CONTRATTO DI FORNITURA DI SERVIZI ON DEMAND DI FATTURAZIONE ELETTRONICA PA, ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DIGITALE DI DOCUMENTI

Transcript

1 CONTRATTO DI FORNITURA DI SERVIZI ON DEMAND DI FATTURAZIONE ELETTRONICA PA, ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DIGITALE DI DOCUMENTI

2 Art. 1- Efficacia delle premesse e degli allegati Le premesse, gli allegati e le definizioni formano, a tutti gli effetti, parte integrante e sostanziale del presente contratto. In caso di loro contrasto con il contratto prevarrà sempre quanto previsto da quest'ultimo. Art. 2 Definizioni Ai fini del presente contratto, i termini sotto riportati hanno il seguente significato: - Allegato: ogni documento, scritto e sottoscritto da entrambe le parti e se richiesto dal Cliente finale, allegato al presente contratto per integrarlo o modificarlo; - Allegato A: il documento composto da un ordine di fornitura dei servizi offerti dal Fornitore e richiesti dal Committente, in cui vengono descritti gli specifici servizi di cui al presente contratto e i relativi costi, oltre ai livelli di servizio garantite con l offerta standard; - Allegato B: è la Scheda Servizi Cliente ovvero la scheda relativa a ciascun Cliente del Committente che definisce le condizioni di servizio e l atto di nomina a Responsabile della Conservazione e Responsabile del Trattamento dei Dati; - Archiviazione documentale: il processo di acquisizione e memorizzazione dei documenti destinati all archiviazione e di creazione di chiavi di ricerca, finalizzato a un facile reperimento dei documenti memorizzati; - Certificatore accreditato: il soggetto pubblico o privato che emette certificati qualificati conformi alla Direttiva europea 1999/93/CE e alla normativa nazionale in materia. Deve aver richiesto e ottenuto il riconoscimento del possesso dei requisiti più elevati in termini di qualità e di sicurezza ed è iscritto in un elenco Pubblico dei Certificatori tenuto presso Agenzia per l Italia Digitale; - Cliente: la società cliente del Committente, meglio descritte in ciascuna Scheda Cliente (Allegato B). Il Cliente è il produttore dei documenti, ovvero il soggetto giuridico titolare dei documenti e dell archivio. - Cloud computing: l insieme di tecnologie che permette di memorizzare/archiviare e/o elaborare dati grazie all'utilizzo di risorse hardware/software distribuite e virtualizzate in Rete; - Codice identificativo: il codice personale, assegnato al Committente e/o suo Cliente, che ne permette l'identificazione e, unitamente a una password, l'accesso alla piattaforma tecnologica e ai servizi offerti dal Fornitore. Il Committente ed il suo Cliente ha la responsabilità di mantenere il controllo esclusivo del proprio codice personale; - Conservazione digitale: il procedimento che permette di assicurare la validità legale nel tempo a un documento informatico o a un documento analogico digitalizzato regolamentato dalla normativa vigente di riferimento; - Fatturazione elettronica verso la PA: processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione veicolato dal Sistema di Interscambio (SdI) secondo quanto previsto dall'art. 1 della Legge 24 dicembre 2007, n. 244 e dai suoi decreti di attuazione. 1

3 - Hardware: il complesso delle apparecchiature tecniche, meccaniche, elettriche ed elettroniche di un sistema di elaboratore dati (personal computer) sul quale viene installato il software e attraverso il quale il software è utilizzato; - Manutenzione: i servizi di manutenzione e aggiornamento delle apparecchiature software dettagliatamente indicati nelle clausole del presente contratto e nelle condizioni specifiche di cui all allegato A relativo a fornitura e manutenzione; - Modalità Asp (Application service provider): il modello architetturale per l'erogazione di servizi informatici che permette al Cliente di fruire del software installato su di una piattaforma informatica di pertinenza del Fornitore il quale provvede a tutte le operazioni necessarie al suo utilizzo da parte del Cliente. In tal caso, il modello architetturale prevede che le tecnologie di elaborazione e applicazione, hardware e software, vengano gestite centralmente presso un service provider; - Software: l insieme organizzato e strutturato di istruzioni redatto in qualsiasi forma o su qualunque supporto capace, direttamente o indirettamente, di far eseguire o far ottenere un risultato particolare per mezzo di un sistema di elaborazione elettronica dell informazione; - Uso: l elaborazione e l utilizzo del programma per elaboratore. Per l'interpretazione degli altri termini tecnici utilizzati nel presente contratto si deve far riferimento alle norme italiane in vigore al momento della sottoscrizione del presente contratto. Art. 3 Oggetto Il presente contratto contiene le condizioni generali di servizio ed il Committente sottoscrivendo il presente accordo accetta i termini e le modalità di utilizzo dei Servizi richiesti e specificati nel presente contratto e negli Allegati A e B con riferimento a ciascun suo Cliente. Ciascun Contratto correlato è soggetto ai termini ed alle condizioni di cui al presente Accordo. Per ciascun Cliente si conclude uno specifico Contratto composto da Scheda Cliente e nomine conformi al modello B. Sottoscrivendo la Scheda Cliente il singolo Cliente dichiara di aver preso visione ed accettare le condizioni generali riportate nel presente accordo. Il Committente è obbligato a far prendere visione ai propri Clienti delle condizioni generali l unico responsabile in relazione ad eventuali inadempienze dei propri Clienti in merito all accordo. In caso di richiesta di servizi specifici e non elencati, il Fornitore si riserva di mettere a disposizione del Committente unitamente ai suoi Clienti i relativi servizi solo previa sottoscrizione di apposito ordine (revisione della Scheda Cliente) da parte di quest ultimo. Con riferimento ai Servizi, il Committente è l unica controparte contrattuale e l unico interlocutore del Fornitore, pertanto qualsiasi richiesta relativa alla esecuzione e/o alla integrazione e/o alla modifica del presente Accordo potrà essere avanzata nei confronti del Fornitore solo ed esclusivamente dal Committente così come qualsiasi attività, onere o adempimento posto anche a carico dei Clienti dal presente Accordo verrà effettuato o adempiuto dal Committente. Il Committente garantisce di avere concluso con i Clienti contratti tali da consentire che i Servizi possano essere erogati dal Fornitore sulla base del presente Accordo e con le modalità ivi previste, di avere ottenuto dagli stessi Clienti tutte le autorizzazioni/mandati all uopo necessari. Il Committente è responsabile in via esclusiva del pagamento di quanto concordato nell Allegato A con il Fornitore. 2

