni professionali. Come già chiarito, il Modello 001 non deve essere utilizzato per le fatture elettroniche, essendo i dati di queste acquisiti automaticamente dal predetto sistema. I dati comprendono sia informazioni generali che informazioni di dettaglio riferite alle aliquote fiscali applicate, ai Codici Cig e Cup associati a ciascuna fattura e ai termini di pagamento. Il modello è articolato nelle seguenti sezioni: 1. Sezione 1 - dati amministrazione; consente di specificare i dati identificativi dell Amministrazione Pubblica e del relativo ufficio di destinazione della fattura. 2. Sezione 2 - dati fornitore; consente di specificare i dati identificativi del fornitore che ha emesso la fattura. 3 Gli stati della fattura sono descritti nel Paragrafo

10 3. Sezione 3 lotto; consente di specificare il lotto di trasmissione delle fatture. 4. Sezione 4 - dati fattura; consente di specificare tutti i dati della fattura. La sezione è articolata come segue: a) Sezione 4.1 dati generali; consente di specificare i dati generali identificativi della fattura. b) Sezione 4.2 riepilogo aliquote; consente di specificare i dati di dettaglio delle aliquote Iva applicate alla fattura. c) Sezione 4.3 distribuzione per Cig/Cup; consente di specificare uno o più Importi da associare alla coppia Codice Cig e Cup. d) 4.4 dettaglio pagamento; consente di specificare i dati riferiti ai termini di pagamento, se presenti nella fattura. 5. Sezione 5 esito elaborazione; questa sezione, da non compilare, è utilizzata dal sistema per restituire informazioni inerenti all esito dell elaborazione e/o per segnalare le fatture che non sono state caricate per la presenza di errori o avvisi (es. sospetto di fattura duplicata). Il documento contiene le regole per la compilazione del Modello e riporta alcuni esempi in ordine alla corretta compilazione delle Sezioni sopra riportate. Regole per la compilazione Modello Utente P.A. - Ricezione fatture Il Documento in questione integra la Guida Modalità di trasmissione dei dati Istruzioni operative e regole tecniche per la comunicazione dei dati riferiti a fatture (o richieste equivalenti di pagamento). Il Modello Utente PA Ricezione fatture consente agli Utenti di una P.A. d immettere sulla Piattaforma elettronica per la certificazione dei crediti i dati delle fatture o richieste equivalenti di pagamento (nel seguito del documento fatture) relative a crediti per somministrazioni, forniture, appalti e prestazioni professionali, ricevute dai creditori/fornitori, qualora questi non abbiano già provveduto a caricarli. Il Modello in questione non potrà essere utilizzato per le fatture elettroniche, per le quali, come più volte chiarito, il caricamento dei dati avverrà in via automatica. I dati da inserire riguardano la ricezione delle fatture, con riferimento alle informazioni generali e di dettaglio riferite alle aliquote fiscali applicate, i codici Cig e Cup associati a ciascuna fattura e ai termini di pagamento. Come affermato dalla stessa Guida, la struttura del modello ricalca, nelle varie sezioni, quella del tracciato xml della fattura elettronica. Il modello è articolato in 5 sezioni: 1. Sezione 1 dati amministrazione; consente di specificare i dati identificativi del relativo ufficio della P.A. destinatario della fattura. 2. Sezione 2 dati fornitore; consente di specificare i dati identificativi del Fornitore che ha emesso la fattura. 3. Sezione 3 lotto; consente di specificare il lotto di trasmissione delle fatture. 4. Sezione 4 dati fattura; consente di specificare tutti i dati della fattura. In particolare: a) Sezione 4.1 dati generali; consente di specificare i dati generali identificativi della fattura. b) Sezione 4.2 riepilogo aliquote; consente di specificare i dati di delle aliquote IVA applicate alla fattura c) 4.3 distribuzione per Cig/Cup; consente di specificare uno o più Importi da associare alla coppia Codice Cig e Cup. d) 4.4 dettaglio pagamento; consente di specificare i dati riferiti ai termini di pagamento, quando presenti nella fattura. 10

11 e) 4.5 ricezione; consente di specificare la data in cui la fattura è stata ricevuta dall Amministrazione debitrice, il numero di protocollo in ingresso ed eventuali annotazioni. 5. Sezione 5 esito elaborazione; questa sezione, da non compilare, è utilizzata dal sistema per restituire informazioni inerenti all esito dell elaborazione e/o per segnalare le fatture che non sono state caricate per la presenza di errori o avvisi. Il documento contiene le regole per la compilazione del Modello e riporta alcuni esempi in ordine alla corretta compilazione delle Sezioni sopra riportate. 11

