Manuale della Procedura per la predisposizione di Decreti del Rettore e del Direttore Generale: dalla bozza alla registrazione a repertorio.

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Alfonso Montanari
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1 Manuale della Procedura per la predisposizione di Decreti del Rettore e del Direttore Generale: dalla bozza alla registrazione a repertorio. L iter di produzione dei Decreti del Rettore e dei Decreti del Direttore Generale è dematerializzato. Ciò significa che i Decreti sono creati, a partire da una bozza, su iniziativa del Responsabile di Procedimento (RPA) e sottoposti alla valutazione del Dirigente di riferimento per competenza e dell eventuale visto contabile mediante un flusso controllato, integrato nel sistema di gestione documentale Titulus in uso nel nostro Ateneo, fino alla validazione delle Segreterie di Direzione interessate, con lo scopo di produrre un documento giuridicamente rilevante, corredato di firma e sottoscrizione del Direttore Generale e del Rettore. Tutto l iter avviene in modalità digitale e anche il documento finale, cioè il decreto, è un documento in formato digitale nativo che viene creato, gestito e successivamente conservato esclusivamente in formato digitale. Di seguito è illustrato l iter da seguire punto per punto 1. La prima operazione da compiere è redigere la bozza di decreto usando il modello appropriato scelto fra quelli predisposti (vedi allegato 1 Decreto del rettore e Allegato 2 Decreto del Direttore generale) e salvando il file tassativamente in formato.rtf; eventuali documenti allegati dovranno essere preferibilmente in formato.pdf; 2. Una volta predisposta la bozza di Decreto, accedendo al menu iniziale di Titulus con le proprie credenziali, si avvia il flusso documentale; 3. Dalla maschera iniziale di Titulus cliccare sul pulsante Repertori

2 4. Selezionare il repertorio desiderato scegliendo fra Decreti del Rettore e Decreti del Direttore generale 9. Si aprirà una maschera di registrazione della bozza di decreto; nel campo voce di indice cercare l appropriata voce di indice che attiverà il workflow: È importante ricordare che ogni azione compiuta viene registrata e genera per l interessato allo step successivo l inserimento nel workflow di un cc di cui viene data comunicazione tramite una mail.

5. Selezionare la voce corretta, in questo caso decreto del Rettore iter di approvazione ; compilare il campo Oggetto con particolare riguardo alla completezza e coerenza delle informazioni;

3 5. Selezionare la voce corretta, in questo caso decreto del Rettore iter di approvazione ; compilare il campo Oggetto con particolare riguardo alla completezza e coerenza delle informazioni; descrivere gli eventuali allegati e inserire nel settore Documenti informatici il file riportante la bozza di decreto precedentemente predisposta, esclusivamente in formato.rtf. In caso sia necessario, spuntare il check box Contiene dati personali e inserire l eventuale versione con omissis del decreto nell apposito campo. Cliccare poi il pulsante Registra

4 6. L azione di registrazione attiva il workflow (indicato dal simbolo) che condurrà, passo dopo passo, alla perfezione del decreto, alla sua firma e registrazione a repertorio L RPA deve quindi individuare il Dirigente competente per materia 8. Inserirlo nell apposito campo e confermare

5 10. L iter prosegue secondo il flusso prestabilito, tenendo presente che Il Dirigente ha a disposizione le seguenti azioni: approva, integra (aggiungendo documentazione), modifica (intervenendo direttamente sul file: questa azione attiva il reporting delle versioni) oppure rigetta al RPA proponente (motivando la decisione o fornendo istruzioni per una riformulazione) 11. Se il provvedimento prevede dei costi il Dirigente stabilisce se vi sono costi presenti e se debbano essere di gestione diretta nel proprio budget oppure ritenga necessario un passaggio presso la Divisione amministrazione: in questo caso l il Dirigente clicca su Valutazione contabile;

della spesa prevista nell apposito campo: è necessario entrare in modifica 13.

6 12. lo step successivo vede la verifica da parte della Divisione Amministrazione; in ogni caso in cui sia previsto un costo il Dirigente o la Divisione amministrazione devono provvedere all inserimento della spesa prevista nell apposito campo: è necessario entrare in modifica 13. Effettuate le opportune verifiche la Divisione Amministrazione o il Dirigente stesso inserisce la spesa nell apposito campo e registra.

7 14. Effettuata questa operazione, approva la bozza di decreto

8 15. La bozza di decreto arriva all esame del Servizio di staff della Direzione generale che ha a disposizione le seguenti azioni: - approvare - modificare il testo del decreto - integrare il decreto con allegati - rigettare, cioè restituire al proponente la bozza inserendo nell apposito campo la motivazione

9 16. Modificare la bozza di decreto significa aprire il file e intervenire sul testo direttamente producendo una nuova versione (ricordo che tutte le versioni vengono mantenute) dare ok, si apre una finestra con il file, intervenire sul testo modificando quanto necessario, salvare il file e inserire il nome file modificato cliccando infine su aggiorna

10 Operazione analoga se è necessario inserire nuovi allegati Infine, aggiornati i dati e modificata la descrizione degli allegati, Il servizio di staff invia per l approvazione la bozza al Direttore Generale

11 17. Il Direttore Generale, esaminata la bozza, può approvare, Oppure rigettare il documento che verrà preso in carico dal Servizio di staff del Direttore Generale il quale potrà, secondo le indicazioni del Direttore generale, ulteriormente intervenire sul decreto oppure restituirlo al RPA proponente motivando il rigetto 17. Ottenuta l approvazione del Direttore Generale il decreto viene inviato al Servizio di staff del Rettore che, eseguiti gli opportuni controlli, lo sottopone al Rettore per la sottoscrizione definitiva oppure lo rigetta al proponente motivando la scelta.

18. L ultimo step prevede che il Rettore possa rigettare il documento alla sua Segreteria chiedendo una nuova formulazione oppure, nel caso sia tutto corretto, procedere alla sottoscrizione del

12 18. L ultimo step prevede che il Rettore possa rigettare il documento alla sua Segreteria chiedendo una nuova formulazione oppure, nel caso sia tutto corretto, procedere alla sottoscrizione del decreto definitivo apponendo la sua firma digitale 19. L azione di sottoscrizione con firma digitale automaticamente comporta la repertoriazione del decreto e l assegnazione in gestione al RPA del decreto per la gestione archivistica del decreto. Inserendo il dispositivo di firma digitale e cliccando su firma parte la procedura di firma che apre una apposita finestra di dialogo cliccando sul bottone firma digitale si conclude l operazione

13 Vengono riportati i dati di repertoriazione e si chiude il workflow automaticamente. 20. Il RPA riceve una notifica dell avvenuta registrazione e trova nella vaschetta Documenti in gestione il documento da fascicolare. Il decreto deve prima essere riclassificato a cura del RPA, secondo le consuete modalità E infine fascicolato.

14 Nel caso il Decreto debba essere pubblicato all Albo on-line è necessario tener conto dei tempi di pubblicità legale che sono, di norma pari a 15 giorni, fatti salvi tempi maggiori per casi specifici previsti dalla legge e ad avviare l iter con congruo anticipo. Richieste di abbreviazione dei tempi di pubblicazione, pur se motivate, saranno comunque oggetto di valutazione specifica da parte del Direttore Generale. Il Servizio archivio di ateneo e flussi documentali ha il compito di monitorare costantemente l applicazione della Procedura e di provvedere all invio in conservazione permanente e a norma i decreti digitali. Versione 1.0 Venezia, 21 luglio 2016

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