4 Art. 4 Modalità di fornitura dei Servizi Tutti i Servizi offerti dal Fornitore vengono messi a disposizione del Committente e dei suoi Clienti tramite apposita applicazione software e relativa interfaccia web (con modalità ASP). Per la fornitura dei servizi il Fornitore utilizza software di proprietà appositamente sviluppato e tecnologie di Cloud Computing. Le modalità di fornitura specifiche per ogni singolo servizio offerto sono specificate negli Allegati A e B. Art. 5 Servizi di Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione I servizi di Fatturazione Elettronica PA indicati ed acquistati nell Allegato A sono relativi alla fornitura di un servizio di intermediazione per la trasmissione delle fatturepa al Sistema di Interscambio (nel seguito per brevità SdI) e per la gestione dei messaggi di ritorno (notifiche e ricevute) ricevuti dallo SdI. Il Fornitore garantisce esclusivamente la presa in carico dei documenti ed il servizio di trasmissione delle FatturePA già redatte dal Committente unitamente ai suoi Clienti e già firmate digitalmente dal soggetto emittente secondo la normativa vigente e le specifiche tecniche di riferimento. Il Fornitore può prendere in carico l emissione della fattura per conto terzi solo se espressamente richiesto nei servizi dell allegato B. Tale servizio, se attivo, è normato secondo l art Se il servizio non è attivo, il Fornitore prende in carico le fatture già validate e firmate digitalmente dal soggetto emittente. Il Fornitore esegue una validazione sintattica della fattura caricata nel formato XML rispetto allo schema XSD previsto dal Legislatore ed in caso di riscontro di errore genera immediatamente un esito ed una evidenza al Committente. I Clienti del Committente si obbligano a mantenere ogni responsabilità in merito alla corretta redazione delle FatturePA, in relazione al loro contenuto e del relativo valore giuridico, garantendone il rispetto delle norme vigenti in materia (quali ad esempio le norme del codice civile e le altre norme tributarie e civilistiche riguardanti la corretta emissione delle fatture elettroniche verso la PA). È obbligo dei Clienti del Committente accedere all area web dedicata del servizio del Fornitore per verificare le FatturePA spedite con il relativo stato di trasmissione e di conservazione, potendo consultare per ciascuna FatturaPA i log di sistema e verificare/consultare tutti i messaggi di notifiche/ricevute dal Sistema di Interscambio. Il Fornitore non interviene nella emissione di una nuova fattura corretta o di una nota di variazione a fronte di una fattura scartata dal SdI o rifiutata dalla PA destinataria con opportuna notifica tramite SdI. L azione di emissione/correzione e caricamento nel sistema del Fornitore risulta in capo all emittente e solo in seguito il Fornitore provvederà al processo di invio al SdI. Il Fornitore non ha alcuna responsabilità nei casi di impossibilità di recapito del file dal SdI all amministrazione destinataria per cause non imputabili al trasmittente, evento che può essere notificato al Fornitore dal SdI. Inoltre, per ogni eventuale contestazione o trasmissione delle fatture al di fuori del processo intermediato da SdI, questa sarà gestita direttamente dall emittente con la PA destinataria e non dal Fornitore. 3