12 Regole per la compilazione Modello Utente P.A. - Operazioni su fatture precaricate Anche il Documento in questione ha valenza integrativa della Guida Modalità di trasmissione dei dati Istruzioni operative e regole tecniche per la comunicazione dei dati riferiti a fatture (o richieste equivalenti di pagamento). Il Modello Utente PA Operazioni su fatture precaricate consente agli Utenti di una P.A. di registrare le operazioni di propria competenza sulle fatture o richieste equivalenti di pagamento, i cui dati siano già presenti nella Piattaforma elettronica per la certificazione dei crediti. Potranno essere registrati attraverso il Modello in parola le seguenti operazioni: 1. Ricezione; consente di rilevare la data in cui la fattura è pervenuta all amministrazione debitrice ed altre informazioni da riportare nel registro delle fatture, ai sensi dell art. 42, del Dl. n. 66/ Comunicazione di rifiuto; consente di rilevare che la fattura è stata respinta. 3. Contabilizzazione; consente di rilevare che la fattura è stata registrata presso il sistema contabile dell Amministrazione debitrice, indicando la parte di importo eventualmente liquidata, quella sospesa e quella non liquidabile. 4. Comunicazione di scadenza; consente di comunicare le fatture scadute ai sensi dell art.7-bis, comma 4, del Dl. n. 35/ Comunicazione di pagamento; consente di registrare i dati di pagamento della fatture, incluse le informazioni relative al beneficiario dell operazione. Come affermato dalla stessa Guida, anche la struttura di questo modello ricalca, nelle varie sezioni, quella del tracciato xml della fattura elettronica. Il modello è articolato in 5 sezioni: 1. Sezione 1 dati amministrazione; consente di specificare i dati identificativi del relativo ufficio della P.A. destinatario della fattura. 2. Sezione 2 dati fornitore; consente di specificare i dati identificativi del Fornitore che ha emesso la fattura. 3. Sezione 3 tipo operazione; consente di specificare l operazione che si intende registrare sulla fattura. 4. Sezione 4 dati identificativi fattura; consente di specificare tutti i dati della fattura. 5. Sezione 5 ricezione; consente di specificare i dati di ricezione della fattura. 6. Sezione 6 comunicazione rifiuto; consente di registrare che la fattura è stata respinta, e riportarne le motivazioni. 7. Sezione 7 contabilizzazione; consente di specificare i dati di dettaglio riferiti alla contabilizzazione della fattura. 8. Sezione 8 comunicazione scadenza; consente di specificare informazioni relative alla scadenza della fattura. 9. Sezione 9 comunicazione pagamento; consente di specificare i dati riferiti ai pagamenti effettuati sulla fattura. 10. Sezione 10 esito elaborazione; questa sezione, da non compilare, è utilizzata dal sistema per restituire informazioni inerenti all esito dell elaborazione e/o per segnalare le fatture che non sono state caricate per la presenza di errori o avvisi. Il documento contiene le regole per la compilazione del Modello e riporta alcuni esempi in ordine alla corretta compilazione delle Sezioni sopra riportate. Guida all associazione degli uffici PCC con le Unità Organizzative di IPA Sul sito della Piattaforma per le certificazione dei crediti è stata pubblicata anche Guida all associazione degli uffici PCC con le Unità Organizzative di IPA 12

13 Il Documento in questione illustra nel dettaglio le operazioni che gli utenti, registrati nella Piattaforma con il ruolo di Responsabile o Incaricato, devono effettuare per creare e gestire la corrispondenza tra gli Uffici individuati nella Piattaforma e gli Uffici/Unità organizzative definite nell'indice delle Pubbliche Amministrazioni - IPA, che costituisce l anagrafica utilizzata dal Sistema di Interscambio. Tale corrispondenza si rivela essenziale in vista dell entrata a regime dell obbligo della fatturazione elettronica ai sensi del Dm. n. 55/13, a seguito del quale il flusso di trasmissione delle fatture elettroniche sarà gestito mediante un apposito sistema informatico, denominato Sistema di Interscambio SDI, gestito dall Agenzia delle Entrate. Senza la corrispondenza tra gli uffici individuati nella Piattaforma e gli Uffici/Unità organizzative definite nell'indice delle Pubbliche Amministrazioni - IPA, non sarà possibile la trasmissione dei dati da un sistema all altro. Al momento dell accesso alla Piattaforma, gli utenti accreditati con il ruolo di Responsabile o Incaricato, visualizzano sulla propria Area Operativa un messaggio in cui si chiede di effettuare o completare l associazione degli uffici PCC con gli uffici/unità Organizzative di IPA. L avvio delle procedure da seguire per effettuare tali associazioni varia a seconda del ruolo ricoperto dall utente ( Responsabile o Incaricato ). I Responsabili di un Ente possono accedere mediante la voce di menù Gestione Uffici. Il sistema visualizza l elenco degli uffici