Outsourcing: un nuovo servizio

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1 Outsourcing: un nuovo servizio Ottobre 2001 I diritti di riproduzione, di memorizzazione elettronica e di adattamento totale o parziale con qualsiasi mezzo, compresi i microfilm e le copie fotostatiche sono riservati. La Gep Informatica potrà concedere, su richiesta, l autorizzazione a riprodurre porzioni del presente documento, secondo accordi, di volta in volta, da stabilirsi. Outsourcing.doc

2 Sommario PREMESSA...2 COS È L OUTSOURCING...3 L ESTERNALIZZAZIONE DEI SISTEMI INFORMATIVI...4 LE MOTIVAZIONI CHE SPINGONO VERSO L OUTSOURCING...6 PERCHÉ IL MODELLO ASP...7 Pagina 1

3 Premessa L imprenditore, secondo l articolo 2082 del codice civile, realizza l esercizio professionale di un attività economica organizzata al fine della produzione o dello scambio di beni o servizi. Per esercitare la sua attività, l imprenditore ha bisogno di continui scambi con il mondo esterno e di ottenere beni e risorse che sono indispensabili per la realizzazione del prodotto o del servizio rappresentato dal risultato finale del proprio processo d impresa. Qualche anno fa le imprese hanno cercato di verticalizzare, cioè di mantenere al proprio interno, gran parte del processo produttivo. Altre imprese, invece, essendo all inizio dell attività, hanno cercato di ridurre i costi. Come dimostra un indagine effettuata, il 60% delle imprese italiane ha l esigenza di tagliare i costi per reagire in maniera adeguata alle sfide del mercato. Per questo si sta espandendo un certo interessamento per l outsourcing. Con il termine outsourcing si intende l esternalizzazione di alcuni servizi ritenuti non propri, ovvero non facenti parte dell attività principale dell azienda. Pagina 2

4 Cos è l Outsourcing Il modello della grossa azienda centralizzata, che ha caratterizzato lo scenario degli anni 70 e 80, si sta rapidamente sgretolando e le società moderne sono portate a limitare le attività che possono essere svolte in modo più efficiente da terzi, concentrandosi, su quelle che effettivamente risultano strategiche. L outsourcing si concretizza, quindi, nel trasferimento di alcune attività ad un fornitore esterno che, per sua propria missione ed organizzazione è in grado di garantirne il livello, la qualità, la stabilità, la convenienza economica ed organizzativa. Per molto tempo si sono terzializzati solo servizi marginali, quali ad esempio servizi di pulizia, di mensa e di sicurezza. Ora invece, il mercato richiede, sempre più, servizi di outsorcing che riguardano funzioni che sono, comunque, essenziali e quindi critiche per l attività dell impresa, quali la gestione dei trasporti, del sistema informativo, oppure la gestione di magazzino. Assegnare un processo in outsourcing significa delegarne l esecuzione ad altri, mantenendo però la responsabilità nei confronti dei clienti. Ciò implica che ci debba essere grande fiducia nell operato dell outsourcer. Il contratto di outsourcing comporta un rapporto tra cliente e fornitore che va molto al di là dell erogazione di un servizio, perché presuppone una condivisione di obiettivi, rischi e utili. Questo rapporto avrà tanto più successo, quanto più il fornitore riuscirà a comprendere le problematiche gestionali del cliente e quanto più il cliente avrà fiducia nel fornitore. Pagina 3

5 L esternalizzazione dei Sistemi Informativi Partendo dal principio che nessuno può essere eccellente in tutti i campi e, privilegiando un ottica di specializzazione, alcune aziende hanno deciso di affidare a terzi i servizi di elaborazione dati. Questo, in passato, veniva fatto dalle piccole aziende, per le quali il costo di struttura, per mantenere un centro EDP proprio, e la difficoltà ad attrarre competenze specialistiche, rendevano più semplice la soluzione del ricorso all esterno. Da qualche anno l outsourcing è praticato anche da aziende di grandi dimensioni, le quali ritengono che imprese specializzate possono dare delle prestazioni migliori in termini di rapporto costo/prestazione e che, inoltre, l affidamento all esterno dei servizi dia anche una maggiore trasparenza ai costi di elaborazione. Esistono vari livelli di outsourcing. Il primo passo è quello detto del Facility Management, che consiste nell affidare all esterno soltanto il compito di eseguire le procedure. La fase di analisi, sviluppo, progettazione e test viene svolta all interno dell azienda; l esecuzione dei programmi avviene su un sistema di elaborazione di terzi. Chi svolge quest attività in genere serve più aziende, può beneficiare quindi di economie di scala, attrarre tecnici ad alto livello, perché deve collocarsi a livelli di eccellenza ed è costretto a continui aggiornamenti tecnologici per rispondere al mercato. Pagina 4