5 Quale parte integrante del servizio, le fatturepa trasmesse al SdI e ogni comunicazione ricevuta da SdI nell ambito della fatturazione elettronica vengono poste in conservazione digitale dal Fornitore, secondo le condizioni di servizio meglio specificate al successivo art. 6 e nell Allegato A. Art Firma digitale sulle FatturePA dell intermediario 2C Solution (Emissione per conto terzi) Il nuovo regolamento sulla fatturazione elettronica PA prevede l apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata del soggetto emittente al fine di garantire alla fattura integrità, attestazione della data ed autenticità dell origine. Nell offerta standard del servizio SolutionDOC HUB FatturaPA le FatturePA sono firmate digitalmente dal soggetto emittente Cedente/Prestatore. Nel caso in cui il Cliente del Committente richieda espressamente nell Allegato B (valido per ogni singolo Cliente Cedente/Prestatore) l apposizione della firma digitale sulla singola FatturePA da parte di 2C SOLUTION srl viene attivata l opzione Emissione per conto terzi ovvero l attività di un terzo delegato ad emettere fattura per conto del Cedente/Prestatore (Operatore Economico) prevista dall art. 21 del d.p.r. e richiamata dal regolamento di cui al DM 3 aprile 2013 n. 55. In caso di attivazione dell opzione, il terzo delegato per l emissione per conto terzi è 2C Solution S.r.l. fermo restando la piena assunzione di responsabilità del Committente e degli Operatori Economici circa la correttezza, la completezza, la veridicità, l ordine cronologico e l assenza di soluzione di continuità di tutti i dati, informazioni e documenti consegnati al servizio web SolutionDOC HUB FatturaPA. Nel caso di emissione per conto terzi, la FatturaPA deve contenere l'indicazione che la stessa sia "emessa, per conto del cedente o prestatore, da un terzo" (articolo 21, c. 2, lettera h.) con i dati relativi di 2C SOLUTION srl. La norma precisa, altresì, che l Operatore Economico (Cedente/Prestatore) continua ad essere responsabile delle violazioni, connesse all'emissione della fattura. Con la compilazione e la sottoscrizione dell Allegato B il Cedente/Prestatore autorizza preventivamente 2C SOLUTION srl all emissione delle FatturePA. Entrambe le parti concordano nel presente contratto e prendono atto che la procedura di emissione adottata prevede l inserimento da parte del Committente o dell Operatore Economico degli elementi caratterizzanti l operazione da fatturare, dei dati relativi al contenuto della fattura ed al rispetto dell obbligo di numerazione progressiva e dell ordine cronologico della fattura. Pertanto, anche in caso di attivazione dell opzione Emissione per Conto Terzi, il Cedente/Prestatore si obbliga a mantenere ogni responsabilità in merito alla corretta redazione delle FatturePA, in relazione al loro contenuto ed al relativo valore giuridico, garantendone il rispetto delle norme vigenti in materia (quali ad esempio le norme del codice civile e le altre norme tributarie e civilistiche riguardanti la corretta redazione ed emissione delle fatture elettroniche verso la PA. Infine, il cedente o prestatore ha la responsabilità di accedere via web alle FatturePA al fine di porre in essere gli ulteriori obblighi di registrazione del documento, di liquidazione e di versamento dell imposta dovuta. Art. 6 Servizi di Conservazione digitale I servizi di Conservazione digitale indicati ed acquistati nell Allegato A e B, sono tutti implementati secondo quanto previsto dal D.Lgs. 82/2005 s.m.i. e dalle regole tecniche ivi richiamate; tali servizi prevedono 4

6 l'utilizzo di firme digitali, rilasciate da Certificatori accreditati, valide e non scadute e ove richiesto, di marche temporali rilasciate sempre da certificatori accreditati. Tutti i documenti destinati alla conservazione digitale dovranno essere correttamente trasmessi al Fornitore dai Clienti della Committente nei tempi, nelle forme e con le modalità indicate nell Allegato citato. Il Fornitore garantisce esclusivamente il rispetto delle tempistiche concordate e non si assume nessuna responsabilità per l'eventuale mancato rispetto di tempistiche regolate da normative relative alla tipologia documentale conservata dovuto a ritardi o inadempienze imputabili al Cliente o comunque non causate dal Fornitore. Il Cliente indicato nell Allegato B garantisce e si assume la responsabilità circa la correttezza, la completezza, la veridicità, l ordine cronologico e l assenza di soluzione di continuità di tutti i dati, informazioni e documenti forniti al Fornitore per l erogazione del servizio di conservazione. Prima di procedere alla conservazione, il Fornitore comunque effettuerà dei controlli automatici previsti per la tipologia documentale conservata e descritti nell'allegato B. Qualora l esito dei controlli fosse negativo, verrà inviata al referente indicato per il Cliente del Committente una segnalazione tramite con la descrizione dell'errore riscontrato. Si rimanda agli Allegati per l individuazione dei tempi massimi consentiti al Cliente per rimediare agli eventuali scarti (check negativi) che dovessero riscontrarsi sui file archiviati in sede di controllo automatico, decorsi i quali senza l intervento del Cliente, il Fornitore provvederà comunque ad avviare il processo di conservazione. Su richiesta del Committente e alle condizioni economiche meglio dettagliate nell'allegato A, il Fornitore fornisce ai Clienti del Committente un servizio di consultazione ed esibizione dei documenti e pacchetti posti in conservazione. Il Fornitore mette a disposizione del Cliente del Committente pacchetti di distribuzione autoconsistenti, distribuiti a partire dai pacchetti di archiviazione conservati presso il sistema di memorizzazione del Fornitore. La distribuzione può avvenire con modalità di richiesta online da parte d ell utente fruitore del servizio o in via alternativa, dietro compenso, attraverso il riversamento su supporti informatici (Cd, DVD, Memorie di massa o storage online) Il servizio di mantenimento dei pacchetti di archiviazione per tutto il periodo di conservazione è regolato secondo quanto previsto dal presente contratto e dai suoi allegati. Nel caso di risoluzione e/o di cessazione degli effetti del presente contratto, per qualsiasi causa intervenuta, si applicheranno in merito alla disponibilità dell archivio di conservazione i termini e i modi di cui al successivo art. 18. Art. 7 Invio dell impronta degli archivi digitali e altri adempimenti fiscali Il Fornitore, attraverso i Servizi indicati ed acquistati nell Allegato A, mette a disposizione dei Clienti del Committente altre necessarie funzionalità. 5