PCC creati dal Responsabile per l Ente, dando evidenza, nella colonna Associazione IPA, dello stato delle associazioni già effettuate. Per gli uffici che recano NO nella colonna Associazione IPA è necessario creare la corrispondenza con uno o più uffici/unità Organizzative IPA, utilizzando l icona nella colonna Azioni. Gli Incaricati al rilascio delle certificazioni/comunicazioni del debito per uno o più uffici possono accedere alla medesima funzionalità di associazione tra uffici mediante la voce di menù Utilità > Modifica dati ufficio. Per entrambi i ruoli, il sistema visualizza una schermata in cui è possibile modificare alcune informazioni relative all Ufficio selezionato ove è possibile effettuare l associazione con un ufficio/unità Organizzativa di IPA cliccando sul tasto Associa Codice Univoco Ufficio di IPA. La Piattaforma consente di visualizzare l elenco di tutti gli uffici/unità Organizzative ivi registrati corrispondenti all Ente che soddisfano i criteri specificati nei campi Codice Univoco Ufficio IPA e/o Denominazione Ufficio IPA. La Piattaforma consente di associare solo Uffici/Unità Organizzative di IPA che non siano stati già associati ad altri uffici PCC. Il Documento contiene anche una Sezione dedicata alle istruzioni inerenti alla cancellazione delle associazioni tra gli uffici PCC e gli uffici/unità Organizzative di IPA. Anche per questa operazione la procedura da seguire varia a seconda del ruolo ricoperto dall utente che opera la cancellazione. Per ogni problema tecnico, è possibile sottoporre un quesito al servizio di assistenza all indirizzo certificazionecrediti@tesoro.it. 13

14 2) FATTURAZIONE ELETTRONICA Iva: in G.U. un Decreto interministeriale che regola l emissione delle fatture elettroniche Entro 24 mesi dal prossimo 6 giugno 2013, tutte le P.A. dovranno adeguarsi alle nuove norme relative all emissione delle fatture elettroniche. E questa la principale novità contenuta nel Dm. 3 aprile 2013, n. 55, pubblicato nella G.U. n. 118 del 22 maggio 2013, emanato dal Mef di concerto con in Ministero per la P.A. e la Semplificazione. Il Decreto, recante Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle Amministrazioni pubbliche ai sensi dell'art. 1, commi da 209 a 213, della Legge 24 dicembre 2007, n. 244, prevede che queste trasmissioni avvengano attraverso il cosiddetto Sistema di interscambio, ai sensi dell'art. 1, commi da 209 a 214, della Legge 24 dicembre 2007, n Costituiscono parte integrante della norma i 5 Allegati (denominati A, B, C, D e E ). Il primo di questi dá indicazioni precise sul formato, le caratteristiche e i dati che devono essere contenute nella fattura elettronica, mentre il secondo illustra le regole tecniche della sua modalitá di emissione, trasferimento e ricevimento, ed il terzo fornisce le linee guida alle P.A. per la gestione delle fatture in oggetto. L Allegato D e l Allegato E contengono infine, rispettivamente, le regole di identificazione e gestione degli Uffici destinatari delle dette fatture e l illustrazione dei servizi di supporto di natura informatica che l Agenzia per l Italia digitale metterá a disposizione delle piccole e medie imprese affinché l introduzione della fatturazione elettronica non gravi, in termini economici, sulle loro spalle. La questione dei tempi dell entrata in vigore del Regolamento in questione è abbastanza articolata ma ben illustrata nella Sezione recante Disposizioni transitorie e finali (art. 6). Il primo scenario prefigurato, al comma 1, è quello delle Amministrazioni che volontariamente (e sulla base di specifici accordi con i propri fornitori) decidano di avvalersi del Sistema di interscambio : per loro questa possibilità sará aperta a cominciare da 6 mesi dall entrata in vigore del Decreto, vale a dire dal prossimo dicembre In tali casi, la data di effettiva applicazione delle disposizioni del presente Regolamento nei riguardi di tali Amministrazioni è quella dalle stesse comunicate al gestore di cui all'art. 1, comma 212, della Legge 24 dicembre 2007 n. 244, e successive modificazioni. Il secondo caso preso in esame è invece quello dei Ministeri, delle Agenzie fiscali e degli Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale individuati come tali nell'elenco delle Amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico consolidato individuate ai sensi dell'art. 1, comma 5, della Legge 30 dicembre 2004, n. 311, pubblicato dall'istat entro il 31 luglio di ogni anno. Per loro, gli obblighi oggetto del Decreto scatteranno ad un anno di distanza dal 6 giugno prossimo. Chiudono il cerchio tutte le altre Amministrazioni, quindi la categoria presumibilmente piú numerosainclusi gli Enti Locali - che dovranno adeguarsi ai nuovi sistemi entro 24 mesi a partire da questa stessa data. Per un analisi piú dettagliata del Decreto interministeriale in oggetto, si rimanda a un approfondimento che sará pubblicato su uno dei prossimi numeri della presente Rivista. Iva: gli adempimenti imposti agli Enti Locali dal Regolamento relativo alle fatture elettroniche 14

