GLI AVVOCATI E LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

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1 GLI AVVOCATI E LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA L' è ormai lo strumento di comunicazione elettronica più utilizzato per lo scambio di informazioni. La posta elettronica o (acronimo di Electronic Mail) è un mezzo di comunicazione in forma scritta via Internet. Il principale vantaggio dell' è l'immediatezza oltre che i costi irrisori. I messaggi possono includere testo, immagini, audio, video o qualsiasi tipo di file. La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente una ricevuta elettronica, con valenza legale, attestante l'invio e la consegna di documenti informatici. "Certificare" l'invio e la ricezione - i due momenti fondamentali nella trasmissione dei documenti informatici - significa fornire al mittente, dal proprio gestore di posta, una ricevuta che costituisce prova legale dell avvenuta spedizione del messaggio e dell eventuale allegata documentazione. Allo stesso modo, quando il messaggio perviene al destinatario, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna con precisa indicazione temporale. Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata per legge per un periodo di 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse. L utilizzo della PEC da parte degli avvocati è un vero e proprio obbligo di legge ai sensi dell Art. 16 del DL 185/2008 convertito con Legge 2/2009, attivando un vero e proprio domicilio elettronico virtuale. La PEC permette di sostituire raccomandate A/R, fax, corriere, con un notevole vantaggio in termini di velocità, prezzo, facilità d uso, sicurezza, integrazione con gli strumenti informatici di uso quotidiano, certificazione dell invio, della consegna, del contenuto della trasmissione, di data e ora esatta. La Posta Elettronica Certificata (detta anche posta certificata o PEC) è un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard con in più alcune caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione che rendono i messaggi opponibili a terzi. Queste caratteristiche sono state definite nel Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005 n. 68, e nei collegati documenti tecnici: o Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata o Circolare CNIPA del 24 novembre 2005 n.49 I due documenti definiscono gli aspetti generali del servizio e i dettagli tecnici che deve rispettare. Queste regole servono a garantire la validità del servizio complessivo e l'interoperabilità tra i diversi gestori di posta certificata. Il Codice dell'amministrazione Digitale (Decreto Legislativo 82/2005 modificato ed integrato dal Decreto Legislativo 235/2010), ribadisce ulteriormente il valore legale della Posta Elettronica Certificata come strumento di trasmissione telematica (ulteriori approfondimenti sull'evoluzione, la normativa e le regole della PEC sono disponibili nel sito DigitPA già CNIPA ).

2 Il Decreto Legislativo 185/2008 convertito con Legge 2/2009 impone lo sviluppo delle trasmissioni telematiche attraverso l'utilizzo della Posta Elettronica Certificata L'articolo 16 del Decreto sancisce che : o le nuove società sono tenute a dichiarare l'indirizzo PEC all'iscrizione nel registro delle imprese o i professionisti (tra cui gli avvocati!) devono dichiarare, entro novembre 2009, l'indirizzo PEC ai rispettivi ordini o le società già esistenti dovranno dichiarare entro tre anni l'indirizzo PEC al registro delle imprese o tutte le pubbliche amministrazioni dovranno dichiarare il proprio indirizzo PEC Caratteristiche principali della Posta Certificata Una trasmissione può essere considerata posta certificata solo se le caselle del mittente e del destinatario sono entrambe caselle di posta elettronica certificata, altrimenti il sistema potrà fornire solo una parte delle funzionalità di certificazione previste (per esempio, non viene fornita la ricevuta di avvenuta consegna). Ciò significa che la casella di posta PEC può inviare o ricevere messaggi da e verso normali ma senza valore di certificazione, comportandosi come una normale casella di posta. Ciò ne rende ancora più vantaggioso l utilizzo poiché può sostituire anche l ordinaria, ma senza avere molti problemi di quest ultima (dipendenza dall ISP per il relaying, mancanza di interoperabilità ecc.) I gestori di posta certificata sono obbligati a registrare tutti i principali eventi che riguardano la trasmissione per 30 mesi da fornire come prova da parte degli interessati. I gestori sono anche tenuti ad utilizzare sempre un riferimento orario allineato con gli istituti ufficiali che garantiscono l'ora esatta. Quindi le registrazioni e tutti gli elementi descritti in seguito (ricevute, buste,...) conterranno sempre l'ora esatta con valore di certificazione. Accesso e identificazione I servizi di posta certificata utilizzano esclusivamente protocolli sicuri (gestiti da tempo dai più diffusi strumenti di posta), per impedire qualsiasi manomissione del messaggio da parte di terzi, come: o https, per webmail o smtps o smtp starttls o pop3s o imaps L'identificazione può avvenite tramite user e password oppure tramite certificati digitali. La falsificazione di identità è formalmente esclusa: Il gestore assicura che il mittente utilizzi come indirizzo (casella "from" o da ) solo ed esclusivamente il proprio indirizzo, contrariamente a quanto avviene