7 Il Cliente del Committente potrà assolvere personalmente, o tramite un proprio delegato, tale obbligo. Nessuna responsabilità resta in capo al Fornitore per omesse o errate trasmissioni delle impronte effettuate direttamente dai Clienti del Committente. Ogni altro adempimento richiesto dall'adozione di modalità digitali di conservazione della propria documentazione, quali a titolo di esempio non esaustivo e in relazione alla documentazione fiscalmente rilevante, l'assolvimento dell'imposta di bollo sul documento informatico prevista, sarà effettuato dal Cliente del Committente e resterà totalmente a suo carico. Gli archivi di conservazione saranno conservati presso i sistemi di memorizzazione situati in strutture gestite e controllate dal Fornitore. Qualora il Cliente del Committente acquisti il relativo servizio, la sede indicata dal Fornitore potrà anche essere indicata all'amministrazione Finanziaria quale luogo di tenuta delle scritture contabili e, ai sensi e per gli effetti dell art. art. 35, comma 2, lettera d) la comunicazione obbligatoria da rendersi all'agenzia delle Entrate entro 30 giorni dall avvio della conservazione in relazione alla documentazione fiscalmente rilevante sarà effettuata a cura del Cliente. Il fornitore, ai sensi dell art. 52 comma 10 del D.P.R. n. 633/1972, provvederà a rilasciare al Cliente per il tramite del Committente la relativa attestazione in merito al deposito delle scritture contabili. Art. 8 Responsabile della conservazione Ove vengano richiesti i servizi di Conservazione, al fine di rendere possibile l erogazione dei Servizi, il Committente con la sottoscrizione del presente accordo s impegna a far sottoscrivere la nomina contenuta nell Allegato B del singolo Cliente (ciascun soggetto giuridico) al Fornitore quale Responsabile della Conservazione, ai sensi e per gli effetti della disciplina di cui al D. Lgs. 82/05 e al DPCM 3 dicembre 2013 e successive variazioni. Il Committente è consapevole che senza la sottoscrizione dell Allegato B e la consegna al Fornitore della sua copia originale sottoscritta il servizio non può essere erogato. Al Responsabile della Conservazione sono attribuite le funzioni e i compiti di cui agli artt. 6 e 7 del DPCM 3 dicembre 2013, ivi compreso quello di delegare in tutto o in parte lo svolgimento delle proprie attività a una o più persone, fisiche o giuridiche, scelte e designate a sua totale discrezione, le quali, per competenza ed esperienza, garantiscano la migliore e corretta esecuzione delle operazioni a esse delegate. Il Responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del Sistema di conservazione e ne governa la gestione in relazione al modello organizzativo adottato, sulla base di tutte le informazioni contenute nell Allegato A condiviso con il Cliente. Il Fornitore, quale Responsabile della conservazione, svolgerà i seguenti compiti: a. definizione delle caratteristiche e dei requisiti del Sistema di conservazione, in funzione della tipologia dei Documenti informatici oggetto della Conservazione, in conformità alla vigente normativa, secondo quanto concordato con il Cliente nell Allegato A; b. gestione del processo di conservazione, in conformità alla vigente normativa in materia; c. generazione del Rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal Manuale di conservazione; 6