15 di Marcello Marzano Il Decreto 3 aprile 2013, n. 55, pubblicato sulla G.U. n. 118 del 22 maggio 2013 e recante il Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle Amministrazioni pubbliche ai sensi dell articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244 (vedi Entilocalinews n. 21 del 27 maggio 2013) si compone di 6 articoli e 5 allegati, rubricati, rispettivamente, Allegato A - Formato della fattura elettronica, Allegato B - Regole tecniche, Allegato C - Linee guida, Allegato D - Codici ufficio, Allegato E - Servizi di supporto di natura informatica. Considerato che il Provvedimento riguarda direttamente anche gli Enti Locali - che entro 24 mesi dovranno adeguarsi obbligatoriamente alle nuove regole di gestione delle fatture elettroniche, ma potranno da subito attivarsi per arrivare pronti a tale scadenza - abbiamo ritenuto opportuno esaminarlo nel dettaglio, riservandoci di tornare sull argomento all avvicinarsi delle varie scadenze, ed al contempo auspicando successivi chiarimenti da parte dell Amministrazione finanziaria. L art. 1 del Decreto in commento chiarisce l oggetto e l ambito di applicazione, specificando al comma 2 che le disposizioni del presente Regolamento trovano applicazione nei riguardi delle Amministrazioni di cui al comma 209 dell art. 1 della Legge 24 dicembre 2007, n. 244, e precisando al comma 3 che le Amministrazioni si adeguano nell ambito delle risorse umane, strumentali e finanziarie disponibili a legislazione vigente. Nell art. 2, titolato Fattura elettronica, regole tecniche e linee guida, vengono richiamati gli Allegati A, B e C, rispettivamente per le questioni riguardanti il contenuto della fattura, le regole tecniche relative alle modalità di emissione della fattura elettronica, nonché alla trasmissione e al ricevimento della stessa attraverso il Sistema di interscambio e le linee guida per la gestione della fattura elettronica da parte delle Amministrazioni Nell art. 3, relativo ai Codici degli Uffici, si dà mandato alle Amministrazioni di identificare i propri Uffici deputati in via esclusiva alla ricezione delle fatture elettroniche da parte del Sistema di interscambio e curarne l inserimento nell Indice delle Pubbliche Amministrazioni (Ipa), istituito all art. 11 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, pubblicato nella Gazzetta ufficiale della Repubblica italiana 21 novembre 2000, n. 272, in tempo utile per garantirne l utilizzo in sede di trasmissione delle fatture elettroniche. Al fine di facilitare il compito dei fornitori, il comma 2 dell art. 3 prevede che la fattura elettronica, fra i dati obbligatori di cui all art. 2, comma 2, riporta esclusivamente i codici Ipa degli Uffici destinatari di fatture elettroniche di cui al comma 1 del presente articolo, consultabili sul sito mentre vi è un rimando all Allegato D per le regole di identificazione e gestione degli Uffici destinatari di fatture elettroniche in ambito Ipa. L art. 4 del Decreto in commento prevede alcune misure di supporto per le piccole e medie imprese al fine di non addossare a queste oneri eccessivi. A tal proposito, il comma 1 dispone che il Ministero dell Economia e delle Finanze, nell ambito del Programma di razionalizzazione degli acquisti, rende disponibile in via non onerosa sul proprio portale elettronico, accessibile all indirizzo alle piccole e medie imprese abilitate al Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione (Mepa) e che forniscono beni e servizi alle Amministrazioni, i servizi e gli strumenti di supporto di natura informatica in tema di generazione delle fatture nel formato previsto dal Sistema di interscambio e di conservazione, nonché i servizi di comunicazione con il detto Sistema, secondo quanto previsto nel documento che costituisce l Allegato E del presente Regolamento.. L art. 5, rubricato Intermediari, dispone che gli operatori economici possono avvalersi, attraverso accordi tra le parti, di intermediari per la trasmissione, la conservazione e l archiviazione della fattura elettronica, mantenendo comunque inalterate le responsabilità fiscali dell Ente emittente la fattura nei confronti delle P.A., e che una Pubblica Amministrazione possa svolgere il ruolo di intermediario nei confronti di altre P.A.. 15