6 Un buon outsourcer (così viene chiamato chi offre servizi di outsourcing) ha, in generale, personale con una preparazione tecnica nettamente superiore a quella del servizio EDP di un azienda. Un passo successivo è quello di dare in outsourcing i sistemi distributivi: il controllo sulla configurazione e il software dei sistemi client/server sparsi presso i vari uffici, l aggiornamento dell hardware e del software sono compiti onerosi, molto meglio è affidare a terzi l intero servizio di installazione, aggiornamento e manutenzione. L ultimo livello è quello di affidarsi ad un centro servizi (ASP o applications service provider, fornitori di servizi applicativi), che offre a più aziende, in abbonamento, l opportunità di collegarsi, via internet, e utilizzare le sue procedure. A questo punto l azienda si spoglia di tutti i compiti relativi all EDP e si conforma alle modalità operative proposte dal centro servizi. Pagina 5

7 Le motivazioni che spingono verso l outsourcing La motivazione più frequentemente addotta dalle aziende è la riduzione dei costi. Tuttavia è errato pensare che da sola possa giustificare il ricorso all outsourcing. Le motivazioni profonde sulle quali si può impostare una ragionevole ipotesi di ricorso all outsourcing sono: Il miglioramento dell efficacia e dell efficienza di una funzione aziendale; la riqualificazione del personale; il rinnovamento tecnologico; la flessibilizzazione dei costi commisurati al livello del servizio; la riduzione della complessità di gestione, potendo governare un intera funzione, attraverso strumenti di controllo più sintetici e trasparenti. Non va inoltre dimenticato che, almeno in linea di principio, il processo di esternalizzazione è reversibile; l azienda appaltante può decidere, dopo un certo numero di anni o al verificarsi di determinate condizioni, di procedere alla internalizzazione (insourcing) della funzione precedentemente affidata all esterno, riportandola all interno dell azienda, completamente ristrutturata e rinnovata dal fornitore, durante il periodo di gestione esterna. Pagina 6

8 Perché il modello ASP La diffusione della rete Internet e le elevate prestazioni in velocità, già oggi, disponibili sulle linee di comunicazione, anche via cavo, hanno reso possibile oltre che economico, per le aziende, rivedere l organizzazione tecnica e gestionale dei servizi informatici. Accentrare su di un unico server i dati ed i programmi gestionali, soprattutto per le aziende con sedi operative dislocate, è il più evidente beneficio tecnico, gestionale ed economico. E perché non affidare ad un azienda esterna (outsourcing) la gestione del server, dei dati e dei programmi gestionali? Ciò in modo particolare per le medie e piccole aziende dove esiste sempre un compromesso tra sviluppo dei sistemi informativi e budget economico. I vantaggi più evidenti e quantificabili di un tale servizio si possono così elencare: essere svincolati dalla scelta e dall acquisto del server più appropriato, non subirne l obsolescenza tecnica, non dover predisporre le infrastrutture per l installazione, non doverne seguire l evoluzione al variare delle esigenze dell azienda, Pagina 7

9 non doverne curare la gestione dei sistemi operativi, non dover stipulare contratti di manutenzione, né subire i disagi derivanti da eventuali manutenzioni, avere continuamente in linea la versione più aggiornata dei programmi applicativi senza dover subire fermi macchina e senza la necessità di intervento di personale specialistico, essere completamente svincolati da operazioni di salvataggi dei dati. Tutte queste attività, se conteggiate, hanno per l azienda un costo elevatissimo e per questo non sempre vengono svolte nei modi e nei tempi più appropriati per l efficienza del sistema informativo. Ciò porta ad aumentare i costi nel modo più subdolo: inefficienza del sistema. In particolare non deve essere sottovalutato il rischio che l azienda, a volte consapevolmente a volte no, è costretta ad accettare per contenere l investimento, quale: un server senza sistema di sicurezza interna (RAID o Mirroring) contro la perdita di dati in caso di rottura di un disco. I salvataggi giornalieri dei dati? Quante volte, per i più diversi motivi, non vengono fatti o fatti in modo errato: per assenza della persona autorizzata, per dimenticanza, per un intervento non corretto di un collega sull unità di salvataggio, per la capacità del supporto non sufficiente, ecc. ecc... Pagina 8

10 E se il giorno seguente ad un mancato salvataggio, speriamo non succeda mai, si dovesse rompere un disco del server? In ultima analisi, cedere in outsourcing la gestione dei sistemi informativi, libera l azienda da attività che assorbono notevoli energie, distogliendola da quelle che sono le esigenze della sua attività primaria (core-business). L ASP (application service provider) al contrario fa di questo servizio la sua attività primaria, e cerca, per logica di mercato, di essere sempre e comunque competitivo sia dal punto di vista economico che professionale. Pagina 9

11 Gestire ed orchestrare tutti i processi delle varie aree aziendali, oggi è possibile grazie all esperienza, alle tecnologie e alle soluzioni sviluppate dal gruppo della Gep Informatica. Pagina 10

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