8 d. generazione e sottoscrizione del pacchetto di distribuzione con firma digitale, nei casi previsti dal Manuale di conservazione; e. monitoraggio della corretta funzionalità del Sistema di conservazione; f. verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi; g. adozione di misure idonee a verificare e prevenire il degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni, l obsolescenza dei formati al fine di garantire la conservazione e l accesso ai Documenti informatici; h. duplicazione o copia dei Documenti informatici, dovuta all eventuale evoluzione del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal Manuale di conservazione; i. adozione di misure idonee per la sicurezza fisica e logica del Sistema di conservazione; j. richiesta di intervento al pubblico ufficiale, ove previsto, assicurando allo stesso l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività al medesimo attribuite; k. assistenza e impiego delle risorse necessarie per l espletamento delle attività di verifica e di vigilanza dei diversi organismi competenti previsti dalle norme vigenti in materia; l. nel caso di amministrazioni statali, versamento dei documenti conservati presso l archivio centrale dello Stato e gli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti; m. predisposizione del Manuale di conservazione e cura del relativo aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti. Alcuni dei servizi offerti dal Fornitore prevedono anche il rispetto delle ulteriori regole previste dal Decreto del Ministero delle Finanze del 17 giugno Art. 9 Verifiche sulla validità formale dei documenti Il Fornitore utilizza strumenti di verifica formale sui documenti archiviati/conservati in grado di garantire esclusivamente la corrispondenza tra quanto archiviato/conservato e quanto trasmesso dal Committente e suo Cliente. Tale sistema non permette in alcun modo di conoscere il contenuto dei documenti e la validità dei relativi indici di ricerca, né di verificarne eventualmente la loro correttezza sostanziale. Per tale motivo, il Fornitore declina ogni responsabilità relativa al contenuto dei documenti archiviati/conservati. Allo stesso modo il Fornitore declina qualsiasi responsabilità derivante dal mancato rispetto di specifiche normative relative alla validità, correttezza e completezza dei documenti e degli archivi conservati. Art. 10 Obblighi e Responsabilità del Fornitore Il Fornitore s'impegna ad erogare i Servizi con le caratteristiche conformi a quelle indicate negli Allegati A e B, fatta salva la necessità di procedere ad aggiornamenti hardware e software in base a circostanze contingenti. Garantisce altresì una continuità di servizio non inferiore al 98% riferita alla durata dell'impegno contrattuale concordata, salvo diversa indicazione negli Allegati A e B. Salvo le ipotesi inderogabilmente previste dalla legge, in nessun altro caso, per nessun titolo e/o ragione, il Fornitore potrà essere ritenuto responsabile nei confronti del Committente e dei suoi Clienti, ovvero nei confronti di altri soggetti, direttamente o indirettamente, connessi o collegati con il Committente e i suoi Clienti stessi, per danni, diretti o indiretti, perdite di dati, violazione di diritti di terzi, ritardi, malfunzionamenti, interruzioni, totali o parziali, che si dovessero verificare nel corso dell erogazione del 7

9 servizio di fatturazione elettronica verso la PA e la conservazione, ove connessi, direttamente o indirettamente, o derivanti da: - documenti trasmessi dal Committente o dai suoi Clienti contenenti dati non accurati, non corretti o non completi o di scarsa qualità; - forza maggiore, caso fortuito o fatto di terzo; - situazioni oggettivamente al di fuori del controllo e delle possibilità di intervento del Fornitore, quali, a mero titolo esemplificativo e non esaustivo, disfunzioni nella gestione delle reti telefoniche e/o telematiche; - mancato adempimento da parte del Cliente di obblighi di legge. Il Fornitore, sotto la propria responsabilità, dichiara che, per la fornitura dei Servizi, utilizzerà le migliori conoscenze nonché metodi già sperimentati e personale qualificato e della dovuta esperienza e competenza, avvalendosi anche dell opera di terzi. Art. 11 Obblighi e Responsabilità del Committente e del Cliente La Committente si impegna a mettere in grado il Fornitore di svolgere correttamente e a regola d arte il servizio, nonché a mettere a disposizione dello stesso i documenti dei propri Clienti in modo accurato e completo, secondo quanto previsto nell Allegato A e B, al fine di permettere a quest ultimo di dare corso al processo di fatturazione elettronica verso la PA e di conservazione oggetto del presente contratto. È obbligo del Committente comunicare immediatamente al Fornitore qualsiasi operazione societaria straordinaria (quale a mero titolo esemplificativo e non esaustivo, fusione) o ordinaria che incida sulla natura, sulla denominazione, sulla tipo di società, sull esistenza del Cliente, nonché qualsivoglia variazione del periodo fiscale del Cliente rispetto al periodo 1 gennaio /31 dicembre, ovvero qualsivoglia notizia, inerente il Cliente, che possa influire sull erogazione dei Servizi. Il Committente è responsabile in via esclusiva dei dati consegnati per il servizio di fatturazione elettronica e/o archiviati/conservati attraverso l'utilizzo dei Servizi messi a disposizione dal Fornitore e delle eventuali controversie relative all illecito trattamento in rete di tali dati; lo stesso, infatti, rimane l esclusivo Titolare del trattamento dei dati personali che elabora attraverso l interfaccia web e attraverso l utilizzo dei Servizi. Il Cliente e il Committente si obbligano a mantenere riservato il Codice Identificativo comunicato dal Fornitore. Il Committente unitamente ai suoi Clienti, più in generale, si impegna a utilizzare i servizi nei termini convenuti, nonché ad adoperarsi per assicurare il rispetto delle presenti condizioni contrattuali da parte dei propri dipendenti e/o collaboratori e/o consulenti e/o incaricati a qualunque titolo. Fermo restando ogni altro obbligo posto dalla legge o dal contratto, il Committente ed i suoi Clienti si impegnano altresì a operare in conformità alle disposizioni normative a tutela di programmi, dati, sistemi informatici, comunicazioni informatiche e telematiche. Relativamente al servizio di Conservazione, così come specificato nell'allegato A, il Committente si obbliga a tenere indenne il Fornitore da ogni tipo di responsabilità di carattere civile e/o penale, derivante dall'utilizzo dei servizi e in relazione ai dati da esso archiviati/conservati che possano importare la violazione di qualunque norma vigente e di futura emanazione nel corso del presente accordo. 8