16 L art. 6, al comma 3 fisssa tranne i casi di cui al comma 1 - un termine di decorrenza degli obblighi per le Amministrazioni interessate (inclusi gli Enti Locali) di 24 mesi dall entrata in vigore del Dm. 3 aprile 2013 in esame (6 giugno 2013, quindi 6 giugno 2015). L Allegato A si compone di 6 articoli, rubricati, rispettivamente, 1. Premessa, 2. Contenuto informativo, 3. Informazioni fiscali contenente informazioni su cedente/prestatore, rappresentante fiscale del cedente/prestatore, cessionario/committente, soggetto emittente, 4. Informazioni per le trasmissioni attraverso Sdi, 5. Informazioni per l integrazione nel processo di ciclo passivo, contenente informazioni su ordine, acquisto, contratto, ricezione, fatture collegate, e 6. Altre informazioni, con precisazioni su trasmittente, rappresentante fiscale del cedente/prestatore, cessionario/committente, terzo intermediario, soggetto emittente. La Premessa dispone che i dati delle fatture elettroniche da trasmettere al Sistema di interscambio (Sdi) devono essere rappresentati in un file in formato xml (extensible markup language), non contenente macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati. Il tracciato della fattura elettronica è stato oggetto di una attività di confronto, nell ambito del progetto Peppol (Pan european pubblic procurement on line), ed è stato adeguato agli standard che saranno usati a livello comunitario. Per effetto del nuovo formato della fattura elettronica, viene disposto che, ad integrazione degli artt. 21 e 21-bis del Dpr. n. 633/72, al contenuto obbligatorio della fattura si aggiungano le ulteriori seguenti informazioni: b) informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura elettronica al soggetto destinatario attraverso il Sistema di interscambio (Sdi nel seguito) di cui all art. 1, comma 211, della Legge 24 dicembre 2007, n. 244; c) informazioni utili per la completa dematerializzazione del processo di ciclo passivo attraverso l integrazione del documento fattura con i sistemi gestionali e/o con i sistemi di pagamento; d) eventuali ulteriori informazioni che possono risultare di interesse per esigenze informative concordate tra cliente e fornitore ovvero specifiche dell emittente, con riferimento a particolari tipologie di beni ceduti/prestati, ovvero di utilità per il colloquio tra le parti. Per ogni soggetto coinvolto nella transazione sono poi previste numerose informazioni, rappresentate, per il cedente/prestatore dai dati anagrafici (identificativo Fiscale Iva - Partita Iva- denominazione, nome, cognome, regime fiscale), dati della sede (indirizzo, numero civico, cap, Comune, Provincia, Nazione), dati iscrizione Rea (sigla della Provincia ove ha sede l Ufficio del Registro delle Imprese presso il quale è registrata la Società, numero Rea, Capitale sociale, l eventuale presenza di socio unico e l eventuale stato di liquidazione). Per quanto riguarda il rappresentante fiscale del cedente/prestatore, è obbligatorio indicare i dati anagrafici (Partita Iva, denominazione, nome, cognome), mentre per il cessionario/committente, i dati anagrafici (Partita Iva, Codice fiscale, denominazione, dati della sede, indirizzo). L art. 5, titolato Informazioni per l integrazione nel processo di ciclo passivo, riporta le informazioni utili alle Amministrazioni per la completa dematerializzazione del processo del ciclo passivo. L Allegato B descrive le regole tecniche delle soluzioni informatiche da utilizzare per l emissione e la trasmissione delle fatture di cui all art. 1, comma 213, lett. b), della Legge n. 244/07, nonché quelle idonee a garantire l attestazione della data, l autenticità dell origine e l integrità del contenuto della fattura elettronica di cui all art. 1, comma 213, lett. g-bis), della Legge n. 244/07, rimandando a specifiche tecniche che verranno predisposte ed aggiornate dall Agenzia delle Entrate, nel ruolo di gestore del Sistema di interscambio, sentite le strutture competenti del Ministero dell Economia e Finanze e l Agenzia per l Italia digitale La trasmissione della fattura al Sdi e da questi ai soggetti riceventi avviene attraverso l utilizzo di uno dei seguenti canali: 16

17 un sistema di Posta elettronica certificata (Pec) o analogo sistema di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell invio e della ricezione delle comunicazioni, nonchè l integrità del contenuto delle stesse; un sistema di cooperazione applicativa esposto su rete internet fruibile attraverso protocollo https per i soggetti non attestati su rete Spc ( Sistema pubblico di connettività ); un sistema di cooperazione applicativa tramite porte di dominio attestate su rete Spc ( Sistema pubblico di connettività ); un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo ftp all interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale; un sistema di trasmissione telematica esposto su rete internet fruibile attraverso protocollo https per i soggetti accreditati. Le procedure