3 generalmente nei server di posta presenti in internet dove si può cambiare la casella mittente con estrema facilità. Certificazione dell'invio Quando si spedisce un regolare messaggio da una casella di posta certificata si riceve dal proprio provider di posta certificata una ricevuta di accettazione, firmata dal gestore, che attesta il momento della spedizione ed i destinatari (distinguendo quelli normali da quelli dotati di PEC.); le informazioni sono disponibili sia in formato testo sia in formato xml. Integrità del messaggio Il gestore di posta certificata del mittente crea un nuovo messaggio, detto busta di trasporto, che contiene il messaggio originale e i principali dati di spedizione; la busta viene firmata dal provider, in modo che il provider del destinatario possa verificare la sua integrità (ovvero che non sia stato manomesso nella trasmissione). Per garantire l'integrità del messaggio, mittente e destinatario sono obbligati ad utilizzare la casella di PEC solo tramite protocolli sicuri, come descritto in precedenza. I controlli sull integrità del messaggio sono sostanzialmente automatici e disponibili attraverso il programma di posta in esecuzione presso il destinatario (quello con cui scarica la posta) come ad esempio Outlook di Microsoft o Thunderbird ecc. Certificazione della consegna Un messaggio di posta certificata viene consegnato nella casella del destinatario inserito nella sua "busta di trasporto". Non appena effettuata la consegna il provider del destinatario invia al mittente la ricevuta di consegna, un messaggio , firmato dal gestore che attesta: o la consegna o data e ora di consegna o contenuto consegnato. Va sottolineato l'ultimo punto: infatti la ricevuta di consegna contiene, in allegato, anche il messaggio vero e proprio (con tutti i suoi eventuali allegati). Questo significa che la posta certificata fornisce al mittente una prova, firmata dal provider scelto dal destinatario, di tutto il contenuto che è stato recapitato (con data e ora di recapito). Questa è una delle caratteristiche più significative che distingue la posta certificata dai normali mezzi per l'invio di documenti ufficiali in formato cartaceo. Vediamo come è fatta un PEC. (le schermate successive sono tratte da Outlook 2007)

4 Il messaggio si prepara e si invia come si farebbe con qualsiasi altra ; l unica differenza è che il mittente è un account di posta PEC ed il destinatario è una casella di posta PEC. Nell esempio che segue ho inviato un al mio stesso indirizzo di posta PEC (si può fare tranquillamente). Ovviamente ho ricevuto il mio stesso messaggio ma ho ricevuto pure la ricevuta di accettazione da parte del mio fornitore di posta e poco dopo la ricevuta di consegna. Il mio messaggio oltre tutto è ora dotato di data certa, essendo transitato sul server del gestore di posta. Ecco il messaggio inviato Ecco il messaggio che si riceve subito dopo l invio con la accettazione da parte del mio gestore di posta (qui pec.areuba.it)

5 Ecco come si presenta un PEC al destinatario. In realtà il messaggio inviato è la bustina gialla allegata e denominata postacert.eml Aprendo l allegato trovo il messaggio vero e proprio spedito dal mittente

6 Al mittente invece ritorna la ricevuta. La ricevuta PEC da conservare come prova della consegna La PEC costa poco, è utile ed è pure obbligatoria: adottiamola e avremo fatto un passo nella direzione giusta per la gestione informatica dello studio e per la tenuta dei rapporti con l Ordine, con i Colleghi ed i terzi e, di qui a poco, anche con l Autorità giudiziaria.

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