10 Il Committente riconosce, che il Fornitore non avrà alcun tipo di responsabilità in ordine ai dati fornitile dal Committente e dal Cliente, poiché li tratterà solo per erogare i servizi senza alcuna possibilità o dovere di modifica del contenuto degli stessi. Il Fornitore non sarà pertanto responsabile di alcuna irregolarità (anche ai fini civilistici o fiscali) connessa al contenuto dei dati e delle informazioni trasmesse dal Committente o dai suoi Clienti o alla regolare e corretta compilazione e tenuta dei documenti fiscalmente rilevanti posti in conservazione. Il Committente, infine, prende atto e accetta che l erogazione dei Servizi è condizionata alla corretta compilazione dell Allegato B Scheda Servizi Cliente, parte integrante e sostanziale del contratto. Art. 12 Condizioni per le eventuali modifiche del contratto Il Fornitore ha la facoltà di apportare, in qualsiasi momento, le modifiche e gli adeguamenti al presente contratto, alle definizioni e ai suoi allegati, che dovessero rendersi necessari. Di ogni modifica verrà data comunicazione al Committente a mezzo di raccomandata a/r o posta elettronica certificata o, in alternativa, mediante comunicato allegato alla fattura corrispondente ai servizi già effettuati. A seguito della suddetta modifica, il Committente o suoi singoli Clienti avranno 30 giorni per recedere dal contratto. Trascorso tale termine, le variazioni si riterranno accettate dal Committente e dai suoi Clienti. È, comunque, obbligo del Committente comunicare le variazioni concordate o comunicate dal Fornitore con i propri Clienti. Art. 13 Durata e Decorrenza Il presente contratto decorre dalla data di sottoscrizione del presente accordo. Il presente contratto resterà in vigore tra le parti per un anno. Alla scadenza il contratto si intenderà tacitamente rinnovato di anno in anno, salvo disdetta da comunicarsi da una parte all altra a mezzo di lettera raccomandata a/r o posta elettronica certificata almeno 30 giorni prima della scadenza del contratto. Qualora il Cliente sia un Ente pubblico, il contratto, trascorso un anno dalla sua sottoscrizione, si intenderà risolto a meno che non sia intervenuta richiesta esplicita di rinnovo, prima della naturale scadenza. Art. 14 Corrispettivi e Condizioni economiche Il Committente è tenuto a versare i corrispettivi per i servizi utilizzati nelle modalità previste dalla tipologia del singolo servizio e indicate nell'allegato A, a presentazione di fattura commerciale ed entro la data indicata sulla medesima. Il Committente è responsabile esclusivo verso il Fornitore del versamento dei corrispettivi per tutti i sevizi erogati ai suoi Clienti. La committente riconosce legittimo l'eventuale addebito in fattura di spese di incasso e di comunicazione. È onere del Committente accertarsi della regolarità della propria posizione economica nei confronti del Fornitore. In caso di pagamento ritardato oltre la scadenza del documento fiscale, verranno automaticamente applicati i correnti diritti per mora da calcolarsi al saggio indicato dall art. 5 del D. Lgs. 231/02; il tasso d'interesse di mora per i servizi non pagati è calcolato 'pro die'. Il Fornitore ogni anno potrà, inoltre, senza necessità di alcun preavviso o comunicazione, adeguare i canoni e i prezzi dei servizi offerti in misura non superiore alla variazione accertata dall ISTAT, sulla base della variazione del costo al consumo. 9

11 È riconosciuta la facoltà al Fornitore di variare i corrispettivi concordati mediante aggiornamento dei listini comunicando al Committente tale variazione tramite raccomandata a/r o posta certificata (PEC) o, in alternativa, mediante comunicato allegato alla fattura. A seguito della suddetta modifica unilaterale, il Committente avrà 30 giorni per recedere dal contratto. Trascorso tale termine, le variazioni si riterranno accettate dal Committente. Eventuali altri servizi saranno fatturati a parte secondo quanto previsto dal listino ufficiale del Fornitore in vigore alla data della richiesta. Art. 15 Recesso unilaterale Qualora, a esclusione dei casi descritti dall'art. 12 del presente contratto, il Committente receda dal presente accordo prima dello scadere dello stesso, rimane comunque tenuto a corrispondere l'intera quota economica di pertinenza anche per il periodo contrattuale di servizio non goduto a titolo di penale rescissoria. Art. 16 Sospensione dei Servizi Il Fornitore ha facoltà di sospendere, senza preavviso, l'erogazione del servizio qualora si verifichi una delle seguenti fattispecie: a. il Committente è in una condizione di morosità derivante dal mancato pagamento dei corrispettivi previsti per l'utilizzo dei Servizi per i suoi Clienti. In questo caso la riattivazione del servizio è subordinata all'estinzione della morosità attualizzata con i correnti interessi, oltre al contributo di riattivazione. b. richiesta avanzata da parte di qualche autorità pubblica e relativa alla violazione di norme e/o regolamenti vigenti nello stato italiano; c. interruzione del servizio per cause imprevedibili e non imputabili allo stesso Fornitore; d. non accessibilità al servizio per mancata connettività del Committente o dei suoi Clienti. Per 'sospensione' dei servizi si intende l'impossibilità totale temporanea di usufruire dei servizi oggetto del presente contratto attraverso qualsiasi mezzo di telecomunicazione. Durante il periodo di sospensione e fino al termine dello stesso, il Committente sarà tenuto a pagare un corrispettivo per il mantenimento del servizio base di conservazione. Alcuna richiesta di risarcimento danni potrà mai essere avanzata dal Committente o dai suoi Clienti nei confronti del Fornitore a seguito di quanto specificato nei commi precedenti. Art. 17 Clausola di Risoluzione espressa Il presente contratto si intende risolto di diritto quando il Fornitore comunica al Committente che intende avvalersi della presente clausola risolutiva espressa, qualora si verifichi una delle seguenti fattispecie: a. il Committente è in una condizione di morosità prolungata derivante dal mancato pagamento dei corrispettivi previsti per l'utilizzo dei Servizi ed il servizio è già stato sospeso da più di 10 gg ; b. il Committente si rende parte attiva in tentativi di violazione dei sistemi informatici del Fornitore o di terzi per mezzo del servizio messo a disposizione dal Fornitore; c. il Committente costituisce una situazione di pericolo e/o di instabilità a seguito di sue attività di utilizzo dei Servizi tali da arrecare danno al Fornitore; d. inadempimento di una o più obbligazioni previste dall'art