operative per la trasmissione delle fatture elettroniche e lo scambio di informazioni (ricevute, notifiche) tra gli attori del processo sono descritte nell art. 4 dell Allegato B, secondo cui, affinché i soggetti riceventi possano interagire con il Sdi devono essere soddisfatti i requisiti indispensabili alla loro qualificazione e al proprio riconoscimento secondo le modalità previste dalle regole tecniche della Spccoop, Dpcm. 1 aprile 2008, pubblicate sulla G.U. n. 144 del 21 giugno 2008, e successive modificazioni. L Allegato C riporta le Linee guida per l adeguamento delle procedure interne delle Amministrazioni interessate alla ricezione ed alla gestione delle fatture elettroniche come previsto dalla Legge n. 244/07 (Finanziaria 2008), che hanno lo scopo di fornire elementi di natura metodologica e organizzativa per consentire ai soggetti interessati di adeguare le proprie procedure amministrative e i propri sistemi informatici alla norma, e costituiscono un supporto all innovazione dei processi di acquisto e contabilizzazione nella Pubblica Amministrazione. Le indicazioni fornite sono di carattere generale e sarà cura di ciascuna Amministrazione adeguarle operativamente alla propria realtà organizzativa. Per favorire l attuazione delle presenti Linee guida, sono fornite apposite specifiche operative, disponibili sul sito Tali specifiche vengono predisposte ed aggiornate dal Mef - Ragioneria generale dello Stato, sentite le strutture competenti del Mef e l Agenzia per l Italia digitale. La fatturazione elettronica nei rapporti con la Pubblica Amministrazione (ex Finanziaria 2008) si colloca nell ambito delle linee di azione dell Unione europea che incoraggia gli Stati membri a dotarsi di un adeguato quadro normativo, organizzativo e tecnologico per gestire in forma elettronica l intero ciclo degli acquisti. In altri Paesi europei, tale Direttiva è già stata recepita, avviando un programma di introduzione della fatturazione elettronica che utilizza anche la leva normativa della Pubblica Amministrazione per favorirne l adozione nei rapporti tra imprese. Come si ricorderà, la Finanziaria 2008 (art. 1, commi da 209 a 214): - introdusse l obbligo per i fornitori di adottare il formato elettronico nella gestione delle fatture (emissione, trasmissione, archiviazione e conservazione) anche se emesse sottoforma di nota, conto, parcella e simili; - obbligò inoltre le P.A. a non accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né a procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all invio in forma elettronica; - istituì poi il Sistema di interscambio delle fatture elettroniche, la cui gestione viene demandata al Mef che, allo scopo, si può avvalere di proprie strutture societarie; - identificò il campo di applicazione nelle operazioni per le quali deve essere emessa la fattura (ciò non esclude la possibilità di una successiva estensione ad ulteriori fattispecie); - superò, di fatto, il tema del consenso del destinatario a ricevere fatture tramite trasmissione elettronica, trasformandolo in un obbligo da parte dell Amministrazione ricevente. 17

18 Successivamente, il primo Decreto attuativo (Dm. Mef 7 marzo 2008), all art. 1 dispose che l Agenzia delle Entrate è individuata quale gestore del Sistema di interscambio di cui all art. 1, commi 211 e 212, Legge 24 dicembre 2007, n. 244; a tal fine l Agenzia delle Entrate si avvale della Sogei - Società generale di informatica Spa, quale apposita struttura dedicata ai servizi strumentali ed alla conduzione tecnica di detto sistema di interscambio. Il Sistema di interscambio ha il ruolo di snodo tra gli attori interessati dal processo di fatturazione elettronica, permettendo ai fornitori di interfacciarsi con più Pubbliche Amministrazioni, consentendo la riduzione delle complessità. Nel contesto di riferimento del Sistema di interscambio e nell ambito del processo di fatturazione elettronica, si possono individuare 4 attori che interagiscono tra loro, con caratteristiche differenti in funzione del ruolo svolto nel processo: operatori economici; intermediari; Sistema di interscambio ; Pubblica Amministrazione. La fattura elettronica, in quanto documento elettronico predisposto secondo le regole tecniche previste dal Codice dell Amministrazione digitale, presenta le seguenti caratteristiche: è un documento statico non modificabile; la sua emissione, al fine di garantirne l attestazione della data e l autenticità dell integrità, prevede l apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata; deve essere leggibile e disponibile su supporto informatico; deve essere conservata e resa disponibile secondo le linee guida e le regole tecniche predisposte dall Agenzia per l Italia digitale. Per consentire al Sistema di