PROCEDURA PER LA GESTIONE DEI SINISTRI

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1 PAG.1 DI PAG.11 GESTIONE DEI SINISTRI REV. DATA REDAZIONE VERIFICA APPROVAZIONE 0 23.XI.2006 NUCLEO GESTIONE SINISTRI NUCLEO GESTIONE SINISTRI DIREZIONE GENERALE 10/05/2007 Il DIRETTORE GENERALE Dott. Giuseppe Antonio Maria Aloisio 1

2 INDICE PAG.2 DI PAG.11 Oggetto Pag. 3 Scopo Pag. 3 Applicabilità Pag. 3 Normativa di riferimento Pag. 3 Diffusione della procedura Pag. 3 Responsabilità Pag. 3 AZIONE PENALE Pag. 4 - Avviso di garanzia Pag. 4 - Sequestro di documentazione sanitaria Pag. 5 SCHEMA DELL AZIONE PENALE Pag. 6 AZIONE CIVILE - Atto di citazione in giudizio Pag. 7 - Richiesta stragiudiziale di risarcimento danni pervenuta al Protocollo Pag. 8 Generale - Richiesta stragiudiziale di risarcimento danni non pervenuta al Protocollo Pag. 9 Generale - Reclami Pag. 10 SCHEMA DELL AZIONE CIVILE Pag. 11 2

3 PAG.3 DI PAG.11 Oggetto La presente procedura contiene la descrizione di tutte le azioni necessarie a garantire la corretta gestione delle azioni penali e civili proposte nei confronti della ASL di Viterbo ai sensi e nei limiti di cui all art.11 del capitolato responsabilità civile verso terzi e verso prestatori di lavoro. Scopo Definizione dei comportamenti omogenei degli attori coinvolti nel processo in esame, al fine di ridurre la variabilità dei comportamenti stessi e garantire una corretta gestione del processo. Applicabilità La presente procedura si applica alla ed a tutte le articolazioni organizzative della stessa se ed in quanto interessate. Sono in ogni caso coinvolte le Direzioni sanitarie degli ospedali, le Direzioni sanitarie dei distretti sanitari, I Direttori dei Dipartimenti, il Direttore del SerT,il Direttore della UOC AA.GG., i Direttori delle UU.OO. a staff della Direzione generale. Normativa interna di riferimento: (Deliberazioni Risk..) Diffusione della procedura La diffusione della procedura viene garantita alle strutture sanitarie sopra indicate a cura della segreteria della U.O. Risk Manager Responsabilità E responsabilità dei direttori delle strutture indicate diffondere la conoscenza della stessa nell ambito della struttura specificamente diretta. E responsabilità dei direttori di dipartimento diffondere la conoscenza della procedura a tutti i direttori delle UU.OO.afferenti al Dipartimento. E responsabilità dei direttori di UUOO dei dipartimenti diffondere la conoscenza della presente procedura nell ambito della struttura specificamente diretta. E responsabilità della revisione della procedura quando e se necessaria, della commissione gestione rischi. Ai fini di un corretto flusso comunicativo gli operatori sanitari devono seguire il seguente schema : gli operatori delle UU.OO. ospedaliere fanno riferimento alla Direzione sanitaria dell ospedale gli operatori delle UU.OO. del Distretto sanitario fanno riferimento alla Direzione di Distretto gli operatori sanitari di altre UU.OO., sia autonome che in Staff alla Direzione Strategica, fanno riferimento alla Direzione sanitaria aziendale. 3

4 PAG.4 DI PAG.11 L azione penale inizia quando un dipendente riceve un AVVISO DI GARANZIA da parte della A.G., oppure quando la stessa ordina il SEQUESTRO DI DOCUMENTAZIONE SANITARIA (cartella clinica o altro). 1) AVVISO DI GARANZIA IL DIPENDENTE 1) Avvertire subito (entro 24 h): - l U.O. AA.GG. -Il Direttore Sanitario. 2) Preparare prima possibile (comunque entro 3 giorni) una relazione sui fatti contestati (secondo le indicazioni riportate nel Modello 1). 3) Inviare la relazione al Direttore Sanitario di riferimento. 4) Se il dipendente viene rinviato a giudizio e, nel corso del processo vi è la costituzione dalla parte civile, l operatore imputato deve immediatamente darne notizia alla U.O. AA.GG. IL DIRETTORE SANITARIO 1) Inviare via fax alla U.O. AA.GG. (n fax 0761/237637) il Modello 1 2) Predisporre copia fotostatica di tutta la documentazione riguardante i fatti e inviarla alla U.O. AA.GG. 3) Aprire un indagine interna secondo le modalità del Risk Management (secondo le indicazioni riportate nel Modello 2). U.O. AA.GG. 1) Comunicare al dipendente il nominativo del legale (difensore) di fiducia della ASL e della Compagnia Assicuratrice 2) Inviare la documentazione raccolta: - alla U.O. Medicina Legale - Al Risk Manager - alla Compagnia Assicuratr. - al Difensore indicato 4