12 Qualora la risoluzione del contratto sia conseguente a quanto previsto dalle lettere a. o b., il Fornitore si riserva la possibilità di estendere gli effetti della sospensione del servizio anche ad altri rapporti contrattuali distinti dal presente, regolarmente costituiti e in essere con il Cliente. La risoluzione del contratto implicherà, se non già avvenuto, la cessazione senza preavviso dei servizi forniti, ma non comporterà la distruzione immediata del materiale eventualmente presente nei servizi di cui all'allegato A, materiale per il quale - decorso il termine di giorni 30 giorni dalla data di sospensione e/o cessazione del servizio - si intende autorizzata la rimozione dai sistemi di memorizzazione di proprietà del Fornitore e la relativa distruzione. Alcuna richiesta di risarcimento danni potrà mai essere avanzata dal Committente o dai suoi Clienti nei confronti del Fornitore a seguito di quanto specificato nei commi precedenti. Art. 18 Cessazione dei Servizi Per 'cessazione' dei servizi si intende l'impossibilità di usufruire dei servizi oggetto del presente contratto attraverso qualsiasi mezzo di telecomunicazione. In caso di cessazione della fornitura dei Servizi in relazione a tutti o a singoli Clienti del Committente, per recesso, risoluzione o mancato rinnovo del presente contratto, i documenti archiviati/conservati per i relativi Clienti del Committente saranno mantenuti nei dispositivi di memorizzazione del Fornitore e potranno essere consultati ed esibiti con modalità online solo ed esclusivamente previo pagamento di un canone come meglio specificato nell Allegato A. In caso di mancato pagamento del canone, entro e non oltre 30 giorni dalla cessazione dei servizi, il Cliente è obbligato ad accedere al servizio web ed effettuare il download di tutti i pacchetti di distribuzione contenenti i documenti e gli archivi conservati al fine di ottemperare in piena autonomia agli obblighi di conservazione ed esibizione degli stessi previsti dalla normativa nel tempo vigente. Alcuna richiesta di risarcimento danni potrà mai essere avanzata dal Committente nei confronti del Fornitore a seguito di quanto specificato nei commi precedenti. Il Fornitore, inoltre, è disponibile su esplicita richiesta a fornire al Cliente del Committente, dietro compenso da determinarsi con successivi accordi, supporto per la consegna dei documenti ed archivi conservati tramite supporti di memorizzazione mobili (DVD/CD) o altre modalità concordate. Art. 19 Titolarità e riservatezza delle informazioni Il Cliente del Committente è il proprietario e il titolare esclusivo dei dati inserirti nella parte di memoria stabile a lui riservata dal Fornitore ed è, inoltre, totalmente responsabile delle eventuali controversie collegate al trattamento in rete di tali dati. Il Committente unitamente ai suoi Clienti accetta, con la firma del presente accordo e degli Allegati, di esentare il Fornitore da responsabilità di carattere civile e/o penale derivanti dall'archiviazione e dalla diffusione dei dati inseriti dallo stesso Cliente del Committente che violino qualunque norma vigente e di futura emanazione nel corso del presente accordo. Il Committente è responsabile per eventuali violazioni causate da dati o da programmi tutelati dalle norme sul diritto d'autore contenuti nel sistema di memorizzazione e non espressamente resi disponibili dal Fornitore; il Committente, inoltre, sarà tenuto a manlevare il Fornitore da qualsiasi genere e tipo di onere 11