interscambio di leggere ed elaborare in modalità automatica e priva di ambiguità i dati contenuti nel documento fattura, è necessario che i dati vengano riportati nel formato fattura previsto da Decreto. L Allegato in questione insiste molto sui benefici che la fatturazione elettronica porterà, aumentando il livello di dematerializzazione della Pubblica Amministrazione. Infatti, poter disporre in maniera automatica sui sistemi delle P.A. dei dati contabili delle fatture consentirà la più puntuale e tempestiva registrazione dei costi relativi e facilita il processo interno di monitoraggio dei costi e di verifica delle disponibilità finanziarie. La disponibilità completa delle informazioni, anche non obbligatorie ove contenute nelle fatture a seguito di accordi con il fornitore, consente inoltre di gestire in modalità automatica l intero processo della supply-chain, dal contratto al pagamento. Inoltre, i dati di pagamento permetteranno la tempestiva attivazione dei canali di estinzione dell obbligazione debitoria. La completezza dei dati relativi agli ordini e contratti contenuti nelle fatture consentirà una verifica immediata della coerenza delle informazioni e della regolarità del documento contabile, e metterà quindi in condizione gli uffici competenti di procedere con solerzia all accettazione o al disconoscimento della fattura. L Allegato C pone l attenzione anche all organizzazione che dovrà avere la Pubblica Amministrazione, ricordando che nelle strutture complesse, ossia articolate su più livelli e su un numero elevato di Uffici, la complessità dei flussi procedurali che sottendono l acquisizione di beni e servizi e la registrazione delle fatture è più elevata. Le modalità di gestione della fatturazione elettronica saranno diverse per le P.A. con una gestione accentrata rispetto a quelle con una gestione periferica, garantendo in ogni caso opportune forme di coordinamento. Il Legislatore suggerisce all Ente di inquadrare l implementazione della fattura elettronica come un progetto per il quale è necessario prevedere un organizzazione interna con una chiara assegnazione dei 18

19 ruoli, un opportuna divisione dei compiti e una struttura di governo che garantisca la massima efficienza ed il raggiungimento degli obiettivi. Sebbene tale impostazione sia applicabile a tutte le P.A., nel caso di modelli decentrati il ricorso a tale struttura è ancora più necessario. Le Amministrazioni dovranno occuparsi di: predisporre un canale di comunicazione verso il Sdi ; protocollare in ingresso le fatture; trasmettere i riscontri di acquisizione; predisporre il percorso di conservazione dei documenti di fatturazione acquisiti elettronicamente. Per incrementare i benefici legati alla fatturazione elettronica, le P.A. potranno: acquisire direttamente il documento fattura nei sistemi gestionali ove già presenti; adottare un sistema documentale per la gestione elettronica del documento in tutte le attività gestionali. Nel prosieguo dell Allegato C, è posta l attenzione sul coinvolgimento dei fornitori che rappresentano i principali attori del processo. Per garantire un buon funzionamento del processo di fatturazione, le singole Amministrazioni dovranno modulare le modalità di interazione con i fornitori, ed a tal fine, le Linee guida suggeriscono di attivarsi per effettuare il censimento dei fornitori con cui intrattengono rapporti e fornire degli indirizzi utili per garantire comportamenti omogenei nella trasmissione del flusso di fatturazione. L Allegato D descrive, ai fini della ricezione da parte delle Amministrazioni interessate delle fatture elettroniche come previsto dalla Legge n. 244/07, le regole di identificazione univoca degli Uffici centrali e periferici delle Amministrazioni destinatari della fatturazione di cui all art. 1, comma 213, lett. a), della citata Finanziaria Per consentire al Sistema di interscambio di recapitare correttamente le fatture a tutti i soggetti, di cui all art. 1 comma 1 del Regolamento, i destinatari della fattura elettronica devono essere identificati univocamente. A tal fine, gli Uffici della P.A. devono essere censiti nell Indice delle Pubbliche Amministrazioni (Ipa), istituito con Dpcm. 31 ottobre 2000, art. 11, contenente le informazioni relative alle strutture organizzative ed alle aree organizzative omogenee dei soggetti accreditati; l anagrafica di riferimento per la fatturazione elettronica è rappresentata dall Indice delle Pubbliche Amministrazioni, dove devono essere riportate, e tenute aggiornate, dai soggetti interessati, le informazioni necessarie a garantire il corretto recapito delle fatture elettroniche. L ultimo Allegato, rubricato Servizi di supporto di natura informatica, illustra i servizi di supporto di natura informatica resi