5 PAG.5 DI PAG.11 2) SEQUESTRO DI DOCUMENTAZIONE SANITARIA ordinato dalla A.G. previa formale richiesta alla Direzione Sanitaria o al Direttore di una U.O. IL DIRETTORE SANITARIO 1) Predisporre copia fotostatica di tutta la documentazione in sequestro La U.O. INTERESSATA 1) Predisporre copia fotostatica di tutta la documentazione in sequestro 2) Avvisare subito la U.O. AA.GG. via fax (n fax 0761/237367) 3) Aprire un indagine interna secondo le modalità del Risk Management (Modello 2) 2) Avvisare subito la U.O. AA.GG. via fax (n fax 0761/237367) 3) Avvisare subito il Direttore Sanitario di riferimento AVVERTENZA Prima di consegnare in originale la documentazione sottoposta a sequestro, procedere sempre alla copia fotostatica della stessa documentazione (anche in presenza della P.G.) e provvedere comunque a registrare su apposito registro gli estremi identificativi della documentazione sequestrata per garantirne sempre la rintracciabilità. 5

6 PAG.6 DI PAG.11 SCHEMA DELL AZIONE PENALE Comprensivo di azioni interne alle UU.OO. AZIONE PENALE AVVISO DI GARANZIA OPERATORE SEQUESTRO DOC. SANITARIA DIRETTORE SANITARIO U.O. AFFARI GENERALI Relazione sul fatto contestato entro 3 giorni Modello 1 Indicazione Difensore Invito all operatore a contattare il difensore Copia della documentazione e della relazione dell operatore Predisposizione documentazione Indagine interna Risk Management Modello 2 U.O. MEDICINA LEGALE Istruzione della pratica Relazione medico-legale COMPAGNIA ASSICURATRICE Nomina medico fiduciario DIFENSORE RISK MANAGER 6

7 PAG.7 DI PAG.11 L azione civile inizia con l ATTO DI CITAZIONE IN GIUDIZIO NOTIFICATO AL D.G. oppure con una RICHIESTA STRAGIUDIZIALE DI RISARCIMENTO DANNI oppure con un RECLAMO presentato all URP o comunque a strutture aziendali o singoli operatori. 1) ATTO DI CITAZIONE IN GIUDIZIO NOTIFICATO AL D.G. IL PROTOCOLLO GENERALE 1) Trasmettere l Atto di Citazione: - in originale alla U.O. Contenzioso - in copia alla U.O. AA. GG. U.O. AA.GG. 1) Avviare la procedura inviando copia dell Atto di citazione alla Compagnia Assicuratrice 2) Richiedere la relazione sui fatti e la documentazione sanitaria alla Direzione Sanitaria 3) Inviare la documentazione raccolta: - alla U.O. Medicina Legale - Al Risk Manager - alla Compagnia Assicuratr. - alla U.O. Contenzioso IL DIRETTORE SANITARIO 1) Chiedere agli operatori specifica relazione sui fatti (da consegnarsi a cura degli operatori stessi entro 7 giorni) e l indicazione della Compagnia con la quale sono eventualmente assicurati (Modello 1) 2) Predisporre copia fotostatica della documentazione inerente i fatti 3) Trasmettere la documentazione e la relazione alla U.O. AA.GG. L U.O. CONTENZIOSO 1) Richiedere alla Compagnia Assicuratrice il nominativo del Difensore di fiducia 2) Provvedere alla deliberazione relativa all incarico al difensore 3) Inviare al Difensore la deliberazione, unitamente alla documentazione trasmessa dalla U.O. AA.GG. 4) Dare notizia alla Compagnia Assicuratrice della nomina del Difensore 7