13 comunque derivante da tali violazioni, così come da eventuali violazioni effettuate dallo stesso Committente o suo Cliente e connesse a qualsiasi forma di utilizzazione dei Servizi così come sopra specificati. Il Committente e il suo Cliente sono stati correttamente informati circa le modalità di trattamento dei dati trasmessi al Fornitore e sulle misure di sicurezza adottate. I Servizi offerti dal Fornitore vengono rilasciati mediante tecnologie di Cloud Computing e possono comportare un'attenuazione, seppur parziale, della capacità di controllo esercitabile dal Cliente sui dati e sui documenti archiviati e/o conservati e un'esposizione delle informazioni a rischi non sempre prevedibili. Pertanto il Cliente rimane responsabile circa il corretto trattamento di qualunque informazione che, per sua natura, possa esigere particolari misure di sicurezza (es. dati sanitari, biometrici, sensibili, ecc.). Art. 20 Trattamento dei dati personali Le parti contraenti, ricevuta l una dall altra idonea informativa ex art. 13 D. Lgs. 196/03, dichiarano, ai sensi del predetto testo di legge, di consentire reciprocamente il trattamento dei dati personali che le riguardano, per finalità inerenti all esecuzione del presente contratto e all adempimento degli obblighi legali e contrattuali dallo stesso derivanti. Le parti contraenti danno altresì atto che i dati personali, anche dei Clienti della Committente, verranno trattati osservando misure di sicurezza idonee a garantire la riservatezza e la confidenzialità dei dati stessi. I dati verranno trattati per tutta la durata del rapporto contrattuale in essere nonché anche successivamente, per l espletamento degli adempimenti di legge e per future finalità di carattere commerciale. Alle parti ed ai clienti del Committente competono i diritti di cui all art. 7 D. Lgs. 196/03 e, in particolare, il diritto di conoscere i propri dati, di farli integrare, modificare, cancellare per violazione di legge e/o di opporsi al loro trattamento. Ai fini di cui all art. 29 D. Lgs. 196/03, il Fornitore nulla oppone a essere nominato Responsabile esterno del trattamento dei dati di titolarità del Cliente necessari all'espletamento dei servizi previsti nell Allegato A al presente contratto. Ogni e qualsiasi attività esecutiva sub-delegata dal Fornitore nella sua qualità di Responsabile del trattamento dei dati personali a qualunque soggetto esterno alla propria organizzazione rimane comunque sotto la sua diretta e immediata responsabilità. Resta inteso che la designazione del Fornitore a Responsabile esterno del trattamento dei dati decadrà in qualunque caso di cessazione del rapporto intercorrente con Cliente, con effetto dalla data di tale cessazione. Nei casi di cessazione del Servizio previsti dall'art. 18 del presente contratto, il Fornitore si impegna a rispettare quanto previsto dall art. 16 D. Lgs. 196/2003. Il Fornitore osserva tutte le misure minime e necessarie di sicurezza in ambito di privacy (D. Lgs. 196/2003), comprese quelle relative agli amministratori di sistema, nonché le ulteriori idonee misure che, secondo il proprio prudente apprezzamento, ritiene atte a prevenire rischi di distruzione, perdita o alterazione di Documenti. Nessuna responsabilità relativa al mancato rispetto di ulteriori procedure di sicurezza può essere riconosciuta al Fornitore. Il Fornitore dichiara e riconosce di aver regolarmente eseguito tutte le formalità e di aver adempiuto a tutti gli obblighi previsti dal Codice Privacy (D. Lgs. 196/2003 e successive modifiche ed integrazioni). 12

14 Art. 21 Subappalto Il Fornitore potrà subappaltare singole funzioni o fasi del processo a persone fisiche e/o giuridiche esterne che opereranno sotto il suo controllo. Resta ferma la responsabilità del Fornitore per l operato del subappaltatore e per eventuali danni causati in esecuzione del contratto e l obbligo in capo allo stesso di istruire tali soggetti sulle misure di sicurezza da adottare. Art. 22 Legge applicabile, Foro competente e Risoluzione stragiudiziale delle controversie In caso di controversie concernenti la validità, l interpretazione, l esecuzione e la risoluzione del presente contratto o allegati a esso collegati, le parti si impegnano a cercare tra loro un equo e bonario componimento. A tal proposito, le stesse possono di comune accordo devolvere la soluzione di ogni controversia inerente al presente contratto rimettendo la relativa soluzione all ente di conciliazione della Camera di Commercio di Padova. Qualora la controversia non sia risolta bonariamente o attraverso la Camera di Commercio di Padova e comunque entro 6 mesi dalla data del suo inizio, la stessa deve ritenersi di competenza esclusiva dell'autorità Giudiziaria di Padova. Per la risoluzione di ogni controversia concernente la validità, l interpretazione, l esecuzione e la risoluzione del presente contratto sarà applicata la Legge Italiana. Art. 23 Clausole finali Il presente contratto sostituisce ogni precedente intesa, anche verbale, fra le parti e costituisce l unico esistente in relazione alle materie in esso trattate. L eventuale tolleranza di una parte all inadempimento dell altra non potrà in alcun modo essere considerata come rinuncia ai diritti derivanti dal presente contratto. Art. 24 Allegati Gli allegati di seguito indicati costituiscono parte integrante del presente contratto: - Allegato A: il documento composto da un ordine di fornitura dei servizi offerti dal Fornitore e richiesti dal Committente; - Allegato B: è la Scheda Sevizi Cliente relativa a ciascun Cliente del Committente 13