disponibili nell ambito del Programma di razionalizzazione degli acquisti, indirizzati alle piccole e medie abilitate al Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione che abbiano almeno un catalogo pubblicato on line nel relativo Sistema. I servizi previsti sono diretti a facilitare le Pmi nel processo di creazione e invio delle fatture in formato standard al Sistema di interscambio e consistono nelle seguenti funzionalità: Adesione al servizio; Generazione delle fatture in formato Sistema di interscambio ; Conservazione delle fatture; Servizi di comunicazione con il Sistema di Interscambio. Le Pmi abilitate al Mepa hanno a disposizione una funzione che permette di aderire al Servizio, tramite il portale del Programma ( 19

20 La procedura di adesione prevede l accesso del fornitore mediante le credenziali (utenza e password) assegnate all atto dell abilitazione al Mepa e la creazione, con la compilazione on-line, di un documento di adesione al Servizio. Possono aderire al Servizio le Pmi abilitate al Mepa che abbiano almeno un catalogo pubblicato on-line, ed il venir meno del suddetto requisito, per un periodo superiore ai 30 giorni solari consecutivi, determina la decadenza del fornitore dalla fruizione del Servizio e la conseguente interruzione dello stesso. I fornitori aderenti al servizio richiederanno quindi la generazione di una fattura nel formato previsto dal Sistema di interscambio, che deve riferirsi ad acquisti eseguiti dalle Pubbliche Amministrazioni e dagli altri soggetti tenuti all applicazione delle normative nazionali e comunitarie in tema di appalti pubblici e rientranti nell ambito di applicazione di cui all art. 1 del presente Regolamento, sia mediante Mepa, sia mediante le altre procedure di acquisto comprese quelle tradizionali. Iva: al via sul Mepa il Servizio di supporto alla fatturazione elettronica rivolto ai fornitori della P.A. Il 3 febbraio 2014 è stata ufficialmente emessa, da parte di una Società partecipata dal Mef, la prima fattura elettronica destinata alla Pubblica Amministrazione centrale. Con essa ha preso il via sul Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione (Mepa) il Servizio di supporto alla fatturazione elettronica messo in campo dal Mef e rivolto a tutte le piccole e medie imprese (Pmi) abilitate. Ad annunciarlo è lo stesso Ministero dell Economia e delle Finanze, attraverso il Comunicato-stampa n. 29 del 3 febbraio 2014, pubblicato sul proprio sito web. Il nuovo servizio, gratuito per i fornitori della Pubblica Amministrazione centrale si legge nella Nota - è volto a promuovere la diffusione della fatturazione elettronica - da giugno 2014 obbligatoria nei confronti di Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza. [...] Si tratta di un importante contributo all adozione della fatturazione elettronica che insieme all Anagrafe nazionale della popolazione residente e all identità digitale rappresenta uno dei 3 progetti individuati come prioritari dal Commissario di Governo per l'attuazione dell'agenda digitale, Francesco Caio. Grazie al nuovo Servizio, le imprese fornitrici della P.A. centrale potranno generare, trasmettere e conservare le fatture elettroniche nel formato previsto dal Sistema di interscambio ai sensi del Dm. n. 55/13 (vedi Entilocalinews n. 21 del 27 maggio 2013 e n. 22 del 2 giugno 2013). La platea dei potenziali utilizzatori del Servizio sottolinea il Dicastero - è molto vasta considerato che il Mepa, nel 2013, è stato utilizzato da oltre pubblici funzionari che hanno sviluppato, con più di fornitori della PA, un volume di acquisti di oltre 900 milioni di Euro, concludendo on line più di contratti. Indispensabile, per poter fruire del nuovo Servizio, sia per l adesione che per l invio e la ricezione delle fatture, è l utilizzo della firma digitale, già impiegata nelle quotidiane attività di funzionamento del Mepa. Tra gli effetti della fatturazione elettronica, una maggiore efficienza di Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza che, a partire dal 6 giugno 2014, non potranno più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea. Inoltre, la fatturazione elettronica consentirà al Mef il monitoraggio dell'evoluzione dello stock del debito e dei tempi di pagamento delle Amministrazioni centrali, così da poter assumere tutte le iniziative necessarie a imporre il rispetto dei termini di pagamento previsti dalla normativa europea. Ricordiamo che, relativamente agli Enti Locali, l art. 1, comma 214, della Legge n. 244/07 ( Finanziaria 2008 ), aveva previsto l emanazione di un Decreto ministeriale ad hoc, per cui il termine di 24 mesi decorrente dal 6 giugno 2013, indicato dal Dm. 3 aprile 2013, n. 55 (quindi il 6 giugno 2015) non deve essere tenuto in considerazione. 20