8 PAG.8 DI PAG.11 2) RICHIESTA STRAGIUDIZIALE DI RISARCIMENTO DANNI pervenuta al Protocollo Generale IL PROTOCOLLO GENERALE U.O. AA.GG. IL DIRETTORE SANITARIO 1) Trasmettere la richiesta: - in originale alla U.O. AA.GG. - in copia alla U.O. Contenzioso 1) Avviare la procedura inviando copia della richiesta alla Compagnia Assicuratrice 2) Richiedere la relazione sui fatti e la documentazione sanitaria alla Direzione Sanitaria 3) Inviare la documentazione raccolta: - alla U.O. Medicina Legale - Al Risk Manager - alla Compagnia Assicuratr. - alla U.O. Contenzioso 1) Chiedere agli operatori specifica relazione sui fatti (da consegnarsi a cura degli operatori stessi entro 7 giorni) e l indicazione della Compagnia con la quale sono eventualmente assicurati (Modello 1) 2) Predisporre copia fotostatica della documentazione inerente i fatti 3) Trasmettere la documentazione e la relazione alla U.O. AA.GG. 8

9 PAG.9 DI PAG.11 3) RICHIESTA STRAGIUDIZIALE DI RISARCIMENTO DANNI non pervenuta al Protocollo Generale Tali richieste vengono solitamente inoltrate al Direttore Generale, alle Direzioni Sanitarie, alla Medicina Legale, ai singoli Professionisti coinvolti, alla U.O. Contenzioso, ai Direttori dei Distretti, al Dipartimento di Prevenzione, al Dipartimento Integrazione socio-sanitaria e tutela maternità e infanzia, al DSM, al Ser.T. -DIREZIONE GENERALE -DIREZIONI SANITARIE -U.O. CONTENZIOSO -DIRETTORI DEI DISTRETTI -MEDICINA LEGALE -PROFESSIONISTI COINVOLTI cosa devono fare Trasmettere immediatamente la richiesta di risarcimento alla U.O. AA.GG. (via fax al n 0761/237367) U.O. AA. GG. Avviare la medesima procedura prevista per la richiesta di risarcimento danni pervenuta al Protocollo Generale -SERT -DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE -DSM -DIPARTIMENTO INTEGRAZIONE SOCIO-SANITARIA E TUTELA MATERNITÀ E INFANZIA cosa devono fare Trasmettere immediatamente la richiesta di risarcimento alla Direzione Sanitaria Aziendale (via fax al n 0761/237367) DIREZIONE SANITARIA AZIENDALE Inoltrare immediatamente la richiesta alla U.O. AA.GG. U.O. AA.GG. Avviare la medesima procedura prevista per la richiesta di risarcimento danni pervenuta al Protocollo Generale DIREZIONI SANITARIE cosa devono fare Avviare la medesima procedura prevista per la richiesta stragiudiziale di risarcimento danni 9

10 PAG.10 DI PAG.11 I reclami, nei quali non viene formulata una richiesta di risarcimento danni, possono pervenire all URP, alle singole unità operative, ai singoli operatori. CHI RICEVE IL RECLAMO Inoltra immediatamente il reclamo: - negli Ospedali, al Direttore Sanitario - nel territorio, ai Direttori di riferimento (del Distretto, del Dipartimento, della U.O.) IL DIRETTORE SANITARIO, DI DISTRETTO, DI DIPARTIMENTO, DELLA U.O. 1) Inoltra il reclamo all URP 2) Gestisce il reclamo avviando. 3) Valuta l opportunità di inoltrare il reclamo alla Commissione Gestione Sinistri L URP??? 10

11 PAG.11 DI PAG.11 SCHEMA DELL AZIONE CIVILE Comprensivo di azioni interne alle UU.OO AZIONE CIVILE ATTO DI CITAZIONE IN GIUDIZIO PROTOCOLLO GENERALE: Trasmissione Atto: Originale Copia RICHIESTA STRAGIUDIZIALE DI RISARC. PROTOCOLLO GENERALE DIRETTORE GENERALE DIREZIONI SANITARIE ecc U.O. CONTENZIOSO Richiede alla Compagnia il nome del Difensore Invita operatore a contattare il Difensore Provvede alla Deliberazione per l incarico del difensore U.O. AFFARI GENERALI Apre il sinistro Invia copia dell Atto/Richiesta Richiede la relazione sui fatti e la documentazione sanitaria Invia la relazione raccolta: RISK MANAGER DIREZIONE SANITARIA (ecc..): Predispone documentazione sanitaria e relazione sui fatti (Modello 1) Indica la Compagnia Ass. del dipendente Entro 15 giorni Indagine interna Risk Management Modello 2 U.O. MEDICINA LEGALE DELIBERAZIONE Documentazione ricevuta da AA DIFENSORE COMPAGNIA ASSICURATRICE Nomina medico fiduciario Istruzione della pratica Relazione Medico Legale 11

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